Hiện nay có rất nhiều công ty đã áp dụng OKR vào điều hành quản trị công việc, nhưng chưa thực sự hiệu quả, gặp nhiều trở ngại trong quy trình áp dụng.
Mặc dù trên bề mặt OKRS có vẻ như là một khuôn khổ đơn giản, nhưng khi thực hiện lại không mấy ai thành công, thực hành hoài rồi mà vẫn thất bại cứ như một bài học, học mãi không thuộc.
Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao rất nhiều sách, chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp phần mềm OKR tồn tại? Đó là bởi vì OKRS là một ngành học liên tục đòi hỏi lập kế hoạch và quản lý cẩn thận.
Hôm nay, Simplamo.com sẽ chia sẻ một vài sai lầm OKR phổ biến nhất để bạn có thể tiết kiệm thời gian, tránh đau đầu và nhanh chóng đạt được OKR thành công nhất.
Sai lầm 1: Đánh giá quá cao khả năng của mình, không dựa vào kết quả đo lường thực tế
Nếu bạn đặt mục tiêu không thực tế, nhóm của bạn có thể gặp phải một vài vấn đề như:
- Ngay lập tức nhận ra mục tiêu là không thể thực hiện được
- Trở nên mất tinh thần vì các mục tiêu khiến họ không tin tưởng
- Xuất hiện nhiều hành vi đối phó cấp trên như nói dối hoặc thay đổi trách nhiệm chỉ để hoàn thành một mục tiêu
Giải pháp là đặt mục tiêu thực tế và cần được hỗ trợ bởi các dữ liệu được đo lường trong quá khứ đến hiện tại từ đó dự đoán tương lai.
Sai lầm 2: Chưa hiểu đúng về bản chất OKR
Cho đến nay, một trong những sai lầm lớn nhất khi nói đến OKR là đa số chúng ta chưa hiểu đúng về các thành phần tạo nên bản chất OKR. Nếu bạn không hiểu rõ các thành phần chính và sự khác biệt của chúng, bạn sẽ không thể làm theo phương thức OKR một cách hiệu quả.
Có hai phần của OKR gồm: Mục tiêu và Kết quả then chốt.
- Mục tiêu cần phải truyền cảm hứng, định tính và tuyên bố ý định của bạn về những gì bạn muốn đạt được.
- Mặt khác, Kết quả then chốt lại ngược lại, phải là định lượng và được chứng minh bằng cách đo lường tiến độ.
Đối với mỗi mục tiêu, thường sẽ có khoảng 3-5 kết quả then chốt. Task công việc hàng ngày là các hoạt động bạn phải hoàn thành để đạt được kết quả then chốt ấy.
Sai lầm 3: Lẫn lộn giữa KPI và OKR
Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động (KPI) và Quản trị theo Mục tiêu & Kết quả Then chốt (OKR) có liên quan nhưng phục vụ các mục đích khác nhau.
KPI của bạn, trong nhiều trường hợp, sẽ là số liệu được sử dụng để xác định kết quả then chốt.
Chẳng hạn, nếu bạn có Mục tiêu (O) “Tạo trải nghiệm khách hàng khó quên”, một trong những Kết quả then chốt (KR) của bạn có thể là tăng điểm hài lòng sau mỗi lần tiếp xúc lên 2 điểm (KPI) . Tùy thuộc vào hướng tập trung trọng tâm hiện tại của bạn, trong nhiều tình huống bạn có thể đạt KPI nhưng lại không phù hợp với kết quả then chốt (KR).
Sai lầm 4: Đặt OKR theo hướng chủ quan của cấp trên, không có ý kiến teamwork
Một trong những điều tuyệt vời về OKR là nó thu hẹp khoảng cách thực thi chiến lược trong tổ chức. Là một nhà lãnh đạo, các sếp tất nhiên nắm bắt mạnh mẽ nhất về chiến lược, nhưng không thể theo dõi được tất cả các chi tiết về việc thực thi hàng ngày.
Vì vậy, khi sếp đặt OKR cho nhóm nhưng lại không nắm được chi tiết thực hiện đầu việc của các thành viên hoặc chỉ đơn giản là có quá nhiều phòng ban, sếp không nắm hết được. Vì vậy, điều đó có thể gây ra một số thách thức cho việc đạt kết quả, các Sếp có nguy cơ đặt ra các mục tiêu không thực tế.
Ngoài ra, các sếp có thể bỏ lỡ cơ hội thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Trên thực tế, tốt nhất là thiết lập OKR phối hợp với cả teamwork để cho ra quá trình thống nhất và cùng thực hiện
Sai lầm 5: Không sử dụng phần mềm
Có một câu nói cổ xưa nhưng luôn luôn đúng, đó là cái gì không tiến ắt sẽ lùi, và áp dụng công nghệ là một trong những minh chứng rõ rệt nhất thể hiện được điều đó.
Nếu các Sếp đang chạy thử nghiệm nhanh với OKR, các Sếp có thể quản lý quy trình bằng các công cụ như Google Sheets hoặc Excel. Nhưng một khi công ty đòi hỏi cần thiết lập OKR chung cho toàn bộ, đồng nhất và dài hạn, Excel hoàn toàn chào thua ở các tình huống này. Công ty cần phần mềm đủ mạnh để làm cho quá trình thiết lập và thực hiện OKR trơn tru và hiệu quả. Không có phần mềm, thực sự là một thách thức đối với sự phát triển của công ty:
Phần mềm giải quyết bài toán OKR thiết thực như thế nào:
- Truy cập dữ liệu để theo dõi tiến trình và phát hiện kịp thời các vấn đề có nguy cơ gây khó cho OKR
- Dễ dàng quản lý việc thực thi OKR và các nhiệm vụ liên quan
- Tạo ra một OKR minh bạch, dễ hiểu và rõ ràng – thiếu điều này sẽ khó dự đoán vị thế doanh nghiệp và tạo điểm nhiễu trong quá trình tăng trưởng.
Vì thế cần phải có phần mềm để giảm thiểu các điểm nhiễu tạo ra một tương lai dễ dự đoán, nâng cao sức đề kháng cho doanh nghiệp trước các rủi ro của thị trường biến động.
Simplamo – Phần mềm khắc phục từ A tới Á cho 5 lỗi OKR “thịnh hành” nhất này:
Simplamo.com – Phần mềm quản trị doanh nghiệp tư duy hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt OKR thành công, khắc phục được 5 điểm yếu trên một cách dễ dàng. Tại Simplamo mọi điểm nhiễu trong OKR của doanh nghiệp sẽ được giải quyết bằng những thao tác đơn giản nhưng chuẩn xác và đi vào trọng tâm. Nơi nỗi đau về OKR không còn là một nốt lặng trong bản nhạc phát triển cao vút của Doanh nghiệp nữa.
Thứ nhất, điều đầu tiên, tối quan trọng quyết định bạn có thành công với OKR hay không nằm ở sự cụ thể, rõ ràng trong cơ cấu nhân sự bởi vì chỉ có sự rõ ràng trong các vị trí mới dẫn tới những hành động cụ thể và dứt khoát. Sếp là sếp có những việc của mình, nhân viên khác với quản lý, luôn có chức năng của mỗi người, “Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng” – Binh pháp Tôn Tử.
Có một sự thật thường xảy ra ở các công ty Việt Nam là sếp thường gánh team, cái gì cũng phải làm, khó lý giải nhất là toàn những việc vô hình, nhiều khi muốn biết tại sao cả ngày mình cứ loay hoay làm việc gì đâu cũng tốn hết cả thời gian. Nhân viên không chủ động trong công việc, đôi khi họ ỷ lại, vì tất cả nhiệm vụ chỉ được nói miệng, trước thì dạ vâng sau thì không chú tâm hoàn thành công việc. Vì thế có bao nhiêu cái OKR hay ho cũng khó lòng mà thực hiện, vậy thì Sếp có là Tề thiên đại thánh cũng không làm xuể.
Câu trả lời ở đây là cần tìm một sơ đồ trách nhiệm thật sự dễ hiểu nhưng ngắn và đủ sâu cho toàn bộ công ty, nhiệm vụ không đặt kiểu tâm linh tương thông tự đọc rồi tự suy. Vai trò phải được đặt một cách khoa học, nhìn vào hiểu liền, làm thôi không cần tự suy diễn văn vẻ.
Trên Simplamo, tính năng Sơ đồ trách nhiệm được cụ thể hoá các đầu việc cho mọi chức danh trong công ty, từ 5 vai trò cốt lõi cho từng người trở xuống, theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ được sắp sếp cực kỳ khoa học, tinh gọn và đơn giản giúp “Tối thiểu hóa sự hiểu lầm” trong đội nhóm, tất cả hướng tới sự gọn nhẹ trong lý thuyết và bắt tay vào nhanh chóng hành động cho sự hiệu quả của mình.
Sơ đồ trách nhiệm với vai trò cụ thể cho từng vị trí
Thứ 2, thiết lập mục tiêu quý chỉ tóm gọn trong 7 mục tiêu cốt lõi của toàn công ty, tất cả các thành viên cùng thảo luận, mỗi phòng ban và thành viên có mục tiêu rõ ràng, cụ thể theo phương pháp S.M.A.R.T. Đặc biệt với các phòng Marketing, Sale, Kế toán,…, các mục tiêu cốt lõi đều tóm gọn dưới 7, sử dụng câu khẳng định và đo lường được, giảm thiểu thói quen làm việc nửa vời, ai cũng nắm được việc của nhau và hiểu rõ việc của mình, và đo lường chi tiết theo tiến độ hoàn thành của tất cả các thành viên và phòng ban. Tất cả đều thao tác trên Simplamo.
Bảng mục tiêu quý đang chạy trên Simplamo
Tiếp đến là đặt chỉ số KPI từng tuần trên Scorecard: OKR không phải KPI, điều này rất dễ hiểu khi sử dụng Simplamo. Các chỉ số được tính toán và thảo luận cho ra các con số đo lường theo từng tuần bám sát với mục tiêu Quý, nhưng vẫn giữ được khoảng thở cho sự linh hoạt của biến động thị trường. Ví dụ các chỉ số chất lượng, chỉ số số lượng, chỉ số đánh giá,… Tất cả rất cụ thể và dễ hiểu, giúp team đơn giản hóa để nhanh chóng bắt tay vào thực hiện, xuất file nhanh như chớp, thuận tiện cho việc in ấn báo cáo.
Ô màu xanh là đạt chỉ tiêu, đỏ là chưa đạt
Công cụ Weekly Meeting khắc phục hàng tấn các đoạn gãy trong thực thi kế hoạch – Nhịp họp Weekly hiệu quả, với bộ khung có sẵn, 7 bước cụ thể, các bước đều được link với nhau và tự động tạo các vấn đề khi phát sinh liên tục. Cần giải quyết gấp sẽ cho lên To-do list, nếu lâu hơn, sẽ được liệt kê vào Rock mục tiêu quý cần hoàn thành. PIC cho từng người cụ thể, luân phiên điều phối cuộc họp ở trên BOD giúp anh em quản lý cấp trung mạnh lên và không có thói quen ỷ lại vào Sếp lớn.
Bám sát theo khung họp 7 bước với lượng thời gian quy định
Trên Simplamo, việc xây dựng mục tiêu theo năm, cách để thiết lập các chỉ số kỳ vọng đội ngũ hướng tới và làm thế nào phân rã tới mục tiêu Quý (OKR), sau đó là KPI, cụ thể đúng vai trò cho từng vị trí, tất cả đều tập trung cho một bức tranh toàn năm đạt hiệu quả bằng quá trình vận hành mượt mà, đơn giản và thúc đẩy nội lực đi xa trên con đường dài hạn phía trước.
Đọc thêm: Simplamo xóa bay trở ngại trong quá trình THỰC THI OKR/KPI
Đọc thêm bài viết về cách giúp sếp SMART hóa mục tiêu tại đây.
Ngoài ra, Simplamo còn có một đội ngũ tư vấn nhiệt tình với phương châm sự tăng trưởng của Doanh nghiệp là ưu tiên tuyệt đối, vì một Việt Nam thịnh vượng và vươn xa. Simplamo.com chính là điều mà doanh nghiệp luôn tìm kiếm ở một đối tác công nghệ.
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
