– Anh không biết em đang làm gì?
– Em không biết là anh muốn gì?
Một cuộc hội thoại tưởng chừng bình thường, nhưng lại phản ánh chân thực nỗi đau của rất nhiều nhà quản lý. Không phải vì nhân viên yếu, không phải vì sếp vô tâm, mà vì mục tiêu không rõ ràng, phản hồi không đúng lúc và kỳ vọng không được nói ra.
Bạn không cần là một thiên tài quản trị. Chỉ cần ba nguyên tắc đơn giản đã được hàng nghìn nhà lãnh đạo trên thế giới chứng minh hiệu quả:
Mục tiêu Một phút – Một phút Khen ngợi – Một phút Tái định hướng
Để trở thành một Vị Giám đốc Một Phút: dẫn dắt đội ngũ đạt mục tiêu & nâng cao năng suất bằng sự rõ ràng trong định hướng, sự tin tưởng trong giao việc và phản hồi kịp thời khi cần thiết.
Rất có thể chính bạn, trong vai trò lãnh đạo, đã từng áp dụng ba nguyên tắc này một cách tự nhiên, theo bản năng. Bài viết này sẽ giúp bạn gọi tên rõ ràng và biến chúng thành công thức cụ thể, để từ đó:
- Tự tin áp dụng một cách có hệ thống, thay vì làm theo cảm hứng.
- Chia sẻ lại cho đội ngũ quản lý cấp trung, giúp cả tổ chức vận hành hiệu suất hơn.
- Và quan trọng nhất: giúp nhân viên làm việc hiệu quả và có động lực hơn mỗi ngày.
Nguyên tắc 1: Mục tiêu Một phút – Rõ ràng để dẫn đường
Bạn đã bao giờ thử giao việc mà không nói rõ bạn thật sự muốn gì? Và rồi thất vọng khi kết quả không như mong đợi?
Tất cả lãnh đạo đều biết họ muốn nhân viên của họ làm gì. Nhưng họ không truyền đạt điều họ muốn cho nhân viên một cách dễ hiểu. Họ cứ tưởng nhân viên của họ tất nhiên biết nhiệm vụ của mình.
Mục tiêu Một phút là nguyên tắc đầu tiên để tránh điều đó xảy ra. Một mục tiêu được viết rõ ràng, súc tích, có thể đọc lại trong một phút, để cả người giao việc và người nhận việc luôn nhìn về cùng một hướng.
Khi một mục tiêu được trình bày ngắn gọn, mọi người mới có thể thường xuyên xem xét mục tiêu của họ, đồng thời có thể tự kiểm tra xem việc thực thi công việc có bám sát với mục tiêu đã đặt ra hay không.
Làm thế nào để áp dụng?
- Thay vì đưa ra mô tả dài dòng, hãy ngồi cùng nhân viên viết lại mục tiêu chỉ trong vài dòng: kết quả cụ thể là gì? Tiêu chuẩn nào để đánh giá?
- Yêu cầu mỗi người viết mục tiêu của mình lên giấy (hoặc phần mềm), một trang là đủ.
- Khuyến khích nhân viên mỗi ngày dành 1 phút xem lại, để luôn nhớ mình đang hướng tới điều gì.
Sức mạnh của sự rõ ràng không nằm ở việc kiểm soát, mà ở chỗ: nó giúp nhân viên chủ động, còn người quản lý dễ dàng quan sát và hỗ trợ đúng lúc.
Nguyên tắc 2: Một phút Khen ngợi – Nhân đôi giá trị từ điều đang làm đúng
Bạn đã từng thấy một nhân viên giỏi lặng lẽ rời công ty? Không vì lương, không vì môi trường, mà chỉ vì… không ai công nhận điều họ làm là đúng.
Nhiều nhà quản lý cho rằng: “Làm tốt là việc đương nhiên, có gì đâu mà khen.” Nhưng sự thật là không ai muốn mình vô hình.
Một lời khen đúng lúc có thể biến một ngày bình thường thành một bước ngoặt. Nó nói với nhân viên: “Tôi thấy bạn và tôi tin bạn.”
Khi cảm thấy hài lòng về bản thân, mọi người sẽ làm việc hiệu quả hơn gấp bội. Giúp mọi người cảm thấy hài lòng về bản thân họ chính là chìa khóa dẫn đến thành công trong quản lý.
Làm sao để khen hiệu quả?
- Quan sát từ đầu: cho nhân viên biết bạn sẽ theo sát để hỗ trợ, không phải để bắt lỗi (áp dụng cho nhân viên mới).
- Khi họ làm đúng: khen ngay, ngắn gọn & cụ thể. Chỉ rõ điều gì khiến bạn ấn tượng.
- Tạm dừng một chút, để họ thật sự cảm nhận niềm vui từ sự ghi nhận.
- Sau đó khích lệ họ tiến thêm một bước nữa, vì bạn tin rằng họ còn có thể làm tốt hơn.
Một phút khen ngợi không tốn kém, không cần kịch bản. Nhưng nó có thể thay đổi cách một người nhìn về chính mình, và từ đó, họ làm ra kết quả vượt mong đợi.
Nguyên tắc 3: Một phút Tái định hướng – Sửa sai mà không làm tổn thương
Một phút Tái định hướng là sự phản hồi trên từng mốc của cả dự án, điều này giúp ngăn chặn sớm những nguy cơ làm hỏng cả dự án, sự phản hồi sẽ giúp nhân viên nhận ra được khuyết điểm của mình, để kịp thời sửa chữa.
Nhà quản lý cần phải biết sử dụng Một phút Tái định hướng đúng cách để mang về hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Sai lầm là điều không tránh khỏi. Nhưng điều khiến nhân viên e ngại không phải là bị sai, mà là bị phán xét, bị gắn nhãn, bị đánh giá cả con người chỉ vì một hành động sai.
Hãy nhớ rằng: Hành vi chỉ biểu hiện một phần con người và con người hoàn toàn có thể điều khiển hành vi của mình. Không được đánh đồng hành vi với giá trị của con người.
Làm như thế nào để Tái định hướng đúng cách?
- Xác nhận lại mục tiêu ban đầu: cả hai có cùng hiểu đúng điều đã giao không?
- Đối chiếu với thực tế, chỉ rõ phần sai, không phán xét, chỉ dựa trên dữ liệu.
- Nói cảm nhận thật của bạn về tác động của sai lầm đó một cách ngắn gọn, chân thành.
- Dừng một chút để họ cảm nhận được sự quan tâm của bạn, không phải sự chỉ trích.
- Sau đó, nói rõ: bạn vẫn tin vào khả năng của họ và sẽ không nhắc lại lỗi này nữa, chỉ mong họ điều chỉnh và tiến về phía trước.
Mục tiêu định hướng hành vi. Và kết quả hôm nay sẽ ảnh hưởng đến những hành vi trong tương lai
Mẹo nhỏ để áp dụng ngay: Một cuộc họp ngắn định kỳ hàng tuần
Một cách đơn giản để đưa ba nguyên tắc vào công việc hằng ngày:
Tổ chức một cuộc họp ngắn, đều đặn vào một buổi sáng của một ngày cố định trong tuần
Trong đó:
- Nhân viên báo cáo công việc đã hoàn thành trong tuần vừa qua, review Mục tiêu một phút, nêu ra những khó khăn tồn đọng.
- Nhà quản lý lắng nghe, khen ngợi, hoặc tái định hướng đúng lúc.
- Nhà quản lý và nhân viên cùng phân tích hướng giải quyết vấn đề và lập kế hoạch cho tuần kế tiếp.
Chỉ 30 phút mỗi tuần, nhưng hiệu quả kéo dài suốt cả quá trình thực thi.
Nên nhớ rằng, họp hành là để mọi người CÙNG THAM GIA vào việc đưa ra những quyết định trọng tâm về những gì cả nhóm sẽ cùng làm trong tương lai.
Bằng cách áp dụng 3 nguyên tắc này, bạn sẽ đào tạo ra những nhân viên xuất sắc
Nhân viên giỏi thường không chờ đến tổng kết cuối năm chỉ để nhận một lời khen ngợi, trong khi họ luôn bị săm soi và quở trách bởi bất cứ một lỗi nào trong suốt một năm đó.
Điều này khiến nhân viên giỏi không còn tâm lý muốn được “lăn xả” vì công việc nữa mà chỉ chăm chăm làm những thứ quen thuộc để không mắc sai phạm.
Như vậy để giữ chân và đào tạo ra những nhân viên giỏi bạn cần:
- Bắt đầu bằng mục tiêu rõ ràng, đừng để nhân viên “đoán xem” bạn muốn gì.
- Ghi nhận sớm những tiến bộ nhỏ, mỗi lời khen là một bước xây nền cho sự tự tin.
- Khi sai, hãy chỉ lỗi, chứ không chỉ trích. Dẫn dắt họ học từ sai lầm và làm lại tốt hơn.
Điều quan trọng nhất trong việc huấn luyện một người trở thành người giỏi, đơn giản nhất và tự nhiên nhất là hãy chỉ ra được điều họ đang làm là đúng.
Không khó để trở nhà lãnh đạo giỏi, hãy xuất hiện đúng lúc
Mỗi ngày, bạn có hàng tá quyết định phải đưa ra. Nhưng đôi khi, chỉ cần một phút: để rõ ràng hơn, ghi nhận đúng lúc hơn và chỉnh hướng kịp thời hơn.
Và chỉ bằng ba nguyên tắc đơn giản trên, bạn có thể:
- Xây dựng văn hóa làm việc rõ ràng, tích cực, tiến bộ
- Gắn kết đội ngũ mà không cần kiểm soát
- Truyền cảm hứng và dẫn dắt bằng sự tin tưởng
Bằng cách áp dụng thường xuyên 3 nguyên tắc trên, bạn đã trở thành Vị Giám đốc Một Phút mới!
Nếu bạn đang tìm một công cụ giúp bạn thiết lập mục tiêu rõ ràng, phản hồi tức thì và theo dõi tiến độ đội ngũ một cách khoa học, hãy để Simplamo đồng hành cùng bạn trên hành trình lãnh đạo hiệu quả.
P/S: Bài viết trên là phần tóm tắt từ Simplamo. Để khám phá trọn vẹn tinh thần và chiều sâu của “Vị Giám đốc Một Phút”, bạn hãy tìm đọc cuốn sách nhé!
…
Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
