Các tiêu chí chọn đúng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ rất hữu ích mang đến nhiều lợi ích và sự trợ giúp hữu dụng cho tổ chức, từ chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo các cấp cho đến từng thành viên trong công ty. Bài viết này sẽ đem đến những thông tin trọng tâm và nổi bật nhất về phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp, với mong muốn giúp mọi người đặc biệt là các anh chị chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc sử dụng và lựa chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp mình.

1. Giới thiệu về phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm giúp người dùng – là chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo các cấp, quản lý, nhân viên,… theo dõi, quản lý các nhiệm vụ, quy trình, dự án của cá nhân và cả của phòng ban, doanh nghiệp. Phần mềm này giúp phân bổ, sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc và thời hạn các mục tiêu.

Phần mềm quản lý công việc được phân loại theo:

Tính năng: phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu – phần mềm quản lý mục tiêu; phần mềm quản lý công việc theo nhiệm vụ – phần mềm quản lý nhiệm vụ; phần mềm quản lý công việc theo thời gian – phần mềm quản lý thời gian; phần mềm quản lý công việc theo dự án – phần mềm quản lý dự án…
Đối tượng sử dụng: phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc nhóm, phần mềm quản lý công việc cá nhân,…

2. Những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Tăng năng suất: Phần mềm quản lý công việc là công cụ để người dùng phân bổ, quản lý, theo dõi các nhiệm vụ, tiến độ công việc. Giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tránh bị phân tâm, từ đó tăng năng suất hoàn thành công việc.
Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của người dùng, sắp xếp, phân loại công việc theo thời hạn, thứ tự ưu tiên, giảm thiểu thiếu sót, bỏ lỡ nhiệm vụ. Đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn, cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
Tăng cường khả năng cộng tác: Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình công việc của các thành viên, phòng ban thông qua phần mềm quản lý công việc. Từ đó dễ dàng phối hợp làm việc, cộng tác với nhau hơn và hoàn thành công việc thuận lợi, nhịp nhàng hơn.
Tăng cường khả năng kiểm soát: Phần mềm quản lý công việc cho phép cập nhật thông tin, dữ liệu nhanh chóng, liên tục giúp chủ doanh nghiệp, các thành viên nắm tiến độ quá trình và kiểm soát tốt hơn các nhiệm vụ của mình, Như vậy ban lãnh đạo cũng dễ theo dõi hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi phần mềm quản lý công việc giúp người dùng tổng hợp, tự động hóa các quy trình và loại bỏ các công việc thủ công, lặp đi lặp lại. Giảm tình trạng lãng phí thời gian, chi phí nguồn lực, hạn chế chi phí phát sinh do sai sót…

3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp

Khi chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc, xem xét thấu đáo các yếu tố cơ bản sau:

Kích thước và quy mô doanh nghiệp: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau, nên ban lãnh đạo khi chọn lựa sử dụng phần mềm quản lý công việc cần đáp ứng tiêu chí phù hợp với kích thước và quy mô của doanh nghiệp mình.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Đa số những phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, đều có thể sử dụng, đáp ứng được cho tất cả các lĩnh vực và ngành nghề. Nhưng vẫn có những phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có tính năng riêng cho ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh đặc thù.
Các tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp thường được thiết kế tích hợp nhiều chức năng, nhưng có thể một vài chức năng không cần thiết hoặc không đáp ứng cho doanh nghiệp mình. Vì vậy ban lãng đạo cần xem xét nhu cầu, mong muốn thật sự của doanh nghiệp, để có thể lựa chọn sử dụng một vài chức năng, tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Đảm bảo chi phí và hiệu quả tối ưu.
Chi phí: Hiện nay các phần mềm quản lý công việc trên thị trường có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào các tính năng, chức năng, quy mô, cũng như thương hiệu của phần mềm. Chi phí sử dụng thường tính theo thời gian, nên vê lâu dài sẽ có sự chênh lệch khá lớn. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét ngân sách, tiềm lực tài chính để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, hiện nay thị trường có rất nhiều lựa chọn có thể đáp ứng được yếu tố này cho doanh nghiệp.

Chúng ta đều biết sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp chắc chắn là lợi nhiều hơn hại. Tuy nhiên chọn được một phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp mình, cũng chính là chìa khóa quyết định có đạt được mức độ hiệu quả tối đa nhất cho tổ chức hay không.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp chỉ đầu tư vào phần mềm quản lý công việc, theo đó ban lãnh đạo và quản lý tạo ra rất nhiều dự án và task để giao cho nhân viên làm, mà không tuân theo một mục tiêu chung, cũng không có sự đồng bộ giữa các phòng ban. Dẫn đến đội ngũ nhân viên cấp dưới làm rất nhiều việc nhưng rất rời rạc, nữa vời, vô hình chung làm hao tốn nguồn lực nhưng không đạt được mục tiêu như mong đợi.

Để giải quyết thực trạng này, Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu ưu tiên cho doanh nghiệp trước, phân rã xuống cho các phòng ban, rồi từ đó mới tạo ra các dự án và task dựa trên các mục tiêu đã thống nhất này, như vậy mới tạo nên sự đồng bộ trong tổ chức, tối ưu chi phí và tập trung năng lượng của đội ngũ chinh phục mục tiêu chung.

Quản trị công việc theo phương pháp quản trị mục tiêu trước như trên phần mềm Simplamo, giúp doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc sắp xếp nhiệm vụ của từng cấp, từng phòng ban, cá nhân. Từ đó hệ thống được danh sách các đầu việc cần làm, thời hạn và trình tự thực hiện ưu tiên… Do tất cả đều hướng đến đạt được mục tiêu cá nhân, phòng ban để nhìn về một hướng và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

4. Gợi ý về Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo

4.1. Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo

Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo có khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ. Tích hợp nhiều tính năng thông minh, với các công cụ thực thi theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu quản lý công việc theo mục tiêu của doanh nghiệp.

Simplamo giúp doanh nghiệp sắp xếp, làm rõ, đơn giản hóa công việc, mục tiêu, và sau đó hiện thực hóa hiệu quả hoạt động một cách chặt chẽ – liên tục hàng tuần, quản lý các công việc, nhiệm vụ theo mục tiêu, chỉ số một cách khoa học, là phương pháp bám đuổi mục tiêu hiệu quả.

Simplamo triển khai phần mềm quản lý công việc theo hướng quản lý công việc dựa trên mục tiêu, từ mục tiêu đề ra sẽ thiết lập, sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp cho công việc để hoàn thành mục tiêu đó. Simplamo sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc để đạt được mục tiêu từng cá nhân, phòng ban và cùng đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Simplamo triển khai việc quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp thông qua 2 công cụ chính trong phần mềm là Công cụ OKRs & Mục tiêu, và bảng chỉ số Scorecard.

4.2. Công cụ OKRs & Mục tiêu

Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu Simplamo với công cụ OKRs & Mục tiêu là giải pháp quản trị mục tiêu OKR khoa học và hiện đại, kết nối thành viên, bám sát mục tiêu và giải quyết vấn đề.

Simplamo có tư duy thiết lập mục tiêu ưu tiên chuẩn SMART kết nối với mục tiêu năm, tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp, và chỉ tập trung giới hạn số lượng mục tiêu ưu tiên để đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua việc chia nhỏ các mục tiêu ưu tiên Quý thành các mốc nhỏ hơn để doanh nghiệp dễ theo dõi và ghi nhận nỗ lực của nhân viên.

Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất, doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới để tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.

Từ việc có mục tiêu rõ ràng, thời hạn xác định, và nhận thức được tầm quan trọng, thứ tự ưu tiên của từng mục tiêu, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ xác định được công việc cần làm, quản lý và sắp xếp thời gian hoàn thành công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tiến trình thực thi mục tiêu ưu tiên được review hàng tuần, giúp nhân viên luôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu quan trọng, nhờ vào phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu Simplamo.

Hành động từng cá nhân trong doanh nghiệp được thúc đẩy, có động lực vượt qua những khó khăn đang gặp phải, đồng thời tối ưu hóa năng suất, thời gian hoàn thành của nhân viên khi tập trung thời gian và năng lượng làm việc vào mục tiêu tăng trưởng trọng tâm. Vì mỗi thành viên đều có công việc với mục tiêu ưu tiên của riêng mình, và sẽ chịu trách nhiệm về công việc đó.

Phần mềm Simplamo cũng cho phép doanh nghiệp tiếp nhận thông tin cụ thể về công việc với công cụ này, đảm bảo công việc, mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn. Giúp chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động kinh doanh nhanh chóng, thuận tiện. Các thành viên dễ dàng theo dõi nhiệm vụ, đo lường hiệu suất và mục tiêu tập trung cho công việc.

Tìm hiểu thêm: Cách thiết lập mục tiêu ưu tiên quý chi tiết của Simplamo Tại đây

4.3. Công cụ Scorecard

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, đánh giá được kết quả vận hành và sự tuân thủ quy trình của nhân viên, thể hiện kết quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được tất cả diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Chỉ số Scorecard được Simplamo khuyến khích nên đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), và mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình, sẽ báo cáo tiến độ với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần, để banh lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế triển khai công việc tại các cấp.

Bảng chỉ số Scorecard của phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, để theo dõi trực quan các số liệu hoạt động kinh doanh của các thành viên trong doanh nghiệp khi có:

Bảng điều khiển để theo dõi thời gian thực
Giám sát hàng tuần giúp kiểm soát vấn đề
Theo dõi cá nhân, nhóm và phòng ban
Sắp xếp và điều chỉnh thông số dễ dàng

Việc đo lường hàng tuần với chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, cũng như kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết trước khi quá muộn. Điều này hiệu quả hơn nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo cuối năm của công ty – khi đó đã quá muộn để điều chỉnh và thay đổi cục diện.

Socorecard trong phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo cũng giúp đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ, thực hiện đều đặn và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

Những tính năng trên trong phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp do Simplamo cung cấp, các doanh nghiệp đã được đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công việc của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp theo mục tiêu đảm bảo phù hợp nhất với các tổ chức hiện nay. Đây sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất từ công nghệ, đem đến kết quả kinh doanh thuận lợi, tốt đẹp như kỳ vọng cho ban lãnh đạo và chủ doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp của Simplamo: Tại đây

Không chỉ cung cấp phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp, Simplamo còn cung cấp các dịch vụ, công cụ hỗ trợ khác như: Tầm nhìn (quản trị tổng thể, dài hạn), Sơ đồ trách nhiệm (quản trị cơ cấu, đội nhóm), Cuộc họp (thúc đẩy trao đổi, gắn kết, theo dõi mục tiêu chung), Review nhân sự hàng quý – hàng năm (đánh giá nhân sự khoa học, công bằng dựa trên kết quả công việc và con người phù hợp)… giúp doanh nghiệp phát huy tối đa tiềm năng tăng trưởng và quản trị doanh nghiệp theo đúng lộ trình bài bản chuẩn Hoa Kỳ.

Đặt lịch tư vấn để biết thêm rõ hơn về các dịch vụ của Simplamo: Tại đây

————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.