Tổng hợp các bài viết quản trị doanh nghiệp độc quyền, chọn lọc, thu hút nhiều lượt xem từ chủ doanh nghiệp và CEO mà Simplamo đã thực hiện trong năm 2023 vừa qua. Các bài viết sẽ giúp Bạn (Chủ doanh nghiệp & CEO) biết cách tập trung nguồn lực vào các mục tiêu quan trọng, giúp đội ngũ biết cách thực thi mục tiêu do lãnh đạo đưa xuống, xây dựng đội ngũ nhân sự đồng lòng gắn kết và một tổ chức Tự vận hành – đáp ứng xu thế quản trị mới của thế kỷ 21.
Hy vọng các bài viết quản trị doanh nghiệp sau là điều Bạn đang tìm kiếm để tăng trưởng mạnh mẽ trong năm mới, một năm tập trung vào Thực thi, biến ý tưởng thành Hành động.
I. Chủ đề 4 Nguyên tắc thực thi:
4 Nguyên tắc thực thi là những nguyên tắc cốt lõi giúp Doanh nghiệp tập trung vào hoàn thành các mục tiêu kinh doanh trong vòng xoáy của “cơn lốc” công việc hàng ngày. 4DX phát triển từ những năm 2000 và hiện nay đang được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, giúp Doanh nghiệp cải thiện kết quả kinh doanh và tăng trưởng vượt bậc.
Hãy đọc các bài viết theo thứ tự sau để tìm hiểu sâu về 4DX, cách áp dụng 4DX vào tổ chức và các bài học kinh nghiệm giá trị giúp áp dụng 4DX thành công trong lần đầu:
II. Chủ đề xây dựng kế hoạch kinh doanh 2024 (bao gồm OKRs & KPI)
Nếu không xây dựng kế hoạch kinh doanh, Doanh nghiệp của Bạn sẽ không biết tập trung vào đâu trong năm mới. Và nếu không biết cách thực thi kế hoạch kinh doanh này thì Doanh nghiệp của Bạn sẽ dậm chân tại chỗ. Các bài viết sau đây, ngoài việc cung cấp cho Bạn cách xây dựng kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, còn giúp Bạn biết cách phân rã và thực thi kế hoạch này cùng đội ngũ.
“Thành công của doanh nghiệp đến từ việc xác định đúng hướng đi và tổ chức toàn bộ đội ngũ đi về hướng đi đó, một cách kiên trì và mạnh mẽ”
III. Chủ đề nâng cao năng lực thực thi Mục tiêu cho đội ngũ
Bạn đã xây dựng kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh và có một đội ngũ ban lãnh đạo sẵn sàng, nhưng các mục tiêu vẫn không được theo đuổi triệt để và hoàn thành đúng hạn? Các bài viết trong chủ đề sau sẽ giúp Bạn nâng cao Năng lực thực thi cho đội ngũ ban lãnh đạo. Giúp họ biết cách phân rã, đo lường, và theo dõi việc thực thi này cùng nhân sự bên dưới một cách hiệu quả.
IV. Quản trị doanh nghiệp dành riêng cho Chủ doanh nghiệp & CEO
Một chủ đề đặc biệt dành riêng cho Chủ doanh nghiệp và CEO là: Sếp kỹ thuật (xuất thân từ chuyên môn đi lên làm kinh doanh), Sếp quản trị nhiều công ty con cùng lúc và Sếp kế thừa Doanh nghiệp gia đình.
Các bài viết chọn lọc, khai thác insight sâu sắc từ các Doanh nghiệp thương mại, giúp khắc phục điểm yếu, gia tăng điểm mạnh từ đó tăng trưởng mạnh mẽ trong năm mới:
Loạt bài viết được thực hiện dựa trên sự chia sẻ thực tế của chuyên gia trong ngành Sản xuất, khai thác các cơ hội, tìm hiểu loạt thách thức và bí quyết vượt qua chúng:
Cảm ơn Bạn đã dành thời gian đọc các bài viết của Simplamo trong năm vừa qua. Hãy theo dõi chuyên mục Blog của Simplamo để cập nhật các bài viết độc quyền, chuyên sâu và thực tế trong thời gian tới, tập trung vào quản trị doanh nghiệp, thực thi hiệu quả và tăng trưởng kinh doanh.
Đội ngũ Simplamo Việt Nam.
— – – – –
Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Sếp thân mến, năm mới đã đến, kéo theo đó là hàng loạt mục tiêu, quyết tâm và dự định mới để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Và để đạt được mức tăng trưởng đề ra trong năm 2024, doanh nghiệp có một số điều quan trọng cần làm trong tháng 1 để chuẩn bị cho sự thành công xuyên suốt chặng đường một năm. Đặc biệt khi nền kinh tế 2024 tiếp tục suy yếu, những khía cạnh sau đây sẽ giúp sếp xây dựng nền tảng dẫn dắt doanh nghiệp của mình vượt thách thức, đạt mục tiêu tăng tưởng.
1. Chú ý đến xu hướng
Trong thời điểm việc kinh doanh không ngừng biến đổi, doanh nghiệp cần dành thời gian để nghiên cứu và hiểu rõ về xu hướng thị trường mới và dự đoán những thay đổi có thể xảy ra. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh và điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả.
2. Cùng đội ngũ xác định mục tiêu công ty trông như thế nào
Mọi thứ trông phải thật rõ ràng để đội ngũ của Sếp nắm bắt được. Chính vì vậy đội ngũ cùng cần thảo luận và đồng thuận về các mục tiêu và đặt ra câu hỏi: “Mục tiêu của chúng ta trông như thế nào trong năm mới?”. Khi mọi thành viên trong đội ngũ hiểu rõ mục tiêu của mình là gì không chỉ tạo ra sự nhất quán trong hành động mà còn tạo động lực và sự cam kết giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được những thành công lớn hơn.
Bên cạnh đó việc xác định rõ ràng về việc ai sẽ chịu trách nhiệm và sở hữu các nhiệm vụ cụ thể liên quan sẽ tác động mạnh mẽ đến hiệu suất làm việc. Điều này giúp mỗi thành viên đều biết ai là người chịu trách nhiệm về công việc đó và khi nào mỗi công việc sẽ được hoàn thành. Sự minh bạch trong trách nhiệm và thời hạn giúp tăng cường hiệu suất làm việc, tinh thần tự chủ và chịu trách nhiệm của các thành viên.
Mời sếp đọc thêm bài viết “Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, hiệu quả” tại đây.
Một trong những cuộc họp quan trọng mà các doanh nghiệp vận hành trên Simplamo thực hiện là cuộc họp hàng năm giúp cả đội ngũ cùng xây dựng kế hoạch, xác định và làm rõ mục tiêu trong năm mới. Tìm hiểu về khung cuộc họp năm trên Simplamo tại đây.
3. Tìm cách tối ưu hóa hoạt động của bạn
Thời điểm đầu năm là cơ hội tuyệt vời để tổ chức tốt hơn và tạo ra các hệ thống tốt hơn nhằm tối ưu hóa hoạt động. Doanh nghiệp có thể cải tiến công nghệ ở đâu, đầu tư hoặc tiết kiệm nhiều hơn vào đâu? Đội ngũ của Sếp có cần nắm rõ tầm nhìn hoặc sứ mệnh của công ty không? Hãy bắt đầu từ cuối năm để tìm kiếm các giải pháp mới và sắp xếp con đường của bạn để kinh doanh tốt hơn.
4. Đặt lộ trình cho các mục tiêu
Doanh nghiệp cần thiết lập những mục tiêu cụ thể cho năm tiếp theo… không dừng lại ở đó, để đội ngũ bám đuổi mục tiêu liên tục thì việc xác định lộ trình cho các mục tiêu là việc quan trọng. Nếu “mục tiêu” thể hiện kết quả đạt được thì quá trình xây dựng lộ trình thể hiện rõ cách thức mà đội ngũ thực thi để đạt được chúng. Bằng cách này sẽ giúp sếp làm rõ những mục tiêu và tạo ra một lộ trình hành động cụ thể.
Đọc chi tiết bài viết giúp sếp xây dựng mục tiêu SMART và cách theo đuổi, thực thi mục tiêu đúng cách hàng tuần trên Simplamo tại đây.
5. Theo dõi doanh nghiệp bằng một bảng điểm
Thông thường hầu hết các tổ chức thiếu những con số dựa trên hoạt động để đánh giá thường kỳ. Ngẫm lại việc xem các báo cáo vào cuối tháng hoặc quý, lúc này là quá muộn để doanh nghiệp thay đổi mọi thứ. Và dữ liệu chỉ có sau khi sự việc đã xảy ra và chúng ta không thể thay đổi được tương lai. Chính vì vậy doanh nghiệp cần một bảng điểm hoạt động hàng tuần để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp đi đúng hướng, dự đoán tương lai và đưa ra các điều chỉnh khi cần thiết.
6. Truyền thông “Tại sao” về tầm nhìn và mục tiêu của Sếp
Truyền thông rõ ràng về tầm nhìn, tại sao chúng quan trọng và có thể đạt được. Mọi thành viên nên hào hứng với nơi bạn đang dẫn dắt họ và tin rằng đích đến là có thể.
Trên thực tế, một nghiên cứu của Bain & Company cho thấy các tổ chức có tầm nhìn được xác định rõ ràng sẽ hoạt động tốt hơn những tổ chức không có tầm nhìn toàn diện .
Cụ thể hơn, việc truyền thông tầm nhìn tổ chức sẽ cho phép Sếp:
Giữ tất cả các thành viên trong nhóm liên kết và tập trung vào việc đạt được một mục tiêu chung, duy nhất
Đưa tầm nhìn đến gần hơn với thực tế
Tạo lộ trình để bạn thực hiện khi hướng tới tầm nhìn của mình—giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh trong tương lai
Tuy nhiên, chỉ có tầm nhìn của tổ chức sẽ không làm cho những điều này xảy ra một cách kỳ diệu. Chỉ đội ngũ quản lý và level C của Sếp biết được tầm nhìn của bạn là gì cũng chưa đủ. Đúng hơn, điều quan trọng là tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn phải biết và hiểu được tầm nhìn của công ty bạn, và mọi người đều biết chính xác những gì cần làm để biến tầm nhìn này thành hiện thực.
Chia sẻ đến sếp bài viết Recap Workshop “Tầm nhìn doanh nghiệp – Đội ngũ có nhìn thấy được điều lãnh đạo hướng đến?” tại đây.
Hy vọng khi củng cố các khía cạnh trên sẽ giúp doanh nghiệp Sếp có sự phát triển mạnh mẽ trong năm 2024.
— – – – –
Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự hiệu quả hơn. Lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể tăng năng suất, cải thiện hiệu quả hoạt động nhân sự và tăng cường khả năng cạnh tranh…
Nhưng như vậy liệu đã đủ đáp ứng các nhu cầu, đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp? Còn những vấn đề khác như rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ giữa sếp và nhân viên, gia tăng sự gắn kết nội bộ, theo dõi sát sao về năng suất, mức độ hiệu quả của từng nhân sự… chắc chắn cũng là nỗi băn khoăn của rất nhiều chủ doanh nghiệp?
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ quản lý và hệ thống thông tin về đội ngũ nhân sự trong một tổ chức, doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự, thông tin về các nhân viên, bao gồm lịch sử làm việc, thông tin cá nhân, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm và các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, quản lý lương thưởng, và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý bộ máy nhân sự, cung cấp cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý nhân sự hệ thống công cụ quản lý thông tin của nhân viên. Nhằm đảm bảo việc nắm bắt, theo sát, quản lý luôn được hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các sếp và đồng thời giúp tất cả thành viên nội bộ hiểu rõ hơn về các hoạt động của tổ chức.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
Một số lợi ích rõ ràng, dễ thấy nhất mà phần mềm quản lý nhân sự đem đến cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý như:
Tích hợp dữ liệu và quản lý thông tin nhân viên: Một số phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động cập nhật, lưu trữ thông tin nhân sự (hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc, bằng cấp, chứng chỉ, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm, lịch sử làm việc…). Giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, truy cập thông tin nhân viên chính xác, và chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về nhân sự dựa trên dữ liệu thống kê cụ thể.
Tăng năng suất: Khi tối ưu hóa quy trình quản lý qua việc cung cấp các tính năng tự động hóa tại phần mềm quản lý nhân sự, giúp giảm thiểu thủ tục thủ công cho doanh nghiệp, qua các chức năng (quản lý bảng lương, thưởng, quản lý hiệu suất, quản lý thời gian làm việc của nhân sự,…). Từ đó giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên.
Rõ ràng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự giúp đội ngũ nhân viên nắm được quy trình làm việc, lộ trình thăng tiến theo cơ cấu doanh nghiệp và quản lý, theo dõi thông tin về quá trình đào tạo, phát triển kỹ năng và các chương trình phát triển khác cho nhân sự.
Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả của các hoạt động nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo bằng cách sắp xếp lịch trình, tự động thông báo ứng viên, và theo dõi quá trình đào tạo, tự động tạo thống kê, báo cáo…
Tăng cường khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó nâng tầm bộ máy nhân sự và tạo được lợi thế tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
3. Các loại phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
Có nhiều loại phần mềm quản lý nhân sự khác nhau, doanh nghiệp có thể phân loại dựa trên các tiêu chí sau:
Phần mềm quản lý nhân sự theo Chức năng chính:
Phần mềm quản lý nhân sự tổng thể
Phần mềm quản lý công việc và hiệu suất nhân viên
Phần mềm chấm công tính lương thưởng
Phần mềm tuyển dụng nhân sự
Phần mềm quản lý đào tạo
Phần mềm quản lý chấm công
…..
Phần mềm quản lý nhân sự theo Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), doanh nghiệp lớn: Các phần mềm với giải pháp phức tạp hơn, có thể nhận đặt thiết kế riêng theo nhu cầu phù hợp với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn.
Phần mềm quản lý nhân sự theo Mô hình triển khai:
On-Premises: Phần mềm quản lý nhân sự được cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng máy chủ của tổ chức.
Cloud-based: Phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua mạng Internet.
Ngoài ra, còn có thể phân loại thành phần mềm quản lý nhân sự từ doanh nghiệp trong nước, phần mềm quản lý nhân sự nước ngoài, Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, phần mềm quán lý nhân sự trả phí…
Có thể thấy có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường hiện nay đáp ứng được nhu cầu chuyên môn để giải quyết các vấn đề trong bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chỉ giải quyết về khía cạnh chuyên môn, thủ tục giấy tờ thì vẫn chưa đủ để quản trị tối ưu yếu tố “Con người” trong tổ chức. Các sếp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng & phát triển nhân sự, duy trì văn hóa tổ chức khỏe mạnh – gắn kết, phối hợp đội ngũ thực thi mục tiêu hiệu quả, tạo sự tăng trưởng, đồng thời đánh giá một cách khách quan công bằng nỗ lực của từng cá nhân để giữ chân và phát huy tiềm năng của họ.
Để giải quyết và hạn chế tối đa những mâu thuẫn, sự bất đồng trong doanh nghiệp, xây dựng nên bộ máy nhân sự đồng tâm hiệp lực, tăng cường sức khỏe cho đội ngũ, phối hợp chinh phục mục tiêu thành công. Bài viết này gợi ý cho các anh chị chủ doanh nghiệp một phần mềm có tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự chuyên môn thuần túy, tập tung vào yếu tố “Con người”, nội bộ doanh nghiệp trên dưới đồng lòng, cùng đưa tổ chức về đích đến thành công.
4. Simplamo – công cụ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự đạt hiệu quả tối đa
4.1. Về Simplamo
Về khía cạnh hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự, có thể nói Simplamo có một trong những công cụ đáp ứng tốt các nhu cầu còn thiếu và cần thiết cho các nhà lãnh đạo vẫn đang tìm kiếm, và quan ngại về sự khuyết thiếu của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
Simplamo là phần mềm được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của đa dạng doanh nghiệp từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.
Phần mềm Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển hiệu quả, tăng trưởng và thành công.
Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với nhiều tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung đến các tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phân mềm quản lý nhân sự là: Sơ đồ trách nhiệm, Mục tiêu ưu tiên hàng quý vàTính năng review nhân sự.
4.2. Tính năng Sơ đồ trách nhiệm
Các phần mềm quản lý nhân sự truyền thống hiện nay, phần lớn sẽ tập trung quản lý mô tả công việc nhưng có một nhược điểm là thường bị dài dòng, chung chung, các nhân sự gặp khó khăn trong việc nắm bắt, ghi nhớ công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của chính bản thân mình. Dẫn đến việc phối hợp, hợp tác làm việc cùng các đồng nghiệp, các phòng ban cũng trở nên không thuận lợi.
Sơ đồ trách nhiệm hay còn là sơ đồ tổ chức được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ nhân sự.
Sơ đồ trách nhiệm trong phần mềm Simplamo được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing; Vận hành; Tài chính/ Hành chính) – hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đây là tính năng giúp các sếp hệ thống và nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng gì, có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò & trách nhiệm chính ở từng vị trí trong cơ cấu tổ chức của mình.
Như vậy sẽ tập trung làm rõ được vai trò, nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, cung cấp góc nhìn tổng quát để đội ngũ dễ dàng phối hợp trao đổi công việc với đúng người đúng vị trí. Cũng như tránh hiện trạng chồng chéo, mâu thuẫn nội bộ hay trốn tránh trách nhiệm khi mọi người không biết việc của mình, vị trí của bản thân, cũng như của đồng nghiệp.
4.3. Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý
Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất trong doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới nhằm tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.
Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý của Simplamo nhấn mạnh tính năng xây dựng mục tiêu phòng ban và cá nhân dựa trên mục tiêu công ty. Các thành viên thấu hiểu công việc của nhau và cùng nhau phối hợp làm việc ăn ý, tạo sự đồng bộ, gắn kết, đội ngũ đồng lòng tiến tới mục tiêu chung.
Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm.
Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng dễ quan sát và được cập nhật tình hình liên tục, nắm được hiệu suất hoạt động, tiến độ thực thi của team, từng thành viên với từng mục tiêu (nhân viên đang đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề họ gặp phải là gì,…) bằng bảng chỉ số Scorecard. Từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, đảm bảo tối ưu nguồn lực, chi phí và các mục tiêu quan trọng.
Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho đội ngũ nhân sự.
4.4. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự từ Simplamo
Tính năng Review Nhân sự hỗ trợ, bổ sung mảnh ghép còn thiếu cho phần mềm quản lý nhân sự được Simplamo thực hiện thông qua công cụ Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.
4.4.1. Đối thoại quý
Là một buổi trò chuyện, trao đổi thoải mái, cởi mở 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp của mình khi kết thúc mỗi quý, tập trung vào các điều quan trọng, tìm hiểu sâu hơn về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc, không dài dòng, và người quản lý dành 80% để lắng nghe.
Đây là cơ hội để đôi bên lắng nghe phản hồi trên cơ sở tốt hơn mỗi ngày, xây dựng sự chuyên nghiệp và tính nhất quán mà phần mềm quản lý nhân sự thông thường còn thiếu.
Với khung đánh giá nhân sự khoa học gồm:
Đánh giá nhân sự có hội tụ đủ các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp hay không?
Có hiểu việc, Có muốn làm việc và Có năng lực để làm việc đó hay không?
Đánh giá mức độ hoàn thành, Công việc ưu tiên ROCKS của mỗi cá nhân.
Đánh giá năng lực lãnh đạo – quản lý của quản lý trực tiếp.
Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tạo tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5.
Bên cạnh đó, nhân viên có dịp trình bày những điều hiệu quả, không hiệu quả, các vấn đề bản thân đang gặp phải và các mong muốn trong công việc. Giúp các sếp, các quản lý xác định rõ vấn đề tại từng cá nhân trong tổ chức để tìm phương pháp khắc phục nhanh chóng cho doanh nghiệp.
Buổi đánh giá nhân sự Năm là một buổi làm việc trực tiếp, nghiêm túc, cởi mở, 1-1 giữa Cấp trên và Cấp dưới trực tiếp.
Đánh giá nhân sự năm có vai trò quan trọng nhằm xem xét lại toàn bộ quá trình làm việc, đóng góp của nhân sự trong 1 năm qua vào Mục tiêu chung của Doanh nghiệp nhằm để tăng lương, đề xuất thăng tiến hoặc định hướng khác. Nó được lưu trữ cẩn thận vào hồ sơ nhân sự trong công ty.
Buổi làm việc này trên Simplamo bao gồm 8 phần như sau:
Đánh giá giá trị cốt lõi: Nhận diện đúng người/right people
Đánh giá Vai trò trên sơ đồ trách nhiệm giải trình: Nhận diện đúng vị trí/right seat
Đánh giá kết quả làm việc: Sử dụng dữ liệu Mục tiêu ưu tiên, Scorecard, Hành động. Hãy tập trung vào câu hỏi “điều gì hiệu quả” và “điều gì chưa hiệu quả”.
Điểm mạnh & Thành tựu: Liệt kê Điểm mạnh và Thành tựu nổi bật đã đạt được 1 năm qua.
Điểm cần phát huy: Liệt kê (các) Điểm mà nhân sự cần cải thiện trong công việc
Kế hoạch cải thiện: Lên kế hoạch hành động để xử lý (các) Điểm cần cải thiện trong công việc được nêu ra ở trên.
Nhận xét bổ sung: Qua việc trả lời “Điều tự hào nhất đã đạt được trong năm? Một việc có thể đã làm tốt hơn trong năm vừa rồi? Có thể tối ưu quy trình hơn ở bước nào? Có nhận ra vấn đề cốt lõi để tập trung xử lý?”
Đánh giá cấp trên: Về Năng lực quản lý và Năng lực lãnh đạo
Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo với đội ngũ nhân sự. Không chỉ quản lý nhân xét nhân viên, mà nhân viên được thẳng thắn chia sẻ quan điểm, cảm nhận của mình để cùng nhau xây dựng một môt trường làm việc tốt hơn, từng bước nâng cao sức khỏe cho bộ máy doanh nghiệp. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.
Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên Simplamo bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành nhân sự và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn sự trợ giúp, hỗ trợ từ phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, sẽ đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.
Ngoài ra, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số scorecard, quy trình, sơ đồ trách nhiệm, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn khoa học,… để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, đã được chứng minh và ứng dụng cho hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm Simplamo: Tại đây
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phần mềm quản lý công việc là một công cụ rất hữu ích mang đến nhiều lợi ích và sự trợ giúp hữu dụng cho tổ chức, từ chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo các cấp cho đến từng thành viên trong công ty. Bài viết này sẽ đem đến những thông tin trọng tâm và nổi bật nhất về phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp, với mong muốn giúp mọi người đặc biệt là các anh chị chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc sử dụng và lựa chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp mình.
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm giúp người dùng – là chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo các cấp, quản lý, nhân viên,… theo dõi, quản lý các nhiệm vụ, quy trình, dự án của cá nhân và cả của phòng ban, doanh nghiệp. Phần mềm này giúp phân bổ, sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc và thời hạn các mục tiêu.
Phần mềm quản lý công việc được phân loại theo:
Tính năng: phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu – phần mềm quản lý mục tiêu; phần mềm quản lý công việc theo nhiệm vụ – phần mềm quản lý nhiệm vụ; phần mềm quản lý công việc theo thời gian – phần mềm quản lý thời gian; phần mềm quản lý công việc theo dự án – phần mềm quản lý dự án…
Đối tượng sử dụng: phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc nhóm, phần mềm quản lý công việc cá nhân,…
2. Những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Tăng năng suất: Phần mềm quản lý công việc là công cụ để người dùng phân bổ, quản lý, theo dõi các nhiệm vụ, tiến độ công việc. Giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tránh bị phân tâm, từ đó tăng năng suất hoàn thành công việc.
Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của người dùng, sắp xếp, phân loại công việc theo thời hạn, thứ tự ưu tiên, giảm thiểu thiếu sót, bỏ lỡ nhiệm vụ. Đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn, cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
Tăng cường khả năng cộng tác: Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình công việc của các thành viên, phòng ban thông qua phần mềm quản lý công việc. Từ đó dễ dàng phối hợp làm việc, cộng tác với nhau hơn và hoàn thành công việc thuận lợi, nhịp nhàng hơn.
Tăng cường khả năng kiểm soát: Phần mềm quản lý công việc cho phép cập nhật thông tin, dữ liệu nhanh chóng, liên tục giúp chủ doanh nghiệp, các thành viên nắm tiến độ quá trình và kiểm soát tốt hơn các nhiệm vụ của mình, Như vậy ban lãnh đạo cũng dễ theo dõi hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi phần mềm quản lý công việc giúp người dùng tổng hợp, tự động hóa các quy trình và loại bỏ các công việc thủ công, lặp đi lặp lại. Giảm tình trạng lãng phí thời gian, chi phí nguồn lực, hạn chế chi phí phát sinh do sai sót…
3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp
Khi chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc, xem xét thấu đáo các yếu tố cơ bản sau:
Kích thước và quy mô doanh nghiệp: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau, nên ban lãnh đạo khi chọn lựa sử dụng phần mềm quản lý công việc cần đáp ứng tiêu chí phù hợp với kích thước và quy mô của doanh nghiệp mình.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Đa số những phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, đều có thể sử dụng, đáp ứng được cho tất cả các lĩnh vực và ngành nghề. Nhưng vẫn có những phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có tính năng riêng cho ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh đặc thù.
Các tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp thường được thiết kế tích hợp nhiều chức năng, nhưng có thể một vài chức năng không cần thiết hoặc không đáp ứng cho doanh nghiệp mình. Vì vậy ban lãng đạo cần xem xét nhu cầu, mong muốn thật sự của doanh nghiệp, để có thể lựa chọn sử dụng một vài chức năng, tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Đảm bảo chi phí và hiệu quả tối ưu.
Chi phí: Hiện nay các phần mềm quản lý công việc trên thị trường có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào các tính năng, chức năng, quy mô, cũng như thương hiệu của phần mềm. Chi phí sử dụng thường tính theo thời gian, nên vê lâu dài sẽ có sự chênh lệch khá lớn. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét ngân sách, tiềm lực tài chính để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, hiện nay thị trường có rất nhiều lựa chọn có thể đáp ứng được yếu tố này cho doanh nghiệp.
Chúng ta đều biết sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp chắc chắn là lợi nhiều hơn hại. Tuy nhiên chọn được một phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp mình, cũng chính là chìa khóa quyết định có đạt được mức độ hiệu quả tối đa nhất cho tổ chức hay không.
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp chỉ đầu tư vào phần mềm quản lý công việc, theo đó ban lãnh đạo và quản lý tạo ra rất nhiều dự án và task để giao cho nhân viên làm, mà không tuân theo một mục tiêu chung, cũng không có sự đồng bộ giữa các phòng ban. Dẫn đến đội ngũ nhân viên cấp dưới làm rất nhiều việc nhưng rất rời rạc, nữa vời, vô hình chung làm hao tốn nguồn lực nhưng không đạt được mục tiêu như mong đợi.
Để giải quyết thực trạng này, Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu ưu tiên cho doanh nghiệp trước, phân rã xuống cho các phòng ban, rồi từ đó mới tạo ra các dự án và task dựa trên các mục tiêu đã thống nhất này, như vậy mới tạo nên sự đồng bộ trong tổ chức, tối ưu chi phí và tập trung năng lượng của đội ngũ chinh phục mục tiêu chung.
Quản trị công việc theo phương pháp quản trị mục tiêu trước như trên phần mềm Simplamo, giúp doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc sắp xếp nhiệm vụ của từng cấp, từng phòng ban, cá nhân. Từ đó hệ thống được danh sách các đầu việc cần làm, thời hạn và trình tự thực hiện ưu tiên… Do tất cả đều hướng đến đạt được mục tiêu cá nhân, phòng ban để nhìn về một hướng và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
4. Gợi ý về Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo
4.1. Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo
Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo có khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ. Tích hợp nhiều tính năng thông minh, với các công cụ thực thi theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu quản lý công việc theo mục tiêu của doanh nghiệp.
Simplamo giúp doanh nghiệp sắp xếp, làm rõ, đơn giản hóa công việc, mục tiêu, và sau đó hiện thực hóa hiệu quả hoạt động một cách chặt chẽ – liên tục hàng tuần, quản lý các công việc, nhiệm vụ theo mục tiêu, chỉ số một cách khoa học, là phương pháp bám đuổi mục tiêu hiệu quả.
Simplamo triển khai phần mềm quản lý công việc theo hướng quản lý công việc dựa trên mục tiêu, từ mục tiêu đề ra sẽ thiết lập, sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp cho công việc để hoàn thành mục tiêu đó. Simplamo sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc để đạt được mục tiêu từng cá nhân, phòng ban và cùng đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Simplamo triển khai việc quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp thông qua 2 công cụ chính trong phần mềm là Công cụ OKRs & Mục tiêu, và bảng chỉ số Scorecard.
4.2. Công cụ OKRs & Mục tiêu
Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu Simplamo với công cụ OKRs & Mục tiêu là giải pháp quản trị mục tiêu OKR khoa học và hiện đại, kết nối thành viên, bám sát mục tiêu và giải quyết vấn đề.
Simplamo có tư duy thiết lập mục tiêu ưu tiên chuẩn SMART kết nối với mục tiêu năm, tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp, và chỉ tập trung giới hạn số lượng mục tiêu ưu tiên để đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua việc chia nhỏ các mục tiêu ưu tiên Quý thành các mốc nhỏ hơn để doanh nghiệp dễ theo dõi và ghi nhận nỗ lực của nhân viên.
Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất, doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới để tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.
Từ việc có mục tiêu rõ ràng, thời hạn xác định, và nhận thức được tầm quan trọng, thứ tự ưu tiên của từng mục tiêu, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ xác định được công việc cần làm, quản lý và sắp xếp thời gian hoàn thành công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tiến trình thực thi mục tiêu ưu tiên được review hàng tuần, giúp nhân viên luôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu quan trọng, nhờ vào phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu Simplamo.
Hành động từng cá nhân trong doanh nghiệp được thúc đẩy, có động lực vượt qua những khó khăn đang gặp phải, đồng thời tối ưu hóa năng suất, thời gian hoàn thành của nhân viên khi tập trung thời gian và năng lượng làm việc vào mục tiêu tăng trưởng trọng tâm. Vì mỗi thành viên đều có công việc với mục tiêu ưu tiên của riêng mình, và sẽ chịu trách nhiệm về công việc đó.
Phần mềm Simplamo cũng cho phép doanh nghiệp tiếp nhận thông tin cụ thể về công việc với công cụ này, đảm bảo công việc, mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn. Giúp chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động kinh doanh nhanh chóng, thuận tiện. Các thành viên dễ dàng theo dõi nhiệm vụ, đo lường hiệu suất và mục tiêu tập trung cho công việc.
Tìm hiểu thêm: Cách thiết lập mục tiêu ưu tiên quý chi tiết của SimplamoTại đây
4.3. Công cụ Scorecard
Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, đánh giá được kết quả vận hành và sự tuân thủ quy trình của nhân viên, thể hiện kết quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được tất cả diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.
Chỉ số Scorecard được Simplamo khuyến khích nên đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), và mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình, sẽ báo cáo tiến độ với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần, để banh lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế triển khai công việc tại các cấp.
Bảng chỉ số Scorecard của phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, để theo dõi trực quan các số liệu hoạt động kinh doanh của các thành viên trong doanh nghiệp khi có:
Bảng điều khiển để theo dõi thời gian thực
Giám sát hàng tuần giúp kiểm soát vấn đề
Theo dõi cá nhân, nhóm và phòng ban
Sắp xếp và điều chỉnh thông số dễ dàng
Việc đo lường hàng tuần với chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, cũng như kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết trước khi quá muộn. Điều này hiệu quả hơn nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo cuối năm của công ty – khi đó đã quá muộn để điều chỉnh và thay đổi cục diện.
Socorecard trong phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo cũng giúp đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ, thực hiện đều đặn và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.
Những tính năng trên trong phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp do Simplamo cung cấp, các doanh nghiệp đã được đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công việc của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp theo mục tiêu đảm bảo phù hợp nhất với các tổ chức hiện nay. Đây sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất từ công nghệ, đem đến kết quả kinh doanh thuận lợi, tốt đẹp như kỳ vọng cho ban lãnh đạo và chủ doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp của Simplamo: Tại đây
Không chỉ cung cấp phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp, Simplamo còn cung cấp các dịch vụ, công cụ hỗ trợ khác như: Tầm nhìn (quản trị tổng thể, dài hạn), Sơ đồ trách nhiệm (quản trị cơ cấu, đội nhóm), Cuộc họp (thúc đẩy trao đổi, gắn kết, theo dõi mục tiêu chung), Review nhân sự hàng quý – hàng năm (đánh giá nhân sự khoa học, công bằng dựa trên kết quả công việc và con người phù hợp)… giúp doanh nghiệp phát huy tối đa tiềm năng tăng trưởng và quản trị doanh nghiệp theo đúng lộ trình bài bản chuẩn Hoa Kỳ.
Đặt lịch tư vấn để biết thêm rõ hơn về các dịch vụ của Simplamo: Tại đây
————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp có đa dạng quy mô, lĩnh vực kinh doanh khác nhau sử dụng. Thị trường hiện nay cũng có rất nhiều phần mềm khác nhau để lựa chọn, vì vậy đây là bài viết cung cấp những thông tin và kiến thức về phần mềm quản lý doanh nghiệp một cách cơ bản, dễ hiểu nhất. Để người đọc hiểu và biết được lý do, lợi ích, những tính năng phổ biến và cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức của mình.
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm được tích hợp quy trình kinh doanh quan trọng, cốt lõi của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Giúp các doanh nghiệp thuận tiện trong quản lý và triển khai các hoạt động kinh doanh của mình.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm các ứng dụng phần mềm, công cụ quản trị được thiết kế, giúp doanh nghiệp tự động, đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu suất, khả năng tiếp cận thông tin và khả năng hiển thị. Phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là sự trợ giúp đắc lực để nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp nhất, theo cơ sở dữ liệu thực tế của doanh nghiệp mình.
1.1. Vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp góp một phần không nhỏ trong quá trình hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, thuận lợi và hiệu quả hơn. Một vài vai trò tiêu biểu mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại như:
Tự động hóa các quy trình kinh doanh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa các quy trình hoạt động thủ công – công đoạn cần nhiều thời gian, nhân lực và dễ sai sót…
Khả năng tiếp cận thông tin: Cho phép các nhân viên có quyền hạn cập nhật, truy cập thông tin từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào trên các thiết bị được kết nối với hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Thống nhất dữ liệu: Tại tất cả các phòng ban, bộ phận liên quan, khác nhau, đều được phép truy cập và chia sẻ dữ liệu mới nhất, trong toàn thể nội bộ doanh nghiệp thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Khả năng ra quyết định: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các nhà quản lý, ban lãnh đạo có đầy đủ cơ sở dữ liệu, thông tin cần thiết, để từ đưa ra quyết định phù hợp, đúng nhất dựa trên thông tin hiện tại, tài liệu thực tế của doanh nghiệp.
1.2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp
Tăng năng suất, giảm chi phí: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa trong các quy trình kinh doanh, giải phóng thời gian, công sức cho nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, tài nguyên cho doanh nghiệp
Cải thiện hiệu quả: Với việc các quy trình được hệ thống bài bản và tự động hóa trên phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đem đến sự hiệu quả khi loại bỏ tối đa các lỗi, giảm thiểu sai sót và cải thiện giao tiếp giữa các thành viên với các tính năng quản lý đội nhóm, review nhân sự.
Nâng cao khả năng hiển thị: Phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp tầm nhìn tổng quan về hoạt động, có các chỉ số, thống kê dữ liệu của các phòng ban doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định trực quan hơn.
Tăng khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp đem đến lợi thế về sức mạnh bộ máy nội bộ, doanh nghiệp phát huy hết tiềm lực của mình, hoạt động trơn tru, như vậy sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Lưu trữ dữ liệu tiện lợi, nhanh chóng: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, cập nhật dữ liệu liên tục và nhanh chóng.
Gia tăng sự hài lòng của nhân viên: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp nhân viên làm việc dễ dàng, đơn giản và hiệu quả hơn trong việc truy cập thông tin họ cần.
2. Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, phù hợp nhất
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp từ các thương hiệu lớn, nhỏ, trong và ngoài nước, đem đến nhiều lựa chọn đa dạng, phong phú. Nhưng để tìm được phần mềm phù hợp nhất, doanh nghiệp nên xem xét, cân nhắc các yếu tố sau:
Kích thước và quy mô của doanh nghiệp: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau (có thể được thiết kế riêng cho doanh nghiệp khi được yêu cầu), cung cấp nhiều giải pháp, công cụ phù hợp với các quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, vừa SMEs đến doanh nghiệp lớn.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Với các doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực, ngành nghề không mang tính đặc thù cao, thì các phần mềm quản lý doanh nghiệp trên thị trường hấu hết đều có thể đáp ứng được nhu cầu. Nhưng mỗi phần mềm thường có 1 lĩnh vực, ngành nghề mạnh nhất, được biết đến nhiều nhất. Vì vậy đây cũng là một yếu tố cần xem xét khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Các tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý doanh nghiệp thường được thiết kế tích hợp nhiều chức năng, nên doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng, hoặc chỉ sử dụng một vài chức năng phù hợp với nhu cầu của mình trong phần mềm.
Chi phí: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam hiện có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào tính năng, chức năng, quy mô và danh tiếng của phần mềm. Chi phí có sự chênh lệch khá lớn nên doanh nghiệp cần xem xét ngân sách, tiềm lực tài chính của mình để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, hiện nay thị trường có rất nhiều lựa chọn có thể đáp ứng được yếu tố này cho doanh nghiệp.
Các anh chị chủ doanh nghiệp đều biết, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp đa dạng, đáp ứng hầu hết các nhu cầu cần thiết. Việc lựa chọn, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp với tiêu chí mong muốn, khả năng và nguồn lực của mình, sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Vì vậy, các anh chị chủ doanh nghiệp được khuyến khích nên xem xét tất cả những tiêu chí trên, để chọn ra được phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, thích hợp nhất, đem lại lợi ích tối đa nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.
3. Phần mềm quản lý doanh nghiệp của SIMPLAMO
3.1. Giới thiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp Simplamo
Với các tiêu chí lựa chọn căn bản được gợi ý cho chủ doanh nghiệp như trên, Simplamo là một trong những phần mềm đáp ứng tốt các nhu cầu cần thiết cho các nhà lãnh đạo đang có mong muốn tìm kiếm, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp Simplamo được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản. Giúp doanh nghiệp tăng trưởng từ 10-30% khi sử dụng, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Với chi phí sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo cũng rất cạnh tranh, phù hợp với đa dạng doanh nghiệp tại Việt Nam từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển, tăng trưởng và thành công.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…
3.2. Tính năng QUẢN LÝ TẦM NHÌN trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Simplamo giúp Doanh nghiệp quản lý Tầm nhìn dễ dàng bằng cách cung cấp công cụ Tầm nhìn để:
Tạo Bảng tầm nhìn khoa học, chuẩn quốc tế, có trọng tâm và ngắn gọn chỉ trên 2 trang
Sếp và đội ngũ dễ dàng review bảng Tầm nhìn này hàng quý, hàng năm, đảm bảo cả team cùng nắm rõ định hướng và đích đến của công ty trong thời gian 1 năm, 3 năm và 10 năm tới.
Công cụ tracking và đo lường mục tiêu hàng quý so với mục tiêu năm, đảm bảo mỗi mục tiêu xây ra đều phục vụ cho Tầm nhìn dài hạn và đang diễn ra đúng tiến độ
“Cứ vẽ ra tương lai mà bạn mong muốn cho doanh nghiệp, Simplamo sẽ chỉ cho bạn thấy con đường đi đến đó”
3.3. Tính năng QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo với tính năng quản lý đội nhóm cung cấp cho doanh nghiệp bộ khung tiêu chuẩn, khoa học từ Hoa Kỳ. Xây dựng sơ đồ trách nhiệm (gồm vị trí và vai trò chức năng) tập trung vào sự rõ ràng, minh bạch của các nhân sự ở mọi vị trí trong doanh nghiệp.
Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò, trách nhiệm chính ở từng vị trí. Như vậy các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ dễ dàng giao mục tiêu/công việc phù hợp cho nhân sự. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nắm được hiện trạng nhân sự để lên kế hoạch tuyển dụng đào tạo trong thời gian tới đáp ứng cho kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
3.4. Tính năng QUẢN LÝ MỤC TIÊU trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm. Bên cạnh đó, Simplamo cũng giúp nhà lãnh đạo quản lý tiến độ thực thi của từng mục tiêu (đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề gặp phải là gì,…) bằng Scorecard.
Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho từng thành viên.
3.5. Tính năng NHẬN PHẢN HỒI và GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Mỗi ngày, doanh nghiệp đều có rất nhiều vấn đề phát sinh trong đội ngũ và những phản hồi từ Khách hàng về sản phẩm/dịch vụ. Những vấn đề hay phản hồi này luôn cần được tổng hợp, thảo luận và tìm phương án giải quyết ngay. Vì thế, phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo cung cấp công cụ Cuộc họp, giúp nhà quản lý kịp thời nhận diện vấn đề thông qua review bảng chỉ số hoạt động hàng tuần, tiến trình thực thi mục tiêu của đội ngũ và những phản hồi nhận được (trong đó nhiều nhất đến từ đội sale/marketing/triển khai)
Cuộc họp của Simplamo được thiết kế thông minh, khoa học, biến cuộc họp trở nên tinh gọn, chỉ diễn ra trong 90 phút, với 7 bước cố định. Tập trung review những mục tiêu, chỉ số quan trọng, đảm bảo đội ngũ luôn theo sát công việc của mình và nhận diện – giải quyết vấn đề thông minh bằng 3 bước (xác định nguyên nhân – thảo luận – chốt phương án giải quyết).
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo giúp giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn nhất, giải quyết triệt để, tuần tự từng vấn đề ưu tiên, xóa bỏ sự dài dòng, đi thẳng vào trọng tâm, bám sát mục tiêu kinh doanh, tiết kiệm thời gian, và rút ngắn khoảng cách giữa các cấp, thúc đẩy đội ngũ đi đúng hướng, giải quyết vấn đề kịp thời.
3.6. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Tính năng Review Nhân sự trong phần mềm quản lý doanh nghiệp được thực hiện thông qua Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.
Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5. Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.
Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên trong phần mềm quản lý doanh nghiệp do Simplamo cung cấp, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức mình, sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất từ công nghệ, đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Tổ chức cuộc họp Lập kế hoạch kinh doanh năm AOP (Annual Operating Plan) thường là một trong những chủ đề được chủ doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất vào giai đoạn các tháng cuối năm. Nhưng nhiều anh chị lãnh đạo cũng gặp khó khăn trong việc triển khai và thực thi cuộc họp này đúng cách, khoa học và phù hợp với doanh nghiệp mình.
Có một cuộc họp năm thuận lợi, hiệu quả, truyền tải được đầy đủ nội dung và thông điệp đến các lãnh đạo cấp cao, thì những mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hành động được bàn luận, thống nhất trong cuộc họp năm này mới thực hiện được tối đa công lực và năng suất, khi triển khai thực tế và xuống các cấp trong doanh nghiệp.
Hiểu được tầm quan trọng và những lợi ích của việc tổ chức cuộc họp năm hiệu quả, trong bài viết này chúng tôi chia sẻ về cách tổ chức Buổi họp năm hiệu quả (Annual Planning) từ Simplamo.
1. Mục tiêu của buổi họp Lập kế hoạch kinh doanh năm:
Tăng cường sức khoẻ và tính gắn kết của của đội ngũ.
Tiếp tục làm rõ Bảng tầm nhìn doanh nghiệp.
Lập kế hoạch kinh doanh năm, xác định các công việc ưu tiên quý tới.
Tập trung nhận diện rõ các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề ưu tiên.
Buổi họp lập kế hoạch kinh doanh năm thông thường tiến hành trong vòng 2 ngày, thường được tổ chức bên ngoài văn phòng. Và phần lớn các cuộc họp năm chỉ dành cho cấp Ban lãnh đạo.
2. Tầm quan trọng của cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Là cơ hội để đội ngũ ban lãnh đạo Công ty xem xét lại Kế hoạch kinh doanh năm trước đó và Mục tiêu ưu tiên của Quý gần nhất. Đánh giá tổng thể các chỉ số của tổ chức.
Phân tích SWOT để đưa ra các giải pháp giúp loại bỏ tất cả các vấn đề của doanh nghiệp gặp phải, nhìn nhận những điểm mạnh của tổ chức, những cơ hội trong thời gian tới để tận dụng và phát huy.
Gia tăng sức khỏe đội ngũ, củng cố đội ngũ lãnh đạo, tránh được các vấn đề trong hoạt động teamwork.
Rà soát lại toàn bộ Tầm nhìn để đưa ra những thay đổi, chỉnh sửa cần thiết, và đảm bảo mọi người đều thống nhất, nắm rõ được tầm nhìn này.
Công ty sẽ có thêm cơ sở để thiết lập kế hoạch cho năm mới và mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày tiếp theo.
Cuộc họp năm này là thời gian ban lãnh đạo cùng nhau giải quyết tất cả các vấn đề quan trọng, thống nhất các bước tiếp theo và kết luận để triển khai cho 1 năm kế tiếp.
3. Các bước thực hiện Cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm trên Simplamo
Công cụ Họp năm trên Simplamo được thiết lập theo một trình tự khoa học – logic trong các bước, để tổ chức cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm hiệu quả nhưng vẫn được thực hiện gọn gàng, nhanh chóng. Các doanh nghiệp sẽ được gợi ý tuần tự những bước thực hiện cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm trên phần mềm của Simplamo.
Về cơ bản, cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm sẽ được chia thành 2 giai đoạn chính là: Trước cuộc họp và Trong cuộc họp
3.1. Trước cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Trước bất kỳ cuộc họp nào cũng cần xác định rõ thành phần tham dự cuộc họp để đảm bảo có đầy đủ những thành viên, phòng ban phù hợp, liên quan tới nội dung họp. Đối với cuộc họp năm thì thành phần tham dự thường là Ban lãnh đạo và các quản lý cấp cao thiết lập kế hoạch năm cho toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cuộc họp năm là cuộc họp quan trọng, thời gian diễn ra sẽ lâu hơn những cuộc họp quý, họp tuần thông thường. Nên doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực nhân sự để sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp năm; phân công trách nhiệm rõ ràng (người điều phối, thư ký…); các báo cáo về Doanh thu, lợi nhuận, dữ liệu đo lường trong quý, báo cáo tài chính quản trị khác…
Ngoài ra, còn cần chuẩn bị trước nội dung họp (Mục tiêu ưu tiên Quý gần nhất đạt hay chưa, những vấn đề lớn cần bàn luận…) để công việc được phân chia phù hợp, cuộc họp năm diễn ra hiệu quả, thuận lợi.
3.2. Trong cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Ngày họp năm thứ 1
Cuộc họp năm diễn ra trong 2 ngày, theo trình tự của Simplamo, ngày đầu tiên của cuộc họp năm sẽ diễn ra với các bước chính:
1. Khởi động (30′)
Thực hiện Khởi động để cùng nhìn lại và chúc mừng cho đoạn đường một năm của Doanh nghiệp, Đây cũng là lúc các thành viên chia sẻ những điểm nổi bật theo cảm nhận cá nhân, nhằm tạo không khí chuyển đổi, thoát ra khỏi không gian làm việc chuyển sang trạng thái họp. Việc này mang đến sự tập trung khi bắt đầu vào cuộc họp, và việc được chia sẻ cũng mang đến cảm giác cởi mở, thoái mái hơn.
2. Xem lại Năm trước và Quý trước (30’)
Đội ngũ ban lãnh đạo dưới sự điều hướng của Người điều phối cùng sự hỗ trợ của Thư ký, cùng xem xét các mục tiêu và số liệu bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, các chỉ số đo lường trọng yếu đánh giá một năm hoạt động vừa qua.
Bên cạnh đó cũng sẽ chấm điểm hoạt động kinh doanh năm từ 1-10 theo suy nghĩ của từng thành viên để mọi người chia sẻ cảm nhận, những suy nghĩ trong cả năm để cùng học hỏi, rút kinh nghiệm và tiến về phía trước.
Ý nghĩa: Cùng nhìn lại và học hỏi từ quá khứ. Đo lường sự cải thiện giữa khả năng lập kế hoạch và thực thi thực tế.
3. Tăng cường sức khoẻ đội ngũ (165’)
Bằng cách cùng nhau thực hiện một bài tập/hoạt động teamwork đơn giản để tạo nên sự hiểu biết sâu sắc, nâng cao tinh thần cởi mở, chân thành và cam kết giữa các thành viên.
(Simplamo khuyến khích bạn tìm đọc quyển sách “5 điểm chết trong teamwork” để có thêm nhiều gợi ý về hoạt động này hơn.)
Ý nghĩa: Giúp các thành viên hiểu rằng niềm tin là nền tảng của sức khỏe đội ngũ, và tránh được 5 điểm rối loạn trong đội ngũ (tin tưởng, xung đột, cam kết, trách nhiệm giải trình và kết quả)
4. Phân tích S.W.O.T & Thiết lập Danh sách các vấn đề (60’)
Sau khi thực hiện xem xét lại các hoạt động, mục tiêu trong quý trước và năm trước, ban lãnh đạo sẽ nắm được các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Nên tiếp đến cuộc họp năm sẽ đi đến một phần quan trọng, không thể thiếu cho bất cứ tổ chức nào đó là phần phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối nguy đối với tổ chức).
Ý nghĩa: Nhận biết và nắm rõ về SWOT trong doanh nghiệp để làm cơ sở dữ kiện thiết lập tầm nhìn, mục tiêu 3 năm, kế hoạch kinh doanh năm sau… phù hợp và hiệu quả nhất.
5. Rà soát tầm nhìn doanh nghiệp (75’)
Tại phần này, sẽ rà soát lại tất cả nội dung trong bảng Tầm nhìn đã được lập ra của doanh nghiệp trước đó và để tất cả thành viên tham dự xác nhận, nêu ý kiến về việc “chúng ta có vẫn đang đi đúng hướng hay không?”
Nếu có vấn đề muốn thay đổi, chỉnh sửa hay những điểm bất đồng, ban lãnh đạo sẽ xem xét, bàn luận đưa ra giái pháp thay đổi, tất cả đều được Thư ký ghi chú lại trên Simplamo
Ý nghĩa: Đảm bảo rằng tất cả mọi người vẫn thống nhất 100% với tầm nhìn của tổ chức.
6. Rà soát Bức tranh 3 năm (45’)
Tiếp đến, các thành viên trong cuộc họp năm sẽ cùng nhìn, rà soát lại từng nội dung trong Bức tranh 3 năm được lập ra trong năm trước. Bắt đầu cập nhật, quyết định giữ lại, hủy bỏ hoặc chỉnh sửa để tạo dựng Bức tranh cho 3 năm tới.
Rà soát Bức tranh 3 năm vì một năm qua có nhiều điều thay đổi, và với kiến thức và kinh nghiệm tích lũy trong năm vừa rồi, chúng ta sẽ có những điều chỉnh tạo ra một tầm nhìn mới.
Bên cạnh đó, đội ngũ chúng ta cũng tốt lên từng ngày, từ những kinh nghiệm tích góp, việc lập bảng kế hoạch kinh doanh sẽ chuẩn hơn, nên doanh nghiệp cần cập nhật để tạo ra Bức tranh 3 năm thực tiễn và phù hợp với tổ chức, thị trường hiện tại.
Ý nghĩa: 100% thành viên có cùng một suy nghĩ về Bức tranh 3 năm tới của tổ chức và đảm bảo các mục tiêu này được thiết lập phù hợp nhất với tình hình hiện tại.
Kết luận ngày 1 (30’)
Tại đây, tóm tắt lại nội dung ngày họp thứ 1 và thống nhất lịch trình ngày Thứ 2 cho các thành viên tham dự nắm rõ.
Những thông tin về nội dung họp được Thư ký cập nhật và điều chỉnh đều được Simplamo lưu lại tự động và liên tục trên phần mềm. Sau khi kết thúc ngày họp đầu tiên, phần mềm Simplamo sẽ gửi Email tóm tắt cho các thành viên tham dự. Khi đó lịch trình của ngày họp Thứ 2 sẽ tự động hiện ra.
Ý nghĩa: Tổ chức cuộc họp năm trên Simplamo mang đến sự thuận tiện, nhanh chóng, vì toàn bộ nội dung ghi chép về cuộc họp sẽ được lưu lại và tự động gửi mail đến toàn bộ thành viên tham dự cuộc họp ngay sau khi ngày họp kết thúc.
Đảm bảo được việc các thành viên đều có dữ kiện về nội dung cuộc họp hôm nay, tránh được việc bỏ lỡ, không nắm đầy đủ thông tin, như vậy nội dung ngày họp tiếp theo sẽ được tiếp nối và không bị gián đoạn.
Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách Tổ chức Cuộc họp năm của Simplamo: Tại đây
Ngày thứ họp năm thứ 2
Khởi động – 15 phút:
Bắt đầu ngày họp năm thứ 2 với 15 phút khởi động nhanh chóng, khơi gợi lại ký ức về cuộc họp ngày ngày thứ 1, tạo bầu không khí mở đầu có sự giao tiếp, chia sẻ giữa các thành viên, giúp 2 ngày họp được nối tiếp liền mạch hơn.
Nhắc lại Bảng danh sách vấn đề và Bức tranh 3 năm trong cuộc họp năm ngày thứ 1 (15’)
Để nhắc nhớ những điều này trong tâm trí mọi người trước khi tạo Kế hoạch 1 năm trong ngày họp hôm nay, cũng như giúp các thành viên nắm bắt lại để đễ dàng chia nhỏ các vấn đề cần giải quyết.
7. Lập kế hoạch kinh doanh năm mới (120’)
Khi đã có Bức tranh rõ ràng về 3 năm tới từ ngày họp năm thứ 1, cuộc họp năm sẽ đi đến nội dung Lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
Khi đã có Tầm nhìn rõ ràng, các con số và mục tiêu sẽ không còn mơ hồ, mà hiện ra rõ ràng ngay trước mắt ban lãnh đạo. Việc cần làm là thảo luận và thống nhất với đội ngũ về những con số mục tiêu về Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số đo lường… và đặt thời hạn thực hiện chỉ định, để công việc hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo được mục tiêu doanh nghiệp.
Phần mềm Simplamo cung cấp đầy đủ chức năng để các nhân sự của từng phòng ban chuyên môn nhập dữ liệu doanh thu, lợi nhuận, chỉ số đo lường và Mục tiêu năm / Quý tương ứng. Và ban lãnh đạo, các sếp có thể nắm được đầy đủ, nhanh chóng các số liệu này qua phần mềm Simplamo.
Ngoài ra, cũng cần có bảng ngân sách hỗ trợ cho kế hoạch này và các thành viên đều rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ trong năm tới.
8. Thiết lập mục tiêu ưu tiên Quý (120’)
Đặt ra 3-7 mục tiêu quan trọng nhất phải hoàn thành trong 90 ngày tới cho cấp công ty. Sau đó là công việc ưu tiên cấp phòng/ban (cá nhân) của các thành viên trong Ban lãnh đạo. Không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu, vì ngoài việc không thể đạt được tất cả các mục tiêu đề ra, thì còn làm giảm mức độ tập trung đạt được mục tiêu.
Lời khuyên chân thành từ Simplamo “Ít hơn luôn tốt hơn”, đạt được tất cả “ít” mục tiêu đó vẫn sẽ chất lượng và hiệu quả hơn việc có quá nhiều mục tiêu nhưng không cái nào đạt được 50%.
Chỉ định cụ thể ai sẽ chịu trách nhiệm thực thi mục tiêu này ở cấp độ công ty một cách rõ ràng trong toàn thể đội ngũ ban lãnh đạo. Sau đó, từng thành viên ban lãnh đạo cùng xác định các mục tiêu cá nhân cần thêm vào để giúp công ty đạt được mục tiêu ưu tiên Quý.
9. Xử lý vấn đề trọng điểm (195’)
Đây là phần trọng tâm – trái tim của buổi họp năm. Từ những vấn đề được nhận định, ghi chú và tạo ra khi chúng ta phân tích SWOT và thực hiện các bước trên trong cuộc họp.
Tại ngày họp Thứ 2, chúng ta vẫn có thể bổ sung các vấn đề trong tổ chức đang đối mặt để đội ngũ lãnh đạo thảo luận và xử lý trong cuộc họp năm. Cần xác định thời hạn của các vấn đề, với các vấn đề Dài hạn sẽ được thảo luận, xử lý trong cuộc họp năm này. Còn các vấn đề ngắn hạn sẽ chuyển về công cụ cuộc họp tuần trên Simplamo để xử lý
Theo đó, các vấn đề dài hạn này sẽ được tiến hành xử lý theo các bước:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên của các vấn đề
Xử lý từng vấn đề theo 3 bước: Nhận diện nguyên nhân – Thảo luận – Chốt phương án giải quyết
Ý nghĩa: Xử lý những vấn đề trọng yếu có thể gây cản trở trong 90 ngày tới.
10. Kết luận (12’)
Cuối ngày họp thứ 2 của cuộc họp năm, các thành viên tham dự cuộc họp năm sẽ cùng xem lại tất cả những hành động đã chốt với nhau, chắc chắn rằng mọi người đều hiểu và đồng thuận.
Như vậy các thành viên tham dự đều nắm được phương hướng và có tinh thần thực hiện, rõ ràng về thông điệp mong muốn mà cuộc họp năm này đem lại. Điều này cũng giúp việc triển khai xuống cấp dưới thuận lợi và hiệu quả nhất.
Ý nghĩa: Thống nhất những Hành động / To-dos và các Mục tiêu đã thống nhất cho 90 ngày và kế hoạch 1 năm. Hiểu hơn về cảm nhận của từng thành viên thông qua phản hồi sau khi kết thúc 2 ngày làm việc và đảm bảo đáp ứng được kỳ vọng.
Đây là một bộ khung Cuộc họp năm bài bản dành cho doanh nghiệp tại phần mềm Simplamo. Thực hiện theo trình tự Cuộc họp năm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà còn đảm bảo đem lại hiệu quả cho Cuộc họp năm quan trọng này.
Simplamo chúc các nhà lãnh đạo thực hiện thuận lợi và thành công Cuộc họp năm cho doanh nghiệp mình!
Ngoài cung cấp công cụ Cuộc họp năm trên phần mềm, Simplamo còn cung cấp các dịch vụ Tổ chức cuộc họp năm, với mong muốn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tách bạch nội dung và thực thi theo đúng lộ trình bài bản chuẩn Hoa Kỳ.
Đặt lịch tư vấn tìm hiểu về dịch vụ lập kế hoạch kinh doanh năm của Simplamo: Tại đây
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay do thực trạng tổ chức cuộc họp tại Việt Nam hiện nay vẫn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập. Nổi bật như là tình trạng họp nhiều, thời gian họp quá dài, họp không có mục đích, nội dung rõ ràng, gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Các cuộc họp không hiệu quả sẽ làm gia tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của doanh nghiệp,.
1. Tầm quan trọng của tổ chức cuộc họp hiệu quả
Tổ chức cuộc họp là một hình thức giao tiếp, một hoạt động quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp các thành viên trao đổi, truyền đạt thông tin, bàn luận tìm giải pháp, đưa ra những chỉ đạo cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Tổ chức cuộc họp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất công việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng tiêu biểu trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả bao gồm:
Trao đổi thông tin: Cuộc họp là nơi để các thành viên trao đổi, cập nhật, nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động, kế hoạch thực hiện, các mục tiêu đề ra từ doanh nghiệp/phòng ban và cá nhân. Thông tin được truyền đạt trực tiếp trong cuộc họp sẽ đầy đủ, rõ ràng hơn, mọi người hiểu rõ các vấn đề, nhiệm vụ, hạn chế được những nhầm lẫn khi mọi người có cơ hội phản hồi và trình bày thắc mắc nhanh chóng và phối hợp công việc với nhau tốt hơn.
Chia sẻ ý kiến: Tổ chức cuộc họp hiệu quả là tạo cơ hội cho nhân viên bày tỏ, chia sẻ ý kiến, suy nghĩ về các vấn đề của phòng ban/ doanh nghiệp, các vấn đề, khúc mắc sẽ được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể đề ra các giải pháp đa dạng, thực tiễn, khả thi hơn.
Thảo luận và giải quyết vấn đề: Cuộc họp là nơi để các thành viên trong tổ chức thảo luận, đưa ra ý kiến đóng góp và giải quyết các vấn đề vướng mắc chung. Thông qua quá trình thảo luận, các thành viên sẽ phân tích, đánh giá toàn diện, đưa ra các ý kiến, giải pháp phù hợp, đa dạng, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề, cũng như các vấn đề nên được giải quyết xong nhanh chóng ngay trong thời gian tổ chức.
Tăng cường sự phối hợp: Tổ chức cuộc họp hiệu quả giúp các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm của nhau, để họ có thể phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả hơn trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Ra quyết định: Cuộc họp là thời điểm để ban lãnh đạo, giám đốc công bố, thông báo hoặc ra quyết định chung về các vấn đề quan trọng đến các thành viên trong doanh nghiệp. Các quyết định được đưa ra công khai, minh bạch, rõ ràng, mọi người đều nắm bắt được, từ đó khả năng thực thi theo chỉ đạo sẽ cao hơn.
2. Những nguyên nhân khiến cuộc họp không hiệu quả
Không có cuộc họp định kỳ, thời gian tổ chức cuộc họp không cố định
Nhiều phòng ban trong doanh nghiệp (như phòng kinh doanh) thường gặp khó khăn khi thống nhất thời gian tổ chức cuộc họp vì nhân viên bận đi gặp khách hàng… nên dời lại cuộc họp, nhân sự tham gia dự không đầy đủ, bỏ lỡ nội dung, vấn đề quan trọng trong cuộc họp. Hay như việc mọi người tới muộn, đến rải rác vì nhiều lý do, dẫn đến tổ chúc cuộc họp hiệu quả gần như không khả thi.
Mục đích và nội dung cuộc họp không rõ ràng
Khiến các thành viên tham dự không biết tập trung vào điều gì, vấn đề nào cần thiết giải quyết trước, từ đó cuộc họp sẽ diễn ra không đi vào trọng tâm, xa rời mục đích và không đạt được kết quả như mong muốn. Đây được coi là nguyên nhân phổ biến nhất ảnh hưởng đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả
Kế hoạch cuộc họp không được chuẩn bị kỹ lưỡng
Làm cho việc tổ chức cuộc họp dễ bị gián đoạn, lãng phí thời gian, không trật tự, logic, người tham dự không theo được nhịp họp, không nắm bắt được đầy đủ vấn đề, dẫn đến đề xuất giải quyết vấn đề một cách tức thời, hời hợt, không khả thi.
Thành phần tham dự không phù hợp
Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp với mục đích và nội dung của cuộc họp. Nếu thành phần tham dự không phù hợp, sẽ làm cuộc họp không thể thảo luận sâu vào về vấn đề đang cần giải quyết (do yếu tố chuyên môn), không đi đúng trọng tâm, thậm chí có thể gây ra tranh cãi, xung đột và không trở thành cuộc họp hiệu quả.
Người điều phối kiêm nhiệm cả vị trí thư ký cuộc họp
Người điều phối có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, dẫn dắt cuộc họp đi đúng trọng tâm, không lan man, tránh tình trạng lộn xộn, thiếu trật tự… Nên khi 1 người đảm nhiệm cả vai trò điều phối và thư ký sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả của cả hai nhiệm vụ. Vừa không kiếm soát được cuộc họp, vừa không ghi chép được đầy đủ nội dung.
Bàn luận sa đà, không đúng thời điểm
Cuộc họp nói về những vấn đề không liên quan, quanh quẩn trong những chuyện không thật sự cần thiết, khiển trách/khen thưởng quá lâu… bị phân tâm khỏi nhiệm vụ quan trọng, tốn nhiều thời gian họp nhưng không giải quyết được vấn đề trọng yếu.
Các thành viên tham dự không tích cực
Có thể do tổ chức họp quá nhiều trong tuần, cuộc họp quá dài, nội dung cuộc họp không liên quan, không phù hợp với người tham dự, hay người tham dự cuộc họp nhưng chỉ được nghe, không được thảo luận, chia sẻ ý kiến, gây ra nhàm chán, mất tập trung, lãng phí thời gian và không có kết quả. Sự tham gia tích cực của các thành viên cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay việc tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không.
Kết thúc cuộc họp không có kết luận rõ ràng
Cuộc họp diễn ra quá dài, bàn luận sa đà, vội vàng kết thúc vì mọi người hết năng lượng, mệt mỏi, lo quay lại những nhiệm vụ hàng ngày của cá nhân, nên bỏ qua phần kết luận để tổng hợp lại những nội dung, thông điệp chính yếu đã được thảo luận trong cuộc họp. Tổ chức một cuộc họp nhưng không có kết luận rõ ràng sẽ dẫn đến việc các quyết định được đưa ra trong cuộc họp không được thực hiện hoặc bị thiếu sót, bỏ lỡ vì mọi người cảm thấy cuộc họp chưa hoàn tất nên chưa cần triển khai thực hiện.
Các thành viên tham gia cuộc họp không nhận được biên bản họp
Vì quên do chủ quan cho rằng các thành viên đều tự ghi lại đầy đủ hay vì thiếu phần mềm hỗ trợ nên thư ký phải gửi thủ công biên bản đến từng thành viên tham dự sau cuộc họp dẫn đến chậm trễ, cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, vì vậy việc tổ chức cuộc họp hiệu quả cũng không đạt.
Ngoài ra còn các yếu tố khách quan khác dẫn đến việc không tổ chức được cuộc họp hiệu quả như thời gian, địa điểm cuộc họp không phù hợp với nội dung họp và nhu cầu của người tham gia, công nghệ trình bày, phần mềm cho cuộc họp lỗi thời, không còn hiệu quả hỗ trợ, ngoài ra còn có yếu tố tình hình sức khỏe của các thành viên,…
3. Các yếu tố cần thiết để tổ chức cuộc họp hiệu quả
3.1. Các yếu tố cần thiết để tổ chức một cuộc họp hiệu quả
Trước cuộc họp
Xác định mục tiêu, nội dung cuộc họp rõ ràng để đảm bảo hiệu quả, trật tự, tránh lãng phí thời gian khi tổ chức cuộc họp – yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của cuộc họp.
Lập kế hoạch cuộc họp cụ thể, chi tiết về mục đích, nội dung, thời gian (các cuộc họp nên cố định thời gian tổ chức), địa điểm, phương thức điều hành,…
Xác định thành phần tham dự cuộc họp, phân công trách nhiệm rõ ràng: Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp, liên quan với nội dung cuộc họp, việc điều phối chỉ nên do một người đảm nhiệm, thư ký và người chủ trì nên do hai thành viên khách nhau đảm nhận.
Thông báo cuộc họp, đảm bảo tất cả các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm thông tin cuộc họp càng sớm càm tốt, để họ có sự chuẩn bị, sắp xếp tốt nhất. Vậy nên tổ chức cố định sẽ càng dễ tổ chức cuộc họp hiệu quả và thuận lợi hơn.
Trong cuộc họp
Điều phối cuộc họp chặt chẽ: Người điều phối cần giữ cho cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, tránh lan man, xa rời mục đích, tạo điều kiện cho các thành viên tham dự chia sẻ ý kiến, đóng góp.
Tạo không khí cởi mở, dân chủ: Người điều phối cần tạo không khí cởi mở, dân chủ để các thành viên tham dự có thể tự tin phát biểu ý kiến, đóng góp.
Kết thúc cuộc họp đúng thời gian: Người điều phối cần kết thúc cuộc họp đúng thời gian đã quy định để tránh lãng phí thời gian, chẫm trễ công việc của các thành viên tham dự.
Sau cuộc họp
Ghi chép biên bản họp, theo dõi và đánh giá cuộc họp để hạn chế tình trạng thiếu sót khi thực hiện những vấn đề đã quyết định triển khai trong cuộc họp. Mọi thành viên tham dự nên được tự đánh giá, chấm điểm về sự hữu ích, hiệu quả của cuộc họp đối với cá nhân, phòng ban.
3.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả
Là khả năng lên kế hoạch, chuẩn bị để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, truyền đạt đầy đủ, rõ ràng mục tiêu, những thông tin cần thiết và giải quyết được vấn đề.
Người điều phối cần những kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả sau:
Kỹ năng thuyết trình: dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng, truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch.
Kỹ năng tổ chức: tổ chức cuộc họp khoa học, trật tự, tránh lãng phí thời gian.
Kỹ năng giao tiếp: tạo không khí thân thiện, cởi mở, tích cực, có sự kết nối, thống nhất giữa các thành viên tham dự.
Kỹ năng xử lý tình huống: xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý, khi có tình huống hy hữu phát sinh, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thành công.
Bên cạnh đó, người điều phối cuộc họp cũng là người có khả năng đảm bảo được tiến độ của cuộc họp, thời điểm bắt đầu và kết thúc đúng giờ và có tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không. Việc tuân thủ thời gian họp giúp tránh lãng phí thời gian của mọi người, như vậy cuộc họp sẽ không tạo ra áp lực, sự tránh né, mệt mỏi cho người tham dự.
….
Với những yếu tố và các kỹ năng cần thiết của người điều phối như trên, doanh nghiệp có thể tự áp dụng vào trong các cuộc họp của mình để cải thiện chất lượng cuộc họp, tổ chức cuộc họp hiệu quả và tạo nên thói quen họp hành hiệu quả trong toàn đội ngũ. Thế nhưng, với khá nhiều yếu tố và kỹ năng cần rèn luyện như vậy, để áp dụng được vào trong tổ chức cuôc họp là một việc rất khó khăn, đây là lúc doanh nghiệp nên tìm đến các công cụ hỗ trợ, như phần mềm Simplamo.
Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu kết hợp độc đáo giữa OKR&KPI với tư duy hiện đại đến từ Hoa Kỳ, bên cạnh việc giúp doanh nghiệp thiết lập và quản trị mục tiêu, Simplamo còn có khung cuộc họp hiệu quả giúp tạo nên văn hóa làm việc lành mạnh, kỷ luật và tập trung vào mục tiêu doanh nghiệp.
Khung cuộc này hiện đang được sử dụng phổ biến tại hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới, đáp ứng các yếu tố quan trọng của một cuộc họp hiệu quả, đồng thời có các câu hỏi gợi ý giúp cho đội ngũ điều phối cuộc họp tự tin và rèn luyện các kỹ năng quan trọng.
Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khung cuộc họp này, quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả và ý nghĩa mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
4. Quy trình 7 bước Tổ chức cuộc họp hiệu quả hàng tuần trên phần mềm Simplamo
Tổ chức cuộc họp là một trong những hoạt động thường nhật nhưng có được một cuộc họp hiệu quả sẽ đem đến cho doanh nghiệp những thay đổi rõ rệt và tích cực đến bất ngờ. Vì vậy để tổ chức cuộc họp hiệu quả, chất lượng cao một cách tối đa, các doanh nghiệp nên tham khảo, sử dụng sự hỗ trợ từ công cụ Cuộc họp (Meeting) của phần mềm Simplamo. Công cụ này được thiết kế dựa trên các nghiên cứu khoa học, phát triển thông qua thử nghiệm và khắc phục trên thực tế.
Quy trình cuộc họp hiệu quả để các cuộc họp trở thành cuộc họp 10 điểm gồm các 7 phần:
Chia sẻ tin tốt – 5 phút
Review chỉ số hàng tuần – 5 phút
Rà soát mục tiêu – 5 phút
Phản hồi tình hình khách hàng/nhân viên – 5 phút
Review danh sách Hành động – 5 phút
Giải quyết vấn đề – 60 phút
Kết luận – 5 phút
Quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả này được Simplamo thiết kế với mục đích: Duy trì các cuộc họp với một khung họp duy nhất, giúp cho nhân viên luôn biết trước cuộc họp sẽ gồm có những nội dung nào cần trình bày hay báo cáo, từ đó chuẩn bị tinh thần và các tài liệu cần thiết cho buổi họp.
Lưu ý, đây là khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, đối với các cuộc họp khẩn cấp khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Họp Riêng, tại đó chỉ bao gồm các phần 4,5,6 và 7.
Đối với vai trò thư ký và người điều phối trong cuộc họp nên được đảm nhiệm bởi 2 thành viên khác nhau. Người điều phối sẽ được Simplamo gợi ý câu hỏi điều phối cuộc họp, giúp cải thiện và phát huy tối đa các kỹ năng giao tiếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả, cũng như kiểm soát được thời gian từng phần để tránh tình huống lố giờ.
Về vai trò thư ký, Simplamo cho phép ghi chép nội dung từng phần, tạo hành động, cũng như tự động lưu và gửi biên bản cuộc họp đến mail của từng thành viên tham dự sau khi cuộc họp kết thúc.
1. Chia sẻ tin tốt: 5 phút
Để bắt đầu cuộc họp, lần lượt từng thành viên sẽ chia sẻ về một tin vui công việc và một tin vui cá nhân trong tuần vừa qua.
Chia sẻ tin tốt đóng vai trò như một câu chuyện chuyển tiếp trước khi bắt đầu cuộc họp. Việc này giúp mọi người tách khỏi công việc hàng ngày, làm các thành viên cởi mở, thoải mái và sẵn sàng tương tác.
2. Review chỉ số hàng tuần: 5 phút
Đây là thời điểm ban lãnh đạo xem xét tình hình hoạt động thông qua các chỉ số cốt lõi quan trọng hàng tuần của doanh nghiệp. Với mỗi con số không đạt, đó có thể là một vấn đề cần phải giải quyết và chúng ta sẽ tạo một vấn đề để bàn luận ở phần sau.
Giai đoạn báo cáo này các thành viên chỉ nên nhận diện các vấn đề và tránh thảo luận tại đây. Như vậy sẽ giữ nhịp độ trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, đảm bảo họ đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
3. Rà soát mục tiêu: 5 phút
Lần lượt review các mục tiêu ưu tiên quý đi từ cấp công ty đến cấp cá nhân. Mỗi người sẽ báo cáo mục tiêu của mình đạt tiến độ hay không trên tinh thần cởi mở và với điều này cũng khơi gợi ra các vấn đề đang gây cản trở trong doanh nghiệp, đòi hỏi phải giải quyết một cách kịp thời để đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả. Tuy nhiên, chúng ta sẽ không giải quyết những vấn đề ngay tại đây, mà chỉ tạo ra chúng và để giải quyết ở phần sau.
Ý nghĩa của hoạt động này khi tổ chức cuộc họp là giúp tất cả thành viên tham dự đều biết và nắm được mục tiêu của nhau diễn ra như thế nào.
4. Phản hồi về Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút
Chia sẻ ngắn gọn về tình hình hay phản hồi một điều thú vị, sự kiện liên quan đến khách hàng hoặc nhân viên đã diễn ra trong tuần qua. Đây có thể là tin tốt hoặc không tốt và sẽ trình bày nhanh chóng trong 5 phút. Nếu phản hồi nào là một vấn đề cần được thảo luận thì sẽ được chuyển xuống phần Giải quyết vấn đề.
5. Review Danh sách hành động: 5 phút
Danh sách hành động là những việc cần làm để giải quyết các vấn đề được đem ra thảo luận trong cuộc họp trước (thường có thời hạn dưới 14 ngày).
Thực hiện công việc này khiến các thành viên có trách nhiệm giải trình về tất cả việc họ đã làm, điều này giảm thiểu việc hứa hẹn, bỏ qua và khi mọi người hoàn thành chúng cũng là lúc vấn đề được giải quyết triệt để ngay trong khi tổ chúc cuộc họp. Khi đó năng suất và số lượng công việc hoàn thành sẽ gia tăng và đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả.
6. Giải quyết vấn đề: 60 phút.
Phần này là nội dung quan trọng nhất quyết định chất lượng để tổ chức cuộc họp hiệu quả, và cũng chiếm phần lớn thời gian để giải quyết Danh sách Vấn đề theo nguyên tắc Xác định nguyên nhân cốt lõi – Thảo luận giải pháp – Giải quyết.
Bắt đầu từ việc làm sắp xếp các vấn đề theo mức độ ưu tiên để chắc chắn là những việc xử lý trước là quan trọng nhất.
Sau đó người điều phối dẫn dắt thảo luận giải pháp theo 3 bước. Khi tiến hành công đoạn này, người điều phối cần kiểm soát được nhịp độ, tình hình và duy trì không gian thảo luận, để các thành viên cởi mở đưa ra ý kiến, quan điểm, giải pháp. Tại đây người điều phối có thể dựa vào những câu hỏi gợi ý hành động của Simplamo để tránh vấn đề bị sa đà hoặc lan man khi tổ chức cuộc họp.
Cuối cùng chúng ta chốt phương án giải quyết vấn đề, bằng cách tạo các hành động cần làm. Bằng cách này người được giao hành động sẽ không quên và đảm bảo hoàn thành trước khi cuộc họp tiếp theo được diễn ra.
Với việc giải quyết được các vấn đề chính trong tuần, việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, các thành viên sẽ có quyết tâm và thành tựu hơn.
7. Kết luận: 5 phút
Tổng hợp tất cả nội dung trong cuộc họp để đảm bảo không có những kết luận lỏng lẻo, hay thiếu sót trong Danh sách việc cần làm bằng cách thực hiện 3 nhiệm vụ chính:
Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau: Một lần nữa chắc chắn rằng mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này.
Đánh giá chất lượng cuộc họp: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.
Sau khi cuộc họp kết thúc, bấm kết thúc cuộc họp trên phần mềm Simplamo, biên bản cuộc họp sẽ được tự động lưu lại và gửi tới tất cả các thành viên tham dự. Giải quyết được tình trạng thư ký mất thêm thời gian để đánh máy, soạn lại văn bản, hay gửi trễ, quên gửi biên bản.
Cách thực hiện các bước để tổ chức cuộc họp hiệu quả trên Simlamo. Mời bạn xem video TẠI ĐÂY
Simplamo giúp doanh nghiệp tổ chức cuộc họp hiệu quả khi giải quyết được hết những vấn đề làm cuộc họp không hiệu quả như không có nội dung, mục đích họp rõ ràng, thành phần tham dự không phù hợp, họp không cố định thời gian,… Không chỉ vậy còn tiết kiệm thời gian họp, doanh nghiệp dần hình thành văn hóa lành mạnh và giữ hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhịp nhàng tiến về phía trước.
Đọc thêm bài viết “Thúc đẩy động lực nội tại, nâng cao hiệu suất làm việc” cho nhân viên tại đây
Với tư duy, phương pháp triển khai cuộc họp trên Simplamo, sếp hãy dành thời gian trải nghiệm cuộc họp trên Simplamo trong 4 tuần và từ từ cảm nhận được những thay đổi mà phân mềm Simplamo mang lại. Trải nghiệm miễn phí ngay tại đây: https://app.simplamo.com/sign-up
Đọc thêm bài viết “Hướng dẫn tổ chức ngày lập kế hoạch kinh doanh năm” tại đây.
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Tăng động lực nhân viên là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc. Cha đẻ mô hình OKR – Andy Grove cho rằng: “Một nhân viên không có động lực để hoàn thành công việc sẽ không thể được cải thiện, chỉ có thể thay thế. Và nguyên nhân duy nhất khiến một nhân viên không thể thực hiện công việc là do họ không có đủ năng lực hoặc không có động lực để làm.”
Câu trên có 2 giả định.
Giả định thứ thất: nếu đội ngũ của bạn có động lực nhưng không hoàn thành tốt công việc, thì vấn đề nằm ở chỗ họ chưa có đủ khả năng.
Bài viết ngày hôm nay sẽ đi sâu vào giả định thứ 2 nếu doanh nghiệp đã sở hữu những thành viên có đủ năng lực nhưng không hoàn thành tốt công việc. Vậy thì làm thế nào để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán thúc đẩy động lực của nhân viên.
Những nỗ lực để tăng động lực nhân viên “tạm thời“ là điều mà các doanh nghiệp vẫn thường hay làm. Tuy nhiên điểm yếu là chúng ta không thể tăng động lực nhân viên một cách liên tục, khiến mọi thứ trở nên nữa vời, bài toán sau đó doanh nghiệp lại chật vật với vấn đề nâng cao hiệu suất làm việc.
Động lực làm việc của nhân viên sẽ bị ngắt quãng bởi vô số các tác động trong hoạt động thường ngày. Chính vì vậy giải pháp triệt để ở vấn đề này là doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường thúc đẩy động lực bền vững, điều này giúp sếp không ngừng tăng động lực nhân viên trong môi trường làm việc.
1. Hãy “Hiểu Sâu” – “Hiểu Đúng” về động lực
Doanh nghiệp luôn mong muốn thúc đẩy hiệu suất làm việc của “đội ngũ”, thế nhưng những gì phù hợp với thành viên này đôi khi là không phù với thành viên khác. Vì bản chất tổ chức được tập hợp bởi những cá thể riêng biệt.
Động lực của nhân viên chia ra làm 2 dạng: tăng động lực nhân viên từ bên trong, và động lực nhân viên từ bên ngoài.
Hiểu về “động lực từ bên trong”: Là động lực được thúc đẩy từ bên trong, nhân viên thực hiện công việc vì có sở thích, ham muốn được chinh phục với chúng.
Trong khi động lực bên ngoài phát sinh từ các yếu tố bên ngoài, thì động lực từ bên trong xuất phát bởi yếu tố bên trong của nhân viên. Song song đó các nhà tâm lý học chỉ ra rằng nếu chúng ta cung cấp một phần thưởng từ bên ngoài quá mức sẽ làm giảm đi động lực nội tại của các thành viên.
Tạo động lực cho nhân viên không khó, câu hỏi được đặt ra khó hơn đó chính là làm thế nào để doanh nghiệp có thể “duy trì” động lực của nhân viên thường xuyên. Điều này dẫn dắt chúng ta quay trở về với trường hợp động lực bên ngoài, và động lực bên trong của đội ngũ.
Khi không thể lúc nào cũng duy trì động lực bên ngoài, rõ ràng hơn bao giờ hết doanh nghiệp cần nuôi dưỡng động lực nội tại của nhân viên.
Ở phần sau là một số điểm giúp tăng động lực nhân viên, nuôi dưỡng động lực bền vững trong môi trường làm việc.
2. Yếu tố tăng động lực nhân viên bằng cách thúc đẩy động lực nội tại
2.1. Xây dựng môi trường văn hóa cùng chung với giá trị cốt lõi
Xây dựng môi trường văn hóa cùng chung với giá trị cốt lõi, đây là nền tảng để loại bỏ mọi rào cản đồng thời khai thác động lực nội tại , tăng động lực nhân viên tại môi trường làm việc. Nếu doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ cùng chung giá trị văn hóa với tổ chức, và bạn đang chèo lái con thuyền hội tụ các thành viên, nơi đó mọi người cùng chung hệ thống niềm tin với nhà lãnh đạo. Lúc này, mọi người được là chính mình và nói “cùng chung một ngôn ngữ”, điều này sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên khi mọi người trong tổ chức giao tiếp và kết nối với nhau hiệu quả.
2.2. Cho phép các thành viên đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức
“Khi nhân viên của bạn đang làm việc với một mục tiêu rõ ràng và được hỗ trợ bởi nguồn động lực đích thực, họ có khả năng làm việc với hiệu quả cao hơn.” – Tony Hsieh, nhà sáng lập của Zappos.
Chìa khóa để đội ngũ thực sự kết nối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tăng tính cam kết của mỗi cá nhân trong công việc, chính là hãy cho nhân viên của bạn thật sự thấy rằng các công việc mà họ làm hàng ngày, hàng giờ, và những nỗ lực này đang được đóng góp vào “mục tiêu chung của tổ chức”.
Khi các thành viên nhận thức những “giá trị của họ” được đóng góp và ảnh hưởng, nhà lãnh đạo sẽ tăng động lực nhân viên từ bên trong một cách đáng ngờ.
2.3. Nhân viên mong muốn được tin tưởng và trao quyền
Để khai thác sức mạnh nội tại của nhân viên, việc tin tưởng và trao quyền sẽ giúp nhà lãnh đạo nâng cao ý thức về vai trò lẫn trách nhiệm của nhân viên. Lúc này sẽ gia tăng động lực nhân viên, giúp mọi người cam kết trong công việc một cách “tự nhiên” nhất.
“Trao quyền”, nghe có vẻ lôi cuốn nhưng nó lại không hề đơn giản. Một doanh nghiệp đi xa nhờ một tập thể xuất sắc, việc trao quyền giúp nhân viên có được sự tin tưởng từ những nhà lãnh đạo, và điều này có thể chuyển hóa thành sự tự tin, sức mạnh để nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc.
2.4. Nhân viên mong muốn nhận được phản hồi, ghi nhận thường xuyên
“Một người lãnh đạo giỏi biết cách tạo động lực cho nhân viên bằng cách giúp họ nhìn thấy cảm giác của mình trong công việc.” – Sam Walton, người sáng lập của Walmart.
Việc các phản hồi được ghi nhận thường xuyên, đồng nghĩa với việc nhân viên của bạn được liên tục được “ghi nhận”, liên tục được “giúp đỡ” trong quá trình làm việc. Hãy tạo khoảng không gian để mọi người cùng nhau chiến đấu vì một tiêu chung, và đồng hành với nhau thay vì để họ có cảm giác đang chiến đấu một mình. Đây là một trong cách tạo động lực nhân viên hiệu quả.
3. Biến lý thuyết ở trên thành những công cụ thực chiến, xây dựng một môi trường tạo động lực bền vững.
Các doanh nghiệp vận hành trên Simplamo duy trì việc tăng động lực nhân viên bằng cách nuôi dưỡng động lực nội tại ngay từ bước đầu tiên.
3.1. Công cụ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng và nuôi dưỡng hệ thống con người cùng chung giá trị cốt lõi? Hãy làm điều này ngay từ đầu, có nghĩa là chúng ta hãy tuyển dụng và đánh giá nhân sự dựa trên hệ giá trị của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp vận hành trên Simplamo có công cụ để doanh nghiệp dễ dàng tuyển dụng những con người phù hợp bằng cách sử dụng công cụ phân tích con người dựa trên giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Sau đó xác định ứng cử viên có Hiểu việc/Muốn làm/Có năng lực làm việc cho vị trí này hay không. Và những câu hỏi này được thiết kế đơn giản với câu trả lời “CÓ” hoặc “KHÔNG”.
3.2. Hãy thiết lập công việc ưu tiên quý cho các thành viên thực sự tham gia vào quá trình thực thi mục tiêu của đội ngũ.
Khi bắt đầu với câu hỏi “Điều gì làm cho nhân viên suy nghĩ về vai trò của họ thường xuyên?”. Hãy cô đọng các mục tiêu dài hạn thành các công việc ưu tiên cần làm trong vòng 90 ngày, với mỗi thành viên đảm nhận rõ ràng sẽ giúp mọi người luôn có trách nhiệm về vai trò của mình.
Cùng với đó, hãy thường xuyên đo lường và phản hồi về mục tiêu của nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc tập trung, tăng động lực nhân viên bằng cách giúp họ chú tâm vào quá trình làm việc của mình. Các nhà tâm lý học cho rằng, chúng ta thường mong muốn chinh phục bởi những thứ chúng ta có thể đo lường.
3.3. Thúc đẩy động lực nội tại, tăng động lực nhân viên qua phương pháp tin tưởng và trao quyền
Thực ra mọi người đều muốn cuộc đời làm việc của mình vì một mục đích lớn lao hơn. Tuy nhiên có nhiều thành viên cho rằng phần lớn thời gian của họ tại nơi làm việc không có ý nghĩa. Hãy nhìn nhân viên của bạn như người trưởng thành, tạo không gian để họ phát huy năng lực của mình, được thể hiện bản thân. Sau đây, hãy bắt đầu tin tưởng và trao nhiệm vụ cho họ bằng cách áp dụng công cụ nâng cấp và ủy quyền, để nhanh chóng nâng cấp bản thân và ủy quyền cho nhân viên.
3.4. Tăng động lực nhân viên, thông qua quá trình đồng hành cùng đội ngũ trong cuộc họp hàng tuần
Bắt đầu tổ chức cuộc họp hàng tuần theo khung cuộc họp trên Simplamo, giúp bạn liên tục theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, giữ được sự tập trung, trách nhiệm của họ với mục tiêu. Các phần trong khung cuộc họp sẽ giúp nhà lãnh đạo đồng hành, chiến đấu cùng cộng sự của mình trong quá trình làm việc, và tăng động lực nhân viên giúp mọi người làm việc hiệu quả.
Thực tế, khi nhân viên mất động lực làm việc, doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề này một cách tức thì bằng các phương pháp tăng động lực nhân viên như: khen thưởng, các chương trình tổ chức gắn kết đội ngũ… Tuy nhiên chúng ta không thể làm điều này một cách thường xuyên, liên tục. Trong khi thực trạng “kiệt sức tại nơi làm việc” và “nghỉ việc” trong suy nghĩ của nhân viên ngày càng nhiều, thì việc xây dựng và củng cố động lực nội tại là phương pháp giúp tăng động lực nhân viên là điều tối cần thiết.
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Cách đây hơn 2 năm, chúng ta vẫn luôn nghỉ sức khỏe của mình ổn, cho đến khi đương đầu với dịch covid mới biết hóa ra sức đề kháng của mình kém đến thế. Kể từ đợt đó, mọi người bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến sức khỏe của mình, tăng cường các hoạt động thể thao và ăn uống lành mạnh.
Sức khỏe doanh nghiệp cũng y như vậy, khi mọi chuyện thuận lợi, tình hình kinh doanh khấm khá, chúng ta thường bỏ qua yếu tố lành mạnh, bền vững. Đến khi khó khăn ập tới thì một tổ chức yếu ớt, lỏng lẽo chắc chắn sẽ bị “quật” nhanh nhất, nội bộ rối loạn, chi vượt thu, thậm chí phải tính đến phương án cắt giảm, thu gọn.
Một doanh nghiệp có sức khỏe tốt không những có khả năng thích ứng với sự biến động của thị trường, mà thêm vào đó còn mang lại mức lợi nhuận cao gấp 2 đến 3 lần so với các doanh nghiệp khác (theo số liệu thống kê từ McKinsey). Đã đến lúc doanh nghiệp nên nghiêm túc xem xét lại sức khỏe của mình, xác định các điểm mạnh-yếu và đưa ra các hành động tăng cường sức khỏe.
Bài viết ngày hôm nay sẽ làm rõ sức khỏe doanh nghiệp là gì, các dấu hiệu cho thấy sức khỏe đang bất ổn và các biện pháp tăng cường sức khỏe doanh nghiệp đơn giản có thể áp dụng được ngay.
I. Sức khỏe doanh nghiệp là gì?
Nói đến sức khỏe doanh nghiệp đa phần mọi người thường liên tưởng tới các chỉ số tài chính, ví dụ như chỉ số P&L, vốn vay & nợ phải trả, khả năng thanh toán,… Theo đó, chỉ số tài chính chỉ phản ánh một phần sức khỏe doanh nghiệp và là kết quả “đã rồi”, trong khi đó, các yếu tố về mặt con người, vận hành hay quy trình lại mang nhiều ý nghĩa hơn, vì nó cho thấy đây là một doanh nghiệp khỏe mạnh đúng nghĩa và có khả năng thích nghi tốt.
Theo McKinsey & Company, hiệu quả hoạt động của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào sức khỏe của tổ chức đó – khả năng liên kết và đạt được các mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, nhiều nhà lãnh đạo bỏ qua sức khỏe của tổ chức vì họ thiếu một cách rõ ràng để đo lường và cải thiện nó.
Để đánh giá toàn diện sức khỏe của một doanh nghiệp, McKinsey đưa ra 9 nhóm kết quả sức khỏe và 37 phương thức quản lý để tăng cường sức khỏe như sau:
9 nhóm kết quả bao gồm: Định hướng tầm nhìn, Khả năng lãnh đạo, Vai trò và trách nhiệm, Phối hợp và kiểm soát, Định hướng bên ngoài, Học tập và cải tiến, Động lực và khả năng của nhân viên, Môi trường làm việc.
II. Các dấu hiệu nhận biết sức khỏe doanh nghiệp đang đi xuống
Khi cơ thể đang khỏe mạnh, chúng ta ít quan tâm đến chăm sóc sức khỏe, nhưng một khi cảm thấy cơ thể có các dấu hiệu ốm yếu uể oải, sụt cân/tăng cân bất thường hoặc chỗ bị đau không bớt – đó là lúc chúng ta nên khám sức khỏe thật kỹ lưỡng để tìm ra cách điều trị kịp thời.
Về phía doanh nghiệp, sau đây là một số dấu hiệu cho thấy sức khỏe đang bị giảm sút:
Doanh nghiệp chạm trần (ngưng tăng trưởng) trong một thời gian mà không rõ lý do
Nhân sự ra vô liên tục kể cả các vai trò chủ chốt
Nội bộ lục đục, bất đồng quan điểm và né tránh trách nhiệm
Các phòng ban hoạt động riêng lẽ, không quan tâm hoặc không biết đến mục tiêu chung
Không có quy trình phối hợp làm việc hoặc có nhưng không được đội ngũ follow
Các cuộc họp không hiệu quả, gây mất thời gian và tăng chi phí
III. Các biện pháp tăng cường sức khỏe doanh ngiệp đơn giản áp dụng được ngay
Theo McKinsey, Doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố cốt lõi để tăng cường sức khỏe như:
Tầm nhìn – Định hướng & Chiến lược
Con người – Lãnh đạo, Vai trò & trách nhiệm, Học tập & cải tiến
Quy trình & Dữ liệu – Phối hợp và kiểm soát
Lực đẩy – Động lực & môi trường làm việc
Với các gợi ý hành động trên, doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng để tăng cường sức khỏe của mình ở những mặt còn yếu. Tuy thế, các hành động vẫn khá khó khăn đối với các doanh nghiệp SME khi chưa có một nền tảng vững chắc và chưa biết thứ tự ưu tiên như thế nào để đảm bảo các hoạt động này phát huy hiệu quả và truyền cảm hứng cho đội ngũ.
Dưới đây là thứ tự các hoạt động tăng cường sức khỏe cụ thể mà doanh nghiệp SME có thể áp dụng được ngay:
Xây dựng bảng Tầm nhìn chiến lược cụ thể, ngắn gọn nhắm mục đích truyền thông dễ dàng trong tổ chức và cho thấy sự đóng góp của nhân sự trong bảng Tầm nhìn này
Hoàn thiện sơ đồ tổ chức, trong đó vai trò và mục tiêu sở hữu của mỗi vị trí được thể hiện rõ ràng, minh bạch
Kiểm soát dữ liệu kịp thời thông qua bảng số liệu cụ thể, được cập nhật đều đặn
Xây dựng quy trình làm việc & phối hợp phòng ban, đảm bảo đơn giản dễ follow
Môi trường làm việc cởi mở, thông qua việc tôn trọng ý kiến cá nhân, sự sáng tạo và xung đột lành mạnh
Đào tạo và thực hành nâng cao năng lực lãnh đạo
Xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nhân tài cùng với các chính sách phúc lợi, khen thưởng
Một doanh nghiệp có sức khỏe tốt là tập hợp của những con người phù hợp, có trách nhiệm và đồng lòng với mục tiêu của doanh nghiệp, nơi có văn hóa cởi mở, sáng tạo, tôn trọng sự khác biệt và có phương pháp phối hợp làm việc hiệu quả. Với nội lực mạnh mẽ này, các doanh nghiệp có sức khỏe tốt dễ dàng vượt qua các khó khăn và sự biến động của thị trường nhờ mội đội ngũ gắn kết và những nhà lãnh đạo tài năng.
Tập trung vào tăng cường sức khỏe của doanh nghiệp cũng là xu thế của các doanh nghiệp trên thế giới khi đối mặt với nền kinh tế bất ổn. Hãy nắm bắt và mang đến sự thay đổi cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Trong quá trình hình thành và phát triển, ngoài việc luôn tập trung vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đón nhận các cơ hội để mở rộng xung quanh hệ sinh thái của mình nhằm cung cấp trọn vẹn bộ giải pháp cho khách hàng từ A đến Z.
Từ đó, dẫn đến thách thức quản trị vận hành cùng lúc nhiều công ty con trong tổng thể hoạt động của công ty mẹ (chúng tôi xin phép dùng chữ “Tập đoàn hoặc Group” – tên thường được gọi hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam).
Bài viết hôm nay sẽ tập trung khai thác khía cạnh khung quản trị tập trung hiệu quả cho doanh nghiệp có nhiều công ty con.
I. Thách thức quản trị nhiều công ty con
Nhằm tối ưu hóa nguồn lực, hoàn thiện hệ sinh thái của mình và cung cấp các giải pháp hoàn chỉnh cho khách hàng, nhiều doanh nghiệp ban đầu mở thêm các mảng kinh doanh mới, sau đó quy mô ngày một lớn và họ phải thành lập các công ty con. Mỗi công ty con phụ trách một mảng riêng biệt và tất cả hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau thành một tập đoàn.
Khi quy mô nhân sự ngày một tăng (dao động từ 15-30 nhân sự/công ty con và số nhân sự tổng tăng dần trên 100 người), các thách thức xuất hiện nhiều hơn, đòi hỏi nhà lãnh đạo tập đoàn phải thật quyết đoán và có khả năng giải quyết vấn đề tốt.
Các thách thức này ban đầu xuất hiện ở một vài vấn đề riêng lẽ, khi không được giải quyết tận gốc sẽ trở thành các vấn đề lớn, gây bất đồng quan điểm và cạnh tranh lợi ích lẫn nhau. Sau đây là các dấu hiệu thường gặp:
Bất đồng quan điểm trong nội bộ công ty mẹ với các công ty con
Khi có vấn đề phát sinh không ai đứng ra chịu trách nhiệm
Chiến lược các công ty con không nhất quán và không đồng bộ với công ty mẹ
Không có sự phối hợp thực thi mục tiêu chung hiệu quả, phải cử người đi đốc thúc nhắc nhở thường xuyên
Văn hóa nội bộ chưa rõ nét, nhân sự ra vô liên tục
Nhân sự level C rời đi nhanh chóng vì bộ máy vận hành quá phức tạp, rời rạc
Bộ máy nhân sự cồng kềnh trong khi doanh thu tăng trưởng chậm, lợi nhuận ngày càng thấp
Có thể thấy, các dấu hiệu này đến từ việc chưa có một cách thức quản trị chung nhất và đồng bộ. Mỗi công ty con quản trị theo một cách riêng biệt, tùy vào “style” của mỗi CEO, chủ tịch tập đoàn sẽ không thể kiểm soát mọi hoạt động hiệu quả và suốt ngày phải chạy theo từng công ty con để giải quyết vấn đề. Đội ngũ rối loạn, mất kết nối, gia tăng các công việc lãng phí và làm chậm sự phát triển tổng thể trong toàn bộ doanh nghiệp.
Áp lực đè nặng lên chủ tịch tập đoàn khi quản trị nhiều công ty con
Như vậy, để giải quyết thực trạng này, các tập đoàn cần một khung vận hành đồng bộ để áp dụng cho tất cả các công ty con, tạo một nhịp làm việc đều đặn và thông tin được trao đổi liền mạch trong nội bộ (từ chiến lược dài hạn cho đến mục tiêu hàng quý).
II. Lời giải đến từ khung vận hành đồng bộ
“Khung vận hành là cách thức một doanh nghiệp vận hành một tổ chức, từ việc triển khai & báo cáo thực hiện mục tiêu, cho đến cách thức phối hợp, trao đổi thông tin và xử lý vấn đề.”
Khi các công ty con trong cùng hệ sinh thái có chung một khung vận hành, chủ tịch tập đoàn sẽ quản trị các công ty con theo một cách chung nhất, hệ thống và đồng bộ.
Cấu trúc của khung vận hành:
Bắt đầu từ bảng Tầm nhìn – Chiến lược rõ ràng và thống nhất: Tầm nhìn về định hướng phát triển của tập đoàn, sự đóng góp của các công ty con và các mục tiêu chính tại mỗi thời điểm nhất định (10 năm – 3 năm – 1 năm). Cùng với các giá trị cốt lõi làm nền tảng cho văn hóa tập đoàn.
Thống nhất sơ đồ trách nhiệm: Hệ thống lại sơ đồ tổ chức của tập đoàn và từng công ty con, trong đó các vai trò/trách nhiệm của từng vị trí phải được minh bạch và dễ nắm bắt để tạo tính giải trình trong công việc và phối hợp làm việc hiệu quả. Xóa bỏ sự phức tạp và chồng chéo chức năng thường thấy.
Phân rã mục tiêu năm thành các mục tiêu quý, để dễ đo lường và đánh giá khả năng đạt được mục tiêu năm. Các mục tiêu phân rã từ tập đoàn xuống đến các công ty con một cách hệ thống, chặt chẽ và thường xuyên họp mặt định kỳ để đảm bảo không có sự “lệch pha” trong quá trình thực thi.
Tổng hợp bảng chỉ số hoạt động kinh doanh để nắm chắc mọi diễn biến đang xảy ra tại các công ty và từng phòng ban cụ thể. Bảng chỉ số này được cập nhật đều đặn mỗi tuần để ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra các dự đoán ngắn hạn, hạn chế tối đa thiệt hại.
Tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần để liên tục rà soát và ghi nhận mọi hoạt động trong tuần, từ thực thi mục tiêu cho đến các phản hồi từ khách hàng, thị trường và nội bộ. Việc họp mặt nhau mỗi tuần cũng đảm bảo các thành viên có cùng chung cách nghĩ về mục tiêu doanh nghiệp và kịp thời giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Trên đây là cấu trúc của một khung vận hành đơn giản mà tập đoàn có thể áp dụng đồng bộ cho các công ty con của mình, được minh họa cụ thể bởi sơ đồ sau:
Khi tập đoàn rõ ràng về hướng phát triển lâu dài, các mục tiêu ngắn hạn của công ty con hỗ trợ và phục vụ cho công ty mẹ, liên tục quan sát được sự biến đổi chỉ số kinh doanh hàng tuần và giải quyết hiệu quả các vấn đề thông qua cuộc họp, cả tập đoàn sẽ như một đoàn tàu mạnh mẽ luôn tiến về phía trước, phá tan mọi trở ngại trên hành trình chinh phục tầm nhìn của mình.
III. Giải pháp phần mềm Simplamo – Khung vận hành được các tập đoàn Việt tin dùng
Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Simplamo đi từ tổng quan đến chi tiết và tạo nên tính logic hệ thống cho doanh nghiệp, bằng cách xây dựng các mục tiêu OKR & KPI dựa trên Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm cụ thể.
Bên cạnh việc cung cấp khung vận hành chuẩn cho tập đoàn, các tính năng trên Simplamo rất dễ sử dụng, thao tác nhanh gọn, giao diện thân thiện với người dùng và có cả app trên mobile.
Các lợi ích khi áp dụng khung vận hành trên Simplamo:
Quản trị các công ty con chung nhất, đồng bộ, hệ thống trên một nền tảng
Kiểm soát mọi hoạt động, mục tiêu, chỉ số, vấn đề chỉ bằng vài thao tác đơn giản
Giảm số lượng cuộc họp và thời gian lãng phí cho mỗi cuộc họp, dành thời gian làm việc quan trọng
Nhanh chóng truy vấn báo cáo cuộc họp ở bất kỳ công ty con nào, nắm bắt tình hình đội ngũ xử lý vấn đề tại mọi thời điểm
Dễ dàng tuyển dụng nhân tài level C vào quản trị vì mọi thứ đã có khung và rất bài bản
Dễ dàng hội nhập nhân sự mới, chuyển giao công việc và giải phóng lãnh đạo
Set up các công ty con mới nhanh chóng, bài bản, nhập làn với công ty mẹ và công ty con khác
Được thành lập từ năm 2010, Việt An Group hiện có 8 công ty con trong hệ sinh thái, hoạt động trong lĩnh vực TM-DV Trạm Quan trắc môi trường tự động. Bên cạnh trụ sở chính tại Tp.HCM, các văn phòng đại diện và chi nhánh của Việt An còn có mặt tại nhiều tỉnh thành trên cả nước, tạo nên áp lực rất lớn trong việc điều hành cho Chủ tịch Nguyễn Hoài Thi lúc bấy giờ.
Anh Thi từng áp dụng rất nhiều mô hình quản trị như KPI, OGSM nhưng không thành công vì quá phức tạp và thủ công. Khi đó hoạt động tại các công ty con khá riêng lẽ và không có cách nào tổng hợp trên một phần mềm quản trị chung.
Cho đến khi triển khai phần mềm Simplamo vào năm 2021, Việt An Group có được khung vận hành hệ thống, bài bản áp dụng cho toàn tập đoàn, hệ thống mục tiêu phân rã khoa học, kết nối chặt chẽ, dễ dàng theo dõi các bảng chỉ số kinh doanh trên một màn hình và có nhịp họp đều đặn hàng tuần, giúp Việt An xây dựng nên văn hóa làm việc sôi nổi, tích cực và quyết liệt vì mục tiêu chung.
Được thành lập từ năm 2007, bên cạnh mảng kinh doanh chính là SX-TM-DV vật liệu chịu lửa, Lê Vỹ Group còn có các công ty thành viên kinh doanh vật tư ngành đúc, sản phẩm tiêu hao cho ngành Thép, đá quý, đá phong thủy và thiết kế thi công, dịch vụ kỹ thuật.
Anh Lê Đức Hùng – Chủ tịch Tập đoàn Lê Vỹ mong muốn tìm kiếm một khung vận hành chuẩn để quản lý doanh nghiệp của mình, tăng hiệu suất công việc. Sau hơn một năm áp dụng Simplamo, giờ đây anh đang vận hành 6 công ty con rất hệ thống, bài bản và doanh thu tăng trưởng mỗi năm bất kể nền kinh tế khó khăn.
Bệnh Viện Chuyên Khoa Răng Hàm Mặt Sài Gòn là Bệnh viện Răng Hàm Mặt tư nhân đầu tiên tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Hệ thống bệnh viện bao gồm 16 chi nhánh tại Tp.HCM, Cần Thơ và Mỹ Tho.
Vận hành 16 chi nhánh phân bổ ở nhiều vị trí địa lý khác nhau mang đến nhiều khó khăn và thách thức cho ban lãnh đạo: triển khai mục tiêu không đạt, không đồng bộ, đội ngũ không gắn kết, rời rạc và quá nhiều cuộc họp lãng phí gây mất thời gian.
Áp dụng Simplamo từ cuối năm 2022, Bác sĩ Nguyễn Quang Tiến – Chủ tịch BV có một khung vận hành chuẩn, đồng bộ để quản lý hiệu quả 16 chi nhánh, nắm bắt mọi hoạt động đang diễn ra và theo sát tiến trình thực thi mục tiêu của đội ngũ. Từ đó, bác sĩ có nhiều thời gian hơn để mở thêm nhiều chi nhánh mới.
IV. Simplamo phù hợp với Doanh nghiệp có đặc điểm gì và cách thức triển khai như thế nào?
1. Sự phù hợp của Simplamo với Doanh nghiệp
Không chỉ là phần mềm, Simplamo tích hợp tư duy quản trị hiện đại với các công thức xây dựng mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu dễ dàng triển khai cho toàn đội ngũ. Với tính đơn giản, hệ thống và bài bản của mình, Simplamo rất phù hợp với các doanh nghiệp có đặc điểm như sau:
Doanh nghiệp đã có mô hình kinh doanh nhưng chưa ổn định về mặt cấu trúc, đang quản trị cảm tính và phụ thuộc khá nhiều vào Chủ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô từ 30 – 250 nhân sự, sự phức tạp tăng dần theo số lượng nhân sự và số lượng khách hàng/dự án.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/công ty con, cần quản lý đồng bộ, hệ thống, triển khai mục tiêu hiệu quả và kết nối đội ngũ khắp mọi miền đất nước.
Doanh nghiệp muốn tập trung vào việc thực thi mục tiêu hiệu quả, đạt được tầm nhìn, tối ưu hiệu suất làm việc, giảm các cuộc họp lãng phí và gắn kết đội ngũ.
Hiệu quả mang lại:
Simplamo giúp doanh nghiệp có một khung vận hành chuẩn, bài bản, tập trung vào thực thi mục tiêu hiệu quả, kiểm soát tốt hoạt động doanh nghiệp, giảm chi phí lãng phí và tăng trưởng doanh thu từ 30% mỗi năm.
2. Cách thức triển khai Simplamo:
Ban đầu, khi đến với Simplamo, chủ doanh nghiệp sẽ được tham gia buổi demo tính năng miễn phí với chuyên viên của Simplamo. Tại buổi này, Simplamo sẽ tìm hiểu kỳ vọng, đánh giá sự phù hợp và đề ra lộ trình triển khai hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Quá trình triển khai sẽ có sự đồng hành của chuyên gia Simplamo nhiều năm kinh nghiệm cùng với đội ngũ support 24/7. Bao gồm 4 buổi triển khai liên tiếp trong 4 tuần (mỗi tuần/buổi), cung cấp tư duy quản trị đồng bộ và cách thao tác thực hành trên phần mềm, đảm bảo đội ngũ ban lãnh đạo hiểu sâu, hiểu đủ và biết cách xây dựng/phân rã mục tiêu dựa trên Tầm nhìn-chiến lược Doanh nghiệp.
Ngoài ra, Simplamo sẽ định kỳ tổ chức các buổi webinar hướng dẫn cách xây dựng & phân rã mục tiêu, cách lập kế hoạch quý, lập kế hoạch năm và đối thoại nhân sự định kì,… vào các thời điểm tương ứng trong năm. Đảm bảo doanh nghiệp luôn bám sát với việc thực thi mục tiêu, được trao dồi, thực hành kỹ năng liên tục và phát huy tối đa giá trị doanh nghiệp.
“Simplamo biết vận hành doanh nghiệp là một chuyện rất gian nan và đòi hỏi sự kiên trì để mang đến sự thay đổi. Bất cứ khi nào đội ngũ nhân sự hay ban lãnh đạo rời bỏ các nhịp làm việc và bỏ quên mục tiêu thì mọi chuyện sẽ quay trở lại như cũ. Vì thế trong hành trình tạo lập nên thói quen và xây dựng khung vận hành vững chắc cho doanh nghiệp, sẽ luôn có sự đồng hành của Simplamo để biến ước mơ của doanh nghiệp thành hiện thực.”
Đọc thêm bài viết “Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất” tại đây.
Đăng ký nhận buổi demo tính năng Simplamo tại đây.
—————————————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Câu trên có 2 giả định.
Áp lực đè nặng lên chủ tịch tập đoàn khi quản trị nhiều công ty con
Recent Comments