Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.
Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.
Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.
1. Cấu trúc không chuẩn tăng lãng phí trên 30%
Khi đại dịch covid19 diễn ra và kết thúc, nhiều Doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhân sự và xây dựng lại cấu trúc tổ chức tinh gọn hơn để tiết kiệm chi phí. Khi biết cắt giảm đúng cách, nhiều Doanh nghiệp sau khi giảm đến 30% nhân sự vẫn duy trì được mức doanh thu như cũ thậm chí năng suất lao động còn tăng lên.
Một ví dụ khác, chi phí tuyển sai 1 nhân sự có thể lên đến 30% – 150% lương của nhân sự đó trong một năm. Với những vị trí cao cấp hoặc đặc thù, con số này có thể còn cao hơn nhiều. Ví dụ: sếp tuyển một nhân sự với mức lương 20 triệu/tháng, sau một thời gian nhận ra đây là nhân sự không phù hợp, tổng thiệt hại tiêu tốn cho nhân sự này có thể đã lên tới 300 triệu.
>> Từ hai ví dụ điển hình trên, con số thất thoát Doanh nghiệp phải gánh chịu cho một cấu trúc nhân sự “sai” là rất lớn, thậm chí lớn hơn rất nhiều so với những khoản “bề nổi” mà sếp đang cắt giảm hàng tháng. Vậy làm thế nào để xác định một cấu trúc nhân sự tối ưu nhất cho tổ chức để giảm chi phí vận hành và tăng năng suất làm việc?
2. Giải pháp xây dựng cấu trúc chuẩn, giảm 20% chi phí vận hành
2.1 Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp
Trước khi đi vào phần giải pháp, sếp hãy đánh giá lại sơ đồ tổ chức hiện tại của Doanh nghiệp, bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Các chức năng chính đang có nhiều người cùng phụ trách?
- Các vị trí không có mô tả công việc hoặc có nhưng dài dòng, chung chung và không được công khai, minh bạch?
- Nhân viên không nắm rõ trách nhiệm chính của mình và của những người khác?
- Một số vị trí không phục vụ cho quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến cho khách hàng?
- Nhiều vị trí không cần thiết nhưng chưa biết sắp xếp vào đâu?
- Một vài nhân sự quan trọng (thậm chí CEO) đang ôm đồm quá nhiều việc ?
- Khâu báo cáo rườm rà, đi qua nhiều lớp, cần nhiều người duyệt
Nếu đa phần tình trạng trên đang xuất hiện trong Doanh nghiệp của sếp, thì sếp đang sở hữu một cấu trúc cồng kềnh phức tạp, tăng chi phí vận hành lên đến 30% vì:
- Nhân viên không làm việc hết sức mình vì họ không chịu trách nhiệm cho một chỉ số/kết quả cụ thể
- Các phòng ban/nhân sự tránh né trách nhiệm, đổ thừa qua lại vì một vị trí có nhiều người cùng phụ trách
- Các vấn đề không được giải quyết triệt để, lãng phí thời gian, ngân sách
- Mất thời gian cho việc báo cáo, đợi chờ
- Tuyển dụng sai và lãng phí chi phí cho những vị trí không thật sự cần thiết
Tất cả những điều này đang đẩy chi phí vận hành của sếp tăng cao hơn 30% so với con số thực tế mà năng suất công việc lại giảm.
2.2 Đã đến lúc cắt giảm ngay 20% chi phí vận hành
Dưới đây là các giải pháp của Simplamo để xây dựng một sơ đồ tổ chức phù hợp và hiệu suất nhất, giúp sếp giảm từ 20% chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày:
- Đầu tiên, hãy sắp xếp lại sơ đồ tổ chức sao cho đáp ứng quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến cho khách hàng, trong đó có 3 khối chức năng quan trọng: SALE/MARKETING + VẬN HÀNH + TÀI CHÍNH/NHÂN SỰ
- Một nhân sự có thể ngồi ở nhiều vị trí, nhưng một vị trí không có nhiều người ngồi
- Mỗi vị trí cần có mô tả vai trò trách nhiệm cụ thể (tối đa 5 vai trò trách nhiệm, mỗi vai trò viết ngắn gọn trong 1 dòng)
- Trình bày các vai trò/trách nhiệm này trên sơ đồ tổ chức để đảm bảo toàn nhân sự đều nắm rõ vai trò của nhau
- Đánh giá lại các vị trí chưa thật sự cần thiết, từ đó có hoạt động thuyên chuyển hoặc cắt giảm phù hợp
- Tuyển dụng nhân sự mới dựa trên sơ đồ này
Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành nhờ xây dựng lại cơ cấu nhân sự hiệu suất – trách nhiệm cao trong suốt nhiều năm qua:
Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.
…
Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
