EOS là gì?
EOS là viết tắt của cụm từ Entrepreneurial Operating System – Tạm dịch “Hệ thống Vận hành doanh nghiệp”, được sáng lập bởi ông Gino Wickman-một doanh nhân người Mỹ vào năm 2008.
Là một mô hình vận hành tổng thể dành cho các doanh nghiệp từ 10 đến 250 nhân sự, EOS hoạt động dựa trên 6 Hợp phần chính: Tầm nhìn, Con người, Dữ liệu, Vấn đề, Quy trình và Lực đẩy. Được minh hoạ như sau:
Mục tiêu của EOS là sử dụng các công cụ tư duy để làm cho 6 Hợp phần khoẻ mạnh ngang nhau, và đạt được ít nhất 80% nhằm giúp doanh nghiệp đạt được 3 điều:
- Tầm nhìn / Vision
- Lực đẩy / Traction
- Một đội ngũ khoẻ mạnh / Healthy
Hãy thực hiện bài“Đánh giá sức khoẻ doanh nghiệp” để biết doanh nghiệp của bạn hiện tại đang Khoẻ và Yếu ở Hợp phần nào, hiện trạng đang bao nhiêu phần trăm để có mục tiêu cải thiện.
1. Hợp phần Tầm nhìn
Để khoẻ mạnh hợp phần Tầm nhìn, EOS cung cấp Công cụ Vision/Traction Organizer (viết tắt “V/TO”). Công cụ này sẽ giúp tất cả mọi người cùng hiểu rõ về mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của Doanh nghiệp.
V/TO yêu cầu toàn bộ tổ chức, từ chủ sở hữu cho đến từng thành viên trong doanh nghiệp có một câu trả lời giống nhau về 8 câu hỏi:
- Giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp là gì?
- Sứ mệnh của Doanh nghiệp là gì?
- Mục tiêu 10 năm của Doanh nghiệp?
- Chiến lược Marketing như thế nào?
- Bức tranh 3 năm của Doanh nghiệp trông ra sao?
- Kế hoạch 1 năm là gì?
- Đâu là những công việc ưu tiên trong Quý gần nhất?
- Doanh nghiệp phải đối mặt với những vấn đề dài hạn nào?
💡 Đọc giải thích thêm về định nghĩa và cách xây dựng câu trả lời cho Bảng thiết lập Tầm nhìn Doanh nghiệp tại ĐÂY.
2. Hợp phần Con người
2 công cụ để khoẻ mạnh hợp phần này bao gồm: Sơ đồ trách nhiệm giải trình và Bảng Phân tích con người.
Sơ đồ trách nhiệm giải trình
Đây là một Sơ đồ tổ chức “tăng cường” bởi vì ngoài việc thể hiện một “Cấu trúc đúng” theo chức năng của Doanh nghiệp, nó còn làm rõ “5 vai trò-trách nhiệm” quan trọng nhất mà nhu cầu kinh doanh cần, đặc biệt là thể hiện rõ người chịu trách nhiệm chính cho chức năng đó.
Với công cụ này, mọi người có thể biết ai đang làm việc gì, chịu trách nhiệm cho cái gì và ai báo cáo cho ai.
Phân tích con người
Đây là một công cụ đơn giản – giúp chúng ta kết hợp được Giá trị cốt lõi và Sơ đồ trách nhiệm giải trình lại với nhau, hỗ trợ bạn nhận diện được ai là Đúng người – Đúng vị trí.
- Đúng người: Là những con người đáp ứng được văn hoá doanh nghiệp. Họ hành động và làm việc dựa trên những Giá trị cốt lõi của Công ty đề ra.Các tiêu chí đánh giá bao gồm:
- (+): Nhân sự đó sống và thể hiện giá trị cốt lõi trong hầu hết thời gian làm việc.
- (+/-): Thỉnh thoảng họ “có thể hiện” nhưng thỉnh thoảng lại “không” thể hiện các giá trị.
- (-): Thể hiện cho việc hầu hết thời gian nhân sự đó KHÔNG sống với các giá trị cốt lõi.
- Mọi doanh nghiệp sẽ thiết lập những tiêu chí tối thiểu của riêng mình cho việc chấp nhận một nhân sự là “Đúng người”.Nếu doanh nghiệp của bạn có 5 giá trị Cốt lõi, EOS đề xuất tiêu chí lựa chọn nhân sự “Đúng người” là nên có có 3 dấu (+) và 2 dấu (+/-). Tiêu chí này phụ thuộc bạn đề cao giá trị nào trong tổ chức của mình. Và được quyết định bởi ban lãnh đạo.
- Đúng vị trí: Nghĩa là họ đang ngồi ở vị trí thực hiện các vai trò trong khả năng mà họ có thể đóng góp tốt nhất cho tổ chức. Nơi tính chất công việc khiến họ có thể sử dụng và phát huy được năng lực đặc biệt của mình.Bằng cách sử dụng Vai trò trên Sơ đồ trách nhiệm giải trình, đánh giá từng nhân sự trên 3 tiêu chí sau:
- HIỂU VIỆC: Họ có hiểu công việc không? → YES-CÓ / NO-KHÔNG
- MUỐN VIỆC: Họ có muốn công việc này không? YES-CÓ / NO-KHÔNG
- ĐỦ NĂNG LỰC/CAPACITY: YES-CÓ / NO-KHÔNG
- Mọi doanh nghiệp sẽ thiết lập những tiêu chí tối thiểu của riêng mình cho việc chấp nhận một nhân sự là “Đúng vị trí”. EOS đề xuất tối thiểu 3 YES.Hãy bổ sung 3 cột tiêu chí vào Bảng nhận diện đúng người, khi ấy chúng ta sẽ có được Bảng nhận diện nhân sự gồm “Đúng người – Đúng vị trí”:
- Dựa vào bộ khung trên, mỗi doanh nghiệp sẽ tự thiết lập các “Tiêu chuẩn” cho riêng mình để nhận diện được nhân sự phù hợp. Một bảng phân tích con người (Nhận diện nhân sự) sẽ trông như sau:
💡 Đọc thêm tài liệu cách thức Nhận diện Đúng người – Đúng vị trí tại ĐÂY.
3. Hợp phần Dữ liệu
Để khoẻ mạnh hợp phần Dữ liệu, chúng ta cần 2 Công cụ là: Scorecard và Measurable.
- Bảng Scorecard:
- Là một tập hợp 5 đến 15 chỉ số có thể nói lên được doanh nghiệp của bạn đang hoạt động hiệu quả hay không trong vòng 1 tuần, đội ngũ Ban lãnh đạo sẽ cùng rà soát nó trong các Buổi họp tuần.
- Nó có thể giúp Ban lãnh đạo luôn luôn nắm được nhịp kinh doanh, chắc chắn rằng mọi thứ đang trong tầm kiểm soát, nhận diện được vấn đề để có hành động kịp thời.
- Một phòng/ban hoặc một đội nhóm bên dưới cũng có từ 3 đến 5 chỉ số Scorecard của Phòng/Ban mình được phân rã từ Cấp công ty.
- Loại chỉ số – Measurable:
- Là tên các Chỉ số cần Doanh nghiệp/ Phòng ban xác định muốn theo dõi hàng tuần.
- Một bảng Scorecard đầy đủ phải có 4 cột chính: Người chịu trách nhiệm, Tên chỉ số muốn đo lường, Mục tiêu, và Các tuần trong 1 quý.
💡 Đọc thêm về cách thiết lập Chỉ số (Scorecard) tại ĐÂY.
4. Hợp phần Vấn đề
Đây là một danh sách bất kỳ điều gì chưa được xử lý và cần thảo luận, nó có thể là một vấn đề, một cơ hội, hoặc một cách mới tốt hơn để thực hiện công việc.
2 công cụ của EOS để khoẻ mạnh hợp phần này đó là:
- Danh sách vấn đề/Issue list: Cho phép mọi người cởi mở, trung thực để liệt kê các vấn đề.
- Theo dõi xử lý vấn đề/Issue Solving Track: Một công thức giúp mọi người sắp xếp thứ tự ưu tiên và xử lý vấn đề vĩnh viễn.
Thông thường 2 công cụ này được áp dụng tại các Nhịp họp: Tuần, Quý, Năm.
💡 Đọc thêm về công thức / nguyên tắc xử lý vấn đề I.D.S tại ĐÂY.
5. Hợp phần Quy trình
Hợp phần quy trình tạo ra những cách thức thống nhất trong các hoạt động vận hành của doanh nghiệp, bao gồm các bước bạn tạo ra sản phẩm / dịch vụ từ A đến Z.
Tư duy Quy trình 3 bước giúp doanh nghiệp đơn giản hoá những việc không cần thiết, xác định các Quy trình lõi bao gồm các bước chính. Quy trình 3 bước được mô tả như sau:
Bước 1 – Identify: Nhận diện/Xác định các quy trình lõi của doanh nghiệp và đặt tên chúng
Ví dụ: Quy trình Marketing, Quy trình Bán hàng, Quy trình Vận hành, Quy trình Tài chính – Nhân sự, v.v….
Bước 2 – Document & Simplify: Tài liệu hóa – Đơn giản hoá quy trình:
- Với mỗi quy trình lõi đã được xác định ở Bước 1, người đứng đầu phòng ban/bộ phận cần viết ra các bước chính.
- Ở mỗi bước chính, hãy xây dựng 1 đến 5 bước nhỏ và người chịu trách nhiệm thực hiện để làm rõ cách thực hiện bước chính.
Bước 3 – Package: Đóng gói
Hãy tập hợp tất cả các quy trình lõi được viết ra ở Bước 2 thành một bộ hướng dẫn cách vận hành doanh nghiệp và tiến hành lưu trữ.
Thực hiện theo tư duy này, toàn bộ quy trình của công ty bạn sẽ đủ tinh gọn, đơn giản để Mọi người cùng tuân thủ, nó có thể dễ dàng được thu nhỏ hoặc phóng lớn cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.
6. Hợp phần Lực đẩy
Khoẻ mạnh hợp phần Lực đẩy để tạo ra tính kỷ luật, bám sát thực thi, và tính trách nhiệm trong toàn bộ tổ chức. Nó giúp Doanh nghiệp làm rõ và lựa chọn những sự ưu tiên đúng đắn, từ đó tạo được lực đẩy từ bên trong tổ chức để hiện thực hoá Tầm nhìn.
Công cụ EOS cung cấp cho hợp phần này bao gồm:
- Rocks – Công việc ưu tiên Quý: Những việc quan trọng nhất doanh nghiệp phải hoàn thành trong vòng 90 ngày để đạt được kế hoạch 1 năm.
- Cuộc họp tuần: Bao gồm các bước – lịch trình để họp hành, gặp gỡ đội ngũ trong vòng 90 phút để theo dõi việc thực thi mục tiêu, xử lý vấn đề, giữ kết nối vững chắc:
- Chia sẻ tin vui – 5 phút
- Rà soát Bảng scorecard – 5 phút
- Rà soát tiến độ Rocks – 5 phút
- Ghi nhận Phản hồi từ khách hàng/nội bộ – 5 phút
- Rà soát hành động tuần trước – 5 phút
- Xử lý vấn đề – 5 phút
- Kết luận – 5 phút
💡 Đọc thêm tài liệu về Cách thức xây dựng Rocks tại ĐÂY.
💡 Đọc thêm tài liệu về Cách tổ chức và điều phối Cuộc họp tuần tại ĐÂY
Vì sao chọn sử dụng EOS?
Hơn 70,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới lựa chọn áp dụng EOS trong vận hành.
Bộ công cụ tư duy EOS cung cấp đơn giản, hoàn thiện, dễ áp dụng cho nhiều cấp độ trong tổ chức.
- EOS giúp nhân viên hiểu về cấu trúc doanh nghiệp của mình và tại đó họ có thể phát triển, bổ sung đầy đủ kiến thức trong công việc và đạt được mục tiêu cá nhân.
- EOS giúp Ban lãnh đạo truyền tải tầm nhìn, ước muốn của mình đến toàn thể đội ngũ. Giúp doanh nghiệp sắp xếp được điều ưu tiên cần thực hiện và xử lý vấn đề triệt để nhằm vươn đến đích đến cuối cùng. Khi doanh nghiệp đã có được đội ngũ thấu hiểu, chia sẻ, đồng thuận với tầm nhìn, bạn sẽ dễ dàng đạt được nó hơn.
- EOS giúp Doanh nghiệp có một bộ máy nhân sự thực sự khoẻ mạnh, hiểu nhau, văn hoá doanh nghiệp rõ nét.
Khác biệt của Sơ đồ trách nhiệm
Rock và OKRs
Scorecard và KPIs
Mấu chốt thành công khi vận hành theo EOS
Cách thức bắt đầu
1. Quy trình triển khai:
Một Doanh nghiệp thông thường để thành thạo và làm chủ các công cụ của EOS cần thời gian từ 12 đến 18 tháng. Bạn cần tuân thủ các bước thực hiện như bên dưới để đảm bảo sự thành công.
- Bước 1 – Tìm hiểu: Hãy tìm gặp chuyên gia triển khai EOS để có thể tìm hiểu kỹ càng các công cụ của EOS có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn như thế nào.
- Bước 2 – Ngày Tập trung: Có thể hiểu là ngày Thiết lập nền tảng Doanh nghiệp. Tổ chức 1 ngày với sự tham dự của toàn thể thành viên trong Ban lãnh đạo để cùng thiết lập các nền tảng vận hành cần thiết bằng 5 công cụ của EOS: Sơ đồ trách nhiệm, Công việc ưu tiên Quý, Bảng Scorecard, Cuộc họp tuần, Công thức xử lý vấn đề.
- Bước 3 – Xây dựng / Nhìn lại Bảng Tầm nhìn:
- Kế đến là Tổ chức 2 ngày Xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp, đó là đích đến, mục tiêu và con đường đi cụ thể của Doanh nghiệp cho chặng đường 90 ngày – 1 năm – 3 năm – 10 năm (nếu bạn đã có nó trong tay, hãy cùng đội ngũ Ban lãnh đạo nhìn lại, xác nhận lại và cùng nhau đồng thuận).
- Từ Bảng Tầm nhìn, Doanh nghiệp cũng đồng thời có cơ sở nhận diện được những nhân sự thực sự phù hợp cho chặng đường chinh phục mục tiêu.
- Bước 4 – Tổ chức Nhịp họp Quý, Năm: Trong quá trình vận hành theo EOS, cứ cuối mỗi Quý bạn cần tổ chức các Ngày họp thiết lập mục tiêu ưu tiên Quý, cuối năm sẽ có 2 ngày họp Lập kế hoạch kinh doanh Năm theo bộ khung nội dung của EOS.
2. Ban lãnh đạo trước – Phòng/Ban sau:
Về thứ tự triển khai:
- Ban lãnh đạo phải là đội nhóm áp dụng đầu tiên, đặc biệt các công cụ nền tảng: Sơ đồ trách nhiệm, Công việc ưu tiên Quý Rocks, Scorecard, Cuộc họp tuần.
- Trở thành đội ngũ đầu tàu, hiểu rõ nhất về các công cụ của EOS để có thể trở thành một nhà đào tạo, người truyền lửa cho nhân viên, có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân rã mục tiêu.
- Quá trình để Ban lãnh đạo thành thạo trung bình từ 1 đến 3 tháng.
- Sau đó, từng thành viên trong Ban lãnh đạo sẽ về triển khai cho Phòng/Ban của mình.
Điều cần thiết
Đón nhận kiến thức:
Như bạn đã thấy, bộ công cụ tư duy EOS có thể không mới so với hiểu biết của bạn, tuy nhiên nó đã được đóng gói đơn giản hoá lại những kiến thức khá phức tạp ra đời trước đó rất lâu thành một bộ công cụ: Đơn giản & Thực tế.
Nếu bạn áp dụng chúng với một tâm trí thuần khiết nhất, không so sánh, không phán xét đúng-sai, chỉ đơn thuần đón nhận những điểm khác biệt và áp dụng vào công việc, nó sẽ mang lại hiệu quả không ngờ cho bạn, cho doanh nghiệp của bạn.
Đặc biệt ở giai đoạn 18 tháng đầu khuyến khích bạn không nên bỏ qua giai đoạn nào, từng công cụ nên được áp dụng đúng kiến thức thuần tuý, không mix & match với các kiến thức bạn đang/đã từng có sẽ rất dễ dẫn đến bối rối.
Không bỏ qua Nhịp họp:
Trong EOS có 3 nhịp họp chính:
- Nhịp họp Tuần – 90 phút
- Để bạn theo sát sức khoẻ doanh nghiệp,
- Rà soát việc thực thi Rocks
- Xử lý vấn đề khẩn cấp
- Giữ kết nối với đội ngũ
- Nhịp họp Quý – 1 ngày
- Rà soát Tầm nhìn
- Thiết lập công việc ưu tiên Quý mới
- Xử lý vấn đề dài hạn
- Nhịp họp Năm – 2 ngày
- Rà soát Tầm nhìn
- Tăng cường sức khoẻ đội ngũ
- Thiết lập mục tiêu Năm, công việc ưu tiên Quý
- Xử lý vấn đề dài hạn
Doanh nghiệp của bạn dù bất kỳ lý do gì cũng tuyệt đối không nên bỏ 3 nhịp họp này, để có thể chạm đến Mục tiêu 10 năm nhanh nhất.
Ngành nghề phù hợp vận hành EOS
Câu trả lời đó là EOS phù hợp & hiệu quả với bất kỳ doanh nghiệp nào – bất kỳ ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh nào. Chỉ cần Doanh nghiệp của bạn hiện tại đang có Nhân sự, EOS có thể giúp bạn làm rõ, đơn giản hoá và đạt được Tầm nhìn.
