Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp có đa dạng quy mô, lĩnh vực kinh doanh khác nhau sử dụng. Thị trường hiện nay cũng có rất nhiều phần mềm khác nhau để lựa chọn, vì vậy đây là bài viết cung cấp những thông tin và kiến thức về phần mềm quản lý doanh nghiệp một cách cơ bản, dễ hiểu nhất. Để người đọc hiểu và biết được lý do, lợi ích, những tính năng phổ biến và cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức của mình.

1. Giới thiệu về phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm được tích hợp quy trình kinh doanh quan trọng, cốt lõi của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Giúp các doanh nghiệp thuận tiện trong quản lý và triển khai các hoạt động kinh doanh của mình.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm các ứng dụng phần mềm, công cụ quản trị được thiết kế, giúp doanh nghiệp tự động, đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu suất, khả năng tiếp cận thông tin và khả năng hiển thị. Phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là sự trợ giúp đắc lực để nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp nhất, theo cơ sở dữ liệu thực tế của doanh nghiệp mình.

1.1. Vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp góp một phần không nhỏ trong quá trình hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, thuận lợi và hiệu quả hơn. Một vài vai trò tiêu biểu mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại như:

Tự động hóa các quy trình kinh doanh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa các quy trình hoạt động thủ công – công đoạn cần nhiều thời gian, nhân lực và dễ sai sót…
Khả năng tiếp cận thông tin: Cho phép các nhân viên có quyền hạn cập nhật, truy cập thông tin từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào trên các thiết bị được kết nối với hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Thống nhất dữ liệu: Tại tất cả các phòng ban, bộ phận liên quan, khác nhau, đều được phép truy cập và chia sẻ dữ liệu mới nhất, trong toàn thể nội bộ doanh nghiệp thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Khả năng ra quyết định: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các nhà quản lý, ban lãnh đạo có đầy đủ cơ sở dữ liệu, thông tin cần thiết, để từ đưa ra quyết định phù hợp, đúng nhất dựa trên thông tin hiện tại, tài liệu thực tế của doanh nghiệp.

1.2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tăng năng suất, giảm chi phí: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa trong các quy trình kinh doanh, giải phóng thời gian, công sức cho nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, tài nguyên cho doanh nghiệp
Cải thiện hiệu quả: Với việc các quy trình được hệ thống bài bản và tự động hóa trên phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đem đến sự hiệu quả khi loại bỏ tối đa các lỗi, giảm thiểu sai sót và cải thiện giao tiếp giữa các thành viên với các tính năng quản lý đội nhóm, review nhân sự.
Nâng cao khả năng hiển thị: Phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp tầm nhìn tổng quan về hoạt động, có các chỉ số, thống kê dữ liệu của các phòng ban doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định trực quan hơn.
Tăng khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp đem đến lợi thế về sức mạnh bộ máy nội bộ, doanh nghiệp phát huy hết tiềm lực của mình, hoạt động trơn tru, như vậy sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Lưu trữ dữ liệu tiện lợi, nhanh chóng: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, cập nhật dữ liệu liên tục và nhanh chóng.
Gia tăng sự hài lòng của nhân viên: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp nhân viên làm việc dễ dàng, đơn giản và hiệu quả hơn trong việc truy cập thông tin họ cần.

Đọc thêm: 9 Bài học quản trị doanh nghiệp Bền Vững từ chủ tịch Pepsico – Nữ tướng quyền lực gốc Ấn Indra Nooyi

2. Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, phù hợp nhất

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp từ các thương hiệu lớn, nhỏ, trong và ngoài nước, đem đến nhiều lựa chọn đa dạng, phong phú. Nhưng để tìm được phần mềm phù hợp nhất, doanh nghiệp nên xem xét, cân nhắc các yếu tố sau:

Kích thước và quy mô của doanh nghiệp: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau (có thể được thiết kế riêng cho doanh nghiệp khi được yêu cầu), cung cấp nhiều giải pháp, công cụ phù hợp với các quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, vừa SMEs đến doanh nghiệp lớn.

Đọc thêm: Nỗi lòng CEO: Thách thức và giải pháp quản trị nhiều công ty con cùng một lúc

Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Với các doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực, ngành nghề không mang tính đặc thù cao, thì các phần mềm quản lý doanh nghiệp trên thị trường hấu hết đều có thể đáp ứng được nhu cầu. Nhưng mỗi phần mềm thường có 1 lĩnh vực, ngành nghề mạnh nhất, được biết đến nhiều nhất. Vì vậy đây cũng là một yếu tố cần xem xét khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Các tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý doanh nghiệp thường được thiết kế tích hợp nhiều chức năng, nên doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng, hoặc chỉ sử dụng một vài chức năng phù hợp với nhu cầu của mình trong phần mềm.
Chi phí: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam hiện có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào tính năng, chức năng, quy mô và danh tiếng của phần mềm. Chi phí có sự chênh lệch khá lớn nên doanh nghiệp cần xem xét ngân sách, tiềm lực tài chính của mình để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, hiện nay thị trường có rất nhiều lựa chọn có thể đáp ứng được yếu tố này cho doanh nghiệp.

Các anh chị chủ doanh nghiệp đều biết, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp đa dạng, đáp ứng hầu hết các nhu cầu cần thiết. Việc lựa chọn, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp với tiêu chí mong muốn, khả năng và nguồn lực của mình, sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Vì vậy, các anh chị chủ doanh nghiệp được khuyến khích nên xem xét tất cả những tiêu chí trên, để chọn ra được phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, thích hợp nhất, đem lại lợi ích tối đa nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.

3. Phần mềm quản lý doanh nghiệp của SIMPLAMO

3.1. Giới thiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp Simplamo

Với các tiêu chí lựa chọn căn bản được gợi ý cho chủ doanh nghiệp như trên, Simplamo là một trong những phần mềm đáp ứng tốt các nhu cầu cần thiết cho các nhà lãnh đạo đang có mong muốn tìm kiếm, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Simplamo được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản. Giúp doanh nghiệp tăng trưởng từ 10-30% khi sử dụng, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Với chi phí sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo cũng rất cạnh tranh, phù hợp với đa dạng doanh nghiệp tại Việt Nam từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển, tăng trưởng và thành công.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…

3.2. Tính năng QUẢN LÝ TẦM NHÌN trong phần mềm quản lý doanh nghiệp

Simplamo giúp Doanh nghiệp quản lý Tầm nhìn dễ dàng bằng cách cung cấp công cụ Tầm nhìn để:

Tạo Bảng tầm nhìn khoa học, chuẩn quốc tế, có trọng tâm và ngắn gọn chỉ trên 2 trang
Sếp và đội ngũ dễ dàng review bảng Tầm nhìn này hàng quý, hàng năm, đảm bảo cả team cùng nắm rõ định hướng và đích đến của công ty trong thời gian 1 năm, 3 năm và 10 năm tới.
Công cụ tracking và đo lường mục tiêu hàng quý so với mục tiêu năm, đảm bảo mỗi mục tiêu xây ra đều phục vụ cho Tầm nhìn dài hạn và đang diễn ra đúng tiến độ

“Cứ vẽ ra tương lai mà bạn mong muốn cho doanh nghiệp, Simplamo sẽ chỉ cho bạn thấy con đường đi đến đó”

3.3. Tính năng QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM trong phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo với tính năng quản lý đội nhóm cung cấp cho doanh nghiệp bộ khung tiêu chuẩn, khoa học từ Hoa Kỳ. Xây dựng sơ đồ trách nhiệm (gồm vị trí và vai trò chức năng) tập trung vào sự rõ ràng, minh bạch của các nhân sự ở mọi vị trí trong doanh nghiệp.

Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò, trách nhiệm chính ở từng vị trí. Như vậy các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ dễ dàng giao mục tiêu/công việc phù hợp cho nhân sự. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nắm được hiện trạng nhân sự để lên kế hoạch tuyển dụng đào tạo trong thời gian tới đáp ứng cho kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

3.4. Tính năng QUẢN LÝ MỤC TIÊU trong phần mềm quản lý doanh nghiệp

Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm. Bên cạnh đó, Simplamo cũng giúp nhà lãnh đạo quản lý tiến độ thực thi của từng mục tiêu (đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề gặp phải là gì,…) bằng Scorecard.
Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho từng thành viên.

3.5. Tính năng NHẬN PHẢN HỒI và GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp

Mỗi ngày, doanh nghiệp đều có rất nhiều vấn đề phát sinh trong đội ngũ và những phản hồi từ Khách hàng về sản phẩm/dịch vụ. Những vấn đề hay phản hồi này luôn cần được tổng hợp, thảo luận và tìm phương án giải quyết ngay. Vì thế, phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo cung cấp công cụ Cuộc họp, giúp nhà quản lý kịp thời nhận diện vấn đề thông qua review bảng chỉ số hoạt động hàng tuần, tiến trình thực thi mục tiêu của đội ngũ và những phản hồi nhận được (trong đó nhiều nhất đến từ đội sale/marketing/triển khai)

Cuộc họp của Simplamo được thiết kế thông minh, khoa học, biến cuộc họp trở nên tinh gọn, chỉ diễn ra trong 90 phút, với 7 bước cố định. Tập trung review những mục tiêu, chỉ số quan trọng, đảm bảo đội ngũ luôn theo sát công việc của mình và nhận diện – giải quyết vấn đề thông minh bằng 3 bước (xác định nguyên nhân – thảo luận – chốt phương án giải quyết).

Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo giúp giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn nhất, giải quyết triệt để, tuần tự từng vấn đề ưu tiên, xóa bỏ sự dài dòng, đi thẳng vào trọng tâm, bám sát mục tiêu kinh doanh, tiết kiệm thời gian, và rút ngắn khoảng cách giữa các cấp, thúc đẩy đội ngũ đi đúng hướng, giải quyết vấn đề kịp thời.

3.6. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tính năng Review Nhân sự trong phần mềm quản lý doanh nghiệp được thực hiện thông qua Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.

Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5. Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.

Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên trong phần mềm quản lý doanh nghiệp do Simplamo cung cấp, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức mình, sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất từ công nghệ, đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.

Xem thêm: Các tiêu chí chọn đúng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.