BV Răng Hàm Mặt SG – Simplamo là mảnh ghép hoàn hảo nâng cấp OKR, gia tăng hiệu suất công việc

Áp dụng OKR vào vận hành doanh nghiệp từ năm 2020, bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn (BV RHM) đã xây dựng được hệ thống quản trị mục tiêu OKR cho đội ngũ. Tuy nhiên chỉ với các mục tiêu OKR là chưa đủ – Ban lãnh đạo BV RHM nhận định, vẫn còn nhiều khoảng trống trong quản trị cần lấp đầy, và điều này đã tạo nên “mối lương duyên” tốt đẹp với Simplamo – Phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện tư duy hiện đại chuẩn Hoa Kỳ.

1. Bênh viện Răng Hàm Mặt – OKR là chưa đủ

Bệnh Viện Chuyên Khoa Răng Hàm Mặt Sài Gòn là Bệnh viện Răng Hàm Mặt tư nhân đầu tiên tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp đã không ngừng mở rộng và trang bị đầy đủ các thiết bị chuẩn đoán và điều trị răng miệng hiện đại với 16 chi nhánh đang hoạt động. Bên cạnh đó, BV RHM luôn nâng cao chất lượng chuyên môn, quy trình dịch vụ khẳng định vị trí Nha khoa uy tín hàng đầu tại Việt Nam.

Bắt đầu với mục đích nâng cao năng suất làm việc và đạt được các mục tiêu kinh doanh, BV RHM áp dụng OKR từ năm 2020. Với sự nỗ lực và quyết tâm từ ban lãnh đạo, sau 3 năm kiên trì áp dụng, BV RHM đã đạt được một số mục tiêu trọng. Thế nhưng, như vậy vẫn chưa đủ, theo nhận định từ bác sĩ Nguyễn Quang Tiến – Giám đốc BV RHM.

OKR cung cấp một cách thức xây dựng và phân chia mục tiêu rất logic và giúp phát huy năng lực của nhân viên, nhưng bù lại, bản thân doanh nghiệp đó phải có sẵn một hệ thống quản trị tốt, bao gồm từ Tầm nhìn chiến lược, sơ đồ trách nhiệm cho đến các cuộc họp định kỳ, đó là lý do mà OKR rất thành công trên thế giới nhưng về Việt Nam thì thất bại nhiều. Thấu hiểu điều đó, BV RHM quyết định tìm đến Simplamo để lắp vào những chỗ còn thiếu, phát huy tối đa hiệu quả OKR và giải phóng lãnh đạo.

2. Thách thức hoàn thiện hệ thống vận hành

Trước khi tìm đến Simplamo, BV RHM đang đối mặt với một số thách thức trong vận hành như sau:

• Đang áp dụng OKR nhưng chưa có cách thức theo đuổi và đo lường tiến trình thực thi mục tiêu hiệu quả, các mục tiêu hay bị bỏ sót hoặc hay bị trễ hạn
• Chưa có khung cuộc họp hiệu quả, mất quá nhiều thời gian cho việc họp hành, chủ yếu là họp giải quyết sự vụ, các vấn đề tái đi tái lại nhiều lần
• Lãnh đạo quá tải, ôm đồm quá nhiều việc, không còn thời gian cho bản thân và những dự án lớn

Sau một thời gian tìm hiểu và ấn tượng bởi tính đơn giản, hệ thống cùng với sự tác động mạnh mẽ của Simplamo lên tư duy đội ngũ, BV RHM quyết định áp dụng Simplamo vào đầu tháng 12 năm 2022.

Để xóa bỏ các thách thức và hoàn thiện hệ thống vận hành cho BV RHM, đội ngũ chuyên gia của Simplamo đã dành thời gian hệ thống và số hóa một cách bài bản những gì quan trọng nhất của RHM lên phần mềm. Dưới đây là những điểm nổi bật trong dự án:

• Bắt đầu với sơ đồ trách nhiệm

Với sự hỗ trợ từ Simplamo, hệ thống 16 chi nhánh tại HCM, Cần Thơ và Mỹ Tho cùng rất nhiều phòng ban chức năng khác được thể hiện rõ ràng chỉ trên một màn hình. Mỗi vị trí trên sơ đồ được gắn vào đó 5 vai trò và có một người chịu trách nhiệm chính. Bằng cách này, mỗi nhân viên đều có một cái nhìn tổng quát chung về hệ thống của mình, cách thức phối hợp giữa các phòng ban như thế nào và vai trò của mỗi cá nhân là gì. Minh bạch, rõ ràng là điểm mấu chốt đầu tiên cho một tổ chức khỏe mạnh, là cơ sở để ủy quyền đúng người, giải phóng lãnh đạo và phát huy năng lực của đội ngũ.

• Hoàn thiện hệ thống đo lường: Bảng chỉ số Scorecard – KPI

Không thể tách liền với OKR, KPI là mảnh ghép phù hợp để đảm bảo mọi hoạt động đang diễn ra đúng tiến độ, làm căn cứ đánh giá hiệu suất nhân viên và nhận diện các “nguy cơ” trong tổ chức.

Bắt đầu bằng việc cung cấp hệ tư duy về cách xây một bảng Scorecard đúng và đủ cho doanh nghiệp, chuyên gia Simplamo sau đó đồng hành cùng BV RHM hoàn tất bảng chỉ số trên phần mềm – các chỉ số quan trọng nhất mà Ban lãnh đạo muốn được nắm rõ hàng tuần. Bảng chỉ số sẽ giúp Doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng mông lung, lo lắng và chia nhỏ mọi thứ về sát với thực tế hàng tuần, dễ nhận dạng vấn đề và giải quyết kịp thời.

• Cuộc họp – linh hồn kết nối đội ngũ trong tiến trình thực thi OKR

Trước khi sử dụng Simplamo, cuộc họp là vấn đề nhức nhối trong suốt một thời gian dài tại BV RHM. Với đặc thù 16 chi nhánh nằm rải rác ở nhiều tỉnh thành, việc tập trung ban lãnh đạo vào một cuộc họp, giải quyết vấn đề và truyền thông hiệu quả dường như là việc không thể.

Mất thời gian, mất kết nối, một vấn đề được trao đổi giải quyết nhiều lần không xong làm ảnh hưởng khá nhiều đến tinh thần làm việc của đội ngũ…

Tính năng “Weekly Meeting” của Simplamo giải đáp nút thắt cổ chai của BV RHM chỉ sau 4 lần họp.

Bài toán họp hành tại RHM cũng giống với hầu hết các doanh nghiệp mà Simplamo từng gặp gỡ. Điều doanh nghiệp cần ngay lúc này chính là cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả, có khung, có giới hạn thời gian, dễ dàng review các chỉ số KPI-mục tiêu OKR, giải quyết dứt điểm vấn đề ra được todo, xuất report tự động gửi đến từng người, áp dụng được cho cả họp online và offline. Và tất cả những tính năng này đều có trên Simplamo.

3. Hệ thống chạy tự động chỉ sau 2 tháng áp dụng Simplamo

Sau 2 tháng vận hành doanh nghiệp trên Simplamo, dưới đây là những kết quả ấn tượng mà BV RHM đạt được:

• Hệ thống mục tiêu OKR và chỉ số đo lường KPI được hoàn thiện và thống nhất trên hệ thống 16 chi nhánh
• Hoàn thiện sơ đồ trách nhiệm cho tổng công ty và apply cho 16 chi nhánh, đáp ứng hệ thống mục tiêu đúng người đúng việc, phục vụ cho công tác ủy quyền, giải phóng lãnh đạo và tuyển dụng nhân sự phù hợp
• Giảm 80% thời gian dành cho các cuộc họp (giảm từ 8 giờ xuống còn 90 phút mỗi tuần), tăng hiệu suất cho mỗi cuộc họp, các vấn đề được giải quyết dứt điểm.
• 100% mục tiêu được theo dõi chặt chẽ và đảm bảo hoàn thành đúng hạn bởi đội ngũ.
• Đội ngũ ban lãnh đạo chủ động hơn trong công việc, biết các mục tiêu quan trọng cần tập trung và triển khai hiệu quả cho tuyến dưới.
• Nhờ làm rõ các vai trò trên sơ đồ trách nhiệm, Bác sĩ Tiến có căn cứ để ủy quyền cho đội ngũ, lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để tập đầu tư cho các dự án lớn, mở rộng chi nhánh.

Với khung vận hành bài bản mà Simplamo số hóa và hoàn thiện cho BV RHM (Bảng Tầm nhìn-chiến lược, Sơ đồ trách nhiệm, Bảng mục tiêu OKR, Bảng chỉ số tuần KPI), cuộc họp tuần chính là bàn đạp cho toàn hệ thống chạy tự động mượt mà suốt thời gian qua.

Bằng việc thấu hiểu nhau và có chung cách nhìn cho mọi vấn đề, các mục tiêu OKR của BV RHM ngày một rõ nét, có sự đồng lòng của đội ngũ và cuối cùng là dễ dàng đạt được mục tiêu hơn trước. Đây cũng là điều mà RHM mong muốn ngay từ đầu triển khai dự án với Simplamo.

BV RHM hứa hẹn ngày một lớn mạnh, mở rộng chi nhánh ra nhiều tỉnh thành và nâng cao chất lượng dịch vụ với khung vận hành quản trị bài bản từ Simplamo – Phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện tư duy hiện đại chuẩn Hoa Kỳ.