Goals and OKRs Archives

Nov 29

OKR: Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công

By Tiết Từ Thị KPI/OKR

Phương pháp OKR hiện nay là một phương thức quản trị doanh nghiệp nổi tiếng, được hầu hết tất cả các chủ doanh nghiệp quan tâm và biết đến. OKR được biết đến như một công cụ mạnh mẽ để các tổ chức thiết lập, quản trị mục tiêu, theo dõi tiến độ và đạt được hiệu quả. Không chỉ vậy, OKR còn có thể áp dụng vào hầu hết tất cả loại hình, quy mô doanh nghiệp, dù là công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa – nhỏ, SMEs hay doanh nghiệp lớn.

Hiểu và triển khai đúng OKR, gần như cam kết về tương lai tăng trưởng, phát triển và thành công cho doanh nghiệp. Vì vậy bài viết này, sẽ đem đến những thông tin căn bản, hữu ích về OKR là gì và cách triển khai để có hiệu quả tối đa.

1. OKR là gì

OKR (Objective and Key Result – tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp và tổ chức trên thế giới để thiết lập mục tiêu rõ ràng, theo dõi, đo lường đươc các mục tiêu đề ra.

Theo ông John Doerr – tác giả của cuốn sách Measure What Matters bán chạy nhất theo New York Times nói về OKR:

OKRs là “Mục tiêu và Kết quả chính” là một phương pháp thiết lập mục tiêu hợp tác được các nhóm và cá nhân sử dụng để đặt ra các mục tiêu đầy thách thức, đầy tham vọng với kết quả có thể đo lường được. Cho dù nói về hoạt động văn phòng, công nghệ phần mềm, tổ chức phi lợi nhuận hay hơn thế nữa… OKR đều hoạt động giống nhau trong việc đặt mục tiêu ở nhiều cấp độ công ty.

2. Phương pháp OKR

Phương pháp OKR gồm 2 thành phần chính:

Objective – Mục tiêu: Hiểu đơn giản, Mục tiêu là những gì cần đạt được, không hơn không kém. Mục tiêu là quan trọng, cụ thể, mang tính định hướng hành động và (lý tưởng) truyền cảm hứng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Khi được thiết kế và triển khai hợp lý, chúng sẽ là liều thuốc chống lại lối suy nghĩ mơ hồ và việc thực thi không hiệu quả.

Key Results – Kết quả then chốt: Là những chỉ số, cột mốc, con số cụ thể mang tính định lượng, đo lường được, thể hiện mức độ/ tiến độ đạt được của mục tiêu. Kết quả then chốt hiệu quả là phải cụ thể, có giới hạn thời gian và thực tế – có thể đạt được. Trên hết, chúng có thể đo lường được và kiểm chứng được.

3. Lợi ích của việc sử dụng OKR

Một vài lợi ích nổi trội mà doanh nghiệp có thể thấy rõ nhất khi đưa OKR vào tổ chức:

Tăng cường sự Tập trung: OKR giúp doanh nghiệp định hướng, xác định được trọng tâm rõ ràng cho toàn bộ bộ máy để dồn lực, tập trung vào những mục tiêu ưu tiên, quan trọng nhất. Tránh phân tán nguồn lực vào những vấn đề không thiết yếu hay không phải ưu tiên hàng đầu. Vì đặt OKRs có giới hạn số lượng, chỉ nên có tối đa 3 Mục tiêu (O), mỗi mục tiêu không nên quá 5 Kết quả chính (KRs)
Hình thành sự minh bạch, rõ ràng trong tổ chức: Có thể coi là OKR giúp xây dựng văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp vì OKR được chia sẻ công khai, rõ ràng trong toàn tổ chức. Từ đó, nhân viên có thể nắm rõ mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức, cũng như kế hoạch và công việc của từng phòng ban, cá nhân. Kết hợp sự minh bạch cùng với việc thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ, còn giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của mọi người và đảm toàn bộ đội ngũ đều đi đúng hướng.
Nâng cao sự gắn kết, cam kết: Công việc, mục tiêu của cá nhân được thiết lập phù hợp OKR của họ, liên kết với mục tiêu chung của phòng ban, công ty, hướng tới việc hỗ trợ hoàn thành OKRs cấp trưởng nhóm, giám đốc… Khiến mọi người đều biết mục tiêu của mình ảnh hưởng đến Mục tiêu của tổ chức như thế nào, giờ đây tất cả các công việc đều là có ý nghĩa, không việc nào dư thừa. Từ đó tạo được động lực, cam kết gắn bó cao hơn trong công việc, khi mọi người biết mình có đóng góp cho công ty, bảo đảm đội ngũ nhân sự có chung một định hướng.
Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Đội ngũ nhân sự được khuyến khích linh hoạt, thích ứng khi hoàn cảnh có thay đổi, bằng cách điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với OKR được xây dựng. Nếu một mục tiêu cụ thể không mang lại kết quả như mong muốn, có thể điều chỉnh lại, thay đổi OKR thích hợp để đáp ứng tình hình hiện tại.
Cải thiện sự theo dõi, đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Ban lãnh đạo thông qua OKR với các chỉ số trong đó, đánh giá các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu được đề ra. Như vậy những phản ánh của ban lãnh đạo được dựa trên số liệu rõ ràng, đem đến sự khách quan và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cho người thực hiện.
Đem đến kết quả vượt bậc: OKR cho phép toàn bộ tổ chức tập trung vào cùng một mục tiêu, cam kết vào những điều quan trọng, liên kết chặt chẽ với nhau và biết các sử dụng hợp lý các nguồn lực. Lúc này nền móng đã được chuẩn bị sẵn sàng, đã đến lúc chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo, quản lý tận dụng để phát huy tối đa tiềm năng, đưa doanh nghiệp mình đạt tới những kết quả ấn tượng, có thể vượt ngoài cả sự mong đợi.

Bên cạnh đó, ông John Doerr cũng từng chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn tại Harvard Business Review, rằng OKRs có 5 lợi ích chính, được viết tắt là F.A.C.T.S (Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching – Tập trung, Điều chỉnh, Cam kết, Theo dõi, Kéo giãn). 5 lợi ích này tương ứng với bốn quyền lực được đề cập đến trong cuốn sách Measure What Matters của tác giả John Doerr.

4. Cách xây dựng OKR

Để xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

Xác định mục tiêu (Objectives): Bước đầu tiên là xác định các mục tiêu tổng quát cho tổ chức. Các mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, tốt nhất nên đáp ứng tiêu chuẩn SMART.
Xác định kết quả then chốt (Key results): Sau khi xác định được mục tiêu, cần xây dựng các kết quả then chốt để đo lường mức độ đạt được của mục tiêu. Các kết quả then chốt cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn, vẫn nên xây dựng theo tiêu chuẩn SMART để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
Phân bổ OKR cho các bộ phận và cá nhân: Sau khi xác định OKR chung cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần phân bổ OKR cho các cấp độ khác nhau trong tổ chức (bộ phận và cá nhân). Các OKR ở cấp độ thấp hơn cần phải hỗ trợ cho các OKR ở cấp độ cao hơn. Và nên được phân bổ phù hợp với năng lực và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân.
Xây dựng kế hoạch hành động: Sau khi xác định Objectives và Key results, cần xây dựng kế hoạch hành động để thực hiện mục tiêu. Kế hoạch hành động cơ bản cần bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm.
Theo dõi và đánh giá OKR: Sau khi triển khai OKR, cần theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện OKR, đạt được mục tiêu. Việc đánh giá OKR giúp doanh nghiệp và tổ chức xác định được những mục tiêu nào đã đạt được, những mục tiêu nào cần điều chỉnh và những mục tiêu nào cần bổ sung. Để kịp thời điều chỉnh hoạt động của mình và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

5. Các lưu ý khi xây dựng và triển khai OKR

Khi xây dựng và triển khai OKR, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Xây dựng OKR cần dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.
OKR cần được tham gia xây dựng bởi tất cả lãnh đạo các cấp và nhân viên.
Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh OKR phù hợp để kịp thời đáp ứng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Đọc thêm: 5 sai lầm OKR “thịnh hành” nhất tại Việt Nam và cách phòng tránh chúng

Những vấn đề tưởng chừng như đơn giản lại rất khó để thực hiện thủ công một cách đúng đắn và hiệu quả nhất. Bởi vì trong quá trình thực hiện ngoài bước đầu khi phải thay đổi tư duy của toàn bộ đội ngũ, truyền tải được thông điệp về OKR cho toàn nhân viên, vận động mọi người cũng chung tay thực hiện…

Đến lúc bắt tay vào thực hiện cũng cần cả một quá trình, khi có thể gặp rất nhiều rủi ro bất chợt, chệch hướng… Kể cả đến cuối chu ky việc theo dõi, đo lường cũng không hề thuận lợi khi chủ doanh nghiệp thường mắc phải vấn đề là không kiểm tra, đánh giá thường xuyên, theo tuần, đến cuối cùng mọi thứ sai lệch quá nhiều và không kịp để cứu vãn.

Đó là những nguyên nhân tưởng chừng không đáng nhắc tới nhưng lại là những nguyên nhân chính, hết sức phổ biến dẫn đến sự thành bại cho doanh nghiệp khi áp dụng OKR vào tổ chức.

Vì vậy, để gia tăng % thành công và đảm bảo đạt được hiệu quả khi áp dụng OKR vào doanh nghiệp. Ban lãnh đạo thực sự nên xem xét sử dụng những công cụ, phần mềm hỗ trợ để vừa rút ngắn thời gian, công sức, lại vừa đảm bảo có kết quả tích cực.

6. Simplamo – Phần mềm giải pháp thực thi OKR cho doanh nghiệp

Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI và mong muốn có một cấu trúc chuẩn, nâng cao hiệu suất để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hàng năm.

Không chỉ vậy, Simplamo cũng đem đến cho doanh nhìn một góc nhìn đa chiều hơn, từ tổng quan đến chi tiết, cũng như có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn, khung vận hành mẫu. Dễ dàng đưa vào sử dụng cho toàn bộ đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, thống nhất và đảm bảo đem đến sự thay đổi tích cực, hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng.

Tư duy của Simplamo

Cách xây dựng mục tiêu OKR hàng quý tập trung vào điều quan trọng, tính năng gợi ý cách xây dựng đúng và đủ. Cách phân rã OKR hàng quý thành từng mốc milestone thông minh, dễ dàng đo lường tiến trình và nhận diện vấn đề.
Khung xây dựng sơ đồ tổ chức kết hợp vai trò trách nhiệm cho từng vị trí, đảm bảo giao OKR/KPI đúng người đúng việc
Khung cuộc họp review OKRs hàng tuần và giải quyết vấn đề kịp thời, đảm bảo OKRs luôn trong tầm kiểm soát và đúng tiến độ
Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, tập trung thể hiện những thông tin quan trọng, giúp dễ dàng theo sát tiến trình thực thi của đội ngũ và nhận diện vấn đề gây cản trở.

Phương pháp OKR là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình và cá nhân tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, thúc đẩy sự tham gia, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả thực hiện. Tuy nhiên, để áp dụng OKR hiệu quả, cần hiểu rõ về phương pháp này và thực hiện đúng các bước xây dựng, triển khai OKR.

Vì vậy Simplamo hy vọng bài viết này cung cấp đủ những thông tin, kiến thức cần thiết và hữu ích cho các chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo tham khảo. Simplamo chúc các doanh nghiệp áp dụng OKR thành công.

Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách áp dụng OKR từ Simplamo: Tại đây

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 29

Love0

ứng dụng al trong xây dựng OKRs cho doanh nghiệp

Cách xây dựng OKRs đơn giản cho Doanh nghiệp kết hợp với ứng dụng AI

By Thảo Lê KPI/OKR

Phát triển dựa trên phương pháp quản trị mục tiêu MBO và được hoàn thiện bởi John Doerr từ năm 1974, OKRs ngày nay là một trong những phương pháp quản trị nổi tiếng nhất và được áp dụng thành công tại các công ty lớn như Google, Spotify, Adobe, Facebook, Twitter, Linkedin,…Tại Việt Nam, OKRs phát triển rất mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Có rất nhiều khóa học và công cụ để Doanh nghiệp Việt triển khai OKRs cho đội ngũ, thế nhưng OKRs vẫn còn khá phức tạp và mất nhiều thời gian để xây dựng hàng quý. Nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI – xu thế áp dụng OKRs mới trên toàn cầu, giúp tăng tốc độ và tối ưu chi phí cho mỗi lần triển khai OKR.

1. OKRs là gì? Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp

OKRs (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhằm giúp tổ chức định hướng, tập trung vào mục tiêu cụ thể và đo lường được hiệu suất. OKRs bao gồm hai thành phần chính:

Mục tiêu (Objectives): Đây là những mục tiêu cấp cao mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và thường được thiết lập dựa trên chiến lược tổng thể của tổ chức.
Chỉ số Kết quả Chính (Key Results): Key Results là các chỉ số cụ thể và đo lường được mà tổ chức sử dụng để đánh giá mức độ thành công của mục tiêu. Chúng thường được thiết lập dưới dạng số liệu hoặc phần trăm cụ thể.

Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp:

Tạo sự tập trung: OKR giúp tổ chức tập trung vào 3 – 5 mục tiêu quan trọng nhất, khai phá tối đa năng lực đội ngũ, loại bỏ các công việc thừa thải từ đó tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
Liên kết mục tiêu nội bộ: Bằng việc thống nhất các mục tiêu chung và phân bổ hợp lý từ trên xuống dưới, cũng như liên phòng ban, OKR đảm bảo mọi hoạt động trong tổ chức đều phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Đo lường hiệu suất: Bằng cách sử dụng Key Results, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ tiến triển và hiệu suất của đội ngũ một cách rõ ràng.
Tăng tính cam kết, trách nhiệm: Việc theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ, đồng thời gia tăng tính trách nhiệm trong công việc khi mọi thứ đều rõ ràng và minh bạch.
Mang lại kết quả vượt bậc: Bằng việc sử dụng khéo léo OKRs, các nhà lãnh đạo và quản lý có được công cụ mạnh mẽ để tập trung đội ngũ vào những mục tiêu đột phá, phát huy sức sáng tạo và năng lực dựa trên sự cam kết và trao quyền, từ đó mang đến kết quả vượt bậc cho doanh nghiệp.

2. OKRs phù hợp với Doanh nghiệp nào?

Trên thực tế, OKRs phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô và ngành nghề khác nhau, chứ không chỉ giới hạn ở các công ty phần mềm như đa phần chúng ta vẫn lầm tưởng. Trong đó, đối với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, OKRs mang đến những lợi ích riêng biệt như:

Start-up: OKRs giúp các công ty mới thành lập xác định hướng đi đúng đắn và đảm bảo rằng họ không trải qua sự lãng phí thời gian và nguồn lực.
Giai đoạn phát triển: OKRs giúp xây dựng và thực thi các chiến lược tăng trưởng một cách hiệu quả, triển khai đồng bộ trong toàn tổ chức, phát huy năng lực nhân viên và gắn kết đội ngũ.
Giai đoạn trưởng thành: OKRs giúp quản lý hiệu quả, minh bạch, tối ưu hiệu suất làm việc và kết nối các phòng ban trong tổ chức vào mục tiêu chung.

3. Các khó khăn khi áp dụng OKRs hiện nay

Mặc dù OKRs được PR rầm rộ tại Việt Nam trong thời gian gần đây, với nhiều khóa học và công cụ hỗ trợ, thế nhưng không có nhiều doanh nghiệp thành công với phương pháp quản trị này. Dưới đây là một số nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các khó khăn khi áp dụng OKRs:

Chưa có nền tảng vận hành ban đầu trước khi áp dụng OKRs

OKRs được áp dụng thành công ở các công ty lớn, tạo nên sự phát triển vượt bậc, không có nghĩa là bất cứ công ty nào áp dụng OKRs cũng thành công. Vì trước khi có OKRs, bản thân những công ty này đã có nền tảng vận hành tốt cùng với những con người phù hợp. Ngược lại, khi doanh nghiệp chưa có một trong hai yếu tố trên, áp dụng thêm OKRs sẽ tăng thêm áp lực trong vận hành và sự rối loạn trong đội ngũ.

Niềm tin về phương pháp và quyết tâm từ ban lãnh đạo

Phần nhiều các doanh nghiệp tìm đến OKRs đã thất bại với các phương pháp quản trị trước đó (cụ thể là KPI), việc tiếp tục với một phương pháp mới dễ dẫn đến những ngờ vực trong đội ngũ. Do đó, sự quyết tâm từ ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng, nên cho đội ngũ thấy được bức tranh tổng quát và các kết quả đi kèm trong công việc để duy trì niềm tin về phương pháp.

Không thể duy trì trong thời gian dài

Bất kể là phương pháp nào, để có thể duy trì trong thời gian dài, đều phải đơn giản hóa cách thực hiện và gắn với công việc hàng ngày, OKRs cũng không loại trừ. Hiện nay, các hướng dẫn về cách xây dựng OKRs khá phức tạp, tốn nhiều nguồn lực và thời gian (từ 4-6 tuần cho mỗi quý). Quá mất thời gian, rườm rà, ảnh hưởng đến công việc hiện tại mà chưa cho thấy hiệu quả như mong muốn dễ dẫn đến tình trạng từ bỏ sau 2,3 chu kỳ OKRs.

OKRs không phải là tất cả

Như đã nói bên trên, OKRs không phải là tất cả để biến mọi mục tiêu trở thành hiện thực, ngoài việc sử dụng OKRs linh hoạt với đặc thù của mình, doanh nghiệp cần kết hợp OKRs với các phương pháp quản trị khác & nâng cao năng lực quản lý lãnh đạo để mang đến hiệu quả tối ưu.

4. Mục tiêu quý (Rocks) – Cách xây dựng OKRs đơn giản của thế kỷ 21

Sau khi đã thất bại với KPI và OKR truyền thống, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay tìm đến một cách thức xây dựng mục tiêu hiện đại và đơn giản hơn, gọi là Rocks – Mục tiêu quý.

4.1. Mục tiêu quý (Rocks) là gì?

Rocks là những mục tiêu quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần hoàn thành trong vòng 90 ngày (một quý). Trong đó, mỗi Rocks sẽ được chia nhỏ thành các milestone (cột mốc tiến độ) để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu. Về mặt ý nghĩa:

Rocks tương đương với Objective trong OKRs
Milestone gần giống với Key Result

4.2 Lợi ích của Rocks so với OKRs truyền thống

Thời gian xây dựng và triển khai nhanh chóng

Trong khi OKRs thường mất từ 4-6 tuần với khoảng trên dưới 10 cuộc họp (họp BOD, họp từng phòng ban, họp chéo các trưởng bộ phận) để viết, thống nhất và công bố OKRs trong toàn tổ chức.

Thì với phương pháp xây dựng mục tiêu Rocks chỉ mất khoảng 1-2 tuần với 2 cuộc họp chính thức. Việc xây dựng và thống nhất nhanh chóng sẽ không làm ảnh hưởng tới khối lượng công việc hiện tại của đội ngũ, giảm áp lực cho cấp quản lý-lãnh đạo và dành nhiều thời gian cho thực thi.

Tiết kiệm thời gian họp review, checkin 1-1

Đối với OKRs, các trưởng nhóm sẽ dành thời gian mỗi tuần để checkin 1-1 với từng thành viên trong team của mình (trung bình một cuộc họp khoảng 30 phút), tương tự CEO cũng sẽ họp riêng với các trưởng bộ phận. Nếu một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và mỗi phòng ban có nhiều nhân viên thì hầu như thời gian của cấp quản lý là dành cho họp hành, tạo ra rất nhiều áp lực cho đội ngũ.

Với Rocks, trung bình một quản lý chỉ tham dự hai cuộc họp/tuần, một là cuộc họp BOD để review tiến độ thực thi Rocks phòng ban, và hai là cuộc họp với tất cả thành viên trong team để review Rocks cá nhân. Các cuộc họp này đều có khung chuẩn, tập trung vào nhận diện và xử lý vấn đề quan trọng, thống nhất ý kiến trong toàn team, với thời lượng tối đa 90 phút.

Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ không còn tình trạng lãng phí thời gian cho quá nhiều cuộc họp, tạo môi trường làm việc năng suất, chủ động, tối ưu chi phí vận hành.

Rocks không đơn lẽ như OKRs, mà có sự hỗ trợ của các công cụ khác tạo thành một nền tảng hoàn chỉnh

Để triển khai OKRs hiệu quả, doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình nền tảng vận hành chuẩn, đi từ Giá trị cốt lõi, Tầm nhìn, các mục tiêu 3 năm,1 năm để tạo nên OKRs hàng quý đồng nhất và phục vụ cho bức tranh dài hạn, cần phải có sơ đồ tổ chức hoàn thiện cùng với nhân sự phù hợp để giao OKRs đúng người đúng vị trí, và cách thức triển khai mục tiêu hiệu quả đồng bộ.

Trong khi đó, Rocks không riêng lẽ, đi kèm với Rocks là các công cụ vận hành khác tạo thành một nền tảng vận hành vững chắc và đồng bộ cho doanh nghiệp, đi từ Bảng Tầm nhìn – Chiến lược, Giá trị cốt lõi, các mục tiêu 3 năm, 1 năm, Sơ đồ trách nhiệm, Bảng chỉ số KPI đo lường hàng tuần, phục vụ cho tiến trình đạt được Mục tiêu và các khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm.

Các công cụ này kết hợp một cách nhịp nhàng, tạo nên một tổ chức làm việc hiệu suất, gắn kết, là tập hợp của Đúng người-Đúng vị trí, tạo điều kiện cho Mục tiêu hàng quý Rocks được triển khai quyết liệt và tiến tới đạt được Tầm nhìn dài hạn.

Cách thức duy trì trong dài hạn

Cái gì càng phức tạp và mất nhiều thời gian thì càng khó duy trì. Thấu hiểu nguyên lý đó, Rocks là phiên bản đơn giản và xây dựng nhanh chóng hơn so với OKRs truyền thống nên dễ dàng được duy trì trong đội ngũ.

Bên cạnh Rocks, còn có sự hỗ trợ của khung cuộc họp đội ngũ định kỳ hàng tuần, giúp review tiến độ và giải quyết vấn đề kịp thời; các chỉ số KPI hàng tuần, đảm bảo công việc được diễn ra đều đặn, không dồn nước tới chân mới nhảy, giúp ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

Cùng với đó là khung cuộc họp hàng quý (tổng kết Rocks quý trước và xây dựng Rocks quý sau), khung cuộc họp hàng năm (tổng kết năm trước và xây dựng mục tiêu cho năm mới). Tất cả đội ngũ sẽ hòa vào một guồng làm việc nhịp nhàng và đồng bộ từ tuần này cho đến tuần tới, từ quý này cho đến quý sau và năm này cho đến năm khác.

Người Việt vốn không có tính kỷ luật cao nên việc đưa đội ngũ vào guồng làm việc này sẽ dần tạo nên tính cam kết, kỷ luật và bền bỉ, khắc phục điểm yếu vốn có và tạo nên một tổ chức hiệu suất cao.

4.3 5 bước xây dựng OKRs đơn giản

Dưới đây là 5 bước xây dựng Mục tiêu quý – Rocks cho doanh nghiệp:

Bước 1: Chọn ngày tương lai

Là ngày cuối cùng để tính kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một quý. Thông thường sẽ là ngày cuối cùng của quý đó.

Bước 2: Tính toán Mục tiêu tài chính

Xoay quanh Doanh thu, Lợi nhuận mong muốn. Thông thường con số này sẽ được phân rã từ Bảng Mục tiêu năm. Hoặc có thể lấy con số ước tính của quý trước cộng thêm phần trăm/con số bạn mong muốn tăng lên.

Bước 3: Viết các chỉ số đo lường

Hãy trả lời câu hỏi “Doanh thu này đến từ đâu?” hoặc “Con số nào đo lường sự thành công?”. Ví dụ như: Số lượng khách hàng mới, Số lượng khách hàng cũ tái ký hợp đồng, Số hợp đồng trong nước, Số hợp đồng quốc tế,…

Bước 4: Xác định 3 đến 7 Mục tiêu Phi tài chính

Là 3 đến 7 Mục tiêu ưu tiên cần hoàn thành trong quý này để hỗ trợ đạt được Mục tiêu năm.

Lưu ý: Ban lãnh đạo cần ngồi xuống cùng nhau xác định Mục tiêu quý cấp toàn doanh nghiệp trước tiên. Sau đó, các trưởng phòng sẽ triển khai Mục tiêu cấp phòng ban và cuối cùng từng cá nhân trong phòng ban, để chắc chắn rằng Mục tiêu được phân rã từ cấp công ty, có sự liên quan – hỗ trợ với nhau.

Bước 5: Chia nhỏ Mục tiêu

Cuối cùng, người sở hữu Mục tiêu sẽ tự thiết lập các milestone (cột mốc tiến độ) để đạt được Mục tiêu của mình, sau đó trình bày với cấp trên và đội nhóm trong cuộc họp hàng tuần.

Như vậy, một bảng Mục tiêu quý hoàn chỉnh sẽ bao gồm các Mục tiêu tài chính (như Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số quan trọng… và sẽ được phân rã thành chỉ số KPI đo lường hàng tuần sau đó) cùng với 3-7 Mục tiêu phi tài chính, để đạt sự tập trung và khả năng hoàn thành cao.

Để xem hướng dẫn chi tiết các bước, các nguyên tắc xây dựng Mục tiêu và các ví dụ minh họa, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng KPI đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

5. Cách ứng dụng AI trong xây dựng OKRs đơn giản

5.1 Giới thiệu Simplamo – phần mềm quản lý OKR

Simplamo là phần mềm quản lý OKR, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKRs, KPIs, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKRs và Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKRs và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng mục tiêu cho doanh nghiệp. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong phần mềm quản lý OKR Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng mục tiêu nhanh hơn, sát với ngành nghề kinh doanh với nhiều gợi ý thông minh.

5.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng OKRs đơn giản – Rocks

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng Mục tiêu quý trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng Mục tiêu quý của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại phần Mục tiêu, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Nhấn nút Tạo mục tiêu/ chọn Hỏi trợ lý AI

Tại đây, bạn cung cấp một số thông tin cơ bản để trợ lý AI có thể phân tích và tối ưu hoá chất lượng trong câu trả lời

Kết quả mong muốn: Bạn hãy mô tả ngắn kết quả về mục tiêu mà mình mong muốn đạt được

Chỉ số đo lường: Dựa trên mục tiêu cần đạt, hãy suy nghĩ về các chỉ số có thể đo lường được mức độ hoàn thành

Ngành nghề: Chọn ngành nghề hiện tại của Doanh nghiệp

Sau khi nhập thông tin, nhấp vào “Đề xuất”

Bước 2: Tạo mục tiêu

Simplamo AI sẽ thực hiện quá trình phân tích và gợi ý kết quả cho bạn. Hãy thư giãn và nhấp một ngụm coffee trong khi chờ đợi.

Bước 3: Kiểm tra kết quả

Kiểm tra lại kết quả mà Simplamo AI đã gợi ý cho bạn, nếu cảm thấy chưa hài lòng bạn có thể chọn “Thử lại” hoặc “Chỉnh sửa” để có thể cập nhật dữ liệu đầu vào tốt hơn

Nếu như kết quả phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy nhấn “Tạo”, hệ thống sẽ tạo danh sách các Mục tiêu và Cột mốc tương ứng (milestone).

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng mục tiêu và chỉ số doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

Xem thêm: 10 chiến lược kinh doanh thành công trong thời kỳ suy thoái từ Forbes

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 28

Love0

huong dan cach xay dung KPI cho doanh nghiep that tinh gon

Hướng dẫn xây dựng KPI cho Doanh nghiệp thật tinh gọn

By Tiết Từ Thị KPI/OKR

Bài viết này sẽ thảo luận về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp để phát huy tối đa sức mạnh của KPI trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Xây dựng được một hệ thống KPI khoa học và phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp là cách hiệu quả, để đạt được tăng trưởng và phát triển bền vững cao nhất.

1. Sơ bộ về chỉ số KPI cho doanh nghiệp

1.1. Giới thiệu về KPI

KPI (Key Performance Indicator) – chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động/ quá trình của một cá nhân, bộ phận phòng ban hoặc tổ chức thực hiện để đạt mục tiêu. KPI được sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.

Mục đích của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là đo lường hiệu suất để cải thiện tình hình kinh doanh. Bằng cách dựa trên dữ liệu KPI và kết quả đánh giá, điều chỉnh chiến lược kinh doanh để cải thiện hiệu suất và đảm bảo doanh nghiệp đang tiến gần đến mục tiêu kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể không thể đạt hoàn hảo chính xác 100% KPI đặt ra, nhưng chỉ cần đạt từ 80% trở lên là doanh nghiệp đã thành công. KPI không phải là tĩnh, chúng có thể thay đổi theo thời gian.

Luôn cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh đúng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình liên tục và quan trọng để đảm bảo sự thành công dài hạn.

1.2. Vai trò của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Định hướng và tập trung nguồn lực.
Đo lường hiệu quả hoạt động.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp phù hợp và hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích cho cả hiện tại và tương lai, giúp tổ chức:

Xác định được rõ ràng các mục tiêu, định hướng.
Đo lường được hiệu suất, hiệu quả hoạt động.
Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu.
Đánh giá kết quả đạt được bằng dữ liệu rõ ràng.
Xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu.
Có cơ sở để ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các hoạt động và mục tiêu quan trọng.
Cải thiện năng suất lao động khi thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt mục tiêu.
Nâng cao tính cạnh tranh khi so sánh được hiệu quả hoạt động của mình với các đối thủ.

3. Các bước xây dựng KPI

3.1. Các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Xây dựng các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để đảm bảo bạn có thể đo lường, đánh giá và theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình. Dưới đây là các bước cơ bản về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp của bạn:

1. Thiết lập mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG

Công thức thiết lập mục tiêu cơ bản: Động từ + Danh từ (Đối tượng thực hiện)

Ví dụ: Nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên bán hàng.

Mục tiêu có thể liên quan đến tăng trưởng doanh số bán hàng, cải thiện lợi nhuận, tăng khách hàng mới, hay bất kỳ mục tiêu kinh doanh cụ thể nào khác.

Một số tiêu chí đánh giá mục tiêu đã được thiết lập tốt:

Có liên kết với chiến lược doanh nghiệp.
Thực sự quan trọng.
Khả thi về mặt đo lường.

Mục tiêu nên được xác định, khoanh vùng rõ ràng về công việc thực hiện dành cho đối tương cụ thể nào, mục tiêu thiết lập để đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thời gian và nguồn lực có sẵn. Nếu không KPI xây lên sẽ không đo lường được do mục tiêu dề ra quá chung chung, mơ hồ.

2. Lựa chọn KPI

Từ mục tiêu kinh doanh đã thiết lập ở bước 1, nhà lãnh đạo sẽ lựa chọn hệ thống KPI bằng cách kết nối mục tiêu với các chỉ số KPI quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn đo lường nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.

Để lựa chọn các chỉ số KPI này, doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Tính liên quan và Thời hạn đạt được mục tiêu) để đánh giá từng chỉ số.

3. Đo lường KPI

Sau khi lựa chọn KPI, cần Thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số đã xác định và thường xuyên đo lường, phân tích chúng. Tần suất đo lường thường được thực hiện tùy vào khả năng của mỗi doanh nghiệp, nhưng tối ưu nhất là thực hiện đo lường hàng tuần.

Các cách tính KPI:

KPI định lượng: Tính toán theo công thức
KPI định tính: Đánh giá theo thang điểm

Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện đo lường KPI:

Khoanh vùng dữ liệu cần đo lường (chọn mẫu)
Xác định dữ liệu cần thu thập: tử số/ mẫu số
Thiết kế mẫu biểu
Thu thập dữ liệu từ telesale, email form,…

Công việc đo lường hệ thống KPI này cần rất nhiều thời gian và nguồn lực thực hiện, nên các nhà lãnh đạo có thể xem xét sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp để giúp theo dõi tiến trình thực hiện hệ thống KPI thường xuyên hơn.

4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT

Ghép con số (số lượng, doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ suất sinh lợi, tăng trưởng doanh thu), chất lượng (đánh giá từ khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi) và thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi) vào mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG ở trên.

NÊN đặt mục tiêu HIỆU SUẤT sau, không nên đặt ngay từ đầu vì không biết thực tế cụ thế những chỉ số đó như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp mình, nên sau khi đo lường có kết quả thì thiết lập mục tiêu Hiệu suất sẽ chính xác và khả thi hơn.

Có thể đặt mục tiêu hiệu suất dựa trên kinh nghiệm của nhà lãnh đạo, số liệu chính thức, tham khảo từ những năm/ quý trước của doanh nghiệp để đặt mục tiêu.

Ngoài ra cũng cần xem xét mức độ thách thức khi đề ra mục tiêu hiệu suất trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Mức độ thách thức của các mục thiêu Hiệu suất này nên đặt tùy bối cảnh và niềm tin của đội ngũ.

5. Họp hiệu suất

Bước Họp hiệu suất này giúp KPI giống như nhịp tim “sống” trong doanh nghiệp. Có 3 nội dung chính sẽ thực hiện trong cuộc Họp hiệu suất cho doanh nghiệp:

Cập nhật tình hình đã hoàn thành bao nhiêu % KPI, xu hướng KPI đang tăng hay giảm, có bám theo mục tiêu Định hướng đã đề ra trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp không.
Xác định những rào cản, những vấn đề bất khả thi gặp phải khi thực hiện. Và tìm hiểu nguyên nhân KPI đang đi theo xu hướng đó
Đề xuất những sáng kiến giải quyết vấn đề đã xác định, phân tích trên.

Tần suất thực hiện các cuộc họp hiệu suất về cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp: đối với KPI công ty họp 1 tháng/ lần. KPI phòng ban nên họp mỗi tuần (nếu dữ liệu đo lường, chỉ số tháng không thay đổi thì cuộc họp sẽ xoay quanh giải quyết vấn đề và sáng kiến).

3.2. Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

Các loại KPI cho nhân viên kinh doanh:

KPI tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí,… -> đo lường hiệu quả về mặt tài chính mà nhân viên kinh doanh thực hiện được
KPI hoạt động: Số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng,… -> đo lường hiệu quả về hoạt động của nhân viên kinh doanh
KPI chất lượng: Tỷ lệ khách hàng hài lòng, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu,… -> đo lường hiệu quả về chất lượng dịch vụ, khả năng tư vấn, thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh

Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh:

1. Thiết lập mục tiêu định hướng

Mục tiêu định hướng này cần đi đúng hướng để góp phần, hỗ trợ hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Mục tiêu của doanh nghiệp: Tăng doanh thu 20% trong năm 2023

=> Mục tiêu của nhân viên kinh doanh: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh -> đặt KPI chất lượng

Mục tiêu định hướng của nhân viên kinh doanh này rõ ràng, có hỗ trợ với mục tiêu chung của doanh nghiệp, có liên kết với chiến lược thực thi của phòng kinh doanh -> Phù hợp, có khả năng thực hiện được & có quan trọng với nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp.

2. Lựa chọn KPI

Sau khi thiết lập Mục tiêu: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh.

Chúng ta sẽ mô tả kết quả kỳ vọng: 90% khách hàng nhận được khảo sát sẽ tham gia khảo sát; 75% khách hàng tham gia khảo sát nói là họ hài lòng; điểm khảo sát đạt mức trung bình là 3.5 (trên thang điểm 5)…

Sau đó chúng ta sẽ lựa chọn 1 số KPI phù hợp nhất (chỉ nên từ 1-2 cái để đảm báo thực hiện tốt nhất)

3. Đo lường KPI

Thực hiện Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện hệ thống KPI như đã đề cập bên trên sau đó tiến hành đo lường.

Với mục tiêu này có thể thu thập dữ liệu để đo lường thông qua form khảo sát (hoặc cuộc gọi phản hồi) mà nhân viên kinh doanh gửi cho khách hàng sau khi tư vấn.

Chọn cách đo lường hệ thống KPI chất lượng này theo phương pháp định lượng với công thức tính:

Số khách hàng hài lòng/ Tổng số khách hàng điền form (hoặc nhận cuộc gọi) x 100%

Quá trình này gặp rất nhiều khó khăn khi thực hiện vì nếu bản thân nhân viên kinh doanh thực hiện sẽ dễ dẫn đến thiếu sót, không minh bạch, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của họ. Cần một bộ phận riêng biệt hoặc công cụ để hỗ trợ thực hiện, đơn giản hóa công đoạn này và đảm bảo không thiếu sót, đạt được hiệu quả nhất.

Tham khảo thêm Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT

Giả định tình hình hiện tại của nhân viên kinh doanh: Hiện có 65% khách hàng hài lòng với dịch vụ của nhân viên kinh doanh này.

Trong quá trình xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh này thì việc thiết lập mục tiêu hiệu suất có thể xem xét, cân nhắc như sau:

Đặt mục tiêu Hiệu suất để cải thiện tình trạng hiện tại: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 70%.
Đặt mục tiêu Hiệu suất để nhân viên kinh doanh đột phá: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 80%.

5. Họp Hiệu suất:

Với mục tiêu đã thiết lập cho nhân viên kinh doanh doanh, thì phòng kinh doanh nên thực hiện họp hiệu suất 1 tuần/ lần để chia sẻ, cập nhật tình hình nhanh chóng nhất, xác định phân tích các rào cản, bất cập trong công việc để đưa ra sáng kiến hoặc cân nhắc thay đổi chỉ số của hệ thống KPI theo tình hình.

3.3. Lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Một số lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp, đó là KPI cần:

Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
Phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp
Cụ thể, có ý nghĩa, có thể đo lường được
Có thể so sánh, truy xuất được
Thống nhất giữa các bộ phận, cá nhân trong phòng ban của doanh nghiệp
Cẩn thận với các KPI không có ý nghĩa (KPI vanity) vì các chỉ số này không giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định cải thiện hiệu suất.
Được phổ biến, truyền thông rộng rãi cho các bộ phận, cá nhân, các bên liên quan trong doanh nghiệp.

Sử dụng các bước trên để bắt đầu cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp và đạt được hiệu suất tối ưu, có sự tăng trưởng và tạo sức bền cực hạn cho doanh nghiệp.

4. Một số phương pháp hỗ trợ triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng, có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, điều này rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, nguồn lực, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Dẫn đến có tới 70% tổ chức tại Việt Nam thất bại khi triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Một số anh chị chủ doanh nghiệp có nền tảng kiến thức chuyên sâu lựa chọn tham gia nhiều khóa học hoặc sự trợ giúp của chuyên gia về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Đây cũng là một lựa chọn tốt nếu các anh chị vận dụng được lý thuyết vào thực tế, truyền đạt cho toàn bộ nhân viền và triển khai cho doanh nghiệp. Nhưng nó vẫn sẽ không là một bài toán dễ dàng.

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả và thiết thực hơn đó là nên sử dụng sự trợ giúp từ Phần mềm KPI – một công cụ giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của doanh nghiệp.

Hoặc sử dụng hỗ trợ từ AI để triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp cũng là một lựa chọn để các anh chị chủ doanh nghiệp thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản với AI

Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng có thể sử dụng bảng chỉ số Scorecard – một công cụ tinh giản và đơn giản hóa hệ thống KPI, cũng có vai trò theo dõi và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp, từng phòng ban và cá nhân trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra.

5. Tinh gọn cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp với phần mềm Simplamo

5.1. Giới thiệu scorecard – phiên bản đơn giản hơn về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

Scorecard biểu thị hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Các anh chị chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Scorecard cho doanh nghiệp mình trên phần mềm Simplamo – xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh tại đa dạng lĩnh vực, mong muốn triển khai BSC, OKR, và thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Bảng Scorecard này sẽ cung cấp thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, từ việc xác định tình hình sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả, tạo ra sự rõ ràng và mạch lạc, tập trung vào kết quả. Để tổ chức dễ dàng đo lường hiệu suất tổng thể của mình.

5.2 Các bước xây dựng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard gồm hai cấp độ: cấp công ty và cấp phòng ban. Các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

Tên chỉ số
Chỉ tiêu của chỉ số
Tên người phụ trách
Số liệu đo lường hàng tuần, (với màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả

Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 – 5 chỉ số cho cấp phòng ban).

Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ.

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard sẽ đơn giản, và có thể dễ dàng, nhanh chóng thực hiện chỉ từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Hãy xem thêm hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể Tại đây.

Khi doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chỉ số KPI được tinh giản bằng bảng Scorecard của riêng mình. Đây cũng là lúc xác định được việc doanh nghiệp cần làm, cũng như hệ thống được công tác đo lường, đánh giá thường xuyên, để nắm giữ mọi thứ không bị thả trôi.

Nếu các anh chị muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý doanh nghiệp và xây dựng OKR-KPI, lập Scoracard, hay ứng dụng mô hình EOS. Anh chị có thể dành thời gian đọc thêm các bài viết liên quan khác trên trang web simplamo.com của chúng tôi.

—–

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 14

Love0

Cách xây dựng KPI đơn giản cho Doanh nghiệp kết hợp với ứng dụng AI

By Thảo Lê KPI/OKR

KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường

Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:

Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
- Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
- Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
- Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
- Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
Nhân viên:
- Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
- Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
- Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển

2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống

2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:

Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian

2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?

Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống

Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:

Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.

Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần

Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:

Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.

Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng

Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn

Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

Tên chỉ số
Chỉ tiêu của chỉ số
Tên người phụ trách
Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt

Có hai loại chỉ số scorecard:

Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
Bước 3: Rút gọn danh sách

Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard

Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard

Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.

Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ

Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.

Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó

Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.

Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn

Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.

Kết hợp với nhịp họp hàng tuần

Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.

3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản

3.1 Giới thiệu Simplamo

Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.

3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
Nhấn nút Đề xuất

Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Jul 14

Love0

Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

By Tiết Từ Thị KPI/OKR, Quản lý hiệu suất

1. KPI là gì? Tầm quan trọng KPI trong doanh nghiệp

Trước khi đi vào tìm hiểu về phần mềm KPI, Simplamo sẽ dành một ít thời gian nhắc về phương pháp quản trị hiệu suất bằng KPI.

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators, là các chỉ số quan trọng chính được xác định hướng tới một kết quả dự kiến, đánh giá sự thành công của một tổ chức. Các chỉ số KPI cung cấp trọng tâm cho sự cải tiến chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp.

Nói một cách dễ hiểu các chỉ số KPI giúp đo lường sự thành công của hoạt động trong doanh nghiệp: từ các chỉ số bán hàng đến các chỉ số truyền thông mạng xã hội…điều này tạo cơ sở phân tích, đưa ra quyết định khi cần thiết.

*Lưu ý rằng KPI khác nhau giữa các công ty và giữa các ngành, tùy thuộc vào tiêu chí hiệu suất. Các chỉ số KPI được xây dựng phải mang tính thúc đẩy, đo lường được, tạo nền tảng cải thiện được hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Một ví dụ dễ hiểu về KPI: Giả sử bạn là giám đốc bán hàng của một công ty và muốn đo lường hiệu suất của đội bán hàng của bạn. Một KPI có thể là doanh số bán hàng hàng tháng. Ví dụ, trong tháng này, đội bán hàng đã đạt được doanh số tổng cộng là 500.000.000.

2. Phần mềm KPI là gì?

Phần mềm KPI là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của tổ chức. Giúp tổ chức tập trung vào đo lường hiệu suất tổng thể và dễ dàng cung cấp thông tin quan trọng, từ việc xác định tình hình sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả, tạo ra sự rõ ràng và mạch lạc, giúp sếp nhanh chóng tập trung vào kết quả của tổ chức.

3. TOP 4 phần mềm KPI cho doanh nghiệp

3.1 Base goal

Base Goal tập trung vào quản trị các mục tiêu trong doanh nghiệp, liên kết các mục tiêu từ công ty xuống phòng ban và cá nhân. Theo đó, các mục tiêu định lượng sẽ được chia thành các chỉ số KPI để đo lường và báo cáo tiến độ đạt mục tiêu của đội ngũ.

Điểm mạnh: Base Goal cung cấp nhiều tùy chọn về KPI (tháng, quý, năm) đa dạng theo nhu cầu và ngành nghề của khách hàng. Cùng với việc có thể kết nối với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của mình, các chỉ số KPI trên Base Goal sẽ được tự động cập nhật số liệu dựa trên các ứng dụng đó.

Điểm yếu: Base Goal khá phức tạp vì chưa có công thức chuẩn cho người dùng, khó theo dõi tiến độ chung chỉ trên một màn hình.

3.2 Phần mềm kpi Simplamo

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Mỹ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI. Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hằng năm.

Điểm mạnh: Phần mềm KPI Simplamo tích hợp một cách khoa học giữa KPI và OKR, đơn giản dễ sử dụng, có công thức xây dựng KPI chuẩn. Bên cạnh đó bảng chỉ số trên Simplamo được thể hiện một cách tổng quan, rõ cho nhà lãnh đạo dễ dàng nắm bắt.

Điểm yếu: Hiện tại Simplamo chỉ tập trung vào quản trị và thực thi Mục tiêu/Chiến lược, chưa chú trọng vào các tính năng bổ trợ khác

3.3 Phần mềm KPI Fastwork

Phần mềm KPI trên Fastwork cho phép đo lường, đánh giá hiệu quả việc đạt được mục tiêu của tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân thông qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng.

Việc triểh khai trên Fastwork giúp doanh nghiệp đảm bảo các yếu tố chính xác, minh bạch, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của việc khai phần mềm KPI toàn doanh nghiệp.

Điểm mạnh: Dễ dàng xây dựng và quản lý danh sách chỉ tiêu KPI, thiết lập tần suất đo linh hoạt: tháng, quý, năm.

Điểm yếu: Chưa tích hợp triển khai OKR

3.4 Phần mềm KPI Simple

SimpleKPI là một giải pháp phần mềm KPI trực tuyến hoàn chỉnh, cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để tạo, quản lý và giám sát tất cả các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) của bạn. Simple KPI giúp xác định và đo lường tiến độ hướng tới thành công trong kinh doanh của mình và cung cấp sự kết hợp hoàn hảo giữa mục nhập, quản lý và báo cáo KPI – tất cả ở một nơi.

Điểm mạnh: phần mềm KPI Simple được đánh giá cao bởi giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng

Điểm yếu: Chưa tích hợp triển khai OKR

4. Cách phần mềm KPI Simplamo giúp sếp khắc phục các điểm nghẽn triển khai KPI

Xây dựng bảng chỉ số KPI giúp sếp hiểu được vị trí của doanh nghiệp và cách duy trì hoạt động kinh doanh. Không có KPI, một công ty có thể nhanh chóng mất đi phương hướng và mục đích. Nói một cách đơn giản là thật khó để một lãnh đạo điều hành một công ty tốt nếu không biết được tình hình hiện tại của doanh nghiệp, rằng doanh nghiệp đang ở đâu và về đâu.

Trong bài viết hôm nay, Simplamo sẽ giúp sếp nhận ra các lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình áp dụng KPI, và cách mà tư duy trên Simplamo giúp sếp khắc phục những điểm yếu này:

Hiện trạng doanh nghiệp triển khai KPI cần chú ý: Trong một khảo sát cho thấy rằng có khoảng 40% doanh nghiệp đo lường mọi số liệu cần đo lường và đây là sai lầm tồi tệ nhất mà một công ty có thể mắc phải. Những chủ doanh nghiệp khác khoảng 38% cho biết họ đo lường mọi thứ và không bao giờ review lại KPI của mình. Song song đó khoảng 25% người tham gia cũng không liên kết được KPI của họ với chiến lược của công ty mà thay vào đó họ thu thập các dữ liệu KPI có sẵn mà những người trong ngành đã sử dụng.

4.1 Đầu tiên, KPI được xây dựng không được kết nối với chiến lược

Một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp sếp cải thiện được hoạt động công ty và cung cấp thông tin “tình báo” cho doanh nghiệp. Việc xây dựng KPI kết nối với chiến lược sẽ giúp sếp phát huy được sức mạnh của mình và giúp cho mọi thứ được liên kết và thông suốt. Sếp sẽ cân bằng việc phát hiện tình hình hiện tại gây tác động đến chiến lược đồng thời đảm bảo việc điều chỉnh kịp thời.

Phần mềm KPI trên Simplamo được gọi là bảng chỉ số Scorecard. Đo lường các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, cung cấp thông tin phản hồi một cách trực quan và giúp đưa ra các quyết định trong quá trình thực thi chiến lược. Để tạo sự liên kết với chiến lược Simplamo giúp sếp xây dựng bảng chỉ số dựa trên: Tầm nhìn => mục tiêu 10 năm => mục tiêu 3 năm => mục tiêu 1 năm => mục tiêu quý => chỉ số Scorecard. Chính vì sự khoa học, liên kết, và thông suốt như vậy sẽ giúp sếp đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình thực thi.

Trên một bảng chỉ số giúp sếp: dễ dàng nhìn thấy, dễ dàng nắm bắt, đưa ra quyết định nhanh chóng. Trong quá trình triển khai đội ngũ chuyên gia Simplamo giúp sếp khai thác các chỉ số liên quan đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Ở các chỉ số xanh sếp dễ dàng nhận diện được chỉ số đội ngũ hoàn thành tốt nhiệm vụ, ngược lại ở các chỉ số màu đỏ là chưa đạt – đây là điểm khai thác những vấn đề, đưa ra trách nhiệm giải trình từ đội ngũ.

4.2 Tất cả mọi thứ có thể đo lường mặc dù vậy không nhất thiết phải đo lường tất cả.

Việc đo lường tất cả các chỉ số khiến sếp không thể tập trung vào các chỉ số đặc biệt quan trọng dẫn đến hiện trạng chồng chất thông tin, khó khăn trong việc đưa ra các quyết định.

Đây là lý do vì sao Simplamo giúp sếp chú trọng từ 10- 15 chỉ số cốt lõi, giúp sếp thể hiện được một cách tổng quan các chỉ số “cốt lõi” trên phần mềm. Không mang đến sự phức tạp, rắc rối, tất cả chỉ số đều được cô đọng trong một màn hình.

Khi sếp xác định được những dữ liệu quan trọng, đây là kim chỉ nam giúp sếp đưa ra những quyết định đúng đắn, khám phá hiện trạng thực tế, từ đó điều chỉnh cách giải quyết các vấn đề của mình.

4.3 Lời nhắc: “KPI không phải là công cụ tĩnh” mà cần được theo dõi và đo lường thường xuyên

Để các chỉ số KPI thật sự hoạt động trong doanh nghiệp, chúng cần được đo lường và theo dõi thường xuyên, giúp mọi thứ không bị thả trôi và rơi vào tình trạng chạy nước rút.

Sau đây là một số lý do nhắc nhở sếp nên theo dõi KPI thường xuyên:

Giúp sếp quản trị hiệu suất liên tục
Đưa ra các quyết định nhanh chóng
Thúc đẩy quá trình “hành động” của đội ngũ

Phương pháp Simplamo giúp sếp khắc phục tình trạng này đó chính là việc tích hợp Review theo dõi bảng chỉ số Scorecard thông qua cuộc họp hàng tuần, tạo nhịp điệu follow một cách liền mạch.

Thông thường, khi các doanh nghiệp quyết định triển khai KPI trong doanh nghiệp và điểm chết nằm ở phần chúng ta không theo dõi mọi thứ. Để việc thực thi được thành công cũng như nhanh chóng bắt mạch, giải quyết vấn đề, bảng chỉ số Scorecard sẽ là một phần được Review trong khung cuộc họp hàng tuần.

5. Các tiện ích tích hợp trong phần mềm KPI trên Simplamo

*KPI, OKR là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản trị hiệu suất, dù vậy việc sử dụng 1 trong 2 không giúp sếp giải quyết được bài toán trọn vẹn. Khi kết hợp cả 2 phương pháp quản trị hiệu suất OKR và KPI sẽ giúp sếp phát huy được tối đa sức mạnh của đội ngũ.

“Nếu không có KPI, rất khó để biết điều gì cần cải thiện và nếu không có OKR, bạn sẽ không thể tập trung vào các mục tiêu kinh doanh của mình.” – Andy Grove, một trong những nhà sáng lập của công ty Intel.

Song song với việc xây dựng bảng chỉ số Scorecard, Simplamo giúp doanh nghiệp triển khai OKR hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bổ sung tốt cho nhau khi cả 2 được kích hoạt. Trong khi bảng chỉ số Scorecard giúp doanh nghiệp theo sát hoạt động kinh doanh và đây là điểm bắt đầu “cuộc trò chuyện” về những điều cần cải thiện, thì bảng xây dựng mục tiêu OKR (trên Simplamo gọi là Rock) giúp doanh nghiệp xây dựng và bám đuổi mục tiêu hiệu quả.

Việc kết hợp cả 2 một cách khoa học sẽ giúp sếp kiểm soát tốt tình hình của mình qua bảng chỉ số, nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, làm nền tảng đưa ra quyết định đúng đắn trong quá trình thực thi mục tiêu.

Khi doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chỉ số KPI của riêng mình cũng là lúc xác định được việc mình cần làm cũng như hệ thống được công tác hỗ trợ việc truy cập, đo lường thường xuyên để mọi thứ không bị thả trôi.

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.*

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

*Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Jun 29

Love0

TOP 5 Phần Mềm OKRs Triển Khai Mục Tiêu Hiệu Quả Trên Thế Giới Và Việt Nam

By Tiết Từ Thị KPI/OKR

1. Phần mềm OKRs là gì?

Quản trị theo mục tiêu OKR là gì? (Objectives and Key Results): là một trong những phương pháp quản trị hiệu suất dùng để xác định, theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu trong tổ chức. OKR được phát triển bởi Andy Grove, CEO của Intel và được thực hiện rộng rãi bởi John Doerr, một nhà công nghệ hàng đầu.

Phần mềm OKRs là một công cụ giúp doanh nghiệp triển khai, theo dõi, đánh giá và đo lường mục tiêu trong tổ chức. Một số phầm mềm OKR nổi tiếng: Perdoo, Lattice, Simplamo, VNOKR, Base Goal,…

2. TOP 2 phần mềm quản lý OKRs trên thế giới

2.1 Phần mềm OKRs Lattice

Lattice – Phần mềm quản trị mục tiêu hàng đầu của Mỹ về đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên báo cáo tổng quan và sự hỗ trợ mạnh mẽ của công cụ OKR & Goal. Các tính năng nổi trội của Lattice tập trung vào yếu tố con người, trao đổi 1:1, gắn kết đội ngũ và biểu dương khen thưởng. Với Lattice doanh nghiệp dễ dàng xây nên lộ trình nhân sự rõ nét với đầy đủ các công cụ giúp kết nối – thực thi và phát triển nhân sự.

Điểm mạnh: Song song với việc theo dõi và đo lường mục tiêu, Lattice tập trung nhiều vào khía cạnh con người. Lattice giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng, xây dựng cho nhân viện lộ trình phát triển nghề nghiệp và mạnh mẽ ở khía cạnh thu hút và giữ chân nhân tài. Lattice cho phép theo dõi sự nghiệp của bất kỳ cá nhân nào cũng như liên kết với sự phát triển của tổ chức.

Điểm yếu: Doanh nghiệp phải trả các mức giá tăng dần để sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên Lattice. Các tính năng khá phức tạp và đòi hỏi phải cập nhật dữ liệu thường xuyên.

Phù hợp: Các doanh nghiệp đã phát triển ổn định, có văn hóa cởi mở hiện đại, muốn tập trung xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nhân tài.

2.2 Phần mềm OKRs Perdoo

Perdoo là một phần mềm quản lý OKR giúp các tổ chức xây dựng, theo dõi và đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Perdoo có một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, cung cấp các công cụ để giúp người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý các mục tiêu. Người dùng có thể tạo các mục tiêu chính và các kết quả cụ thể, và theo dõi từng tiến độ của các OKR thông qua các biểu đồ và báo cáo.

Điểm mạnh: Perdoo giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát các họat động diễn ra trong tổ chức trên cùng một nền tảng. Bên cạnh đó, việc cập nhật lộ trình thường xuyên giúp cho việc theo dõi số liệu trở nên trực quan hơn, mang tính định hướng hơn.

Điểm yếu: Perdoo có một giá khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này có thể là một rào cản đối với đối với một số tổ chức. Có một số đánh giá cho rằng Perdoo cung cấp nền tảng triển khai OKR có tư duy khá “rộng” làm doanh nghiệp mất một khoảng thời gian dài để tìm hiểu và thích nghi.

Phù hợp: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

3. TOP 3 phần mềm OKRs thông dụng tại Việt Nam

3.1 Phần mềm OKRs Simplamo phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam và Quốc Tế

Điểm mạnh: Simplamo cung cấp góc nhìn từ tổng quan đến chi tiết, có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu, dễ áp dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, có hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng. Với hai ngôn ngữ là Tiếng Anh và Tiếng Việt.

Điểm yếu: Chưa tập trung vào quy trình làm việc, tính năng này sẽ được phát triển trong thời gian tới

Phù hợp: Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ 10 – 250 nhân sự, mong muốn có một cấu trúc chuẩn và hiệu suất cao để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

3.2 Phần mềm Base Goal

Base Goal là một phân hệ trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện của Base.vn. Base Goal hỗ trợ việc phân rã & báo cáo mục tiêu, thích hợp để theo dõi & đánh giá KPI nhân viên. Base Goal cung cấp cho người dùng một góc nhìn tổng quan với giao diện “cây mục tiêu” được phân cấp rõ ràng.

Điểm mạnh: Base Goal giúp quản lý thuận tiện trong giao việc và theo dõi nhân viên của mình, Base Goal kết nối với nhiều ứng dụng khác giúp quản lý đồng thời kiểm soát dự án và quy trình. Ngoài ra, Base Goal cũng có một mức giá hợp lý cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Điểm yếu: Việc kết nối với nhiều ứng dụng khác vừa là điểm mạnh, đồng thời cũng là điểm yếu khi vô tình mang đến sự phức tạp, buộc nhân viên phải dành nhiều thời gian thao tác trên phần mềm, bỏ qua các công việc quan trọng. Bên cạnh đó, Base Goal cũng cung cấp khá nhiều tùy chọn (về chu kỳ, metric) không có công thức thiết lập chuẩn, gây khó khăn trong việc áp dụng đồng bộ và người mới bắt đầu.

Phù hợp: Base Goal phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn giao mục tiêu và theo sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên.

3.3 Phần mềm VNOKRs

VNOKRS chỉ tập trung vào OKR như đúng tên gọi của mình, không gây xao nhãng và đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc quan trọng của OKR. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều phương pháp quản trị khác để xây dựng nền tảng và cách phối hợp làm việc hiệu quả, bổ sung các mảng còn thiếu của VNOKRS.

Điểm mạnh: Giúp doanh nghiệp theo sát việc triển khai OKR trong tổ chức

Điểm yếu: VNOKR chỉ có OKR đơn lẻ, không có bảng chỉ số theo sát và đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục, hiệu quả. Ngoài ra, việc áp dụng VNOKR cũng gây mất thời gian trong các cuộc họp checkin 1-1 nếu doanh nghiệp có đông nhân sự.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp

Một số tiêu chí khi lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp:

Mục tiêu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình trong việc áp dụng phần mềm OKR. Mỗi phần mềm OKR có các điểm mạnh khác nhau và sẽ hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp khi họ biết mình tập trung vào điều gì tại thời điểm hiện tại.
Quy mô nhân sự và độ phức tạp trong cơ cấu: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hiệu suất làm việc cao, tối ưu chi phí và sự linh hoạt trong vận hành, một phần mềm OKR với sự đơn giản trong thao tác và dễ áp dụng đồng bộ có thể là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, các doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn, phức tạp (>250 nhân sự), bên cạnh phần mềm OKR doanh nghiệp nên sử dụng thêm các phần mềm giao việc, quy trình khác để mang đến hiệu quả toàn diện.
Khả năng đáp ứng của đội ngũ: Khi có một đội ngũ nhân sự khá đa dạng về trình độ, tuổi tác hoặc mới áp dụng OKR lần đầu, doanh nghiệp nên tìm một phần mềm OKR có sẵn công thức chuẩn, chung nhất để áp dụng đồng bộ trong tổ chức, dễ mang đến kết quả nhanh hơn so với các phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn.
Sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia: Mặc dù OKR không quá mới, có nhiều khóa học và tài liệu viết về OKR, nhưng để áp dụng đồng bộ, liên kết và phân rã mục tiêu phù hợp, sự hỗ trợ của chuyên gia triển khai sẽ là một điểm cộng rất lớn.
Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện phần mềm cũng là yếu tố quan trọng để tăng độ yêu thích của đội ngũ nhân sự với phần mềm. Trong đó, các điểm quan trọng bao gồm: giao diện cung cấp đầy đủ các góc nhìn tổng quan & chi tiết, sự logic – mượt mà trong các thao tác, tập trung vào các tính năng quan trọng và dễ dàng nhập, xuất dữ liệu.

5. Điểm khác biệt mang tính đột phá khi triển khai OKR trên Simplamo

5.1 Triển khai OKR kết hợp KPI, xây dựng hệ thống quản trị toàn diện trong doanh nghiệp

Song song với việc giúp doanh nghiệp triển khai OKR, Simplamo tích hợp việc triển khai KPI trên phần mềm (gọi là các chỉ số Scorecard). Bảng chỉ số Scorecard hàng tuần là giải pháp hoàn thiện cho mô hình OKR hiện tại (khi OKR chỉ tập trung vào các kết quả then chốt mà không có các chỉ số đo lường hàng tuần để đảm bảo công việc đang diễn ra đều đặn và đúng tiến độ).

Thay vì cung cấp các chức năng tùy chỉnh không tuân thủ theo bất kỳ tư duy hay nguyên tắc nào, tùy thuộc vào cảm tính của mỗi người, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi mục tiêu dựa trên tư duy quản trị hiện đại, khoa học và tất cả đều có chủ đích:

Mục tiêu được phân rã khoa học từ Bảng tầm nhìn của doanh nghiệp. Trên Simplamo, Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng chỉ với 8 phần cốt lõi.
Tư duy “tập trung vào điều quan trọng” giúp đội ngũ tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng tại mỗi thời điểm. Mỗi cá nhân có tối đa 3 mục tiêu quý và doanh nghiệp có tối đa 7 mục tiêu quý, giúp phát huy tối đa năng lực đội ngũ, hạn chế các công việc nữa vời.
Tích hợp sẵn phương pháp xây dựng mục tiêu Smart cùng với các tính năng gợi ý thông minh.
Mục tiêu sau khi xây xong sẽ được phân rã thành các cột mốc – đo lường từng tiến trình thực thi mục tiêu cụ thể.
Chỉ số scorecard đo lường sức khỏe của doanh nghiệp hàng tuần: giúp doanh nghiệp xây dựng riêng cho mình bảng chỉ số cốt lõi, dễ dàng đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện nhanh chóng các vấn đề xảy ra trong tổ chức.

5.2 Sơ đồ trách nhiệm xây dựng một nền móng vững chắc để mọi người cam kết và trách nhiệm hơn với mục tiêu

Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc mang lại sự rõ ràng về vai trò cho mỗi cá nhân về các mục tiêu được giao, mỗi mục tiêu được chỉ định người đảm nhận cụ thể và: đúng người, đúng trách nhiệm. Bên cạnh đó sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo thể hiện rõ: người chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí, cùng với 5 chức năng – công việc cần làm, giúp tất cả các thành viên đều rõ ràng ở trách nhiệm trong mỗi vị trí. Điều này giúp loại bỏ sự lẫn lộn và chồng chéo vai trò trong quá trình thực thi mục tiêu.

5.3 Kiên trì với khung cuộc họp hàng tuần giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh bại mục tiêu đã đề ra

Không chỉ xoay quanh ở vấn đề xây dựng mục tiêu, doanh nghiệp cần chú trong chặt chẽ đến từng tiến trình thực thi để mọi thứ đạt được như kỳ vọng.

Hầu hết các phần mềm OKRs hiện nay trên thị trường đều có thể giúp sếp đo lường tiến trình thực thi của đội ngũ. Tuy nhiên có một điểm yếu đó chính là không có yếu tố giúp toàn bộ đội ngũ cam kết, và việc “đo lường” có thật sự đang diễn ra đều đặn? Rằng mọi người có đang ý thức và trách nhiệm với mục tiêu hàng ngày hay thực tế đội ngũ của sếp thả trôi mọi thứ.

Đây chính là lý do vì sao sếp cần khung cuộc họp tuần và đây là công cụ quan trọng để doanh nghiệp liên kết toàn bộ quá trình thực thi của doanh nghiệp. Khung cuộc họp trên Simplamo sẽ giúp sếp theo dõi từng tiến trình thực thi mục tiêu và giải quyết vấn đề liên tục. Quá trình này sẽ giúp sếp không bỏ sót mục tiêu, kịp thời theo dõi các vấn đề, nhận được sự thảo luận và phản hồi liên tục của đội ngũ về việc thực thi mục tiêu.

Khung cuộc họp trên Simplamo bao gồm:

Chi sẻ tin tốt
Rà soát chỉ số
Rà soát mục tiêu
Phản hồi
Danh sách hành động
Vấn đề cần giải quyết
Kết luận

Để tìm hiểu chi tiết về khung cuộc họp tuần trên Simplamo mời bạn nhấn vào link tại đây

5.4 Tính năng đơn giản, dễ áp dụng phù hợp SME triển khai OKR và KPI thành công

Việc triển khai OKR, kết hợp KPI đơn giản với các tính năng dễ dàng thao tác. Bên cạnh đó phần mềm đã setup sẵn hệ tư duy quản trị giúp nâng tầm lãnh đạo, năng lực quản lý của mọi thành viên.

Đơn giản vì giúp doanh nghiệp đi từ những gì cốt lõi nhất chính là tầm nhìn – cô đọng tầm nhìn thành 2 trang giấy trên Simplamo. Bên cạnh đó đơn giản hơn cơ cấu của tổ chức thông qua “Sơ đồ trách nhiệm”, cung cấp một cái nhìn “rõ ràng” hơn ở các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong doanh nghiệp. Giúp đội ngũ không ngừng tập trung mục tiêu quan trọng cùng với đo lường các chỉ số sức khỏe doanh nghiệp hàng tuần.

Simplamo đơn giản, nhưng không dễ dàng sử dụng vì cần có tư duy, quá trình sử dụng Simplamo doanh nghiệp sẽ được các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm Coaching tư duy & thao tác sử dụng phần mềm.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Jun 16

Love0

5 most common OKR mistakes when using free OKR software and how to avoid them

By Thương Nguyễn Goals and OKRs

Currently, many companies have applied OKRs with free OKR software to manage their work effectively, but they have not been very successful and have faced many obstacles in the process of implementation.

Although OKRs used by free OKR software seem to be a simple framework on the surface, when implemented, few people succeed, practicing endlessly and still failing like a lesson, studying forever but not mastering.

Have you ever wondered why there are so many books, consultants, and free OKR software providers out there? It’s because OKRs are a continuous learning field that requires careful planning and management.

Today, Simplamo.com – free OKR software trial in 30 days, will share some of the most common OKR mistakes so that you can save time, avoid headaches, and quickly achieve the most successful OKRs.

Mistake 1: Overestimating your abilities, depends entirely on free OKR software, and not relying on actual measurement results

If you set unrealistic goals, your team may encounter some issues such as:

Immediately realizing that the goal is not achievable.
Losing morale because the goals make them lose confidence.
Engaging in behaviors such as lying or shifting responsibilities to meet a goal.

The solution is to set realistic goals that are supported by data measured from past to present to predict the future. And Simplamo – a free OKR software trial in 30 days can help your company set realistic goals with our modern tools.

Mistake 2: Not understanding the essence of OKR and being completely dependent on free OKR software

One of the biggest mistakes when talking about OKR is that most of us do not understand the essential components that makeup OKR. If you do not understand the main components and their differences, you cannot effectively follow the OKR method. Even when using free OKR software.

OKR consists of two parts: Objectives and Key Results.

The objective needs to be inspiring, qualitative, and a declaration of your intention of what you want to achieve. On the other hand, Key Results are quantifiable and proven by measuring progress.

For each objective, there are usually 3-5 key results. Daily tasks are the activities you must complete to achieve those key results.

Mistake 3: Confusing KPIs and OKRs

Key Performance Indicators (KPIs) and Objectives and Key Results (OKRs) are related but serve different purposes.

In many cases, your KPIs will be the metrics used to determine key results.

For example, if your Objective (O) is “Create an unforgettable customer experience,” one of your Key Results (KRs) may be to increase customer satisfaction by 2 points after each interaction (KPI). Depending on your current focus, in many situations you may achieve your KPI but not be aligned with your Key Results (KR).

Mistake 4: Setting subjective OKRs from superiors, free OKR software, without teamwork input

One of the great things about OKRs is that they narrow the execution gap of strategy in an organization. As a leader, managers naturally have the strongest grasp of strategy, but they cannot keep track of all the details of daily execution. Free OKR software usually can’t have enough technology or doesn’t give you enough authority to do that.

So, when a manager sets OKRs for a team but is not aware of the details of the task execution of the members or simply has too many departments to oversee and relies completely on free OKR software. They can set unrealistic goals that may pose some challenges to achieving the results.

Additionally, managers may miss out on opportunities to drive employee engagement. In reality, it is best to set OKRs in collaboration with teamwork, nor should it all depend on free OKR software to ensure a unified, and effective implementation process.

Mistake 5: Not using software or just using free OKR software

There is an old saying that what does not advance will retreat, and applying technology is one of the clearest proofs of that.

If managers are running quick tests with OKRs, they can manage the process using tools like Google Sheets, Excel, or free OKR software. However, once the company requires a unified and long-term OKR setup, Excel, and free OKR software is completely inadequate in these situations. The company needs powerful software to make the OKR setup and implementation process smooth and effective. Without software, or just using free OKR software, it is a real challenge for the company’s development.

How software solves the practical problem of OKRs, something that free OKR software is difficult to completely satisfy:

Access data to track progress and timely detect issues that could pose difficulties for OKRs
Easily manage OKR execution and related tasks
Create transparent, understandable, and clear OKRs – without this, it will be difficult to predict the business position and create noise during growth.

Therefore, software is needed to minimize noise points and create a predictable future, enhancing the resilience of businesses to market volatility risks. Even free OKR software can help solve that problem for your company, although that is not enough.

Simplamo – The comprehensive software to fix the top 5 most common OKR mistakes:

Simplamo.com is a modern business management software that can help companies achieve successful OKRs and easily overcome the 5 weaknesses. At Simplamo, any noise in a company’s OKRs will be addressed through simple but accurate steps that focus on the core issue. OKR pain when using free OKR software or unsuitable tools, is no longer a silent note in the high-soaring development of the company.

First and foremost, the most important factor in determining whether you will succeed with OKRs or not is clarity and specificity in the organizational structure because only clarity in positions leads to specific and decisive actions, which most free OKR software tools do not allow you to achieve. The boss is the boss and has his/her own tasks, and employees are different from managers, each with their own functions. “Know yourself, know your enemy, and you will win every battle” – Sun Tzu.

A common occurrence in Vietnamese companies is that bosses often take on the tasks of the team, making everything necessary to do, and it’s hard to explain, especially if it’s all invisible work. Sometimes, you want to know why you’re busy all day but can’t seem to get anything done. Employees are not proactive in their work, sometimes relying on everything being said orally, initially saying yes but then not paying attention to completing the task. Therefore, no matter how good your OKRs are, they will be difficult to implement. Even if the boss is a great leader, it’s not easy to accomplish everything.

The answer here is to find a responsibility chart that is easy to understand, but short and deep enough for the entire company. Tasks should not be placed in a spiritual, telepathic way to read and then deduce. Roles must be scientifically defined, easily understandable, and actionable without the need for any further interpretation.

On Simplamo, the Responsibility Chart feature specifically details the tasks for every job title in the company, from the top 5 core roles for each person and below, according to the standard US management model, arranged extremely scientifically, streamlined, and simple, helping to “minimize misunderstandings” in the team, all focused on the simplicity of theory and quickly taking action for their effectiveness.

Secondly, set the company’s core goals in 7 concise objectives, which all members will discuss. Each department and member will have clear and specific goals using the S.M.A.R.T. method. Especially for departments such as Marketing, Sales, Accounting, etc., the core objectives will be summarized in less than 7, using affirmative and measurable statements to reduce half-hearted work habits. Everyone will understand each other’s tasks clearly, and measure progress in detail based on completion timelines of all members and departments. All tasks will be managed on Simplamo – a free OKR software trial in 30 days.

Next is to set KPI indicators for each week on the Scorecard: OKR is not KPI, and this is easy to understand when using Simplamo – a free OKR software trial in 30 days. The indicators are calculated and discussed to measure the results each week in line with the Quarterly goals, while still allowing for flexibility in response to market fluctuations. Examples of indicators include quality metrics, quantity metrics, evaluation metrics, and so on. All of them are very specific and easy to understand. This helps to simplify the team’s work so that they can quickly get started and export files quickly and conveniently for printing reports.

The Weekly Meeting tool solves tons of broken sections in plan execution – an effective Weekly Meeting rhythm, with a pre-existing framework, 7 specific steps, all linked together and automatically creating issues when they arise continuously. Urgent issues will be added to the To-do list, and if they take longer, they will be listed in the Rock – the quarterly goal that needs to be completed. Each person will have a specific PIC, and the meeting will be alternately chaired by the middle management team to help them become stronger and not rely on the top boss.

On Simplamo, building annual goals, setting expected metrics for the team to aim for, and breaking them down into Quarterly Objectives and Key Results (OKRs) and specific KPIs for each role, are all focused on achieving a successful year through a smooth and simple operating process, as well as driving internal motivation towards long-term success.

In addition, Simplamo – a free OKR software trial in 30 days, also has a dedicated consulting team with a philosophy of prioritizing business growth, for a prosperous and thriving Vietnam. Simplamo.com is exactly what businesses are always looking for in a technology partner.

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines KPI and OKR, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Jun 16

Love0

Thành công trong tương lai phụ thuộc vào việc học hỏi từ quá khứ. Nếu bạn không xem lại và học hỏi từ những sai lầm của mình, bạn sẽ lặp lại chúng (3)

Simplamo eliminates obstacles in the process of implementing OKRs and KPIs

By Thương Nguyễn Goals and OKRs, Simplamo Strategy

A painful truth is that we only know how to write OKRs and KPIs but not how to track and execute them properly…

OKRs and KPIs are management methods that many Vietnamese businesses have applied in recent years. Although these methods are well-known around the world, not all businesses have successfully implemented them.

There are many reasons for the failure of implementing a method, but one of the main reasons is that we spend a lot of time writing and issuing them but do not invest enough in the execution – reviewing and improving.

In today’s article, Simplamo shares with you a focus on clarifying the points that are causing discomfort in the execution process and providing specific, visual methods to help you successfully execute OKRs and KPIs and increase revenue growth.

1. Writing is not enough

Many businesses spend the first 2-3 months of the year creating a business plan for the new year, setting OKRs and KPIs then issuing it and letting it float. They only gather the team to review at regular meetings (usually at the end of the month or quarter), but by then, it’s too late.

Employees forget the set goals, metrics, and even OKRs and KPIs. These goals or metrics are no longer relevant due to constant changes in the market/company strategy. Too many issues arise during the execution process, but they are not addressed in a timely manner or are repeated multiple times.

Finally, the goals and metrics do not meet expectations, leaving both employees and managers exhausted after each meeting. Clearly, writing and issuing a plan or OKRs and KPIs is one thing, but whether it can be successfully executed depends on how we review and improve it.

2. Writing correctly and sufficiently

OKRs and KPIs are no longer unfamiliar to us, with many books, documents, and template samples for businesses to choose from. However, when writing their own set of indicators and objectives, businesses should pay attention to the following:

Quality over quantity: choose truly important indicators and objectives for the business. A long list of indicators and objectives often does not bring efficiency to the team, they will be overwhelmed by a myriad of indicators, not knowing what to prioritize and where to start. The suggested number here is a maximum of 15 indicators for the entire business and 7 important objectives for each quarter.
Short and easy to understand: ensure that the names of the indicators and objectives you set are easy to understand, even the lowest-level office employee can understand what you want. Simply put, they must understand to be able to do it correctly, verbose and flashy language only makes things more complicated, employees will not remember and not do it according to your intentions.
Align with business operations and continuously improve: Each business is a unique entity, therefore, the metrics, goals, OKRs and KPIs will also differ. You should start with the important metrics and goals, and during the process, you and your team will realize whether they are suitable and worth pursuing in the future. Then, you adjust and continue to monitor them.

Nothing is perfect and fixed from the beginning, even your business metrics and goals will evolve with the development of the business, so let everything be natural.

3. Review correctly

After completing the target-setting process and releasing it. It is time for the business to conduct indicators in OKRs and KPIs regular and proper reviews to ensure that everything is always on track.

3.1. Regarding frequency

End-of-month or end-of-quarter meetings are not enough to ensure indicators in OKRs and KPIs smooth operations. Imagine if you only meet your team 12 times a year if you meet at the end of each month or only 4 times a year if you meet at the end of each quarter.

Many issues arise during a month or even a week, both internally and externally with customers. If you only meet at the end of each month, all you get are reports on the numbers, and you do not have the opportunity to address the issues that have hindered the team during the past month or make timely decisions. This is not to mention whether the targets and indicators of your OKRs and KPIs you set are still appropriate or not.

Therefore, hold weekly meetings on a fixed day and time so that the team can schedule their work and prepare the necessary information for the meeting. Weekly reviews are just enough connection; if you have more frequent meetings, the team will not have time to work and will not be proactive in their work.

3.2. Regarding method:

You have identified the importance of organizing a weekly meeting, so what should we do and say in this meeting to ensure that the team always adheres to the targets? Here are the principles of an effective weekly meeting:

Start and end on time: set up a fixed weekly meeting so that the team can control their time and attend on time. A meeting should only last for 90 minutes; beyond that, people will not have enough energy and focus to come up with the best solutions to problems.
Coordinators and secretaries: a meeting should have a main coordinator to ensure everyone stays on topic and focused on the issues discussed. The secretary will record important discussion points and action plans created to send to the team after the meeting ends.
Ensure proper and complete review: review important content weekly, including your metrics, objectives, from top to bottom. This means your metrics should be measured weekly, your goals should be broken down into smaller pieces for implementation. Do not stop midway in this process, especially when you have just discovered a problem and want to solve it immediately, because you may miss larger issues in metrics, objectives that have not been considered.
Problem-solving requires action (todo): for each problem, focus on solving it by developing specific action plans, assigning responsibility to someone, and then moving on to solve other problems. Be disciplined in this step, as nearly 80% of people have a tendency to “talk around” without focusing on a specific problem.

These are the principles of a properly organized regular meeting. To make this meeting truly effective, the coordinator must equip themselves with many other soft skills. But above all, it is training and discipline that are most important.

By regularly organizing weekly meetings, you will notice significant changes in the team: everyone knows their metrics, objectives, indicators in OKRs and KPIs by heart and focuses on achieving them; the team identifies and solves many emerging problems that are hindering progress; you can evaluate all activities taking place in the organization, adjust strategies and policies in a timely manner, and place expectations in the right place.

4. Simplamo – Helping you track and execute OKRs and KPIs the right way

Simplamo is a modern goal management software that combines OKRs and KPIs to effectively help you build and implement successful OKRs and KPIs. Instead of simply digitizing what you’re doing or providing you with a matrix of functionalities, Simplamo offers you the mindset and principles to ensure that you’re doing things right and sufficiently.

The mindset that Simplamo brings to you includes:

How to build weekly KPI metrics: Providing company-level and department-level KPI dashboards to quickly identify issues and make accurate predictions.
How to build quarterly OKR goals focused on what matters, with suggested methods for building them correctly and sufficiently. Breaking down quarterly OKRs into smart milestone checkpoints for easy progress measurement and issue identification.
A 7-step intelligent weekly meeting framework, including reviewing key metrics and goals to easily identify issues, and integrating the IDS (Identify-Diagnose-Solve) method for effective problem-solving.
A role-responsibility organizational chart framework, ensuring that OKRs and KPIs are assigned to the right people for the right tasks.
User-friendly software interface that focuses on displaying important information, making it easy to monitor team progress and identify impediments.
KPI Scorecard review during weekly meetings.
OKR goal board with smart milestone checkpoints.

The core essence that Simplamo brings to you is the operational mindset of a business, focusing on alignment, connection, and achieving goals.

Businesses that have used Simplamo have achieved impressive results within just 6 months of using the software. They have learned how to set the right goals, connect their teams, and work together to successfully execute their goals. Many businesses have experienced growth rates of over 30%, and some even achieved 200% growth within 6 months to 1 year of implementing Simplamo.

5. About Simplamo Simplamo aims to bring you real stories and true value.

We know that you are a great leader, a talented CEO with vast professional knowledge and excellent team leadership skills. However, that also means you are always busy, with numerous ideas that are not easy to convey and turn into reality. Your internal environment may become chaotic, and you may feel overwhelmed as your business expands.

Understanding your concerns, Simplamo was created as a crystallization of modern 21st-century management thinking, a century marked by the rapid rise of technology. The 21st century has no place for lengthy management theories and multi-layered approaches. Instead, management should be simple, practical, and effective.

Simplamo transforms modern management knowledge into user-friendly, understandable, and easy-to-follow tools. Amidst the daily flood of information, you and your team will know what needs to be done and how to collaborate to achieve your goals.

During the Simplamo feature demo session, the Simplamo team not only describes the features but also shares detailed insights about the mindset behind them. This way, you and your team can fully understand every aspect of running a business.

Only when there is shared understanding can your team row together in the same boat!

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines OKRs and KPIs, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Jun 15

Love0

Chat GPT đang trở nên thông minh một cách điên rồ, giờ thay vì tò mò hãy học cách thi nghi với sự đến gần của nó

5 Reasons Why OKRs Succeed in the West but Fail terribly in Asia

By Thương Nguyễn Goals and OKRs

OKR (Objectives and Key Results) is a goal management method widely used in Western companies such as Google, Intel, and LinkedIn, which has made these companies shine as superstars in the global business world. However, most OKRs are only successful in European and American countries, while in Asia, they often result in disastrous failures. Is there a reason behind this performance discrepancy, and is it because “the West has more superheroes”? The answer is not necessarily, as the 21st century is the century of Asia, and we are definitely making mistakes somewhere along the way.

Let’s explore the following article from Simplamo.com to understand the five reasons why OKRs are successful in the West but fail miserably in Asia, according to a report by McKinsey & Company, a leading global strategy consulting firm that has studied and analyzed OKRs and their impact on different markets.

Is it because Europeans have more modern machines, more MBA graduates, or a more advanced nervous system that they succeed? Obviously not. Most of us fail because we are confused in our thinking from the first steps of implementing OKRs. So how do we simplify things? In Asia, with its versatile language and fluid calligraphy, there is a tendency to perceive new things from abroad as “difficult,” which then defaults to “complicated.”

Today, with Simplamo, let’s explore 5 ways in which we can easily make mistakes when implementing OKRs, which are easy to understand and don’t require high-level AI intelligence to grasp. Sometimes, just reading them is enough to understand, and when we understand these 5 characteristics, we will realize that implementing OKRs is not that difficult after all.

1. Cultural factor

In Asian companies, respect for hierarchy is highly valued and questioning the boss’s opinion is seen as disrespectful to superiors and impolite to older people, leading to rigidity and conservatism in organizations and passive waiting for instructions from employees. However, for OKRs, a conservative mindset is easily defeated by the flexibility of the market.

“Trending” is the keyword for all customer behavior today, which is why many successful people today do not need degrees, even successful as teenagers on online platforms, starting their own businesses at a young age and earning millions of dollars, while giants have been destroyed by the “bowing culture” management mindset, having to sell themselves to small and nimble companies to dominate the market, typical of the case of Toshiba, which is 150 years old and had to sell to a series of Taiwanese companies and other financial organizations.

The key here is: empowering leadership, continuous openness, encouraging employees to speak up and be willing to debate for the best plans for the company in meetings. Being honest and good-willed will be a cultural revolution for companies in Asia in general and Vietnam in particular, is there a way? There is a way, everything will be solved with the meeting feature on Simplamo.com.

2. Setting OKRs too complicated, doubting simplicity

“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.” – Albert Einstein (the greatest theoretical physicist of the 20th century)

There is a psychological effect that often occurs with Vietnamese and Asian business owners, that is, anything at the macro level cannot be described in simple words. Complexity makes us feel like something grand and worthy of ambitious goals, plans, and dreams, but when it comes to action, everything fails, because to act confidently requires clear thinking, and clarity comes only from simplicity.

The true achievement in business does not come from grandiose-sounding words used just for show, but rather from the daily actions and resolute decisions made through clear and easy-to-understand thinking. Therefore, the more an entrepreneur can turn their ideas into simple and assertive words, the easier it is to encourage their team to apply them to reality, to divide tasks more clearly, and to correct mistakes more quickly and efficiently.

3. Organizational structure is too rigid

Some Asian companies have traditional and rigid organizational structures with hierarchical levels, they like “the process” and dislike the flexibility of rolling with the punches, which can slow down the implementation of OKRs. Meanwhile, Western companies usually have simpler organizational structures and can make decisions quickly.

US and European companies tend to focus on result-oriented management and performance, while Asian companies often focus on solving short-term issues and ensuring stability within the organization.

So, how can we build a flexible organizational structure that focuses on action, achieves real results, and doesn’t get lost in the roles that need to be done? Let’s explore the function of the Responsibility Chart on Simplamo software, where the systemic thinking of Asia combines with the agility of the West => all are available on Simplamo.com software.

4. Underestimate the measurement factor

In the West, companies often use a results-based measurement approach, which measures the degree of completion of goals and achieves expected outcomes. However, in Asia, companies often use an effort and process-based measurement approach, which measures the level of effort to achieve goals and the process of work execution.

Using inappropriate measurement methods can cause OKRs to fail in Asia, as employees may focus more on completing tasks, only making efforts without caring about the final results. This can lead to OKR goals failing and not bringing real value to the company.

5. Internal disconnection – the “Endless” charger of teamwork.

Setting a goal alone is not enough to achieve it. Usually, people will “set and forget”, so the goal will be pushed aside when daily life and other activities take up time. OKRs require consensus and positive psychology from all members of the organization.

To truly reach the goal, the team must always prioritize it in all its activities. More importantly, it is essential to ensure that everyone in the team knows each other’s work and is moving forward in the overall picture of the team’s common goal.

If people don’t know anything about each other, it will be challenging to help each other, leading to disjointed work processes and disagreements due to vague expectations. Clear communication of goals helps the team understand and ensure that everyone is confident in their work, and no one is left behind or lost when there are always teammates around.

Simplamo – The platform solves 5 common disasters in OKR implementation easily

Simplamo is a software that helps businesses operate and manage with modern management thinking, saving years of hard work with messy and disjointed operations that lead to lost vision and confusion. Now, all the obstacles in a company’s OKR can be solved decisively with simple yet accurate steps that focus on the core issues. The pain of OKR implementation is no longer a silent note in the soaring development of the enterprise.

Specifically, the following 5 functions in Simplamo address common OKR implementation issues encountered in Asian companies:

1:1 dialogue feature enhances empowerment, demonstrating the greatness of a leader (Level 5 Leader according to Jim Collins – author of the book “From Good to Great”), pushing employees into bold tasks, allowing them to take ownership of tasks and discover their own talents.

2. Establish clear and specific company-wide goals, summarized in 7 core objectives, with all members discussing and each department and member having clear, specific goals using the S.M.A.R.T method. Minimize the habit of half-hearted work, ensure everyone understands each other’s work, and their own responsibilities. All operations are carried out on Simplamo.

3. Responsibility chart: clarify the overall picture and current structure of the company, package it with 5 roles or lower for each position, and focus on defining the core roles. Through this, each employee will understand the organization’s nature, and those who are overloaded by sitting in multiple positions will be scientifically restructured and analyzed, discussed with the whole team to come up with an optimized diagram for a smarter operation.

4. Make confident decisions based on data stored on the software. All KPIs are tracked on the Scorecard and updated continuously to fit the business situation, measured weekly to align with the quarterly goals but still maintain flexibility for market fluctuations. Build a vision of core goals using 8 simple questions according to modern management models from the United States. This helps leaders look in the same direction and quickly adapt to a vast world.

5. The Weekly Meeting tool addresses tons of gaps in plan execution. An effective Weekly Meeting, with a ready-made framework, 7 specific steps, all linked to each other, and automatically creating issues when they arise continuously. Urgent issues will be added to the To-do list, while longer ones will be listed in the Rock section of the quarterly goals. The specific PICs will take turns coordinating the meeting on the BOD, helping middle managers become stronger and not relying on the boss.

The rap on Simplamo highlights how the management mindset can be tightly integrated into the company’s operations to truly make them effective. It emphasizes the importance of both leadership and employees understanding what they are doing, where they need to go, and how to get there. Simplamo provides a roadmap for companies, eliminating doubts and turning vision into reality.

Managing a company on Simplamo.com allows us to easily see the capability to achieve goals and any inefficiencies in the action process, which cannot be hidden. The focus is on transparency and simplicity, quickly eliminating difficulties and concentrating on important matters.

CEOs can overcome the pain of management and experience freedom for their ambitions with the support of Simplamo’s simple management software, allowing them to confidently dream of achieving many other victories in their path to realizing their million-dollar dreams!

Simplamo is more than just software, it is the passion and intelligence of engineers who continuously improve and update the product to become smarter, creating a better competitive advantage and helping many Vietnamese businesses achieve sustainable growth. Let’s join together to win!

The growth of a company is the absolute guiding principle for Simplamo. With all its heart and desire, Simplamo believes that all operational pains can be resolved to zero, paving the way for leaders to strive for success and maximize the potential for business development – Super growth – Super profit.

—————————————————

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Apr 02

Love0

Chat GPT đang trở nên thông minh một cách điên rồ, giờ thay vì tò mò hãy học cách thi nghi với sự đến gần của nó (2)

5 lý do tại sao OKR thành công tại phương Tây, thất bại thảm hại tại Châu Á

By Thương Nguyễn KPI/OKR

OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp phương Tây như Google, Intel, hay LinkedIn,… đưa các công ty này vụt sáng thành các Siêu Sao trên thánh địa Kinh Doanh toàn cầu. Tuy nhiên, đa số OKR chỉ thành công tại các nước Châu Âu và Mỹ còn với Châu Á thường chỉ nhận lại kết quả thất bại ê chề, có lý do gì đằng sau bài toán hiệu suất này không, phải chăng vì “bên Tây họ có nhiều siêu anh hùng hơn”, câu trả lời là không hẳn. Vì sao, vì thế kỷ 21 là thế kỷ của Châu Á, chắc chắn chúng ta đang bị sai ở một số bước nào đó thôi, cùng Simplamo.com tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Theo báo cáo của McKinsey một tập đoàn tư vấn chiến lược hàng đầu thế giới, đã nghiên cứu và phân tích về OKR và ảnh hưởng của nó trên các thị trường khác nhau. Dưới đây là 5 lý do mà McKinsey & Company đưa ra, giải thích tại sao OKR thường rất thành công tại phương Tây nhưng thất bại “thảm họa” tại Châu Á.

Có phải người Châu Âu thành công vì sở hữu nhiều máy móc hiện đại hơn, hay họ có nhiều người học MBA hơn, hay sở hữu bộ thần kinh thuộc hàng cấp tiến hơn tất cả, hiển nhiên là không rồi, đa số chúng ta thất bại vì bị RỐI trong tư duy từ những bước đi đầu tiên khi thực thi OKR, vậy giờ làm sao? Cùng truy tìm sự “Đơn Giản Hóa”.

Tại châu Á, với khả năng ngôn từ thiên biến vạn hóa, nét chữ uyển chuyển rồng bay phượng múa, thường có xu hướng tiếp nhận những điều mới từ nước ngoài với tâm lý “khó”, mà đã là khó rồi nên dễ mặc định nó “phức tạp”, không sao hôm nay cùng Simplamo khám phá ra 5 cách khiến ta dễ bị mắc sai lầm khi thực thi OKR, vô cùng dễ hiểu, không cần phải AI cầu kì trí tuệ đỉnh cao mới hiểu được, có khi chỉ cần đọc qua là hiểu được luôn, khi nắm rõ 5 đặc điểm này chắc chắn chúng ta sẽ nhận ra rằng, thật ra việc thực thi OKR cũng không khó lắm đâu.

1. Yếu tố văn hóa

Tại các công ty Châu Á, luôn đề cao tôn trọng thứ bậc và xem việc phản bác ý kiến của Sếp là hành vi thiếu tôn trọng cấp trên, thất lễ với người lớn tuổi, điều này dẫn đến sự cứng nhắc và bảo thủ trong các tổ chức, tính thụ động chờ lệnh từ nhân viên. Mà đối với việc thực thi OKR, tư duy bảo thủ rất dễ bị sự linh hoạt của thị trường đánh bại.

“Trending” là từ khóa của tất cả hành vi khách hàng hiện nay, đó là lý có rất nhiều người thành công hiện nay không cần bằng cấp, thậm chí là thành công khi còn là một thiếu niên trên các nền tảng trực tuyến. Khởi nghiệp khi còn rất trẻ với số tiền kiếm được lên đến hàng chục triệu đô, trong khi những người khổng lồ già cỗi đã bị đánh sập bởi chính lối tư duy quản trị “văn hóa cúi đầu”, phải bán mình cho các công ty nhỏ và nhanh nhẹn thống lĩnh thị trường, tiêu biểu như trường hợp của Toshiba với 150 năm tuổi phải bán lại cho hàng loạt các công ty Đài Loan và một số tổ chức tài chính khác.

Chìa khóa ở đây là: Lãnh đạo trao quyền, cởi mở liên tục, khuyến khích nhân viên mạnh dạn nói lên ý kiến và sẵn sàng tranh luận để có những phương án hay nhất cho các hoạt động của công ty trong các cuộc họp. Thẳng thắn và có thiện chí sẽ là cuộc đại cách mạng văn hóa cho các công ty tại Châu Á nói chung và Việt Nam nói riêng, có cách nào không? Có cách, tất cả sẽ được giải quyết với tính năng cuộc họp trên Simplamo.com

2. Đặt OKR quá phức tạp, nghi ngờ sự đơn giản

“Nếu anh không thể giải thích đơn giản thì anh chưa hiểu đủ rõ” – Albert Einstein (Nhà vật lý lý thuyết vĩ đại nhất thế kỷ 20)

Có một hiệu ứng tâm lý thường xảy ra với các ông chủ Việt Nam và châu Á đó là, cái gì ở tầm vĩ mô thì không thể mô tả bằng những từ ngữ đơn giản. Vì sự phức tạp khiến chúng ta có cảm giác điều gì đó lớn lao, mới xứng đáng với những cái gọi là mục tiêu quý, kế hoạch năm đầy tham vọng và hoài bão, nhưng khi bắt tay vào hành động, tất cả đều thất bại. Vì để tự tin hành động tốt cần những suy nghĩ rõ ràng, và sự rõ ràng chỉ đến từ sự đơn giản.

Thành quả kinh doanh thực sự không đến từ những từ ngữ nghe có vẻ lớn lao và chỉ để trưng bày cho thật hoành tráng, thành quả thực sự đến từ những việc làm hàng ngày, hành động dứt khoát bằng những suy nghĩ rõ ràng, dễ hiểu. Vì vậy ông chủ nào càng biến những ý tưởng trong đầu thành những lời nói khẳng định đơn giản, càng dễ thúc đẩy đội ngũ áp dụng vào thực tế nhanh hơn, chia việc rõ ràng hơn và sửa sai kiểu du kích thần tốc hơn.

3. Cơ cấu tổ chức “cứng quá thì gãy”

Một số công ty Châu Á có cấu trúc tổ chức truyền thống và phân cấp quy củ, họ thích “lộ trình” và ghét sự lăn xả của tính linh hoạt, điều này có thể làm chậm quá trình triển khai, thực thi OKR. Trong khi đó, các công ty phương Tây thường có cấu trúc tổ chức đơn giản hơn và dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng.

Các công ty Mỹ và Châu Âu có xu hướng tập trung vào tư duy quản lý hướng đến kết quả và hiệu suất, trong khi đó, các công ty Châu Á thường tập trung vào việc giải quyết các vấn đề ngắn hạn và đảm bảo tính ổn định trong tổ chức.

Vậy để xây dựng một cơ cấu tổ chức linh hoạt, tập trung vào hành động, hướng đến kết quả thực sự, tổ chức không bị rối loạn trong các vai trò cần làm gì? Cùng tìm hiểu chức năng Sơ đồ trách nhiệm trên phần mềm Simplamo, khi tư duy hệ thống của châu Á kết hợp với sự nhanh nhạy của phương Tây => tất cả đều có hết trên phần mềm Simplamo.com

4. Xem nhẹ yếu tố đo lường

Ở phương Tây, các công ty thường sử dụng phương pháp đo lường dựa trên kết quả và thành tựu, tức là đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu và đạt được các kết quả mong đợi. Tuy nhiên, ở Châu Á, các công ty thường sử dụng phương pháp đo lường dựa trên nỗ lực và quá trình, tức là đo lường mức độ nỗ lực để đạt được mục tiêu và quá trình thực hiện công việc.

Việc sử dụng các phương pháp đo lường không phù hợp có thể khiến cho việc thực thi OKR thất bại ở Châu Á, bởi vì nhân viên có thể tập trung nhiều hơn vào việc hoàn thành nhiệm vụ, chỉ nỗ lực không quan tâm đến kết quả cuối cùng. Điều này có thể dẫn đến mục tiêu OKR thất bại và không mang lại giá trị thực cho công ty.

5. Mất kết nối nội bộ – “ cục sạc” teamwork vĩnh cửu

Chỉ đặt mục tiêu thì chưa đủ để đạt được nó. Thường thì, mọi người sẽ “đặt và quên”, vì vậy mục tiêu sẽ bị đẩy sang một bên khi cuộc sống hàng ngày và các hoạt động khác chiếm lấy thời gian. Thực thi OKR yêu cầu sự đồng thuận và tâm lý tích cực từ tất cả các thành viên trong tổ chức.

Để thực sự tiến đến mục tiêu, team phải luôn đặt mục tiêu ở vị trí số 1 trong mọi hoạt động của mình. Quan trọng hơn cả là phải đảm bảo mọi người trong nhóm đều biết công việc của nhau, đang tiến hành như thế nào trong bức tranh tổng thể mục tiêu chung của toàn đội.

Nếu mọi người không biết gì về nhau sẽ rất khó để giúp đỡ, dẫn đến mạch làm việc rời rạc, đương nhiên công việc sẽ không thể smooth thực sự, dễ bất đồng nội bộ vì mơ hồ trong các kỳ vọng lẫn nhau. Truyền tải mục tiêu rõ ràng giúp team thấu hiểu, đảm bảo mọi người nắm chắc công việc của mình, không ai bị bỏ lại hoặc lạc lõng một mình khi xung quanh luôn có đồng đội.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm OKRs triển khai hiệu quả trên thế giới và Việt Nam

Simplamo – Nền tảng khắc phục dễ dàng 5 thảm họa trong thực thi OKR

Simplamo phần mềm giúp quản trị, vận hành doanh nghiệp bằng tư duy quản trị hiện đại dễ dàng, tiết kiệm biết bao năm khổ luyện với mớ vận hành lộn xộn, rời rạc, càng đi càng không thấy tầm nhìn ở đâu, lạc đường tìm hoài không ra phương pháp. Giờ đây, mọi điểm nhiễu trong OKR của doanh nghiệp đều có thể giải quyết dứt điểm bằng những thao tác đơn giản nhưng chuẩn xác và đi vào trọng tâm. Nơi nỗi đau về việc thực thi OKR không còn là một nốt lặng trong bản nhạc phát triển cao vút của Doanh nghiệp nữa.

Cụ thể 5 chức năng trên Simplamo khắc phục lỗi thực thi OKR thường gặp tại các công ty Châu Á:

Tính năng đối thoại 1:1 tăng khả năng trao quyền – điều đó thể hiện sự vĩ đại của một ông chủ (Lãnh đạo cấp độ 5 theo Jim Collins – Tác giả cuốn sách từ tốt đến vĩ đại), đẩy nhân viên vào những việc táo bạo, cho phép họ tự làm chủ task để khám phá ra họ tài giỏi tới mức nào.

2. Thiết lập mục tiêu quý chỉ tóm gọn trong 7 mục tiêu cốt lõi của toàn công ty, tất cả các thành viên cùng thảo luận, mỗi phòng ban và thành viên có mục tiêu rõ ràng, cụ thể theo phương pháp S.M.A.R.T, giảm thiểu thói quen làm việc nửa vời, ai cũng nắm được việc của nhau và hiểu rõ việc của mình. Tất cả đều thao tác trên Simplamo.

3. Sơ đồ trách nhiệm: làm rõ bức tranh toàn cảnh, cơ cấu hiện tại của công ty, gói lại với 5 vai trò trở xuống cho từng vị trị, cách định hướng vai trò cốt lõi thật ngắn gọn và thật trọng tâm. Thông qua đó, mỗi nhân viên hiểu rõ nội tại của tổ chức, những ai bị quá tải vì đang ngồi nhiều vị trí, sẽ được cơ cấu và phân tích lại một cách khoa học, thảo luận cùng toàn đội để ra một sơ đồ tối ưu hóa cách vận hành thông minh hơn.

4. Ra quyết định đầy tự tin nhờ vào các dữ liệu có căn cứ được lưu trữ trên phần mềm. Chỉ số KPI được theo dõi toàn bộ trên Scorecard và được cập nhật liên tục để phù hợp với tình hình kinh doanh, đo lường theo từng tuần bám sát với mục tiêu Quý, nhưng vẫn giữ được khoảng thở cho sự linh hoạt của biến động thị trường. Xây dựng tầm nhìn mục tiêu cốt lõi bằng 8 câu hỏi đơn giản theo mô hình quản trị hiện đại đến từ Hoa Kỳ, giúp các lãnh đạo cùng nhìn một hướng và lao nhanh về một thế giới rộng lớn hớn.

5. Công cụ Weekly Meeting khắc phục hàng tấn các đoạn gãy trong thực thi kế hoạch – Nhịp họp Weekly hiệu quả, với bộ khung có sẵn, 7 bước cụ thể, các bước đều được link với nhau và tự động tạo các vấn đề khi phát sinh liên tục. Cần giải quyết gấp sẽ cho lên To-do list, nếu lâu hơn, sẽ được liệt kê vào Rock mục tiêu quý cần hoàn thành. PIC cho từng người cụ thể, luân phiên điều phối cuộc họp ở trên BOD giúp anh em quản lý cấp trung mạnh lên và không có thói quen ỷ lại vào Sếp lớn.

Tư duy quản trị được rap vừa khít trên Simplamo, giúp quá trình vận hành công ty thực sự hiệu quả, quan trọng lãnh đạo và nhân viên thực sự biết mình đang làm gì, cần phải đi đâu và đi như thế nào, bản đồ định hướng trên Simplamo đã có sẵn, doanh nghiệp không còn hoài nghi bị lạc trôi trong con đường mình theo đuổi, biến tầm nhìn trở thành thực tế.

Khi quản trị công ty trên Simplamo.com, năng lực trong việc hoàn thành mục tiêu rất dễ được nhìn thấy và sự kém hiệu quả trong bất kỳ khâu hành động nào là hoàn toàn không thể che giấu. Minh bạch và gọn nhẹ, loại bỏ khó khăn càng nhanh càng tốt, tập trung làm điều quan trọng.

Cùng CEO bước qua nỗi đau điều hành và cảm nhận tự do cho những tham vọng phía trước, với sự giúp sức vững từ nội lực của phần mềm quản trị đơn giản Simplamo, tự tin mơ thêm nhiều chiến thắng khác trong con đường chinh phục hoài bão triệu đô của mình!

Simplamo còn hơn cả một phần mềm, đó là tâm huyết, trí tuệ của các kỹ sư đang không ngừng cải tiến, cập nhật sản phẩm trở nên thông minh hơn, tạo lợi thế cạnh tranh tốt hơn và đặc biệt giúp cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam tăng trưởng nhanh bền vững, chúng ta cùng đồng hành và cùng chiến thắng.

Sự tăng trưởng của doanh nghiệp các sếp chính là kim chỉ nan tuyệt đối cho Simplamo, bằng tất cả trái tim và khát khao, Simplamo tin là mọi nỗi đau vận hành sẽ được Simplamo hoá giải thành Zero, dọn đường cho các Sếp vươn mình bứt phá, phát huy tối đa tiềm năng phát triển của doanh nghiệp – Siêu tăng trưởng – Siêu lợi nhuận

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1 2 Next