Có hai vấn đề chính mà một nhà lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng lên quá trình tạo ra các kết quả: Chiến lược và Khả năng thực thi chiến lược đó. Khi được hỏi giữa hai vấn đề trên, đâu là vấn đề khó khăn hơn, hầu hết các nhà lãnh đạo trên thế giới đều đưa ra câu trả lời ngay lập tức, đó là “Thực thi chiến lược”.
Nếu Thực thi chiến lược cũng là điều gây cản trở bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp, hãy tìm hiểu quyển sách 4 Nguyên tắc thực thi của tác giả Chris Mcchesney, Sean Covey và Jim Huling.
Cuốn sách nằm trong top những quyển sách Kinh doanh bán chạy nhất toàn cầu do tạp chí The Wall Street Journal bình chọn. Trong đó, trước khi bắt tay vào viết quyển sách này, nhóm tác giả đã hoàn thành hơn 1500 dự án ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi, trên đủ loại ngành nghề khác nhau.
Bài viết này sẽ giúp bạn tóm tắt các nội dung chính trong sách 4 Nguyên tắc thực thi. Trước đó, tại phần I của bài viết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hoàn cảnh nào đưa đến việc ra đời 4 Nguyên tắc thực thi và đâu là lý do chính khiến việc thực thi luôn bị bỏ lỡ.
I. Bối cảnh doanh nghiệp
Nhóm tác giả đã thực hiện một cuộc khảo sát trên nhiều doanh nghiệp, để đúc kết ra lý do khiến việc thực thi là trở ngại tại hầu hết tổ chức, dưới đây là một số ý nổi bật:
- Mục tiêu không rõ ràng: Chỉ có 15% nhân viên có thể nêu 1 trong số 3 mục tiêu quan trọng hàng đầu mà nhà lãnh đạo của họ đã xác định, càng xa cấp lãnh đạo sự rõ ràng càng kém dần
- Thiếu cam kết: 51% nhân viên nói rằng họ cảm thấy hăng hái với mục tiêu chung, gần một nữa còn lại đơn giản là cứ theo mọi người mà làm
- Tinh thần trách nhiệm kém: 81% người được khảo sát nói rằng họ không phải chịu trách nhiệm gì trong quá trình thực thi mục tiêu của tổ chức.
Tóm lại là, mọi người không biết rõ mục tiêu là gì, thiếu tính cam kết với nó, không biết cụ thể nên làm gì, và không có tinh thần trách nhiệm nào với mục tiêu. Đây là những nguyên nhân dễ nhìn thấy nhất trong các thất bại về thực thi. Sâu xa hơn, có thể kể đến các vấn đề như thiếu lòng tin, hệ thống lương thưởng không hợp lý, quy trình phát triển sơ sài và việc ra quyết định kém.
Tuy nhiên, kẻ thù thực sự của việc thực thi lại là thứ ít ai ngờ tới: Công việc hằng ngày – Cơn lốc. Công việc hàng ngày dành lấy năng lượng và thời gian của cả đội ngũ, nó là cơn lốc kéo qua từ ngày này đến ngày khác.
Và thật bất ngờ, sau 3 đến 6 tháng nhìn lại, bạn sẽ thấy các mục tiêu của bạn đề ra hầu như không có sự biến chuyển nào cả. Không phải việc chăm lo cho công việc hằng ngày là không tốt – nó thực sự đang giải quyết bài toán sống còn trong doanh nghiệp của bạn. Nhưng nếu bỏ rơi các mục tiêu quan trọng – tổ chức của bạn sẽ không có ngày mai.
Công việc hàng ngày – cơn lốc
Cuốn sách 4 Nguyên tắc thực thi không được viết ra để dạy bạn cách quản lý cơn lốc. Mà 4 nguyên tắc này chính là những nguyên tắc để bạn biết cách triển khai chiến lược quan trọng nhất của mình ngay giữa cơn lốc của bạn.
II. 4 Nguyên tắc thực thi – 4DX
4 Nguyên tắc thực thi
1. Nguyên tắc 1: Tập trung vào mục tiêu tối quan trọng
Mục tiêu tối quan trọng (Wildly Important Goal, viết tắt là WIG) – là những mục tiêu mà bạn phải đạt được một cách trọn vẹn nhất bên ngoài vòng xoáy của những công việc ưu tiên hàng ngày. Là mục tiêu mà với nó bạn có thể tạo ra mọi sự khác biệt, là điểm bùng phát có tính chiến lược.
Mặc dù được định nghĩa khá đơn giản, nhưng việc xác định được và tập trung vào các mục tiêu tối quan trọng lại là thách thức điển hình của các nhà lãnh đạo. Bởi vị họ thông minh, tham vọng không muốn làm ít hơn, họ muốn làm nhiều hơn, ngay cả khi họ hiểu rõ chuyện đang diễn ra. Việc nói không với một ý tưởng tốt thực sự rất khó, và với một ý tưởng tuyệt vời thì lại càng khó hơn
Nhưng họ không biết rằng, khi đối mặt với quá nhiều mục tiêu, đội ngũ của họ ngay cả lắng nghe còn không muốn, nói chi là thực thi chúng.
- Tư duy truyền thống: Tất cả mục tiêu của chúng ta đều là Ưu tiên số 1. Chúng ta có thể làm thành công nhiều việc cùng lúc và đạt được năm, mười hay mười lăm mục tiêu quan trọng. Tất cả những việc chúng ta cần làm là làm việc chăm chỉ hơn và dành nhiều thời gian hơn.
- Nguyên tắc 4DX: Chúng ta có nhiều mục tiêu quan trọng, nhưng chỉ một đến hai trong số đó là tối quan trọng. Chúng ta gọi chúng là WIG. Chúng là mục tiêu mà chúng ta phải đạt cho bằng được. Nỗ lực tinh túy nhất của chúng ta chỉ có thể dành cho một hay hai Mục tiêu Tối Quan Trọng tại một thời điểm.
4 Quy tắc xác định các mục tiêu tối quan trọng WIG:
Việc xác định được Mục tiêu tối quan trọng không phải chuyện dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo, nếu đặt câu hỏi sai ngay từ đầu thì họ sẽ khó thống nhất được trong đội ngũ đâu là điều quan trọng nhất mà tổ chức cần tập trung ngay lúc này. Theo đó, mẹo được tác giả đưa ra là:
Để xác định Mục tiêu tối quan trọng, đừng hỏi: “Cái gì là quan trọng nhất? Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng cách hỏi: “Nếu mọi khía cạnh khác trong hoạt động của chúng ta đều duy trì ở mức hiện tại, khía cạnh nào mà khi ta thay đổi sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất?” Câu hỏi này thay đổi cách bạn suy nghĩ và giúp bạn xác định rõ bạn nên tập trung cho cái gì thì sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt.
Trong đó, nhà lãnh đạo còn phải tuân theo 4 quy tắc sau:
- Quy tắc 1: Không nhóm nhân viên nào tập trung vào nhiều hơn hai WIG ở cùng một thời điểm – đừng để cho họ bị quả tải bởi họ còn phải xử lý những con lốc hằng ngày.
- Quy tắc 2: Những trận đánh mà bạn lựa chọn phải góp phần làm nên chiến thắng của cả cuộc chiến – WIG ở những cấp thấp hơn phải phục vụ cho WIG ở cấp cao hơn.
- Quy tắc 3: Lãnh đạo cấp cao có quyền phủ quyết, nhưng không được độc tài – tôn trọng sự tham gia của đội nhóm bằng cách cho cấp quản lý tự xác định WIG cho team của họ.
- Quy tắc 4: Tất cả các WIG phải có một đích đến, được trình bày dưới dạng từ X đến Y trước thời điểm. Vd: Tăng tỷ lệ doanh thu thường niên của các sản phẩm mới từ 15% lên 21% trước ngày 31.12
2. Nguyên tắc 2: Hành động dựa trên Thước đo Hành động
Thước đo Hành động là các “chỉ tiêu đo lường” các hoạt động có ảnh hưởng mật thiết nhất đến việc đạt được mục tiêu.
Nguyên tắc 1 giúp chúng ta xác định được Mục tiêu tối quan trọng và cụ thể nó thành một chuỗi các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Tiếp theo, nguyên tắc 2 giúp xác định những hành động có tính đòn bẩy nào sẽ giúp các nhóm đạt được mục tiêu của mình.
Hành động dựa trên Thước đo Hành động
Nếu như Thước đo Mục tiêu cho bạn biết bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa, Thước đo Hành động sẽ cho bạn biết liệu bạn có khả năng đạt được mục tiêu hay không. Nếu như Thước đo Mục tiêu là chuyện đã rồi, thì Thước đo Hành động hầu như là trong tầm kiểm soát của bạn.
- Cách nghĩ truyền thống: Hãy để mắt đến các Thước đo Mục tiêu: kết quả kinh doanh của quý, doanh số bán hàng, số cân nặng bạn giảm được. Căng thẳng. Cắn móng tay trong khi chờ đợi
- Nguyên tắc 4DX: Hãy tập trung vào việc dịch chuyển các Thước đo Hành động. Đây là những hành động mang tính đòn bẩy rất mạnh mà bạn cần làm để tác động đến các Thước đo Mục tiêu
“Quản lý công ty bằng cách chăm chú nhìn vào số liệu tài chính (Thước đo Mục tiêu) thì chẳng khác gì với việc lái xe bằng cách nhìn vào gương chiếu hậu” – W. Edwards Deming
Ví dụ về một Thước đo Hành động:
WIG: Tăng sản phẩm nước hàng năm từ 175 triệu lít lên 185 triệu lít trước ngày 31.12
Các Thước đo Hành động cho WIG này:
- Tăng tỷ lệ ca làm việc có đầy đủ nhân công từ 80% lên 95%
- Tăng tỷ lệ tuân thủ lịch bảo dưỡng phòng ngừa sự cố từ 72% lên 100%
2 đặc điểm quan trọng của một Thước đo Hành động:
- Có tính dự báo: Đo lường thứ gì đó sẽ dẫn đến việc đạt được mục tiêu
- Có thể tác động được: Là thứ gì đó mà chúng ta có thể tác động lên được
Cách xách định Thước đo Hành động
Khi được hỏi về các Thước đo Hành động, đa phần các nhà lãnh đạo thường đưa ra phương án là chia nhỏ Thước đo Mục tiêu. Ví dụ như làm thế nào để tăng doanh thu năm, thì câu trả lời là tăng doanh thu hàng tháng. Vậy làm thế nào để tăng doanh thu hàng tháng? Câu trả lời là tăng doanh thu hàng ngày. Nhưng làm thế nào để tăng doanh thu hàng ngày, thì họ hầu như không đưa ra được câu trả lời rõ ràng.
Thực ra, vấn đề ở đây không phải là họ không biết, mà nó là vấn đề liên quan đến tính tập trung – họ đã không làm. Có hàng tá những việc khác cần cải thiện và tập trung, và vì cố cải thiện mọi thứ, họ bị mắc kẹt trong cơn lốc công việc hằng ngày, để rồi cuối cùng, chẳng có gì thay đổi.
Khi dành thời gian quan sát và trao đổi với đội ngũ, các nhà lãnh đạo sẽ xác định được các Thước đo Hành động cho mình. Không những thế, thông qua việc cùng xác định và tập trung thực hiện các Thước đo Hành động sẽ làm cho đội ngũ của họ gắn kết hơn trong công việc.
“Để đạt được một mục tiêu mà bạn chưa bao giờ đạt được trước đây, bạn phải làm thứ gì đó bạn chưa từng làm”.
3. Nguyên tắc 3: Theo dõi bằng một Bảng điểm thu hút
Nguyên tắc thứ 3 là đảm bảo mọi người luôn nắm được điểm số của họ mọi lúc, để họ biết ngay rằng liệu họ có đang giành chiến thắng hay không. Đó là nguyên tắc tạo sự gắn kết.
Nếu thước đo mục tiêu và thước đo Hành động không được trình bày thành một bảng điểm trực quan và được cập nhật thường xuyên, chúng sẽ biến mất trong sự nhiễu loạn của cơn lốc. Nói một cách đơn giản là, mọi người sẽ trở nên thờ ơ khi họ không biết mình giành được bao nhiêu điểm. Nhưng khi họ chỉ liếc qua và biết ngay được mình đang thắng hay đang thua, họ sẽ tham gia vào một cách sâu sắc.
Trong nguyên tắc số 3, chiến lược mà bạn đặt cược cho đội ngũ của mình, cùng các Thước đo Hành động và Thước đo Mục tiêu của họ, được chuyển đổi thành một bảng điểm hữu hình, hấp dẫn.
- Tư duy truyền thống: Bảng điểm là dành cho các nhà lãnh đạo. Chúng là kiểu bảng điểm của các huấn luyện viên, bao gồm những bảng số phức tạp chứa hàng ngàn con số. Đâu đó nó cũng phản ánh bức tranh tổng thể, nhưng rất ít người (nếu có) có thể nhìn thấy nó.
- Nguyên tắc 4DX: Bảng điểm là dành cho toàn đội ngũ. Để khuyến khích thực thi, bạn cần một kiểu bảng điểm dành cho cầu thủ với một vài sơ đồ đơn giản chỉ rõ: Đây là nơi chúng ta cần đi tới và đây là vị trí hiện tại của chúng ta. Trong vòng 5s hoặc ít hơn, bất kỳ ai cũng có thể xác định được liệu mình có đang thắng trận hay không.
Các cầu thủ cần biết mình đang được bao nhiêu điểm để ra sức chiến đấu
Các đặc điểm của một bảng điểm thôi thúc dành cho người chơi – đội ngũ:
- Nó có đơn giản không? – Nó cần phải đơn giản
- Tôi có thể dễ dàng nhìn thấy nó không? – Nó phải là thứ mà cả đội đều nhìn thấy được
- Bảng điểm có nên hiển thị cả Thước đo Hành động và Thước đo Mục tiêu không? Nó nên hiển thị cả hai loại thước đo này. Việc này thực sự giúp bảng điểm gắn với thực tế
- Tôi có liếc qua là biết được mình có đang thắng hay không? – Nó phải nói cho bạn biết ngay lập tức là bạn đang thắng hay đang thua.
Chính những “chiến thắng nhỏ” trên bảng điểm này mới là thứ mang lại sự gắn kết. Hãy tạo ra bảng điểm có tính khích lệ với đội ngũ của mình và trải nghiệm sự thay đổi mà nó mang lại.
4. Nguyên tắc 4: Tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm
Nguyên tắc thứ 4 là Tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm đều đặn, một vòng lặp diễn ra thường xuyên để rà soát lại những hoạt động đã diễn ra và lên kế hoạch để cải thiện điểm số.
Nguyên tắc 4 là nguyên tắc giúp quá trình thực thi thực sự diễn ra. Nguyên tắc 1, 2 và 3 tạo ra cuộc chơi, nhưng khi nào bạn chưa áp dụng Nguyên tắc 4 thì đội ngũ của bạn vẫn chưa thực sự tham gia cuộc chơi.
- Tư duy truyền thống: Trách nhiệm là thứ luôn được áp từ trên xuống trong đội của chúng tôi. Chúng tôi họp định kỳ với sếp, rồi ông ấy cho chúng tôi biết chúng tôi đang làm việc như thế nào và nên tập trung vào thứ gì tiếp theo
- Nguyên tắc 4DX: Trách nhiệm được chia sẻ trong đội của chúng tôi. Chúng tôi tạo ra các cam kết và rồi chịu trách nhiệm với sếp, nhưng quan trọng hơn, là chịu trách nhiệm với nhau, trong việc theo sát những cam kết đó
Phiên họp dành cho những việc tối quan trọng:
Trong nguyên tắc 4, đội của bạn cần tổ chức BUỔI HỌP WIG ít nhất là vào MỖI TUẦN, cuộc họp không kéo dài quá 30 phút, có nội dung họp được xác định sẵn và diễn ra nhanh chóng, giúp tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm đều đặn hàng tuần để thúc đẩy tiến độ thực hiện những việc tối quan trọng.
Tại sao lại là mỗi tuần mà không phải là mỗi ngày hay mỗi tháng: Nhóm tác giả đã phát hiện ra rằng trong hầu hết các đơn vị tổ chức, tuần là một lát cắt hoàn hảo của “cuộc đời”. Nó là một khoảng thời gian đủ ngắn để khiến mọi người tập trung và giữ được sự chú tâm cao độ, nhưng cũng đủ dài để những cam kết đưa ra trong những cuộc họp này thực sự được hoàn thành.
Họp Tuần – lát cắt hoàn hảo cho một cuộc họp định kỳ theo dõi thực thi trong tổ chức
Lịch trình ba phần của một buổi họp WIG:
- Báo cáo: Báo cáo về các cam kết tuần trước (đã thực hiện hay chưa, kết quả như thế nào)
- Xem lại Bảng điểm: Học từ thành công và thất bại (review các thước đo Mục tiêu, thước đo Hành động, có đạt/đúng tiến độ hay không, lý do là gì, đề xuất ý kiến)
- Lập kế hoạch: Tháo gỡ các khó khăn và đưa ra các cam kết mới
Lịch trình ba phần của một buổi họp WIG
Trên đây là toàn bộ phần tóm tắt về sách 4 Nguyên tắc thực thi – 4DX. Khi được trình bày với các nhà lãnh đạo, đa số đều cho rằng công ty họ đang áp dụng một vài phần từ 4 Nguyên tắc hoặc nó quá dễ để thực hiện.
Tuy nhiên trên thực tế, 4 Nguyên tắc thực thi không dễ để áp dụng thành thục, và chỉ khi nào bạn thật sự nghiêm túc với nó, thực hành một cách kiên trì, cởi mở và liên tục cải tiến mỗi ngày, các nguyên tắc này mới thật sự sống trong tổ chức và mang về các kết quả đáng kinh ngạc.
Hơn 1500 dự án triển khai thành công 4DX là minh chứng rõ ràng, chưa kể đến là các công ty đã áp dụng thành công 4DX từ khi quyển sách này chính thức ra mắt vào năm 2012.
Xem thêm: Triển khai 4 Nguyên tắc thực thi: 5 giai đoạn của sự thay đổi
III. Simplamo – Phần mềm ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi
Bạn muốn triển khai 4 Nguyên tắc thực thi này vào tổ chức của mình nhưng chỉ với các lý thuyết này là chưa đủ, bạn cần một phần mềm, một bảng dashboard để thể hiện các WIG, theo dõi các bảng điểm và phân tích các báo cáo họp hành hàng tuần.
Đặc biệt hơn nữa, một phần mềm sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình áp dụng 4 Nguyên tắc này trong đội ngũ, mọi người dễ dàng hình dung những gì bạn nói và họ có cùng chung một phần mềm để thực thi các mục tiêu.
Hãy bắt đầu với Simplamo – Phần mềm ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi đầu tiên tại Việt Nam, giúp bạn dễ dàng xây dựng và quản trị mục tiêu hiệu quả cùng đội ngũ, tạo nên nhịp điệu trách nhiệm trong tổ chức và gắn kết đội ngũ lại với nhau. Hơn thế nữa, Simplamo còn có các tính năng khác giúp bạn hoàn thiện cấu trúc vận hành cho tổ chức (Tầm nhìn, Sơ đồ trách nhiệm, Đánh giá nhân sự, Quy trình,…).
Phần tiếp theo của bài viết, Simplamo sẽ giới thiệu đến bạn 4 tính năng đại diện cho 4 nguyên tắc thực thi và cách chúng kết nối với nhau trên phần mềm:
1. Mục tiêu tối quan trọng WIG: Bao gồm Mục tiêu công ty/Phòng ban/Cá nhân (hàng quý và năm) với nhân sự phụ trách cụ thể và deadline rõ ràng.
Xây dựng Mục tiêu tối quan trọng trên Simplamo
2. Thước đo Hành động: Bao gồm 3 loại thước đo (milestone-cột mốc) khác nhau, dễ dàng lựa chọn thước đo phù hợp với từng WIG, dễ dàng checkin và báo cáo tiến trình hàng tuần.
Các thước đo hành động sẽ dự báo khả thành hoàn WIG
3. Bảng điểm thôi thúc: Bảng chỉ số đo lường theo tuần, Xanh là đạt, Đỏ là chưa đạt, thúc đẩy mạnh mẽ tính chiến đấu trong đội ngũ và dễ dàng nhận diện mình đang “thắng” hay đang “thua”.
Bảng điểm thôi thúc được đo lường hàng tuần trên Simplamo
4. Cuộc họp WIG hàng tuần: Khung cuộc họp hàng tuần trên Simplamo, bao gồm 3 phần chính và 4 phần quan trọng khác, trực tiếp review bảng điểm và các thước đo trong cuộc họp, tạo todo và kiểm tra hoàn thành, nhận diện và giải quyết vấn đề trong 3 bước, ghi nhận nội dung cuộc họp và gửi báo cáo tự động để không thành viên nào bỏ sót/quên các nội dung trong cuộc họp.
Cuộc họp hàng tuần trên Simplamo
Tại cuộc họp tuần, tất cả các dữ liệu về mục tiêu, bảng điểm và todo đều được tập trung lại, tạo điều kiện thuận lợi cho cả đội ngũ cùng review nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, gia tăng sự gắn kết với mục tiêu và tính trách nhiệm của từng thành viên.
Bằng cách áp dụng kỷ luật và nghiêm túc 4 Nguyên tắc thực thi này trên phần mềm Simplamo, bạn và đội ngũ của mình sẽ dần hình thành một nhịp làm việc đều đặn, các WIG luôn được chú trọng và thực hiện giữa các cơn lốc hàng ngày. Và chính việc thực thi hiệu quả sẽ tạo nên điều khác biệt của các tổ chức thành công, luôn không ngừng tiến về phía trước.
Khi bắt đầu với Simplamo, bạn sẽ được nhận toàn bộ các hướng dẫn chi tiết và ví dụ để tạo các WIG, Thước đo và Bảng điểm phù hợp với lĩnh vực và quy mô của mình. Trong suốt quá trình sử dụng, đội ngũ Simplamo sẽ hỗ trợ bạn cách số hóa dữ liệu lên phần mềm, cách điều phối cuộc họp tuần, đảm bảo quá trình thực thi đang được diễn ra sôi nổi và đầy trách nhiệm trong tổ chức của Bạn.
Dùng thử 30 ngày phần mềm Simplamo tại đây.
Đăng ký nhận demo tính năng phần mềm.
Xem thêm:
- Tầm nhìn là gì? Hướng dẫn xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp 2024
-
Cách triển khai 4 Nguyên tắc thực thi cho Doanh nghiệp Thương Mại
– – – – –
Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up?lang=vi
