Ngày nay thuật ngữ Tái cấu trúc Doanh nghiệp được sử dụng khá phổ biến trong cộng đồng Doanh nghiệp Việt, tái cấu trúc là từ các sếp thường dùng để nói về chiến lược sắp tới của công ty mình khi đối mặt với các khó khăn trong kinh doanh, khi muốn mở rộng quy mô scaleup hoặc khi muốn tăng lợi thế cạnh tranh trước sự thay đổi của thị trường.
Khi tái cấu trúc, Doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự thay đổi rất lớn, về cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và Tầm nhìn chiến lược. Tái cấu trúc không chỉ mất thời gian, ngân sách mà còn gây ra khá nhiều hoang mang trong đội ngũ. Doanh nghiệp chỉ nên tái cấu trúc khi thật sự cần thiết, chứ không nên xem nó như một “trend” để chạy theo.
Bài viết hôm nay, Simplamo sẽ tập trung giúp sếp – những nhà lãnh đạo Doanh nghiệp phân tích 3 nội dung chính sau: Doanh nghiệp của sếp có thật sự cần đến tái cấu trúc hay không, các khó khăn trong hành trình tái cấu trúc Doanh nghiệp và liệu có quy trình tái cấu trúc nào đơn giản dễ áp dụng?
I. Tái cấu trúc Doanh nghiệp là gì?
Tái cấu trúc Doanh nghiệp là quá trình tổ chức và sắp xếp lại Doanh nghiệp dựa trên nền tảng là cấu trúc cũ nhằm mục đích thay đổi cấu trúc, phương thức vận hành để khắc phục những yếu kém nội tại, giúp Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai.
II. Doanh nghiệp của sếp có thật sự cần Tái cấu trúc?
Có nhiều lý do dẫn đến quyết định tái cấu trúc Doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là khi Doanh nghiệp gặp phải các thách thức sau:
- Thay đổi thị trường: Khi thị trường hoặc ngành công nghiệp mà Doanh nghiệp của sếp hoạt động có sự thay đổi, sếp cần điều chỉnh Doanh nghiệp để thích ứng và tăng lợi thế cạnh tranh.
- Tăng hiệu suất: Khi sếp cảm thấy rằng Doanh nghiệp đang hoạt động không hiệu quả và muốn sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Sụt giảm Doanh thu và Lợi nhuận: Khi Doanh thu giảm sút hoặc Lợi nhuận giảm đáng kể, đây có thể là dấu hiệu cần đến tái cấu trúc.
- Thay đổi Pháp lý: Khi có sự thay đổi trong quy định pháp lý có liên quan đến hoạt động kinh doanh, Doanh nghiệp cần phải tái cấu trúc để tuân thủ các quy định mới.
Doanh nghiệp của sếp đang gặp phải thách thức nào trong các thách thức kể trên? Nếu gặp phải từ 2 thách thức trở lên, đây có thể là thời điểm thích hợp để tìm kiếm giải pháp tái cấu trúc phù hợp. Trong đó, tương ứng với các thách thức, sẽ có các hình thức tái cấu trúc khác nhau, có thể kể đến như:
- Tái cấu trúc tổ chức: Điều chỉnh lại cấu trúc tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu suất.
- Tái cấu trúc chiến lược: Điều chỉnh lại chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để phản ánh lại môi trường kinh doanh thay đổi.
- Tái cấu trúc tài chính: Điều chỉnh lại cơ cấu tài chính của Doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro.
Trong bài viết hôm nay, Simplamo sẽ đi sâu vào phương pháp Tái cấu trúc tổ chức & Tái cấu trúc chiến lược để giải quyết bài toán về hiệu suất làm việc và cải thiện Doanh thu, Lợi nhuận – Bài toán được nhiều Doanh nghiệp quan tâm nhất trong thời gian gần đây.
III. Khó khăn gặp phải khi Tái cấu trúc Doanh nghiệp
Trước khi đến với quyết định Tái cấu trúc, sếp hãy cùng xem qua các khó khăn mà mình có thể gặp phải khi tái cấu trúc diễn ra trong Doanh nghiệp của mình:
- Khả năng phản kháng từ nhân viên: Nhân viên có thể không chấp nhận các thay đổi hoặc có sự lo ngại về tương lai của mình trong Doanh nghiệp.
- Chi phí và thời gian: Tái cấu trúc có thể đòi hỏi nhiều chi phí và thời gian
- Rủi ro liên quan đến hiệu quả công việc: Một quá trình tái cấu trúc không thực hiện đúng cách có thể gây ra rủi ro về hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến sự ổn định của Doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước các khó khăn có thể gặp khi Tái cấu
IV. Tiêu chí lựa chọn phương án Tái cấu trúc:
Vì tái cấu trúc là một hành trình không hề dễ dàng và những khó khăn như trên là điều không thể tránh khỏi, nên khi lựa chọn một phương án tái cấu trúc, sếp hãy cân nhắc các TIÊU CHÍ sau để quá trình tái cấu trúc được diễn ra “nhẹ nhàng” và mang đến hiệu quả bền vững:
- Tính phù hợp:
Trên thị trường sẽ có nhiều phương án tái cấu trúc tổ chức khác nhau với những “mẫu” có sẵn về sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên vì mỗi Doanh nghiệp là một bản thể khác nhau nên việc áp dụng mẫu có thể mang đến các rủi ro nhất định.
Ví dụ: mẫu sơ đồ tổ chức phù hợp với Doanh nghiệp này chưa chắc đã đáp ứng tốt với Doanh nghiệp kia, nên thay vì khoác lên mình “chiếc áo” quá rộng, sếp hãy thiết kế sơ đồ tổ chức phù hợp nhất với Doanh nghiệp của mình trong giai đoạn từ 6 tháng – 1 năm rồi từ từ mở rộng theo sự phát triển, thay vì mặc vào chiếc áo mà có thể 3-5 năm nữa Doanh nghiệp của sếp mới mặc vừa.
- Tính Đơn giản & Hiệu quả:
Sự phản kháng của đội ngũ là việc không thể tránh khỏi khi tái cấu trúc. Ví dụ, đội ngũ đã quen với cách thức thực thi hiện tại, nên khi đổi qua một Mô hình thực thi chiến lược mới (OGSM, OKRs, KPI,..), mà chúng lại mang đến sự phức tạp và còn không cho thấy hiệu quả trong thời gian ngắn thì phản kháng là điều có thể lường trước. Cho nên để đội ngũ đón nhận tốt nhất, sếp hãy tìm giải pháp triển khai thật đơn giản và mang đến hiệu quả nhanh cho đội ngũ.
Có nhiều tiêu chí dùng để lựa chọn phương án tái cấu trúc mà sếp có thể cân nhắc, trong khuôn khổ bài viết này, Simplamo chỉ tập trung vào 2 tiêu chí trên vì chúng cơ bản và có tác động mạnh mẽ nhất. Ngay lúc này, đây có phải là câu hỏi xuất hiện trong suy nghĩ của sếp:
Liệu có phương án tái cấu trúc nào thỏa mãn cả hai tiêu chí trên? Vừa thiết kế may đo phù hợp cho Doanh nghiệp của mình, vừa đơn giản mà lại mang đến hiệu quả nhanh?
Đó là phương án tái cấu trúc theo quy trình 8 bước mà Simplamo sẽ giới thiệu đến sếp trong phần tiếp theo của bài viết này.
V. Quy trình Tái cấu trúc Doanh nghiệp đơn giản theo 8 bước
Đây cũng là quy trình tái cấu trúc mà Simplamo triển khai cho các Doanh nghiệp Việt trong suốt thời gian vừa qua, mang về những kết quả thiết thực (tăng trưởng Doanh thu từ 10-30%/năm) và giúp nâng cấp tư duy của đội ngũ trong thực thi mục tiêu. Quy trình được chứng minh thành công bởi hơn 200,000 Doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Quy trình này bao gồm phương pháp Tái cấu trúc tổ chức & Tái cấu trúc chiến lược để giải quyết bài toán về hiệu suất làm việc và cải thiện Doanh thu, Lợi nhuận.
1. Tìm hiểu thực trạng của Doanh nghiệp
Trước khi bước vào hành trình tái cấu trúc, sếp cần dành thời gian xem xét lại các hoạt động hiện tại trong Doanh nghiệp của mình. Bắt đầu bằng việc nhìn rõ các vấn đề đang gặp phải và xác định mong muốn của mình một cách rõ ràng.
Tái cấu trúc là một hành trình dài kéo dài từ 1 đến 2 năm, trong hình trình này đòi hỏi phải có sự đồng hành và quyết tâm của cả một đội ngũ.
2. Xây dựng sơ đồ tổ chức vận hành trong 6 đến 12 tháng
Xây dựng sơ đồ tổ chức là bước thứ 2 trong hành trình tái cấu trúc.
Như đã nói bên trên, Simplamo sẽ ưu tiên thiết kế riêng cho sếp một sơ đồ tổ chức dùng để vận hành trong từ 6 – 12 tháng tới. Và sơ đồ cần phải đáp ứng 3 tiêu chí: Khoa học, Đơn giản – Ai nhìn vào cũng hiểu và Thể hiện rõ ràng 5 vai trò chính ở từng vị trí.
Sơ đồ tổ chức khoa học là sơ đồ xuất phát từ 3 CHỨC NĂNG CHÍNH mà một tổ chức bất kỳ nào cũng phải có để vận hành trơn tru:
- Chức năng Sale & Marketing
- Chức năng Operation (Vận hành)
- Chức năng Finance (Tài chính – Hành chính)
Từ 3 chức năng này, Simplamo sẽ phân nhỏ ra các phòng ban chức năng khác tùy thuộc vào quy mô nhân sự và mô hình kinh doanh của sếp. Nhưng như vậy vẫn chưa đủ rõ ràng và cụ thể, tại mỗi vị trí trên sơ đồ cần phải xác định 5 vai trò chính để nâng cao tính TRÁCH NHIỆM cho từng cá nhân và đội ngũ dễ dàng phối hợp làm việc, báo cáo. Và vì có thêm 5 vai trò tại mỗi vị trí, mà sơ đồ này ở Simplamo được gọi là SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM.
3. Xác định lại công việc ưu tiên, giữ lửa tập trung
Cùng với các ham muốn phát triển và các đe dọa từ đối thủ, thị trường, sếp sẽ muốn làm rất nhiều việc. Nhưng nếu không biết sắp xếp ưu tiên, việc gì cũng muốn làm ngay sẽ khiến cho tổ chức bị phân tán nguồn lực, quay về lối mòn cũ.
Bước thứ 3 trong hành trình tái cấu trúc Doanh nghiệp, Simplamo sẽ cùng đội ngũ ban lãnh đạo của sếp xác định các Mục tiêu ưu tiên Quý mà toàn bộ tổ chức phải tập trung hoàn thành trong vòng 3 tháng. Các Mục tiêu này được xác định bởi chính đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, nhờ đó họ biết chịu trách nhiệm với những gì mình đã cam kết và nỗ lực để hoàn thành.
Nhưng tại sao lại không bắt đầu từ việc set up các Mục tiêu 01 năm hay 03 năm mà lại là Mục tiêu Quý. Vì phương pháp bắt đầu từ Mục tiêu Quý sẽ ít tạo nên xáo trộn nhất cho tổ chức của sếp, giúp sếp cùng đội ngũ tập trung vào thời điểm hiện tại, mang đến kết quả nhanh nhất. Điều đó sẽ gia tăng lòng tin của đội ngũ và giúp họ làm quen với phương pháp thực thi mục tiêu mới mà không bị “ngợp”.
4. Xây dựng bộ chỉ số đo lường kết quả hoạt động kinh doanh
Các Doanh nghiệp tái cấu trúc đến với giai đoạn này, họ thường thiết lập các chỉ số đo lường (KPI) rất phức tạp dựa trên “mẫu” của những Doanh nghiệp khác. Nhưng sau một thời gian đưa vào áp dụng lại không mang đến hiệu quả như mong muốn.
Khi dành thời gian xem xét lại, chúng ta nhận thấy mình chỉ thực sự làm việc và hướng đến các chỉ số quan trọng. Các chỉ số phụ khác dường như không có nhiều ý nghĩa, chúng không những làm phân tán năng lượng làm việc, thậm chí còn gây rối rắm cho đội ngũ: “Rốt cuộc đâu mới thực sự là điều sếp muốn tập trung nhất?”
Khi tái cấu trúc với Simplamo, sếp sẽ được hướng dẫn xây dựng các chỉ số quan trọng đo lường kết quả hoạt động kinh doanh, các chỉ số thật cụ thể & dễ hiểu để mọi nhân viên nhìn vào đều nắm bắt được hoạt động kinh doanh hiện tại của Doanh nghiệp. Và thay vì đo lường chỉ số theo tháng hoặc quý, Simplamo hướng sự tập trung của đội ngũ theo từng TUẦN, để đảm bảo mọi người luôn bám sát các chỉ số kinh doanh và công việc ưu tiên hàng quý.
5. Nâng cao chất lượng cuộc họp giao ban
Bước tiếp theo, chúng ta cần đảm bảo nhân viên luôn theo sát các Mục tiêu ưu tiên quý và các chỉ số đo lường mà chúng ta đã xây dựng nên thông qua cuộc họp hàng tuần, hàng quý và hàng năm.
Chỉ khi các Mục tiêu và chỉ số được đội ngũ thực thi hiệu quả thì hành trình tái cấu trúc mới phát huy được giá trị thật của nó. Vì điều mà chúng ta hướng tới ngay từ đầu đó là cải thiện kết quả kinh doanh và hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Tại đây, Doanh nghiệp sẽ được Simplamo hướng dẫn cách tổ chức cuộc họp THỰC THI theo khung 7 bước khoa học: theo dõi và đảm bảo đội ngũ thực thi Mục tiêu quý đúng tiến độ, giải quyết vấn đề kịp thời và là cơ hội để nhìn thấu đáo mọi vấn đề/phản hồi trong tổ chức trước khi chúng trở nên quá lớn.
Thông qua các cuộc họp, sếp và đội ngũ sẽ từng bước điều chỉnh các chỉ số và Mục tiêu dựa trên năng lực thực tế của mình và sự biến động của thị trường. Bằng việc điều chỉnh này, đội ngũ sẽ không cảm thấy ngợp và mang tâm lý “bị ép KPI” khi khoác trên mình chiếc áo Tái cấu trúc, họ thấy được sự nỗ lực của sếp trong việc nâng cấp tổ chức và dần thích nghi với sự thay đổi này, và sự phản kháng cũng được hạ xuống mức thấp nhất.
6. Xây dựng Bảng tầm nhìn doanh nghiệp
Sau khi thiết lập nền tảng vận hành doanh nghiệp bài bản (phần gốc của vận hành doanh nghiệp thông qua bước 2 đến bước 5) thì chúng ta mới nâng cao tầm vóc Doanh nghiệp thông qua việc xây dựng Bảng tầm nhìn – sứ mệnh – chiến lược phát triển Doanh nghiệp trong vòng 3 – 10 năm tới.
Simplamo sẽ đồng hành cùng sếp: Xây dựng lại Tầm nhìn, giá trị cốt lõi, kinh doanh cốt lõi, chiến lược marketing, bức tranh 10 năm, 3 năm, 1 năm, … bằng cách trả lời 8 câu hỏi trên Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp theo template có sẵn của Simplamo. Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng qua 2 trang giấy và chia sẻ cho toàn bộ tổ chức cùng thực hiện.
Từ Mục tiêu 01 năm, phân rã xuống thành Mục tiêu ưu tiên Quý cho công ty, phòng ban và cho từng cá nhân. Cứ tuần tự như vậy, cứ mỗi quý, mỗi năm cả tổ chức cùng ngồi lại ra soát bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp này để đảm bảo chúng ta đang đi đúng hướng và xây dựng các kế hoạch hành động kịp thời.
7. Rà soát kế hoạch kinh doanh mỗi quý
Mỗi quý đội ngũ ban lãnh đạo công ty sẽ cùng ngồi lại với nhau để review lại kết quả kinh doanh quý trước, điều gì hiệu quả và chưa hiệu quả. Sau đó, sẽ cùng vạch ra các công việc ưu tiên cho quý tiếp theo để đảm bảo hoàn thành mục tiêu kinh doanh năm.
8. Lập kế hoạch kinh doanh năm
Cuộc họp hằng năm này là dịp để đội ngũ ban lãnh đạo nhìn lại hoạt động kinh doanh của năm vừa rồi, lên kế hoạch cho năm tiếp theo và cập nhật các mục tiêu trong 3 năm, 10 năm của công ty. Tập trung giải quyết vấn đề dài hạn và thiết lập Mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày hoạt động tiếp theo.
Để tái cấu trúc hiệu quả, Doanh nghiệp cần thời gian để việc thay đổi này trở thành thói quen và đi khắp mọi ngóc ngách trong Doanh nghiệp. Đó là lý do mà Simplamo đề ra một lộ trình kéo dài từ 1-2 năm. Trong 2 tháng đầu tiên, Doanh nghiệp sẽ thiết lập trật tự mới, bao gồm sơ đồ tổ chức, Mục tiêu ưu tiên quý, bảng chỉ số đo lường. Thời gian tiếp theo, Doanh nghiệp sẽ biến những điều mới này trở thành quen thuộc, trở thành linh hồn của tổ chức thông qua các cuộc họp hàng tuần, hàng quý và hằng năm.
Như Sếp có thể thấy, Simplamo mang đến một quy trình tái cấu trúc Doanh nghiệp với khả năng “xâm nhập” từ từ mà mang đến hiệu quả bền vững, bắt nguồn từ sự Đơn giản & Cụ thể, Simplamo biến những điều mới mẻ trở thành quen thuộc, truyền cảm hứng trong toàn đội ngũ và kéo mọi người về cùng một hướng với sếp – những nhà lãnh đạo tài ba với khát khao nâng cấp Doanh nghiệp lên một tầm cao mới.
Tái cấu trúc Doanh nghiệp là hành trình đòi hòi sự quyết tâm và cả sự dũng cảm. Simplamo chúc sếp thành công với quyết định của mình!
…
Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
