Skip to main content
Category

Quản trị nhân sự và văn hoá

Review phương pháp đánh giá nhân sự 2024

Review Phương pháp đánh giá nhân sự 2024

By Quản trị nhân sự và văn hoá

Đánh giá nhân sự hàng năm là một phần quan trọng của việc quản lý hiệu suất làm việc. Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của mỗi nhân viên trong suốt một khoảng thời gian dài làm việc, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và mức độ đóng góp của họ đối với mục tiêu tổ chức. Đây cũng là cơ hội để giữa quản lý và nhân viên giải quyết các thách thức đang phải đối mặt.

Một mặt, có nhiều doanh nghiệp nói rằng các phương pháp đánh giá nhân sự mang về kết quả tiêu cực do không thực hiện tốt chúng. Và trên thực tế, các nghiên cứu đã cho thấy rằng các công ty thực hiện đánh giá nhân sự hiệu quả có khả năng đạt được mục tiêu tài chính cao hơn 30% và nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ ban lãnh đạo.

Trong bài viết ngày hôm nay Simplamo sẽ giúp Sếp Review một số phương pháp đánh giá nhân sự phổ biến hiện nay, trước khi đi sâu vào bài viết, hãy cùng Simplamo điểm qua một số một số lợi ích của quá trình này mang lại:

1. Lợi ích của việc đánh giá nhân sự

Đánh giá hiệu suất mang đến cho doanh nghiệp các lợi ích sau:

  • Phát triển và giữ chân nhân tài: Bằng cách hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, doanh nghiệp có thể tạo ra chế độ phù hợp giúp nuôi dưỡng nhân tài và tăng cường giữ chân nhân viên.
  • Tăng cường động lực của nhân viên: Ghi nhận thành tích của nhân viên và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng có thể nâng cao động lực, sự hài lòng trong công việc và tinh thần chung của mọi người.
  • Hỗ trợ trong việc ra quyết định: Thông qua quá trình đánh giá có thể giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định có cơ sở liên quan đến thăng chức, giáng chức hoặc chấm dứt hợp đồng, đảm bảo doanh nghiệp luôn sở hữu đúng người, đúng vai trò.
  • Căn chỉnh mục tiêu: Thông qua quá trình đánh giá giúp gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của công ty, đồng thời thúc đẩy nhân viên luôn hướng về mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Tuy nhiên để xác định được phương pháp đánh giá nhân sự phù hợp, trong bài viết này Simplamo sẽ Review phương pháp đánh giá nhân sự 2024 giúp sếp hiểu hơn ưu, nhược điểm của từng phương pháp từ đó tìm tiếm được giải pháp phù hợp.

Lợi ích của việc đánh giá nhân sự

Lợi ích của việc đánh giá nhân sự

2. Phương pháp đánh giá nhân sự Review 360 độ

Review 360 độ là một phương pháp đánh giá nhân sự đa chiều, thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau như cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. Phương pháp này nhấn mạnh vào sự đa dạng và toàn diện trong việc đánh giá hiệu suất của một cá nhân.

Trong quá trình Review 360 độ, nhân viên không chỉ được đánh giá bởi quản lý trực tiếp mà còn bởi những người làm việc chung, những người họ quản lý, và thậm chí cả chính bản thân mình. Điều này tạo ra một cái nhìn phản ánh toàn diện về kỹ năng, hành vi và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Phương pháp đánh giá nhân sự 360 độ

Phương pháp đánh giá nhân sự 360 độ

2.1 Ưu điểm của Review 360 Độ:

  • Mang đến góc nhìn toàn diện và đa chiều: Đánh giá từ nhiều nguồn mang lại cái nhìn toàn diện về hiệu suất, bao gồm cả góc độ của quản lý, đồng nghiệp và cấp dưới.
  • Nhận được các phản hồi đa dạng: Nhận phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau giúp nhân viên hiểu rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu và cách họ tương tác với môi trường làm việc.
  • Phát triển cá nhân: Cung cấp cơ hội cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp dựa trên phản hồi xây dựng và chiến lược cải thiện.
  • Đào Tạo và Phát Triển: Giúp tổ chức xác định nhu cầu đào tạo và phát triển thông qua việc xác định kỹ năng và năng lực cần cải thiện.

2.2 Nhược Điểm của Review 360 Độ:

  • Thách thức về công bằng: Có thể xảy ra tình trạng không công bằng khi một số người đánh giá không chân thành hoặc chịu áp lực từ các yếu tố khác ngoài hiệu suất làm việc.
  • Chi phí và thời gian: Triển khai quá trình đánh giá 360 độ yêu cầu một kế hoạch triển khai chặt chẽ để đảm bảo tính toàn vẹn và độ tin cậy của quá trình. Cần phải xác định rõ mục tiêu đánh giá, đào tạo người đánh giá, và phát triển các công cụ đánh giá phản hồi.
  • Đòi hỏi quản lý tốt: Để đảm bảo tính minh bạch và công bằng, quản lý cần thực hiện quá trình này một cách chuyên nghiệp và công bằng, đòi hỏi kỹ năng quản lý cao. Song song đó, một số nhân viên khó chấp nhận phản hồi từ nhiều nguồn vì họ cảm thấy bị tấn công cá nhân.

3. Phương pháp Lương 3P

Lương 3P là Lương theo hiệu suất, hiệu quả, và phát triển của nhân viên (Postition – Vị trí công việc,  Person – Năng lực cá nhân, Performance – Kết quả công việc.). Lương 3P thường được coi là một phương pháp đánh giá nhân sự công bằng để đánh giá và đề xuất mức lương dựa trên đóng góp và kết quả công việc của nhân viên. Điều này giúp khuyến khích sự nỗ lực và đổi mới trong công việc, đồng thời thúc đẩy sự phát triển chuyên sâu của nhân viên.

Phương pháp đánh giá nhân sự lương 3P

Phương pháp đánh giá nhân sự lương 3P

3.1 Ưu điểm của phương pháp đánh giá nhân sự Lương 3P

  • Công bằng và truyền cảm hứng: Lương 3P tạo ra một môi trường công bằng, vì nó đánh giá dựa trên mức độ đóng góp và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công việc. Điều này có thể truyền cảm hứng và khuyến khích sự nỗ lực.
  • Mang tính động viên nâng cao hiệu suất: Vì lương được liên kết chặt chẽ với hiệu suất và hiệu quả, nhân viên có động lực lớn hơn để làm việc chăm chỉ và cải thiện kết quả công việc.
  • Thúc đẩy phát triển cá nhân: Lương 3P không chỉ đánh giá hiệu suất hiện tại mà còn liên quan đến sự phát triển cá nhân và cơ hội thăng tiến. Điều này khuyến khích nhân viên nỗ lực học hỏi và phát triển kỹ năng.

3.2 Nhược điểm của Lương 3P:

  • Có tính áp lực cao: Áp lực được đặt ra từ việc liên kết giữa mức lương chặt chẽ với hiệu suất và hiệu quả có thể tạo ra một môi trường làm việc áp đặt và căng thẳng cho nhân viên.
  • Hạn chế trong việc đo lường một số khía cạnh khác: Các yếu tố như sự sáng tạo, tinh thần làm việc, giá trị cốt lõi, và các khía cạnh khác có thể khó đo lường và bị bỏ qua khi chỉ giới hạn trong việc xác định lương.
  • Cần hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng: Để thực hiện lương 3P hiệu quả, cần phải có hệ thống đánh giá hiệu suất chặt chẽ và công bằng, điều này đòi hỏi nhiều công sức và thời gian. Và việc quản lý lương 3P đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng điều chỉnh khi có sự thay đổi trong môi trường làm việc hoặc chiến lược tổ chức.

Xem thêm: Kết hợp hoàn hảo với Phần mềm quản lý nhân sự cùng Simplamo

4.Phương pháp đánh giá nhân sự theo BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales)

Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) là một phương pháp đánh giá hiệu suất lao động dựa trên các hành vi cụ thể và mô tả chi tiết. Thang BARS thường được thiết kế để đo lường mức độ hiệu suất của nhân viên dựa trên một số tiêu chí hành vi đã được xác định trước.

Phương pháp đánh giá nhân sự BARS

Phương pháp đánh giá nhân sự BARS

4.1 Ưu điểm của Phương pháp đánh giá nhân sự theo BARS

  • Chuẩn mực rõ ràng và cụ thể: BARS áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác và nhất quán. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về mong đợi và yêu cầu công việc.
  • Loại bỏ tiêu chuẩn không phù hợp: BARS loại bỏ các tiêu chuẩn không phù hợp, tập trung vào các hành vi cụ thể và quan trọng. Điều này giúp tăng cường sự tập trung vào các khía cạnh quan trọng của công việc.
  • Đánh giá khách quan và trung thực: Phương pháp này tập trung vào việc đánh giá các hành vi cụ thể, tạo ra một quá trình đánh giá khách quan và trung thực, nâng cao chất lượng thông tin đánh giá.

4.2 Nhược điểm của Phương pháp đánh giá nhân sự theo BARS:

  • Phụ thuộc vào năng lực của người đánh giá: BARS yêu cầu người đánh giá có khả năng và kiến thức để chuẩn hóa các tiêu chuẩn hành vi một cách đồng nhất.
  • Yêu cầu chuẩn bị và công sức đầu tư lớn: Việc triển khai BARS đòi hỏi sự chuẩn bị và đầu tư công sức lớn, đặc biệt là trong việc xây dựng các bảng mô tả hành vi chi tiết.

Mặc dù BARS mang lại nhiều ưu điểm về đánh giá chất lượng công việc, nhưng nhược điểm của nó có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện và đảm bảo tính đồng nhất trong quá trình đánh giá.

5. Phương pháp đánh giá hiệu suất của Simplamo

Khác với các phương pháp đánh giá nhân sự khác, khung đánh giá nhân sự trên Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự bền vững, xác định được con người phù hợp trong tổ chức, song song đó đánh giá hiệu suất làm việc một cách công bằng. Đồng thời mang đến tính 2 chiều giữa quản lý – nhân viên trong quá trình đánh giá.

4 bước đánh giá hiệu suất bằng phương pháp đánh giá nhân sự của Simplamo

  • Đúng người: đánh giá dựa trên các Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, nhân viên có thường xuyên thể hiện các Giá trị cốt lõi này hay không?
  • Đúng việc: dựa trên 3 tiêu chí có Hiểu việc, có Muốn làm công việc này và có Năng lực để hoàn thành nó hay không, bằng cách review 3-5 vai trò chính của nhân sự được thể hiện cụ thể trên Sơ đồ trách nhiệm
  • Hiệu suất công việc: dựa trên mức độ hoàn thành các Mục tiêu ưu tiên trong quý và các todo được giao cho nhân viên đó
  • Kỹ năng quản lý – lãnh đạo: quản lý trực tiếp và nhân viên sẽ đánh giá yếu tố này của người quản lý dựa trên khung có sẵn

Quá trình đánh giá sẽ được thực hiện 2 chiều tách biệt nhau để có những nhận xét khách quan giữa quản lý dành cho nhân viên và ngược lại, sau đó hai bên sẽ gặp nhau để trò chuyện và thống nhất kết quả đánh giá, ghi nhận các phản hồi/ý kiến và đưa ra định hướng nhân sự trong năm sau.

Phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo

Phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo

5.1 Ưu điểm của việc đánh giá hiệu suất trên Simplamo

Phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo

Ưu và nhược điểm của phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo

  • Khung đánh giá nhân sự khoa học: Giúp doanh nghiệp xác định con người phù hợp trong tổ chức, tập trung vào các yếu tố quan trọng, không đi lan man. Xác định rõ các vấn đề nhân sự đang hiện diện với mục đích tìm phương pháp khắc phục nhanh chóng.
  • Tạo sự gắn kết: Đây là một trong những công cụ hữu ích tạo nên sự gắn kết trong tổ chức, thông qua đó, giữa quản lý – nhân viên hiểu rõ về nhau hơn và cải thiện hiệu suất làm việc. Với khung trao đổi cởi mở, nhân viên có dịp trình bày những điều hiệu quả, không hiệu quả, các vấn đề đang gặp phải và các mong muốn trong công việc.
  • Xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp: Giúp doanh nghiệp xây dựng sự chuyên nghiệp và tính nhất quán trong quản lý nhân sự.
  • Khung đánh giá đơn giản, dễ áp dụng rộng rãi: Với khung đánh giá chỉ bao gôm 4 phần, simplamo mang đến cách thức đánh giá nhân sự nhanh chóng, hiệu quả, được đội ngũ đón nhận và duy trì lâu dài trong nội bộ, hình thành văn hóa rõ nét.

5.2 Nhược điểm của phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo

  • Simplamo chỉ giúp doanh nghiệp đi sâu và đánh giá các phần thực sự quan trọng.
  • Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đối thoại quý (review nhân sự quý) trước đó để liên tục cập nhật sự tiến bộ, thay đổi của nhân sự, từ đó có cơ sở chính xác cho phần đánh giá năm

Khung đánh giá nhân sự được xây dựng dựa trên hệ tư duy đã được hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng. Và khi con người là yếu tốt cốt lõi giúp sếp xây dựng một doanh nghiệp khỏe mạnh và phát triển bền vững, thì quy trình đánh giá lại quan trọng hơn bao giờ hết. Trong đó, Simplamo với các công cụ đơn giản sẽ giúp sếp liên tục nhận ra những con người phù hợp, đảm nhận đúng vai trò trách nhiệm để chinh phục tầm nhìn của mình.

Chúc Sếp sẽ có lựa chọn phù hợp.

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự cùng simplamo

Kết hợp hoàn hảo với Phần mềm quản lý nhân sự cùng Simplamo

By Quản trị doanh nghiệp, Quản trị nhân sự và văn hoá

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự hiệu quả hơn. Lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể tăng năng suất, cải thiện hiệu quả hoạt động nhân sự và tăng cường khả năng cạnh tranh…

Nhưng như vậy liệu đã đủ đáp ứng các nhu cầu, đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp? Còn những vấn đề khác như rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ giữa sếp và nhân viên, gia tăng sự gắn kết nội bộ, theo dõi sát sao về năng suất, mức độ hiệu quả của từng nhân sự… chắc chắn cũng là nỗi băn khoăn của rất nhiều chủ doanh nghiệp?

1. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ quản lý và hệ thống thông tin về đội ngũ nhân sự trong một tổ chức, doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự, thông tin về các nhân viên, bao gồm lịch sử làm việc, thông tin cá nhân, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm và các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, quản lý lương thưởng, và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý bộ máy nhân sự, cung cấp cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý nhân sự hệ thống công cụ quản lý thông tin của nhân viên. Nhằm đảm bảo việc nắm bắt, theo sát, quản lý luôn được hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các sếp và đồng thời giúp tất cả thành viên nội bộ hiểu rõ hơn về các hoạt động của tổ chức.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Một số lợi ích rõ ràng, dễ thấy nhất mà phần mềm quản lý nhân sự đem đến cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý như:

  • Tích hợp dữ liệu và quản lý thông tin nhân viên: Một số phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động cập nhật, lưu trữ thông tin nhân sự (hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc, bằng cấp, chứng chỉ, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm, lịch sử làm việc…). Giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, truy cập thông tin nhân viên chính xác, và chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về nhân sự dựa trên dữ liệu thống kê cụ thể.
  • Tăng năng suất: Khi tối ưu hóa quy trình quản lý qua việc cung cấp các tính năng tự động hóa tại phần mềm quản lý nhân sự, giúp giảm thiểu thủ tục thủ công cho doanh nghiệp, qua các chức năng (quản lý bảng lương, thưởng, quản lý hiệu suất, quản lý thời gian làm việc của nhân sự,…). Từ đó giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên.
  • Rõ ràng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự giúp đội ngũ nhân viên nắm được quy trình làm việc, lộ trình thăng tiến theo cơ cấu doanh nghiệp và quản lý, theo dõi thông tin về quá trình đào tạo, phát triển kỹ năng và các chương trình phát triển khác cho nhân sự.
  • Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả của các hoạt động nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo bằng cách sắp xếp lịch trình, tự động thông báo ứng viên, và theo dõi quá trình đào tạo, tự động tạo thống kê, báo cáo…
  • Tăng cường khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó nâng tầm bộ máy nhân sự và tạo được lợi thế tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3. Các loại phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Có nhiều loại phần mềm quản lý nhân sự khác nhau, doanh nghiệp có thể phân loại dựa trên các tiêu chí sau:

Phần mềm quản lý nhân sự theo Chức năng chính:

  • Phần mềm quản lý nhân sự tổng thể
  • Phần mềm quản lý công việc và hiệu suất nhân viên
  • Phần mềm chấm công tính lương thưởng
  • Phần mềm tuyển dụng nhân sự
  • Phần mềm quản lý đào tạo
  • Phần mềm quản lý chấm công
  • …..

Phần mềm quản lý nhân sự theo Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), doanh nghiệp lớn: Các phần mềm với giải pháp phức tạp hơn, có thể nhận đặt thiết kế riêng theo nhu cầu phù hợp với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn.

Phần mềm quản lý nhân sự theo Mô hình triển khai:

  • On-Premises: Phần mềm quản lý nhân sự được cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng máy chủ của tổ chức.
  • Cloud-based: Phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua mạng Internet.

Ngoài ra, còn có thể phân loại thành phần mềm quản lý nhân sự từ doanh nghiệp trong nước, phần mềm quản lý nhân sự nước ngoài, Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, phần mềm quán lý nhân sự trả phí…

Có thể thấy có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường hiện nay đáp ứng được nhu cầu chuyên môn để giải quyết các vấn đề trong bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chỉ giải quyết về khía cạnh chuyên môn, thủ tục giấy tờ thì vẫn chưa đủ để quản trị tối ưu yếu tố “Con người” trong tổ chức. Các sếp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng & phát triển nhân sự, duy trì văn hóa tổ chức khỏe mạnh – gắn kết, phối hợp đội ngũ thực thi mục tiêu hiệu quả, tạo sự tăng trưởng, đồng thời đánh giá một cách khách quan công bằng nỗ lực của từng cá nhân để giữ chân và phát huy tiềm năng của họ.

Để giải quyết và hạn chế tối đa những mâu thuẫn, sự bất đồng trong doanh nghiệp, xây dựng nên bộ máy nhân sự đồng tâm hiệp lực, tăng cường sức khỏe cho đội ngũ, phối hợp chinh phục mục tiêu thành công. Bài viết này gợi ý cho các anh chị chủ doanh nghiệp một phần mềm có tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự chuyên môn thuần túy, tập tung vào yếu tố “Con người”, nội bộ doanh nghiệp trên dưới đồng lòng, cùng đưa tổ chức về đích đến thành công.

4. Simplamo – công cụ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự đạt hiệu quả tối đa

4.1. Về Simplamo

Về khía cạnh hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự, có thể nói Simplamo có một trong những công cụ đáp ứng tốt các nhu cầu còn thiếu và cần thiết cho các nhà lãnh đạo vẫn đang tìm kiếm, và quan ngại về sự khuyết thiếu của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.

Simplamo là phần mềm được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của đa dạng doanh nghiệp từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.

Phần mềm Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển hiệu quả, tăng trưởng và thành công.

Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với nhiều tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung đến các tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phân mềm quản lý nhân sự là: Sơ đồ trách nhiệm, Mục tiêu ưu tiên hàng quý và Tính năng review nhân sự.

4.2. Tính năng Sơ đồ trách nhiệm

sơ đồ trách nhiệm simplamo

Các phần mềm quản lý nhân sự truyền thống hiện nay, phần lớn sẽ tập trung quản lý mô tả công việc nhưng có một nhược điểm là thường bị dài dòng, chung chung, các nhân sự gặp khó khăn trong việc nắm bắt, ghi nhớ công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của chính bản thân mình. Dẫn đến việc phối hợp, hợp tác làm việc cùng các đồng nghiệp, các phòng ban cũng trở nên không thuận lợi.

Sơ đồ trách nhiệm hay còn là sơ đồ tổ chức được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ nhân sự.

Sơ đồ trách nhiệm trong phần mềm Simplamo được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing; Vận hành; Tài chính/ Hành chính) – hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đây là tính năng giúp các sếp hệ thống và nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng gì, có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò & trách nhiệm chính ở từng vị trí trong cơ cấu tổ chức của mình.

Như vậy sẽ tập trung làm rõ được vai trò, nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, cung cấp góc nhìn tổng quát để đội ngũ dễ dàng phối hợp trao đổi công việc với đúng người đúng vị trí. Cũng như tránh hiện trạng chồng chéo, mâu thuẫn nội bộ hay trốn tránh trách nhiệm khi mọi người không biết việc của mình, vị trí của bản thân, cũng như của đồng nghiệp.

4.3. Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý

Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất trong doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới nhằm tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.

Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý của Simplamo nhấn mạnh tính năng xây dựng mục tiêu phòng ban và cá nhân dựa trên mục tiêu công ty. Các thành viên thấu hiểu công việc của nhau và cùng nhau phối hợp làm việc ăn ý, tạo sự đồng bộ, gắn kết, đội ngũ đồng lòng tiến tới mục tiêu chung.

mục tiêu ưu tiên quý-simplamo

Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm.

Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng dễ quan sát và được cập nhật tình hình liên tục, nắm được hiệu suất hoạt động, tiến độ thực thi của team, từng thành viên với từng mục tiêu (nhân viên đang đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề họ gặp phải là gì,…) bằng bảng chỉ số Scorecard. Từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, đảm bảo tối ưu nguồn lực, chi phí và các mục tiêu quan trọng.

Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho đội ngũ nhân sự.

4.4. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự từ Simplamo

Tính năng Review Nhân sự hỗ trợ, bổ sung mảnh ghép còn thiếu cho phần mềm quản lý nhân sự được Simplamo thực hiện thông qua công cụ Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.

4.4.1. Đối thoại quý

Là một buổi trò chuyện, trao đổi thoải mái, cởi mở 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp của mình khi kết thúc mỗi quý, tập trung vào các điều quan trọng, tìm hiểu sâu hơn về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc, không dài dòng, và người quản lý dành 80% để lắng nghe.

Đây là cơ hội để đôi bên lắng nghe phản hồi trên cơ sở tốt hơn mỗi ngày, xây dựng sự chuyên nghiệp và tính nhất quán mà phần mềm quản lý nhân sự thông thường còn thiếu.

Với khung đánh giá nhân sự khoa học gồm:

  • Đánh giá nhân sự có hội tụ đủ các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp hay không?
  • Có hiểu việc, Có muốn làm việc và Có năng lực để làm việc đó hay không?
  • Đánh giá mức độ hoàn thành, Công việc ưu tiên ROCKS của mỗi cá nhân.
  • Đánh giá năng lực lãnh đạo – quản lý của quản lý trực tiếp.

Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tạo tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5.

Bên cạnh đó, nhân viên có dịp trình bày những điều hiệu quả, không hiệu quả, các vấn đề bản thân đang gặp phải và các mong muốn trong công việc. Giúp các sếp, các quản lý xác định rõ vấn đề tại từng cá nhân trong tổ chức để tìm phương pháp khắc phục nhanh chóng cho doanh nghiệp.

đối thoại quý- simplamo

Tìm hiểu thêm: Cách nhận diện nhân sự theo tiêu chí “Đúng người – Đúng vị trí”

4.4.2. Đánh giá hiệu suất năm

Buổi đánh giá nhân sự Năm là một buổi làm việc trực tiếp, nghiêm túc, cởi mở, 1-1 giữa Cấp trên và Cấp dưới trực tiếp.

Đánh giá nhân sự năm có vai trò quan trọng nhằm xem xét lại toàn bộ quá trình làm việc, đóng góp của nhân sự trong 1 năm qua vào Mục tiêu chung của Doanh nghiệp nhằm để tăng lương, đề xuất thăng tiến hoặc định hướng khác. Nó được lưu trữ cẩn thận vào hồ sơ nhân sự trong công ty.

Buổi làm việc này trên Simplamo bao gồm 8 phần như sau:

  1. Đánh giá giá trị cốt lõi: Nhận diện đúng người/right people
  2. Đánh giá Vai trò trên sơ đồ trách nhiệm giải trình: Nhận diện đúng vị trí/right seat
  3. Đánh giá kết quả làm việc: Sử dụng dữ liệu Mục tiêu ưu tiên, Scorecard, Hành động. Hãy tập trung vào câu hỏi “điều gì hiệu quả” và “điều gì chưa hiệu quả”.
  4. Điểm mạnh & Thành tựu: Liệt kê Điểm mạnh và Thành tựu nổi bật đã đạt được 1 năm qua.
  5. Điểm cần phát huy: Liệt kê (các) Điểm mà nhân sự cần cải thiện trong công việc
  6. Kế hoạch cải thiện: Lên kế hoạch hành động để xử lý (các) Điểm cần cải thiện trong công việc được nêu ra ở trên.
  7. Nhận xét bổ sung: Qua việc trả lời “Điều tự hào nhất đã đạt được trong năm? Một việc có thể đã làm tốt hơn trong năm vừa rồi? Có thể tối ưu quy trình hơn ở bước nào? Có nhận ra vấn đề cốt lõi để tập trung xử lý?”
  8. Đánh giá cấp trên: Về Năng lực quản lý và Năng lực lãnh đạo

Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo với đội ngũ nhân sự. Không chỉ quản lý nhân xét nhân viên, mà nhân viên được thẳng thắn chia sẻ quan điểm, cảm nhận của mình để cùng nhau xây dựng một môt trường làm việc tốt hơn, từng bước nâng cao sức khỏe cho bộ máy doanh nghiệp. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.

đánh giá năm cho nhân sự

đánh giá năm cho quản lý

Xem thêm: Review Phương pháp đánh giá nhân sự 2024

Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên Simplamo bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành nhân sự và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn sự trợ giúp, hỗ trợ từ phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, sẽ đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.

Ngoài ra, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số scorecard, quy trình, sơ đồ trách nhiệm, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn khoa học,… để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, đã được chứng minh và ứng dụng cho hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm Simplamo: Tại đây

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

cach xay dung so do to chuc cong ty don gian hieu qua

Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, hiệu quả

By Quản trị nhân sự và văn hoá

Sơ đồ tổ chức công ty là nền móng cơ bản của doanh nghiệp và được áp dụng cho tất cả các công ty hoạt động tại bất kỳ lĩnh vực nào. Đây cũng là một yếu tố cơ bản nhưng mang tính tiên quyết để công ty đi vào hoạt động, vận hành thuận lợi, và quản lý đạt được hiệu quả cao.

1. Sơ lược về sơ đồ tổ chức công ty

1.1. Giới thiệu sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ tổ chức công ty (cũng là biểu đồ tổ chức – organogram) là một dạng biểu đồ/ sơ đồ trực quan, mô tả cấu trúc nội bộ công ty bằng cách mô tả rõ ràng vị trí, vai trò, trách nhiệm của các thành viên trong công ty và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong một tổ chức.

Sơ đồ tổ chức công ty được thể hiện bằng dạng sơ đồ chữ, có thể có hình minh họa nhân sự tại các vị trí cụ thể trong doanh nghiệp. Sơ đồ cơ cấu này góp phần quan trọng trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp.

1.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức công ty phổ biến

  • Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận: Xây dựng dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang.
  • Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng: Một bộ phận sẽ đảm nhận, quản lý chức năng cụ thể, rõ ràng. Mô hình này cho phép nhân sự tập trung và cần nắm vững kỹ năng chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý. Đây là một mô hình được đánh giá là hiệu quả và tiên tiến nhất hiện tại và được thể hiện qua sơ đồ giải trình trách nhiệm công ty.
  • Mô hình tổ chức phân quyền: Là một mô hình cổ điển, và hiện vẫn được sử dụng phổ biến, rộng rãi. Mô hình mô tả công việc từ các bộ phận cấp cao nhất đến cấp quản lý trung, rồi mới đến nhân viên. Kiểu mô hình này có xu hướng quan liêu và nặng sự phân biệt giữa các cấp.
  • Mô hình cơ cấu tổ chức theo địa lý: Đây là mô hình phù hợp với các công ty, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, phân bố rộng rãi theo địa lý. Doanh nghiệp, công ty sử dụng mô hình này thường hoạt động trong các lĩnh vực như vận tải, bán lẻ… và cần đám bảo sẽ báo cáo liên tục về trụ sở chính.
  • Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng: Mô hình này cho phép các nhân viên trong công ty đều bình đẳng và vận hành theo mô hình tự quản lý. Nhưng các vị trí làm việc thường không có chức danh, thường thấy mô hình này xuất hiện ở công ty nhỏ những ngày đầu hình thành, hoặc những công ty kinh doanh hộ gia đình…

Ngoài ra, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, vận tải, bán lẻ,…  mà sẽ có sự khác biệt về mô hình sử dụng trong sơ đồ tổ chức công ty.

2. Ưu khuyết điểm sơ đồ tổ chức công ty

2.1. Ưu điểm của sơ đồ tổ chức công ty

Trình bày rõ ràng cấu trúc nội bộ, hệ thống phòng ban, vị trí thứ bậc, các chức vụ trong doanh nghiệp. Giúp các thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức. Cũng như cho thấy sự rõ ràng, bài bản của quy mô doanh nghiệp.

Xác định rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban, bao gồm mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn. Điều này cũng được mô tả trong sơ đồ tổ chức công ty, góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Giúp nhân viên hiểu rõ được lộ trình phát triển công việc của mình – điều mà các nhân viên hiện nay đều mong muốn được biết. Sơ đồ tổ chức công ty sẽ giúp họ hình dung được việc này và có thêm động lực, mục tiêu phấn đấu lâu dài cho bản thân, và đồng hành cùng công ty đạt đến thành công.

2.2. Nhược điểm của sơ đồ tổ chức công ty

Không thể phản ánh đầy đủ tình hình thực tế: Sơ đồ tổ chức công ty thường chỉ thể hiện cấu trúc tổ chức chính thức của doanh nghiệp, và các sơ đồ chỉ xây dựng mang tính khái quát, tổng quan. Trong thực tế, mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban và vai trò của từng cá nhân thường phức tạp hơn và không hoàn toàn giống trong sơ đồ tổ chức công ty được công bố.

Không thể phản ánh sự thay đổi của doanh nghiệp: Sơ đồ tổ chức công ty thường được xây dựng cho một giai đoạn nhất định. Khi doanh nghiệp phát triển, sơ đồ tổ chức có thể không còn phù hợp và cần được điều chỉnh.

Có thể gây ra sự cứng nhắc trong quản lý: Sơ đồ tổ chức công ty được xây dựng sẽ thể hiện một phần cách thức quản trị của tổ chức. Sơ đồ tổ chức công ty có thể được xây dựng từ lâu và điều đó có thể gây ra sự cứng nhắc trong tổ chức, khiến doanh nghiệp khó thay đổi để kịp thích ứng với thị trường và môi trường kinh doanh.

Không thể hiện rõ sự phân chia công việc hay xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân thông qua sơ đồ tổ chức công ty. Điều này không chỉ gây khó khăn trong giao tiếp, phối hợp giữa các phòng ban, các cá nhân (vì không rõ ai làm việc gì, có trách nhiệm cho cái gì, ai báo cáo cho ai, phối hợp với ai để hoàn thành công việc…). Mà còn gây ra hiện trạng chồng chéo công việc, đùn đẩy trách nhiệm.

3. Một số lưu ý khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty

  • Sơ đồ tổ chức công ty cần phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp lớn, sơ đồ tổ chức thường phức tạp hơn so với doanh nghiệp nhỏ.
  • Sơ đồ tổ chức công ty cần đơn giản, dễ hiểu để các thành viên trong doanh nghiệp có thể hiểu, nắm bắt được. Cũng như các đối tác, khách hàng từ bên ngoài cũng vẫn hiểu được.
  • Sơ đồ tổ chức cần được cập nhật thường xuyên hoặc ngay khi có sự thay đổi như (gộp/ tách / thêm phòng ban, bộ phận, thay đổi tên vị trí nhân sự…) như vậy những nhân sự liên quan sẽ nắm bắt được tình hình để dễ dàng, nhanh chóng phối hợp làm việc.
  • Sơ đồ tổ chức cần được phổ biến cho tất cả nhân viên: Để tất cả nhân sự đều biết mình thuộc quyền quản lý của ai, bộ phận nào, liên quan và sẽ làm việc nhiều nhất với phòng ban gì. Tránh được việc chồng chéo công việc, lãng phí thời gian, đùn đẩy trách nhiệm…

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty nên được định hướng rõ ràng, cụ thể ngay từ những ngày đầu thành lập.

Các doanh nghiệp cần có sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Với doanh nghiệp lớn cần xác định rõ nhiệm vụ từng phòng ban, vị trí để hạn chế rủi ro liên lụy quyền hạn, trách nhiệm. SMEs cần sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, đơn giản những vẫn phải bài bản để thể hiện uy tín, định hướng với thị trường.

Vì vậy nên Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo được thiết lập trên mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, và phát triển trên tư duy hiện đại, logic, khoa học từ Hoa Kỳ, sẽ giúp cải thiện được các nhược điểm nêu trên và phát huy được tối đa những ưu điểm về một sơ đồ tổ chức công ty.

4. Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty bằng Sơ đồ trách nhiệm

4.1. Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo

Sơ đồ trách nhiệm được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ.

Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo phát triển và áp dụng mô hình “Cơ cấu tổ chức theo chức năng”, tuy nhiên có bổ sung một vài điểm nhằm nhấn mạnh tính trách nhiệm cao. Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo không thể hiện tất cả “tên gọi” hay “chức vụ” trong tổ chức, thay vào đó thể hiện “chức năng” cần thiết trong tổ chức đó.

Sơ đồ trách nhiệm được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing – Vận hành – Tài chính/ Hành chính) hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đó là những thứ giúp từ công ty khởi nghiệp cho đến các doanh nghiệp lớn nhất trên thế giới đều cần để vận hành. Với:

  • Bán hàng và Marketing tạo ra doanh thu
  • Vận hành cung cấp dịch vụ, tạo ra sản phẩm và chăm sóc khách hàng
  • Tài chính và Hành chính quản lý dòng tiền vào, ra, cơ sở hạ tầng

Đối với mỗi chức năng chính, thể hiện 5 vai trò quan trọng mà “Công ty cần” / “Nhu cầu kinh doanh” cho chức năng công việc đó. Mỗi chức năng chính sẽ có Tên người chịu trách nhiệm giải trình đi kèm và tùy vào doanh nghiệp mà có thể bổ sung thêm chức năng khác nếu cần thiết.

Ngoài ra Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo còn đặc biệt khi tách biệt 2 vị trí:

  • “Nhà tầm nhìn / Vision Organizer”: Người định hướng, vẽ con đường cho toàn thể doanh nghiệp đi đến đích. Giống như chức vụ “Chủ tịch” trong các doanh nghiệp.
  • “Người thực thi / Implementer”: Người điều hành tất cả các khối chức năng chính để hiện thực hóa ý tưởng. Giống như chức vụ Giám đốc điều hành CEO/COO.

Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc điều chỉnh cấu trúc, vai trò, trách nhiệm cũng sẽ được thay đổi bổ sung cho phù hợp. Ở những công ty phát triển nhanh chóng, sơ đồ này có thể được thay đổi sau mỗi 90 ngày.

4.2. Vai trò của Sơ đồ trách nhiệm với doanh nghiệp

  • Thể hiện cơ cấu phù hợp với từng giai đoạn phát triển trong tổ chức.

Bằng việc đi từ những chức năng nền tảng của một doanh nghiệp, Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo cũng dễ dàng nâng cấp lên theo sự phát triển của tổ chức một cách khoa học và linh hoạt. Dễ dàng mở rộng, chỉnh sửa vai trò, tạo mới chức năng, tạo mới vị trí hoặc cắt giảm tùy vào chiến lược của công ty tại mỗi thời điểm.

  • Bố trí đúng người vào đúng vị trí

Thông qua việc áp dụng 3 tiêu chí (Hiểu việc/Muốn làm/Có khả năng làm), Sơ đồ trách nhiệm giúp doanh nghiệp biểu thị mọi vị trí rõ ràng, để chọn đúng người làm đúng việc. Hỗ trợ quá trình kiểm tra, đánh giá các vị trí chưa phù hợp để đưa ra phương án luân chuyển, thay đổi phù hợp với giá trị của tổ chức.

  • Mang đến sự rõ ràng, minh bạch về quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí

Do toàn bộ tập thể trong công ty đều nắm được vai trò của từng cá nhân, và ngược lại các cá nhân cũng hiểu về cơ cấu tổ chức, đầu việc của mình và nắm được tổng quan công việc của các thành viên khác. Điều này sẽ làm tăng sự chủ động, trách nhiệm trong công việc, đồng thời tạo cơ sở để thiết lập/phân rã mục tiêu và chỉ số kinh doanh phù hợp với từng phòng ban và cá nhân.

4.3. Cách xây dựng Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo

Các bước đơn giản để xây dựng sơ đồ tổ chức công ty theo Sơ đồ trách nhiệm, bạn hãy thực hiện 4 bước như sau:

  • Bước 1: Xác định chức năng chính

Xác định các phòng ban đảm nhiệm chức năng chính (không phải tên chức vụ), Doanh nghiệp cần phải có phòng ban trong 6 – 12 tháng tới để làm việc hiệu quả.

  • Bước 2: Viết 5 vai trò

Với từng chức năng chính, cần đặt câu hỏi “Chức năng này phục vụ gì cho nhu cầu kinh doanh của công ty?” để viết, liệt kê ra được các vai trò cần thiết. Nếu nhiều hơn 5 vai trò, nên chọn lọc lại những cái quan trọng nhất – trung bình là từ 4 đến tối đa 6 vai trò.

Mỗi vai trò nên được viết ngắn gọn, bắt đầu bằng “Động từ” và có yếu tố trách nhiệm đi kèm. (Ví dụ: Đảm bảo 97% sản phẩm không bị lỗi sản xuất)

  • Bước 3: Xác định nhân sự

Dựa trên vai trò từng chức năng để đánh giá nhân sự phù hợp cho từng vị trí. Ngoài ra, cùng có thể áp dụng 3 tiêu chí: Hiểu việc; Muốn làm; Có khả năng làm để xác định nhân sự phù hợp.

Thông thường nhân sự phù hợp cần đạt được cả 3 tiêu chí, nhưng có thể chỉ cần 2 tiêu chí đầu nếu Doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực để đào tạo.

Điều này được giải thích rõ hơn trong bài viết Đúng người & Đúng vị trí.

  • Bước 4: Phân nhỏ đến tầng cuối cùng

Thực hiện lặp lại 3 bước trên cho đến khi không thể phân nhỏ phòng ban chức năng hơn.

Ở Tầng số 2 trên sơ đồ trách nhiệm, nếu có nhiều người cùng thực hiện 1 chức năng giống nhau thì có thể trình bày trong 1 ô duy nhất – bổ sung tên của những nhân sự có chung chức năng vào cùng ô đó.

Xem hướng dẫn chi tiết về cách Thiết lập Sơ đồ giải trình trách nhiệm TẠI ĐÂY

Đây là 4 bước xây dựng sơ đồ trách nhiệm của Simplamo giúp doanh nghiệp thiết kế ra một sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, minh bạch, đơn giản và hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yêu cầu cần thiết cho một sơ đồ tổ chức công ty và giải quyết hết những nhược điểm, những vấn đề thường gặp phải khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty.

Ngoài xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản, hiêu quả bằng Sơ đồ trách nhiệm, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số, quy trình, review nhân sự, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn,…

Tìm hiểu thêm về các công cụ tại website simplamo.com

Đọc thêm bài viết cùng chuyên đề: Hướng dẫn xây dựng Giá trị cốt lõi cho Doanh nghiệp

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Khám phá giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp

Hướng dẫn xây dựng Giá trị cốt lõi cho Doanh nghiệp

By Quản trị nhân sự và văn hoá

Giá trị cốt lõi là nền tảng của văn hóa doanh nghiệp và làm cơ sở cho sự phát triển bền vững. Trong khi một số doanh nghiệp chưa đánh giá cao tầm quan trọng của Giá trị cốt lõi, số khác đã nhận ra tầm quan trọng nhưng lại chưa biết cách làm Giá trị cốt lõi “sống” trong lòng tổ chức.

Bài viết “Hướng dẫn xây dựng Giá trị cốt lõi cho Doanh nghiệp” của Simplamo sẽ hướng dẫn sếp Quy trình khám phá, làm rõ và truyền thông Giá trị cốt lõi cùng với đội ngũ ban lãnh đạo, tạo nên văn hóa doanh nghiệp rõ nét – bí quyết của sự phát triển trường tồn.

gia-tri-cot-loi

Hoạt động 1: Giúp đội ngũ hiểu rõ và nhấn mạnh tầm quan trọng của Giá trị cốt lõi.

1.1 Giá trị cốt lõi là gì và tầm quan trọng của chúng

Giá trị cốt lõi bao gồm những yếu tố xác định rằng doanh nghiệp mong muốn sở hữu những con người như thế nào và họ có những tố chất nào để ngồi trên con thuyền mà chủ doanh nghiệp đang lèo lái. Giá trị cốt lõi không chỉ là niềm tin cơ bản và nguyên tắc để hướng dẫn một công ty hoạt động, mà chúng còn thể hiện tinh thần và bản sắc của tổ chức. Chúng không chỉ đơn thuần là một tuyên bố sứ mệnh, mà còn định hình văn hóa tổ chức, định hướng sự phát triển sản phẩm, và tạo ra một nền văn hóa mang nét đặc trưng riêng.

Giá trị cốt lõi là ánh sáng dẫn đường cho mọi hoạt động vì đó là một hệ giá trị mà doanh nghiệp hướng đến trên con đường chinh phục tầm nhìn. Giá trị cốt lõi tác động đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp vì đây là tài liệu quan trọng giúp tuyển dụng những con người phù hợp (phù hợp ở tính cách, niềm tin,…). Khi tổ chức có những người không cùng chung hệ giá trị, những thành viên này về lâu về dài sẽ gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp mà sếp đã gầy dựng nên.

1.2 Lưu ý quan trọng về Giá trị cốt lõi

  • Giá trị cốt lõi đã có sẵn trong tổ chức, sếp cần có phương pháp để “nhận diện”
  • Mỗi Giá trị cốt lõi giới hạn dưới 7 từ
  • Mỗi Doanh nghiệp chỉ nên có từ 3-7 Giá trị cốt lõi
  • Giá trị cốt lõi nên bắt đầu bằng Động từ (Hành vi) hoặc Tính từ (Phẩm chất)

Ví dụ về Giá trị cốt lõi trong doanh nghiệp

Khám phá giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp

Hoạt động 2: Thực hành xác định Giá trị cốt lõi

Sau khi đội ngũ ban lãnh đạo của sếp đã cùng chung cách hiểu về Giá trị cốt lõi và tầm quan trọng của chúng, hoạt động tiếp theo, sếp và đội ngũ của mình hãy cùng nhau “khám phá” Giá trị cốt lõi sẵn có này bằng các bước nhỏ sau:

  • Bước 1: Liệt kê tên 3 thành viên nếu “nhân bản” sẽ giúp doanh nghiệp phát triển/thống trị trên Thị trường

Thông thường, Giá trị cốt lõi xuất phát từ tính cách sẵn có của nhà sáng lập, những nhân sự đại diện cho giá trị chung của tổ chức.

  • Bước 2: Liệt kê 15 đặc điểm/tính cách của họ. Họ đại diện cho phẩm chất nào? Họ đã làm những việc gì?
  • Bước 3: Rút ngắn danh sách còn lại 10 giá trị
  • Bước 4: Thống nhất 3-7 giá trị cốt lõi (được chốt bởi Chủ Tịch/CEO)

gia-tri-cot-loi

Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cần được chắt lọc kỹ càng và được giới hạn bởi một vài từ khóa, vì vậy đội ngũ cần phải ngồi lại và trải qua giai đoạn sàng lọc cùng với nhau. Tại hoạt động số 2 này, khi tiến hành rút gọn danh sách Giá trị cốt lõi, nhà lãnh đạo sẽ từng bước loại bỏ những giá trị không phù hợp và chốt được những giá trị phù hợp –  yếu tố tạo nên hành động đồng nhất trong đội ngũ, hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Hoạt động 3: Diễn dịch Giá Trị Cốt Lõi

Đến thời điểm này, sếp đã có trong tay danh sách từ 3-7 Giá trị cốt lõi. Và để đảm bảo toàn thể đội ngũ đều có cùng chung cách hiểu về mỗi Giá trị cốt lõi này, hãy tiến hành hoạt động tiếp theo, đó là diễn dịch chúng.

Mỗi Giá trị cốt lõi sẽ dược diễn dịch thành 3-5 ý cô đọng, rõ ràng, giúp đội ngũ dễ dàng ghi nhớ và áp dụng. Một số lưu ý khi diễn dịch:

  • Diễn dịch thành 3-5 ý nhỏ (dưới 30 từ)
  • Bắt đầu “chúng tôi + Động từ “/ “Chúng tôi luôn luôn”
  • Đảm bảo nhân viên hiểu Giá trị cốt lõi giống nhau

Hoạt động 4: Kể Câu chuyện Giá trị cốt lõi

Truyền thông Giá trị cốt lõi bằng cách kể một câu chuyện là phương pháp tối ưu nhất mà Simplamo mong muốn chia sẻ đến quý doanh nghiệp. Bằng cách kể một câu chuyện sẽ giúp sếp tăng khả năng kết nối, thể hiện được cảm xúc, gây ấn tượng sâu sắc hơn so với việc truyền đạt thông tin theo một cách trừu tượng, đồng thời thúc đẩy hành động của họ, làm cho Giá trị cốt lõi thật sự sống trong tổ chức.

Kể một câu chuyện rõ ràng về bộ Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ giúp sếp gắn kết đội ngũ, sâu xa hơn là trao quyền cho mọi người chịu trách nhiệm về các giá trị đó.

Sau đây là một số cách truyền thông Giá trị cốt lõi từ Simplamo:

  • Bằng đồ họa – Core Values Diagram
  • Bằng quà tặng – Core Values Gift
  • Bằng phim ngắn – Core Values Video
  • Áp dụng trong buổi Đối thoại Quý 1:1 (Quartly Conversation): khen ngợi nhân viên dựa trên Giá trị cốt lõi mà họ thể hiện nổi bật trong suốt một quý

Tháng 10.2023 vừa qua, chuyên gia Simplamo đã tổ chức ngày “Khám phá giá trị cốt lõi” với đội ngũ Ban lãnh đạo Sovigaz. Tìm hiểu câu chuyện tại đây.

gia-tr-cot-loi-sovigaz

Đọc thêm bài viết “Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, hiệu quả” tại đây.

Đặt lịch với Simplamo để tìm hiểu về dịch vụ tư vấn xây dựng Giá trị cốt lõi Doanh nghiệp.

Chúc sếp xây dựng Giá trị cốt lõi thành công!

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up