Kết hợp hoàn hảo với Phần mềm quản lý nhân sự cùng Simplamo

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự hiệu quả hơn. Lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể tăng năng suất, cải thiện hiệu quả hoạt động nhân sự và tăng cường khả năng cạnh tranh…

Nhưng như vậy liệu đã đủ đáp ứng các nhu cầu, đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp? Còn những vấn đề khác như rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ giữa sếp và nhân viên, gia tăng sự gắn kết nội bộ, theo dõi sát sao về năng suất, mức độ hiệu quả của từng nhân sự… chắc chắn cũng là nỗi băn khoăn của rất nhiều chủ doanh nghiệp?

1. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ quản lý và hệ thống thông tin về đội ngũ nhân sự trong một tổ chức, doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự, thông tin về các nhân viên, bao gồm lịch sử làm việc, thông tin cá nhân, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm và các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, quản lý lương thưởng, và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý bộ máy nhân sự, cung cấp cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý nhân sự hệ thống công cụ quản lý thông tin của nhân viên. Nhằm đảm bảo việc nắm bắt, theo sát, quản lý luôn được hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các sếp và đồng thời giúp tất cả thành viên nội bộ hiểu rõ hơn về các hoạt động của tổ chức.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Một số lợi ích rõ ràng, dễ thấy nhất mà phần mềm quản lý nhân sự đem đến cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý như:

• Tích hợp dữ liệu và quản lý thông tin nhân viên: Một số phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động cập nhật, lưu trữ thông tin nhân sự (hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc, bằng cấp, chứng chỉ, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm, lịch sử làm việc…). Giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, truy cập thông tin nhân viên chính xác, và chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về nhân sự dựa trên dữ liệu thống kê cụ thể.
• Tăng năng suất: Khi tối ưu hóa quy trình quản lý qua việc cung cấp các tính năng tự động hóa tại phần mềm quản lý nhân sự, giúp giảm thiểu thủ tục thủ công cho doanh nghiệp, qua các chức năng (quản lý bảng lương, thưởng, quản lý hiệu suất, quản lý thời gian làm việc của nhân sự,…). Từ đó giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên.
• Rõ ràng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự giúp đội ngũ nhân viên nắm được quy trình làm việc, lộ trình thăng tiến theo cơ cấu doanh nghiệp và quản lý, theo dõi thông tin về quá trình đào tạo, phát triển kỹ năng và các chương trình phát triển khác cho nhân sự.
• Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả của các hoạt động nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo bằng cách sắp xếp lịch trình, tự động thông báo ứng viên, và theo dõi quá trình đào tạo, tự động tạo thống kê, báo cáo…
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó nâng tầm bộ máy nhân sự và tạo được lợi thế tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3. Các loại phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Có nhiều loại phần mềm quản lý nhân sự khác nhau, doanh nghiệp có thể phân loại dựa trên các tiêu chí sau:

Phần mềm quản lý nhân sự theo Chức năng chính:

• Phần mềm quản lý nhân sự tổng thể
• Phần mềm quản lý công việc và hiệu suất nhân viên
• Phần mềm chấm công tính lương thưởng
• Phần mềm tuyển dụng nhân sự
• Phần mềm quản lý đào tạo
• Phần mềm quản lý chấm công
• …..

Phần mềm quản lý nhân sự theo Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), doanh nghiệp lớn: Các phần mềm với giải pháp phức tạp hơn, có thể nhận đặt thiết kế riêng theo nhu cầu phù hợp với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn.

Phần mềm quản lý nhân sự theo Mô hình triển khai:

• On-Premises: Phần mềm quản lý nhân sự được cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng máy chủ của tổ chức.
• Cloud-based: Phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua mạng Internet.

Ngoài ra, còn có thể phân loại thành phần mềm quản lý nhân sự từ doanh nghiệp trong nước, phần mềm quản lý nhân sự nước ngoài, Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, phần mềm quán lý nhân sự trả phí…

Có thể thấy có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường hiện nay đáp ứng được nhu cầu chuyên môn để giải quyết các vấn đề trong bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chỉ giải quyết về khía cạnh chuyên môn, thủ tục giấy tờ thì vẫn chưa đủ để quản trị tối ưu yếu tố “Con người” trong tổ chức. Các sếp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng & phát triển nhân sự, duy trì văn hóa tổ chức khỏe mạnh – gắn kết, phối hợp đội ngũ thực thi mục tiêu hiệu quả, tạo sự tăng trưởng, đồng thời đánh giá một cách khách quan công bằng nỗ lực của từng cá nhân để giữ chân và phát huy tiềm năng của họ.

Để giải quyết và hạn chế tối đa những mâu thuẫn, sự bất đồng trong doanh nghiệp, xây dựng nên bộ máy nhân sự đồng tâm hiệp lực, tăng cường sức khỏe cho đội ngũ, phối hợp chinh phục mục tiêu thành công. Bài viết này gợi ý cho các anh chị chủ doanh nghiệp một phần mềm có tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự chuyên môn thuần túy, tập tung vào yếu tố “Con người”, nội bộ doanh nghiệp trên dưới đồng lòng, cùng đưa tổ chức về đích đến thành công.

4. Simplamo – công cụ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự đạt hiệu quả tối đa

4.1. Về Simplamo

Về khía cạnh hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự, có thể nói Simplamo có một trong những công cụ đáp ứng tốt các nhu cầu còn thiếu và cần thiết cho các nhà lãnh đạo vẫn đang tìm kiếm, và quan ngại về sự khuyết thiếu của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.

Simplamo là phần mềm được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của đa dạng doanh nghiệp từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.

Phần mềm Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển hiệu quả, tăng trưởng và thành công.

Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với nhiều tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung đến các tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phân mềm quản lý nhân sự là: Sơ đồ trách nhiệm, Mục tiêu ưu tiên hàng quý và Tính năng review nhân sự.

4.2. Tính năng Sơ đồ trách nhiệm

Các phần mềm quản lý nhân sự truyền thống hiện nay, phần lớn sẽ tập trung quản lý mô tả công việc nhưng có một nhược điểm là thường bị dài dòng, chung chung, các nhân sự gặp khó khăn trong việc nắm bắt, ghi nhớ công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của chính bản thân mình. Dẫn đến việc phối hợp, hợp tác làm việc cùng các đồng nghiệp, các phòng ban cũng trở nên không thuận lợi.

Sơ đồ trách nhiệm hay còn là sơ đồ tổ chức được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ nhân sự.

Sơ đồ trách nhiệm trong phần mềm Simplamo được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing; Vận hành; Tài chính/ Hành chính) – hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đây là tính năng giúp các sếp hệ thống và nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng gì, có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò & trách nhiệm chính ở từng vị trí trong cơ cấu tổ chức của mình.

Như vậy sẽ tập trung làm rõ được vai trò, nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, cung cấp góc nhìn tổng quát để đội ngũ dễ dàng phối hợp trao đổi công việc với đúng người đúng vị trí. Cũng như tránh hiện trạng chồng chéo, mâu thuẫn nội bộ hay trốn tránh trách nhiệm khi mọi người không biết việc của mình, vị trí của bản thân, cũng như của đồng nghiệp.

4.3. Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý

Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất trong doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới nhằm tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.

Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý của Simplamo nhấn mạnh tính năng xây dựng mục tiêu phòng ban và cá nhân dựa trên mục tiêu công ty. Các thành viên thấu hiểu công việc của nhau và cùng nhau phối hợp làm việc ăn ý, tạo sự đồng bộ, gắn kết, đội ngũ đồng lòng tiến tới mục tiêu chung.

Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm.

Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng dễ quan sát và được cập nhật tình hình liên tục, nắm được hiệu suất hoạt động, tiến độ thực thi của team, từng thành viên với từng mục tiêu (nhân viên đang đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề họ gặp phải là gì,…) bằng bảng chỉ số Scorecard. Từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, đảm bảo tối ưu nguồn lực, chi phí và các mục tiêu quan trọng.

Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho đội ngũ nhân sự.

4.4. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự từ Simplamo

Tính năng Review Nhân sự hỗ trợ, bổ sung mảnh ghép còn thiếu cho phần mềm quản lý nhân sự được Simplamo thực hiện thông qua công cụ Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.

4.4.1. Đối thoại quý

Là một buổi trò chuyện, trao đổi thoải mái, cởi mở 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp của mình khi kết thúc mỗi quý, tập trung vào các điều quan trọng, tìm hiểu sâu hơn về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc, không dài dòng, và người quản lý dành 80% để lắng nghe.

Đây là cơ hội để đôi bên lắng nghe phản hồi trên cơ sở tốt hơn mỗi ngày, xây dựng sự chuyên nghiệp và tính nhất quán mà phần mềm quản lý nhân sự thông thường còn thiếu.

Với khung đánh giá nhân sự khoa học gồm:

• Đánh giá nhân sự có hội tụ đủ các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp hay không?
• Có hiểu việc, Có muốn làm việc và Có năng lực để làm việc đó hay không?
• Đánh giá mức độ hoàn thành, Công việc ưu tiên ROCKS của mỗi cá nhân.
• Đánh giá năng lực lãnh đạo – quản lý của quản lý trực tiếp.

Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tạo tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5.

Bên cạnh đó, nhân viên có dịp trình bày những điều hiệu quả, không hiệu quả, các vấn đề bản thân đang gặp phải và các mong muốn trong công việc. Giúp các sếp, các quản lý xác định rõ vấn đề tại từng cá nhân trong tổ chức để tìm phương pháp khắc phục nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Cách nhận diện nhân sự theo tiêu chí “Đúng người – Đúng vị trí”

4.4.2. Đánh giá hiệu suất năm

Buổi đánh giá nhân sự Năm là một buổi làm việc trực tiếp, nghiêm túc, cởi mở, 1-1 giữa Cấp trên và Cấp dưới trực tiếp.

Đánh giá nhân sự năm có vai trò quan trọng nhằm xem xét lại toàn bộ quá trình làm việc, đóng góp của nhân sự trong 1 năm qua vào Mục tiêu chung của Doanh nghiệp nhằm để tăng lương, đề xuất thăng tiến hoặc định hướng khác. Nó được lưu trữ cẩn thận vào hồ sơ nhân sự trong công ty.

Buổi làm việc này trên Simplamo bao gồm 8 phần như sau:

1. Đánh giá giá trị cốt lõi: Nhận diện đúng người/right people
2. Đánh giá Vai trò trên sơ đồ trách nhiệm giải trình: Nhận diện đúng vị trí/right seat
3. Đánh giá kết quả làm việc: Sử dụng dữ liệu Mục tiêu ưu tiên, Scorecard, Hành động. Hãy tập trung vào câu hỏi “điều gì hiệu quả” và “điều gì chưa hiệu quả”.
4. Điểm mạnh & Thành tựu: Liệt kê Điểm mạnh và Thành tựu nổi bật đã đạt được 1 năm qua.
5. Điểm cần phát huy: Liệt kê (các) Điểm mà nhân sự cần cải thiện trong công việc
6. Kế hoạch cải thiện: Lên kế hoạch hành động để xử lý (các) Điểm cần cải thiện trong công việc được nêu ra ở trên.
7. Nhận xét bổ sung: Qua việc trả lời “Điều tự hào nhất đã đạt được trong năm? Một việc có thể đã làm tốt hơn trong năm vừa rồi? Có thể tối ưu quy trình hơn ở bước nào? Có nhận ra vấn đề cốt lõi để tập trung xử lý?”
8. Đánh giá cấp trên: Về Năng lực quản lý và Năng lực lãnh đạo

Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo với đội ngũ nhân sự. Không chỉ quản lý nhân xét nhân viên, mà nhân viên được thẳng thắn chia sẻ quan điểm, cảm nhận của mình để cùng nhau xây dựng một môt trường làm việc tốt hơn, từng bước nâng cao sức khỏe cho bộ máy doanh nghiệp. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Review Phương pháp đánh giá nhân sự 2024

Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên Simplamo bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành nhân sự và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn sự trợ giúp, hỗ trợ từ phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, sẽ đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.

Ngoài ra, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số scorecard, quy trình, sơ đồ trách nhiệm, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn khoa học,… để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, đã được chứng minh và ứng dụng cho hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm Simplamo: Tại đây

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up