August 2024

Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.

Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.

Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.

1. Công việc thừa thải gây lãng phí 20% nguồn lực Doanh nghiệp hàng năm

Các công việc thừa thải, không phục vụ cho Mục tiêu Doanh nghiệp đang gây ra sự lãng phí rất lớn, không chỉ ở Việt Nam mà còn ở nhiều nước trên thế giới, ví dụ như:

• Lãng phí về thời gian và nguồn lực: Một nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng trung bình một nhân viên văn phòng dành 41% thời gian của họ cho các công việc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tham gia các cuộc họp không cần thiết, quản lý các quy trình phức tạp mà không mang lại giá trị thực tế, và xử lý các vấn đề hành chính không cần thiết.
• Tác động đến năng suất và hiệu quả: Theo báo cáo của McKinsey & Company, lãng phí công việc có thể làm giảm năng suất của một tổ chức từ 20% đến 30%. Điều này có nghĩa là các công ty đang bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng và tối ưu hóa hoạt động chỉ vì họ không tập trung vào các công việc quan trọng nhất.
• Tác động lên tinh thần nhân viên: Nghiên cứu từ Gallup cho thấy rằng nhân viên cảm thấy họ đang làm việc trên các nhiệm vụ không cần thiết thường có mức độ hài lòng công việc thấp hơn và dễ dẫn đến tình trạng kiệt sức. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn làm tăng chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.

Tuy đây là thực trạng hiện diện tại rất nhiều Doanh nghiệp, nhưng việc cắt giảm các công việc không phục vụ cho Mục tiêu Doanh nghiệp lại không phải là ưu tiên hàng đầu tại nhiều công ty. Vì họ chưa đánh giá đúng tầm quan trọng và khoản chi phí khổng lồ phải chi trả cho các hoạt động lãng phí này.

2. Giải pháp xây dựng cơ cấu Mục tiêu khoa học, cắt giảm 20% chi phí lãng phí

2.1 Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp

Vậy làm thế nào để nhận diện Doanh nghiệp của sếp đang lãng phí ngân sách vào các hoạt động không cần thiết, sếp hãy điểm qua checklist sau:

• Không xây dựng Mục tiêu công ty hàng năm và hàng quý
• Chỉ tập trung vào Mục tiêu Doanh thu mà bỏ quên các Mục tiêu về Khách hàng, Tài chính, Đào tạo & Phát triển dẫn đến tình trạng “đuối sức” trong việc đạt doanh số, các vấn đề thường xuyên lặp lại
• Mỗi phòng ban tự xây Mục tiêu của riêng mình và không đóng góp cho Mục tiêu công ty
• Các phòng ban không biết Mục tiêu của nhau và không hỗ trợ nhau, việc ai nấy làm
• Không truyền thông Mục tiêu công ty đến đội ngũ
• Nhân sự tập trung vào các sự vụ, sự việc và không biết Mục tiêu công ty/phòng ban là gì, không có động lực phát triển lâu dài tại công ty
• Doanh thu tăng trưởng rất chậm hoặc giảm dần mặc dù đầu tư nguồn nhân lực nhiều

Nếu đa phần tình trạng trên đang xuất hiện trong Doanh nghiệp của sếp, thì sếp đang lãng phí 20% chi phí vận hành vào các hoạt động lãng phí cùng một đội ngũ thiếu gắn kết, thiếu định hướng.

2.2 Đã đến lúc cắt giảm ngay 20% chi phí lãng phí

Chỉ bằng việc giúp cho đội ngũ tập trung vào các mục tiêu công ty, phòng ban hàng quý, hằng năm, và thường xuyên theo dõi hỗ trợ đội ngũ, sếp sẽ cảm thấy sự thay đổi mạnh mẽ trong tinh thần làm việc và ấn tượng với các kết quả đạt được (Chi phí giảm mà Doanh thu tăng).

Dưới đây là các giải pháp của Simplamo để xây dựng một cơ cấu Mục tiêu khoa học và hiệu quả nhất, giúp sếp giảm từ 20% chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày:

• Bắt đầu từ việc xây dựng Mục tiêu 90 ngày để hình thành thói quen xây Mục tiêu và tập trung đội ngũ vào các Mục tiêu ngay trước mắt
• Xây Mục tiêu công ty theo công thức SMART trước, sau đó mới phân rã xuống cho từng phòng ban, đảm bảo không có các Mục tiêu thừa thải
• Chia nhỏ Mục tiêu thành các hành động nhỏ hơn (cột mốc) để dễ dàng theo dõi tiến độ hàng tuần, kịp thời điều chỉnh/tăng tốc đảm bảo đúng hạn
• Xây dựng bộ chỉ số kết quả kinh doanh hàng tuần để dự đoán khả năng đạt Mục tiêu, đánh giá năng lực nhân viên và kịp thời tinh chỉnh
• Mỗi Mục tiêu có 1 nhân sự phụ trách chính dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã xây dựng trước đó (đọc bài 1) để gia tăng tính trách nhiệm và giải trình
• Tổ chức cuộc họp ban lãnh đạo hàng tuần để đội ngũ cùng review Mục tiêu của nhau, nắm bắt hoạt động của nhau và giải quyết các vấn đề chung một cách khách quan (đọc bài 3 )

Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành, tăng trưởng Doanh thu nhờ xây dựng cơ cấu Mục tiêu khoa học, hiệu quả cùng phương pháp giúp đội ngũ nâng cao năng lực thực thi:

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.

Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.

Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.

1. Cấu trúc không chuẩn tăng lãng phí trên 30%

Khi đại dịch covid19 diễn ra và kết thúc, nhiều Doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhân sự và xây dựng lại cấu trúc tổ chức tinh gọn hơn để tiết kiệm chi phí. Khi biết cắt giảm đúng cách, nhiều Doanh nghiệp sau khi giảm đến 30% nhân sự vẫn duy trì được mức doanh thu như cũ thậm chí năng suất lao động còn tăng lên.

Một ví dụ khác, chi phí tuyển sai 1 nhân sự có thể lên đến 30% – 150% lương của nhân sự đó trong một năm. Với những vị trí cao cấp hoặc đặc thù, con số này có thể còn cao hơn nhiều. Ví dụ: sếp tuyển một nhân sự với mức lương 20 triệu/tháng, sau một thời gian nhận ra đây là nhân sự không phù hợp, tổng thiệt hại tiêu tốn cho nhân sự này có thể đã lên tới 300 triệu.

>> Từ hai ví dụ điển hình trên, con số thất thoát Doanh nghiệp phải gánh chịu cho một cấu trúc nhân sự “sai” là rất lớn, thậm chí lớn hơn rất nhiều so với những khoản “bề nổi” mà sếp đang cắt giảm hàng tháng. Vậy làm thế nào để xác định một cấu trúc nhân sự tối ưu nhất cho tổ chức để giảm chi phí vận hành và tăng năng suất làm việc?

2. Giải pháp xây dựng cấu trúc chuẩn, giảm 20% chi phí vận hành

2.1 Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp

Trước khi đi vào phần giải pháp, sếp hãy đánh giá lại sơ đồ tổ chức hiện tại của Doanh nghiệp, bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Các chức năng chính đang có nhiều người cùng phụ trách?
• Các vị trí không có mô tả công việc hoặc có nhưng dài dòng, chung chung và không được công khai, minh bạch?
• Nhân viên không nắm rõ trách nhiệm chính của mình và của những người khác?
• Một số vị trí không phục vụ cho quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến cho khách hàng?
• Nhiều vị trí không cần thiết nhưng chưa biết sắp xếp vào đâu?
• Một vài nhân sự quan trọng (thậm chí CEO) đang ôm đồm quá nhiều việc ?
• Khâu báo cáo rườm rà, đi qua nhiều lớp, cần nhiều người duyệt

Nếu đa phần tình trạng trên đang xuất hiện trong Doanh nghiệp của sếp, thì sếp đang sở hữu một cấu trúc cồng kềnh phức tạp, tăng chi phí vận hành lên đến 30% vì:

• Nhân viên không làm việc hết sức mình vì họ không chịu trách nhiệm cho một chỉ số/kết quả cụ thể
• Các phòng ban/nhân sự tránh né trách nhiệm, đổ thừa qua lại vì một vị trí có nhiều người cùng phụ trách
• Các vấn đề không được giải quyết triệt để, lãng phí thời gian, ngân sách
• Mất thời gian cho việc báo cáo, đợi chờ
• Tuyển dụng sai và lãng phí chi phí cho những vị trí không thật sự cần thiết

Tất cả những điều này đang đẩy chi phí vận hành của sếp tăng cao hơn 30% so với con số thực tế mà năng suất công việc lại giảm.

2.2 Đã đến lúc cắt giảm ngay 20% chi phí vận hành

Dưới đây là các giải pháp của Simplamo để xây dựng một sơ đồ tổ chức phù hợp và hiệu suất nhất, giúp sếp giảm từ 20% chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày:

• Đầu tiên, hãy sắp xếp lại sơ đồ tổ chức sao cho đáp ứng quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến cho khách hàng, trong đó có 3 khối chức năng quan trọng: SALE/MARKETING + VẬN HÀNH + TÀI CHÍNH/NHÂN SỰ
• Một nhân sự có thể ngồi ở nhiều vị trí, nhưng một vị trí không có nhiều người ngồi
• Mỗi vị trí cần có mô tả vai trò trách nhiệm cụ thể (tối đa 5 vai trò trách nhiệm, mỗi vai trò viết ngắn gọn trong 1 dòng)
• Trình bày các vai trò/trách nhiệm này trên sơ đồ tổ chức để đảm bảo toàn nhân sự đều nắm rõ vai trò của nhau
• Đánh giá lại các vị trí chưa thật sự cần thiết, từ đó có hoạt động thuyên chuyển hoặc cắt giảm phù hợp
• Tuyển dụng nhân sự mới dựa trên sơ đồ này

Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành nhờ xây dựng lại cơ cấu nhân sự hiệu suất – trách nhiệm cao trong suốt nhiều năm qua:

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up