OKR: Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công

Phương pháp OKR hiện nay là một phương thức quản trị doanh nghiệp nổi tiếng, được hầu hết tất cả các chủ doanh nghiệp quan tâm và biết đến. OKR được biết đến như một công cụ mạnh mẽ để các tổ chức thiết lập, quản trị mục tiêu, theo dõi tiến độ và đạt được hiệu quả. Không chỉ vậy, OKR còn có thể áp dụng vào hầu hết tất cả loại hình, quy mô doanh nghiệp, dù là công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa – nhỏ, SMEs hay doanh nghiệp lớn.

Hiểu và triển khai đúng OKR, gần như cam kết về tương lai tăng trưởng, phát triển và thành công cho doanh nghiệp. Vì vậy bài viết này, sẽ đem đến những thông tin căn bản, hữu ích về OKR là gì và cách triển khai để có hiệu quả tối đa.

1. OKR là gì

OKR (Objective and Key Result – tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp và tổ chức trên thế giới để thiết lập mục tiêu rõ ràng, theo dõi, đo lường đươc các mục tiêu đề ra.

Theo ông John Doerr – tác giả của cuốn sách Measure What Matters bán chạy nhất theo New York Times nói về OKR:

OKRs là “Mục tiêu và Kết quả chính” là một phương pháp thiết lập mục tiêu hợp tác được các nhóm và cá nhân sử dụng để đặt ra các mục tiêu đầy thách thức, đầy tham vọng với kết quả có thể đo lường được. Cho dù nói về hoạt động văn phòng, công nghệ phần mềm, tổ chức phi lợi nhuận hay hơn thế nữa… OKR đều hoạt động giống nhau trong việc đặt mục tiêu ở nhiều cấp độ công ty.

2. Phương pháp OKR

Phương pháp OKR gồm 2 thành phần chính:

Objective – Mục tiêu: Hiểu đơn giản, Mục tiêu là những gì cần đạt được, không hơn không kém. Mục tiêu là quan trọng, cụ thể, mang tính định hướng hành động và (lý tưởng) truyền cảm hứng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Khi được thiết kế và triển khai hợp lý, chúng sẽ là liều thuốc chống lại lối suy nghĩ mơ hồ và việc thực thi không hiệu quả.

Key Results – Kết quả then chốt: Là những chỉ số, cột mốc, con số cụ thể mang tính định lượng, đo lường được, thể hiện mức độ/ tiến độ đạt được của mục tiêu. Kết quả then chốt hiệu quả là phải cụ thể, có giới hạn thời gian và thực tế – có thể đạt được. Trên hết, chúng có thể đo lường được và kiểm chứng được.

3. Lợi ích của việc sử dụng OKR

Một vài lợi ích nổi trội mà doanh nghiệp có thể thấy rõ nhất khi đưa OKR vào tổ chức:

• Tăng cường sự Tập trung: OKR giúp doanh nghiệp định hướng, xác định được trọng tâm rõ ràng cho toàn bộ bộ máy để dồn lực, tập trung vào những mục tiêu ưu tiên, quan trọng nhất. Tránh phân tán nguồn lực vào những vấn đề không thiết yếu hay không phải ưu tiên hàng đầu. Vì đặt OKRs có giới hạn số lượng, chỉ nên có tối đa 3 Mục tiêu (O), mỗi mục tiêu không nên quá 5 Kết quả chính (KRs)
• Hình thành sự minh bạch, rõ ràng trong tổ chức: Có thể coi là OKR giúp xây dựng văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp vì OKR được chia sẻ công khai, rõ ràng trong toàn tổ chức. Từ đó, nhân viên có thể nắm rõ mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức, cũng như kế hoạch và công việc của từng phòng ban, cá nhân. Kết hợp sự minh bạch cùng với việc thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ, còn giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của mọi người và đảm toàn bộ đội ngũ đều đi đúng hướng.
• Nâng cao sự gắn kết, cam kết: Công việc, mục tiêu của cá nhân được thiết lập phù hợp OKR của họ, liên kết với mục tiêu chung của phòng ban, công ty, hướng tới việc hỗ trợ hoàn thành OKRs cấp trưởng nhóm, giám đốc… Khiến mọi người đều biết mục tiêu của mình ảnh hưởng đến Mục tiêu của tổ chức như thế nào, giờ đây tất cả các công việc đều là có ý nghĩa, không việc nào dư thừa. Từ đó tạo được động lực, cam kết gắn bó cao hơn trong công việc, khi mọi người biết mình có đóng góp cho công ty, bảo đảm đội ngũ nhân sự có chung một định hướng.
• Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Đội ngũ nhân sự được khuyến khích linh hoạt, thích ứng khi hoàn cảnh có thay đổi, bằng cách điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với OKR được xây dựng. Nếu một mục tiêu cụ thể không mang lại kết quả như mong muốn, có thể điều chỉnh lại, thay đổi OKR thích hợp để đáp ứng tình hình hiện tại.
• Cải thiện sự theo dõi, đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Ban lãnh đạo thông qua OKR với các chỉ số trong đó, đánh giá các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu được đề ra. Như vậy những phản ánh của ban lãnh đạo được dựa trên số liệu rõ ràng, đem đến sự khách quan và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cho người thực hiện.
• Đem đến kết quả vượt bậc: OKR cho phép toàn bộ tổ chức tập trung vào cùng một mục tiêu, cam kết vào những điều quan trọng, liên kết chặt chẽ với nhau và biết các sử dụng hợp lý các nguồn lực. Lúc này nền móng đã được chuẩn bị sẵn sàng, đã đến lúc chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo, quản lý tận dụng để phát huy tối đa tiềm năng, đưa doanh nghiệp mình đạt tới những kết quả ấn tượng, có thể vượt ngoài cả sự mong đợi.

Bên cạnh đó, ông John Doerr cũng từng chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn tại Harvard Business Review, rằng OKRs có 5 lợi ích chính, được viết tắt là F.A.C.T.S (Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching – Tập trung, Điều chỉnh, Cam kết, Theo dõi, Kéo giãn). 5 lợi ích này tương ứng với bốn quyền lực được đề cập đến trong cuốn sách Measure What Matters của tác giả John Doerr.

4. Cách xây dựng OKR

Để xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định mục tiêu (Objectives): Bước đầu tiên là xác định các mục tiêu tổng quát cho tổ chức. Các mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, tốt nhất nên đáp ứng tiêu chuẩn SMART.
2. Xác định kết quả then chốt (Key results): Sau khi xác định được mục tiêu, cần xây dựng các kết quả then chốt để đo lường mức độ đạt được của mục tiêu. Các kết quả then chốt cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn, vẫn nên xây dựng theo tiêu chuẩn SMART để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
3. Phân bổ OKR cho các bộ phận và cá nhân: Sau khi xác định OKR chung cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần phân bổ OKR cho các cấp độ khác nhau trong tổ chức (bộ phận và cá nhân). Các OKR ở cấp độ thấp hơn cần phải hỗ trợ cho các OKR ở cấp độ cao hơn. Và nên được phân bổ phù hợp với năng lực và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân.
4. Xây dựng kế hoạch hành động: Sau khi xác định Objectives và Key results, cần xây dựng kế hoạch hành động để thực hiện mục tiêu. Kế hoạch hành động cơ bản cần bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm.
5. Theo dõi và đánh giá OKR: Sau khi triển khai OKR, cần theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện OKR, đạt được mục tiêu. Việc đánh giá OKR giúp doanh nghiệp và tổ chức xác định được những mục tiêu nào đã đạt được, những mục tiêu nào cần điều chỉnh và những mục tiêu nào cần bổ sung. Để kịp thời điều chỉnh hoạt động của mình và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

5. Các lưu ý khi xây dựng và triển khai OKR

Khi xây dựng và triển khai OKR, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Xây dựng OKR cần dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.
• OKR cần được tham gia xây dựng bởi tất cả lãnh đạo các cấp và nhân viên.
• Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh OKR phù hợp để kịp thời đáp ứng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Đọc thêm: 5 sai lầm OKR “thịnh hành” nhất tại Việt Nam và cách phòng tránh chúng

Những vấn đề tưởng chừng như đơn giản lại rất khó để thực hiện thủ công một cách đúng đắn và hiệu quả nhất. Bởi vì trong quá trình thực hiện ngoài bước đầu khi phải thay đổi tư duy của toàn bộ đội ngũ, truyền tải được thông điệp về OKR cho toàn nhân viên, vận động mọi người cũng chung tay thực hiện…

Đến lúc bắt tay vào thực hiện cũng cần cả một quá trình, khi có thể gặp rất nhiều rủi ro bất chợt, chệch hướng… Kể cả đến cuối chu ky việc theo dõi, đo lường cũng không hề thuận lợi khi chủ doanh nghiệp thường mắc phải vấn đề là không kiểm tra, đánh giá thường xuyên, theo tuần, đến cuối cùng mọi thứ sai lệch quá nhiều và không kịp để cứu vãn.

Đó là những nguyên nhân tưởng chừng không đáng nhắc tới nhưng lại là những nguyên nhân chính, hết sức phổ biến dẫn đến sự thành bại cho doanh nghiệp khi áp dụng OKR vào tổ chức.

Vì vậy, để gia tăng % thành công và đảm bảo đạt được hiệu quả khi áp dụng OKR vào doanh nghiệp. Ban lãnh đạo thực sự nên xem xét sử dụng những công cụ, phần mềm hỗ trợ để vừa rút ngắn thời gian, công sức, lại vừa đảm bảo có kết quả tích cực.

6. Simplamo – Phần mềm giải pháp thực thi OKR cho doanh nghiệp

Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI và mong muốn có một cấu trúc chuẩn, nâng cao hiệu suất để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hàng năm.

Không chỉ vậy, Simplamo cũng đem đến cho doanh nhìn một góc nhìn đa chiều hơn, từ tổng quan đến chi tiết, cũng như có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn, khung vận hành mẫu. Dễ dàng đưa vào sử dụng cho toàn bộ đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, thống nhất và đảm bảo đem đến sự thay đổi tích cực, hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng.

Tư duy của Simplamo

• Cách xây dựng mục tiêu OKR hàng quý tập trung vào điều quan trọng, tính năng gợi ý cách xây dựng đúng và đủ. Cách phân rã OKR hàng quý thành từng mốc milestone thông minh, dễ dàng đo lường tiến trình và nhận diện vấn đề.
• Khung xây dựng sơ đồ tổ chức kết hợp vai trò trách nhiệm cho từng vị trí, đảm bảo giao OKR/KPI đúng người đúng việc
• Khung cuộc họp review OKRs hàng tuần và giải quyết vấn đề kịp thời, đảm bảo OKRs luôn trong tầm kiểm soát và đúng tiến độ
• Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, tập trung thể hiện những thông tin quan trọng, giúp dễ dàng theo sát tiến trình thực thi của đội ngũ và nhận diện vấn đề gây cản trở.

Phương pháp OKR là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình và cá nhân tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, thúc đẩy sự tham gia, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả thực hiện. Tuy nhiên, để áp dụng OKR hiệu quả, cần hiểu rõ về phương pháp này và thực hiện đúng các bước xây dựng, triển khai OKR.

Vì vậy Simplamo hy vọng bài viết này cung cấp đủ những thông tin, kiến thức cần thiết và hữu ích cho các chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo tham khảo. Simplamo chúc các doanh nghiệp áp dụng OKR thành công.

Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách áp dụng OKR từ Simplamo: Tại đây

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up