Bài viết này sẽ thảo luận về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp để phát huy tối đa sức mạnh của KPI trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Xây dựng được một hệ thống KPI khoa học và phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp là cách hiệu quả, để đạt được tăng trưởng và phát triển bền vững cao nhất.
1. Sơ bộ về chỉ số KPI cho doanh nghiệp
1.1. Giới thiệu về KPI
KPI (Key Performance Indicator) – chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động/ quá trình của một cá nhân, bộ phận phòng ban hoặc tổ chức thực hiện để đạt mục tiêu. KPI được sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.
Mục đích của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là đo lường hiệu suất để cải thiện tình hình kinh doanh. Bằng cách dựa trên dữ liệu KPI và kết quả đánh giá, điều chỉnh chiến lược kinh doanh để cải thiện hiệu suất và đảm bảo doanh nghiệp đang tiến gần đến mục tiêu kinh doanh.
Doanh nghiệp có thể không thể đạt hoàn hảo chính xác 100% KPI đặt ra, nhưng chỉ cần đạt từ 80% trở lên là doanh nghiệp đã thành công. KPI không phải là tĩnh, chúng có thể thay đổi theo thời gian.
Luôn cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh đúng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình liên tục và quan trọng để đảm bảo sự thành công dài hạn.
1.2. Vai trò của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp
- Định hướng và tập trung nguồn lực.
- Đo lường hiệu quả hoạt động.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động.
- Ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
- Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Lợi ích của việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp phù hợp và hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích cho cả hiện tại và tương lai, giúp tổ chức:
- Xác định được rõ ràng các mục tiêu, định hướng.
- Đo lường được hiệu suất, hiệu quả hoạt động.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu.
- Đánh giá kết quả đạt được bằng dữ liệu rõ ràng.
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu.
- Có cơ sở để ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
- Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các hoạt động và mục tiêu quan trọng.
- Cải thiện năng suất lao động khi thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt mục tiêu.
- Nâng cao tính cạnh tranh khi so sánh được hiệu quả hoạt động của mình với các đối thủ.
3. Các bước xây dựng KPI
3.1. Các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Xây dựng các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để đảm bảo bạn có thể đo lường, đánh giá và theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình. Dưới đây là các bước cơ bản về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp của bạn:
1. Thiết lập mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG
Công thức thiết lập mục tiêu cơ bản: Động từ + Danh từ (Đối tượng thực hiện)
Ví dụ: Nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên bán hàng.
Mục tiêu có thể liên quan đến tăng trưởng doanh số bán hàng, cải thiện lợi nhuận, tăng khách hàng mới, hay bất kỳ mục tiêu kinh doanh cụ thể nào khác.
Một số tiêu chí đánh giá mục tiêu đã được thiết lập tốt:
- Có liên kết với chiến lược doanh nghiệp.
- Thực sự quan trọng.
- Khả thi về mặt đo lường.
Mục tiêu nên được xác định, khoanh vùng rõ ràng về công việc thực hiện dành cho đối tương cụ thể nào, mục tiêu thiết lập để đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thời gian và nguồn lực có sẵn. Nếu không KPI xây lên sẽ không đo lường được do mục tiêu dề ra quá chung chung, mơ hồ.
2. Lựa chọn KPI
Từ mục tiêu kinh doanh đã thiết lập ở bước 1, nhà lãnh đạo sẽ lựa chọn hệ thống KPI bằng cách kết nối mục tiêu với các chỉ số KPI quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn đo lường nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.
Để lựa chọn các chỉ số KPI này, doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Tính liên quan và Thời hạn đạt được mục tiêu) để đánh giá từng chỉ số.
3. Đo lường KPI
Sau khi lựa chọn KPI, cần Thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số đã xác định và thường xuyên đo lường, phân tích chúng. Tần suất đo lường thường được thực hiện tùy vào khả năng của mỗi doanh nghiệp, nhưng tối ưu nhất là thực hiện đo lường hàng tuần.
Các cách tính KPI:
- KPI định lượng: Tính toán theo công thức
- KPI định tính: Đánh giá theo thang điểm
Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện đo lường KPI:
- Khoanh vùng dữ liệu cần đo lường (chọn mẫu)
- Xác định dữ liệu cần thu thập: tử số/ mẫu số
- Thiết kế mẫu biểu
- Thu thập dữ liệu từ telesale, email form,…
Công việc đo lường hệ thống KPI này cần rất nhiều thời gian và nguồn lực thực hiện, nên các nhà lãnh đạo có thể xem xét sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp để giúp theo dõi tiến trình thực hiện hệ thống KPI thường xuyên hơn.
4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT
Ghép con số (số lượng, doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ suất sinh lợi, tăng trưởng doanh thu), chất lượng (đánh giá từ khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi) và thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi) vào mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG ở trên.
NÊN đặt mục tiêu HIỆU SUẤT sau, không nên đặt ngay từ đầu vì không biết thực tế cụ thế những chỉ số đó như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp mình, nên sau khi đo lường có kết quả thì thiết lập mục tiêu Hiệu suất sẽ chính xác và khả thi hơn.
Có thể đặt mục tiêu hiệu suất dựa trên kinh nghiệm của nhà lãnh đạo, số liệu chính thức, tham khảo từ những năm/ quý trước của doanh nghiệp để đặt mục tiêu.
Ngoài ra cũng cần xem xét mức độ thách thức khi đề ra mục tiêu hiệu suất trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Mức độ thách thức của các mục thiêu Hiệu suất này nên đặt tùy bối cảnh và niềm tin của đội ngũ.
5. Họp hiệu suất
Bước Họp hiệu suất này giúp KPI giống như nhịp tim “sống” trong doanh nghiệp. Có 3 nội dung chính sẽ thực hiện trong cuộc Họp hiệu suất cho doanh nghiệp:
- Cập nhật tình hình đã hoàn thành bao nhiêu % KPI, xu hướng KPI đang tăng hay giảm, có bám theo mục tiêu Định hướng đã đề ra trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp không.
- Xác định những rào cản, những vấn đề bất khả thi gặp phải khi thực hiện. Và tìm hiểu nguyên nhân KPI đang đi theo xu hướng đó
- Đề xuất những sáng kiến giải quyết vấn đề đã xác định, phân tích trên.
Tần suất thực hiện các cuộc họp hiệu suất về cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp: đối với KPI công ty họp 1 tháng/ lần. KPI phòng ban nên họp mỗi tuần (nếu dữ liệu đo lường, chỉ số tháng không thay đổi thì cuộc họp sẽ xoay quanh giải quyết vấn đề và sáng kiến).
3.2. Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh
Các loại KPI cho nhân viên kinh doanh:
- KPI tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí,… -> đo lường hiệu quả về mặt tài chính mà nhân viên kinh doanh thực hiện được
- KPI hoạt động: Số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng,… -> đo lường hiệu quả về hoạt động của nhân viên kinh doanh
- KPI chất lượng: Tỷ lệ khách hàng hài lòng, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu,… -> đo lường hiệu quả về chất lượng dịch vụ, khả năng tư vấn, thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh
Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh:
1. Thiết lập mục tiêu định hướng
Mục tiêu định hướng này cần đi đúng hướng để góp phần, hỗ trợ hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp: Tăng doanh thu 20% trong năm 2023
=> Mục tiêu của nhân viên kinh doanh: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh -> đặt KPI chất lượng
Mục tiêu định hướng của nhân viên kinh doanh này rõ ràng, có hỗ trợ với mục tiêu chung của doanh nghiệp, có liên kết với chiến lược thực thi của phòng kinh doanh -> Phù hợp, có khả năng thực hiện được & có quan trọng với nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp.
2. Lựa chọn KPI
Sau khi thiết lập Mục tiêu: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh.
Chúng ta sẽ mô tả kết quả kỳ vọng: 90% khách hàng nhận được khảo sát sẽ tham gia khảo sát; 75% khách hàng tham gia khảo sát nói là họ hài lòng; điểm khảo sát đạt mức trung bình là 3.5 (trên thang điểm 5)…
Sau đó chúng ta sẽ lựa chọn 1 số KPI phù hợp nhất (chỉ nên từ 1-2 cái để đảm báo thực hiện tốt nhất)
3. Đo lường KPI
Thực hiện Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện hệ thống KPI như đã đề cập bên trên sau đó tiến hành đo lường.
Với mục tiêu này có thể thu thập dữ liệu để đo lường thông qua form khảo sát (hoặc cuộc gọi phản hồi) mà nhân viên kinh doanh gửi cho khách hàng sau khi tư vấn.
Chọn cách đo lường hệ thống KPI chất lượng này theo phương pháp định lượng với công thức tính:
Số khách hàng hài lòng/ Tổng số khách hàng điền form (hoặc nhận cuộc gọi) x 100%
Quá trình này gặp rất nhiều khó khăn khi thực hiện vì nếu bản thân nhân viên kinh doanh thực hiện sẽ dễ dẫn đến thiếu sót, không minh bạch, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của họ. Cần một bộ phận riêng biệt hoặc công cụ để hỗ trợ thực hiện, đơn giản hóa công đoạn này và đảm bảo không thiếu sót, đạt được hiệu quả nhất.
Tham khảo thêm Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT
Giả định tình hình hiện tại của nhân viên kinh doanh: Hiện có 65% khách hàng hài lòng với dịch vụ của nhân viên kinh doanh này.
Trong quá trình xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh này thì việc thiết lập mục tiêu hiệu suất có thể xem xét, cân nhắc như sau:
- Đặt mục tiêu Hiệu suất để cải thiện tình trạng hiện tại: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 70%.
- Đặt mục tiêu Hiệu suất để nhân viên kinh doanh đột phá: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 80%.
5. Họp Hiệu suất:
Với mục tiêu đã thiết lập cho nhân viên kinh doanh doanh, thì phòng kinh doanh nên thực hiện họp hiệu suất 1 tuần/ lần để chia sẻ, cập nhật tình hình nhanh chóng nhất, xác định phân tích các rào cản, bất cập trong công việc để đưa ra sáng kiến hoặc cân nhắc thay đổi chỉ số của hệ thống KPI theo tình hình.
3.3. Lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Một số lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp, đó là KPI cần:
- Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
- Phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp
- Cụ thể, có ý nghĩa, có thể đo lường được
- Có thể so sánh, truy xuất được
- Thống nhất giữa các bộ phận, cá nhân trong phòng ban của doanh nghiệp
- Cẩn thận với các KPI không có ý nghĩa (KPI vanity) vì các chỉ số này không giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định cải thiện hiệu suất.
- Được phổ biến, truyền thông rộng rãi cho các bộ phận, cá nhân, các bên liên quan trong doanh nghiệp.
Sử dụng các bước trên để bắt đầu cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp và đạt được hiệu suất tối ưu, có sự tăng trưởng và tạo sức bền cực hạn cho doanh nghiệp.
Đọc thêm bài viết “10 chỉ số KPI quan trọng nhất đánh giá sức khỏe công ty bạn” tại đây.
4. Một số phương pháp hỗ trợ triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng, có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, điều này rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, nguồn lực, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Dẫn đến có tới 70% tổ chức tại Việt Nam thất bại khi triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
Một số anh chị chủ doanh nghiệp có nền tảng kiến thức chuyên sâu lựa chọn tham gia nhiều khóa học hoặc sự trợ giúp của chuyên gia về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Đây cũng là một lựa chọn tốt nếu các anh chị vận dụng được lý thuyết vào thực tế, truyền đạt cho toàn bộ nhân viền và triển khai cho doanh nghiệp. Nhưng nó vẫn sẽ không là một bài toán dễ dàng.
Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả và thiết thực hơn đó là nên sử dụng sự trợ giúp từ Phần mềm KPI – một công cụ giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của doanh nghiệp.
Hoặc sử dụng hỗ trợ từ AI để triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp cũng là một lựa chọn để các anh chị chủ doanh nghiệp thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản với AI
Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng có thể sử dụng bảng chỉ số Scorecard – một công cụ tinh giản và đơn giản hóa hệ thống KPI, cũng có vai trò theo dõi và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp, từng phòng ban và cá nhân trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra.
5. Tinh gọn cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp với phần mềm Simplamo
5.1. Giới thiệu scorecard – phiên bản đơn giản hơn về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.
Scorecard biểu thị hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.
Các anh chị chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Scorecard cho doanh nghiệp mình trên phần mềm Simplamo – xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh tại đa dạng lĩnh vực, mong muốn triển khai BSC, OKR, và thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
Bảng Scorecard này sẽ cung cấp thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, từ việc xác định tình hình sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả, tạo ra sự rõ ràng và mạch lạc, tập trung vào kết quả. Để tổ chức dễ dàng đo lường hiệu suất tổng thể của mình.
5.2 Các bước xây dựng scorecard cho doanh nghiệp
Scorecard gồm hai cấp độ: cấp công ty và cấp phòng ban. Các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.
Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:
- Tên chỉ số
- Chỉ tiêu của chỉ số
- Tên người phụ trách
- Số liệu đo lường hàng tuần, (với màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt)
5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard
- Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
- Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
- Bước 3: Rút gọn danh sách
Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 – 5 chỉ số cho cấp phòng ban).
- Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số
Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.
- Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ.
Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard sẽ đơn giản, và có thể dễ dàng, nhanh chóng thực hiện chỉ từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Hãy xem thêm hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể Tại đây.
Khi doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chỉ số KPI được tinh giản bằng bảng Scorecard của riêng mình. Đây cũng là lúc xác định được việc doanh nghiệp cần làm, cũng như hệ thống được công tác đo lường, đánh giá thường xuyên, để nắm giữ mọi thứ không bị thả trôi.
Nếu các anh chị muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý doanh nghiệp và xây dựng OKR-KPI, anh chị có thể dành thời gian đọc thêm các bài viết liên quan khác trên trang web simplamo.com của chúng tôi.
Tìm hiểu Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tại đây
—–
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
