“Mỗi phòng ban là một lô cốt tách biệt, không có sự kết nối, mọi thứ rất rời rạc. Các mục tiêu không được theo sát và hoàn thành, ai cũng làm việc bận rộn nhưng lại không hiệu quả….”
Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải các vấn đề giống như doanh nghiệp trên?
Nếu có, bạn hãy xem xét lại, đội ngũ nhân sự của mình có thực sự gắn kết và là một thể thống nhất vì mục tiêu chung của tổ chức hay mọi người đang làm việc một cách rời rạc:
- Phòng sale không bán được sản phẩm thì trách phòng Marketing không truyền thông tốt.
- Phòng mua hàng chạy chỉ tiêu mua hàng rất tốt nhưng không quan tâm tình hình bán hàng của phòng sale dẫn đến hàng tồn rất nhiều, công ty bị kẹt dòng tiền.
- Phòng nhân sự tuyển dụng nhiều theo yêu cầu của phòng sale nhưng cả hai đều không hiểu rõ vấn đề thực sự của công ty là gì dẫn đến việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh nhiều nhưng doanh thu vẫn không đạt.
Các phòng ban làm việc một cách rời rạc, chỉ tập trung vào mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban của mình. Điều này dẫn đến việc mục tiêu công ty không hoàn thành nhưng vẫn phải tốn kém cho chi thưởng cuối năm. Các vấn đề phát sinh không được giải quyết dựa trên lợi ích của công ty mà chỉ mang tính tạm thời vì lợi ích của từng bộ phận. Các vấn đề bị lặp lại nhiều lần, làm tốn nhiều thời gian và chi phí của công ty. Hàng loạt các mục tiêu đặt ra đều nữa vời, không có sự cam kết thực hiện, không có sự hợp tác cùng nỗ lực, công ty không có sự tăng trưởng trong nhiều năm.
Như vậy chúng ta có thể thấy, nếu như tổ chức thiếu đi sự gắn kết sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài. Do đó, chúng ta cần phải tìm cách tạo gắn kết đội ngũ để thực thi mục tiêu hiệu quả.
Với hy vọng bạn có thể dễ dàng thực hiện và mang đến sự thay đổi tích cực cho tổ chức của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu cho bạn các hoạt động gắn kết đội ngũ với hướng dẫn cụ thể, rõ ràng theo từng bước.
1. Xây dựng và truyền thông Tầm nhìn
Một Tầm nhìn được xây dựng rõ ràng và truyền thông đến từng nhân viên sẽ giúp gia tăng tình yêu với công việc và sự gắn bó với tổ chức, vì nhân viên cảm nhận được giá trị công việc mà họ đang làm cũng như tầm quan trọng của họ đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Chúng ta đều cho rằng mình đã có Tầm nhìn, nhưng liệu nó có cụ thể và sát với tổ chức hay không, hay chỉ là những lời tuyên ngôn xa vời ở một tương lai nào đó. Một bảng Tầm nhìn cần phải có sự cân bằng giữa hai yếu tố: 1 là truyền cảm hứng, 2 là cụ thể tại tương lai gần (năm này, quý này) để đội ngũ dễ dàng thiết lập các mục tiêu cho phòng ban và cá nhân họ.
Như vậy bước đầu tiên, là chủ doanh nghiệp, bạn hãy cùng đội ngũ lãnh đạo của mình vạch ra Bảng Tầm nhìn cho Doanh nghiệp. Các mục tiêu đặt ra trong bảng Tầm nhìn phải rõ ràng, sát với thực tế và được cam kết thực hiện bởi các thành viên trong đội ngũ. Đây sẽ là bước đầu tiên để gắn kết họ với mục tiêu của tổ chức.
Nếu bạn vẫn chưa biết thể hiện một Bảng Tầm nhìn như thế nào, hãy tham khảo Bảng Tầm nhìn của Simplamo, bao gồm 8 phần sau đây:
1. Giá trị cốt lõi (Core Value)
2. Giá trị doanh nghiệp (Core Business)
3. Mục tiêu 10 năm (Target 10 years)
4. Chiến lược Marketing (Marketing Strategy)
5. Mục tiêu 3 năm (Target 3 years)
6. Kế hoạch 1 năm (1 year plan)
7. Mục tiêu ưu tiên quý (Goals)
8. Danh sách vấn đề (Long Term Issues)
Xem bài viết hướng dẫn xây dựng Bảng Tầm nhìn
Sau khi Bảng Tầm nhìn được hoàn thành dựa trên sự đồng thuận của đội ngũ lãnh đạo, việc tiếp theo là hãy truyền thông nó trong nội bộ và nhắc lại định kỳ mỗi quý một lần, để cho mọi nhân viên đều hiểu rõ và đi cùng một hướng với chủ doanh nghiệp, như vậy Tầm nhìn sẽ “sống” trong lòng của tổ chức.
2. Xây dựng Mục tiêu ưu tiên quý
Mục tiêu ưu tiên quý cũng là nội dung thứ 7 trong Bảng Tầm nhìn, và cần được xây dựng định kỳ mỗi quý một lần, để tạo sự tập trung cho đội ngũ và tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm.
Gọi là Mục tiêu ưu tiên hàng quý, tức là bạn phải có ưu tiên. Với các mục tiêu lớn của năm như doanh thu, lợi nhuận, số dự án,… chắc hẳn bạn sẽ có rất nhiều các công việc được chia nhỏ ra để hoàn thành trong mỗi quý. Nhưng hãy nhớ, nếu như tất cả đều quan trọng thì sẽ không có gì quan trọng cả, và khi không có gì quan trọng thì tất cả đều được thực thi một cách nữa vời. Vậy nên, bạn hãy biết đâu là công việc ưu tiên cần phải hoàn thành trong quý này, để cả đội ngũ có đủ thời gian và nguồn lực tập trung vào nó.
Xây dựng Mục tiêu ưu tiên quý là việc mà bạn phải làm định kỳ tại cuộc họp hàng quý, với đội ngũ ban lãnh đạo của mình, thống nhất các công việc ưu tiên và chọn ra người chịu trách nhiệm chính cho mỗi công việc ưu tiên đó. Như vậy, mỗi phòng ban đều nắm rõ các ưu tiên của công ty, của từng phòng ban và của bản thân trong mỗi quý. Điều này sẽ gia tăng sự gắn kết và tính chịu trách nhiệm của họ trước đồng nghiệp và ban lãnh đạo, là bước quan trọng giúp phá tan “lô cốt” đang ngăn cách các phòng ban với nhau.
Gợi ý từ Simplamo: Số lượng Mục tiêu ưu tiên quý nên dao động từ 3-7 cho cấp công ty và từ 1-3 cho cấp phòng ban.
3. Thúc đẩy tinh thần “chiến đấu” trong đội ngũ
Tại bước này, bạn đã có một Bảng Tầm nhìn rõ ràng trong hành trình từ 1-3 năm tới, đội ngũ đã nắm rõ chân dung khách hàng mục tiêu và các chiến lược về MKT-Sale-Vận hành của công ty. Đồng thời họ cũng đã biết, ngay quý này, công ty mình, phòng ban mình đang nỗ lực phấn đấu cho Mục tiêu ưu tiên gì để có cùng chung tiếng nói cho mọi vấn đề. Bây giờ, hãy liên tục cập nhật cho đội ngũ của bạn biết, tình trạng hiện tại của tổ chức đang ở đâu để kéo họ về chung một chiến tuyến và “bơm” thêm cho họ năng lượng chiến đấu bằng một bảng điểm thu hút.
Bảng điểm thu hút là một Bảng kết quả kinh doanh hàng tuần: bao gồm các chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả, sao cho cụ thể và đơn giản nhất có thể, để mọi thành viên nhìn vào đều hiểu được.
Hãy lưu ý, các chỉ số nên được đo lường hàng tuần và mỗi nhân viên trong tổ chức đều có ít nhất một chỉ số để hoàn thành. Theo đó, chúng ta sẽ cùng đội ngũ gặp nhau mỗi tuần và cùng review các chỉ số này. Với mỗi chỉ số đạt, sẽ là một niềm vui để tạo động lực hoàn thành công việc ưu tiên của quý. Với các chỉ số không đạt, nó sẽ là thách thức và chúng ta cùng ngồi lại với nhau bàn xem vấn đề đang gặp phải ở đây là gì?
Cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết vấn đề sẽ gia tăng tính kết nối và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức.
4. Gắn kết đội ngũ thông qua cuộc họp hàng tuần
Cuộc họp tuần là bước thứ 4 và cũng là bước quan trọng nhất để gia tăng sự gắn kết và trách nhiệm của đội ngũ vào thực thi mục tiêu. Nếu như nói bước 1,2,3 là Setup thì bước 4 này, chính là bước để cho việc thực thi thật sự được diễn ra hàng tuần, cả đội ngũ như một đoàn tàu cùng mạnh mẽ tiến về phía trước.
Nhưng họp như thế nào, họp ra sao? Nếu chúng ta vẫn họp như cách cũ – họp dài lê thê trong nhiều giờ với những báo cáo chung chung, chỉ thấy nêu vấn đề mà không có giải pháp, thì rõ ràng chỉ mang đến sự “xa cách” chứ không còn là gắn kết.
Nhưng bạn hãy tưởng tượng, nếu như một cuộc họp được bắt đầu và kết thúc đúng giờ, ở đó công việc được review và thảo luận một cách cởi mở, vấn đề được giải quyết một cách đồng thuận, mọi người biết việc phải làm sau mỗi cuộc họp, thì sẽ như thế nào? Nó sẽ là một công cụ tuyệt vời tạo bàn đạp cho cả đội ngũ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Simplamo gợi ý Khung cuộc họp tuần khoa học:
Hướng dẫn tổ chức cuộc họp tuần và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Điểm đặc biệt trong cuộc họp này, đó là phần xử lý vấn đề. Thông qua các phần 2,3,4 chúng ta sẽ thấy có nhiều vấn đề phát sinh được nêu lên bởi chính nhân viên. Chúng ta tập hợp lại và cùng nhau giải quyết ở phần 6. Ở đây, có một công cụ gọi là IDS giúp cho chúng biết cách giải quyết vấn đề một cách tuần tự.
Trong cuộc họp BOD, các team leader ở mỗi phòng ban sẽ đưa ra phương án cho vấn đề cần giải quyết. Sau khi thảo luận, chúng ta có được phương án cuối cùng được đồng thuận bởi các trưởng phòng và nó sẽ là phương án vì lợi ích chung của công ty chứ không còn mang tính cá nhân nữa.
Trên đây là 4 hoạt động mà bạn có thể áp dụng để gắn kết đội ngũ vào thực thi các mục tiêu chung quan trọng. Bằng việc áp dụng một cách tuần tự và kiên trì theo các bước trên, sau một thời gian bạn sẽ cảm thấy nhân viên của mình ngày một gắn kết, hiểu rõ công việc/khó khăn của nhau hơn và đồng lòng hơn trong việc thực thi mục tiêu công ty.
“Đơn độc chúng ta có thể làm rất ít; cùng nhau chúng ta có thể làm rất nhiều.” – Helen Keller.
Chúc bạn thành công!
.…
Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
