Giới thiệu về KPI
KPI là một trong những thước đo được sử dụng phổ biến nhất trong các tổ chức trên toàn thế giới. Chúng là thành phần quan trọng cho sự phát triển và thành công lâu dài của các tổ chức. Và mặc dù đây là loại mục tiêu cơ bản của rất nhiều tổ chức nhưng KPI thường bị hiểu lầm và sử dụng không chính xác.
Hướng dẫn này giúp bạn hiểu sâu hơn về: KPI thực sự là gì, cách sử dụng chúng một cách chính xác, cách xác định KPI phù hợp nhất cho tổ chức của bạn và các phương pháp hay nhất để tận dụng KPI tối đa.
KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, nghĩa là Chỉ số hiệu suất quan trọng. Đó là một loại đo lường hiệu suất, nhằm đánh giá sự thành công của một quy trình đang diễn ra hoặc một hoạt động cụ thể.
KPIs là các chỉ số đo lường có thể định rõ về hiệu suất cho những nỗ lực và hoạt động quan trọng đối với một tổ chức hoặc một đội nhóm nhất định. Đây là tất cả những hoạt động mà bạn cần theo dõi và đo lường theo cách liên tục để duy trì hoạt động thông thường của bạn. Vì lý do đó, KPIs thường được gọi là “chỉ số sức khỏe”.
Bắt đầu với KPI
Các thành phần của KPI
KPI bao gồm 4 thành phần chính:
- Tiêu đề (Title)
- Số liệu (Metric)
- Giá trị hiện tại (Current value)
- Giá trị mục tiêu (Target value)
Số liệu (Metric) & KPI
Thuật ngữ “số liệu” và “KPI” thường được sử dụng thay thế cho nhau và có xu hướng gây nhầm lẫn.
- Số liệu – Metric là một tiêu chuẩn (hoặc hệ thống) đo lường. Một thước đo cho bất cứ khi nào bạn đo lường bất cứ điều gì, bạn đang sử dụng một số liệu, cho dù đó là doanh thu hàng tháng, tỷ lệ chuyển đổi doanh số, số lượng khách hàng, độ tuổi trung bình của khách hàng hay số thành viên có đôi mắt nâu trong nhóm của bạn.
- KPI là một loại số liệu, nhưng cụ thể là số liệu có thể đo lường hiệu suất và được coi là quan trọng. Ví dụ:
- Số lượng thành viên có mắt nâu trong nhóm của bạn là một thước đo nhưng nó không đo lường hiệu suất và không quan trọng.
- Độ tuổi trung bình của khách hàng có thể là thông tin quan trọng nhưng nó không đo lường hiệu quả hoạt động nên không phải là KPI.
- Trong khi đó, Tỷ lệ chuyển đổi bán hàng là một số liệu, đo lường hiệu suất và rất quan trọng. Bạn có thể gọi đây là KPI. Tuy nhiên, Tỷ lệ chuyển đổi bán hàng khó có thể trở thành KPI nếu bạn làm việc trong Phòng nhân sự.
- Một số số liệu phổ biến dành cho các công ty Phần mềm dịch vụ (SaaS) là Doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) và Tỷ lệ rời bỏ, tuy nhiên, những số liệu này có thể không phải là số liệu quan trọng đối với một công ty Thương mại điện tử.
Như bạn có thể thấy, KPI, không giống như các số liệu, mang tính chủ quan ở mức độ nào đó. Chúng được định hình bởi bối cảnh mà chúng đang được sử dụng và những người hoặc công ty đang sử dụng chúng. Đó là lý do tại sao bạn có thể thấy một số công ty sử dụng KPI hoàn toàn khác với các doanh nghiệp khác. Điều đó không có nghĩa là cái này sai và cái kia đúng, có thể là họ làm việc trong những bối cảnh khác nhau, với những ưu tiên khác nhau.
Một cách hữu ích để nghĩ về điều này là các số liệu thể hiện tất cả các tùy chọn đo lường có thể có của bạn. Nhưng KPI là thước đo hiệu suất mà bạn chọn tập trung vào để mang lại kết quả.
Kết quả là, trong quá trình thực hiện vai trò của mình, bạn có thể làm việc với hàng trăm, hàng nghìn số liệu. Nhưng nếu bạn đã phát triển KPI của mình đúng cách, bạn chỉ cần thường xuyên sử dụng một số lượng nhỏ KPI có thể quản lý được cho bất kỳ quy trình nào.
Giá trị hiện tại & Giá trị mục tiêu
- Giá trị hiện tại đơn giản là những số liệu được ghi nhận trong khoảng thời gian hiện tại có.
- Giá trị mục tiêu là giá trị ít nhất hoặc nhiều nhất mà bạn muốn đạt được.
Tiêu đề
Tiêu đề cần bao gồm Số liệu và Giá trị mục tiêu. Sau đó, bạn có thể hiển thị giá trị hiện tại và đó là tất cả thông tin mà ai đó cần để xem KPI là gì và liệu KPI có khoẻ mạnh hay không.
Khác biệt giữa các loại KPI
Có một số loại KPIs khác nhau, KPIs cho các tổ chức và đội nhóm trên thực tế cũng có nhiều khác biệt – chúng có thể được cấu trúc theo những cách phù hợp.
Bên dưới là 4 loại KPIs thông dụng được biết đến nhiều nhất:
1.KPI Dẫn dắt (Leading KPI)
KPIs dẫn dắt cho kết quả gần như ngay lập tức. Chúng có thể giúp đánh giá các xu hướng trong tương lai, tuy nhiên, thường không cung cấp một hình ảnh rõ ràng về tác động lâu dài. KPIs Kết quả (xem bên dưới), ngược lại, đưa ra những dữ liệu cụ thể giúp xác định tốt hơn về tác động lâu dài.
Ví dụ Công ty của bạn đang bán sản phẩm phần mềm và một trong những KPIs của Phòng Marketing là “Số lượt truy cập vào trang web” —> Đây là là một KPI dẫn dắt – số lượng khách truy cập trang web có thể được theo dõi trong khoảng thời gian quy định và cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình trang web của bạn. Nhưng liệu nó có cho bạn biết rằng những khách truy cập này có quan tâm đến phần mềm của bạn hay không? Câu trả lời có lẽ là “Không”.
Và, giá trị của một trang web là gì nếu nó không tạo ra sự quan tâm của khách truy cập? Đó là lúc KPIs kết quả cần xuất hiện.
2. KPI Kết quả (Lagging KPI):
KPI Kết quả là các số liệu cần một khoảng thời gian trước khi đo lường được tác động. Những KPI như vậy mang lại kết quả chính xác hơn khi hiểu được tác động của một lĩnh vực nhất định đối với bức tranh toàn cảnh theo thời gian. Điều quan trọng cần lưu ý là KPI kết quả có thể không phải là thước đo phù hợp cho những tổ chức/đội nhóm cần phản hồi tức thì về các dự án và hoạt động mà họ đang thực hiện.
Quay lại ví dụ về KPI của Phòng Marketing – so với số lượt truy cập trang web (dẫn dắt), việc theo dõi tỷ lệ chuyển đổi Số lượng khách truy cập thành khách hàng tiềm năng (kết quả) có thể là chỉ số thể hiện tốt hơn về hiệu suất của trang web.
3. KPI định lượng/hữu hình
KPI định lượng rất đơn giản. Chúng chỉ được đo bằng một con số và do đó chúng rất hữu hình – sự thật là các con số không nói dối. Một số ví dụ về KPI mang tính định lượng thuần túy bao gồm doanh thu hoặc lợi nhuận.
4. KPI định tính/vô hình
KPI định tính có thể dựa trên ý kiến, đặc điểm và đặc tính của các quy trình hoặc quyết định kinh doanh nhất định. Chúng có xu hướng tập trung vào câu hỏi “tại sao?” chứ không tập trung quá nhiều vào “làm thế nào?”
Ví dụ:
- Chỉ số đánh giá mức độ hài lòng và cam kết của nhân viên (eNPS) hoặc
- Chỉ số hài lòng của khách hàng (CSAT).
Các số liệu như vậy có thể được đưa ra một con số nhằm mục đích đo lường, tuy nhiên, chúng hoàn toàn dựa trên các đánh giá định tính/vô hình.
Cách nhận diện KPI trọng yếu
Các tổ chức và đội nhóm dễ dàng bị cám dỗ áp dụng các số liệu nổi tiếng trong ngành mà không xác định liệu các số liệu đó có thực sự quan trọng đối với tổ chức của họ hay không. Chúng là một nguồn tham khảo tốt nhưng không thể cung cấp thông tin bạn cần hoặc phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh và hiệu suất đội nhóm của bạn.
Một cách để nhận diện được KPI thực sự quan trọng đó là bạn và đội nhóm của mình cần đặt các câu hỏi để sàng lọc như sau:
- Câu hỏi 1: Bạn có cho rằng toàn bộ tổ chức và/hoặc các lĩnh vực nhất định của tổ chức đang khoẻ mạnh không? Tại sao có hoặc tại sao không?
- Nếu không, các số liệu KPI nào có thể dùng để nuôi dưỡng sức khỏe trở lại ?
- Nếu có, những số liệu nào đã cho bạn biết rằng mọi thứ đều ổn?
- Hãy viết toàn bộ các số liệu / chỉ số này ra. Tại thời điểm này, bạn thậm chí có thể có quá nhiều KPI. Đừng né tránh những lựa chọn khó khăn về điều gì là quan trọng và điều gì không.
- Trong quá trình sàng lọc tiếp theo, hãy tự hỏi:
- Câu hỏi 2: Điều này có thực sự phản ánh hoạt động kinh doanh quan trọng nhất của chúng ta hay không? Hoặc Đây có thực sự là một thước đo mà chúng ta cần xem xét thường xuyên không?
- Đi lần lượt từng chỉ số và chọn lọc.
Đôi khi việc muốn theo dõi quá nhiều số liệu là kết quả của việc tập trung quá nhiều vào các chi tiết – hãy loại bỏ những tiếng ồn đó. Một vài ví dụ để minh họa điều này:
- Phòng nhân sự của một Công ty đang theo dõi eNPS cho từng bộ phận riêng lẻ, tuy nhiên họ hoàn toàn có thể đơn giản hoá lại bằng cách theo dõi eNPS cho toàn bộ công ty. Một khi eNPS của công ty giảm xuống dưới mức mục tiêu mong muốn, họ có thể phóng to chi tiết để xem liệu đó có phải là sự cố trong một bộ phận cụ thể hay không hoặc liệu sự cố có tồn tại trên toàn bộ tổ chức hay không.
- Một doanh nghiệp SaaS nên theo dõi số liệu Doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) trong KPI của công ty.
- Hãy để MRR về 1 sản phẩm nhất định cho bộ phận Bán hàng và Tỷ lệ rớt doanh thu (Churn MRR) cho bộ phận Thành công của Khách hàng (Customer Success).
- Bộ phận Thành công của Khách hàng có thể theo dõi các chỉ số MRR mở rộng, MRR thu hẹp và Tỉ lệ rớt doanh thu heo các KPI riêng biệt, nhưng họ cũng có thể xem xét Tỷ lệ rớt doanh thu kết hợp cả 3 chỉ số này.
Chúng ta đã tìm hiểu cách để nhận diện KPI phù hợp nhất với bạn và tổ chức/đội nhóm của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa bảng KPI của mình để gia tăng hiệu suất.
Tận dụng tối đa KPI
Hãy xem KPI là một phương tiện giao tiếp, vì thế chúng cần phải ngắn gọn, rõ ràng và minh bạch để các nhóm và cá nhân có thể thực hiện hành động có tính toán nhằm duy trì sự khoẻ mạnh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẹo để tận dụng tối đa KPI của bạn:
Xác định “Giá trị hiện tại”
Có nhiều cách khác nhau để tính giá trị hiện tại và mỗi cách đều có ưu và nhược điểm riêng. Chúng tôi sẽ nêu bật những điểm khác biệt để bạn có thể sử dụng công thức tốt nhất cho tình huống cụ thể của mình.
X ngày liên tục so với Khung thời gian Cố định
- Nếu bạn tập trung vào X ngày liên tục, giá trị hiện tại của bạn có thể thay đổi hàng ngày.
- Nếu bạn tập trung vào khung thời gian cố định, như hàng tháng hoặc hàng năm, thì giá trị hiện tại của bạn chỉ thay đổi một lần sau khi khung thời gian đó hoàn thành.
Liệu bạn cần phản hồi hàng ngày về KPI của bạn? Bạn có muốn nhận phản hồi ngay lập tức khi có thay đổi?
- Trong trường hợp câu trả lời là “Có” – X ngày liên tục có lẽ là lựa chọn tốt hơn.
- Ngược lại, nếu bạn không muốn bị làm phiền quá nhiều và muốn kiểm tra KPI của bạn định kỳ một lần một tuần hoặc một lần một tháng, thì sử dụng một khung thời gian cố định sẽ tốt hơn.
Số liệu với Tỷ lệ phần trăm
- Với một số KPI như mục tiêu doanh số (ví dụ: Đạt được hợp đồng trị giá $5 triệu), rõ ràng là bạn muốn xem con số.
- Với những KPI khác, chẳng hạn như tỷ lệ chuyển đổi từ lượt truy cập thành khách hàng tiềm năng, rõ ràng là bạn muốn xem tỷ lệ phần trăm.
- Tuy nhiên, đối với một số chỉ số KPI, điều này không rõ ràng. Hãy tưởng tượng bạn cần đảm bảo nhân viên Kinh doanh của bạn đang có đủ bài trình bày với khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp đó bạn sẽ cần theo dõi:
- Tổng số buổi trình bày/gặp gỡ khách hàng đã đặt
- Tỷ lệ chuyển đổi % trên mỗi buổi trình bày
- Hoặc bạn sẽ xem xét tỷ lệ % thời gian còn lại mà đội Kinh doanh của bạn còn có?
Mỗi tùy chọn sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng của nó, vì vậy quan trọng là quyết định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn KPI này đạt được và sau đó xác minh liệu các thiết lập hiện tại của bạn có phản ánh một cách chính xác điều đó hay không.
Khung thời gian thiết lập Dài và Ngắn
- Khung thời gian thiết lập càng dài, con số của bạn càng có khả năng chính xác hơn. Ví dụ, Chỉ số trung thành của khách hàng (NPS) của Công ty bạn trong 3 tháng gần đây sẽ chính xác hơn tính NPS theo từng ngày.
- Tuy nhiên, khung thời gian càng dài sẽ khiến cho dữ liệu hiện tại của bạn dịch chuyển thành Chỉ số kết quả – dẫn đến bạn và đội nhóm của mình sẽ không bắt kịp những gì diễn ra trong thời gian gần. Tương tự ví dụ bên trên, bạn sẽ thấy Chỉ số NPL diễn biến tốt hay xấu ngay lập tức bằng cách theo dõi hằng ngày, nó sẽ mất nhiều thời gian hơn trước khi bạn thấy điều đó với Chỉ số NPL của 3 tháng.
Vì thế, bạn và đội nhóm của mình hãy cùng xác định & thống nhất “Chu kỳ đánh giá” của từng chỉ số KPI để thể hiện chính xác nhất tình hình của Doanh nghiệp / Phòng Ban.
Đồng thuận về Giá trị mục tiêu
Bây giờ bạn đã biết cách tính giá trị hiện tại tốt nhất cho chỉ số của bạn, đến lúc quyết định bạn muốn giá trị hiện tại đó trở thành giá trị mục tiêu của bạn.
Giá trị mục tiêu cho biết điều gì là hiệu suất tốt. Nếu không có nó, KPI không thể trở thành một chỉ số hiệu suất hữu ích vì bạn sẽ không biết hiệu suất tốt trông như thế nào.
Ít hơn hoặc Lớn hơn
Giá trị mục tiêu là giá trị tối thiểu hoặc tối đa mà bạn muốn chỉ số đó đạt được. Vì vậy, bạn có 2 tùy chọn cho giá trị mục tiêu của bạn:
Dưới đây là một số ví dụ:
- Lớn hơn hoặc bằng (≥)
- Giao dịch ≥ $10 triệu
- eNPS ≥ 30
- Tỷ lệ lợi nhuận gộp ≥ 70%
- Nhỏ hơn hoặc bằng (≤)
- Tỷ lệ lợi nhuận gộp hàng tháng ≤ 2%
- Tỷ lệ nghỉ việc hàng năm ≤ 10%
- Hóa đơn bị hủy ≤ 25.000€
Đảm bảo mọi người đều hiểu KPI
Đảm bảo mọi người hiểu KPI là điều cần thiết để đảm bảo KPI được duy trì khoẻ mạnh. Nếu không ai hiểu KPI, họ có thể sẽ không biết cách nuôi dưỡng nó. Và để đảm bảo mọi người đều hiểu KPI, bạn cần cung cấp ngữ cảnh phù hợp và đảm bảo rằng nó không có nhiều cách hiểu.
Đối với mỗi KPI, hãy trả lời các câu hỏi sau và lưu trữ các câu trả lời này vào KPI để mọi người trong tổ chức của bạn có thể dễ dàng tìm thấy:
Tại sao lại áp dụng KPI này? Câu hỏi này buộc bạn phải suy nghĩ chín chắn về KPI mà bạn đang tạo cho nhóm hoặc công ty của mình. Nó giúp người nghe đưa KPI vào bối cảnh cụ thể, điều này đặc biệt có giá trị trong các nhóm và tổ chức lớn hơn, nơi bạn không có cơ hội nói chuyện trực tiếp với mọi người.
Giá trị hiện tại được tính như thế nào? Cho dù bạn tính toán giá trị hiện tại như thế nào thì điều quan trọng là tất cả những người xem số liệu phải hiểu cách tính số liệu đó. Vì thế, hãy chia sẻ công thức của bạn.
Giải thích cách bạn đạt được giá trị mục tiêu Mỗi KPI phải có một giá trị mục tiêu và mọi người cần hiểu tại sao đó lại là giá trị mục tiêu. Nó có dựa trên điểm chuẩn không?
Rà soát KPI thường xuyên
Chỉ có một cách để đảm bảo rằng bạn đang làm việc theo đúng KPI đó là thường xuyên xem xét chúng. Chúng tôi khuyến khích bạn và đội nhóm của mình hãy xem xét tất cả các KPI vào đầu mỗi quý, cùng thời điểm chốt OKR của quý trước và phác thảo OKR mới.
Đôi khi, chúng ta sẽ nhận ra rằng có những KPI chưa bao giờ xem xét đến, điều này có thể là dấu hiệu cho thấy KPI đó không thực sự quan trọng. Những lần khác, có thể chúng ta nhận ra rằng KPI không ảnh hưởng đến hành vi của mình, đây có thể là dấu hiệu cho thấy nó không được thiết lập chính xác.
Việc thường xuyên xem xét KPI rất quan trọng vì những gì có thể là KPI phù hợp cho nhóm hoặc tổ chức của bạn trong một năm không tự động có nghĩa là chúng là KPI phù hợp cho năm tiếp theo.
KPIs và OKRs: Công thức thành công
KPI thường bị nhầm lẫn với Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKR). Trên thực tế, KPI và OKR là những mục tiêu hoàn toàn khác nhau, bổ sung cho nhau một cách tự nhiên trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chiến lược của tổ chức. OKR cũng có thể được sử dụng để cải thiện các KPI không khoẻ mạnh.
Có thể kết hợp như thế nào?
Như bạn đã biết, KPI đo lường sự thành công, đầu ra, số lượng hoặc chất lượng của một quy trình hoặc hoạt động đang diễn ra.
Mặt khác, OKR cung cấp mối liên kết còn thiếu giữa tham vọng và thực tế. Chúng giúp bạn phá vỡ hiện trạng và đưa bạn vào lãnh thổ mới thường chưa được biết đến. Nếu bạn có một giấc mơ lớn—một Mục tiêu tối thượng đầy cảm hứng cho công ty của mình, bạn cần có OKR để đưa bạn đến đó.
Hãy tưởng tượng tổ chức của bạn là một chiếc ô tô và bạn đang lái chiếc ô tô đó tới một đích đến (Mục tiêu cuối cùng của bạn), khi đó:
- KPI của bạn là những gì bạn sẽ tìm thấy trên bảng điều khiển của ô tô: Đồng hồ đo nhiên liệu, Đồng hồ đo nhiệt độ động cơ, Vận tốc hiện tại,…. Đây là những thứ bạn sẽ liên tục cần phải xem.
- Ngược lại, OKR giống như lộ trình của bạn. Nó sẽ hướng dẫn bạn đến đích. OKRs chỉ là tạm thời, chúng sẽ thay đổi theo thời gian. Khi bạn đã vượt qua một cột mốc để đến đích, bạn sẽ tập trung vào cột mốc tiếp theo.
Tương tự như vậy với một tổ chức cần cả KPI và OKR. Nếu bạn chỉ xem KPI, bạn sẽ không biết mình đang tiến tới đích như thế nào. Nếu bạn chỉ xem OKRs, bạn sẽ không thấy mình sắp hết năng lượng.
OKR có thể chuyển thành KPI không (và ngược lại)?
Câu trả lời là: “OKR có thể chuyển thành KPI và KPI có thể được cố định thông qua OKR”. Đây là một trong những lý do tại sao nhiều tổ chức chọn theo dõi KPI và OKR cùng nhau.
Ví dụ:
- Một ví dụ về cách OKR trở thành KPI như sau:
- Trong quý trước, Phòng Marketing của một doanh nghiệp đã Áp dụng OKR nhằm tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi trên trang web. Họ đã chạy tất cả các loại thử nghiệm để tăng hiệu suất trang web của mình và chuyển đổi nhiều khách truy cập trang web thành khách hàng tiềm năng hơn.
- OKR đã mang đến một thành công lớn. Doanh nghiệp đã tăng tỷ lệ chuyển đổi ban đầu nhờ vào các thử nghiệm mà P. Marketing đã chạy. Tuy nhiên, vì trang web là đầu cầu chính mà mọi người có thể tìm hiểu về doanh nghiệp của họ và cũng là nơi họ có thể tìm hiểu về những người đó, nên điều quan trọng là tỷ lệ chuyển đổi càng cao càng tốt.
- Vì Doanh nghiệp tin rằng luôn có cơ hội để cải thiện nên chúng tôi đã quyết định rằng việc chạy thử nghiệm (với mục đích tăng tỷ lệ chuyển đổi) sẽ trở thành công việc bình thường đối với Phòng Marketing. Do đó, KPI của Phòng Marketing đã được tạo để bảo vệ việc liên tục điều chỉnh và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi trên trang web: KPI “Tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi trang web thêm 5% mỗi tháng”, đảm bảo rằng việc chạy thử nghiệm với mục đích tăng tỷ lệ chuyển đổi sẽ trở thành công việc bình thường.
- Một ví dụ khác – OKR cũng có thể được sử dụng để khắc phục KPI không khoẻ mạnh
- KPI của Phòng Marketing là theo dõi tỷ lệ chuyển đổi tổng thể trên trang web. Doanh nghiệp đặt ra muốn KPI này ở mức 7% hoặc cao hơn. Điều đó có nghĩa là miễn là 7% khách truy cập trang web chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng thì tất cả đều ổn và P. Marketing không cần tập trung thêm vào điều này.
- Ngược lại, nếu KPI cho thấy tỷ lệ chuyển đổi giảm xuống dưới 7%, Phòng Marketing có thể ưu tiên khắc phục KPI và đưa tỷ lệ chuyển đổi tổng thể trở lại mức mong muốn. Nói cách khác, Marketing có thể tạo OKR để khắc phục KPI khoẻ mạnh trở lại.
Cách chọn KPI phù hợp cho doanh nghiệp
1. Xác định mục tiêu kinh doanh
Bước đầu tiên trong việc chọn KPI phù hợp là xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh của bạn. Bạn đang cố gắng đạt được điều gì? Bạn có muốn tăng doanh số bán hàng, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hoặc hợp lý hóa hoạt động không? Khi bạn đã hiểu rõ về mục tiêu của mình, bạn có thể chọn KPI sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình đạt được chúng.
Ví dụ:
- Nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh số bán hàng thì một số KPI tiềm năng có thể bao gồm: tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi hoặc giá trị đơn hàng trung bình,…
- Nếu mục tiêu của bạn là cải thiện sự hài lòng của khách hàng, bạn có thể theo dõi các số liệu như mức độ trung thành của khách hàng, tỷ lệ giữ chân,…
Bằng cách xác định các mục tiêu kinh doanh của mình, bạn có thể chọn KPI cung cấp cho bạn những hiểu biết có giá trị nhất và giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
2. Xem xét ngành và đối tượng mục tiêu của bạn
Các ngành và đối tượng mục tiêu khác nhau có thể yêu cầu các KPI khác nhau.
Ví dụ:
- Một công ty bán lẻ có thể ưu tiên doanh số bán hàng và sự hài lòng của khách hàng, trong khi một công ty sản xuất có thể tập trung vào hiệu quả sản xuất và giảm chi phí.
- Nếu bạn làm trong ngành phần mềm B2B, một số KPI tiềm năng có thể bao gồm chi phí thu hút khách hàng (CAC), giá trị trọn đời của khách hàng (CLV) hoặc tỷ lệ rời bỏ.
- Nếu bạn làm trong ngành thương mại điện tử B2C, bạn có thể tập trung vào các số liệu như lưu lượng truy cập trang web, tỷ lệ chuyển đổi hoặc giá trị đơn hàng trung bình.
Bằng cách chọn KPI dành riêng cho ngành và đối tượng mục tiêu của bạn, bạn có thể có được kết quả chính xác hơn
3. Quyết định chỉ số nào là Quan trọng
Không phải tất cả các chỉ số được tạo ra đều như nhau – sẽ có một vài chỉ số thực sự quan trọng đến thành công của doanh nghiệp hơn những chỉ số khác. Khi lựa chọn KPIs, hãy cân nhắc chỉ số nào có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp và sẽ có giá trị hỗ trợ bạn đạt đến mục tiêu.
Ví dụ:
- Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể ưu tiên các số liệu như tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền và lợi tức đầu tư (ROI).
- Nếu bạn là người mới khởi nghiệp, bạn có thể tập trung vào các số liệu tăng trưởng như tỷ lệ thu hút khách hàng, doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) hoặc tốc độ tăng trưởng người dùng.
Bằng cách xác định các số liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của mình, bạn có thể ưu tiên các nỗ lực và đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực đang có.
4. Giữ mọi thứ đơn giản
Việc theo dõi nhiều loại KPI có thể rất hấp dẫn, nhưng điều quan trọng là giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào một vài số liệu chính. Áp dụng quá nhiều chỉ số KPI có thể khiến bạn choáng ngợp, dẫn đến nhầm lẫn và không hành động. Vì thế hãy chỉ bám sát một số số liệu chính quan trọng nhất đối với doanh nghiệp nơi sẽ cung cấp những hiểu biết có giá trị nhất cho bạn.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể chọn theo dõi 3-5 số liệu chính phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh của mình. Chúng có thể bao gồm các số liệu như tăng trưởng doanh thu, sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận.
Bằng cách chỉ tập trung vào một số ít số liệu nhất định, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình của mình hơn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
5. Đảm bảo KPI có thể đo lường được và có thể thực hiện được
Một KPI tốt là KPI có thể dễ dàng đo lường và theo dõi theo thời gian. Nó cũng phải có thể thực hiện được, nghĩa là nó cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những bước bạn có thể thực hiện để cải thiện hiệu suất.
Ví dụ:
- Nếu bạn đang theo dõi mức tăng trưởng doanh thu dưới dạng KPI, bạn cũng nên theo dõi các số liệu như Số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi và giá trị đơn hàng trung bình. Bằng cách phân tích các số liệu này, bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện hành động để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
- Tương tự, nếu bạn đang theo dõi sự hài lòng của khách hàng dưới dạng KPI, bạn cũng có thể theo dõi thêm các số liệu như thời gian phản hồi, tỷ lệ giải quyết và phản hồi của khách hàng. Bằng cách phân tích các số liệu này, bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện hành động để cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Nói cách khác, bộ KPIs của doanh nghiệp và đội nhóm của bạn nên có cả “Chỉ số kết quả” – thể hiện điều Doanh nghiệp muốn và “Chỉ số dẫn dắt” – Các bước / hướng dẫn thực hiện nhằm đạt được kết quả.
6. Cập nhật KPI của bạn thường xuyên
Các mục tiêu và ưu tiên kinh doanh của bạn có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét và cập nhật KPI. Đảm bảo rằng bộ KPI đang áp dụng vẫn phù hợp với mục tiêu kinh doanh hiện tại và tiếp tục cung cấp những hiểu biết có giá trị.
Bằng cách thường xuyên xem xét và cập nhật KPI, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang theo dõi các số liệu quan trọng nhất cho doanh nghiệp của mình tại bất kỳ thời điểm nào.
