Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.
Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.
Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.
1. Mất kết nối – Giao tiếp kém làm tăng 25% chi phí vận hành
Mất kết nối và giao tiếp kém là tình trạng xuất hiện tại nhiều Doanh nghiệp và chúng đang gây nên những thiệt hại không hề nhỏ:
- Bài viết từ Simon & Simon (2024): các Doanh nghiệp có giao tiếp nội bộ kém có thể làm giảm năng suất lao động lên tới 30%. Các công ty báo cáo mức giảm hiệu suất này cũng đồng thời chứng kiến mức tăng chi phí vận hành khoảng 25% so với các Doanh nghiệp có hệ thống giao tiếp tốt.
- Nghiên cứu của Gallup (2021): các Doanh nghiệp với sự thiếu liên kết và giao tiếp kém đã giảm tới 21% lợi nhuận ròng và có tỷ lệ nhân viên không hài lòng tăng lên 50%. Gallup cũng nhận thấy rằng các công ty này có xu hướng mất khoảng 14% doanh thu tiềm năng hàng năm do những rào cản trong giao tiếp.
Biện pháp “chữa cháy” thường được Doanh nghiệp áp dụng khi đối mặt với tình trạng giao tiếp kém thường là đầu tư vào các phần mềm giao tiếp nội bộ, phần mềm dự án.
Tuy nhiên đây chỉ là biện pháp giải quyết phần nổi của tảng băng chìm, vì khi không giải quyết vấn đề từ gốc rễ, tình trạng giao tiếp kém và mất kết nối không những không được cải thiện mà còn làm phát sinh thêm chi phí, gia tăng khối lượng công việc cho nhân viên.
2. Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của mất kết nối và giao tiếp kém
Tại sao đội ngũ lại mất kết nối, giao tiếp kém mặc dù họ được công ty trang bị sẵn công cụ giao tiếp nội bộ, thường xuyên tổ chức họp hành? Mỗi phòng ban là một ốc đảo, không có sự giao tiếp và phối hợp công việc chặt chẽ, việc ai nấy làm?
TSARSI – Một công ty chuyên cung cấp nguồn nhân lực và dịch vụ chuyên dụng cho các công ty Mỹ và Úc, có trụ sở đặt tại Mỹ và văn phòng vận hành tại thành phố Hồ Chí Minh. TSARSI đã trải qua tình trạng mất kết nối khi nhân sự tăng lên hơn 50 người mặc dù đã đầu tư nhiều phần mềm quản lý dự án, giao tiếp nội bộ.
Sau khi áp dụng nhiều cách khác nhau, TSARSI nhận ra điểm mấu chốt khiến xảy ra tình trạng mất kết nối, giao tiếp kém giữa các phòng ban là do: công ty chưa vạch ra Định hướng để đội ngũ hiểu và giao tiếp thường xuyên trên Định hướng đó.
Định hướng ở đây chính là hệ thống Tầm nhìn – Mục tiêu và các cuộc họp định kỳ hàng tuần.
TSARSI đã khắc phục được tình trạng mất kết nối, giao tiếp kém nhờ đi vào gốc rễ của vấn đề
Tìm hiểu câu chuyện TSARSI tại đây.
Vì sao lại như vậy?
- Vì khi đội ngũ không nắm bắt Mục tiêu công ty, mỗi phòng ban, mỗi cá nhân sẽ có Mục tiêu của riêng mình trong công việc (thậm chí là không có), và điều này tạo nên sự bất đồng quan điểm, bất đồng lợi ích trong nội bộ.
- Mặc khác, dù công ty đã xây dựng Mục tiêu nhưng đội ngũ không gặp mặt và nói về Mục tiêu hàng tuần, họ sẽ trở nên xao lãng, bỏ rơi Mục tiêu chung và quay trở về với “ốc đảo” của riêng mình.
- Các vấn đề phát sinh không được giải quyết một cách cởi mởi dựa trên Mục tiêu chung, lâu ngày sẽ làm tăng mâu thuẫn giữa các phòng ban, tạo nên khúc mắc giữa họ rất lớn.
Khi đã không cùng “đứng chung một chiến tuyến” và nhiều khúc mắc lâu ngày, hoạt động của đội ngũ sẽ trở nên rời rạc, thiếu đồng bộ, dễ phát sinh mâu thuẫn, năng suất làm việc kém, cuối cùng dẫn đến tăng chi phí vận hành & giảm Lợi nhuận.
Như vậy, để giải quyết gốc rễ tình trạng này, Doanh nghiệp cần thực hiện hai bước sau, trước khi đầu tư vào các phần mềm giao tiếp nội bộ để tránh lãng phí:
- Bước 1: Xây dựng Hệ thống Tầm nhìn – Mục tiêu rõ ràng và truyền thông thường xuyên trong đội ngũ – việc này đồng thời giúp cắt giảm các công việc thừa thải (đọc bài hướng dẫn tại đây).
- Bước 2: Định kỳ tổ chức cuộc họp tuần review Mục tiêu để kết nối đội ngũ, đưa mọi người về cùng một hướng và giải quyết các vấn đề chung một cách minh bạch, cởi mở.
Phần tiếp theo của bài viết sẽ tập trung vào Bước 2.
3. Giải pháp kết nối đội ngũ, tăng cường giao tiếp nội bộ cắt giảm 20% lãng phí
Sếp đã quen với các cuộc họp diễn ra liên tục trong Doanh nghiệp, và cũng quá ngán ngẫm vì nó. Các cuộc họp khiến sếp đau đầu, mất thời gian nhưng lại không mang lại hiệu quả trong việc kết nối đội ngũ và giải quyết các vấn đề.
Dưới đây là các giải pháp của Simplamo, biến một cuộc họp kém thành một cuộc họp khoa học, hiệu suất cao, giải quyết vấn đề triệt để và kết nối đội ngũ vào Mục tiêu chung, giải pháp hiện đang được áp dụng tại hơn 275,000 Doanh nghiệp trên toàn thế giới:
3.1 Chia cuộc họp thành hai loại
- Cuộc họp cấp công ty (leadership): Dành cho CEO và các trưởng bộ phận, để báo cáo và theo dõi các Mục tiêu cấp công ty và cấp phòng ban.
- Cuộc họp cấp phòng ban: với sự tham gia của trưởng bộ phận và nhân viên của phòng ban đó, để báo cáo và theo dõi các Mục tiêu cấp phòng ban và cá nhân.
3.2 Thời gian
- Cố định lịch cuộc họp cấp công ty và cuộc họp cấp phòng ban vào một khung giờ để có sự chuẩn bị tốt nhất. Ví dụ: Cuộc họp BOD là 9h00 Thứ ba hàng tuần, Cuộc họp phòng kinh doanh là 9h00 Thứ hai hàng tuần.
- Thời lượng cuộc họp không quá 90 phút (cuộc họp quá 90 phút sẽ làm cạn năng lượng và sự tập trung của đội ngũ), cố gắng kết thúc cuộc họp đúng giờ để xây dựng thói quen và không ảnh hưởng tới timeline làm việc sau đó.
3.3 Tổ chức cuộc họp theo khung 7 bước
- Chia sẻ tin tốt – 5 phút
- Review chỉ số kinh doanh hàng tuần – 5 phút
- Rà soát mục tiêu – 5 phút
- Phản hồi tình hình khách hàng/nhân viên – 5 phút
- Review danh sách Hành động (To-dos list) – 5 phút
- Giải quyết vấn đề – 60 phút
- Kết luận – 5 phút
Tại phần 2,3 >> Đội ngũ sẽ liên tục được cập nhật và nắm bắt tiến trình thực thi Mục tiêu chung, tạo nên sự thấu hiểu và kết nối trong công việc giữa các phòng ban, dễ phối hợp làm việc.
Phần 4 >> Giúp đội ngũ nắm bắt được các phản hồi nóng hổi từ Khách hàng/nhân viên trong tuần, ngay cả các phòng ban (hoặc sếp) không làm việc trực tiếp với khách hàng cũng biết về các thông tin này >> Thông tin xuyên suốt trong toàn tổ chức.
Đặc biệt ở phần 6 Giải quyết vấn đề >> bằng cách đi qua các phần từ 2 tới 5, đội ngũ sẽ nhận thấy các vấn đề xuất hiện và liệt kê chúng thành một danh sách. Từ danh sách này, cả đội sẽ cùng thống nhất 3 vấn đề nóng hổi nhất và giải quyết chúng trước theo 3 bước khoa học: Nhận diện nguyên nhân cốt lõi – Bàn luận giải pháp – Chốt phương án >> tránh tình trạng thảo luận lan man, không ra kết quả, bàn từ vấn đề này sang vấn đề khác cho đến khi kiệt sức.
Bằng cách tổ chức cuộc họp này đều đặn hàng tuần trong tổ chức, sếp sẽ cảm thấy sự thay đổi mạnh mẽ chỉ sau 4 tuần áp dụng:
- Đội ngũ cởi mở và thảo luận sôi nổi (thay vì bầu không khí nặng nề im lặng như trước).
- Đội ngũ nắm bắt được công việc của nhau, hình thành sự thấu hiểu, kết nối cao và phối hợp hiệu quả trong công việc hướng tới Mục tiêu chung.
- Các vấn đề được phát hiện và xử lý sớm với độ trách nhiệm cao, các phòng ban không còn khúc mắc và nắm bắt được ý của nhau.
- Đội ngũ hình thành kỹ năng giải quyết vấn đề khoa học từ gốc rễ, biết cách chốt hành động giải quyết rõ ràng, dứt điểm.
- Các Mục tiêu được đội ngũ bám sát tiến độ, tinh thần và năng suất làm việc tăng cao.
Sếp hãy bắt đầu áp dụng ngay vào cuộc họp tuần tới và cảm nhận sự khác biệt nhé!
Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành, tăng trưởng Doanh thu nhờ phương pháp gia tăng kết nối, cải thiện giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ thông qua Hướng dẫn, đào tạo tổ chức cuộc họp khoa học này:
Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.
…
Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
