Phần mềm quản trị mục tiêu phá tan mọi rào cản thực thi trong doanh nghiệp

1. Phần mềm quản trị mục tiêu OKR là gì?

Quản trị theo mục tiêu OKR là gì? (Objectives and Key Results): một trong những phương pháp quản trị hiệu suất dùng để xác định, theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu trong tổ chức. OKR được phát triển bởi Andy Grove, CEO của Intel và đã được thực hiện rộng rãi bởi John Doerr, một nhà công nghệ hàng đầu.

Theo đó, phần mềm OKR là một công cụ giúp doanh nghiệp triển khai, theo dõi, đánh giá và đo lường mục tiêu trong tổ chức. Một số phầm mềm OKR nổi tiếng: Perdoo, Simplamo, VNOKR, Base Goal, Lattice…

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm OKR cho doanh nghiệp

Một phần quan trọng trong hành trình phát triển của doanh nghiệp là làm thế nào để thúc đẩy nhân viên hướng tới mục tiêu chung. Thế nhưng sau nhiều nỗ lực của ban lãnh đạo, đội ngũ nhân viên vẫn không thể biết được mình cần làm gì để giúp công ty đạt được những mục tiêu lớn.

Nhiều doanh nghiệp luôn tìm kiếm phương pháp để thúc đẩy hiệu suất, nâng cao kết quả, xây dựng mục tiêu và thực thi chúng một cách xuất sắc. Và phần mềm quản trị mục tiêu OKRs là phương pháp tối ưu mà nhiều doanh nghiệp tìm đến. Sau đây là một số lợi ích sử khi sử dụng phần mềm OKR trong doanh nghiệp:

Sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu OKRs là công cụ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hẹp khoảng cách giữa những gì muốn đạt được và cách để biến điều đó thành hiện thực. Bên cạnh đó giúp sếp dễ dàng theo dõi đánh giá và quản lý mục tiêu một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian, dễ dàng điều chỉnh mục tiêu và truyền thông đến đội ngũ: Sử dụng các phần mềm triển khai mục tiêu OKR giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian khi thay thế các thao tác thủ công phức tạp, cồng kềnh. Song song đó sếp cũng dễ dàng tinh chỉnh mục tiêu và nhanh chóng truyền đạt cho đội ngũ.
Định hướng và mục tiêu rõ ràng: Phần mềm quản trị mục tiêu OKR giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về mục tiêu cá nhân và sự đóng góp của họ đối với mục tiêu tổ chức. Giúp cho mọi người hiểu rõ những gì cần làm và cách đạt được những mục tiêu đó. Điều này tạo ra sự tập trung và hướng dẫn rõ ràng trong công việc hàng ngày và nâng cao tính tự chủ và trách nhiệm cá nhân. Bên cạnh đó, thông qua phần mềm sếp sẽ có được những phản hồi liền tục của nhân viên về mục tiêu của mình.

Thế nhưng có một sự thật rằng, không phải doanh nghiệp nào triển khai phần mềm OKR cũng thành công, để tìm hiểu thêm các lý do vì sao quản trị theo mục tiêu OKR lại thất bại mời bạn đọc chi tiết bài viết 5 lý do tại sao OKR thành công tại phương Tây, thất bại thảm hại tại Châu Á tại đây

3. Điểm cần nắm khi triển khi sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu OKR

3.1 Một số điểm lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu OKR

Lựa chọn phần mềm phù hợp: Đảm bảo lựa chọn phần mềm có tính năng và giao diện phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Sự phức tạp, cồng kềnh hay chồng chéo chức năng sẽ kìm hãm tốc độ của cả đội ngũ. Chính vì vậy sếp cần tìm một phần mềm đơn giản, đội ngũ dễ hiểu và thúc đẩy tiến trình thực thi hiệu quả.
Đào tạo và hỗ trợ: Để việc triển khai phần mềm quản trị mục tiêu OKR được hiệu quả, đội ngũ cần được hướng dẫn và đào tạo sử dụng phần mềm OKR, từ đó hiểu được cách áp dụng chúng vào trong công việc hàng ngày. Vì vậy khi lựa chọn công ty cung cấp phần mềm một điểm ưu tiên để sếp lựa chọn đó chính là có sự hỗ trợ của chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong việc quản trị mục tiêu.
Cuối cùng, trong việc sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu, một kỳ vọng sai lầm đáng tiếc là kỳ vọng quá lớn và quên rằng phần mềm chỉ là một công cụ. Đây chỉ là một phần của giải pháp, nhưng không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Quan trọng hơn, trong quá trình triển khai, sự thay đổi văn hóa và cam kết từ đội ngũ là yếu tố quyết định để đạt được thành công. Và quá trình này đòi hỏi sự chủ động từ mỗi thành viên trong tổ chức để hướng tới mục tiêu chung và đạt được kết quả tốt nhất.

3.2 Giải thích sự khác biệt giữa phần mềm KPI, OKR

Phần mềm KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của tổ chức. Giúp doanh nghiệp tập trung vào đo lường hiệu suất tổng thể và cung cấp thông tin quan trọng cho quyết định chiến lược, từ việc xác định sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả. Phần mềm KPI giúp doanh nghiệp rõ ràng và mạch lạc trong việc đặt ra mục tiêu và chỉ số quan trọng, tập trung vào kết quả và thành tựu của tổ chức.

Các phần mềm quản trị mục tiêu OKR, ngược lại, giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi mục tiêu của tổ chức đến từng cá nhân, tạo định hướng cho tất cả mọi người hướng tới mục tiêu quan trọng. Chúng kết hợp với quy trình theo dõi và đánh giá để đảm bảo tiến trình thực hiện mục tiêu. Phần mềm quản trị theo mục tiêu OKR tập trung vào việc đo lường và theo dõi tiến trình thực hiện mục tiêu của đội ngũ, giúp sếp dễ dàng quản lý và đo lường tiến bộ của từng thành viên.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần phải chọn giữa phần mềm KPI, OKR. Thực tế, việc kết hợp cả hai có thể khai phá sức mạnh của doanh nghiệp, và sếp có thể đảm bảo sự cân bằng giữa việc đo lường hiệu suất và định hướng mục tiêu, từ đó tạo nên một hệ thống quản trị toàn diện và hiệu quả cho doanh nghiệp.

4. Phần mềm quản trị mục tiêu OKR đơn giản Simplamo

Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Mục đích quan trọng của việc triển khai OKR là đảm bảo rằng mọi thành viên đều nhận thức được mục tiêu của tổ chức và điều quan trọng chính là mọi người làm việc cùng nhau để đạt được chúng.

Song song với điều này trong quá trình thực thi mục tiêu doanh nghiệp cần ghi lại tiến trình của việc hoàn thành mục tiêu chính. Simplamo giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu chung cùng với tiến trình đo lường mục tiêu đã được xây dựng, mọi thứ đơn giản từ việc xây dựng đến tiến trình thực thi hiệu quả.

Dưới đây là một vài điểm đặc biệt khi sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu OKR trên Simplamo:

4.1 Dễ dàng triển khai OKR kết hợp độc đáo với KPI

Trên Simplamo, bảng chỉ số KPI được gọi là Scorecard và được xây dựng để đo lường hàng tuần. Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp sẽ tự quản lý các chỉ số của mình và thực hiện đo lường một cách nhất quán. Nguyên tắc hoạt động của Scorecard là cập nhật định kỳ, điều này rất quan trọng vì trong môi trường kinh doanh, sự thay đổi diễn ra liên tục và việc đo lường các chỉ số vào cuối tháng hoặc cuối quý có thể làm mất đi tính kịp thời.

Lưu ý rằng mỗi doanh nghiệp sẽ có bảng chỉ số riêng của mình khi xây dựng Scorecard và từ 5-15 chỉ số cốt lõi. Trong quá trình triển khai phần mềm, các chuyên gia Simplamo sẽ hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xác định các chỉ số quan trọng phù hợp với tình hình và nguồn lực của doanh nghiệp. Hình ảnh dưới đây giúp bạn hình dung một cách rõ ràng về cấu trúc của bảng chỉ số KPI (Scorecard) trên Simplamo.

Bên cạnh đó, các OKR trên Simplamo được gọi là các Rocks (mục tiêu ưu tiên quý): Tiền đề của việc xây dựng Rocks trên Simplamo là luôn đưa các ưu tiên của doanh nghiệp lên hàng đầu, một điểm đặc biệt của Rocks nữa đó chính là được thiết lập trong thời hạn hàng quý nhưng được theo dõi, đo lường hàng tuần. Điều này sẽ xóa bỏ điểm nghẽn thiếu hệ thống theo dõi và đo lường mục tiêu.

Thực tế các bộ khung xây dựng OKRs sẽ trở nên đầy lý thuyết và khô cứng nếu như không thể bám sát từng tiến trình thực thi cụ thể, linh hoạt thay đổi. Có nghĩa là toàn bộ đội ngũ làm gì để đạt được mục tiêu cuối cùng, không bỏ lỡ những gì quan trọng và nhận diện mọi vấn đề một cách kịp thời?

Đầu tiên, sếp có thể xem qua một mục tiêu được xây dựng trên Simplamo ngay sau đây:

Ở trên, là một ví dụ về một mục tiêu cấp phòng ban trên Simplamo. Thực tế là nhiều khi sếp sẽ thấy rằng nhân viên làm rất nhiều việc nhưng cuối cùng mục tiêu lại không hoàn thành hoặc không biết việc cần phải làm để hoàn thành, ở nhiều trường hợp mục tiêu được chạy nước rút vào cuối quý.

Trong khi đó, từ mục tiêu chính Simplamo giúp doanh nghiệp đo lường các cột mốc Milestone với thời hạn hoàn thành cụ thể: đội ngũ biết việc cần phải làm hiện tại, việc cần làm tiếp theo,… sếp cũng dễ dàng nắm được tình hình thực thi của đội ngũ.

4.2 Cuộc họp liên kết, tạo ra sự tập trung và tính kỷ luật trong thực thi

OKRs là công cụ tuyệt vời nhưng để nó không phải là một bộ khung khô cứng, bị động… Simplamo, phần mềm quản trị mục tiêu sẽ chia sẻ đến sếp khung cuộc họp tuần.

Ở phần trên Simplamo đã giúp sếp lựa chọn điều quan trọng, vậy nhịp họp hàng tuần có ý nghĩa gì trong quá trình thực thi mục tiêu. Thực tế cuộc họp hàng tuần luôn được Simplamo nhấn mạnh, sau khi doanh nghiệp xác định được các mục tiêu ưu tiên, cùng với các cột mốc cụ thể… Và để mọi người thực thi đúng như kế hoạch đội ngũ cần phải ngồi lại thường xuyên để nói về mục tiêu của mình. Điều này sẽ giữ cho mọi người tập trung vào điều quan trọng, cam kết và kỷ luật trong thực thi và linh hoạt tinh chỉnh.

Các thành viên sẽ cùng rà soát mục tiêu theo khung của cuộc họp tuần, sau khi các mục tiêu được xây dựng minh bạch, thành viên đảm nhận rõ ràng. Các mục tiêu sẽ được review hàng tuần dễ dàng trên Simplamo.

Cuộc họp hàng tuần trên Simplamo – Mẹo tâm lý để quản lý thời gian một cách tuyệt vời để các thành viên khai phá sức mạnh của một mục tiêu tập trung

Các khách hàng vận hành doanh nghiệp luôn có nhiều niềm trăn trở về đội ngũ của mình. Hầu hết các khách hàng tìm đến Simplamo đều có chung một nỗi đau rằng: Hàng ngày họ thấy đội ngũ của mình làm rất nhiều việc nhưng cuối cùng mục tiêu lại không hoàn thành và đội ngũ cũng chưa quản lý tốt thời gian của mình để “thực thi mục tiêu ưu tiên”.

Chính vì vậy mà cuộc họp hàng tuần là một mẹo tốt giúp đội ngũ luôn tự ý thức về mục tiêu của mình, tự quản lý thời gian xếp chỗ cho những việc cần làm để thúc đẩy mục tiêu vì nếu không ai nhắc về mục tiêu, mọi người sẽ bỏ quên nó.

4.3 Tạo ra môi trường thực thi mục tiêu cho đội ngũ

Simplamo mang đến một phương pháp quản trị mục tiêu đơn giản khi được đúc kết từ những quá trình phức tạp. Sau cùng bất kỳ một phần mềm quản trị mục tiêu nào cũng là một công cụ, và cách để biến Simplamo trở thành một vũ khí chiến đấu mạnh mẽ trong việc xây dựng và thực thi mục tiêu chính là tư duy ở phía sau đó.

Tư duy xây dựng MÔI TRƯỜNG THỰC THI trong tổ chức từ phần mềm quản trị mục tiêu OKR, nơi mà mọi người có thể tham gia vào guồng công việc một cách có trật tự.

Xây dựng mục tiêu một cách khoa học với các thành viên cam kết thực hiện cụ thể, ấn định thời gian rõ ràng. Lộ trình thực thi là các cột mốc (milestone) được xây dựng chi tiết trên Simplamo. Các mục tiêu được truyền thông đến toàn bộ tổ chức và “bản địa hóa” tầm nhìn của công ty cho từng cá nhân, đưa mọi người lên cùng một con thuyền với sếp.
Kết hợp giữa phần mềm quản trị mục tiêu OKR và KPI, giúp sếp dễ dàng theo dõi tình hình thực thi hàng tuần của doanh nghiệp và không bỏ rơi các mục tiêu quý.
Sợi dây liên kết giữa chiến lược và việc thực thi thông qua cuộc họp hàng tuần. Tại cuộc họp đội ngũ cùng review các chỉ số, các mục tiêu để xem xét tình hình và tiến độ. Cuộc họp này cho phép đội ngũ trao đổi rõ ràng, liên tục về những mục tiêu và thách thức trong tổ chức và giải quyết các vấn đề trong quá trình thực thi hiệu quả.

Thực tế là, nhiều doanh nghiệp tập trung vào quá trình xây dựng chiến lược, nhưng khi đã có chiến lược tốt, các nhân viên trở lại bàn làm việc và không biết cụ thể những công việc tiếp theo cần thực hiện. Một môi trường thực thi trên hết để mọi người biết rõ nhiệm vụ, chủ động theo dõi và thực hiện chiến lược đã được xây dựng.

Đã đến lúc biến giấc mơ của sếp thành sự thật và biến những gì tưởng chừng như không thể thành có thể. Sếp hãy nhanh tay đăng ký tìm hiểu và trải nghiệm phần mềm quản trị mục tiêu Simplamo bằng cách nhấn vào link sau đây: https://app.simplamo.com/sign-up?lang=vi

Xem thêm: Tổng hợp bài viết quản trị Doanh nghiệp hay dành cho chủ Doanh nghiệp & CEO 2024

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.