Tổ chức cuộc họp Lập kế hoạch kinh doanh năm AOP (Annual Operating Plan) thường là một trong những chủ đề được chủ doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất vào giai đoạn các tháng cuối năm. Nhưng nhiều anh chị lãnh đạo cũng gặp khó khăn trong việc triển khai và thực thi cuộc họp này đúng cách, khoa học và phù hợp với doanh nghiệp mình.
Có một cuộc họp năm thuận lợi, hiệu quả, truyền tải được đầy đủ nội dung và thông điệp đến các lãnh đạo cấp cao, thì những mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hành động được bàn luận, thống nhất trong cuộc họp năm này mới thực hiện được tối đa công lực và năng suất, khi triển khai thực tế và xuống các cấp trong doanh nghiệp.
Hiểu được tầm quan trọng và những lợi ích của việc tổ chức cuộc họp năm hiệu quả, trong bài viết này chúng tôi chia sẻ về cách tổ chức Buổi họp năm hiệu quả (Annual Planning) từ Simplamo.
1. Mục tiêu của buổi họp Lập kế hoạch kinh doanh năm:
- Tăng cường sức khoẻ và tính gắn kết của của đội ngũ.
- Tiếp tục làm rõ Bảng tầm nhìn doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch kinh doanh năm, xác định các công việc ưu tiên quý tới.
- Tập trung nhận diện rõ các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề ưu tiên.
Buổi họp lập kế hoạch kinh doanh năm thông thường tiến hành trong vòng 2 ngày, thường được tổ chức bên ngoài văn phòng. Và phần lớn các cuộc họp năm chỉ dành cho cấp Ban lãnh đạo.
2. Tầm quan trọng của cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
- Là cơ hội để đội ngũ ban lãnh đạo Công ty xem xét lại Kế hoạch kinh doanh năm trước đó và Mục tiêu ưu tiên của Quý gần nhất. Đánh giá tổng thể các chỉ số của tổ chức.
- Phân tích SWOT để đưa ra các giải pháp giúp loại bỏ tất cả các vấn đề của doanh nghiệp gặp phải, nhìn nhận những điểm mạnh của tổ chức, những cơ hội trong thời gian tới để tận dụng và phát huy.
- Gia tăng sức khỏe đội ngũ, củng cố đội ngũ lãnh đạo, tránh được các vấn đề trong hoạt động teamwork.
- Rà soát lại toàn bộ Tầm nhìn để đưa ra những thay đổi, chỉnh sửa cần thiết, và đảm bảo mọi người đều thống nhất, nắm rõ được tầm nhìn này.
- Công ty sẽ có thêm cơ sở để thiết lập kế hoạch cho năm mới và mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày tiếp theo.
- Cuộc họp năm này là thời gian ban lãnh đạo cùng nhau giải quyết tất cả các vấn đề quan trọng, thống nhất các bước tiếp theo và kết luận để triển khai cho 1 năm kế tiếp.
3. Các bước thực hiện Cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm trên Simplamo
Công cụ Họp năm trên Simplamo được thiết lập theo một trình tự khoa học – logic trong các bước, để tổ chức cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm hiệu quả nhưng vẫn được thực hiện gọn gàng, nhanh chóng. Các doanh nghiệp sẽ được gợi ý tuần tự những bước thực hiện cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm trên phần mềm của Simplamo.
Về cơ bản, cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm sẽ được chia thành 2 giai đoạn chính là: Trước cuộc họp và Trong cuộc họp
3.1. Trước cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Trước bất kỳ cuộc họp nào cũng cần xác định rõ thành phần tham dự cuộc họp để đảm bảo có đầy đủ những thành viên, phòng ban phù hợp, liên quan tới nội dung họp. Đối với cuộc họp năm thì thành phần tham dự thường là Ban lãnh đạo và các quản lý cấp cao thiết lập kế hoạch năm cho toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cuộc họp năm là cuộc họp quan trọng, thời gian diễn ra sẽ lâu hơn những cuộc họp quý, họp tuần thông thường. Nên doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực nhân sự để sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp năm; phân công trách nhiệm rõ ràng (người điều phối, thư ký…); các báo cáo về Doanh thu, lợi nhuận, dữ liệu đo lường trong quý, báo cáo tài chính quản trị khác…
Ngoài ra, còn cần chuẩn bị trước nội dung họp (Mục tiêu ưu tiên Quý gần nhất đạt hay chưa, những vấn đề lớn cần bàn luận…) để công việc được phân chia phù hợp, cuộc họp năm diễn ra hiệu quả, thuận lợi.
3.2. Trong cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
-
Ngày họp năm thứ 1
Cuộc họp năm diễn ra trong 2 ngày, theo trình tự của Simplamo, ngày đầu tiên của cuộc họp năm sẽ diễn ra với các bước chính:
1. Khởi động (30′)
Thực hiện Khởi động để cùng nhìn lại và chúc mừng cho đoạn đường một năm của Doanh nghiệp, Đây cũng là lúc các thành viên chia sẻ những điểm nổi bật theo cảm nhận cá nhân, nhằm tạo không khí chuyển đổi, thoát ra khỏi không gian làm việc chuyển sang trạng thái họp. Việc này mang đến sự tập trung khi bắt đầu vào cuộc họp, và việc được chia sẻ cũng mang đến cảm giác cởi mở, thoái mái hơn.
2. Xem lại Năm trước và Quý trước (30’)
Đội ngũ ban lãnh đạo dưới sự điều hướng của Người điều phối cùng sự hỗ trợ của Thư ký, cùng xem xét các mục tiêu và số liệu bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, các chỉ số đo lường trọng yếu đánh giá một năm hoạt động vừa qua.
Bên cạnh đó cũng sẽ chấm điểm hoạt động kinh doanh năm từ 1-10 theo suy nghĩ của từng thành viên để mọi người chia sẻ cảm nhận, những suy nghĩ trong cả năm để cùng học hỏi, rút kinh nghiệm và tiến về phía trước.
Ý nghĩa: Cùng nhìn lại và học hỏi từ quá khứ. Đo lường sự cải thiện giữa khả năng lập kế hoạch và thực thi thực tế.
3. Tăng cường sức khoẻ đội ngũ (165’)
Bằng cách cùng nhau thực hiện một bài tập/hoạt động teamwork đơn giản để tạo nên sự hiểu biết sâu sắc, nâng cao tinh thần cởi mở, chân thành và cam kết giữa các thành viên.
(Simplamo khuyến khích bạn tìm đọc quyển sách “5 điểm chết trong teamwork” để có thêm nhiều gợi ý về hoạt động này hơn.)
Ý nghĩa: Giúp các thành viên hiểu rằng niềm tin là nền tảng của sức khỏe đội ngũ, và tránh được 5 điểm rối loạn trong đội ngũ (tin tưởng, xung đột, cam kết, trách nhiệm giải trình và kết quả)
4. Phân tích S.W.O.T & Thiết lập Danh sách các vấn đề (60’)
Sau khi thực hiện xem xét lại các hoạt động, mục tiêu trong quý trước và năm trước, ban lãnh đạo sẽ nắm được các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Nên tiếp đến cuộc họp năm sẽ đi đến một phần quan trọng, không thể thiếu cho bất cứ tổ chức nào đó là phần phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối nguy đối với tổ chức).
Ý nghĩa: Nhận biết và nắm rõ về SWOT trong doanh nghiệp để làm cơ sở dữ kiện thiết lập tầm nhìn, mục tiêu 3 năm, kế hoạch kinh doanh năm sau… phù hợp và hiệu quả nhất.
5. Rà soát tầm nhìn doanh nghiệp (75’)
Tại phần này, sẽ rà soát lại tất cả nội dung trong bảng Tầm nhìn đã được lập ra của doanh nghiệp trước đó và để tất cả thành viên tham dự xác nhận, nêu ý kiến về việc “chúng ta có vẫn đang đi đúng hướng hay không?”
Nếu có vấn đề muốn thay đổi, chỉnh sửa hay những điểm bất đồng, ban lãnh đạo sẽ xem xét, bàn luận đưa ra giái pháp thay đổi, tất cả đều được Thư ký ghi chú lại trên Simplamo
Ý nghĩa: Đảm bảo rằng tất cả mọi người vẫn thống nhất 100% với tầm nhìn của tổ chức.
6. Rà soát Bức tranh 3 năm (45’)
Tiếp đến, các thành viên trong cuộc họp năm sẽ cùng nhìn, rà soát lại từng nội dung trong Bức tranh 3 năm được lập ra trong năm trước. Bắt đầu cập nhật, quyết định giữ lại, hủy bỏ hoặc chỉnh sửa để tạo dựng Bức tranh cho 3 năm tới.
Rà soát Bức tranh 3 năm vì một năm qua có nhiều điều thay đổi, và với kiến thức và kinh nghiệm tích lũy trong năm vừa rồi, chúng ta sẽ có những điều chỉnh tạo ra một tầm nhìn mới.
Bên cạnh đó, đội ngũ chúng ta cũng tốt lên từng ngày, từ những kinh nghiệm tích góp, việc lập bảng kế hoạch kinh doanh sẽ chuẩn hơn, nên doanh nghiệp cần cập nhật để tạo ra Bức tranh 3 năm thực tiễn và phù hợp với tổ chức, thị trường hiện tại.
Ý nghĩa: 100% thành viên có cùng một suy nghĩ về Bức tranh 3 năm tới của tổ chức và đảm bảo các mục tiêu này được thiết lập phù hợp nhất với tình hình hiện tại.
Kết luận ngày 1 (30’)
Tại đây, tóm tắt lại nội dung ngày họp thứ 1 và thống nhất lịch trình ngày Thứ 2 cho các thành viên tham dự nắm rõ.
Những thông tin về nội dung họp được Thư ký cập nhật và điều chỉnh đều được Simplamo lưu lại tự động và liên tục trên phần mềm. Sau khi kết thúc ngày họp đầu tiên, phần mềm Simplamo sẽ gửi Email tóm tắt cho các thành viên tham dự. Khi đó lịch trình của ngày họp Thứ 2 sẽ tự động hiện ra.
Ý nghĩa: Tổ chức cuộc họp năm trên Simplamo mang đến sự thuận tiện, nhanh chóng, vì toàn bộ nội dung ghi chép về cuộc họp sẽ được lưu lại và tự động gửi mail đến toàn bộ thành viên tham dự cuộc họp ngay sau khi ngày họp kết thúc.
Đảm bảo được việc các thành viên đều có dữ kiện về nội dung cuộc họp hôm nay, tránh được việc bỏ lỡ, không nắm đầy đủ thông tin, như vậy nội dung ngày họp tiếp theo sẽ được tiếp nối và không bị gián đoạn.
Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách Tổ chức Cuộc họp năm của Simplamo: Tại đây
-
Ngày thứ họp năm thứ 2
Khởi động – 15 phút:
Bắt đầu ngày họp năm thứ 2 với 15 phút khởi động nhanh chóng, khơi gợi lại ký ức về cuộc họp ngày ngày thứ 1, tạo bầu không khí mở đầu có sự giao tiếp, chia sẻ giữa các thành viên, giúp 2 ngày họp được nối tiếp liền mạch hơn.
Nhắc lại Bảng danh sách vấn đề và Bức tranh 3 năm trong cuộc họp năm ngày thứ 1 (15’)
Để nhắc nhớ những điều này trong tâm trí mọi người trước khi tạo Kế hoạch 1 năm trong ngày họp hôm nay, cũng như giúp các thành viên nắm bắt lại để đễ dàng chia nhỏ các vấn đề cần giải quyết.
7. Lập kế hoạch kinh doanh năm mới (120’)
Khi đã có Bức tranh rõ ràng về 3 năm tới từ ngày họp năm thứ 1, cuộc họp năm sẽ đi đến nội dung Lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
Khi đã có Tầm nhìn rõ ràng, các con số và mục tiêu sẽ không còn mơ hồ, mà hiện ra rõ ràng ngay trước mắt ban lãnh đạo. Việc cần làm là thảo luận và thống nhất với đội ngũ về những con số mục tiêu về Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số đo lường… và đặt thời hạn thực hiện chỉ định, để công việc hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo được mục tiêu doanh nghiệp.
Phần mềm Simplamo cung cấp đầy đủ chức năng để các nhân sự của từng phòng ban chuyên môn nhập dữ liệu doanh thu, lợi nhuận, chỉ số đo lường và Mục tiêu năm / Quý tương ứng. Và ban lãnh đạo, các sếp có thể nắm được đầy đủ, nhanh chóng các số liệu này qua phần mềm Simplamo.
Ngoài ra, cũng cần có bảng ngân sách hỗ trợ cho kế hoạch này và các thành viên đều rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ trong năm tới.
8. Thiết lập mục tiêu ưu tiên Quý (120’)
Đặt ra 3-7 mục tiêu quan trọng nhất phải hoàn thành trong 90 ngày tới cho cấp công ty. Sau đó là công việc ưu tiên cấp phòng/ban (cá nhân) của các thành viên trong Ban lãnh đạo. Không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu, vì ngoài việc không thể đạt được tất cả các mục tiêu đề ra, thì còn làm giảm mức độ tập trung đạt được mục tiêu.
Lời khuyên chân thành từ Simplamo “Ít hơn luôn tốt hơn”, đạt được tất cả “ít” mục tiêu đó vẫn sẽ chất lượng và hiệu quả hơn việc có quá nhiều mục tiêu nhưng không cái nào đạt được 50%.
Chỉ định cụ thể ai sẽ chịu trách nhiệm thực thi mục tiêu này ở cấp độ công ty một cách rõ ràng trong toàn thể đội ngũ ban lãnh đạo. Sau đó, từng thành viên ban lãnh đạo cùng xác định các mục tiêu cá nhân cần thêm vào để giúp công ty đạt được mục tiêu ưu tiên Quý.
9. Xử lý vấn đề trọng điểm (195’)
Đây là phần trọng tâm – trái tim của buổi họp năm. Từ những vấn đề được nhận định, ghi chú và tạo ra khi chúng ta phân tích SWOT và thực hiện các bước trên trong cuộc họp.
Tại ngày họp Thứ 2, chúng ta vẫn có thể bổ sung các vấn đề trong tổ chức đang đối mặt để đội ngũ lãnh đạo thảo luận và xử lý trong cuộc họp năm. Cần xác định thời hạn của các vấn đề, với các vấn đề Dài hạn sẽ được thảo luận, xử lý trong cuộc họp năm này. Còn các vấn đề ngắn hạn sẽ chuyển về công cụ cuộc họp tuần trên Simplamo để xử lý
Theo đó, các vấn đề dài hạn này sẽ được tiến hành xử lý theo các bước:
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên của các vấn đề
- Xử lý từng vấn đề theo 3 bước: Nhận diện nguyên nhân – Thảo luận – Chốt phương án giải quyết
Ý nghĩa: Xử lý những vấn đề trọng yếu có thể gây cản trở trong 90 ngày tới.
10. Kết luận (12’)
Cuối ngày họp thứ 2 của cuộc họp năm, các thành viên tham dự cuộc họp năm sẽ cùng xem lại tất cả những hành động đã chốt với nhau, chắc chắn rằng mọi người đều hiểu và đồng thuận.
Như vậy các thành viên tham dự đều nắm được phương hướng và có tinh thần thực hiện, rõ ràng về thông điệp mong muốn mà cuộc họp năm này đem lại. Điều này cũng giúp việc triển khai xuống cấp dưới thuận lợi và hiệu quả nhất.
Ý nghĩa: Thống nhất những Hành động / To-dos và các Mục tiêu đã thống nhất cho 90 ngày và kế hoạch 1 năm. Hiểu hơn về cảm nhận của từng thành viên thông qua phản hồi sau khi kết thúc 2 ngày làm việc và đảm bảo đáp ứng được kỳ vọng.
Đây là một bộ khung Cuộc họp năm bài bản dành cho doanh nghiệp tại phần mềm Simplamo. Thực hiện theo trình tự Cuộc họp năm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà còn đảm bảo đem lại hiệu quả cho Cuộc họp năm quan trọng này.
Simplamo chúc các nhà lãnh đạo thực hiện thuận lợi và thành công Cuộc họp năm cho doanh nghiệp mình!
Ngoài cung cấp công cụ Cuộc họp năm trên phần mềm, Simplamo còn cung cấp các dịch vụ Tổ chức cuộc họp năm, với mong muốn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tách bạch nội dung và thực thi theo đúng lộ trình bài bản chuẩn Hoa Kỳ.
- Xem thêm: Video record webinar hướng dẫn tổ chức cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm 2024
- Tham khảo thêm cách: Tổ chức cuộc họp tuần và bật mí phương pháp giúp sếp giải quyết mọi vấn đề
- Đặt lịch tư vấn tìm hiểu về dịch vụ lập kế hoạch kinh doanh năm của Simplamo: Tại đây
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up?lang=vi
