Mô hình OKRs

OKR là gì? #

OKRs là viết tắt của cụm từ Tiếng Anh Objectives and Key Results, là một phương pháp luận về Quản trị mục tiêu do Andrew Grove – CEO Intel phát triển vào những năm 1970.

Sau đó được John Doerr mang tư duy qua áp dụng tại Google năm 1999. Bên cạnh nhiều tổ chức khác, Google được xem là một doanh nghiệp rất thành công trong việc thiết lập điều ưu tiên, tạo ra sự liên kết nội bộ, tăng tính trách nhiệm và đạt được mục tiêu của mình.

Objectives / Mục tiêu / Định hướng #

• Một mục tiêu sẽ mô tả kết quả cuối cùng bạn muốn đạt trong tương lai, có thiết lập định hướng – hiểu đơn giản đó là một điểm đến trên bản đồ.
• Mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Tôi muốn đi đến đâu?”
• Hãy chắc chắn rằng mục tiêu được viết ra truyền cảm hứng và dễ hiểu đối với tất cả mọi người, chúng không nên mang tính kỹ thuật / chuyên môn quá sâu.

Key Results / Kết quả then chốt #

• Là kết quả bắt buộc hoàn thành, có thể đo lường được nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Các kết quả then chốt sẽ giúp bạn đo lường quá trình thực thi mục tiêu – như những tấm biển chỉ dẫn thể hiện cách thức bạn sẽ đi đến điểm đến của mình như thế nào.
• Nó trả lời cho câu hỏi “Làm cách nào chúng ta đo lường quá trình này?”
• Kết quả then chốt khuyến khích bạn có tham vọng nhưng vẫn thực tế. Và chúng phải chứa giá trị bắt đầu và giá trị đích.

Initiatives / Sáng kiến #

• Là tất cả những dự án hoặc nhiệm vụ sẽ giúp bạn đạt được Kết quả then chốt.
• Chúng trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta làm những gì để đi đến đích?”

Tại sao chọn sử dụng OKRs? #

Sử dụng thành thạo bộ khung tư duy của OKRs có thể tạo ra một cuộc cách mạng hoá thay đổi bạn, đội ngũ của bạn và doanh nghiệp của bạn vận hành. Bên dưới là 5 lợi ích khi áp dụng OKRs:

1. Minh bạch & Liên kết chiến lược: OKR ưu tiên Chiến lược lên hàng đầu, buộc bạn xác định và đối thoại cởi mở với chiến lược của Doanh nghiệp theo cách thức khiến cho mọi người cùng hiểu giống nhau. Các cấp Quản lý và nhân sự sẽ có tất cả bối cảnh cần thiết để liên kết sự nỗ lực của mình với bức tranh lớn. Điều này giúp cho toàn thể tổ chức cùng tiến về phía trước theo định hướng giống nhau.
2. Làm rõ & tập trung vào thực thi: OKR giúp tập trung vào làm điều quan quan trọng bởi OKR chỉ ưu tiên thực hiện những công việc có sự tác động đến bức tranh lớn. Từng đội nhóm và cá nhân biết chính xác những gì doanh nghiệp mong đợi ở họ, từ đó tăng khả năng sắp xếp ưu tiên các nhiệm vụ và nguồn lực một cách hiệu quả. Một khi thứ tự ưu tiên được thiết lập, OKRs cung cấp kết quả đầu ra rõ ràng, có thể đo lường được, đảm bảo mọi cá nhân, đội nhóm và toàn thể doanh nghiệp đang giữ sự tập trung vào những điều quan trọng nhất.
3. Liên tục cải tiến: Không chỉ thiết lập xong rồi lãng quên, tư duy OKR thúc đẩy mọi người liên tục học tập. Bằng quá trình check-ins khuyến khích, tạo động lực thường xuyên, OKRs đảm bảo doanh nghiệp có sự tinh chỉnh, sửa chửa bất cứ nơi đâu và thời điểm nào khi thực sự cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.Quá trình đóng một OKR vào đoạn cuối khung thời gian cũng tạo một áp lực cho đội ngũ tạm dừng lại, suy ngẫm về chúng. Nó cho phép họ thu thập và chia sẻ những bài học trước khi tập trung vào điều gì đó mới. Điều này giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt về những gì cần tập trung tiếp theo.
4. Sự cam kết của nhân viên: Mọi người sẽ đạt được những kết quả nổi bật khi họ gắn bó với một mục tiêu cụ thể. OKR cung cấp mục tiêu đó bằng cách truyền đạt bức tranh lớn hơn một cách rõ ràng và hữu hình. Và khi nhân viên có thể thấy rõ những đóng góp của họ cho sự phát triển của công ty, có thể cộng tác hiệu quả trong những công việc quan trọng, họ sẽ có nhiều khả năng gắn kết và có động lực hơn trong công việc.Đó là tình huống đôi bên cùng có lợi. Nhìn chung, tác động lớn nhất của việc sử dụng OKR là sự chuyển đổi văn hóa từ đầu ra sang kết quả. Và kết quả là OKR tạo ra sự tập trung, trách nhiệm giải trình, tính minh bạch và sự liên kết trong một tổ chức. Kết quả của tất cả điều này là sự gia tăng hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên.

Nguyên tắc của OKRs #

1.Phản hồi nhanh #

Một trong những khía cạnh quan trọng của OKR là người thực hiện cần nhận được phản hồi nhanh về hiệu quả thực thi và liệu họ có đang bám sát vào chiến lược không.

Nếu OKR chỉ được cập nhật hàng tháng, bạn và doanh nghiệp có thể bị dụ dỗ vào cảm giác “an toàn sai lầm”, cho đến tháng thứ 2 – nhiều khi đã quá muộn cho việc sửa chữa những lỗi sai, những vấn đề trở nên trầm trọng hơn.

Mặt khác, việc kiểm tra hàng tuần giúp việc dự đoán các vấn đề trở nên cực kỳ dễ dàng. Khi đó, thách thức là cần phải tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể nhanh chóng chia sẻ cập nhật tiến độ hàng tuần mà không lãng phí một buổi sáng tại nơi làm việc.

2. Kết quả (Outcomes) & Đầu ra (Outputs) #

OKR muốn nhấn mạnh rằng các đội nhóm nên đặt “Kết quả (Outcomes)” của OKR làm trung tâm.

“Đầu ra (Outputs)” được áp dụng đối với các Sáng kiến hoặc Nhiệm vụ (Initiatives/Task) như một phần quan trọng của bức tranh. Các OKRs được liên kết dễ dàng với các Sáng kiến/Nhiệm vụ bao nhiêu, bạn càng có khả năng thực thi được chiến lược của mình tốt hơn bấy nhiêu.

Việc định hướng theo “kết quả (Outcomes)” có nghĩa rằng chúng ta cần bắt đầu mục tiêu với một kết quả mong đợi rõ ràng, sau đó sẽ nhìn lại mọi hoạt động của mình để chắt lọc, tinh chỉnh lại. Vì thế việc thay đổi OKRs (nếu có xảy ra) như là một kết quả dựa trên bài học được rút ra từ bạn.

3. Sự Liên kết, không phải sự trừng phạt #

OKRs sẽ không hiệu quả nếu không được áp dụng tại nơi có một văn hoá đúng đắn, lành mạnh. Đây là yếu tố quan trọng khiến các đội nhóm cảm thấy an toàn khi báo cáo các rủi ro.

“Hãy cho tôi giải pháp, không phải vấn đề” sẽ là một câu nói có hại trong môi trường này, OKR khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm trung thực về việc thực thi của họ, bao gồm cả những vấn đề rủi ro đang gặp phải.

4. “Hợp tác” tốt hơn “Báo cáo” #

Cuối cùng, OKR là việc sử dụng các mục tiêu như một cuộc đối thoại. Bạn có thể tự động hóa một số thứ, nhưng OKR tỏa sáng nhất khi chúng được sử dụng làm phương tiện để tổ chức các cuộc thảo luận tập trung xung quanh định hướng, chiến lược.

Cách thiết lập OKRs #

Việc thiết lập OKRs có thể sẽ tạo ra hoặc phá vỡ sự thành công của mục tiêu đó.

Một OKRs được viết tốt sẽ truyền cảm hứng và hướng dẫn từng đội nhóm/cá nhân hướng đến kết quả mong muốn. Một OKRs được viết tệ hại sẽ làm mất động lực, thiếu định hướng, gây lãng phí thời gian và nguồn lưc.

Bên dưới là 3 Bước cơ bản khi thiết lập OKRs.

Bước 1 – Thiết lập Mục tiêu (Objectives) #

Trước tiên bạn cần tìm hiểu về các loại và các hình thức của Mục tiêu để có cách hiểu và đặt tên mục tiêu chính xác.

Tùy thuộc vào mức độ kéo dài của từng OKR, chúng có thể được phân thành 3 loại như sau:

Mục tiêu cam kết #

• Những mục tiêu cam kết mặc dù vẫn có nhiều thách thức (một đặc điểm cố hữu của bất kỳ OKR thành công nào) nhưng vẫn được kỳ vọng sẽ đạt được 100% đến cuối chu kỳ. Vì vậy, các đội nhóm/cá nhân sẽ phải điều chỉnh nguồn lực và lịch trình của mình để đảm bảo hoàn thành đầy đủ.
• OKRs cam kết thường nhằm mục đích cải thiện hoạt động hàng ngày.
• Một cách ngắn gọn về Mục tiêu cam kết:
  • Mục tiêu khó nhưng có thể đạt được
  • Bối cảnh: Mục tiêu nhằm cải thiện hoạt động hàng ngày
  • Tiêu chí thành công: 100%
• Ví dụ:
• 

Mục tiêu khát vọng: #

• Hay còn gọi là “Mục tiêu vượt trội” hoặc “Mục tiêu kéo dài” thể hiện những mục tiêu đầy tham vọng với mục đích nâng cao giới hạn của mọi người, thiết lập một định nghĩa mới về những gì được coi là có thể.
• Đây là những OKR có thể khiến bạn cảm thấy không thoải mái nhưng hãy đảm bảo rằng đội ngũ bước ra khỏi vùng an toàn của họ.
• Nó thường đại diện cho một dự án mới chưa từng được nhóm thực hiện trước đây, một sản phẩm đột phá được tạo ra, một quy trình sẽ được đổi mới hoàn toàn hoặc thứ gì đó có rủi ro cao nhưng mang lại giá trị lớn.
• Thật vậy, mục đích chính của những OKR đầy khát vọng này là nhằm vượt qua các ranh giới, khuyến khích bạn suy nghĩ lại về công việc của mình, đồng thời kích thích sự sáng tạo và ý tưởng mới. Khi bạn chấm điểm OKR này, điểm dự kiến sẽ vào khoảng 60-70% vào cuối chu kỳ.
• Nói ngắn gọn về mục tiêu khát vọng:
  • Thường được gọi là mục tiêu mở rộng, vượt quá ngưỡng những gì có thể
  • Bối cảnh: Mục tiêu kích thích sự sáng tạo và ý tưởng mới
  • Tiêu chí thành công: 60-70%
• Ví dụ:
  • 

Mục tiêu học tập #

Bên trên bạn đã tìm hiểu về Mục tiêu cam kết và Mục tiêu khát vọng, đây là 2 loại được thảo luận nhiều nhất & nổi tiếng nhất, nhưng chúng không phải là toàn bộ câu chuyện.

OKR cam kết và OKR khát vọng là điều tuyệt vời để đạt được các mục tiêu dựa trên kết quả, thúc đẩy tiến độ và thành tích hướng tới một mục tiêu rõ ràng. Nhưng khi trọng tâm của Doanh nghiệp của bạn là thu thập kiến thức và hiểu biết sâu sắc, chúng tôi sử dụng phương pháp “OKRs học tập”.

Mục tiêu học tập khuyến khích các đội nhóm thử nghiệm và học hỏi khi kết quả được coi là không chắc chắn và tập trung vào việc thu thập kiến thức cũng như thử nghiệm những cách mới để đạt được kết quả. Các trường hợp sử dụng điển hình ví dụ như:

• Sử dụng ngôn ngữ lập trình mới để xác định xem ngôn ngữ đó có hiệu quả hơn hay không;
• Lắng nghe phản hồi từ khách hàng về tính năng mới được triển khai;
• Áp dụng phương pháp làm việc mới của nhóm.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mặc dù OKRs học tập là một công cụ có giá trị để thử nghiệm và thu thập thông tin chi tiết nhưng vẫn có nguy cơ bị sa lầy vào việc phân tích và không thực hiện đủ hành động để mang lại kết quả. Vì vậy, hãy thực hiện chúng một cách khôn ngoan.

• Nói ngắn gọn”
  • OKR học tập khuyến khích các nhóm thử nghiệm và học hỏi khi kết quả được cho là không chắc chắn
  • Bối cảnh: Mục tiêu tập trung vào việc đạt được kiến thức và hiểu biết sâu sắc

Hình thức của Mục tiêu #

Xây dựng, Cải thiện và Đổi mới.

• Một mục tiêu có thể giúp bạn tạo ra một điều gì đó không từng tồn tại trước đây được gọi là Mục tiêu Xây dựng
• Làm cho một điều gì đó đã – đang tồn tại hoạt động tốt hơn được gọi là Mục tiêu Cải thiện.
• Hoặc có thể phải suy nghĩ lại hoàn toàn về điều gì đó đã tồn tại được gọi là Mục tiêu Đổi mới.
• 

Tiêu chuẩn của mục tiêu #

Trong quá trình xây dựng mục tiêu, hãy ghi nhớ các tiêu chuẩn & nguyên tắc sau:

1. Mục tiêu phải ỔN ĐỊNH: Mục tiêu của bạn sẽ là trọng tâm của các đội nhóm, phòng/ban trong quý. Và như vậy, chúng phải ỔN ĐỊNH trong chu kỳ OKRs.
2. Tính định hướng và truyền cảm hứng: Sử dụng ngôn ngữ không chỉ tập trung vào mục tiêu bạn muốn đạt được mà còn thúc đẩy và thu hút nhóm của bạn nỗ lực thực hiện và đạt được mục tiêu đó.
3. Tham vọng nhưng thực tế: OKR đẩy bạn vượt ra ngoài hiện trạng — Mục tiêu của bạn sẽ khuyến khích bạn bước ra khỏi vùng an toàn của mình trong khi vẫn giữ nó thực tế.
4. Có thể hiểu được: Để đảm bảo mọi người hiểu được hướng đi mà họ đang hướng tới, hãy đảm bảo tiêu đề Mục tiêu của bạn rõ ràng và ngắn gọn. Đừng sử dụng thuật ngữ kỹ thuật. Bạn luôn có thể cung cấp thêm ngữ cảnh trong phần mô tả.
5. Không bao gồm chỉ số: Mục tiêu đặt ra bối cảnh và truyền đạt kết quả ưu tiên mà doanh nghiệp muốn đạt được. Vì thế hãy để việc đo lường áp dụng cho các Kết quả then chốt.
6. Tính liên kết: Mục tiêu có thể phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau – nó có thể trực tiếp hỗ trợ cho chiến lược, hỗ trợ cho một mục tiêu khác hoặc góp phần cải thiện chỉ số KPI. Hoặc cũng có thể một mục tiêu không liên kết với bất kỳ mục đích nào cả – một mục tiêu phát triển cá nhân có thể là ví dụ cho trường hợp này.
7. Có giới hạn thời gian: Để đảm bảo bạn đang học hỏi và nỗ lực đạt được kết quả mong muốn, điều quan trọng là phải đặt ra thời hạn cho Mục tiêu của mình, một quý hoặc một năm.

Bước 2 – Thiết lập Kết quả then chốt #

Một khi mục tiêu đã được thiết lập, bước tiếp theo bạn cần làm là tạo các Kết quả then chốt. Điều này sẽ xác định và truyền đạt ý nghĩa của việc đạt được Mục tiêu đó và liệu bạn có khả năng đạt được Mục tiêu của mình hay không.

Các kết quả then chốt phải đảm bảo các yếu tố:

1. Tập trung vào kết quả đầu ra: Đây là kết quả bạn muốn đạt được vào cuối khung thời gian. Hãy nhớ: Kết quả then chốt không phải là nhiệm vụ (tasks) hay việc cần làm (to-do) mà thay vào đó sẽ định lượng xem bạn có đạt được Mục tiêu hay không.
2. Có thể đo lường được: Kết quả then chốt phải có số liệu rõ ràng có thể đo lường được.
3. Có liên quan: Kết quả then chốt của bạn phải cụ thể, phù hợp, có sự liên quan với Mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được.
4. Tham vọng nhưng thực tế: Đừng ngại vượt qua các giới hạn của mình khi đặt Kết quả then chốt để giúp bạn phá vỡ hiện trạng, tuy nhiên hãy thận trọng, đảm báo chúng nằm trong vòng ảnh hưởng của bạn.
5. Cân bằng: Cách tốt nhất là không đặt quá 5 Kết quả then chốt cho mỗi Mục tiêu. Mặc dù có quá ít Kết quả then chốt có thể không mang lại bức tranh toàn cảnh nhưng có quá nhiều Kết quả then chốt sẽ dẫn đến mất tập trung.
6. Kết quả chính có thể THAY ĐỔI: Việc dự đoán rất khó và không có gì lạ khi nhận ra rằng chúng ta đã mắc sai lầm trong mục tiêu của mình (hoặc thậm chí là chúng ta đang sử dụng sai thước đo thành công).

Bước 3 – Thiết lập Sáng kiến #

Khi đã thiết lập xong Mục tiêu và các Kết quả then chốt, bạn đã có được một bức tranh toàn cảnh. Bây giờ là lúc xác định các Sáng kiến – Được hiểu là các Nhiệm vụ, Dự án, các Hành động có thể giúp bạn thúc đẩy đạt được các Kết quả then chốt.

Nếu các kiến của bạn không mang lại hiệu quả mong muốn đối với các kết quả then chốt tương ứng, điều có thể có nghĩa là bạn cần phải suy nghĩ lại về các việc cần làm nhằm cải thiện điều đó. Các sáng kiến của bạn cần phải:

• Cụ thể: Phạm vi cần được xác định rõ ràng, truyền đạt chính xác những gì mong đợi. Bạn nên sử dụng các động từ rõ ràng như: Thiết lập, Viết, Khởi chạy, Truy cập, Phát hành, v.v.
• Trong tầm kiểm soát: Bạn phải có toàn quyền kiểm soát Sáng kiến của mình. Điều đó có nghĩa là bạn có thể hoàn thành chúng trong khả năng.
• Các “sáng kiến” là sự đánh cược: Cuối cùng, sự khác biệt lớn giữa nhóm tập trung vào kết quả/outcome và nhóm tập trung vào “đầu ra/outputs” là những nhóm tập trung vào kết quả thường thoải mái loại bỏ các dự án/sáng kiến/hành động khi cảm thấy không cần thiết. Họ chỉ coi chúng như những vụ cá cược để đạt được những kết quả cụ thể.

Các lỗi cần tránh #

OKR như một cơ bắp cần được rèn luyện, để đạt được OKR đúng cần phải luyện tập. Để đảm bảo bạn tối đa hóa thành công OKR của mình, đây là một số lỗi phổ biến nhất cần chú ý:

1. Không phù hợp với Chiến lược Công ty: Chiến lược làm rõ các ưu tiên và định hướng của tổ chức. Bằng cách điều chỉnh OKRs phù hợp với chiến lược của công ty, bạn sẽ đảm bảo rằng đội ngũ của bạn đang làm những công việc quan trọng nhất.
2. Nhầm lẫn OKR với KPI: KPI giúp bạn quản lý các quy trình và hiệu suất đang diễn ra — hoạt động kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Trong khi OKR được sử dụng để giúp bạn đạt được các Mục tiêu lớn mang tính chuyển đổi. Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa chúng và quản lý mục tiêu của bạn cho phù hợp.
3. Ưu tiên những điều tốt đẹp: Đặt quá nhiều OKR để phản ánh tất cả công việc bạn muốn làm chỉ tạo ra sự thiếu tập trung. OKR hướng mọi người đến sự tập trung, vì vậy nếu công việc đó không quan trọng và khẩn cấp thì đó là điều “có thì tốt” và không đáng để bạn chú ý vào lúc này.Nguồn lực có hạn – sẽ có nhiều giá trị hơn khi bạn tập trung vào 3-5 Mục tiêu được ưu tiên hàng đầu.
4. Tập trung vào Kết quả đầu ra: OKR khuyến khích bạn chuyển từ tư duy đầu ra (Tôi cần làm gì?) sang tư duy kết quả (Tôi muốn đạt được điều gì?). Bằng cách đó, bạn thiết lập được kết quả, đồng thời ghi nhớ bức tranh toàn cảnh hơn, bạn làm việc theo cách ngược lại để đạt được kết quả đó theo cách tốt nhất có thể.
5. Xa đà vào mục tiêu tham vọng: Để tạo ra một mục tiêu có hiệu lực cần tìm kiếm sự cân bằng giữa tham vọng/truyền cảm hứng và thực tế có thể đạt được. OKR khuyến khích bạn đẩy các giới hạn tưởng tượng khi thiết lập mục tiêu nhưng hãy ý thức rằng các giới hạn vẫn tồn tại. Nếu vượt qua ranh giới, các mục tiêu sẽ trở thành “hoang dại”. Hiệu ứng phụ của những mục tiêu bị đòi hỏi quá mức bao gồm ăn mòn văn hoá, giảm động lực và sự cám dỗ tham gia vào hành vi rủi ro hoặc phi đạo đức.

OKR cam kết hay OKR khát vọng #

Nếu Doanh nghiệp của bạn chỉ vừa mới bắt đầu bộ khung OKR hoặc vẫn đang trong giai đoạn triển khai đến đội ngũ – Hiệu quả nhất sẽ là OKR cam kết.

OKR cam kết sẽ giúp làm tăng động lực và sự cam kết của đội ngũ khi một mục tiêu được hoàn thành. Thêm vào đó, các đội nhóm sẽ nhanh chóng phát triển thói quen sử dụng OKR cam kết và kết hợp chúng vào văn hoá làm việc.

Sau đó, khi bạn đã sử dụng tư duy OKR một khoảng thời gian, OKR khát vọng có thể sẽ là điều tuyệt vời.

Tuy nhiên cần có thời gian để thiết lập văn hóa nơi việc hướng tới kết quả. Nó đòi hỏi sự kiên trì, kỷ luật và sự thay đổi trong quan điểm quản lý nhân viên. Vì vậy, trước tiên bạn nên bắt đầu một cách dễ dàng và tập trung vào việc nắm vững phương pháp cũng như đưa ra các quy trình cần thiết để OKR hoạt động.

Thỉnh thoảng, đội ngũ của bạn sẽ cảm thấy làm việc quá sức và chịu áp lực nếu bạn đặt ra các OKR đầy tham vọng ngay lập tức. Kết quả then chốt có tham vọng quá mức sẽ nhanh chóng trở thành cơn ác mộng và làm mất dần động lực thực thi mục tiêu của đội ngũ.

Một phương pháp mới đòi hỏi thời gian để học tập. Bạn có thể tính đến các OKR đầy tham vọng khi nhóm của bạn đã quen với khuôn khổ này và nó có một vị trí trong đời sống công việc hàng ngày của họ.

OKRs được thiết lập tốt #

Dưới đây là một số đặc điểm của OKR được thiết lập tốt:

• Dễ hiểu, ai đọc vào cũng hiểu dù không có chuyên môn thực thi
• Tránh ngôn ngữ quá chuyên môn và những từ viết tắt không xác định.
• Có thể đo lường được và dễ theo dõi trong quý.
• Tập trung vào kết quả và tác động hơn là sản phẩm bàn giao và thời hạn.
• Không bị ràng buộc với việc bồi thường.
• Số lượng OKR & Kết quả then chốt hợp lý
• Ví dụ:

OKRs được thiết lập chưa tốt #

Dưới đây là một số đặc điểm của OKR được thiết lập chưa tốt:

• Chúng dường như chỉ liên quan đến một phần nhỏ của tổ chức.
• Ngôn ngữ mơ hồ hoặc khó hiểu.
• Kết quả chính khó đánh giá tiến độ.
• Trông giống như một bản trình bày khác của lộ trình.
• Chúng được sử dụng để quản lý hiệu suất hơn là liên kết các nhóm.
• Có quá nhiều mục tiêu / kết quả then chốt.

Ví dụ:

OKRs và KPIs #

OKR và KPI là 2 dạng của mục tiêu với mục đích khác nhau. Chúng ta hãy cùng xem xét kỹ hơn về sự khác biệt này:

• KPI như một ngọn đèn soi đường. Chúng là một loại công cụ đo lường hiệu suất nhằm đánh giá sự thành công, đầu ra, số lượng hoặc chất lượng của một quy trình hoặc hoạt động đang diễn ra. Những quy trình hoặc hoạt động này thường đã có sẵn trong đội nhóm và tổ chức của bạn.
• Mặt khác, OKR cung cấp mối liên kết còn thiếu giữa tham vọng và thực tế. Chúng giúp bạn phá vỡ hiện trạng và đưa bạn vào lãnh thổ mới thường chưa được biết đến. Nếu bạn có một giấc mơ lớn, điều gì đó mà bạn muốn tổ chức hoặc đội nhóm của mình đạt được trong tương lai, bạn cần có OKR để đưa bạn đến đó.

Bất kể OKR và KPI có một sự khác biệt rõ về mục đích sử dụng, chúng vẫn có thể phối hợp tốt với nhau. Sự kết hợp này cung cấp cho bạn tất cả các công cụ để quản lý tình trạng của toàn bộ tổ chức nhằm hướng sự hiệu quả cao nhất.

Hãy tưởng tượng tổ chức của bạn lại là một chiếc ô tô và bạn đang lái xe về đích.

• KPI của bạn là những gì bạn sẽ tìm thấy trên bảng điều khiển của ô tô, chẳng hạn như đồng hồ đo nhiệt độ nhiên liệu và động cơ. Đây là những điều bạn cần phải liên tục theo dõi để đảm bảo động cơ của bạn không quá nóng và không bị hết xăng.
• Mặt khác, OKR của bạn giống như lộ trình hướng dẫn bạn đến đích. Đây đều là những mục tiêu tạm thời và sẽ thay đổi theo thời gian. Vì vậy, khi bạn đã vượt qua một cột mốc (hướng tới đích), bạn sẽ tập trung vào cột mốc tiếp theo.

OKRs và Mô hình EOS #

Như bạn đã tìm hiểu về OKR ở bên trên, OKR là một bộ khung tư duy giúp Doanh nghiệp quản trị mục tiêu, hướng tới kết quả cuối cùng.

OKR được cấu thành bởi các yếu tố: Mục tiêu/Objective + Kết quả then chốt (Key result) + Sáng kiến (Initiative/project)

Tổng quan hơn, EOS là một mô hình vận hành tổng thể dựa trên 6 hợp phần: Tầm nhìn, Con người, Dữ liệu, Quy trình, Vấn đề, Lực đẩy. Trong từng hợp phần sẽ có 2 công cụ tư duy giúp doanh nghiệp vận hành hợp phần đó một cách hiệu quả nhất, đặc biệt tại hợp phần Lực Đẩy – EOS cung cấp công cụ có tên ROCKS, được hiểu một cách khái quát giống như Mục tiêu Cam kết của OKR. Tuy nhiên vẫn còn những khác biệt giữa 2 thuật ngữ này cũng như cách sử dụng chúng bạn có thể tham khảo tại đây —> “ROCKS và OKRs”

Cách theo dõi OKRs #

Nếu chỉ tập trung vào việc thiết lập OKR là chưa đủ để đảm bảo thành công. Vì thế việc theo dõi thường xuyên đóng vai trò quan trọng để theo dõi tiến độ, xác định trở ngại và điều chỉnh lộ trình phù hợp. Bên dưới sẽ cung cấp cho bạn các công cụ và kiến thức bạn cần để tiến hành Theo dõi OKR hiệu quả.

Tần suất theo dõi #

Trước tiên bạn cần xem xét tần suất theo dõi mục tiêu theo quy luật sau:

• OKR hàng quý nên được theo dõi hàng tuần.
• OKR hàng năm nên được theo dõi hàng tháng.

Cách tiếp cận này sẽ cho phép bạn có đủ điểm dữ liệu để xác định xu hướng trong Kết quả then chốt của từng mục tiêu.

Đừng theo dõi OKR hàng quý của bạn hàng tháng. Điều này thường mang lại cho bạn cảm giác an toàn sai lầm trong tháng đầu tiên, sau đó bắt đầu hoảng sợ vào tháng thứ 2 nếu bạn không đi đúng hướng. Và sẽ quá muộn để điều chỉnh chiến lược của bạn trước cuối quý.

Mặt khác, việc kiểm tra hàng tuần sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề sớm hơn nhiều. Bạn sẽ nhanh chóng nhìn thấy các xu hướng và có thể hành động để điều chỉnh hướng đi kịp thời.

Tương tự, bạn sẽ không cần phải theo dõi các mục tiêu hàng năm mỗi tuần (điều đó sẽ quá dài dòng), nhưng bạn cần cho mình cơ hội nhận ra khi mọi thứ không diễn ra theo cách của bạn.

Quy trình theo dõi hàng tuần #

Để OKR hiệu quả, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng một quy trình đơn giản sẽ tạo ra trách nhiệm tự nhiên đối với kết quả trong nhóm.

• Mỗi Thứ hai:
  • Bắt đầu tuần mới bằng cách xem tiến độ các kết quả then chốt.
  • Sau đó xem liệu bạn có cần điều chỉnh lộ trình của mình hay không.
• Mỗi Thứ sáu: Thực hiện các bản demo với nhóm để ăn mừng công việc đã được thực hiện. Nghi thức này sẽ giúp mọi người duy trì kết nối với những ưu tiên hàng đầu bằng cách bắt đầu mỗi tuần với lời nhắc ngắn gọn về những điều quan trọng.

Cách tổ chức cuộc họp OKR hàng tuần #

Mỗi đội nhóm nên có nghi thức hàng tuần của riêng mình, ví dụ: đánh giá OKR của lãnh đạo và đánh giá nhóm sản phẩm,…

Bất kể nghi thức nào, điều quan trọng hơn là tạo ra một nền văn hóa nơi các cuộc trò chuyện tập trung vào kết quả của thực thi mục tiêu hơn là các công việc sự vụ.

Cố gắng giới hạn số lượng người tham gia ở mức 10 và thời lượng là 1 giờ vào Thứ Hai (không phải lúc nào các bản demo vào Thứ Sáu cũng được áp dụng).

Đây là quy trình cần thực hiện trong cuộc họp đánh giá OKR:

1. Không quá 10 người tham gia
2. Tiến độ OKR phải được cập nhật trước cuộc họp.
3. Bắt đầu bằng cách nói về OKR, sau đó thảo luận về những thay đổi trong lộ trình (kết quả đầu tiên, kết quả thứ hai).
4. Đừng dành quá nhiều thời gian cho các hạng mục đang được thực hiện.
5. Ăn mừng chiến thắng nhưng hãy dành thời gian thảo luận cho những mục có nguy cơ hoặc đang đi chệch hướng.

Cuộc họp OKR đầu tiên có thể mất một chút thời gian vì mọi người vẫn đang làm quen với OKR, nhưng bạn sẽ thấy vào tuần thứ 3 hoặc thứ 4 rằng cuộc họp này có thể diễn ra khá nhanh vì mọi người đều có những ưu tiên giống nhau trong đầu.

Phương pháp theo dõi OKR hiệu quả #

1. Đảm bảo bạn viết các cập nhật OKR tốt:

Có 5 câu hỏi kiểm tra hàng tuần để trả lời trong bản cập nhật tiến độ của bạn:

• Tiến độ: hôm nay chúng ta đang ở đâu?
• Kỳ vọng: đây có phải là nơi chúng ta phải đến không?
• Xu hướng: chúng ta đang trở nên tốt hơn hay tệ hơn?
• Nguyên nhân cốt lõi: chúng ta nghĩ điều gì đã xảy ra?
• Kế hoạch: chúng ta có nên làm khác đi không?Bạn càng cung cấp nhiều bối cảnh cho nhóm của mình thì họ càng dễ dàng giúp đỡ bạn hơn.

1. Nhìn vào xu hướng hơn là trạng thái hiện tại: Các điểm dữ liệu riêng biệt có thể mang lại cho bạn cảm giác an toàn sai lầm. Hãy nhìn vào tổng quan lộ trình bạn đang đi thay vì chỉ nhìn vào kết quả đạt được của hiện tại.
2. Giảm sự khó khăn trong quá trình Cập nhật OKR Việc cập nhật cần phải cực kỳ dễ thực hiện nếu bạn muốn nhận được giá trị từ việc áp dụng khuôn khổ. Bất kỳ cú nhấp chuột, công thức, thao tác bảng tính nào cản trở sẽ khiến đội nhóm của bạn không hài lòng với quy trình OKR. Kết quả là họ sẽ ngừng chia sẻ tiến độ và chẳng bao lâu nữa, Mục tiêu và Kết quả then chốt sẽ bị lãng quên.
3. Phải làm gì khi Kết quả then chốt gặp rủi ro: Đừng hoảng sợ, nếu xác nhận có nguy cơ rủi ro, hãy xác định nguyên nhân gốc rễ (thường có thể là mục tiêu quá tham vọng). Sau đó, thảo luận các hành động có thể thực hiện.
4. Phải làm gì khi Kết quả then chốt đi chệch hướng: Bạn cần có đánh giá rõ ràng về rủi ro và thảo luận trung thực về khả năng đạt được mục tiêu. Có thể đôi khi, tốt nhất bạn nên ngừng thực hiện OKR nếu nó không thực tế – bạn có thể chuyển hướng nỗ lực để đạt được các kết quả khác. Liệt kê các mục hành động và theo dõi rõ ràng những gì đã được thực hiện trong cuộc họp tiếp theo.

Ví dụ OKR theo Phòng/Ban #

Phòng Kinh doanh #

1. Mục tiêu: Tăng doanh số bán các sản phẩm cao cấp.
   1. Kết quả chính: Cơ cấu ưu đãi bán hàng mới cho phân khúc cao cấp trong tháng 1.
   2. Kết quả chính: Thiết lập quan hệ đối tác mới tại thị trường Hoa Kỳ vào cuối Quý 1.
   3. Kết quả chính: Cải tiến toàn bộ tài liệu bán hàng vào giữa tháng 3 năm 2023.
2. Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng ở phân khúc doanh nghiệp.
   1. Kết quả chính: Có được 10 khách hàng mới (quy mô giao dịch trung bình > 50.000 USD) vào cuối năm.
   2. Kết quả chính: Thuê 3 nhân viên bán hàng có kinh nghiệm bán hàng doanh nghiệp trong Q1 và Q2.
   3. Kết quả chính: Giới thiệu công ty của chúng tôi tại sáu sự kiện lớn trong ngành trong năm nay.

Phòng Marketing #

1. Mục tiêu: Trở thành nguồn tài nguyên hàng đầu trên LinkedIn về nội dung Kế toán.
   1. Kết quả chính: Xác định 20 ý tưởng và chủ đề nội dung mới trước ngày 31/01.
   2. Kết quả chính: Nhận được 2000 người theo dõi tự nhiên vào cuối Quý 4.
   3. Kết quả chính: Xây dựng đội ngũ tiếp thị dành riêng cho kênh LinkedIn của chúng tôi vào đầu Quý 1 năm sau.
   4. Kết quả chính: Tăng tỷ lệ tương tác thêm 2,2% mỗi tháng.
   5. Kết quả chính: Tăng nhận thức về thương hiệu bằng cách hợp tác với 3 người có ảnh hưởng LinkedIn
2. Mục tiêu: Tăng gấp đôi lưu lượng truy cập tự nhiên vào trang web
   1. Kết quả chính: Cải thiện tốc độ trang web của chúng tôi thêm 10% vào cuối năm nay.
   2. Kết quả chính: Tỷ lệ thoát thấp hơn 12% trong bốn tháng tới.
   3. Kết quả chính: Sản xuất bảy phần nội dung được tối ưu hóa cho SEO mỗi tháng.
   4. Kết quả chính: Thiết kế trang đích mới cho ba ngành dọc của chúng tôi vào cuối Quý 2.
   5. Kết quả chính: Thiết kế lại blog để có trải nghiệm người dùng tốt hơn vào cuối Quý 4.
3. Mục tiêu: Đưa thương hiệu lên radar của thị trường (nhận thức về thương hiệu).
   1. Kết quả chính: 100.000 khách truy cập tự nhiên vào trang web trong quý này.
   2. Kết quả then chốt: Tiếp thị thương hiệu tại 10 sự kiện, hội nghị hoặc roadshow quốc gia trong năm nay.
   3. Kết quả chính: Tạo ra 2.000 MQL trong 12 tháng tới.
   4. Kết quả chính: Đạt được tỷ lệ chuyển đổi 13% trên MQL của chúng tôi trong năm nay.

Phòng Tài chính #

1. Mục tiêu: Tối ưu hóa quy trình lập ngân sách:
   1. Kết quả chính: Thuê một kế toán viên vào đầu quý tiếp theo.
   2. Kết quả chính: Đảm bảo tài chính được cập nhật mỗi tháng.
   3. Kết quả chính: Triển khai phần mềm kế toán vào cuối quý này.
2. Mục tiêu: Hợp lý hóa lợi thế cạnh tranh về chi phí của công ty
   1. Kết quả then chốt: Xác định ba lĩnh vực tiêu tốn nhiều tiền nhất của doanh nghiệp mỗi quý.
   2. Kết quả chính: Tỷ lệ chi phí hoạt động dưới 60% vào cuối năm 2023.
   3. Kết quả chính: Xem xét phân bổ ngân sách sáu tháng một lần dựa trên việc tạo doanh thu.

Phòng Nhân sự #

1. Mục tiêu: Làm cho quá trình hội nhập trở nên dễ dàng hơn đối với nhân viên mới.
   1. Kết quả chính: Ghi lại tất cả các SOP (video, hướng dẫn và các buổi đào tạo) vào cuối Quý 2.
   2. Kết quả chính: Phát triển các hướng dẫn và mẫu giới thiệu cho tất cả năm bộ phận vào cuối tháng 4.
   3. Kết quả chính: Giao quyền sở hữu quá trình đào tạo cho một người quản lý nhân sự trước kỳ tiếp nhận tiếp theo.
2. Mục tiêu: Làm cho nhân viên không bao giờ muốn rời đi (giữ chân nhân viên).
   1. Kết quả chính: Thực hiện một cuộc khảo sát nội bộ về phúc lợi của nhân viên trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 2.
   2. Kết quả chính: Tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty dưới 5% trong năm.
   3. Kết quả chính: Chạy khảo sát xung hàng tháng để theo dõi mức độ hài lòng và mức độ gắn kết của nhân viên.
   4. Kết quả chính: Kiểm tra cơ cấu lương thưởng cho cả 6 bộ phận trước ngày 31 tháng 3.
3. Mục tiêu: Nâng cao kiến thức và khả năng tổ chức.
   1. Kết quả chính: Tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng hàng quý.
   2. Kết quả chính: Kế hoạch tuyển dụng để lấp đầy lỗ hổng kiến thức trong tổ chức.
   3. Kết quả chính: Nền tảng học tập liên tục được 60% nhân viên của chúng tôi sử dụng.

Phòng Vận hành #

1. Mục tiêu: Cải thiện khả năng phục hồi CNTT của công ty:
   1. Kết quả chính: Xác định 10 điểm yếu cấp bách của cơ sở hạ tầng CNTT.
   2. Kết quả chính: Cải thiện 5% trong mỗi bài kiểm tra sức chịu đựng hàng quý trong 16 tháng tới.
   3. Kết quả chính: Giảm 75% thời gian ngừng hoạt động của máy chủ trong mười tháng tới.
2. Mục tiêu: Giảm tác động của việc bảo trì đến sản lượng sản xuất
   1. Kết quả chính: Giảm 25% thời gian ngừng hoạt động để bảo trì trong 18 tháng tới.
   2. Kết quả chính: Lập kế hoạch và thực hiện thặng dư chiến lược mỗi quý.
   3. Kết quả chính: Thiết lập quy trình bảo trì phòng ngừa mới vào cuối Quý 3.

OKR Toàn Công ty #

1. Mục tiêu: Biến khách hàng thành người truyền bá cho công ty.
   1. Kết quả chính: Tỷ lệ giới thiệu sản phẩm là 55%.
   2. Kết quả chính: Nghiên cứu thị trường với 1000 người dùng sản phẩm của chúng tôi vào năm 2023.
   3. Kết quả chính: Tỷ lệ hoàn trả sản phẩm dưới 2%.
2. Mục tiêu: Xây dựng văn hóa công ty loại bỏ sự cạnh tranh.
   1. Kết quả chính: Cơ cấu khuyến khích mới khen thưởng những người làm việc chăm chỉ và đổi mới trước khi kết thúc Quý 2.
   2. Kết quả chính: Tòa thị chính hàng tháng giữa người dân và đội ngũ lãnh đạo của chúng tôi trong bốn tháng tới.
   3. Kết quả chính: Điểm hài lòng của nhân viên cao (80%+) trong suốt cả năm.