KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường

Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
  • Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
  • Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
  • Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
  • Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
• Nhân viên:
  • Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
  • Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
  • Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển

2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống

2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:

• Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
• Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
• KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
• Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
• Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian

2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?

Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống

• Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:

Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.

Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần

• Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:

Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.

Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng

• Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn

Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

• Tên chỉ số
• Chỉ tiêu của chỉ số
• Tên người phụ trách
• Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt

Có hai loại chỉ số scorecard:

• Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
• Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

• Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
• Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
• Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 đến 5 chỉ số cho cấp phòng ban)

• Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

• Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.

2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard

• Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard

Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.

• Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ

Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.

• Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó

Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.

• Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn

Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.

• Kết hợp với nhịp họp hàng tuần

Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.

3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản

3.1 Giới thiệu Simplamo

Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.

3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

• Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
• Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
• Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
• Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
• Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
• Nhấn nút Đề xuất

Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đăng ký trải nghiệm Simplamo, xây dựng KPI đơn giản cùng với trí thông minh nhân tạo AI tại đây, miễn phí 30 ngày sử dụng đầu tiên: https://app.simplamo.com/sign-up

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1. Phần mềm OKRs là gì?

Quản trị theo mục tiêu OKR là gì? (Objectives and Key Results): là một trong những phương pháp quản trị hiệu suất dùng để xác định, theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu trong tổ chức. OKR được phát triển bởi Andy Grove, CEO của Intel và được thực hiện rộng rãi bởi John Doerr, một nhà công nghệ hàng đầu.

Phần mềm OKRs là một công cụ giúp doanh nghiệp triển khai, theo dõi, đánh giá và đo lường mục tiêu trong tổ chức. Một số phầm mềm OKR nổi tiếng: Perdoo, Lattice, Simplamo, VNOKR, Base Goal,…

2. TOP 2 phần mềm quản lý OKRs trên thế giới

2.1 Phần mềm OKRs Lattice

Lattice – Phần mềm quản trị mục tiêu hàng đầu của Mỹ về đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên báo cáo tổng quan và sự hỗ trợ mạnh mẽ của công cụ OKR & Goal. Các tính năng nổi trội của Lattice tập trung vào yếu tố con người, trao đổi 1:1, gắn kết đội ngũ và biểu dương khen thưởng. Với Lattice doanh nghiệp dễ dàng xây nên lộ trình nhân sự rõ nét với đầy đủ các công cụ giúp kết nối – thực thi và phát triển nhân sự.

Điểm mạnh: Song song với việc theo dõi và đo lường mục tiêu, Lattice tập trung nhiều vào khía cạnh con người. Lattice giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng, xây dựng cho nhân viện lộ trình phát triển nghề nghiệp và mạnh mẽ ở khía cạnh thu hút và giữ chân nhân tài. Lattice cho phép theo dõi sự nghiệp của bất kỳ cá nhân nào cũng như liên kết với sự phát triển của tổ chức.

Điểm yếu: Doanh nghiệp phải trả các mức giá tăng dần để sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên Lattice. Các tính năng khá phức tạp và đòi hỏi phải cập nhật dữ liệu thường xuyên.

Phù hợp: Các doanh nghiệp đã phát triển ổn định, có văn hóa cởi mở hiện đại, muốn tập trung xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nhân tài.

2.2 Phần mềm OKRs Perdoo

Perdoo là một phần mềm quản lý OKR giúp các tổ chức xây dựng, theo dõi và đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Perdoo có một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, cung cấp các công cụ để giúp người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý các mục tiêu. Người dùng có thể tạo các mục tiêu chính và các kết quả cụ thể, và theo dõi từng tiến độ của các OKR thông qua các biểu đồ và báo cáo.

Điểm mạnh: Perdoo giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát các họat động diễn ra trong tổ chức trên cùng một nền tảng. Bên cạnh đó, việc cập nhật lộ trình thường xuyên giúp cho việc theo dõi số liệu trở nên trực quan hơn, mang tính định hướng hơn.

Điểm yếu: Perdoo có một giá khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này có thể là một rào cản đối với đối với một số tổ chức. Có một số đánh giá cho rằng Perdoo cung cấp nền tảng triển khai OKR có tư duy khá “rộng” làm doanh nghiệp mất một khoảng thời gian dài để tìm hiểu và thích nghi.

Phù hợp: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

3. TOP 3 phần mềm OKRs thông dụng tại Việt Nam

3.1 Phần mềm OKRs Simplamo phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam và Quốc Tế

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Mỹ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI. Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hằng năm.

Điểm mạnh: Simplamo cung cấp góc nhìn từ tổng quan đến chi tiết, có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu, dễ áp dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, có hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng. Với hai ngôn ngữ là Tiếng Anh và Tiếng Việt.

Điểm yếu:  Chưa tập trung vào quy trình làm việc, tính năng này sẽ được phát triển trong thời gian tới

Phù hợp: Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ 10 – 250 nhân sự, mong muốn có một cấu trúc chuẩn và hiệu suất cao để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

3.2 Phần mềm Base Goal

Base Goal là một phân hệ trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện của Base.vn. Base Goal hỗ trợ việc phân rã & báo cáo mục tiêu, thích hợp để theo dõi & đánh giá KPI nhân viên. Base Goal cung cấp cho người dùng một góc nhìn tổng quan với giao diện “cây mục tiêu” được phân cấp rõ ràng.

Điểm mạnh: Base Goal giúp quản lý thuận tiện trong giao việc và theo dõi nhân viên của mình, Base Goal kết nối với nhiều ứng dụng khác giúp quản lý đồng thời kiểm soát dự án và quy trình. Ngoài ra, Base Goal cũng có một mức giá hợp lý cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Điểm yếu: Việc kết nối với nhiều ứng dụng khác vừa là điểm mạnh, đồng thời cũng là điểm yếu khi vô tình mang đến sự phức tạp, buộc nhân viên phải dành nhiều thời gian thao tác trên phần mềm, bỏ qua các công việc quan trọng. Bên cạnh đó, Base Goal cũng cung cấp khá nhiều tùy chọn (về chu kỳ, metric) không có công thức thiết lập chuẩn, gây khó khăn trong việc áp dụng đồng bộ và người mới bắt đầu.

Phù hợp: Base Goal phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn giao mục tiêu và theo sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên.

3.3 Phần mềm VNOKRs

VNOKRS chỉ tập trung vào OKR như đúng tên gọi của mình, không gây xao nhãng và đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc quan trọng của OKR. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều phương pháp quản trị khác để xây dựng nền tảng và cách phối hợp làm việc hiệu quả, bổ sung các mảng còn thiếu của VNOKRS.

Điểm mạnh: Giúp doanh nghiệp theo sát việc triển khai OKR trong tổ chức

Điểm yếu: VNOKR chỉ có OKR đơn lẻ, không có bảng chỉ số theo sát và đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục, hiệu quả. Ngoài ra, việc áp dụng VNOKR cũng gây mất thời gian trong các cuộc họp checkin 1-1 nếu doanh nghiệp có đông nhân sự.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp

Một số tiêu chí khi lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp:

• Mục tiêu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình trong việc áp dụng phần mềm OKR. Mỗi phần mềm OKR có các điểm mạnh khác nhau và sẽ hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp khi họ biết mình tập trung vào điều gì tại thời điểm hiện tại.
• Quy mô nhân sự và độ phức tạp trong cơ cấu: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hiệu suất làm việc cao, tối ưu chi phí và sự linh hoạt trong vận hành, một phần mềm OKR với sự đơn giản trong thao tác và dễ áp dụng đồng bộ có thể là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, các doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn, phức tạp (>250 nhân sự), bên cạnh phần mềm OKR doanh nghiệp nên sử dụng thêm các phần mềm giao việc, quy trình khác để mang đến hiệu quả toàn diện.
• Khả năng đáp ứng của đội ngũ: Khi có một đội ngũ nhân sự khá đa dạng về trình độ, tuổi tác hoặc mới áp dụng OKR lần đầu, doanh nghiệp nên tìm một phần mềm OKR có sẵn công thức chuẩn, chung nhất để áp dụng đồng bộ trong tổ chức, dễ mang đến kết quả nhanh hơn so với các phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn.
• Sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia: Mặc dù OKR không quá mới, có nhiều khóa học và tài liệu viết về OKR, nhưng để áp dụng đồng bộ, liên kết và phân rã mục tiêu phù hợp, sự hỗ trợ của chuyên gia triển khai sẽ là một điểm cộng rất lớn.
• Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện phần mềm cũng là yếu tố quan trọng để tăng độ yêu thích của đội ngũ nhân sự với phần mềm. Trong đó, các điểm quan trọng bao gồm: giao diện cung cấp đầy đủ các góc nhìn tổng quan & chi tiết, sự logic – mượt mà trong các thao tác, tập trung vào các tính năng quan trọng và dễ dàng nhập, xuất dữ liệu.

5. Điểm khác biệt mang tính đột phá khi triển khai OKR trên Simplamo

5.1 Triển khai OKR kết hợp KPI, xây dựng hệ thống quản trị toàn diện trong doanh nghiệp

Song song với việc giúp doanh nghiệp triển khai OKR, Simplamo tích hợp việc triển khai KPI trên phần mềm (gọi là các chỉ số Scorecard). Bảng chỉ số Scorecard hàng tuần là giải pháp hoàn thiện cho mô hình OKR hiện tại (khi OKR chỉ tập trung vào các kết quả then chốt mà không có các chỉ số đo lường hàng tuần để đảm bảo công việc đang diễn ra đều đặn và đúng tiến độ).

Thay vì cung cấp các chức năng tùy chỉnh không tuân thủ theo bất kỳ tư duy hay nguyên tắc nào, tùy thuộc vào cảm tính của mỗi người, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi mục tiêu dựa trên tư duy quản trị hiện đại, khoa học và tất cả đều có chủ đích:

• Mục tiêu được phân rã khoa học từ Bảng tầm nhìn của doanh nghiệp. Trên Simplamo, Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng chỉ với 8 phần cốt lõi.
• Tư duy “tập trung vào điều quan trọng” giúp đội ngũ tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng tại mỗi thời điểm. Mỗi cá nhân có tối đa 3 mục tiêu quý và doanh nghiệp có tối đa 7 mục tiêu quý, giúp phát huy tối đa năng lực đội ngũ, hạn chế các công việc nữa vời.
• Tích hợp sẵn phương pháp xây dựng mục tiêu Smart cùng với các tính năng gợi ý thông minh.
• Mục tiêu sau khi xây xong sẽ được phân rã thành các cột mốc – đo lường từng tiến trình thực thi mục tiêu cụ thể.
• Chỉ số scorecard đo lường sức khỏe của doanh nghiệp hàng tuần: giúp doanh nghiệp xây dựng riêng cho mình bảng chỉ số cốt lõi, dễ dàng đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện nhanh chóng các vấn đề xảy ra trong tổ chức.

5.2 Sơ đồ trách nhiệm xây dựng một nền móng vững chắc để mọi người cam kết và trách nhiệm hơn với mục tiêu

Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc mang lại sự rõ ràng về vai trò cho mỗi cá nhân về các mục tiêu được giao, mỗi mục tiêu được chỉ định người đảm nhận cụ thể và: đúng người, đúng trách nhiệm. Bên cạnh đó sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo thể hiện rõ: người chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí, cùng với 5 chức năng – công việc cần làm, giúp tất cả các thành viên đều rõ ràng ở trách nhiệm trong mỗi vị trí. Điều này giúp loại bỏ sự lẫn lộn và chồng chéo vai trò trong quá trình thực thi mục tiêu.

5.3 Kiên trì với khung cuộc họp hàng tuần giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh bại mục tiêu đã đề ra

Không chỉ xoay quanh ở vấn đề xây dựng mục tiêu, doanh nghiệp cần chú trong chặt chẽ đến từng tiến trình thực thi để mọi thứ đạt được như kỳ vọng.

Hầu hết các phần mềm OKRs hiện nay trên thị trường đều có thể giúp sếp đo lường tiến trình thực thi của đội ngũ. Tuy nhiên có một điểm yếu đó chính là không có yếu tố giúp toàn bộ đội ngũ cam kết, và việc “đo lường” có thật sự đang diễn ra đều đặn? Rằng mọi người có đang ý thức và trách nhiệm với mục tiêu hàng ngày hay thực tế đội ngũ của sếp thả trôi mọi thứ.

Đây chính là lý do vì sao sếp cần khung cuộc họp tuần và đây là công cụ quan trọng để doanh nghiệp liên kết toàn bộ quá trình thực thi của doanh nghiệp. Khung cuộc họp trên Simplamo sẽ giúp sếp theo dõi từng tiến trình thực thi mục tiêu và giải quyết vấn đề liên tục. Quá trình này sẽ giúp sếp không bỏ sót mục tiêu, kịp thời theo dõi các vấn đề, nhận được sự thảo luận và phản hồi liên tục của đội ngũ về việc thực thi mục tiêu.

Khung cuộc họp trên Simplamo bao gồm:

1. Chi sẻ tin tốt
2. Rà soát chỉ số
3. Rà soát mục tiêu
4. Phản hồi
5. Danh sách hành động
6. Vấn đề cần giải quyết
7. Kết luận

Để tìm hiểu chi tiết về khung cuộc họp tuần trên Simplamo mời bạn nhấn vào link tại đây

5.4 Tính năng đơn giản, dễ áp dụng phù hợp SME triển khai OKR và KPI thành công

Việc triển khai OKR, kết hợp KPI đơn giản với các tính năng dễ dàng thao tác. Bên cạnh đó phần mềm đã setup sẵn hệ tư duy quản trị giúp nâng tầm lãnh đạo, năng lực quản lý của mọi thành viên.

Đơn giản vì giúp doanh nghiệp đi từ những gì cốt lõi nhất chính là tầm nhìn – cô đọng tầm nhìn thành 2 trang giấy trên Simplamo. Bên cạnh đó đơn giản hơn cơ cấu của tổ chức thông qua “Sơ đồ trách nhiệm”, cung cấp một cái nhìn “rõ ràng” hơn ở các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong doanh nghiệp. Giúp đội ngũ không ngừng tập trung mục tiêu quan trọng cùng với đo lường các chỉ số sức khỏe doanh nghiệp hàng tuần.

Simplamo đơn giản, nhưng không dễ dàng sử dụng vì cần có tư duy, quá trình sử dụng Simplamo doanh nghiệp sẽ được các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm Coaching tư duy & thao tác sử dụng phần mềm.

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp phương Tây như Google, Intel, hay LinkedIn,… đưa các công ty này vụt sáng thành các Siêu Sao trên thánh địa Kinh Doanh toàn cầu. Tuy nhiên, đa số OKR chỉ thành công tại các nước Châu Âu và Mỹ còn với Châu Á thường chỉ nhận lại kết quả thất bại ê chề, có lý do gì đằng sau bài toán hiệu suất này không, phải chăng vì “bên Tây họ có nhiều siêu anh hùng hơn”, câu trả lời là không hẳn. Vì sao, vì thế kỷ 21 là thế kỷ của Châu Á, chắc chắn chúng ta đang bị sai ở một số bước nào đó thôi, cùng Simplamo.com tìm hiểu qua bài viết sau nhé! 

Theo báo cáo của McKinsey một tập đoàn tư vấn chiến lược hàng đầu thế giới, đã nghiên cứu và phân tích về OKR và ảnh hưởng của nó trên các thị trường khác nhau. Dưới đây là 5 lý do mà McKinsey & Company đưa ra, giải thích tại sao OKR thường rất thành công tại phương Tây nhưng thất bại “thảm họa” tại Châu Á.

Có phải người Châu Âu thành công vì sở hữu nhiều máy móc hiện đại hơn, hay họ có nhiều người học MBA hơn, hay sở hữu bộ thần kinh thuộc hàng cấp tiến hơn tất cả, hiển nhiên là không rồi, đa số chúng ta thất bại vì bị RỐI trong tư duy từ những bước đi đầu tiên khi thực hiện OKR, vậy giờ làm sao? Cùng truy tìm sự “Đơn Giản Hóa”.

Tại châu Á, với khả năng ngôn từ thiên biến vạn hóa, nét chữ uyển chuyển rồng bay phượng múa, thường có xu hướng tiếp nhận những điều mới từ nước ngoài với tâm lý “khó”, mà đã là khó rồi nên dễ mặc định nó “phức tạp”, không sao hôm nay cùng Simplamo khám phá ra 5 cách khiến ta dễ bị mắc sai lầm khi thực hiện OKR, vô cùng dễ hiểu, không cần phải AI cầu kì trí tuệ đỉnh cao mới hiểu được, có khi chỉ cần đọc qua là hiểu được luôn, khi nắm rõ 5 đặc điểm này chắc chắn chúng ta sẽ nhận ra rằng , thật ra việc thực hiện OKR cũng không khó lắm đâu.

1. Yếu tố văn hóa

Tại các công ty Châu Á, luôn đề cao tôn trọng thứ bậc và xem việc phản bác ý kiến của Sếp là hành vi thiếu tôn trọng cấp trên, thất lễ với người lớn tuổi, điều này dẫn đến sự cứng nhắc và bảo thủ trong các tổ chức, tính thụ động chờ lệnh từ nhân viên. Mà đối với OKR, tư duy bảo thủ rất dễ bị sự linh hoạt của thị trường đánh bại.

“Trending” là từ khóa của tất cả hành vi khách hàng hiện nay, đó là lý có rất nhiều người thành công hiện nay không cần bằng cấp, thậm chí là thành công khi còn là một thiếu niên trên các nền tảng trực tuyến. Khởi nghiệp khi còn rất trẻ với số tiền kiếm được lên đến hàng chục triệu đô, trong khi những người khổng lồ già cỗi đã bị đánh sập bởi chính lối tư duy quản trị “văn hóa cúi đầu”, phải bán mình cho các công ty nhỏ và nhanh nhẹn thống lĩnh thị trường, tiêu biểu như trường hợp của Toshiba với 150 năm tuổi phải bán lại cho hàng loạt các công ty Đài Loan và một số tổ chức tài chính khác. 

Chìa khóa ở đây là: Lãnh đạo trao quyền, cởi mở liên tục, khuyến khích nhân viên mạnh dạn nói lên ý kiến và sẵn sàng tranh luận để có những phương án hay nhất cho các hoạt động của công ty trong các cuộc họp. Thẳng thắn và có thiện chí sẽ là cuộc đại cách mạng văn hóa cho các công ty tại Châu Á nói chung và Việt Nam nói riêng, có cách nào không? Có cách, tất cả sẽ được giải quyết với tính năng cuộc họp trên Simplamo.com

2. Đặt OKR quá phức tạp, nghi ngờ sự đơn giản

“Nếu anh không thể giải thích đơn giản thì anh chưa hiểu đủ rõ” – Albert Einstein (Nhà vật lý lý thuyết vĩ đại nhất thế kỷ 20)

Có một hiệu ứng tâm lý thường xảy ra với các ông chủ Việt Nam và châu Á đó là, cái gì ở tầm vĩ mô thì không thể mô tả bằng những từ ngữ đơn giản. Vì sự phức tạp khiến chúng ta có cảm giác điều gì đó lớn lao, mới xứng đáng với những cái gọi là mục tiêu quý, kế hoạch năm đầy tham vọng và hoài bão, nhưng khi bắt tay vào hành động, tất cả đều thất bại. Vì để tự tin hành động tốt cần những suy nghĩ rõ ràng, và sự rõ ràng chỉ đến từ sự đơn giản.

Thành quả kinh doanh thực sự không đến từ những từ ngữ nghe có vẻ lớn lao và chỉ để trưng bày cho thật hoành tráng, thành quả thực sự đến từ những việc làm hàng ngày, hành động dứt khoát bằng những suy nghĩ rõ ràng, dễ hiểu. Vì vậy ông chủ nào càng biến những ý tưởng trong đầu thành những lời nói khẳng định đơn giản, càng dễ thúc đẩy đội ngũ áp dụng vào thực tế nhanh hơn, chia việc rõ ràng hơn và sửa sai kiểu du kích thần tốc hơn.

3. Cơ cấu tổ chức “cứng quá thì gãy”

Một số công ty Châu Á có cấu trúc tổ chức truyền thống và phân cấp quy củ, họ thích “lộ trình” và ghét sự lăn xả của tính linh hoạt, điều này có thể làm chậm quá trình triển khai OKR. Trong khi đó, các công ty phương Tây thường có cấu trúc tổ chức đơn giản hơn và dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng.

Các công ty Mỹ và Châu Âu có xu hướng tập trung vào tư duy quản lý hướng đến kết quả và hiệu suất, trong khi đó, các công ty Châu Á thường tập trung vào việc giải quyết các vấn đề ngắn hạn và đảm bảo tính ổn định trong tổ chức. 

Vậy để xây dựng một cơ cấu tổ chức linh hoạt, tập trung vào hành động, hướng đến kết quả thực sự, tổ chức không bị rối loạn trong các vai trò cần làm gì? Cùng tìm hiểu chức năng Sơ đồ trách nhiệm trên phần mềm Simplamo, khi tư duy hệ thống của châu  Á  kết hợp với sự nhanh nhạy của phương Tây => tất cả đều có hết trên phần mềm Simplamo.com

4. Xem nhẹ yếu tố đo lường

Ở phương Tây, các công ty thường sử dụng phương pháp đo lường dựa trên kết quả và thành tựu, tức là đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu và đạt được các kết quả mong đợi. Tuy nhiên, ở Châu Á, các công ty thường sử dụng phương pháp đo lường dựa trên nỗ lực và quá trình, tức là đo lường mức độ nỗ lực để đạt được mục tiêu và quá trình thực hiện công việc.

Việc sử dụng các phương pháp đo lường không phù hợp có thể khiến cho OKR thất bại ở Châu Á, bởi vì nhân viên có thể tập trung nhiều hơn vào việc hoàn thành nhiệm vụ, chỉ nỗ lực không quan tâm đến kết quả cuối cùng. Điều này có thể dẫn đến mục tiêu OKR thất bại và không mang lại giá trị thực cho công ty.

5. Mất kết nối nội bộ – “ cục sạc” teamwork vĩnh cửu

Chỉ đặt mục tiêu thì chưa đủ để đạt được nó. Thường thì, mọi người sẽ “đặt và quên”, vì vậy mục tiêu sẽ bị đẩy sang một bên khi cuộc sống hàng ngày và các hoạt động khác chiếm lấy thời gian. OKR yêu cầu sự đồng thuận và tâm lý tích cực từ tất cả các thành viên trong tổ chức. 

Để thực sự tiến đến mục tiêu, team phải luôn đặt mục tiêu ở vị trí số 1 trong mọi hoạt động của mình. Quan trọng hơn cả là phải đảm bảo mọi người trong nhóm đều biết công việc của nhau, đang tiến hành như thế nào trong bức tranh tổng thể mục tiêu chung của toàn đội.

Nếu mọi người không biết gì về nhau sẽ rất khó để giúp đỡ, dẫn đến mạch làm việc rời rạc, đương nhiên công việc sẽ không thể smooth thực sự, dễ bất đồng nội bộ vì mơ hồ trong các kỳ vọng lẫn nhau. Truyền tải mục tiêu rõ ràng giúp team thấu hiểu, đảm bảo mọi người nắm chắc công việc của mình, không ai bị bỏ lại hoặc lạc lõng một mình khi xung quanh luôn có đồng đội.

Simplamo – Nền tảng khắc phục dễ dàng 5 thảm họa trong thực thi OKR 

Simplamo phần mềm giúp quản trị, vận hành doanh nghiệp bằng tư duy quản trị hiện đại dễ dàng, tiết kiệm biết bao năm khổ luyện với mớ vận hành lộn xộn, rời rạc, càng đi càng không thấy tầm nhìn ở đâu, lạc đường tìm hoài không ra phương pháp. Giờ đây, mọi điểm nhiễu trong OKR của doanh nghiệp đều có thể giải quyết dứt điểm bằng những thao tác đơn giản nhưng chuẩn xác và đi vào trọng tâm. Nơi nỗi đau về OKR không còn là một nốt lặng trong bản nhạc phát triển cao vút của Doanh nghiệp nữa.

Cụ thể 5 chức năng trên Simplamo khắc phục lỗi thực thi OKR thường gặp tại các công ty Châu Á:

1. Tính năng đối thoại 1:1 tăng khả năng trao quyền – điều đó thể hiện sự vĩ đại của một ông chủ (Lãnh đạo cấp độ 5 theo Jim Collins – Tác giả cuốn sách từ tốt đến vĩ đại), đẩy nhân viên vào những việc táo bạo, cho phép họ tự làm chủ task để khám phá ra họ tài giỏi tới mức nào.

2. Thiết lập mục tiêu quý chỉ tóm gọn trong 7 mục tiêu cốt lõi của toàn công ty, tất cả các thành viên cùng thảo luận, mỗi phòng ban và thành viên có mục tiêu rõ ràng, cụ thể theo phương pháp S.M.A.R.T, giảm thiểu thói quen làm việc nửa vời, ai cũng nắm được việc của nhau và hiểu rõ việc của mình. Tất cả đều thao tác trên Simplamo.

3. Sơ đồ trách nhiệm: làm rõ bức tranh toàn cảnh, cơ cấu hiện tại của công ty, gói lại với 5 vai trò trở xuống cho từng vị trị, cách định hướng vai trò cốt lõi thật ngắn gọn và thật trọng tâm. Thông qua đó, mỗi nhân viên hiểu rõ nội tại của tổ chức, những ai bị quá tải vì đang ngồi nhiều vị trí, sẽ được cơ cấu và phân tích lại một cách khoa học, thảo luận cùng toàn đội để ra một sơ đồ tối ưu hóa cách vận hành thông minh hơn.

4. Ra quyết định đầy tự tin nhờ vào các dữ liệu có căn cứ được lưu trữ trên phần mềm. Chỉ số KPI được theo dõi toàn bộ trên Scorecard và được cập nhật liên tục để phù hợp với tình hình kinh doanh, đo lường theo từng tuần bám sát với mục tiêu Quý, nhưng vẫn giữ được khoảng thở cho sự linh hoạt của biến động thị trường. Xây dựng tầm nhìn mục tiêu cốt lõi bằng 8 câu hỏi đơn giản theo mô hình quản trị hiện đại đến từ Hoa Kỳ, giúp các lãnh đạo cùng nhìn một hướng và lao nhanh về một thế giới rộng lớn hớn.

5. Công cụ Weekly Meeting khắc phục hàng tấn các đoạn gãy trong thực thi kế hoạch – Nhịp họp Weekly hiệu quả, với bộ khung có sẵn, 7 bước cụ thể, các bước đều được link với nhau và tự động tạo các vấn đề khi phát sinh liên tục. Cần giải quyết gấp sẽ cho lên To-do list, nếu lâu hơn, sẽ được liệt kê vào Rock mục tiêu quý cần hoàn thành. PIC cho từng người cụ thể, luân phiên điều phối cuộc họp ở trên BOD giúp anh em quản lý cấp trung mạnh lên và không có thói quen ỷ lại vào Sếp lớn.

Cùng CEO bước qua nỗi đau điều hành và cảm nhận tự do cho những tham vọng phía trước, với sự giúp sức vững từ nội lực của phần mềm quản trị đơn giản Simplamo, tự tin mơ thêm nhiều chiến thắng khác trong con đường chinh phục hoài bão triệu đô của mình!

Simplamo còn hơn cả một phần mềm, đó là tâm huyết, trí tuệ của các kỹ sư đang không ngừng cải tiến, cập nhật sản phẩm trở nên thông minh hơn, tạo lợi thế cạnh tranh tốt hơn và đặc biệt giúp cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam tăng trưởng nhanh bền vững, chúng ta cùng đồng hành và cùng chiến thắng.

Sự tăng trưởng của doanh nghiệp các sếp chính là kim chỉ nan tuyệt đối cho Simplamo, bằng tất cả trái tim và khát khao, Simplamo tin là mọi nỗi đau vận hành sẽ được Simplamo hoá giải thành Zero, dọn đường cho các Sếp vươn mình bứt phá, phát huy tối đa tiềm năng phát triển của doanh nghiệp – Siêu tăng trưởng – Siêu lợi nhuận 

Còn vài ngày nữa là kết thúc quý 1/2023, sếp có hài lòng với những gì mà đội ngũ phấn đấu suốt 3 tháng qua mang lại?

Sếp đã trang bị cho đội ngũ rất kỹ từ khâu xây dựng chiến lược, chuẩn bị nguồn lực,… để dồn sức chiến đấu hoàn thành mục tiêu đã được vạch ra. Nhưng để “đội ngũ thực thi” chưa bao giờ là dễ dàng, và đây cũng là bài toán khó nhất của doanh nghiệp khi tiến tới thành công.

Khi đọc bài viết này, Simplamo mong sếp hãy tạm gác lại những trăn trở, những kết quả ở quý 1 vừa qua, chúng ta hãy cùng đi đến những điều cốt lõi nhất khi xây dựng và thực thi một mục tiêu quý. Liệu sếp có bỏ sót điều gì trong suốt quá trình thực hiện hay không?

Bài viết ngày hôm nay sẽ nói một cách chi tiết về cách xây dựng mục tiêu SMART và cách theo đuổi, thực thi mục tiêu đúng cách hàng tuần cùng với đội ngũ đến từ Simplamo, giúp sếp không bỏ lỡ bất kỳ điều gì trong suốt 90 ngày hoạt động sôi nổi sắp tới.

1. Khung xây dựng mục tiêu đi từ góc nhìn tổng thể đến chi tiết

• Xây dựng mục tiêu quý dựa vào góc nhìn tổng thể: mục tiêu năm

Nếu chỉ quan tâm đến các mục tiêu cụ thể mà không xem xét đến bức tranh lớn hơn của doanh nghiệp, thì trong quá trình thực thi có thể dẫn đến các quyết định không đồng nhất, mọi hoạt động sẽ trở nên rời rạc. Chính vì vậy Simplamo giúp sếp có những đánh giá từ góc nhìn tổng thể khi đi từ tầm nhìn, từ đó đảm bảo rằng các mục tiêu quý luôn được đóng góp vào mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp.

Bắt đầu từ hướng đi này sẽ cung cấp cho sếp và đội ngũ có được các góc nhìn tổng quan ở các khía cạnh, quá trình thực thi mục tiêu quý của doanh nghiệp sẽ không trở nên vô nghĩa, mà là để phục vụ cho tầm nhìn lớn lao.

• Phương pháp xây dựng mục tiêu SMART, có người chịu trách nhiệm minh bạch cùng với thời gian rõ ràng

Anh Lê Đồng Minh Tước  –  Leader trải nghiệm khách hàng của Bye Béo chia sẻ trong buổi triển khai phần mềm Simplamo:  “Mình đã tìm hiểu, học rất nhiều về phương pháp đặt mục tiêu Smart, nhưng khi bắt tay vào làm thì mọi thứ không Smart. Simplamo giúp mình đi sâu vào mục tiêu, nhìn rõ được nội tại của doanh nghiệp, kể cả một bạn leader cũng dễ dàng nhìn thấy được doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào.”

Không biết khi nói đến đây sếp có bắt gặp mình trong những câu chuyện khách hàng của Simplamo hay không? Vậy hãy để các tính năng xây dựng mục tiêu của Simplamo sẽ giúp sếp giải đáp bài toán này và giúp sếp xây dựng các mục tiêu theo phương pháp SMART: Các mục tiêu được xây dựng cụ thể, đo lường được, có khả thi, liên quan đến tầm nhìn dài hạn và có thời hạn cụ thể.

Simplamo giúp xây dựng các mục tiêu đạt chất lượng với tính năng gợi ý thông minh, được đảm nhận với các thành viên cụ thể để chắc chắn rằng quá trình thực thi các thành viên chịu trách nhiệm giải trình. Song song đó, bộ đếm thời gian linh hoạt trên Simplamo giúp sếp dễ dàng theo dõi, luôn được nhắc nhở và không bỏ sót bất kỳ mục tiêu nào.

• Phân chia mục tiêu thành các cột mốc Milestone, dễ dàng checkin hàng tuần

Các milestone cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp thành các bước nhỏ để dễ đo lường và checkin hàng tuần. Nói cách khác các milestone vẽ ra một lỗ trình cụ thể để giúp sếp và đội ngũ đi đến mục tiêu và chắc chắc rằng các công việc mà đội ngũ đang làm không bị chệch hướng xa rời mục tiêu quan trọng.

Xem tài liệu hướng dẫn xây dựng mục tiêu quý

2. Tất tần tật những gì sếp cần để thực thi mục tiêu thành công

Sau khi đã xây dựng các mục tiêu SMART kết nối với tầm nhìn doanh nghiệp và có các mốc milestone cụ thể, bước tiếp theo, Simplamo sẽ cùng sếp chinh phục các mục tiêu này bằng cách theo sát tiến trình một cách khoa học và nhịp nhàng:

• Đo lường chỉ số hoạt động hàng tuần, dễ dàng đưa ra dự báo và nhận diện vấn đề

“Lỗ hổng” thì nhỏ nhưng sẽ tạo ra các “Vấn đề” lớn, chính vì vậy mà một phần trọng yếu cần có để giúp sếp luôn chiếm ưu thế, đi đường dài và làm chủ cuộc đua thực thi mục tiêu đó là không ngừng tìm ra các vấn đề và giải quyết chúng. Bằng việc đo lường các chỉ số quan trọng hàng tuần giúp sếp đưa ra các dự báo về tình hình sức khỏe của doanh nghiệp ⇒ Chiết xuất được vấn đề trong quá trình thực thi ⇒ Giải quyết các vấn đề trước khi quá muộn.

• Nhịp họp hàng tuần checkin milestone

Sếp đã có trong tay những mục tiêu đáng để theo đuổi, nhưng sau đó bước tiếp theo sếp sẽ làm gì với mục tiêu đã đề ra? Các mục tiêu không thể auto “hoàn thành 100%” vì vậy sau khi thiết lập, chúng ta cần phải theo dõi và đo lường thường xuyên. Simplamo với khung cuộc họp tuần được thiết kế 7 bước, giúp sếp tận dụng được sức mạnh của cuộc họp một cách triệt để. Bên cạnh việc giúp sếp kiểm soát tốt thời gian, Simplamo đã lồng ghép sẵn quy trình review, checkin milestone hàng tuần giúp cho đội ngũ luôn theo dõi mục tiêu, đo lường hiệu quả.

• Xử lý vấn đề dứt điểm trong 3 bước, ra hành động cụ thể (todo)

Đối với Simplamo, giải quyết vấn đề là phải chốt được phương án và đưa ra được quyết định cuối cùng. Nhận thấy rằng, điểm yếu của các doanh nghiệp khi bước vào quá trình giải quyết vấn đề là làm mọi thứ đi lan man, không xác định được nguyên nhân cốt lõi, tạo điều kiện cho vấn đề quay trở lại một lần nữa. Chính vì vậy Simplamo hướng dẫn sếp cùng với đội ngũ giải quyết vấn đề theo 3 bước đảm bảo được: Xác nhận được nguyên nhân cốt lõi, ghi nhận được sự đóng góp của đội ngũ, chốt phương án giải quyết và ra được hành động cụ thể.

Bằng việc nhận diện, giải quyết vấn đề cản trở một cách hiệu quả và bám sát các mục tiêu thông qua việc checkin tiến trình thực thi milestone hàng tuần, sếp đã có đủ các công cụ cần thiết cho một quý 2 rực rỡ thành công mỹ mãn.

3. Cuối cùng, khung cuộc họp quý trên Simplamo giúp sếp cùng đội ngũ xây dựng mục tiêu hàng quý

Nội dung ở 2 phần trên Simplamo đã gửi đến sếp phương pháp để xây dựng mục tiêu Smart cùng với các công cụ để giúp sếp đo lường bám sát tiến trình thực thi mục tiêu.

Việc còn lại cần phải làm là tập trung đội ngũ ban lãnh đạo trong cuộc họp quý để cùng thảo luận và xây dựng nên những mục tiêu đầy thách thức cho một quý 2 thành công rực rỡ. Nhưng làm sao để cuộc họp quý này diễn ra một cách suôn sẻ, nhận được sự thảo luận sôi nổi và đồng thuận trong các mục tiêu đề ra?

Sếp đừng lo lắng, Simplamo sẽ giúp sếp cùng với đội ngũ tổ chức một cuộc họp quý thành công khởi đầu ấn tượng cho 90 ngày sắp tới với khung cuộc họp quý khoa học được setup sẵn trên Simplamo.

Mục tiêu của cuộc họp quý:

Đánh giá hoạt động của quý trước, rà soát lại bảng Tầm nhìn doanh nghiệp đảm bảo mọi thành viên có chung một cách hiểu và thiết lập các mục tiêu cho quý tiếp theo.

Buổi họp kinh doanh hằng quý của Simplamo thường diễn ra trong vòng 8 tiếng và được tổ chức bên ngoài văn phòng.

Chương trình họp quý bao gồm 8 phần:

Thế mạnh khi tổ chức họp quý trên Simplamo

• Khung cuộc họp được thiết kế khoa học, logic

Khung cuộc họp trên Simplamo được thiết kế theo 8 phần, tích hợp bộ đếm thời gian cho từng phần cụ thể. Với việc tổ chức cuộc họp theo định khung nhất định giúp sếp loại bỏ được những phần báo cáo truyền thống dài lê thê nhưng cuối cùng lại không đi vào trọng tâm. Bên cạnh đó, khung cuộc họp trên Simplamo còn rèn luyện cho đội ngũ của sếp “nghi thức” họp hành trong tổ chức, xóa bỏ hiện trạng mệt mỏi, ngán họp hành.

• Review tầm nhìn giúp doanh nghiệp làm rõ bức tranh chung, tạo sự đồng thuận cho đội ngũ, lập kế hoạch quý mới chính xác hơn

Một phần quan trọng trong cuộc họp quý đó chính là giúp sếp cùng đội ngũ Review tầm nhìn của doanh nghiệp: Tạo sự tập trung cho đội ngũ, bổ sung các vấn đề dài hạn mới cần phải giải quyết. Việc nhận diện các vấn đề dài hạn trong cuộc họp quý sẽ giúp đội ngũ ban lãnh đạo có thời gian “nhìn rõ” các vấn đề – tảng đá cản trở quá trình thực thi của doanh nghiệp và giải quyết tận gốc.

Bên cạnh đó, Simplamo giúp sếp review giá trị cốt lõi, mục tiêu 10 năm, mục tiêu 3 năm của doanh nghiệp, đây là nền tảng giúp đội ngũ tập trung vào mục tiêu 1 năm của doanh nghiệp, sau đó tiến hành thiết lập mục tiêu quý 2 đầy  thống nhất khoa học.

• Đầu ra của buổi họp quý, giúp đội ngũ hiểu việc cần tập trung trong 90 ngày

Đầu ra của buổi họp quý trên Simplamo, giúp toàn bộ đội ngũ hiểu được việc cần tập trung trong 90 ngày, xây dựng các mục tiêu liên kết bám sát từ tầm nhìn của doanh nghiệp. Các mục tiêu quý (Rocks) được làm rõ cho từng phòng ban, cá nhân cụ thể, và đạt được sự đồng thuận của toàn bộ đội ngũ, sẵn sàng chinh phục quý 2 đầy bùng bổ.

Nếu sếp đang sử dụng Simplamo, sếp chỉ cần thực hiện đơn giản các bước ngay sau đây để có một buổi họp quý thật sự chất lượng, và mang lại hiệu quả:

1. Tổng kết số liệu quý 1, suy nghĩ trước về các mục tiêu quý 2
2. Tổ chức buổi họp quý này tại một địa điểm thật chill, thật thoải mái, tạo không gian cho những ý tưởng đột phá, sự khác biệt của các thành viên được thể hiện.
3. Cùng trao đổi sôi nổi, nhận phản hồi từ phía đội ngủ về tình hình doanh nghiệp, tình hình thực thi mục tiêu ở quý trước, sau đó xây dựng và thống nhất mục tiêu đặt ra ở quý tiếp theo. Tạo đà cho một quý 2 sôi nổi và vượt đích thành công.
4. Bí quyết: Và cuối cùng cứ sau mỗi 90 ngày, sếp hãy đều đặn tổ chức nhọp họp này mỗi quý để xây dựng thói quen thành công, đạt được mục tiêu năm sếp nhé!

Sếp chưa có tài khoản Simplamo, đừng lo lắng, một quý 2 “mãn nhãn” vẫn đang chờ sếp phía trước, hãy đăng ký tài khoản simplamo ngay tại đây và nhận buổi demo miễn phí từ chuyên viên Simplamo: https://app.simplamo.com/sign-up

Vậy là ¼ chặng đường chinh phục mục tiêu kinh doanh năm 2023 đã đi qua, nhớ lúc tất cả chúng ta từ lãnh đạo tới nhân viên hăm hở lập bản kế hoạch kinh doanh đầy triển vọng từ cuối năm ngoái, những con số tăng trưởng đầy hy vọng, thị phần chúng ta muốn thống lĩnh, cách chúng ta chiều lòng khách hàng, cách công ty đạt vị thế trên bản đồ thị trường,…..

Quý đầu tiên đã dần đi đến những ngày cuối cùng, nếu nói 1 năm có 4 chặng đường chính, thì việc đi qua chặng đầu tiên như thế nào có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi xét đến toàn bộ kế hoạch mục tiêu năm của công ty.

Nó không phải là chặng đường quá dài nhưng chắc chắn là chặng đường đủ sâu giúp chúng ta có cái nhìn sâu sắc khi review lại toàn bộ quá trình vận hành của doanh nghiệp suốt 3 tháng qua.

Tuy nhiên theo báo cáo của Weatwork có 70% công ty thất bại với mục tiêu Quý đã đề ra, vì không hiểu và áp dụng đúng chiến lược hoạt động của OKRs.

Sẽ là rất vui nếu thành công, nhưng thất bại cũng không phải là không có cách giải quyết. Đây có phải những điều sếp luôn trăn trở khi quý vừa qua chưa đạt được kết quả như mong đợi:

• Lúc đầu cả team đề ra rất nhiều mục tiêu, nhưng đến giờ không có mấy cái được hoàn thành! Cảm giác thất vọng là không thể tránh khỏi khi nhìn thấy hiệu quả công việc không được như mình mong đợi
• Có quá nhiều vấn đề và nhiều thay đổi trong suốt một quý, ước gì thời gian quay trở lại để kịp thời xử lý vấn đề trước khi nó trở nên “hỗn loạn và bế tắc”.
• Thật sự không biết được đội ngũ đang làm tới đâu, có cách nào để quan sát tiến trình hoạt động của công việc không, để mình biết và kịp thời support
• Mình quá sâu sát thì đội ngũ thụ động, luôn chờ chỉ thị từ mình, còn mình để cho họ tự chủ, chỉ quan tâm đến deadline thì nước đến chân mới nhảy

Đâu là cách làm đúng cho sếp?  Có thể quý này sếp chưa đạt được kết quả như kỳ vọng, thế nhưng còn tận 3 quý còn lại trong năm 2023, quá khứ thì không thể thay đổi, nhưng tương lai thì có thể nắm bắt. Điều này không hoàn toàn dựa vào may mắn, đó là một chuỗi các quá trình hoàn thiện, không ngừng loại bỏ các điểm nhiễu trong thực thi. Và bước cần làm trước tiên là cần hiểu đúng và đủ bản chất thực sự của mục tiêu Quý.

Ông hoàng giải trí YG từng nói: “Sự hoàn thiện không bao giờ đến ngẫu nhiên đó chính là điểm thăng hoa của một chuỗi các quá trình”

I. Hiểu đúng và đủ khi áp dụng mục tiêu Quý – Gót chân Achilles của đa số doanh nghiệp

Mục tiêu quý là những công việc quan trọng cần thực hiện để đảm bảo việc hoàn thành mục tiêu năm. Nếu các mục tiêu này không được xây dựng đúng, phân rã đủ và có công cụ theo sát đo lường, hợp lý, việc thực thi sẽ khó thành.

1. Thế nào là hiểu đúng?

• Thật ngắn gọn và dễ hiểu: Hãy đảm bảo tên các chỉ số và mục tiêu team đặt ra đều dễ hiểu, ngay cả một bạn nhân viên văn phòng cấp thấp nhất vẫn hiểu được điều họ mong muốn là gì. Vì phải hiểu thì mới làm được, những từ ngữ dài dòng và phô trương chỉ làm cho mọi thứ trở nên phức tạp hơn, nhân viên sẽ không nhớ và không làm đúng theo ý của Sếp.

Ví dụ: Tuyển dụng thành công 2 nhân viên kinh doanh/Hoàn thiện nội dung trang website công ty/ Tổ chức thành công workshop khách hàng tháng 3

• Bám sát hoạt động doanh nghiệp và liên tục cải tiến: Mỗi doanh nghiệp là một cá thể khác nhau, do đó các chỉ số và mục tiêu cũng sẽ khác nhau. Sếp có thể bắt đầu bằng những chỉ số-mục tiêu quan trọng trước, trong quá trình thực hiện bạn và đội ngũ sẽ nhận ra đây có phải là chỉ số-mục tiêu phù hợp, xứng đáng được theo đuổi trong thời gian tới hay không. Sau đó, điều chỉnh và lại tiếp tục theo dõi nó. Không có gì là hoàn hảo và cố định ngay từ đầu, ngay cả chỉ số và mục tiêu kinh doanh, nó sẽ nhiều lên theo sự phát triển của doanh nghiệp, vậy nên hãy để mọi thứ thật tự nhiên.

2. Vậy bao nhiêu mới là đủ cho một mục tiêu Quý tại Việt Nam?

Thông thường, chúng ta hay có thói quen đặt ra càng nhiều mục tiêu càng tốt, nhưng suy nghĩ đó rất sai lầm đối với các mục tiêu kinh doanh bởi vì, tâm lý càng nhiều sẽ dễ nảy sinh ra cảm giác quá tải và mất tập trung cho các ưu tiên cần làm cho các vấn đề trọng điểm. Vì thế con số gợi ý tốt nhất cho một mục tiêu quý đối với cấp công ty chỉ nên tối đa là 15 chỉ số và tóm gọn thành 7 mục tiêu cốt lõi.

3. Tại sao Review hiệu suất theo tuần thường dễ đạt mục tiêu?

Trong một tháng, thậm chí là một tuần có rất nhiều vấn đề xảy ra, từ nội bộ cho đến khách hàng. Nếu chỉ gặp nhau vào cuối mỗi tháng, cái mà sếp nhận được là report các con số, sếp không còn cơ hội để giải quyết các vấn đề gây cản trở cùng đội ngũ suốt một tháng vừa qua và kịp thời đưa ra các quyết định. Đó là chưa kể đến các mục tiêu và chỉ số team đặt ra có còn phù hợp hay không.

Do đó, hãy họp mặt định kỳ vào mỗi tuần, vào một ngày và một giờ cố định để đội ngũ sắp xếp công việc và chuẩn bị những thông tin cần thiết cho một cuộc họp. Họp review định kỳ hàng tuần là một sự kết nối vừa đủ, nếu họp nhiều hơn, đội ngũ sẽ không còn khoảng trống để làm việc và không có sự chủ động trong công việc của họ.

Giờ chúng ta đều biết đúng và đủ, nhưng khâu khó nhất, là điểm yếu chí mạng cho mọi kế hoạch bị thất bại đó là “Vận dụng vào thực tế”. Ông bà ta có câu “nói thì dễ, làm thì mới khó”. Yên tâm sếp sẽ không còn quá lo sợ đến thục thi khi có Simplamo – phần mềm quản trị mục tiêu, KẾT HỢP OKR VS KPI, sếp bận rộn đã có Simplamo tiếp tay!

II. Simplamo giải quyết bài toán mục tiêu quý như thế nào

Simplamo cung cấp đủ 3 tính năng cần có đã nêu ở trên để đạt mục tiêu Quý một cách tối đa!

1. Cung cấp công cụ xây dựng mục tiêu hiệu quả + Milestone đo lường cụ thể: Trên Simplamo đã tích hợp sẵn công cụ Thiết lập mục tiêu quý theo phương pháp S.M.A.R.T, các mục tiêu đều được tóm gọn dưới 7, sau đó phân rã nhỏ xuống cột mốc (Milestones) tất cả đều được đo lường có đơn vị. Làm đến đâu check-in đến đó, cả sếp và nhân viên đều có thể nhìn thấy kết quả ngay trên màn hình, tất cả số liệu được công khai, hoàn thành hiện màu xanh, không hoàn thành hiện màu đỏ. Đơn giản nhưng hiệu quả, lại còn dễ hiểu không cầu kỳ phức tạp, thúc đẩy sự tự giác trong công việc, nhiệm vụ không bị “lạc trôi”. Sếp dễ dàng quan sát tiến độ hoàn thành mục tiêu của đội ngũ đang đi tới đâu để có những hỗ trợ kịp thời.

2. Công cụ theo dõi chỉ số hàng tuần Scorecard: Các chỉ số được tính toán và thảo luận theo từng tuần, bám sát với mục tiêu Quý, nhưng vẫn giữ được khoảng thở cho sự linh hoạt của biến động thị trường. Ví dụ các chỉ số chất lượng, chỉ số hài lòng, chỉ số đánh giá,… Tất cả rất cụ thể và dễ hiểu. Sự tập trung là chìa khóa chinh phục mục tiêu Quý, những chỉ số đo lường hàng tuần giúp team nhận diện vấn đề nhanh nhất có thể, sai đâu sửa đó, không để bị ùn tắc trong hành động. Tập trung hoàn thành tốt nhất các bước nhỏ, thì mục tiêu lớn sẽ tự động được hoàn thành.

Hơn nữa trên Scorecard việc theo dõi hàng tuần sẽ giúp nhân viên hình thành thói quen làm việc tự giác và chủ động trong sắp xếp công việc. Sức mạnh của thói quen tốt sẽ tạo hành động tốt và cho kết quả tốt.

3. Công cụ Cuộc họp hàng tuần khắc phục những đoạn gãy trong thực thi kế hoạch – Nhịp họp Weekly hiệu quả, với bộ khung có sẵn, 7 bước cụ thể, các bước đều được link với nhau và tự động tạo các vấn đề khi phát sinh liên tục. Cần giải quyết gấp sẽ cho lên To-do list, nếu lâu hơn, sẽ được liệt kê vào Rock mục tiêu quý cần hoàn thành. Ban lãnh đạo kịp thời nắm được các hoạt động đang diễn ra trong tổ chức và có chiến lược tinh chỉnh phù hợp.

Theo sát lộ trình, đảm bảo về đích thành công!

Sếp đã sẵn sàng quý 2 toàn thắng với Simplamo chưa!

Tất cả những những điểm yếu gây cản trở việc hoàn thành mục tiêu Quý 1 trước đây giờ đã có các tính năng trên phần mềm Simplamo giải quyết. Thật tuyệt vời khi ta có thể chuẩn đoán bệnh và có luôn đơn thuốc chữa bệnh chỉ bằng một phần mềm, việc đạt mục tiêu Quý không còn là quãng đường trèo đèo lội suối vất vả. Với Simplamo, sếp và Team chỉ cần vài cú click chuột đơn giản và nhanh chóng đã có thể thấy ngay sự hiệu quả, đi cùng với tốc độ phát triển của thời đại tiên tiến.

Hy vọng với sự giúp sức từ phần mềm Simplamo, mục tiêu quý 2 của Team sẽ dễ dàng đạt tăng trưởng ngoài mong đợi, các dữ liệu được theo sát trong quá trình giúp nhân viên tập trung vào công việc, đoàn kết đội ngũ và nỗ lực hết mình vì thành quả của công ty.

Mỗi người một tay sẽ không thấy ngọn núi nào là cao nhất thế giới, miễn là đi cùng nhau và chung giá trị cốt lõi. Chúng ta sẽ không chỉ dừng lại ở chinh phục mục tiêu Quý mà xa hơn nữa là kế hoạch năm và tầm nhìn dài hạn cho nhiều năm sau đó, mọi thứ đều có thể khi ta nắm được cách làm đúng và thông minh.

Một lần nữa Simplamo chúc cho Sếp và Team sẽ có những thắng lợi vượt bậc trong mục tiêu quý tiếp theo và rộng ra là mục tiêu năm 2023 thật trọn vẹn.