Cuối tháng 6 là thời điểm bận rộn để Doanh nghiệp tổng kết Mục tiêu quý 2 và lên kế hoạch cho 3 tháng tiếp theo. Để không bỏ lỡ mốc thời gian quan trọng này, sếp hãy cùng Simplamo điểm qua các checklist công việc cần làm để có một bắt đầu bức phá cho quý sau nhé!
Các công việc cần hoàn thành bao gồm:
- Đội ngũ báo cáo Mục tiêu cá nhân/phòng ban
- Sếp chia sẻ một vài định hướng trong quý tới
- Tổ chức cuộc họp quý với ban lãnh đạo
- Xây dựng Mục tiêu quý với sự trợ giúp của AI
- Thống nhất Mục tiêu quý mới và phân rã đến từng nhân viên
- Tổ chức họp định kỳ hàng tuần để review mục tiêu quý
1. Đội ngũ hoàn thành báo cáo Mục tiêu cá nhân, phòng ban
Công việc này thường diễn ra vào tuần 3 hoặc tuần 4 của tháng 6. Nhân viên cần được thông báo trước về ngày báo cáo này để hoàn thành các công việc còn dang dở. Sau đó, tại cuộc họp với quản lý trực tiếp, nhân viên sẽ trình bày các hạng mục sau:
- Tổng kết kết quả đạt được trong quý vừa rồi
- Báo cáo tiến trình thực thi mục tiêu quý (Đã tới đâu? Hoàn thành hay chưa?)
- Các khó khăn cản trở hoặc bài học kinh nghiệm rút ra khi thực thi mục tiêu
- Các sáng kiến mới hoặc cần công ty hỗ trợ thêm
Việc gặp gỡ này sẽ giúp các nhà lãnh đạo hiểu sâu về tình hình làm việc của từng nhân viên/phòng ban, từ đó đánh giá đúng hiệu suất làm việc của nhân viên và lên kế hoạch kinh doanh cho quý mới hiệu quả hơn.
2. Sếp chia sẻ một vài định hướng quý tới
Công việc này thường diễn ra vào tuần 4 của tháng 6, trước ngày tổ chức họp quý. Sếp sẽ chia sẻ một vài định hướng cho quý tới dựa trên kết quả kinh doanh quý vừa rồi và các cơ hội/thách thức trong thời gian tới, đảm bảo hướng đến kế hoạch kinh doanh năm. Bao gồm các định hướng về chiến lược kinh doanh, bán hàng, MKT, vận hành,… trong cuộc họp ban lãnh đạo định kỳ hàng tuần.
Mục đích của hoạt động này là để đội ngũ lên ý tưởng cho các mục tiêu quý sau sát với định hướng của công ty, hạn chế tình trạng “lệch pha” giữa các phòng ban, đồng thời thu thập các ý tưởng sáng tạo từ đội ngũ.
3. Tổ chức cuộc họp quý với ban lãnh đạo
Cuộc họp quý là hoạt động định kỳ trong mỗi Doanh nghiệp để tổng kết hoạt động kinh doanh quý trước và lên kế hoạch cho quý tiếp theo, đảm bảo cả đội ngũ cùng chung hướng đi và rõ ràng trong hành động 3 tháng tiếp theo.
Cuộc họp này dành cho đội ngũ ban lãnh đạo, được diễn ra trong vòng 1 ngày. Nếu sếp vẫn chưa có lịch trình khoa học để tổ chức cuộc họp này, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn sau của Simplamo.
Hướng dẫn tổ chức cuộc họp quý theo 7 bước
Đầu ra của cuộc họp quý này bao gồm:
- Một tầm nhìn/định hướng rõ ràng
- Kế hoạch thực thi rõ ràng cho quý tiếp theo
- Giải quyết được tất cả các vấn đề chính
4. Xây dựng Mục tiêu quý với sự trợ giúp của AI
Mặc dù việc xây dựng mục tiêu quý là hoạt động thường xuyên, nhưng vẫn có nhiều Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, điển hình như:
- Không biết cách viết mục tiêu đúng, SMART (các mục tiêu thường mơ hồ chung chung)
- Không thống nhất kết quả kỳ vọng ở từng mục tiêu
- Không biết xây kế hoạch hành động để đạt mục tiêu
- Thiếu công cụ hỗ trợ trong việc thực thi mục tiêu hàng ngày
Ngày nay, với sự hỗ trợ của AI, sếp đừng quá lo lắng mỗi khi đặt ra các mục tiêu cho quý mới. Cho dù là khi có nhân viên mới vào hoặc nhân viên chưa từng làm quen với việc thiết lập mục tiêu, AI đều có thể giúp nhân viên hoàn thành một cách dễ dàng.
Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI là phần mềm quản trị mục tiêu đầu tiên tại Việt Nam có tích hợp AI để xây dựng Mục tiêu thông minh, hiệu quả, nâng cao hiệu suất Doanh nghiệp.
Thay vì sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu (OKRs, KPI, BSC) riêng lẽ cùng với một nền tảng chat GPT khác, việc tích hợp sử dụng chung trong Simplamo sẽ giúp sếp tiết kiệm chi phí, thời gian và đưa ra các dữ kiện chính xác hơn, kích thích đội ngũ làm việc hiệu quả.
Tại Simplamo, AI sẽ hỗ trợ sếp cùng đội ngũ xây dựng Mục tiêu thông minh với các tính năng sau:
- Chat AI: thông qua việc chat, AI giúp sếp gợi ý các định hướng trong xây dựng kế hoạch, các điểm cần cải thiện và các công việc cần thực hiện cụ thể, sếp sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo thông qua tính năng chat này.
Gợi ý Mục tiêu quý: Tại đây, sếp chỉ cần nhập các ý tưởng về Mục tiêu, các kết quả kỳ vọng mà sếp muốn đạt được, sau đó AI sẽ tự động phân tích và đưa ra danh sách Mục tiêu. Từ danh sách này, sếp chỉ cần lựa chọn các mục tiêu mà mình thấy phù hợp nhất.
- Gợi ý cột mốc: AI sẽ phân tích dựa trên tên mục tiêu và đưa ra kế hoạch hành động chi tiết, bao gồm các cột mốc đo lường (kpi) và cột mốc kế hoạch (quy trình) để đạt mục tiêu đó. Các cột mốc được gợi ý thông minh, sáng tạo, tiết kiệm hàng giờ suy nghĩ cho đội ngũ, tạo sự hứng thú trong công việc.
Ngoài ra trong quá trình làm việc, nhân viên ở các phòng ban sẽ cần đến sự hỗ trợ của AI để làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Nắm bắt được nhu cầu đó, tính năng chat AI trên Simplamo thiết kế nhiều chat bot khác nhau, để phục vụ cho từng phòng ban cụ thể, đáp ứng sâu và sát với nhu cầu của từng phòng ban, tăng cường hiệu suất công việc.
Ví dụ như: Chat bot Strategy Planning Expert, Data Analysis Assistant, Marketing Assistant, B2B Sale Speciallist, Finance & Account Assistant, Social Post Generator, Content Writer,…
5. Thống nhất Mục tiêu quý mới và phân rã đến từng nhân viên
Sau khi kết thúc cuộc họp quý, ban lãnh đạo sẽ nhận được danh sách mục tiêu bao gồm mục tiêu công ty và phòng ban. Các mục tiêu này đạt được sự thống nhất giữa sếp và các trưởng bộ phận, đồng thời agline với mục tiêu công ty.
Sau cuộc họp quý này, mỗi trưởng bộ phận sẽ tổ chức cuộc họp phòng ban, để phân rã mục tiêu cho các nhân viên của mình và tạo các cộc mốc công việc cho các mục tiêu này. Hành động này sẽ giúp nhân viên nắm rõ kỳ vọng của sếp, biết được các bước làm tiếp theo là gì để chủ động trong công việc và phối hợp hiệu quả hơn với các thành viên khác.
6. Tổ chức họp định kỳ hàng tuần để review mục tiêu quý
Thông thường sau khi xây dựng xong mục tiêu, Doanh nghiệp thường bỏ qua việc review định kỳ vì cho rằng nhân viên sẽ chủ động trong công việc và có “áp lực” để hoàn thành chúng. Tuy vậy, trong quá trình suốt 3 tháng, nhân viên sẽ gặp nhiều vấn đề phát sinh và khó khăn cần đến sự hỗ trợ kịp thời của sếp trước khi quá muộn.
Do đó, việc tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần để cập nhật tiến độ thực thi và giải quyết các vấn đề phát sinh là việc hết sức quan trọng để đảm bảo các mục tiêu luôn đúng hướng và hoàn thành đúng hạn.
Để có một cuộc họp tuần chất lượng và không mất nhiều thời gian, sếp hãy tham khảo khung cuộc họp tuần 7 bước sau đây của Simplamo:
7 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ
Cuối cùng, duy trì nhịp họp này liên tục 13 tuần trong quý, luôn đồng hành cùng đội ngũ và giải quyết hiệu quả từng vấn đề sẽ giúp sếp cùng đội ngũ có một quý làm việc hiệu suất, kỷ luật và thành công!
Đăng ký sử dụng Simplamo để xây dựng mục tiêu quý 3 và thoải mái sử dụng AI tại đây. Simplamo thân tặng sếp 30 ngày sử dụng phần mềm không tính phí.
Simplamo bao gồm tất cả các tính năng và tư duy quản trị hiện đại giúp sếp cùng đội ngũ chinh phục kế hoạch kinh doanh thành công, tăng trưởng mạnh mẽ:
- Xây dựng bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hằng năm
- Xây dựng Mục tiêu hàng quý
- Công cụ tổ chức cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm với khung có sẵn, tích hợp báo cáo mục tiêu, giải quyết vấn đề và xuất report tự động
- Xây dựng Sơ đồ trách nhiệm
- Khung review nhân sự hằng quý, hằng năm
- …
…
Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
