Bạn đang tìm hiểu 4 Nguyên tắc thực thi (4DX) và muốn triển khai vào tổ chức của mình, nhưng nó không dễ dàng như bạn nghĩ, bởi vì việc thay đổi hành vi của con người là một việc rất khó khăn.
Không chỉ riêng bạn, hầu hết các nhà lãnh đạo trên thế giới đều phải đối mặt với những thách thức giống nhau khi triển khai 4DX, các thách thức này được gọi chung là “5 giai đoạn của sự thay đổi hành vi”.
Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung 5 giai đoạn này là gì, các hành động cần thực hiện tại mỗi giai đoạn để vượt qua chúng, từ đó triển khai 4DX thành công và hình thành nên nền văn hóa thực thi trong tổ chức.
Tìm hiểu: 4 Nguyên tắc thực thi 4DX – Công nghệ triển khai chiến lược từ Franklin Covey
I. 5 Giai đoạn thay đổi khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi
5 Giai đoạn thay đổi khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi
1. Giai đoạn 1: Làm rõ
Tại giai đoạn đầu tiên này, bạn đã quyết định áp dụng 4DX vào trong tổ chức của mình. Bạn và đội ngũ đã xác định được Mục tiêu tối quan trọng (WIG), các thước đo hành động, một bảng điểm đủ đơn giản và hồi hợp chờ đợi sự thay đổi sau cuộc họp WIG hàng tuần.
Nhưng mọi thứ dường như chỉ dừng lại ở đó, đội ngũ của bạn vẫn bị kéo theo các công việc hàng ngày (cơn lốc) và rất khó để họ thay đổi hành vi của mình chỉ trong một sớm một chiều. Đừng quá lo lắng, tại giai đoạn đầu tiên này, bạn chỉ cần tập trung vào việc “làm rõ” các mục tiêu cùng với đội ngũ để tăng động lực cho họ vượt qua các cơn lốc. Bao gồm các hành động chủ chốt sau:
- Bạn hãy là một tấm gương trong việc tập trung vào WIG
- Xác định các thước đo hành động có sức tác động cao
- Tạo ra một bảng điểm dành cho người chơi
- Lên lịch các cuộc họp WIG ít nhất là mỗi tuần và duy trì chúng
2. Giai đoạn 2: Khởi động
Bây giờ đội của bạn đang ở vạch xuất phát. Cũng giống như tên lửa cần một nguồn năng lượng cực kỳ lớn và tập trung cao để thoát khỏi lực hấp dẫn của trái đất, đội ngũ của bạn cần sự tham gia mạnh mẽ của những nhà lãnh đạo trong thời điểm khởi động này.
Tại giai đoạn này, bạn sẽ nhận ra những gì dễ dàng lên kế hoạch lại rất khó để thực hiện trong thực tế. Lúc này bạn không chỉ phải đối mặt với cơn lốc mà còn là với đội ngũ có động lực làm việc khác nhau. Tuy khó khăn là vậy, nhưng bạn vẫn có thể vượt qua bằng một số bí quyết để khởi động thành công sau đây:
- Hiểu được rằng giai đoạn khởi động đòi hỏi sự tập trung và năng lượng – đặc biệt từ nhà lãnh đạo
- Duy trì sự tập trung và triển khai quy trình 4DX một cách đều đặn nghiêm túc
- Xác định nhân sự nào là Tấm gương (người tham gia ngay), ai có Tiềm năng (những người hơi chật vật lúc đầu), và ai là người Chống đối (những người không muốn tham gia)
3. Giai đoạn 3: Áp dụng
Đội ngũ của bạn đang áp dụng 4DX, sự kháng cự đang giảm dần và nhiệt huyết bắt đầu tăng lên, các thành viên trở nên có trách nhiệm với nhau hơn.
Khi đội ngũ nhìn thấy các thước đo hành động hoạt động, họ trở nên phấn khích hơn, lần đầu tiên sau nhiều tháng, họ đã bắt đầu cảm thấy mình là người chiến thắng. Bạn hãy nhớ rằng, việc áp dụng 4DX cần có thời gian và tuân thủ quy trình là điều cần thiết để đạt được các WIG, nếu không thì cơn lốc sẽ lại nhanh chóng nuốt lấy mọi thứ.
Các chìa khóa để thành công trong việc áp dụng 4DX tại giai đoạn này:
- Trước hết hãy tập trung vào việc tuân thủ quy trình, sau đó mới quan tâm đến kết quả
- Mỗi người đều phải đưa ra và chịu trách nhiệm về những cam kết của mình trong các buổi họp WIG hàng tuần
- Theo dõi kết quả mỗi tuần trên bảng điểm công khai
- Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết
- Đầu tư vào các thành viên tiềm năng thông qua việc đào tạo và hướng dẫn thêm cho họ
- Trả lời thẳng thắng mọi vấn đề với những người kháng cự và làm rõ đường lối cho họ nếu cần thiết
4. Giai đoạn 4: Tối ưu hóa
Trong giai đoạn này, đội ngũ của bạn chuyển sang tư duy 4DX: họ làm việc có mục đích, chăm chỉ hơn và bắt đầu tìm cách để tối ưu hóa hiệu quả của mình.
Điều đặc biệt ở đây là, nếu chính bạn tự đề nghị họ tối ưu công việc của mình, họ sẽ kháng cự vì phải làm thêm việc. Nhưng bởi vì ý tưởng đến từ họ nên họ không chỉ sẵn sàng mà còn hào hứng thực hiện chúng.
Lúc này sự gắn kết và năng lượng của đội ngũ dành cho WIG đạt đến mức chưa từng thấy, các thước đo mục tiêu liên tiếp được tăng lên, các cam kết hàng tuần luôn được hoàn thành một cách xuất sắc, những buổi họp WIG luôn tập trung chặt chẽ vào các kết quả đạt được.
Sau đây là các chìa khóa quan trọng để làm tốt nhất trong giai đoạn này:
- Khuyến khích và công nhận mọi ý tưởng sáng tạo phong phú giúp dịch chuyển các thước đo hành động.
- Công nhận những kết quả xuất sắc và ăn mừng thành công
- Khuyến khích những thành viên trong nhóm giúp đỡ những thành viên khác và khen ngợi khi việc đó xảy ra
- Công nhận khi những thành viên tiềm năng bắt đầu bắt kịp những thành viên gương mẫu
5. Giai đoạn 5: Thói quen
Lúc này 4DX đã trở thành thói quen trong đội ngũ, 4DX không chỉ tạo nên những kết quả ấn tượng mà còn tạo nên một văn hóa thực thi tuyệt vời trong tổ chức của bạn.
Khi một hành vi mới trở thành một phần ăn sâu vào quy trình làm việc hàng ngày, bạn có thể đặt ra những mục tiêu mới mà vẫn thực thi nó một cách xuất sắc, không chỉ một mà nhiều lần. Dưới đây là một số điểm quan trọng giúp đội nhóm tạo được thói quen 4DX:
- Ăn mừng khi hoàn thành WIG
- Chuyển ngay sang những WIG mới để chính thức hóa 4DX như một hệ điều hành của bạn
- Nhấn mạnh rằng tiêu chuẩn điều hành mới của bạn là duy trì việc đạt được các Thước đo Hành động một cách vượt trội
- Giúp đỡ mỗi thành viên trong nhóm trở thành những người làm việc có hiệu quả cao bằng cách theo dõi và nâng đỡ nhóm đứng giữa
Từ lúc bắt đầu cho đến khi 4DX trở thành thói quen trong tổ chức của bạn, 5 giai đoạn này có thể kéo dài từ 1 đến 2 năm, tùy thuộc vào quy mô, độ phức tạp trong mô hình kinh doanh và sự quyết tâm của những nhà lãnh đạo trong tổ chức.
Với sự hỗ trợ của các chuyên gia triển khai 4DX và các công cụ đi kèm, bạn sẽ rút ngắn thời gian triển khai 4DX trong toàn đội ngũ và chắc chắn khả năng triển khai thành công trong lần đầu tiên.
II. Simplamo – Phần mềm 4DX đầu tiên tại Việt Nam
Simplamo là phần mềm 4DX đầu tiên tại Việt Nam với các tính năng quan trọng, giúp thay đổi hành vi đội ngũ. Bên cạnh triển khai 4 Nguyên tắc thực thi, Simplamo còn giúp các doanh nghiệp trong và ngoài nước triển khai thành công các phương pháp quản trị khác như OKRs, KPI & BSC.
Đọc thêm: Simplamo đồng hành cùng BNI mang đến giải pháp số hóa 4 Nguyên tắc thực thi
4 Nguyên tắc thực thi được số hóa trên phần mềm Simplamo
Các lợi ích khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi với Simplamo
- Bạn dễ dàng tập trung tất cả dữ liệu và theo dõi 4DX chỉ trong một nền tảng
- Đội ngũ dễ dàng hình dung những gì bạn nói thông qua Simplamo và cảm nhận 4DX đang được áp dụng trong tổ chức
- Bạn và đội ngũ có cùng một nơi để theo dõi các bảng điểm, cập nhật các thước đo hành động và theo dõi tác động của chúng lên các thước đo mục tiêu quan trọng.
- Đội ngũ có cùng một khung/công thức để tạo các WIG và thước đo hành động cho phòng ban của họ, mà không cần quá nhiều sự hướng dẫn và nhắc nhở của bạn. Đồng thời cũng giúp cho sự sáng tạo và trách nhiệm được phát huy mạnh mẽ.
- Simplamo sẽ giúp cho các buổi họp WIG được diễn ra vô cùng tiện lợi, nhanh chóng. Bạn sẽ không bị những thứ như: phải tìm kiếm các bảng điểm, thước đo để cập nhật và review; bị cuốn theo các vấn đề và làm lố thời gian chung; không có nơi để ghi chép diễn biến cuộc họp hay tạo các cam kết; không có cách thức để giao cam kết và kiểm tra nhân sự hoàn thành đúng hạn hay không; cuối cùng, làm thế nào để xem lại report các buổi họp, kể cả những buổi bạn vắng mặt. Đừng lo lắng vì tất cả những vấn đề này đã được tính năng Meeting trên Simplamo giải quyết giúp bạn.
- Vì Simplamo giúp bạn và đội ngũ triển khai 4DX một cách tập trung, thuận tiện và không mất nhiều thời gian trong khi các cơn lốc vẫn cần người xử lý, đội ngũ và thậm chí cả bạn sẽ cảm thấy tin tưởng và nhiệt huyết với 4DX hơn, từ đó dễ dàng vượt qua 5 giai đoạn của sự thay đổi và hình thành nên văn hóa 4DX trong tổ chức.
- 4DX là một hành trình dài từ 1 đến 2 năm, trong thời gian này sẽ có những nhân sự đến và đi, làm ảnh hưởng không ít đến kết quả chung. Nhưng khi có Simplamo, bạn dễ dàng trao đổi cho nhân sự mới biết 4DX là gì và chúng được diễn ra như thế nào để họ nhanh chóng “nhập làn”.
- Bạn có thể tự triển khai 4DX trên phần mềm, Simplamo có sẵn các tài liệu và video hướng dẫn cần thiết. Hoặc bạn có thể tìm đến sự hỗ trợ của chuyên gia Simplamo, chuyên gia sẽ luôn đồng hành cùng bạn tháo gỡ mọi khúc mắc và giúp 4 Nguyên tắc thực thi được áp dụng trọn vẹn trong toàn tổ chức, mang về những kết quả đáng mong đợi.
Cuối cùng, khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi, bạn phải dành những nỗ lực tốt nhất, nhưng bù lại phần thưởng là bạn sẽ có một đội ngũ hoạt động hiệu quả nhất quán và suất xắc.
Xem thêm:
- Bí quyết áp dụng 4 nguyên tắc thực thi thành công trong lần đầu
- Tìm hiểu cách 4 Nguyên tắc thực thi được số hóa trên Simplamo
- Đăng ký sử dụng 30 ngày không tính phí phần mềm Simplamo TẠI ĐÂY
— – – – –
Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
