KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường
Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
- Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
- Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
- Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
- Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
- Nhân viên:
- Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
- Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
- Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển
2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống
2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống
Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:
- Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
- Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
- KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
- Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
- Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian
2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?
Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.
Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.
Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.
2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống
- Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:
Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.
Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần
- Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:
Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.
Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng
- Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn
Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.
2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp
Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.
Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:
- Tên chỉ số
- Chỉ tiêu của chỉ số
- Tên người phụ trách
- Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt
Có hai loại chỉ số scorecard:
- Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
- Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)
5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard
- Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
- Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
- Bước 3: Rút gọn danh sách
Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 đến 5 chỉ số cho cấp phòng ban)
- Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số
Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.
- Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ
Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.
Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI
2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard
- Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard
Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.
- Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ
Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.
- Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó
Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.
- Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn
Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.
- Kết hợp với nhịp họp hàng tuần
Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.
3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản
3.1 Giới thiệu Simplamo
Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)
Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.
Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.
3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI
Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:
- Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
- Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được
Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.
Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:
- Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
- Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
- Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
- Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
- Nhấn nút Đề xuất
Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.
Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.
Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.
Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
