Cơ hội và Thách thức Ngành Sản Xuất 2023 – Chuyện kể từ người trong cuộc (Phần 3)

Ở phần 1 và phần 2, là phần chia sẻ và gợi ý các phương pháp đến từ 5 yếu tố quan trọng trong ngành sản xuất: Chất lượng, Chi phí, Đơn hàng biến động, Con người và Công nghệ. Bài viết cuối cùng trong chuỗi bài viết về cơ hội và thách thức ngành sản xuất này sẽ nói về các khoảng trống trong khâu vận hành của toàn bộ doanh nghiệp.

Bài viết được thực hiện dựa trên phần chia sẻ của anh Nguyễn Nhật Ngân – Nguyên GD sản xuất UACJ, DH Food, GC Foods với hơn 20 năm kinh nghiệm công tác ở vị trí quản lý sản xuất tại Nhật Bản.

Đọc phần 1

Đọc phần 2

I. “Đặt chỉ số vượt thách thức”

Nói về việc thực thi kế hoạch trong doanh nghiệp hiện nay, anh Ngân dùng cụm từ Đặt chỉ số vượt thách thức để miêu tả.

“Cứ mỗi mùa lập kế hoạch hằng năm, chỉ thấy ban giám đốc đưa ra bảng chỉ số tăng trưởng bao nhiêu phần trăm, mà không thấy phần đầu tư, hỗ trợ là gì. Bảng chỉ số cũng được lập khá cảm tính đưa từ trên xuống, không có căn cứ không có sự trao đổi thống nhất với nội bộ. Đưa ra bảng chỉ số xong, cũng không có cam kết và cách thức theo dõi.”

CEO thường đưa ra các con số mong muốn, nhưng không ra được chiến lược, cách làm để đạt được các con số đó. Nếu người nhà “gánh” không nổi thì đi tìm người tài về giúp. Đây là thực trạng chung mà anh gặp ở khá nhiều doanh nghiệp, chứ không riêng gì doanh nghiệp sản xuất.

Không đưa ra các chiến lược cụ thể khiến các chỉ số luôn xa tầm với

Trong khi đó ở Nhật, doanh nghiệp làm việc rất rõ ràng và minh bạch, đặt mục tiêu cũng rất rõ ràng và luôn dựa trên căn cứ. Mỗi năm khi đưa ra bảng chỉ số, họ đều tổ chức một buổi gọi là Leader Review, tại buổi này đội ngũ ban lãnh đạo sẽ cùng ngồi xuống, đưa ra các dự toán cho năm sau để đáp ứng với chỉ tiêu đặt ra.

Ví dụ, khi ra mục tiêu tăng trưởng 30% doanh thu thì cũng phải tính ra được dự toán chi phí cho tuyển dụng & đào tạo nhân công, đầu tư máy móc, khấu hao trong bao lâu, chi phí bán hàng, vân vân.

II. Rút ngắn khoảng cách giữa chiến lược và thực thi

Anh Ngân nhận định, có một khoảng cách rất lớn giữa chiến lược và thực thi tại Việt Nam. Để rút ngắn khoảng cách này, anh gợi ý một số cách như sau:

• Kế hoạch lập ra cần phải bao quát trên mọi thứ, mọi khía cạnh trong và ngoài doanh nghiệp.
• Phải có chiến lược và quản trị chiến lược tốt.
• Nên có buổi Leader Review, để có sự trao đổi, thống nhất về kế hoạch và ra dự toán hợp lý.
• Thời buổi cạnh tranh, phải tập trung vào sản phẩm cốt lõi —> Doanh nghiệp nên nhớ kỹ, đừng đi lang man, đứng núi này trông núi nọ.
• Cả vận hành và sản xuất, đều phải chuẩn hóa trước đã rồi mới cái tiến.
• Và cuối cùng, là phải cam kết với mục tiêu đã đặt ra, theo dõi và thực thi đến cùng.

Trong các cách kể trên, đa phần đều phụ thuộc vào sự quyết tâm và đổi mới của ban lãnh đạo, riêng về phần quản trị mục tiêu-chiến lược thì hiện nay doanh nghiệp có thể dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm.

III. Giải pháp của Simplamo giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách giữa chiến lược và thực thi

• Giúp doanh nghiệp xây dựng khung vận hành vững chắc, chuẩn hóa nền tảng trước khi cải tiến.

Khung vận hành Simplamo xây dựng cho doanh nghiệp dựa trên các công cụ vận hành cốt lõi nhất, liên kết chặt chẽ với nhau và phối hợp nhịp nhàng hàng tuần, tháng quý, hàng năm.

Bắt đầu từ việc xây dựng sơ đồ trách nhiệm, làm rõ bảng tầm nhìn, bảng kế hoạch kinh doanh năm, phân rã xuống bảng mục tiêu hàng quý và theo dõi thực thi thông qua cuộc họp tuần đều đặn suốt 52 tuần trong năm. Một khi đã làm chủ khung vận hành, nền tảng doanh nghiệp sẽ vững chắc, đáp ứng tốt với các thách thức cải tiến đặt ra.

• Giúp doanh nghiệp xây dựng, theo dõi 100% mục tiêu đặt ra.

Simplamo cung cấp tính năng xây dựng mục tiêu quý (Rocks) được chia nhỏ từ mục tiêu năm của công ty. Trong đó, mục tiêu quý cấp công ty được phân rã xuống mục tiêu quý phòng ban và đi đến từng cá nhân. Các mục tiêu quý này lại được phân thành các cột mốc (Milestone) để chia nhỏ khối lượng công việc và dễ dàng review tiến độ hàng tuần.

Không chỉ cung cấp tính năng, đội ngũ chuyên gia Simplamo còn hỗ trợ tư vấn 1:1 từng khách hàng cách xây mục tiêu chuẩn SMART, phân rã như thế nào và chia milestone ra sao cho đúng cách và phù hợp với hiện trạng từng doanh nghiệp.

• Giúp tăng tính trách nhiệm và cam kết của nhân viên trong từng mục tiêu

Mục tiêu đã xây dựng đúng cách và kết nối với mục tiêu công ty, nhưng chỉ xây để đó và mặc định nhân viên tự động follow tiến độ, check-in đều đặn thì hầu như không xảy ra. Nếu không có sự đồng hành, theo dõi sát sao và cùng phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh cùng nhân viên thì các mục tiêu chẳng khác nào “bù nhìn” chỉ dùng để tô vẽ cho đẹp.

Giải pháp của Simplamo – và cũng là điểm độc đáo nhất của Simplamo – chính là tích hợp khung cuộc họp review mục tiêu hàng tuần. Các cuộc họp định kỳ hàng tuần này sẽ được diễn ra theo từng “layer” một.

• Tại cuộc họp tuần phòng ban: trưởng bộ phận và team của mình sẽ cùng review qua tiến độ thực thi mục tiêu cá nhân và mục tiêu phòng ban, review chỉ số và xử lý vấn đề phòng ban phát sinh trong tuần.
• Tại cuộc họp tuần ban lãnh đạo: CEO cùng trưởng bộ phận sẽ review các mục tiêu cấp phòng ban và công ty, review chỉ số và xử lý vấn đề phát sinh cấp công ty.

Khung cuộc họp bao gồm 7 bước khoa học, tích hợp bộ đếm thời gian, tích hợp review bảng mục tiêu, chỉ số, và công cụ giải quyết vấn đề 3 bước, tạo todo tự động sau mỗi vấn đề được giải quyết. Tất cả chỉ diễn ra trong vòng 90 phút, report sẽ được gửi cho tất cả thành viên tham dự và các thông báo nhắc todo được gửi đi đều đặn.

Hiệu quả cuối cùng mang lại, là một đội ngũ gắn kết đồng lòng, luôn ghi nhớ về mục tiêu và cam kết thực hiện cho đến khi hoàn thành.

Trên đây là toàn bộ phần chia sẻ của anh Ngân về các cơ hội, thách thức và các phương pháp hành động cho doanh nghiệp sản xuất. Rất mong bài viết nhận được sự chia sẻ và đóng góp thông tin từ độc giả.

Cảm ơn anh Ngân đã đồng hành cùng Simplamo trong việc lan tỏa những kiến thức hữu ích này!

Simplamo Việt Nam