1. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là gì? Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO
1.1 Quản trị mục tiêu MBO là gì
Phương pháp quản trị mục tiêu MBO (Management by Objectives) được phát triển bởi Peter Drucker vào những năm 1950 và trở thành một phương pháp quản trị phổ biến. Đây là phương pháp quản trị dựa trên việc thiết lập, theo dõi và đánh giá mục tiêu cụ thể cho cả tổ chức và cá nhân. Mục tiêu được đặt ra để đảm bảo rằng hoạt động hàng ngày của mọi người đều hướng tới việc đạt được mục tiêu chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức.
1.2 Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO?
Ưu điểm
Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là một phương pháp quản lý giúp các doanh nghiệp, tổ chức đạt được các mục tiêu của mình với các ưu điểm như:
- Tăng sự tập trung và khả năng đạt được mục tiêu: MBO giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể, chia mục tiêu chung thành các mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện hơn, đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hướng tới mục tiêu chung.
- Cải thiện hiệu quả, năng suất: MBO giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả thông qua việc thiết lập, phân loại mục tiêu cụ thể, từ đó phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý, loại bỏ những hoạt động không cần thiết.
- Tăng khả năng kiểm soát: Phương pháp MBO cho phép đội ngũ ban lãnh đạo kiểm soát, đánh giá, sửa đổi trong quá trình thực hiện, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng đến mục tiêu.
- Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên: Phương pháp MBO cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện, điều này giúp nhân viên cảm thấy rằng họ có sự ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp, tăng tính cam kết và trách nhiệm trong quá trình thực thi.
Nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO:
- Thiếu hệ thống đo lường
Trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO, các mục tiêu được viết dưới dạng chi tiết, nhưng làm thế nào để đạt được những mục tiêu đó thì không rõ ràng. Chính vì vậy mà việc thiết lập mục tiêu theo MBO bị giới hạn bởi thiếu hệ thống đo lường phù hợp để đạt được kết quả cuối cùng.
- Tốn nhiều thời gian
Việc thiết lập mục tiêu theo phương pháp MBO đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều thời gian để xây dựng, vì quá trình này cần đồng thuận của đội ngũ, các cấp ban lãnh đạo phải tổ chức nhiều cuộc họp để nhận được sự đồng ý từ phía đội ngũ.
- Quá tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn
Phương pháp xây dựng mục tiêu theo MBO thường được sử dụng để xây dựng các mục tiêu ngắn hạn. Tuy nhiên việc này sẽ khiến chúng ta bỏ qua các mục tiêu dài hạn – nguyên nhân cốt lõi hình thành nên rào cản chinh phục tầm nhìn xa hơn của doanh nghiệp.
Thay vào đó, việc xây dựng các mục tiêu ngắn hạn để hỗ trợ cho việc hoàn thành các mục tiêu dài hạn sẽ tạo được sự liên kết trong quá trình đội ngũ thực thi và giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến tầm nhìn của mình.
- Rào cản xuất hiện từ lỗ hổng trong bộ kỹ năng của ban lãnh đạo:
Việc xây dựng mục tiêu theo MBO yêu cầu đội ngũ ban lãnh đạo có thế mạnh về lập kế hoạch và quản lý. Vì sự thật là MBO sẽ cung cấp một mục tiêu cụ thể nhưng không đưa ra định hướng rõ ràng cho đội ngũ thực thi, điều này bắt buộc đội ngũ ban lãnh đạo phải có bề dày về kiến thức quản trị để dẫn dắt đội ngũ hiện thực hóa các mục tiêu đó.
2. Quy trình 5 bước quản trị mục tiêu theo MBO
Bước 1: Xác định mục tiêu của công ty
Trong bước đầu tiên của phương pháp triển khai mục tiêu MBO, ban lãnh đạo và quản lý cấp cao của công ty cùng nhau xác định mục tiêu chính và chiến lược tổng thể cho công ty, và xác nhận rằng mọi người có cùng mục tiêu và hướng đi chung. Các mục tiêu này cần phải cụ thể, đo lường được và có khả năng đo đạc để theo dõi tiến độ.
Bước 2: Xác định chỉ tiêu cho nhân viên
Sau khi mục tiêu tổng thể của công ty đã được xác định, các mục tiêu cụ thể hơn sẽ được thiết lập cho từng cá nhân và nhóm làm việc. Các mục tiêu này cần gắn kết mối quan hệ giữa công việc của mỗi người so với mục tiêu tổng thể của công ty. Và quá trình này cần sự thống nhất giữa người quản lý và nhân viên để đảm bảo rằng các mục tiêu là khả thi và có thể đạt được.
Bước 3: Giám sát hiệu suất và tiến độ
Tiếp theo, quản lý sẽ theo dõi hiệu suất và tiến độ của từng người trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình theo dõi giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc theo hướng đúng và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
Bước 4: Đưa ra phản hồi và tạo động lực
Ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhân viên dựa trên việc đạt hoặc không đạt được các mục tiêu đã đề ra. Phản hồi này không chỉ là việc đánh giá, mà còn bao gồm cả việc nhận xét về điểm mạnh và điểm yếu, cũng giúp nhân viên cải thiện.
Bước 5: Phần thưởng thành công
Bước cuối cùng của phương pháp triển khai mục tiêu theo MBO là việc công nhận và thưởng cho những người đã đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu đã đề ra. Phần thưởng không nhất thiết phải là tiền bạc; nó có thể là sự công nhận từ cấp trên, cơ hội thăng tiến, hoặc các phúc lợi khác, khích lệ và duy trì động lực cho nhân viên tiếp tục làm việc hướng đến mục tiêu và đóng góp vào thành công tổng thể của công ty.
3. So sánh MBO với OKR và KPI
3.1 MBO (Management by Objectives)
Một điều cần nhấn mạnh rằng MBO định hướng “mục tiêu” như đúng tên gọi của nó hơn là định hướng đội ngũ tập trung vào tiến trình thực thi, có nghĩa là MBO tập trung vào những gì phải hoàn thành hơn là cách thức hoàn thành.
MBO là một hệ thống quản lý mục tiêu, trong đó các mục tiêu cụ thể được thiết lập cho từng cá nhân hoặc đội nhóm làm việc. Quản lý mục tiêu theo MBO là một quá trình trong đó cấp trên và cấp dưới cùng xác định mục tiêu chung của doanh nghiệp.
3.2 KPI (Key Performance Indicators)
KPIs là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường và theo dõi hiệu suất của một cá nhân, đội nhóm hoặc tổ chức. Các KPI được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức, song song đó, KPIs tập trung vào việc đo lường kết quả, thông qua việc theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến mục tiêu.
Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng KPI cho Doanh nghiệp thật tinh gọn
3.3 OKR (Objectives and Key Results):
OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu dựa trên việc đặt ra các mục tiêu và xác định các kết quả chính để đo lường sự đạt được của mục tiêu đó. OKR tập trung vào việc xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể, cùng với việc đo lường tiến độ và kết quả, và chú trọng vào việc đạt được các kết quả chính thay vì việc theo dõi từng chỉ số nhỏ lẻ.
Xem thêm: OKR: Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công
Tựu chung lại, MBO và KPI có sự khác biệt rõ rệt. Trong đó, phương pháp quản trị mục tiêu MBO tập trung vào việc thiết lập mục tiêu cụ thể, KPI tập trung vào việc đo lường các chỉ số kết quả, và OKR tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và xác định các kết quả chính để đo lường. Cả ba đều có thể được áp dụng trong các tổ chức khác nhau tùy theo mục đích và bối cảnh. Vậy MBO phù hợp với doanh nghiệp nào, mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết.
3.4 Một ví dụ về mục tiêu MBO, OKR & KPI của phòng Sales:
Ví dụ về MBO
Đảm bảo phòng Sales đạt được mục tiêu doanh thu trong tháng 9/2023
Ví dụ về OKR
Đảm bảo phòng Sales đáp ứng các mục tiêu doanh thu 9/2023
- Tăng doanh số bán hàng mới hàng tháng từ 300.000.000 – 500.000.000
- Có thêm 600 khách hàng tiềm năng tiếp cận mới
- Chăm lại 100 khách hàng tiềm năng từ số lượng lead mkt mang về từ tháng 8
Ví dụ về KPI
Doanh số bán hàng mới tháng 09/2023 đạt 500.000.000
4. MBO phù hợp với doanh nghiệp nào?
MBO thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có môi trường ổn định, có đội ngũ có tinh thần hợp tác, có khả năng đo lường hiệu suất – vì MBO không cung cấp tiến trình cụ thể và có sự cam kết từ lãnh đạo và cấp quản lý cao hơn. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều thích hợp với phương pháp quản trị mục tiêu MBO và việc lựa chọn phương pháp quản trị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mục tiêu chiến lược, văn hóa tổ chức và tình hình thị trường.
4.1 Tại sao phải sử dụng phần mềm MBO?
Các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm để triển khai phương pháp quản trị mục tiêu MBO, sau đây là một số lợi ích khi áp dụng phần mềm triển khai mục tiêu theo MBO:
- Quá trình triển khai mục tiêu theo phương pháp quản trị mục tiêu MBO sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và có nhiều đánh giá cho rằng các nhà quản lý “tốn nhiều thời gian cho quy trình” hơn là “dành nhiều thời gian cho mục tiêu”. Chính vì vậy việc áp dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lượt bỏ các thao tác thủ công phức tạp, hệ thống hóa các quy trình một cách rõ ràng và minh bạch.
- Đánh giá hiệu suất một cách khách quan: Các phần mềm công nghệ cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu, dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất, từ đó có cái nhìn tổng quan để đánh giá một cách đúng đắn về hiệu suất làm việc của đội ngũ.
- Không chỉ dừng lại ở việc triển khai mục tiêu, các phần mềm hiện nay tích hợp sẵn các phương pháp quản trị hiệu suất khác giúp doanh nghiệp cải tiến hệ thống quản trị một cách toàn diện, tạo sự đổi mới và phát triển bứt phá hơn.
4.2 Lưu ý khi thiết lập và quản trị mục tiêu theo MBO
Mặc dù có khá nhiều ưu điểm nhưng để áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu MBO vào doanh nghiệp đạt hiệu quả thực sự, trong quá trình thiết lập, doanh nghiệp cần lưu ý và đảm bảo các yếu tố sau:
- Có sự tham gia và cam kết từ tất cả mọi người: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia vào quá trình đề xuất và xây dựng mục tiêu. Sự tham gia tự nguyện và cam kết của họ là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất cao hơn.
- Mục tiêu xây dựng cần SMART: Mục tiêu được xây dựng cần đáp ứng tiêu chí SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường, Achievable – Khả thi, Relevant – Liên quan tới mục tiêu, Time-bound – Có thời hạn), đảm bảo rằng mục tiêu có tính rõ ràng và thực hiện được.
- Liên kết giữa các mục tiêu: Mục tiêu ở mỗi cấp độ trong tổ chức cần phải liên kết với nhau và đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo sự đồng nhất trong toàn bộ đội ngũ.
Tất cả những lưu ý trên nếu được tích hợp sẵn trong một phần mềm sẽ đảm bảo sợi dây liên kết mục tiêu và tính đồng bộ trong toàn đội ngũ. Và Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, không chỉ giúp hoàn thiện những lưu ý trên mà còn giúp tối ưu hóa hệ thống quản trị mục tiêu, mang đến hiệu suất làm việc cao và tăng trưởng kinh doanh.
5. Simplamo nâng cấp hệ thống quản trị mục tiêu theo MBO, kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI
Tư duy quản trị trên Simplamo giúp khắc phục các điểm yếu mang tính “truyền thống” của phương pháp quản trị mục tiêu MBO, đồng thời hoàn thiện hệ thống xây dựng mục tiêu trong tổ chức bằng cách:
- Simplamo giúp tổ chức xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn, tạo sự đồng nhất khi liên kết mục tiêu ngắn hạn, dài hạn
Để tạo sự liên kết giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn. Quá trình này sẽ giúp cho toàn bộ đội ngũ liên tục tiến về phía tầm nhìn doanh nghiệp thông qua việc thực thi các mục tiêu ngắn hạn và được liên kết với mục tiêu dài hạn.
Sếp sẽ truyền thông đến toàn bộ đội ngũ bức tranh mục tiêu 10 năm, xuống mục tiêu ba năm, sau đó là mục tiêu một năm. Một cách sâu sát hơn, mục tiêu một năm sẽ được phân rã thành các mục tiêu ngắn hạn hàng quý, và mục tiêu hàng quý được hỗ trợ bởi các cột mốc Milestone để đo lường toàn bộ quá trình thực thi mục tiêu.
- Kết nối mục tiêu với các hoạt động thường ngày thông qua bảng chỉ số Scorecard
Có một thực tế rằng, đội ngũ của sếp thường bị cuốn theo các sự vụ sự việc hàng ngày và bỏ quên mục tiêu, ngay cả khi tổ chức đã có một chiến lược cụ thể. Để mở khóa vấn đề này, Simplamo sẽ giúp sếp xây dựng bảng chỉ số Scorecard từ 10 – 15 chỉ số cốt lõi, bảng chỉ số này giúp sếp đưa việc thực thi mục tiêu vào hoạt động thường ngày, biến chiến lược thành hành động cụ thể.
- Tiết kiệm thời gian, giúp đội ngũ nâng cao năng lực xây dựng mục tiêu
Để mục tiêu MBO được hoạt động trong doanh nghiệp, sếp cần một đội ngũ ban lãnh đạo chủ động và trách nhiệm. Bởi tính chất của MBO đơn thuần là đặt mục tiêu và đảm bảo sự đồng lòng trong đội ngũ. Đều này cũng đồng nghĩa rằng: năng lực, tính tự giác, cùng với tinh thần trách nhiệm phải liên tục được trau dồi, nếu không, quản trị mục tiêu theo MBO sẽ khó hoàn thành.
Để xóa bỏ nút thắt này, Simplamo có tính năng “khung cuộc họp” hàng tuần và “sơ đồ trách nhiệm” sẽ đảm bảo đội ngũ luôn đặt trách nhiệm trên vai và tự giác trong tiến trình thực thi mục tiêu của mình, bởi vì họ luôn được review hàng tuần cùng với nhau và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong mỗi cuộc họp.
Ngoài việc cung cấp các tính năng quan trọng, Simplamo còn là kết tinh của tư duy quản trị hiện đại, với các công thức và khung vận hành chuẩn. Khi lựa chọn áp dụng Simplamo, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ triển khai nhiệt tình từ phía chuyên gia Simplamo, đảm bảo đội ngũ hiểu rõ về tư duy quản trị mục tiêu và thực hành hiệu quả hàng tuần.
Mời Sếp tìm hiểu thêm về phần mềm BSC tại đây.
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up?lang=vi
