Một sự thật rất đau lòng là chúng ta chỉ biết viết OKR/KPI nhưng không biết cách theo dõi và thực thi đúng cách…..
OKR/KPI đang là những phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp Việt áp dụng trong thời gian gần đây, mặc dù đây đều là những phương pháp rất nổi tiếng trên thế giới nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng thành công.
Có nhiều lý do dẫn đến việc áp dụng một phương pháp OKR/KPI thất bại, nhưng phần nhiều có thể kể đến, là chúng ta dành nhiều thời gian cho viết và ban hành, nhưng lại không đầu tư cho khâu thực thi – review và cải tiến.
Bài viết ngày hôm nay Simplamo chia sẻ đến Bạn sẽ tập trung làm rõ những điểm đang gây nhức nhối trong khâu thực thi và đưa ra phương pháp cụ thể, trực quan giúp Bạn thực thi OKR/KPI thành công, tăng trưởng doanh thu.
1. Viết được OKR/KPI thôi là chưa đủ
Nhiều doanh nghiệp dành từ 2-3 tháng đầu năm để lập kế hoạch kinh doanh cho năm mới, sau đó ban hành và …. “thả trôi”. Tới cuộc họp định kỳ (thường là cuối tháng hoặc cuối quý) mới tập trung đội ngũ lại để review, nhưng mọi thứ đã quá muộn:
- Nhân viên quên mất các mục tiêu và chỉ số đã đặt ra
- Các mục tiêu hoặc chỉ số này không còn phụ hợp do sự thay đổi liên tục từ thị trường/chiến lược công ty
- Có quá nhiều vấn đề phát sinh trong tiến trình thực thi nhưng không được giải quyết kịp thời hoặc tái đi tái lại nhiều lần
- Cuối cùng là các mục tiêu, chỉ số không đạt như kỳ vọng, cả nhân viên và sếp đều mệt mỏi sau mỗi lần họp
Rõ ràng, viết và ban hành là một chuyện, có thực thi thành công được hay không, đó còn phụ thuộc vào cách ta review và cải tiến.
2. Viết OKR/KPI đúng và đủ
OKR/KPI không còn xa lạ với chúng ta, có rất nhiều sách, tài liệu và các template mẫu để doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, khi viết nên bộ chỉ số-mục tiêu cho mình, doanh nghiệp cần để tâm đến vài điều sau:
- Chất lượng hơn số lượng: hãy chọn ra những chỉ số và mục tiêu thật sự quan trọng cho doanh nghiệp. Một bảng dài với hàng loạt các chỉ số và mục tiêu thường sẽ không mang lại hiệu quả cho đội ngũ, họ sẽ bị choáng ngợp bởi hàng loạt các chỉ số, không biết ưu tiên làm gì và bắt đầu từ đâu. Con số gợi ý ở đây là tối đa 15 chỉ số cho toàn doanh nghiệp và 7 mục tiêu quan trọng cho mỗi quý.
- Thật ngắn gọn và dễ hiểu: hãy đảm bảo tên các chỉ số và mục tiêu bạn đặt ra đều dễ hiểu, ngay cả một bạn nhân viên văn phòng cấp thấp nhất vẫn hiểu được điều bạn mong muốn là gì. Đơn giản là họ phải hiểu thì mới làm được, những từ ngữ dài dòng và phô trương chỉ làm cho mọi thứ trở nên phức tạp hơn, nhân viên sẽ không nhớ và không làm đúng theo ý của bạn.
- Bám sát hoạt động doanh nghiệp và liên tục cải tiến: Mỗi doanh nghiệp là một cá thể khác nhau, do đó các chỉ số và mục tiêu cũng sẽ khác nhau. Bạn hãy bắt đầu bằng những chỉ số-mục tiêu quan trọng trước, trong quá trình thực hiện bạn và đội ngũ sẽ nhận ra đây có phải là chỉ số-mục tiêu phù hợp, xứng đáng được theo đuổi trong thời gian tới hay không. Sau đó, bạn điều chỉnh và lại tiếp tục theo dõi nó. Không có gì là hoàn hảo và cố định ngay từ đầu, ngay cả chỉ số và mục tiêu kinh doanh của bạn, nó sẽ nhiều lên theo sự phát triển của doanh nghiệp, vậy nên hãy để mọi thứ thật tự nhiên.
3. Review đúng cách
Sau khi viết xong bộ chỉ số- mục tiêu và ban hành, đây là lúc mà doanh nghiệp cần thực hiện những buổi review định kỳ và đúng cách để đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra đúng tiến độ.
3.1. Về mức độ thường xuyên:
Cuối mỗi tháng hay cuối mỗi quý là không đủ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Thử tưởng tượng, nếu họp vào cuối mỗi tháng, bạn chỉ có 12 lần gặp đội ngũ trong năm và nếu họp vào cuối quý thì bạn chỉ còn 4 lần để gặp họ.
Trong một tháng, thậm chí là một tuần có rất nhiều vấn đề xảy ra, từ nội bộ cho đến khách hàng. Nếu chỉ gặp nhau vào cuối mỗi tháng, cái mà bạn nhận được là report các con số, bạn không còn cơ hội để giải quyết các vấn đề gây cản trở cùng đội ngũ suốt một tháng vừa qua và kịp thời đưa ra các quyết định. Đó là chưa kể đến các mục tiêu và chỉ số bạn đặt ra có còn phù hợp hay không.
Do đó, hãy họp mặt định kỳ vào mỗi tuần, vào một ngày và một giờ cố định để đội ngũ sắp xếp công việc và chuẩn bị những thông tin cần thiết cho một cuộc họp. Họp review định kỳ hàng tuần là một sự kết nối vừa đủ, nếu họp nhiều hơn, đội ngũ sẽ không còn khoảng trống để làm việc và không có sự chủ động trong công việc của họ.
3.2 Về phương pháp:
Bạn đã xác định được tầm quan trọng của việc tổ chức một cuộc họp định kỳ hàng tuần, vậy ở cuộc họp này chúng ta phải làm gì và nói gì để đảm bảo đội ngũ luôn bám sát các mục tiêu? Dưới đây là các nguyên tắc của một cuộc họp định kỳ hàng tuần hiệu quả:
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ: bạn hãy setup một cuộc họp cố định hàng tuần này để đội ngũ làm chủ thời gian và có mặt tham dự đúng giờ. Một cuộc họp chỉ nên diễn ra trong vòng 90 phút, quá thời gian này, mỗi người sẽ không còn đủ năng lượng và sự tập trung để đưa ra phương án giải quyết vấn đề tốt nhất.
- Người điều phối và người thư ký: cuộc họp cần có một người điều phối chính để đảm bảo mọi người luôn đi đúng theo các nội dung của cuộc họp và tập trung thảo luận đúng vấn đề. Người thư ký sẽ ghi lại các thông tin thảo luận quan trọng, các phương án hành động được tạo ra để gửi cho đội ngũ sau khi cuộc họp kết thúc.
- Đảm bảo review đúng và đủ: hãy review những nội dung quan trọng hàng tuần và đầy đủ từ trên xuống dưới, bao gồm các chỉ số và mục tiêu của bạn. Điều đó có nghĩa là các chỉ số của bạn phải được đo lường hàng tuần và các mục tiêu phải được chia nhỏ ra để thực hiện. Không được dừng lại giữa chừng trong quá trình này, nhất là khi bạn vừa mới phát hiện ra vấn đề và muốn giải quyết ngay, vì như vậy, có thể bạn sẽ bỏ lỡ những vấn đề còn lớn hơn ở những chỉ số-mục tiêu chưa được xem xét tới.
- Giải quyết vấn đề phải ra được hành động (todo): với mỗi vấn đề, hãy tập trung năng lượng giải quyết, ra được phương án cụ thể là gì giao cho ai, rồi mới chuyển qua giải quyết các vấn đề khác. Hãy thật kỷ luật ở bước này vì hầu như 80% mọi người đều có xu hướng “bàn ra”, không tập trung vào một vấn đề cụ thể.
Trên đây là nguyên tắc của một cuộc họp định kỳ đúng cách. Để cuộc họp này thật sự hiệu quả, người điều phối phải trang bị cho mình nhiều kỹ năng mềm khác nữa. Nhưng quan trọng hơn hết, đó chính là sự rèn luyện và kỷ luật.
Bằng việc định kỳ tổ chức cuộc họp hàng tuần bạn sẽ nhận ra sự thay đổi đáng kể từ đội ngũ: mọi người đều thuộc nằm lòng các chỉ số-mục tiêu của mình và luôn tập trung vào việc hoàn thành nó; Đội ngũ nhận diện và giải quyết nhiều vấn đề phát sinh gây cản trở; Bạn xem xét được mọi hoạt động diễn ra trong tổ chức, đang thực hiện tới đâu, kịp thời điều chỉnh các chiến lược, chính sách đã đặt ra, và đặt sự kỳ vọng vào đúng chỗ.
4. Simplamo – Giúp bạn theo dõi và thực hiện OKR/KPI đúng cách
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp OKR/KPI là công cụ đắc lực giúp bạn xây dựng và triển khai OKR/KPI thành công. Thay vì chỉ số hóa những gì bạn đang làm hoặc cung cấp cho bạn một ma trận các chức năng, Simplamo cung cấp cho bạn tư duy và các nguyên tắc đảm bảo bạn đang làm đúng và đủ.
Tư duy mà Simplamo mang đến cho bạn:
- Cách xây dựng các chỉ số KPI đo lường hàng tuần. Cung cấp bảng chỉ số KPI cấp công ty và cấp phòng ban giúp bạn nhanh chóng nhận diện vấn đề và đưa ra các dự đoán chính xác.
=> Tìm hiểu Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tại đây
- Cách xây dựng mục tiêu OKR hàng quý tập trung vào điều quan trọng, tính năng gợi ý cách xây dựng đúng và đủ. Cách phân rã OKR hàng quý thành từng mốc milestone thông minh, dễ dàng đo lường tiến trình và nhận diện vấn đề.
- Khung cuộc họp hàng tuần 7 bước thông minh, bao gồm bước review các chỉ số-mục tiêu giúp dễ dàng nhận diện vấn đề, bước giải quyết vấn đề tích hợp phương pháp “giải quyết vấn đề là phải ra được hành động”.
- Khung xây dựng sơ đồ tổ chức kết hợp vai trò trách nhiệm cho từng vị trí, đảm bảo giao OKR/KPI đúng người đúng việc
- Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, tập trung thể hiện những thông tin quan trọng, giúp dễ dàng theo sát tiến trình thực thi của đội ngũ và nhận diện vấn đề gây cản trở.
Review bảng KPI – Socrecard tại cuộc họp hàng tuần
Bảng mục tiêu OKR với các mốc milestone thông minh
Điều cốt lõi mà Simplamo mang đến cho bạn chính là tư duy vận hành một doanh nghiệp, tập trung, kết nối và đạt được các mục tiêu.
Các doanh nghiệp sử dụng Simplamo đã đạt được nhiều kết quả ấn tượng chỉ sau 6 tháng sử dụng phần mềm. Họ biết cách xây mục tiêu đúng, biết cách kết nối đội ngũ và đồng hành cùng họ để thực thi mục tiêu thành công. Nhiều doanh nghiệp tăng trưởng trên 30%, thậm chí là tăng trưởng 200% chỉ sau 6 tháng đến 01 năm áp dụng Simplamo.
Xem thêm các câu chuyện khách hàng – tăng trưởng doanh thu cùng Simplamo tại đây!
5. Về Simplamo
Simplamo mong muốn mang đến cho bạn những câu chuyện thật và giá trị thực.
Chúng tôi biết bạn là một nhà lãnh đạo, một CEO rất giỏi và tài năng, bạn có kho kiến thức chuyên môn đồ sộ và kỹ năng dẫn dắt đội nhóm tuyệt vời. Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc là bạn luôn bận rộn, ý tưởng của bạn rất nhiều nhưng thật không dễ để đội ngũ hiểu và biến điều đó thành hiện thực, nội bộ có thể rối loạn và bạn sẽ rất bối rối khi doanh nghiệp ngày một phình to ra.
Thấu hiểu nỗi trăn trở đó của bạn, Simplamo ra đời là kết tinh của tư duy quản trị hiện đại thế kỷ 21, một thế kỷ bận rộn với sự lên ngôi chóng mặt của công nghệ. Thế kỷ 21 sẽ không có chỗ cho những lý thuyết quản trị dài dòng và cung cách làm việc nhiều “lớp lang”, thay vào đó, quản trị là phải đơn giản, thiết thực và mang đến hiệu quả.
Simplamo lượng hóa những kiến thức quản trị hiện đại thành những công cụ dễ thao tác, dể hiểu và dễ follow theo, để bạn và đội ngũ của mình, giữa một rừng những thông tin tấp nập hằng ngày vẫn biết việc cần làm và phối hợp làm với nhau như thế nào để đạt được mục tiêu.
Tại buổi demo tính năng của Simplamo, đội ngũ của Simplamo không chỉ mô tả các tính năng mà còn chia sẻ rất chi tiết về mặt tư duy, rằng tại sao chúng ta phải làm như vậy, để bạn và đội ngũ hiểu tường tận mọi khía cạnh trong một doanh nghiệp.
Chỉ khi nào có chung cách hiểu, đội ngũ mới ngồi chung con thuyền với bạn!
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
