1. KPI là gì? Tầm quan trọng KPI trong doanh nghiệp
Trước khi đi vào tìm hiểu về phần mềm KPI, Simplamo sẽ dành một ít thời gian nhắc về phương pháp quản trị hiệu suất bằng KPI.
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators, là các chỉ số quan trọng chính được xác định hướng tới một kết quả dự kiến, đánh giá sự thành công của một tổ chức. Các chỉ số KPI cung cấp trọng tâm cho sự cải tiến chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp.
Nói một cách dễ hiểu các chỉ số KPI giúp đo lường sự thành công của hoạt động trong doanh nghiệp: từ các chỉ số bán hàng đến các chỉ số truyền thông mạng xã hội…điều này tạo cơ sở phân tích, đưa ra quyết định khi cần thiết.
*Lưu ý rằng KPI khác nhau giữa các công ty và giữa các ngành, tùy thuộc vào tiêu chí hiệu suất. Các chỉ số KPI được xây dựng phải mang tính thúc đẩy, đo lường được, tạo nền tảng cải thiện được hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
Một ví dụ dễ hiểu về KPI: Giả sử bạn là giám đốc bán hàng của một công ty và muốn đo lường hiệu suất của đội bán hàng của bạn. Một KPI có thể là doanh số bán hàng hàng tháng. Ví dụ, trong tháng này, đội bán hàng đã đạt được doanh số tổng cộng là 500.000.000.
2. Phần mềm KPI là gì?
Phần mềm KPI là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của tổ chức. Giúp tổ chức tập trung vào đo lường hiệu suất tổng thể và dễ dàng cung cấp thông tin quan trọng, từ việc xác định tình hình sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả, tạo ra sự rõ ràng và mạch lạc, giúp sếp nhanh chóng tập trung vào kết quả của tổ chức.
3. TOP 4 phần mềm KPI cho doanh nghiệp
3.1 Base goal
Base Goal tập trung vào quản trị các mục tiêu trong doanh nghiệp, liên kết các mục tiêu từ công ty xuống phòng ban và cá nhân. Theo đó, các mục tiêu định lượng sẽ được chia thành các chỉ số KPI để đo lường và báo cáo tiến độ đạt mục tiêu của đội ngũ.
Điểm mạnh: Base Goal cung cấp nhiều tùy chọn về KPI (tháng, quý, năm) đa dạng theo nhu cầu và ngành nghề của khách hàng. Cùng với việc có thể kết nối với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của mình, các chỉ số KPI trên Base Goal sẽ được tự động cập nhật số liệu dựa trên các ứng dụng đó.
Điểm yếu: Base Goal khá phức tạp vì chưa có công thức chuẩn cho người dùng, khó theo dõi tiến độ chung chỉ trên một màn hình.
3.2 Phần mềm kpi Simplamo
Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Mỹ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI. Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hằng năm.
Điểm mạnh: Phần mềm KPI Simplamo tích hợp một cách khoa học giữa KPI và OKR, đơn giản dễ sử dụng, có công thức xây dựng KPI chuẩn. Bên cạnh đó bảng chỉ số trên Simplamo được thể hiện một cách tổng quan, rõ cho nhà lãnh đạo dễ dàng nắm bắt.
Điểm yếu: Hiện tại Simplamo chỉ tập trung vào quản trị và thực thi Mục tiêu/Chiến lược, chưa chú trọng vào các tính năng bổ trợ khác
3.3 Phần mềm KPI Fastwork
Phần mềm KPI trên Fastwork cho phép đo lường, đánh giá hiệu quả việc đạt được mục tiêu của tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân thông qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng.
Việc triểh khai trên Fastwork giúp doanh nghiệp đảm bảo các yếu tố chính xác, minh bạch, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của việc khai phần mềm KPI toàn doanh nghiệp.
Điểm mạnh: Dễ dàng xây dựng và quản lý danh sách chỉ tiêu KPI, thiết lập tần suất đo linh hoạt: tháng, quý, năm.
Điểm yếu: Chưa tích hợp triển khai OKR
3.4 Phần mềm KPI Simple
SimpleKPI là một giải pháp phần mềm KPI trực tuyến hoàn chỉnh, cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để tạo, quản lý và giám sát tất cả các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) của bạn. Simple KPI giúp xác định và đo lường tiến độ hướng tới thành công trong kinh doanh của mình và cung cấp sự kết hợp hoàn hảo giữa mục nhập, quản lý và báo cáo KPI – tất cả ở một nơi.
Điểm mạnh: phần mềm KPI Simple được đánh giá cao bởi giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng
Điểm yếu: Chưa tích hợp triển khai OKR
4. Cách phần mềm KPI Simplamo giúp sếp khắc phục các điểm nghẽn triển khai KPI
Xây dựng bảng chỉ số KPI giúp sếp hiểu được vị trí của doanh nghiệp và cách duy trì hoạt động kinh doanh. Không có KPI, một công ty có thể nhanh chóng mất đi phương hướng và mục đích. Nói một cách đơn giản là thật khó để một lãnh đạo điều hành một công ty tốt nếu không biết được tình hình hiện tại của doanh nghiệp, rằng doanh nghiệp đang ở đâu và về đâu.
Trong bài viết hôm nay, Simplamo sẽ giúp sếp nhận ra các lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình áp dụng KPI, và cách mà tư duy trên Simplamo giúp sếp khắc phục những điểm yếu này:
Hiện trạng doanh nghiệp triển khai KPI cần chú ý: Trong một khảo sát cho thấy rằng có khoảng 40% doanh nghiệp đo lường mọi số liệu cần đo lường và đây là sai lầm tồi tệ nhất mà một công ty có thể mắc phải. Những chủ doanh nghiệp khác khoảng 38% cho biết họ đo lường mọi thứ và không bao giờ review lại KPI của mình. Song song đó khoảng 25% người tham gia cũng không liên kết được KPI của họ với chiến lược của công ty mà thay vào đó họ thu thập các dữ liệu KPI có sẵn mà những người trong ngành đã sử dụng.
4.1 Đầu tiên, KPI được xây dựng không được kết nối với chiến lược
Một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp sếp cải thiện được hoạt động công ty và cung cấp thông tin “tình báo” cho doanh nghiệp. Việc xây dựng KPI kết nối với chiến lược sẽ giúp sếp phát huy được sức mạnh của mình và giúp cho mọi thứ được liên kết và thông suốt. Sếp sẽ cân bằng việc phát hiện tình hình hiện tại gây tác động đến chiến lược đồng thời đảm bảo việc điều chỉnh kịp thời.
Phần mềm KPI trên Simplamo được gọi là bảng chỉ số Scorecard. Đo lường các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, cung cấp thông tin phản hồi một cách trực quan và giúp đưa ra các quyết định trong quá trình thực thi chiến lược. Để tạo sự liên kết với chiến lược Simplamo giúp sếp xây dựng bảng chỉ số dựa trên: Tầm nhìn => mục tiêu 10 năm => mục tiêu 3 năm => mục tiêu 1 năm => mục tiêu quý => chỉ số Scorecard. Chính vì sự khoa học, liên kết, và thông suốt như vậy sẽ giúp sếp đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình thực thi.
Trên một bảng chỉ số giúp sếp: dễ dàng nhìn thấy, dễ dàng nắm bắt, đưa ra quyết định nhanh chóng. Trong quá trình triển khai đội ngũ chuyên gia Simplamo giúp sếp khai thác các chỉ số liên quan đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Ở các chỉ số xanh sếp dễ dàng nhận diện được chỉ số đội ngũ hoàn thành tốt nhiệm vụ, ngược lại ở các chỉ số màu đỏ là chưa đạt – đây là điểm khai thác những vấn đề, đưa ra trách nhiệm giải trình từ đội ngũ.
4.2 Tất cả mọi thứ có thể đo lường mặc dù vậy không nhất thiết phải đo lường tất cả.
Việc đo lường tất cả các chỉ số khiến sếp không thể tập trung vào các chỉ số đặc biệt quan trọng dẫn đến hiện trạng chồng chất thông tin, khó khăn trong việc đưa ra các quyết định.
Đây là lý do vì sao Simplamo giúp sếp chú trọng từ 10- 15 chỉ số cốt lõi, giúp sếp thể hiện được một cách tổng quan các chỉ số “cốt lõi” trên phần mềm. Không mang đến sự phức tạp, rắc rối, tất cả chỉ số đều được cô đọng trong một màn hình.
Khi sếp xác định được những dữ liệu quan trọng, đây là kim chỉ nam giúp sếp đưa ra những quyết định đúng đắn, khám phá hiện trạng thực tế, từ đó điều chỉnh cách giải quyết các vấn đề của mình.
4.3 Lời nhắc: “KPI không phải là công cụ tĩnh” mà cần được theo dõi và đo lường thường xuyên
Để các chỉ số KPI thật sự hoạt động trong doanh nghiệp, chúng cần được đo lường và theo dõi thường xuyên, giúp mọi thứ không bị thả trôi và rơi vào tình trạng chạy nước rút.
Sau đây là một số lý do nhắc nhở sếp nên theo dõi KPI thường xuyên:
- Giúp sếp quản trị hiệu suất liên tục
- Đưa ra các quyết định nhanh chóng
- Thúc đẩy quá trình “hành động” của đội ngũ
Phương pháp Simplamo giúp sếp khắc phục tình trạng này đó chính là việc tích hợp Review theo dõi bảng chỉ số Scorecard thông qua cuộc họp hàng tuần, tạo nhịp điệu follow một cách liền mạch.
Thông thường, khi các doanh nghiệp quyết định triển khai KPI trong doanh nghiệp và điểm chết nằm ở phần chúng ta không theo dõi mọi thứ. Để việc thực thi được thành công cũng như nhanh chóng bắt mạch, giải quyết vấn đề, bảng chỉ số Scorecard sẽ là một phần được Review trong khung cuộc họp hàng tuần.
5. Các tiện ích tích hợp trong phần mềm KPI trên Simplamo
*KPI, OKR là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản trị hiệu suất, dù vậy việc sử dụng 1 trong 2 không giúp sếp giải quyết được bài toán trọn vẹn. Khi kết hợp cả 2 phương pháp quản trị hiệu suất OKR và KPI sẽ giúp sếp phát huy được tối đa sức mạnh của đội ngũ.
“Nếu không có KPI, rất khó để biết điều gì cần cải thiện và nếu không có OKR, bạn sẽ không thể tập trung vào các mục tiêu kinh doanh của mình.” – Andy Grove, một trong những nhà sáng lập của công ty Intel.
Song song với việc xây dựng bảng chỉ số Scorecard, Simplamo giúp doanh nghiệp triển khai OKR hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bổ sung tốt cho nhau khi cả 2 được kích hoạt. Trong khi bảng chỉ số Scorecard giúp doanh nghiệp theo sát hoạt động kinh doanh và đây là điểm bắt đầu “cuộc trò chuyện” về những điều cần cải thiện, thì bảng xây dựng mục tiêu OKR (trên Simplamo gọi là Rock) giúp doanh nghiệp xây dựng và bám đuổi mục tiêu hiệu quả.
Việc kết hợp cả 2 một cách khoa học sẽ giúp sếp kiểm soát tốt tình hình của mình qua bảng chỉ số, nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, làm nền tảng đưa ra quyết định đúng đắn trong quá trình thực thi mục tiêu.
Khi doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chỉ số KPI của riêng mình cũng là lúc xác định được việc mình cần làm cũng như hệ thống được công tác hỗ trợ việc truy cập, đo lường thường xuyên để mọi thứ không bị thả trôi.
Mời Sếp tìm hiểu thêm về Mô hình BSC cùng với Phương pháp đơn giản hóa BSC, biến chiến lược thành hành động hàng tuần tại đây.
Mời Sếp tìm hiểu về MBO và lỗ hổng trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO và giải pháp toàn diện cho sếp tại đây
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.*
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
*Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
