Chuẩn bị tổng kết quý 2, nhưng các Mục tiêu giao cho nhân viên vẫn còn dang dở? Sếp có biết, nhân viên cũng gặp rất nhiều khó khăn khi thực thi các Mục tiêu. Cùng tìm hiểu các khó khăn qua bài viết hôm nay và tìm ra bí quyết hóa giải cho các khó khăn này.
1. Hiện trạng thực thi Mục tiêu
Vào đầu mỗi năm, mỗi quý, các công ty sẽ tiến hành lập kế hoạch kinh doanh, và từ đó phân rã thành các mục tiêu để chia cho từng phòng ban và cá nhân thực hiện. Hình thức xây dựng và phân rã mục tiêu thường đi theo các mô hình nổi tiếng như MBO, KPI hay OKRs.
Mặc dù việc xây dựng và phân chia Mục tiêu là việc được các công ty áp dụng đều đặn hàng quý, hàng năm, nhưng phần nhiều các Doanh nghiệp thường không đạt được mục tiêu như kế hoạch.
Theo khảo sát, có đến 70% Doanh nghiệp thừa nhận gặp khó khăn trong Thực thi hơn là việc lên kế hoạch.
Trên thực tế, không chỉ sếp mà nhân viên cũng gặp rất nhiều khó khăn trong thực thi mục tiêu. Bài viết hôm nay sẽ khai thác góc nhìn từ nhân viên để sếp nhìn rõ hơn về hiện trạng thực thi trong Doanh nghiệp của mình, sau đó cung cấp các bí quyết giúp thực thi mục tiêu quý 3 đạt hiệu quả hơn.
Không chỉ sếp, nhân viên cũng gặp nhiều khó khăn trong thực thi
2. Nhân viên gặp nhiều khó khăn trong thực thi Mục tiêu
Sau khi xây dựng xong các kế hoạch hàng quý, hàng năm, sếp sẽ chuyển giao xuống cho các trưởng bộ phận và phân công cho từng nhân sự cụ thể.
Với các Mục tiêu và Chỉ số được đưa ra, sếp luôn đặt kỳ vọng cao vào đội ngũ nhân sự của mình, cho rằng đội ngũ sẽ chủ động trong công việc để hoàn thành, luôn hướng đến kết quả. Nhưng trên thực tế, nhân viên sẽ gặp vô vàn các khó khăn nếu như sếp chỉ dừng lại ở việc “giao”:
-
Thứ nhất, nhân viên và sếp không rõ kỳ vọng của nhau
Các Mục tiêu khi giao xuống, thường gặp tình trạng mơ hồ, chung chung, ví dụ như: Hoàn thành trang website công ty, Mở một cửa hàng mới thành công, Tổ chức sự kiện thường niên cho Khách hàng,…
Nhưng lại không được mô tả rõ ràng về kỳ vọng và có được sự thống nhất giữa sếp và nhân viên. Dẫn đến kết quả, nhân viên cảm thấy mình đã hoàn thành mục tiêu nhưng sếp lại đánh giá không đạt.
Ví dụ như Mục tiêu Tổ chức sự kiện thường niên cho Khách hàng. Nhân viên cho rằng chỉ cần tổ chức đúng ngày giờ và đúng số lượng khách là đạt yêu cầu. Nhưng sếp lại kỳ vọng có 30% khách hàng tái ký thành công tại sự kiện này.
-
Thứ hai, nhân viên không rõ cách làm để đạt Mục tiêu
Sau khi nhận Mục tiêu, nhân viên không biết các bước làm tiếp theo, cách làm như thế nào để đạt Mục tiêu đề ra, hoặc chỉ nhận được các hướng dẫn chung chung. Cho nên mặc dù rất muốn chủ động trong công việc của mình, nhân viên lại không biết bắt đầu từ đâu.
-
Thứ ba, nhân viên thường bỏ quên các mục tiêu
Vì bận rộn với cơn lốc công việc hàng ngày, các sự vụ sự việc cần giải quyết gấp, hiện trạng nhân viên bỏ quên các mục tiêu từ đầu năm, đầu quý là chuyện thường xuyên xảy ra tại Doanh nghiệp. Đến khi được sếp nhắc đến, nhân viên mới bắt tay vào thực hiện. Một số khác thì cho rằng mình còn nhiều thời gian nên để đến cuối quý mới “chạy nước rút”, làm ảnh hưởng tới tiến độ chung của công ty.
-
Thứ tư, nhân viên gặp khó khăn khi xử lý các vấn đề phát sinh
Trong quá trình thực thi Mục tiêu sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh giữa chừng làm ảnh hưởng tới kết quả hoặc thay đổi hướng đi tiếp theo. Sếp thường kỳ vọng cho rằng nhân viên tự biết cách giải quyết vấn đề với nhau hoặc sẽ chủ động tìm đến sếp khi cần thiết, nhưng trên thực tế, nhân viên thường rơi vào các trường hợp:
-
- Nhân viên không biết cách giải quyết vấn đề hiệu quả, chưa được đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề
- Các vấn đề liên phòng ban vượt quá quyền hạn của cá nhân
- Sếp quá bận để giúp nhân viên giải quyết từng vấn đề một
- Nhân viên không dám nêu vấn đề với cấp trên
Trên đây là 4 khó khăn nhân viên thường gặp khi được “nhận” mục tiêu từ cấp trên đưa xuống. Doanh nghiệp cần giải quyết dứt điểm các khó khăn này, vào tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoàn thành mục tiêu của mình.
Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp sếp hóa giải các khó khăn trên chỉ bằng một công cụ duy nhất, cung cấp cho nhân viên phương pháp thực thi mục tiêu hiệu quả, gia tăng kết nối trong tổ chức và tối ưu hiệu suất làm việc.
3. Bí quyết giao Mục tiêu hiệu quả, áp dụng ngay cho quý 3.2024
Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu hiện đại, với tư duy quản trị tiên tiến đang được áp dụng thành công tại hơn 200,000 Doanh nghiệp trên thế giới, các tính năng trên Simplamo được thiết kế để phục vụ tốt nhất cho cả sếp và nhân viên trong việc chinh phục Mục tiêu.
Trong phạm vi bài viết ngày hôm nay, Simplamo sẽ tập trung phân tích hai tính năng chính giúp xóa bỏ các khó khăn của nhân viên trong thực thi mục tiêu thường gặp nhất trong Doanh nghiệp SME tại Việt Nam.
3.1 Giải quyết khó khăn Thứ nhất, nhân viên và sếp không rõ kỳ vọng của nhau
Tính năng tạo Mục tiêu/Goals
- Tiêu đề Mục tiêu: được xây dựng theo khung chuẩn SMART, với các quy chuẩn được thiết lập sẵn, nếu đạt đủ tiêu chuẩn (tức là SMART), chất lượng mục tiêu sẽ hiển thị màu xanh lá, ngoài ra, người dùng có thể kiểm tra check list để biết mục tiêu của mình còn bị sót chuẩn nào.
- Mô tả Mục tiêu: Sếp và nhân viên sẽ cùng nhau thống nhất về kết quả kỳ vọng của mục tiêu này bằng cách trả lời 3 câu hỏi:
- Tại sao việc này quan trọng?
- Tại sao việc này cần gấp?
- Kết quả như thế nào?
Việc trả lời 3 câu hỏi này, sẽ giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của Mục tiêu này, và kết quả đầu ra như thế nào, từ đó có thêm động lực thực hiện và hình dung các bước công việc cần làm là gì.
Ngoài ra, tính năng AI sẽ giúp sếp gợi ý phần trả lời cho 3 câu hỏi này dựa trên tiêu đề mục tiêu, hỗ trợ sếp trong việc làm rõ mục tiêu và tiết kiệm thời gian viết lách.
3.2 Giải quyết khó khăn Thứ hai: nhân viên không rõ cách làm để đạt Mục tiêu
Tính năng Cột mốc/milestone
Ở mỗi mục tiêu sẽ bao gồm phần tạo cột mốc để nhân viên hình dung các bước công việc cần làm tiếp theo. Có 2 loại cột mốc chính:
- Cột mốc là các con số cần đạt được (kpi) ở từng khoảng thời gian tương ứng, giúp nhân viên theo sát tiến độ, tránh tình trạng dồn vào cuối quý.
- Cột mốc là quy trình các bước công việc để hoàn thành mục tiêu này, giúp sếp và nhân viên cùng thống nhất và hình dung các bước tiếp theo trông như thế nào. Cùng với thời gian hoàn thành ở từng bước, giúp theo sát tiến độ và nắm bắt công việc của nhau.
Minh họa một cột mốc kế hoạch (quy trình)
Bên cạnh đó, AI sẽ gợi ý một cách thông minh các cột mốc công việc để hoàn thành mục tiêu, hỗ trợ nhân viên trong thời gian đầu khi chưa làm quen với việc lên kế hoạch, gia tăng hiệu suất công việc.
Đọc thêm: Hướng dẫn sử dụng AI để xây Mục tiêu trên Simplamo
3.3 Giải quyết khó khăn Thứ ba: nhân viên thường bỏ quên các mục tiêu
Tính năng Cuộc họp/Meeting
Còn được gọi là “Cuộc họp Thực thi” – tính năng cuộc họp trên Simplamo được thiết kế khoa học để sếp và đội ngũ cùng follow tiến trình thực thi mục tiêu đều đặn hàng tuần. Bao gồm 2 loại cuộc họp:
- Cuộc họp cấp công ty (leadership): Dành cho CEO và các trưởng bộ phận, để báo cáo và theo dõi các mục tiêu cấp công ty và cấp phòng ban
- Cuộc họp cấp phòng ban: với sự tham gia của trưởng bộ phận và nhân viên của phòng ban đó, để báo cáo và theo dõi các mục tiêu cấp phòng ban và cá nhân
Thông qua hai cuộc họp tuần định kỳ này, các mục tiêu sẽ được báo cáo, theo sát xuyên suốt từ trên xuống dưới và đều đặn trong tổ chức, xóa bỏ các nút thắt về thời gian và khoảng cách giữa các phòng ban.
3.4. Giải quyết khó khăn Thứ tư: nhân viên gặp khó khăn khi xử lý các vấn đề phát sinh
Khung cuộc họp 7 bước, diễn ra trong vòng 90 phút
- Cuộc họp được thiết kế thông minh với 7 bước khoa học, nhân viên biết trước các nội dung cần phải báo cáo để chuẩn bị trước. Thông qua các bước review về tiến độ và kết quả đạt được, sếp và nhân viên dễ dàng nhận diện các vấn đề mới xuất hiện (thông thường các vấn đề sẽ bị bỏ qua và ngày một lớn hơn do không được phát hiện từ sớm).
- Gói gọn thời gian chỉ trong vòng 90 phút: theo nghiên cứu, người tham gia cuộc họp chỉ duy trì được năng lượng và khả năng tập trung trong vòng 90 phút, quá thời gian này, nhân viên và sếp sẽ trở nên mệt mỏi kéo theo các vấn đề không được giải quyết tốt.
Tích hợp tính năng giải quyết vấn đề hiệu quả, rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên
- Danh sách vấn đề: các vấn đề được liệt kê và được sắp xếp theo mức độ quan trọng để giải quyết, tránh tình trạng thảo luận lan man từ vấn đề này sang vấn đề khác, bỏ sót vấn đề hoặc một vấn đề giải quyết nhiều lần.
Sau khi lên danh sách vấn đề, lựa chọn 3 vấn đề nóng hổi để giải quyết trước
- Ba bước giải quyết vấn đề: Nhận diện – Thảo luận – Chốt. Ở mỗi vấn đề, Simplamo cung cấp sẵn format 3 bước giải quyết vấn đề khoa học, giúp nhân viên hình thành kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả, bắt đầu từ việc nhận diện nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, từng người đưa ra phương án, và cuối cùng là chốt hành động giao cho nhân sự cụ thể.
Bonus: Tính năng Report cuộc họp:
Vì sếp không thể tham gia hết tất cả các cuộc họp trong công ty, thông qua việc đọc các báo cáo tự động này, sếp sẽ dễ dàng nắm bắt diễn biến việc thực thi ở từng phòng ban, cách nhân viên nhận diện và giải quyết từng vấn đề như thế nào, qua đó quan sát được sự “trưởng thành” của nhân viên từng ngày.
Như vậy, chỉ thông qua hai tính năng chính là Mục tiêu và Cuộc họp, Simplamo đã giải quyết triệt để các khó khăn nhân viên gặp phải trong quá trình thực thi mục tiêu, rèn luyện kỹ năng lên kế hoạch thực thi, kỹ năng giải quyết vấn đề, đồng thời tạo sự kết nối và giao tiếp rõ ràng giữa sếp và nhân viên.
Ngoài ra, Simplamo còn nhiều tính năng quan trọng khác giúp sếp xây dựng Tầm nhìn, lên kế hoạch thực thi hàng năm, hàng quý, quản lý đội ngũ nhân sự theo một cấu trúc chuẩn, lựa chọn nhân sự đúng người đúng vị trí và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Tất cả xoay quanh việc giúp Doanh nghiệp vận hành bài bản, trơn tru và thực thi mục tiêu hiệu quả, là một tổ chức khỏe mạnh và hiệu suất cao.
Để giúp sếp tối ưu hành trình trải nghiệm, Simplamo cung cấp 30 ngày dùng thử toàn bộ tính năng miễn phí (bao gồm cả AI), sếp hãy đăng ký TẠI ĐÂY.
Simplamo chúc sếp cùng đội ngũ lên kế hoạch quý 3 thông minh và thực thi mục tiêu hiệu quả!
…
Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
