Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, hiệu quả

Sơ đồ tổ chức công ty là nền móng cơ bản của doanh nghiệp và được áp dụng cho tất cả các công ty hoạt động tại bất kỳ lĩnh vực nào. Đây cũng là một yếu tố cơ bản nhưng mang tính tiên quyết để công ty đi vào hoạt động, vận hành thuận lợi, và quản lý đạt được hiệu quả cao.

1. Sơ lược về sơ đồ tổ chức công ty

1.1. Giới thiệu sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ tổ chức công ty (cũng là biểu đồ tổ chức – organogram) là một dạng biểu đồ/ sơ đồ trực quan, mô tả cấu trúc nội bộ công ty bằng cách mô tả rõ ràng vị trí, vai trò, trách nhiệm của các thành viên trong công ty và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong một tổ chức.

Sơ đồ tổ chức công ty được thể hiện bằng dạng sơ đồ chữ, có thể có hình minh họa nhân sự tại các vị trí cụ thể trong doanh nghiệp. Sơ đồ cơ cấu này góp phần quan trọng trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp.

1.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức công ty phổ biến

Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận: Xây dựng dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng: Một bộ phận sẽ đảm nhận, quản lý chức năng cụ thể, rõ ràng. Mô hình này cho phép nhân sự tập trung và cần nắm vững kỹ năng chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý. Đây là một mô hình được đánh giá là hiệu quả và tiên tiến nhất hiện tại và được thể hiện qua sơ đồ giải trình trách nhiệm công ty.
Mô hình tổ chức phân quyền: Là một mô hình cổ điển, và hiện vẫn được sử dụng phổ biến, rộng rãi. Mô hình mô tả công việc từ các bộ phận cấp cao nhất đến cấp quản lý trung, rồi mới đến nhân viên. Kiểu mô hình này có xu hướng quan liêu và nặng sự phân biệt giữa các cấp.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo địa lý: Đây là mô hình phù hợp với các công ty, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, phân bố rộng rãi theo địa lý. Doanh nghiệp, công ty sử dụng mô hình này thường hoạt động trong các lĩnh vực như vận tải, bán lẻ… và cần đám bảo sẽ báo cáo liên tục về trụ sở chính.
Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng: Mô hình này cho phép các nhân viên trong công ty đều bình đẳng và vận hành theo mô hình tự quản lý. Nhưng các vị trí làm việc thường không có chức danh, thường thấy mô hình này xuất hiện ở công ty nhỏ những ngày đầu hình thành, hoặc những công ty kinh doanh hộ gia đình…

Ngoài ra, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, vận tải, bán lẻ,… mà sẽ có sự khác biệt về mô hình sử dụng trong sơ đồ tổ chức công ty.

2. Ưu khuyết điểm sơ đồ tổ chức công ty

2.1. Ưu điểm của sơ đồ tổ chức công ty

Trình bày rõ ràng cấu trúc nội bộ, hệ thống phòng ban, vị trí thứ bậc, các chức vụ trong doanh nghiệp. Giúp các thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức. Cũng như cho thấy sự rõ ràng, bài bản của quy mô doanh nghiệp.

Xác định rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban, bao gồm mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn. Điều này cũng được mô tả trong sơ đồ tổ chức công ty, góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Giúp nhân viên hiểu rõ được lộ trình phát triển công việc của mình – điều mà các nhân viên hiện nay đều mong muốn được biết. Sơ đồ tổ chức công ty sẽ giúp họ hình dung được việc này và có thêm động lực, mục tiêu phấn đấu lâu dài cho bản thân, và đồng hành cùng công ty đạt đến thành công.

2.2. Nhược điểm của sơ đồ tổ chức công ty

Không thể phản ánh đầy đủ tình hình thực tế: Sơ đồ tổ chức công ty thường chỉ thể hiện cấu trúc tổ chức chính thức của doanh nghiệp, và các sơ đồ chỉ xây dựng mang tính khái quát, tổng quan. Trong thực tế, mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban và vai trò của từng cá nhân thường phức tạp hơn và không hoàn toàn giống trong sơ đồ tổ chức công ty được công bố.

Không thể phản ánh sự thay đổi của doanh nghiệp: Sơ đồ tổ chức công ty thường được xây dựng cho một giai đoạn nhất định. Khi doanh nghiệp phát triển, sơ đồ tổ chức có thể không còn phù hợp và cần được điều chỉnh.

Có thể gây ra sự cứng nhắc trong quản lý: Sơ đồ tổ chức công ty được xây dựng sẽ thể hiện một phần cách thức quản trị của tổ chức. Sơ đồ tổ chức công ty có thể được xây dựng từ lâu và điều đó có thể gây ra sự cứng nhắc trong tổ chức, khiến doanh nghiệp khó thay đổi để kịp thích ứng với thị trường và môi trường kinh doanh.

Không thể hiện rõ sự phân chia công việc hay xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân thông qua sơ đồ tổ chức công ty. Điều này không chỉ gây khó khăn trong giao tiếp, phối hợp giữa các phòng ban, các cá nhân (vì không rõ ai làm việc gì, có trách nhiệm cho cái gì, ai báo cáo cho ai, phối hợp với ai để hoàn thành công việc…). Mà còn gây ra hiện trạng chồng chéo công việc, đùn đẩy trách nhiệm.

3. Một số lưu ý khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ tổ chức công ty cần phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp lớn, sơ đồ tổ chức thường phức tạp hơn so với doanh nghiệp nhỏ.
Sơ đồ tổ chức công ty cần đơn giản, dễ hiểu để các thành viên trong doanh nghiệp có thể hiểu, nắm bắt được. Cũng như các đối tác, khách hàng từ bên ngoài cũng vẫn hiểu được.
Sơ đồ tổ chức cần được cập nhật thường xuyên hoặc ngay khi có sự thay đổi như (gộp/ tách / thêm phòng ban, bộ phận, thay đổi tên vị trí nhân sự…) như vậy những nhân sự liên quan sẽ nắm bắt được tình hình để dễ dàng, nhanh chóng phối hợp làm việc.
Sơ đồ tổ chức cần được phổ biến cho tất cả nhân viên: Để tất cả nhân sự đều biết mình thuộc quyền quản lý của ai, bộ phận nào, liên quan và sẽ làm việc nhiều nhất với phòng ban gì. Tránh được việc chồng chéo công việc, lãng phí thời gian, đùn đẩy trách nhiệm…

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty nên được định hướng rõ ràng, cụ thể ngay từ những ngày đầu thành lập.

Các doanh nghiệp cần có sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Với doanh nghiệp lớn cần xác định rõ nhiệm vụ từng phòng ban, vị trí để hạn chế rủi ro liên lụy quyền hạn, trách nhiệm. SMEs cần sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, đơn giản những vẫn phải bài bản để thể hiện uy tín, định hướng với thị trường.

Vì vậy nên Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo được thiết lập trên mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, và phát triển trên tư duy hiện đại, logic, khoa học từ Hoa Kỳ, sẽ giúp cải thiện được các nhược điểm nêu trên và phát huy được tối đa những ưu điểm về một sơ đồ tổ chức công ty.

4. Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty bằng Sơ đồ trách nhiệm

4.1. Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo

Sơ đồ trách nhiệm được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ.

Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo phát triển và áp dụng mô hình “Cơ cấu tổ chức theo chức năng”, tuy nhiên có bổ sung một vài điểm nhằm nhấn mạnh tính trách nhiệm cao. Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo không thể hiện tất cả “tên gọi” hay “chức vụ” trong tổ chức, thay vào đó thể hiện “chức năng” cần thiết trong tổ chức đó.

Sơ đồ trách nhiệm được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing – Vận hành – Tài chính/ Hành chính) hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đó là những thứ giúp từ công ty khởi nghiệp cho đến các doanh nghiệp lớn nhất trên thế giới đều cần để vận hành. Với:

Bán hàng và Marketing tạo ra doanh thu
Vận hành cung cấp dịch vụ, tạo ra sản phẩm và chăm sóc khách hàng
Tài chính và Hành chính quản lý dòng tiền vào, ra, cơ sở hạ tầng

Đối với mỗi chức năng chính, thể hiện 5 vai trò quan trọng mà “Công ty cần” / “Nhu cầu kinh doanh” cho chức năng công việc đó. Mỗi chức năng chính sẽ có Tên người chịu trách nhiệm giải trình đi kèm và tùy vào doanh nghiệp mà có thể bổ sung thêm chức năng khác nếu cần thiết.

Ngoài ra Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo còn đặc biệt khi tách biệt 2 vị trí:

“Nhà tầm nhìn / Vision Organizer”: Người định hướng, vẽ con đường cho toàn thể doanh nghiệp đi đến đích. Giống như chức vụ “Chủ tịch” trong các doanh nghiệp.
“Người thực thi / Implementer”: Người điều hành tất cả các khối chức năng chính để hiện thực hóa ý tưởng. Giống như chức vụ Giám đốc điều hành CEO/COO.

Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc điều chỉnh cấu trúc, vai trò, trách nhiệm cũng sẽ được thay đổi bổ sung cho phù hợp. Ở những công ty phát triển nhanh chóng, sơ đồ này có thể được thay đổi sau mỗi 90 ngày.

4.2. Vai trò của Sơ đồ trách nhiệm với doanh nghiệp

Thể hiện cơ cấu phù hợp với từng giai đoạn phát triển trong tổ chức.

Bằng việc đi từ những chức năng nền tảng của một doanh nghiệp, Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo cũng dễ dàng nâng cấp lên theo sự phát triển của tổ chức một cách khoa học và linh hoạt. Dễ dàng mở rộng, chỉnh sửa vai trò, tạo mới chức năng, tạo mới vị trí hoặc cắt giảm tùy vào chiến lược của công ty tại mỗi thời điểm.

Bố trí đúng người vào đúng vị trí

Thông qua việc áp dụng 3 tiêu chí (Hiểu việc/Muốn làm/Có khả năng làm), Sơ đồ trách nhiệm giúp doanh nghiệp biểu thị mọi vị trí rõ ràng, để chọn đúng người làm đúng việc. Hỗ trợ quá trình kiểm tra, đánh giá các vị trí chưa phù hợp để đưa ra phương án luân chuyển, thay đổi phù hợp với giá trị của tổ chức.

Mang đến sự rõ ràng, minh bạch về quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí

Do toàn bộ tập thể trong công ty đều nắm được vai trò của từng cá nhân, và ngược lại các cá nhân cũng hiểu về cơ cấu tổ chức, đầu việc của mình và nắm được tổng quan công việc của các thành viên khác. Điều này sẽ làm tăng sự chủ động, trách nhiệm trong công việc, đồng thời tạo cơ sở để thiết lập/phân rã mục tiêu và chỉ số kinh doanh phù hợp với từng phòng ban và cá nhân.

4.3. Cách xây dựng Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo

Các bước đơn giản để xây dựng sơ đồ tổ chức công ty theo Sơ đồ trách nhiệm, bạn hãy thực hiện 4 bước như sau:

Bước 1: Xác định chức năng chính

Xác định các phòng ban đảm nhiệm chức năng chính (không phải tên chức vụ), Doanh nghiệp cần phải có phòng ban trong 6 – 12 tháng tới để làm việc hiệu quả.

Bước 2: Viết 5 vai trò

Với từng chức năng chính, cần đặt câu hỏi “Chức năng này phục vụ gì cho nhu cầu kinh doanh của công ty?” để viết, liệt kê ra được các vai trò cần thiết. Nếu nhiều hơn 5 vai trò, nên chọn lọc lại những cái quan trọng nhất – trung bình là từ 4 đến tối đa 6 vai trò.

Mỗi vai trò nên được viết ngắn gọn, bắt đầu bằng “Động từ” và có yếu tố trách nhiệm đi kèm. (Ví dụ: Đảm bảo 97% sản phẩm không bị lỗi sản xuất)

Bước 3: Xác định nhân sự

Dựa trên vai trò từng chức năng để đánh giá nhân sự phù hợp cho từng vị trí. Ngoài ra, cùng có thể áp dụng 3 tiêu chí: Hiểu việc; Muốn làm; Có khả năng làm để xác định nhân sự phù hợp.

Thông thường nhân sự phù hợp cần đạt được cả 3 tiêu chí, nhưng có thể chỉ cần 2 tiêu chí đầu nếu Doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực để đào tạo.

Điều này được giải thích rõ hơn trong bài viết Đúng người & Đúng vị trí.

Bước 4: Phân nhỏ đến tầng cuối cùng

Thực hiện lặp lại 3 bước trên cho đến khi không thể phân nhỏ phòng ban chức năng hơn.

Ở Tầng số 2 trên sơ đồ trách nhiệm, nếu có nhiều người cùng thực hiện 1 chức năng giống nhau thì có thể trình bày trong 1 ô duy nhất – bổ sung tên của những nhân sự có chung chức năng vào cùng ô đó.

Xem hướng dẫn chi tiết về cách Thiết lập Sơ đồ giải trình trách nhiệm TẠI ĐÂY

Đây là 4 bước xây dựng sơ đồ trách nhiệm của Simplamo giúp doanh nghiệp thiết kế ra một sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, minh bạch, đơn giản và hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yêu cầu cần thiết cho một sơ đồ tổ chức công ty và giải quyết hết những nhược điểm, những vấn đề thường gặp phải khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty.

Ngoài xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản, hiêu quả bằng Sơ đồ trách nhiệm, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số, quy trình, review nhân sự, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn,…

Tìm hiểu thêm về các công cụ tại website simplamo.com

Đọc thêm bài viết cùng chuyên đề: Hướng dẫn xây dựng Giá trị cốt lõi cho Doanh nghiệp

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.