Trong quá trình hình thành và phát triển, ngoài việc luôn tập trung vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đón nhận các cơ hội để mở rộng xung quanh hệ sinh thái của mình nhằm cung cấp trọn vẹn bộ giải pháp cho khách hàng từ A đến Z.
Từ đó, dẫn đến thách thức quản trị vận hành cùng lúc nhiều công ty con trong tổng thể hoạt động của công ty mẹ (chúng tôi xin phép dùng chữ “Tập đoàn hoặc Group” – tên thường được gọi hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam).
Bài viết hôm nay sẽ tập trung khai thác khía cạnh khung quản trị tập trung hiệu quả cho doanh nghiệp có nhiều công ty con.
I. Thách thức quản trị nhiều công ty con
Nhằm tối ưu hóa nguồn lực, hoàn thiện hệ sinh thái của mình và cung cấp các giải pháp hoàn chỉnh cho khách hàng, nhiều doanh nghiệp ban đầu mở thêm các mảng kinh doanh mới, sau đó quy mô ngày một lớn và họ phải thành lập các công ty con. Mỗi công ty con phụ trách một mảng riêng biệt và tất cả hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau thành một tập đoàn.
Khi quy mô nhân sự ngày một tăng (dao động từ 15-30 nhân sự/công ty con và số nhân sự tổng tăng dần trên 100 người), các thách thức xuất hiện nhiều hơn, đòi hỏi nhà lãnh đạo tập đoàn phải thật quyết đoán và có khả năng giải quyết vấn đề tốt.
Các thách thức này ban đầu xuất hiện ở một vài vấn đề riêng lẽ, khi không được giải quyết tận gốc sẽ trở thành các vấn đề lớn, gây bất đồng quan điểm và cạnh tranh lợi ích lẫn nhau. Sau đây là các dấu hiệu thường gặp:
- Bất đồng quan điểm trong nội bộ công ty mẹ với các công ty con
- Khi có vấn đề phát sinh không ai đứng ra chịu trách nhiệm
- Chiến lược các công ty con không nhất quán và không đồng bộ với công ty mẹ
- Không có sự phối hợp thực thi mục tiêu chung hiệu quả, phải cử người đi đốc thúc nhắc nhở thường xuyên
- Văn hóa nội bộ chưa rõ nét, nhân sự ra vô liên tục
- Nhân sự level C rời đi nhanh chóng vì bộ máy vận hành quá phức tạp, rời rạc
- Bộ máy nhân sự cồng kềnh trong khi doanh thu tăng trưởng chậm, lợi nhuận ngày càng thấp
Có thể thấy, các dấu hiệu này đến từ việc chưa có một cách thức quản trị chung nhất và đồng bộ. Mỗi công ty con quản trị theo một cách riêng biệt, tùy vào “style” của mỗi CEO, chủ tịch tập đoàn sẽ không thể kiểm soát mọi hoạt động hiệu quả và suốt ngày phải chạy theo từng công ty con để giải quyết vấn đề. Đội ngũ rối loạn, mất kết nối, gia tăng các công việc lãng phí và làm chậm sự phát triển tổng thể trong toàn bộ doanh nghiệp.
Áp lực đè nặng lên chủ tịch tập đoàn khi quản trị nhiều công ty con
Như vậy, để giải quyết thực trạng này, các tập đoàn cần một khung vận hành đồng bộ để áp dụng cho tất cả các công ty con, tạo một nhịp làm việc đều đặn và thông tin được trao đổi liền mạch trong nội bộ (từ chiến lược dài hạn cho đến mục tiêu hàng quý).
II. Lời giải đến từ khung vận hành đồng bộ
“Khung vận hành là cách thức một doanh nghiệp vận hành một tổ chức, từ việc triển khai & báo cáo thực hiện mục tiêu, cho đến cách thức phối hợp, trao đổi thông tin và xử lý vấn đề.”
Khi các công ty con trong cùng hệ sinh thái có chung một khung vận hành, chủ tịch tập đoàn sẽ quản trị các công ty con theo một cách chung nhất, hệ thống và đồng bộ.
Cấu trúc của khung vận hành:
- Bắt đầu từ bảng Tầm nhìn – Chiến lược rõ ràng và thống nhất: Tầm nhìn về định hướng phát triển của tập đoàn, sự đóng góp của các công ty con và các mục tiêu chính tại mỗi thời điểm nhất định (10 năm – 3 năm – 1 năm). Cùng với các giá trị cốt lõi làm nền tảng cho văn hóa tập đoàn.
- Thống nhất sơ đồ trách nhiệm: Hệ thống lại sơ đồ tổ chức của tập đoàn và từng công ty con, trong đó các vai trò/trách nhiệm của từng vị trí phải được minh bạch và dễ nắm bắt để tạo tính giải trình trong công việc và phối hợp làm việc hiệu quả. Xóa bỏ sự phức tạp và chồng chéo chức năng thường thấy.
- Phân rã mục tiêu năm thành các mục tiêu quý, để dễ đo lường và đánh giá khả năng đạt được mục tiêu năm. Các mục tiêu phân rã từ tập đoàn xuống đến các công ty con một cách hệ thống, chặt chẽ và thường xuyên họp mặt định kỳ để đảm bảo không có sự “lệch pha” trong quá trình thực thi.
- Tổng hợp bảng chỉ số hoạt động kinh doanh để nắm chắc mọi diễn biến đang xảy ra tại các công ty và từng phòng ban cụ thể. Bảng chỉ số này được cập nhật đều đặn mỗi tuần để ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra các dự đoán ngắn hạn, hạn chế tối đa thiệt hại.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần để liên tục rà soát và ghi nhận mọi hoạt động trong tuần, từ thực thi mục tiêu cho đến các phản hồi từ khách hàng, thị trường và nội bộ. Việc họp mặt nhau mỗi tuần cũng đảm bảo các thành viên có cùng chung cách nghĩ về mục tiêu doanh nghiệp và kịp thời giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Trên đây là cấu trúc của một khung vận hành đơn giản mà tập đoàn có thể áp dụng đồng bộ cho các công ty con của mình, được minh họa cụ thể bởi sơ đồ sau:
Khi tập đoàn rõ ràng về hướng phát triển lâu dài, các mục tiêu ngắn hạn của công ty con hỗ trợ và phục vụ cho công ty mẹ, liên tục quan sát được sự biến đổi chỉ số kinh doanh hàng tuần và giải quyết hiệu quả các vấn đề thông qua cuộc họp, cả tập đoàn sẽ như một đoàn tàu mạnh mẽ luôn tiến về phía trước, phá tan mọi trở ngại trên hành trình chinh phục tầm nhìn của mình.
III. Giải pháp phần mềm Simplamo – Khung vận hành được các tập đoàn Việt tin dùng
Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Simplamo đi từ tổng quan đến chi tiết và tạo nên tính logic hệ thống cho doanh nghiệp, bằng cách xây dựng các mục tiêu OKR & KPI dựa trên Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm cụ thể.
Bên cạnh việc cung cấp khung vận hành chuẩn cho tập đoàn, các tính năng trên Simplamo rất dễ sử dụng, thao tác nhanh gọn, giao diện thân thiện với người dùng và có cả app trên mobile.
Các lợi ích khi áp dụng khung vận hành trên Simplamo:
- Quản trị các công ty con chung nhất, đồng bộ, hệ thống trên một nền tảng
- Kiểm soát mọi hoạt động, mục tiêu, chỉ số, vấn đề chỉ bằng vài thao tác đơn giản
- Giảm số lượng cuộc họp và thời gian lãng phí cho mỗi cuộc họp, dành thời gian làm việc quan trọng
- Nhanh chóng truy vấn báo cáo cuộc họp ở bất kỳ công ty con nào, nắm bắt tình hình đội ngũ xử lý vấn đề tại mọi thời điểm
- Dễ dàng tuyển dụng nhân tài level C vào quản trị vì mọi thứ đã có khung và rất bài bản
- Dễ dàng hội nhập nhân sự mới, chuyển giao công việc và giải phóng lãnh đạo
- Set up các công ty con mới nhanh chóng, bài bản, nhập làn với công ty mẹ và công ty con khác
1. Việt An Group
Được thành lập từ năm 2010, Việt An Group hiện có 8 công ty con trong hệ sinh thái, hoạt động trong lĩnh vực TM-DV Trạm Quan trắc môi trường tự động. Bên cạnh trụ sở chính tại Tp.HCM, các văn phòng đại diện và chi nhánh của Việt An còn có mặt tại nhiều tỉnh thành trên cả nước, tạo nên áp lực rất lớn trong việc điều hành cho Chủ tịch Nguyễn Hoài Thi lúc bấy giờ.
Anh Thi từng áp dụng rất nhiều mô hình quản trị như KPI, OGSM nhưng không thành công vì quá phức tạp và thủ công. Khi đó hoạt động tại các công ty con khá riêng lẽ và không có cách nào tổng hợp trên một phần mềm quản trị chung.
Cho đến khi triển khai phần mềm Simplamo vào năm 2021, Việt An Group có được khung vận hành hệ thống, bài bản áp dụng cho toàn tập đoàn, hệ thống mục tiêu phân rã khoa học, kết nối chặt chẽ, dễ dàng theo dõi các bảng chỉ số kinh doanh trên một màn hình và có nhịp họp đều đặn hàng tuần, giúp Việt An xây dựng nên văn hóa làm việc sôi nổi, tích cực và quyết liệt vì mục tiêu chung.
2. Lê Vỹ Group
Được thành lập từ năm 2007, bên cạnh mảng kinh doanh chính là SX-TM-DV vật liệu chịu lửa, Lê Vỹ Group còn có các công ty thành viên kinh doanh vật tư ngành đúc, sản phẩm tiêu hao cho ngành Thép, đá quý, đá phong thủy và thiết kế thi công, dịch vụ kỹ thuật.
Anh Lê Đức Hùng – Chủ tịch Tập đoàn Lê Vỹ mong muốn tìm kiếm một khung vận hành chuẩn để quản lý doanh nghiệp của mình, tăng hiệu suất công việc. Sau hơn một năm áp dụng Simplamo, giờ đây anh đang vận hành 6 công ty con rất hệ thống, bài bản và doanh thu tăng trưởng mỗi năm bất kể nền kinh tế khó khăn.
3. Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn
Bệnh Viện Chuyên Khoa Răng Hàm Mặt Sài Gòn là Bệnh viện Răng Hàm Mặt tư nhân đầu tiên tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Hệ thống bệnh viện bao gồm 16 chi nhánh tại Tp.HCM, Cần Thơ và Mỹ Tho.
Vận hành 16 chi nhánh phân bổ ở nhiều vị trí địa lý khác nhau mang đến nhiều khó khăn và thách thức cho ban lãnh đạo: triển khai mục tiêu không đạt, không đồng bộ, đội ngũ không gắn kết, rời rạc và quá nhiều cuộc họp lãng phí gây mất thời gian.
Áp dụng Simplamo từ cuối năm 2022, Bác sĩ Nguyễn Quang Tiến – Chủ tịch BV có một khung vận hành chuẩn, đồng bộ để quản lý hiệu quả 16 chi nhánh, nắm bắt mọi hoạt động đang diễn ra và theo sát tiến trình thực thi mục tiêu của đội ngũ. Từ đó, bác sĩ có nhiều thời gian hơn để mở thêm nhiều chi nhánh mới.
IV. Simplamo phù hợp với Doanh nghiệp có đặc điểm gì và cách thức triển khai như thế nào?
1. Sự phù hợp của Simplamo với Doanh nghiệp
Không chỉ là phần mềm, Simplamo tích hợp tư duy quản trị hiện đại với các công thức xây dựng mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu dễ dàng triển khai cho toàn đội ngũ. Với tính đơn giản, hệ thống và bài bản của mình, Simplamo rất phù hợp với các doanh nghiệp có đặc điểm như sau:
- Doanh nghiệp đã có mô hình kinh doanh nhưng chưa ổn định về mặt cấu trúc, đang quản trị cảm tính và phụ thuộc khá nhiều vào Chủ doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có quy mô từ 30 – 250 nhân sự, sự phức tạp tăng dần theo số lượng nhân sự và số lượng khách hàng/dự án.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/công ty con, cần quản lý đồng bộ, hệ thống, triển khai mục tiêu hiệu quả và kết nối đội ngũ khắp mọi miền đất nước.
- Doanh nghiệp muốn tập trung vào việc thực thi mục tiêu hiệu quả, đạt được tầm nhìn, tối ưu hiệu suất làm việc, giảm các cuộc họp lãng phí và gắn kết đội ngũ.
Hiệu quả mang lại:
Simplamo giúp doanh nghiệp có một khung vận hành chuẩn, bài bản, tập trung vào thực thi mục tiêu hiệu quả, kiểm soát tốt hoạt động doanh nghiệp, giảm chi phí lãng phí và tăng trưởng doanh thu từ 30% mỗi năm.
2. Cách thức triển khai Simplamo:
Ban đầu, khi đến với Simplamo, chủ doanh nghiệp sẽ được tham gia buổi demo tính năng miễn phí với chuyên viên của Simplamo. Tại buổi này, Simplamo sẽ tìm hiểu kỳ vọng, đánh giá sự phù hợp và đề ra lộ trình triển khai hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Quá trình triển khai sẽ có sự đồng hành của chuyên gia Simplamo nhiều năm kinh nghiệm cùng với đội ngũ support 24/7. Bao gồm 4 buổi triển khai liên tiếp trong 4 tuần (mỗi tuần/buổi), cung cấp tư duy quản trị đồng bộ và cách thao tác thực hành trên phần mềm, đảm bảo đội ngũ ban lãnh đạo hiểu sâu, hiểu đủ và biết cách xây dựng/phân rã mục tiêu dựa trên Tầm nhìn-chiến lược Doanh nghiệp.
Ngoài ra, Simplamo sẽ định kỳ tổ chức các buổi webinar hướng dẫn cách xây dựng & phân rã mục tiêu, cách lập kế hoạch quý, lập kế hoạch năm và đối thoại nhân sự định kì,… vào các thời điểm tương ứng trong năm. Đảm bảo doanh nghiệp luôn bám sát với việc thực thi mục tiêu, được trao dồi, thực hành kỹ năng liên tục và phát huy tối đa giá trị doanh nghiệp.
“Simplamo biết vận hành doanh nghiệp là một chuyện rất gian nan và đòi hỏi sự kiên trì để mang đến sự thay đổi. Bất cứ khi nào đội ngũ nhân sự hay ban lãnh đạo rời bỏ các nhịp làm việc và bỏ quên mục tiêu thì mọi chuyện sẽ quay trở lại như cũ. Vì thế trong hành trình tạo lập nên thói quen và xây dựng khung vận hành vững chắc cho doanh nghiệp, sẽ luôn có sự đồng hành của Simplamo để biến ước mơ của doanh nghiệp thành hiện thực.”
Đọc thêm bài viết “Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất” tại đây.
Đăng ký nhận buổi demo tính năng Simplamo tại đây.
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up
