Cơ hội và Thách thức Ngành Sản Xuất 2023 – Chuyện kể từ người trong cuộc (Phần 2)

Tiếp nối với phần 1 về Cơ hội và Thách thức Ngành Sản xuất được chia sẻ bởi anh Nguyễn Nhật Ngân – Nguyên GD sản xuất UACJ, DH Food, GC Foods với hơn 20 năm kinh nghiệm công tác ở vị trí quản lý sản xuất tại Nhật Bản. Phần 2 sẽ tập trung vào yếu tố Đơn hàng biến động, Con người và Công nghệ (công nghệ sản phẩm và công nghệ quản lý) trong ngành sản xuất.

Đọc phần 1 tại đây

IV. Đơn hàng biến động, phía nhà máy nên tham gia vào hay phụ thuộc đội sale

Đơn hàng biến động là một chuyện rất đau đầu trong quản trị sản xuất, thật không dễ để sale mang các đơn hàng về cho doanh nghiệp, nhưng sự tăng giảm thất thường qua các con số dự báo và thực tế khiến cho tình trạng lãng phí sản xuất (không kịp xuất hàng, dư thừa hàng hóa, lãng phí nhân lực) xảy ra khá nhiều.

Đứng trước thực trạng này, anh liệt kê ra 2 phương án được khá nhiều giám đốc nhà máy VN lựa chọn:

• Một là thuê sản xuất bên ngoài khi đơn hàng nhiều, phương án này sẽ gặp khó khăn trong khâu kiểm soát chất lượng, sự đồng đều, chẳng khác nào bán giùm cho người khác, phần lợi nhuận còn lại chẳng là bao nhiêu.
• Hai là tuyển nhân viên thời vụ khi đơn hàng tăng hoặc sa thải nhân công vào những lúc thấp điểm. Nếu không tính toán kỹ lưỡng các chi phí nhân công và dây chuyền sản xuất, doanh nghiệp sẽ không còn bao nhiêu lợi nhuận, chưa kể việc ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên (vì có thể bị sa thải bất cứ khi nào) và các thợ thời vụ cũng không phải cần là có ngay.

Theo anh cả hai phương pháp trên đều không thật sự hiệu quả, doanh nghiệp nhỏ lẻ thì có thể xoay sở tạm, nhưng công ty đã có thương hiệu thì cần phải có sự chuyên nghiệp và uy tín.

Anh gợi ý một phương pháp đang được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp Nhật Bản, đó là phương pháp Bình chuẩn hóa (Heijunka). Phương pháp này dùng để giảm sự không đồng đều trong quá trình sản xuất, từ đó làm giảm lãng phí. Heijunka được Toyota sử dụng đầu tiên để tăng hiệu quả trong sản xuất.

Trên đây là hình ảnh dự báo đơn hàng hằng năm tại một doanh nghiệp thực tế ở Việt Nam. Vào lúc cao điểm, doanh nghiệp phải sản xuất 753 tấn hàng, nhưng lúc thấp điểm chỉ có 197 tấn hàng . Với sự chênh lệch cao như vậy, cái khó của giám đốc nhà máy là làm sao với dây chuyền sản xuất và đội ngũ nhân công như hiện tại có thể duy trì sản xuất trong một chi phí tối ưu nhất mà không phải đi thuê ngoài hay từ chối đơn hàng.

Để giải quyết bài toán này, phương pháp Bình chuẩn hóa sẽ được áp dụng như sau:

• Bước 1: Tính sản lượng trung bình
• Bước 2: Thương lượng với team sale, cố gắng bán nhiều hơn mức trung bình, đặc biệt là những tháng thấp điểm để tối ưu chi phí sản xuất.
• Bước 3: Áp dụng tư duy giải quyết vấn đề để đáp ứng sản lượng trung bình (tăng năng suất, tăng ca)
• Bước 4: Phát huy tinh thần Kaizen, cải tiến quy trình sản xuất, tối ưu chi phí và thời gian sản xuất

Phương pháp bình chuẩn hóa không mới ở Việt Nam, có nhiều tài liệu chi tiết về phương pháp này và nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công. Cái khó là ở việc bắt đầu một cái gì đó mới, cần rất nhiều sự nỗ lực và phối hợp liên phòng ban (nhất là với phòng sale), nhưng không có chuyện gì là không giải quyết được, chỉ cần ta có quyết tâm.

Người Nhật hơn ta là ở chỗ họ có quyết tâm và ý chí vững, anh tin là nếu như chúng ta cũng quyết tâm như họ, người Việt sẽ không thua kém gì Nhật vì vốn dĩ dân tộc ta rất thông minh.

Về vấn đề phối hợp liên phòng ban, có nhiều phần mềm quản trị hiện nay có thể giải quyết được, trong đó Simplamo là một phần mềm rất dễ sử dụng nhưng tạo nên tác động mạnh mẽ. Dưới góc nhìn của một Giám đốc sản xuất, anh cảm thấy khá thoải mái khi sử dụng Simplamo, vì sự đơn giản và tập trung vào các chỉ số quan trọng, giúp anh dễ phối hợp với các trưởng bộ phận khác đưa ra quyết định nhanh chóng.

V. Vai trò của con người trong tổ chức

Khi nói về vấn đề con người trong tổ chức, anh Ngân dành rất nhiều tâm huyết, anh tâm niệm, đối xử với mọi người đặc biệt là anh em công nhân, nên dành sự tử tế, tôn trọng cho họ. Công nhân là người trực tiếp tạo ra sản phẩm, mình tử tế với họ, họ cũng sẽ tử tế với sản phẩm và khách hàng của mình. Tất cả đều nên bắt đầu từ phía doanh nghiệp trước, mình không thể nói họ không hiểu cho mình khi mà bản thân mình lại chưa bao giờ hiểu cho họ.

Cho dù công nghệ có phát triển, dây chuyền máy móc có hiện đại, con người vẫn là cốt lõi trong sản xuất và là yếu tố quan trọng tạo nên sự cạnh tranh lâu dài. Khác với máy móc, chỉ có con người mới có thể tự học hỏi, cải tiến và thực thi những mục tiêu thách thức.

Theo đó, anh đưa ra 2 trụ cột cốt lõi về quản trị sản xuất :

• Tôn trọng con người (bao gồm nhân công và những mối quan hệ xung quanh họ)
• Cải tiến liên tục (vượt qua thách thức hiện tại và luôn hướng đến kết quả tích cực trong tương lai)

Ngoài ra, anh nhấn mạnh thêm, cấp quản lý-lãnh đạo nhà máy cũng cần được đào tạo, thực hành để nâng cao tư duy quản lý, lãnh đạo và trong mọi trường hợp, họ phải là những người tiên phong, làm gương để cho anh em nhân công noi theo, tạo nên làn sóng cải tiến mạnh mẽ trong tổ chức.

VI. Lean Manufacturing và Digital Technology

Yếu tố cuối cùng anh chia sẻ là về sản xuất tinh gọn và công nghệ số.

Mọi người hay nói Việt Nam chỉ mới sản xuất được con ốc vít là vậy, đa phần là mình nhập máy móc phụ tùng về lắp ráp chứ sản xuất toàn vẹn một cái gì đó đạt chuẩn quốc tế thì chưa được.

Anh nói, doanh nghiệp Việt mình mà muốn qua được vòng “audit” của nước ngoài là rất khó, vì công nghệ không đáp ứng, họ sẽ không chọn mình làm nhà máy sản xuất. Nên đi đường dài là phải đầu tư Lean với Công nghệ số thì mới cạnh tranh được.

Mà để chuyển đổi số, trước hết vẫn phải chắc về nền tảng đã, nghĩa là như anh nói, nền tảng đến từ những gì quan trọng anh đã chia sẻ, trong đó đặc biệt lưu tâm tới con người và cải tiến, đừng xây nên cái gì khi nền chưa chắc, vì dễ hỏng và phải đập đi xây lại.

Cuối cùng, anh chia sẻ công thức thành công:

Ở phần 3 của câu chuyện, anh Ngân sẽ chia sẻ sâu hơn về những khó khăn trong vận hành, khoảng cách giữa chỉ số đặt ra và thực tế triển khai. Đọc tiếp phần 3 tại đây.

Simplamo – Bảng chỉ số gắn kết phòng sản xuất với phần còn lại của doanh nghiệp, tích hợp công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả, phát huy tinh thần cải tiến Kaizen trong sản xuất

1. Bảng chỉ số liên kết phòng ban, cung cấp thông tin quan trọng đưa ra quyết định nhanh chóng

Để phòng sản xuất phối hợp làm việc với các phòng ban khác hiệu quả, nhất là với phòng sale, giải pháp của Simplamo đưa ra cho doanh nghiệp sản xuất là một bảng chỉ số liên phòng ban, ở đó cập nhật những chỉ số quan trọng nhất ở mỗi phòng ban để tất cả các trưởng bộ phận đều có chung một góc nhìn.

Các chỉ số này được cập nhật liên tục để phản ánh một cách nhanh nhất mọi diễn biến đang xảy ra trong và ngoài doanh nghiệp, theo đó dễ dàng đưa ra các dự báo và dự trù chi phí, nguồn lực phù hợp.

Các chỉ số này phải thật dễ hiểu và có thể tổng hợp báo cáo hàng tuần.

Khi phòng sản xuất nắm bắt được bảng chỉ số này trong tay, họ đưa ra các hành động, chịu trách nhiệm  đạt các mục tiêu và dễ dàng tính toán được dây chuyền sản xuất, cân đối các đầu vào, đầu ra sao cho phù hợp.

2. Khung cuộc họp hàng tuần, nơi nhận diện, giải quyết vấn đề, phát huy bộ não tư duy của toàn đội ngũ

Không dừng lại ở việc nắm bắt bảng chỉ số, Simplamo còn cung cấp khung cuộc họp hàng tuần, để đội ngũ cùng ngồi lại và ngay lập tức xử lý các vấn đề liên phòng ban. Khi phòng sale và sản xuất cùng đồng thuận cách giải quyết vấn đề theo phương pháp của Simplamo, bức tường ngăn cách hai phòng ban sẽ được phá vỡ. Không còn câu chuyện anh phải sản xuất theo đơn hàng của tôi hay anh phải bán cho kịp đơn hàng tôi sản xuất ra, mà cả hai sẽ đưa ra phương án xử lý chung theo một cách vẹn cả đôi đường.

Với khung cuộc họp này, phòng sản xuất cũng không bị “lép vế” trước phòng sale, vì đã có khung cuộc họp sẵn, đặt câu hỏi như thế nào, chỗ nào trả lời, ai trả lời trước, chốt phương án ra sao,… tất cả đã có khung và Simplamo luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để hướng dẫn tổ chức cuộc họp này hiệu quả.

3. Khung mục tiêu theo dõi sát sao từng ưu tiên cải tiến một trong tổ chức

Với từng mục tiêu cải tiến, mục tiêu bán hàng hay tìm kiếm nhà cung cấp, Simplamo mang đến một công cụ tạo mục tiêu đủ đơn giản, dễ sử dụng để mọi thành viên dễ dàng quản lý mục tiêu của mình, dành thời gian cho những việc quan trọng.

Lấy ví dụ về mục tiêu cải tiến. Cải tiến là một việc rất khó trong doanh nghiệp, sau khi đã có một bản kế hoạch cần phải cải tiến, chúng ta thường gặp khó khăn ở khâu triển khai, duy trì và xử lý các vấn đề phát sinh. Không phải xây mục tiêu cải tiến xong rồi để đó thì mọi chuyện tự động đâu vào đó, mà đội ngũ còn phải gặp gỡ nhau định kỳ để đảm bảo việc cải tiến vẫn đang được diễn ra như mong đợi và giải quyết ngay những vấn đề phát sinh.

Khung xây mục tiêu của Simplamo sẽ giải đáp các khó khăn này của doanh nghiệp sản xuất, mục tiêu được hướng dẫn xây dựng theo chuẩn SMART, chia nhỏ thành các cột mốc nhỏ để làm chủ trong từng giai đoạn và được review liên tục trong cuộc họp tuần, đảm bảo đội ngũ luôn được nhắc nhớ và không để một vấn đề nào gây cản trở.

Ví dụ mục tiêu cải tiến: Giảm phế phẩm nhà máy còn 0,5% được giao cho anh Bùi Hữu Thái

Sẽ bao gồm các cột mốc nhỏ hơn và được review hàng tuần như sau:

• Thu thập vùng phát sinh phế phẩm – hạn 15/06/2023
• Thống kê  – hạn 20/06/2023
• Đưa ra phương án cải tiến – hạn 21/06/2023
• Đóng gói thành cải tiến chuẩn và ban hành – hạn 30/06/2023