Trong một khảo sát gần đây của MCkinsey, 61% Giám đốc điều hành nói rằng họ dành ít nhất một nữa thời gian của mình để đưa ra quyết định, phần lớn còn lại dành cho các cuộc họp và kết quả là không đạt chất lượng.
Theo thống kế trang OtterAI cho biết có 11 triệu cuộc họp được tổ chức mỗi ngày, tức là có 55 triệu cuộc họp được tổ chức mỗi tuần và 220 triệu cuộc họp được tổ chức mỗi năm đều bị đánh giá là vô nghĩa và rất cần sự cải thiện để nhân viên thấy nhiệm vụ này có giá trị, tạo kết quả cho mọi người, thay vì chỉ nghe Sếp giảng đạo.
Thực tế, tổng doanh thu bay màu trên 37 tỷ đô la hàng năm vì các cuộc họp không hiệu quả
-
Nghiên cứu thời gian dành cho cuộc họp
- 5 Yếu tố dẫn đến cuộc họp không hiệu quả
Loại bỏ các cuộc họp không hiệu quả là món quà lớn nhất để thúc đẩy hiệu suất làm việc của đội ngũ, tuy nhiên hầu hết các cuộc họp trong doanh nghiệp không đạt chất lượng. Mặc dù đối diện với vấn đề nhức nhối khi doanh nghiệp ngày càng tốn thời gian và chi phí cho cuộc họp, nhưng cuối cùng mọi người vẫn lựa chọn họp như một quy trình không thể khước từ.
Cuộc họp tuần trên Simplamo sẽ giúp doanh nghiệp dần dần tháo gỡ các định kiến không tốt về cuộc họp, giúp sếp xây dựng môi trường tạo điều kiện cho sự hợp tác, sáng tạo và đổi mới. Đây là xương sống cho cho mọi hoạt động trong tổ chức.
Thông qua cuộc họp tuần sếp nắm bắt được tình hình của doanh nghiệp, bám đuổi được quá trình thực thi và giải quyết các vấn đề cản trở. Đặc biệt, cuộc họp tuần không phải chỉ là sự họp mặt, tốn thời gian vô nghĩa, tốn chi phí, mà là những gì đã được cô đọng nghiên cứu giúp sếp từng bước xây dựng nên cuộc họp tuần hiệu quả trong tổ chức.
Đọc thêm: Môi trường thực thi là gì và phương pháp xây dựng môi trường thực thi trong doanh nghiệp
Tìm hiểu về khung cuộc họp tuần và bí quyết giải quyết triệt để mọi vấn đề
Cuộc họp tuần trên Simplamo được thiết kế bao gồm 7 phần nội dung với bộ đếm thời gian cụ thể:
- Chia sẻ tin tốt – 5 phút
- Review chỉ số hàng tuần – 5 phút
- Rà soát mục tiêu – 5 phút
- Phản hồi – 5 phút
- Danh sách Hành động – 5 phút
- Vấn đề cần giải quyết – 60 phút
- Kết luận – 5 phút
*Khi tổ chức cuộc họp tuần trên Simplamo cần có một người điều phối dẫn dắt cuộc họp và một thư ký ghi lại diễn biến của cuộc họp trên phần mềm. Hãy theo dõi nội dung bài viết sau đây để cùng khai phá rõ nét nhất ý nghĩa về cuộc họp.
1. Chia sẻ một tin tốt trong cuộc họp tuần – điểm gắn kết toàn bộ đội ngũ
Bắt đầu cuộc họp tuần bằng việc chia sẻ một tin tốt cá nhân và một tin tốt trong công việc. Thông thường mọi người có xu hướng giữ bí mật và không muốn tiết lộ quá nhiều về bản thân, có thể mọi người lo lắng về việc bị đánh giá và nghĩ rằng không ai thích nghe câu chuyện của mình.
Để phá tan bức tường làm cản trở giữa các thành viên, một trong những điều đơn giản nhất là tạo điều kiện giúp các thành viên chia sẻ, mở ra một cơ hội giao tiếp gắn kết cho đội ngũ. Khi mọi người sẵn lòng chia sẻ những niềm vui và hạnh phúc của riêng mình, cũng là lúc mở cửa cho sự thảo luận và trao đổi các quan điểm khác nhau dựa trên sự đón nhận.
2. Review chỉ số quan trọng của doanh nghiệp trong cuộc họp tuần
Sau khi kết thúc phần chia sẻ tin tốt, phần tiếp theo giúp mọi người cùng xem xét lại các chỉ số cốt lõi hàng tuần – giúp sếp luôn nắm bắt được tình hình toàn diện của doanh nghiệp một cách kịp thời, nhanh chóng. Bằng việc review chỉ số đo lường các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, sếp sẽ nhìn thấy một cách rõ nét “tốc độ di chuyển” của cả đội ngũ.
Theo đó, review các chỉ số quan trọng hàng tuần giúp sếp đánh giá và theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Ngay tại các chỉ số màu đỏ (chưa đạt), nếu các thành viên đang gặp khó khăn cần sự hỗ trợ của đội nhóm, lúc này người điều phối sẽ xem xét tạo một vấn đề để giải quyết ở phần “Vấn đề cần giải quyết”.
3. Rà soát mục tiêu – theo dõi tiến độ thực thi mục tiêu tại cuộc họp tuần
Trong phần “Rà soát mục tiêu”, tất cả thành viên tham gia sẽ tiến hành đánh giá các mục tiêu ưu tiên hàng quý đã được thiết lập trước đó. Với Simplamo, mỗi mục tiêu tạo ra luôn được đo lường và cập nhật thông qua các cuộc họp tuần. Quá trình này sẽ tạo ra sự minh bạch, phản hồi liên tục giữa sếp và đội ngũ, giúp tăng cường khả năng đạt được mục tiêu và thúc đẩy sự cam kết của từng cá nhân.
Tại phần rà soát các chỉ số và rà soát mục tiêu, trên tinh thần cởi mở, mọi người cùng kiểm tra, xem xét hoặc đánh giá một cách cẩn thận để tìm hiểu về những gì đang thật sự diễn ra trong tổ chức. Song song với điều này là quá trình khơi gợi và tổng hợp các vấn đề đang gây cản trở trong doanh nghiệp, đòi hỏi phải giải quyết một cách kịp thời. Các vấn đề sẽ được tạo và cập nhật tại phần “Vấn đề cần giải quyết” trong thời gian 60 phút sau đó.
4. Phản hồi trong cuộc họp tuần
Tại phần này các thành viên chia sẻ tin ngắn gọn (cả tốt và không tốt) về tình hình/phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần. Nếu phản hồi nào cần giải quyết thì sẽ được chuyển xuống phần Giải quyết vấn đề.
5. Rà soát các hành động tại cuộc họp tuần
Phần “Danh sách các hành động” tại cuộc họp tuần giúp đội ngũ review lại các công việc cần làm từ tuần trước.
Việc liệt kê và theo dõi các công việc cần làm của từng nhân viên hàng tuần sẽ giúp hình thành tính cam kết và trách nhiệm giải trình cho mỗi nhân viên trong tổ chức. Mọi người tự trách nhiệm hơn về công việc mình phải đảm nhận và hành động cụ thể.
Các hành động này không phải là công việc thường ngày mà là các todos được tạo ra để giải quyết các vấn đề đang gặp phải, khi mọi người hoàn thành chúng cũng là lúc vấn đề được giải quyết triệt để.
6. Vấn đề cần giải quyết – Làm rõ ngọn nguồn vấn đề, dẫn dắt quá trình thảo luận, tiến tới chốt hành động cho đội ngũ
Giải quyết vấn đề trên Simplamo bao gồm 3 bước: Nhận diện-Bàn luận-Chốt. Khi thực hiện 3 bước này thư ký cuộc họp tuần đều sẽ thực hiện thao tác “viết rõ” mọi thứ tại 3 phần. Nghe có vẻ đơn giản nhưng việc viết ra trên màn hình tất cả mọi thứ sẽ làm cho mọi người trong cuộc họp tuần tập trung vào vấn đề hiện tại và ngăn chặn mọi người đi lan man.
Thông thường mọi người đẩy vấn đề vào điểm dừng của sự tranh luận, nguyên nhân cốt lõi là vì trong quá trình thảo luận mọi người quên mất vấn đề đang gặp phải, sự tập trung cũng bị phân tán. Việc viết ra tất cả mọi thứ theo 3 bước trong cuộc họp tuần sẽ chấm dứt mối lo ngại này cho sếp.
Đây là điểm khởi đầu để giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Tập trung vào vấn đề hiện tại
- Gia tăng ý thức về vấn đề
- Ngăn chặn sự lan man và mất tập trung
- Tạo nền tảng để giải quyết vấn đề
Thực tế trong các nghiên cứu, nhiều người cho biết họ cảm thấy choáng ngợp trước các cuộc họp – bất kể là chính thức hay không chính thức, truyền thống hay linh hoạt, gặp mặt trực tiếp hay thông qua không gian internet.
Thay vì các cuộc họp tuần là nơi để mọi người cởi mở, trao đổi, thúc đẩy sự sáng tạo và giải quyết vấn đề hiệu quả, những cuộc họp tồi tệ làm suy yếu điều này. Trong khung cuộc họp tuần của Simplamo, công cụ giải quyết vấn đề thông minh giúp nâng cao tinh thần đồng đội và đẩy lùi lại những khó khăn tìm ẩn bằng cách:
- Bắt đầu từ việc làm rõ ngọn nguồn của vấn đề – Nhận diện
Tại phần đầu tiên, Simplamo sẽ giúp sếp hiểu rõ hơn về vấn đề bằng cách tìm về ngọn nguồn của chúng. Điều này giúp mọi người nhận thức rõ về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải để tập trung xử lý.
Khi không xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, biểu hiện rõ rệt nhất đó chính là vấn đề được giải quyết nhiều lần vẫn lặp đi lặp lại, xuất hiện từ cuộc họp tuần này sang cuộc họp tuần khác. Việc xác định rõ nguyên nhân cốt lõi là bước đầu để mọi người tìm ra giải pháp giải quyết tận gốc. Thay vì chỉ tập trung vào các triệu chứng hay hậu quả của vấn đề, các thành viên đi sâu vào căn nguyên và tìm hiểu những yếu tố gây ra vấn đề đó.
- Dẫn dắt quá trình thảo luận – Bàn luận
Sau khi xác định được nguyên nhân cốt lõi, phần thảo luận – Bàn luận sẽ giúp sếp ghi nhận quá trình thảo luận của cả đội ngũ về vấn đề đang gặp phải. Tư duy của phần giải quyết vấn đề là tạo không gian đa chiều giúp đội ngũ có cơ hội khám phá các quan điểm khác nhau, tận dụng sự đa dạng để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và đồng thuận.
- Chốt phương án giải quyết vấn đề – Chốt hành động
Từ những dữ liệu có cơ sở ở phần Nhận diện &Bàn luận, tại phần Chốt này các thành viên sẽ chốt phương án giải quyết vấn đề triệt để. Với thao tác liên kết tạo ra các hành động để nhắc nhở mọi người hoàn thành việc cần làm thường xuyên.
Sếp là người có lịch trình họp dày đặt nằm rải rác ở các phòng ban, vấn đề nào cũng cần chờ đến tay sếp để xử lý. Nhưng sếp thì không phải lúc nào cũng có đủ thời gian để đi theo đội ngũ hỗ trợ giải quyết vấn đề. Có sếp, thì lúc nào cũng sẽ tốt hơn, còn nếu không đội ngũ cũng phải học được cách giải quyết vấn đề một cách khoa học. Và để giải phóng lãnh đạo sếp phải làm điều này nhanh chóng hơn bao giờ hết.
7. Phần cuối cùng cuộc họp tuần: Kết luận
Gồm 3 phần nhỏ:
- Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau: Một lần nữa chắc chắn rằng mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
- Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này.
- Đánh giá chất lượng cuộc họp tuần: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.
Cuối cùng, sau khi kết thúc cuộc họp tuần, biên bản cuộc họp tuần sẽ được tự động lưu lại và gửi tới tất cả các thành viên tham dự.
Với tư duy triển khai cuộc họp tuần trên Simplamo, sếp phải dành thời gian trải nghiệm trong vòng 4 tuần và từ từ cảm nhận được những thay đổi của nó. Trải nghiệm cuộc họp trên Simplamo ngay sau đây: https://app.simplamo.com/sign-up?lang=vi
—————————————————
Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up?lang=vi
