Skip to main content
Monthly Archives

June 2023

phần mềm quản trị mục tiêu okr

TOP 5 Phần Mềm OKRs Triển Khai Mục Tiêu Hiệu Quả Trên Thế Giới Và Việt Nam

By Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

1. Phần mềm OKRs là gì?

Quản trị theo mục tiêu OKR là gì? (Objectives and Key Results): là một trong những phương pháp quản trị hiệu suất dùng để xác định, theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu trong tổ chức. OKR được phát triển bởi Andy Grove, CEO của Intel và được thực hiện rộng rãi bởi John Doerr, một nhà công nghệ hàng đầu.

Phần mềm OKRs là một công cụ giúp doanh nghiệp triển khai, theo dõi, đánh giá và đo lường mục tiêu trong tổ chức. Một số phầm mềm OKR nổi tiếng: Perdoo, Lattice, Simplamo, VNOKR, Base Goal,…

2. TOP 2 phần mềm quản lý OKRs trên thế giới

2.1 Phần mềm OKRs Lattice

Lattice – Phần mềm quản trị mục tiêu hàng đầu của Mỹ về đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên báo cáo tổng quan và sự hỗ trợ mạnh mẽ của công cụ OKR & Goal. Các tính năng nổi trội của Lattice tập trung vào yếu tố con người, trao đổi 1:1, gắn kết đội ngũ và biểu dương khen thưởng. Với Lattice doanh nghiệp dễ dàng xây nên lộ trình nhân sự rõ nét với đầy đủ các công cụ giúp kết nối – thực thi và phát triển nhân sự.

Điểm mạnh: Song song với việc theo dõi và đo lường mục tiêu, Lattice tập trung nhiều vào khía cạnh con người. Lattice giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng, xây dựng cho nhân viện lộ trình phát triển nghề nghiệp và mạnh mẽ ở khía cạnh thu hút và giữ chân nhân tài. Lattice cho phép theo dõi sự nghiệp của bất kỳ cá nhân nào cũng như liên kết với sự phát triển của tổ chức.

Điểm yếu: Doanh nghiệp phải trả các mức giá tăng dần để sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên Lattice. Các tính năng khá phức tạp và đòi hỏi phải cập nhật dữ liệu thường xuyên.

Phù hợp: Các doanh nghiệp đã phát triển ổn định, có văn hóa cởi mở hiện đại, muốn tập trung xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nhân tài.

2.2 Phần mềm OKRs Perdoo

Perdoo là một phần mềm quản lý OKR giúp các tổ chức xây dựng, theo dõi và đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Perdoo có một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, cung cấp các công cụ để giúp người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý các mục tiêu. Người dùng có thể tạo các mục tiêu chính và các kết quả cụ thể, và theo dõi từng tiến độ của các OKR thông qua các biểu đồbáo cáo.

Điểm mạnh: Perdoo giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát các họat động diễn ra trong tổ chức trên cùng một nền tảng. Bên cạnh đó, việc cập nhật lộ trình thường xuyên giúp cho việc theo dõi số liệu trở nên trực quan hơn, mang tính định hướng hơn.

Điểm yếu: Perdoo có một giá khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này có thể là một rào cản đối với đối với một số tổ chức. Có một số đánh giá cho rằng Perdoo cung cấp nền tảng triển khai OKR có tư duy khá “rộng” làm doanh nghiệp mất một khoảng thời gian dài để tìm hiểu và thích nghi.

Phù hợp: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

3. TOP 3 phần mềm OKRs thông dụng tại Việt Nam

3.1 Phần mềm OKRs Simplamo phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam và Quốc Tế

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Mỹ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI. Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hằng năm.

Điểm mạnh: Simplamo cung cấp góc nhìn từ tổng quan đến chi tiết, có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu, dễ áp dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, có hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng. Với hai ngôn ngữ là Tiếng Anh và Tiếng Việt.

Điểm yếu:  Chưa tập trung vào quy trình làm việc, tính năng này sẽ được phát triển trong thời gian tới

Phù hợp: Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ 10 – 250 nhân sự, mong muốn có một cấu trúc chuẩn và hiệu suất cao để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

3.2 Phần mềm Base Goal

Base Goal là một phân hệ trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện của Base.vn. Base Goal hỗ trợ việc phân rã & báo cáo mục tiêu, thích hợp để theo dõi & đánh giá KPI nhân viên. Base Goal cung cấp cho người dùng một góc nhìn tổng quan với giao diện “cây mục tiêu” được phân cấp rõ ràng.

Điểm mạnh: Base Goal giúp quản lý thuận tiện trong giao việc và theo dõi nhân viên của mình, Base Goal kết nối với nhiều ứng dụng khác giúp quản lý đồng thời kiểm soát dự án và quy trình. Ngoài ra, Base Goal cũng có một mức giá hợp lý cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Điểm yếu: Việc kết nối với nhiều ứng dụng khác vừa là điểm mạnh, đồng thời cũng là điểm yếu khi vô tình mang đến sự phức tạp, buộc nhân viên phải dành nhiều thời gian thao tác trên phần mềm, bỏ qua các công việc quan trọng. Bên cạnh đó, Base Goal cũng cung cấp khá nhiều tùy chọn (về chu kỳ, metric) không có công thức thiết lập chuẩn, gây khó khăn trong việc áp dụng đồng bộ và người mới bắt đầu.

Phù hợp: Base Goal phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn giao mục tiêu và theo sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên.

3.3 Phần mềm VNOKRs

VNOKRS chỉ tập trung vào OKR như đúng tên gọi của mình, không gây xao nhãng và đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc quan trọng của OKR. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều phương pháp quản trị khác để xây dựng nền tảng và cách phối hợp làm việc hiệu quả, bổ sung các mảng còn thiếu của VNOKRS.

Điểm mạnh: Giúp doanh nghiệp theo sát việc triển khai OKR trong tổ chức

Điểm yếu: VNOKR chỉ có OKR đơn lẻ, không có bảng chỉ số theo sát và đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục, hiệu quả. Ngoài ra, việc áp dụng VNOKR cũng gây mất thời gian trong các cuộc họp checkin 1-1 nếu doanh nghiệp có đông nhân sự.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp

Một số tiêu chí khi lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp:

  • Mục tiêu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình trong việc áp dụng phần mềm OKR. Mỗi phần mềm OKR có các điểm mạnh khác nhau và sẽ hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp khi họ biết mình tập trung vào điều gì tại thời điểm hiện tại.
  • Quy mô nhân sự và độ phức tạp trong cơ cấu: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hiệu suất làm việc cao, tối ưu chi phí và sự linh hoạt trong vận hành, một phần mềm OKR với sự đơn giản trong thao tác và dễ áp dụng đồng bộ có thể là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, các doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn, phức tạp (>250 nhân sự), bên cạnh phần mềm OKR doanh nghiệp nên sử dụng thêm các phần mềm giao việc, quy trình khác để mang đến hiệu quả toàn diện.
  • Khả năng đáp ứng của đội ngũ: Khi có một đội ngũ nhân sự khá đa dạng về trình độ, tuổi tác hoặc mới áp dụng OKR lần đầu, doanh nghiệp nên tìm một phần mềm OKR có sẵn công thức chuẩn, chung nhất để áp dụng đồng bộ trong tổ chức, dễ mang đến kết quả nhanh hơn so với các phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn.
  • Sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia: Mặc dù OKR không quá mới, có nhiều khóa học và tài liệu viết về OKR, nhưng để áp dụng đồng bộ, liên kết và phân rã mục tiêu phù hợp, sự hỗ trợ của chuyên gia triển khai sẽ là một điểm cộng rất lớn.
  • Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện phần mềm cũng là yếu tố quan trọng để tăng độ yêu thích của đội ngũ nhân sự với phần mềm. Trong đó, các điểm quan trọng bao gồm: giao diện cung cấp đầy đủ các góc nhìn tổng quan & chi tiết, sự logic – mượt mà trong các thao tác, tập trung vào các tính năng quan trọng và dễ dàng nhập, xuất dữ liệu.

5. Điểm khác biệt mang tính đột phá khi triển khai OKR trên Simplamo

5.1 Triển khai OKR kết hợp KPI, xây dựng hệ thống quản trị toàn diện trong doanh nghiệp

Song song với việc giúp doanh nghiệp triển khai OKR, Simplamo tích hợp việc triển khai KPI trên phần mềm (gọi là các chỉ số Scorecard). Bảng chỉ số Scorecard hàng tuần là giải pháp hoàn thiện cho mô hình OKR hiện tại (khi OKR chỉ tập trung vào các kết quả then chốt mà không có các chỉ số đo lường hàng tuần để đảm bảo công việc đang diễn ra đều đặn và đúng tiến độ).

Thay vì cung cấp các chức năng tùy chỉnh không tuân thủ theo bất kỳ tư duy hay nguyên tắc nào, tùy thuộc vào cảm tính của mỗi người, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi mục tiêu dựa trên tư duy quản trị hiện đại, khoa học và tất cả đều có chủ đích:

  • Mục tiêu được phân rã khoa học từ Bảng tầm nhìn của doanh nghiệp. Trên Simplamo, Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng chỉ với 8 phần cốt lõi.
  • Tư duy “tập trung vào điều quan trọng” giúp đội ngũ tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng tại mỗi thời điểm. Mỗi cá nhân có tối đa 3 mục tiêu quý và doanh nghiệp có tối đa 7 mục tiêu quý, giúp phát huy tối đa năng lực đội ngũ, hạn chế các công việc nữa vời.
  • Tích hợp sẵn phương pháp xây dựng mục tiêu Smart cùng với các tính năng gợi ý thông minh.
  • Mục tiêu sau khi xây xong sẽ được phân rã thành các cột mốc – đo lường từng tiến trình thực thi mục tiêu cụ thể.
  • Chỉ số scorecard đo lường sức khỏe của doanh nghiệp hàng tuần: giúp doanh nghiệp xây dựng riêng cho mình bảng chỉ số cốt lõi, dễ dàng đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện nhanh chóng các vấn đề xảy ra trong tổ chức.

Tìm hiểu Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tại đây.

5.2 Sơ đồ trách nhiệm xây dựng một nền móng vững chắc để mọi người cam kết và trách nhiệm hơn với mục tiêu

Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc mang lại sự rõ ràng về vai trò cho mỗi cá nhân về các mục tiêu được giao, mỗi mục tiêu được chỉ định người đảm nhận cụ thể và: đúng người, đúng trách nhiệm. Bên cạnh đó sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo thể hiện rõ: người chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí, cùng với 5 chức năng – công việc cần làm, giúp tất cả các thành viên đều rõ ràng ở trách nhiệm trong mỗi vị trí. Điều này giúp loại bỏ sự lẫn lộn và chồng chéo vai trò trong quá trình thực thi mục tiêu.

5.3 Kiên trì với khung cuộc họp hàng tuần giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh bại mục tiêu đã đề ra

Không chỉ xoay quanh ở vấn đề xây dựng mục tiêu, doanh nghiệp cần chú trong chặt chẽ đến từng tiến trình thực thi để mọi thứ đạt được như kỳ vọng.

Hầu hết các phần mềm OKRs hiện nay trên thị trường đều có thể giúp sếp đo lường tiến trình thực thi của đội ngũ. Tuy nhiên có một điểm yếu đó chính là không có yếu tố giúp toàn bộ đội ngũ cam kết, và việc “đo lường” có thật sự đang diễn ra đều đặn? Rằng mọi người có đang ý thức và trách nhiệm với mục tiêu hàng ngày hay thực tế đội ngũ của sếp thả trôi mọi thứ.

Đây chính là lý do vì sao sếp cần khung cuộc họp tuần và đây là công cụ quan trọng để doanh nghiệp liên kết toàn bộ quá trình thực thi của doanh nghiệp. Khung cuộc họp trên Simplamo sẽ giúp sếp theo dõi từng tiến trình thực thi mục tiêu và giải quyết vấn đề liên tục. Quá trình này sẽ giúp sếp không bỏ sót mục tiêu, kịp thời theo dõi các vấn đề, nhận được sự thảo luận và phản hồi liên tục của đội ngũ về việc thực thi mục tiêu.

Khung cuộc họp trên Simplamo bao gồm:

  1. Chi sẻ tin tốt
  2. Rà soát chỉ số
  3. Rà soát mục tiêu
  4. Phản hồi
  5. Danh sách hành động
  6. Vấn đề cần giải quyết
  7. Kết luận

Để tìm hiểu chi tiết về khung cuộc họp tuần trên Simplamo mời bạn nhấn vào link tại đây

5.4 Tính năng đơn giản, dễ áp dụng phù hợp SME triển khai OKR và KPI thành công

Việc triển khai OKR, kết hợp KPI đơn giản với các tính năng dễ dàng thao tác. Bên cạnh đó phần mềm đã setup sẵn hệ tư duy quản trị giúp nâng tầm lãnh đạo, năng lực quản lý của mọi thành viên.

Đơn giản vì giúp doanh nghiệp đi từ những gì cốt lõi nhất chính là tầm nhìn – cô đọng tầm nhìn thành 2 trang giấy trên Simplamo. Bên cạnh đó đơn giản hơn cơ cấu của tổ chức thông qua “Sơ đồ trách nhiệm”, cung cấp một cái nhìn “rõ ràng” hơn ở các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong doanh nghiệp. Giúp đội ngũ không ngừng tập trung mục tiêu quan trọng cùng với đo lường các chỉ số sức khỏe doanh nghiệp hàng tuần.

Simplamo đơn giản, nhưng không dễ dàng sử dụng vì cần có tư duy, quá trình sử dụng Simplamo doanh nghiệp sẽ được các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm Coaching tư duy & thao tác sử dụng phần mềm.

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

cover blog website (49)

Nỗi lòng CEO: Thách thức và giải pháp quản trị nhiều công ty con cùng một lúc

By Quản trị doanh nghiệp

Trong quá trình hình thành và phát triển, ngoài việc luôn tập trung vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đón nhận các cơ hội để mở rộng xung quanh hệ sinh thái của mình nhằm cung cấp trọn vẹn bộ giải pháp cho khách hàng từ A đến Z.

Từ đó, dẫn đến thách thức quản trị vận hành cùng lúc nhiều công ty con trong tổng thể hoạt động của công ty mẹ (chúng tôi xin phép dùng chữ “Tập đoàn hoặc Group” – tên thường được gọi hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam).

Bài viết hôm nay sẽ tập trung khai thác khía cạnh khung quản trị tập trung hiệu quả cho doanh nghiệp có nhiều công ty con.

I. Thách thức quản trị nhiều công ty con

Nhằm tối ưu hóa nguồn lực, hoàn thiện hệ sinh thái của mình và cung cấp các giải pháp hoàn chỉnh cho khách hàng, nhiều doanh nghiệp ban đầu mở thêm các mảng kinh doanh mới, sau đó quy mô ngày một lớn và họ phải thành lập các công ty con. Mỗi công ty con phụ trách một mảng riêng biệt và tất cả hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau thành một tập đoàn.

Khi quy mô nhân sự ngày một tăng (dao động từ 15-30 nhân sự/công ty con và số nhân sự tổng tăng dần trên 100 người), các thách thức xuất hiện nhiều hơn, đòi hỏi nhà lãnh đạo tập đoàn phải thật quyết đoán và có khả năng giải quyết vấn đề tốt.

Các thách thức này ban đầu xuất hiện ở một vài vấn đề riêng lẽ, khi không được giải quyết tận gốc sẽ trở thành các vấn đề lớn, gây bất đồng quan điểm và cạnh tranh lợi ích lẫn nhau. Sau đây là các dấu hiệu thường gặp:

  • Bất đồng quan điểm trong nội bộ công ty mẹ với các công ty con
  • Khi có vấn đề phát sinh không ai đứng ra chịu trách nhiệm
  • Chiến lược các công ty con không nhất quán và không đồng bộ với công ty mẹ
  • Không có sự phối hợp thực thi mục tiêu chung hiệu quả, phải cử người đi đốc thúc nhắc nhở thường xuyên
  • Văn hóa nội bộ chưa rõ nét, nhân sự ra vô liên tục
  • Nhân sự level C rời đi nhanh chóng vì bộ máy vận hành quá phức tạp, rời rạc
  • Bộ máy nhân sự cồng kềnh trong khi doanh thu tăng trưởng chậm, lợi nhuận ngày càng thấp

Có thể thấy, các dấu hiệu này đến từ việc chưa có một cách thức quản trị chung nhất và đồng bộ. Mỗi công ty con quản trị theo một cách riêng biệt, tùy vào “style” của mỗi CEO, chủ tịch tập đoàn sẽ không thể kiểm soát mọi hoạt động hiệu quả và suốt ngày phải chạy theo từng công ty con để giải quyết vấn đề. Đội ngũ rối loạn, mất kết nối, gia tăng các công việc lãng phí và làm chậm sự phát triển tổng thể trong toàn bộ doanh nghiệp.

quan-tri-nhieu-cong-ty-conÁp lực đè nặng lên chủ tịch tập đoàn khi quản trị nhiều công ty con

Như vậy, để giải quyết thực trạng này, các tập đoàn cần một khung vận hành đồng bộ để áp dụng cho tất cả các công ty con, tạo một nhịp làm việc đều đặn và thông tin được trao đổi liền mạch trong nội bộ (từ chiến lược dài hạn cho đến mục tiêu hàng quý).

II. Lời giải đến từ khung vận hành đồng bộ

“Khung vận hành là cách thức một doanh nghiệp vận hành một tổ chức, từ việc triển khai & báo cáo thực hiện mục tiêu, cho đến cách thức phối hợp, trao đổi thông tin và xử lý vấn đề.”

Khi các công ty con trong cùng hệ sinh thái có chung một khung vận hành, chủ tịch tập đoàn sẽ quản trị các công ty con theo một cách chung nhất, hệ thống và đồng bộ.

Cấu trúc của khung vận hành:

  • Bắt đầu từ bảng Tầm nhìn – Chiến lược rõ ràng và thống nhất: Tầm nhìn về định hướng phát triển của tập đoàn, sự đóng góp của các công ty con và các mục tiêu chính tại mỗi thời điểm nhất định (10 năm – 3 năm – 1 năm). Cùng với các giá trị cốt lõi làm nền tảng cho văn hóa tập đoàn.
  • Thống nhất sơ đồ trách nhiệm: Hệ thống lại sơ đồ tổ chức của tập đoàn và từng công ty con, trong đó các vai trò/trách nhiệm của từng vị trí phải được minh bạch và dễ nắm bắt để tạo tính giải trình trong công việc và phối hợp làm việc hiệu quả. Xóa bỏ sự phức tạp và chồng chéo chức năng thường thấy.
  • Phân rã mục tiêu năm thành các mục tiêu quý, để dễ đo lường và đánh giá khả năng đạt được mục tiêu năm. Các mục tiêu phân rã từ tập đoàn xuống đến các công ty con một cách hệ thống, chặt chẽ và thường xuyên họp mặt định kỳ để đảm bảo không có sự “lệch pha” trong quá trình thực thi.
  • Tổng hợp bảng chỉ số hoạt động kinh doanh để nắm chắc mọi diễn biến đang xảy ra tại các công ty và từng phòng ban cụ thể. Bảng chỉ số này được cập nhật đều đặn mỗi tuần để ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra các dự đoán ngắn hạn, hạn chế tối đa thiệt hại.
  • Tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần để liên tục rà soát và ghi nhận mọi hoạt động trong tuần, từ thực thi mục tiêu cho đến các phản hồi từ khách hàng, thị trường và nội bộ. Việc họp mặt nhau mỗi tuần cũng đảm bảo các thành viên có cùng chung cách nghĩ về mục tiêu doanh nghiệp và kịp thời giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

Trên đây là cấu trúc của một khung vận hành đơn giản mà tập đoàn có thể áp dụng đồng bộ cho các công ty con của mình, được minh họa cụ thể bởi sơ đồ sau:

khung-van-hanh-la-gi

Khi tập đoàn rõ ràng về hướng phát triển lâu dài, các mục tiêu ngắn hạn của công ty con hỗ trợ và phục vụ cho công ty mẹ, liên tục quan sát được sự biến đổi chỉ số kinh doanh hàng tuần và giải quyết hiệu quả các vấn đề thông qua cuộc họp, cả tập đoàn sẽ như một đoàn tàu mạnh mẽ luôn tiến về phía trước, phá tan mọi trở ngại trên hành trình chinh phục tầm nhìn của mình.

III. Giải pháp phần mềm Simplamo – Khung vận hành được các tập đoàn Việt tin dùng

Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Simplamo đi từ tổng quan đến chi tiết và tạo nên tính logic hệ thống cho doanh nghiệp, bằng cách xây dựng các mục tiêu OKR & KPI dựa trên Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm cụ thể.

Bên cạnh việc cung cấp khung vận hành chuẩn cho tập đoàn, các tính năng trên Simplamo rất dễ sử dụng, thao tác nhanh gọn, giao diện thân thiện với người dùng và có cả app trên mobile.

Các lợi ích khi áp dụng khung vận hành trên Simplamo:

  • Quản trị các công ty con chung nhất, đồng bộ, hệ thống trên một nền tảng
  • Kiểm soát mọi hoạt động, mục tiêu, chỉ số, vấn đề chỉ bằng vài thao tác đơn giản
  • Giảm số lượng cuộc họp và thời gian lãng phí cho mỗi cuộc họp, dành thời gian làm việc quan trọng
  • Nhanh chóng truy vấn báo cáo cuộc họp ở bất kỳ công ty con nào, nắm bắt tình hình đội ngũ xử lý vấn đề tại mọi thời điểm
  • Dễ dàng tuyển dụng nhân tài level C vào quản trị vì mọi thứ đã có khung và rất bài bản
  • Dễ dàng hội nhập nhân sự mới, chuyển giao công việc và giải phóng lãnh đạo
  • Set up các công ty con mới nhanh chóng, bài bản, nhập làn với công ty mẹ và công ty con khác

1. Việt An Group

Được thành lập từ năm 2010, Việt An Group hiện có 8 công ty con trong hệ sinh thái, hoạt động trong lĩnh vực TM-DV Trạm Quan trắc môi trường tự động. Bên cạnh trụ sở chính tại Tp.HCM, các văn phòng đại diện và chi nhánh của Việt An còn có mặt tại nhiều tỉnh thành trên cả nước, tạo nên áp lực rất lớn trong việc điều hành cho Chủ tịch Nguyễn Hoài Thi lúc bấy giờ.

Anh Thi từng áp dụng rất nhiều mô hình quản trị như KPI, OGSM nhưng không thành công vì quá phức tạp và thủ công. Khi đó hoạt động tại các công ty con khá riêng lẽ và không có cách nào tổng hợp trên một phần mềm quản trị chung.

Cho đến khi triển khai phần mềm Simplamo vào năm 2021, Việt An Group có được khung vận hành hệ thống, bài bản áp dụng cho toàn tập đoàn, hệ thống mục tiêu phân rã khoa học, kết nối chặt chẽ, dễ dàng theo dõi các bảng chỉ số kinh doanh trên một màn hình và có nhịp họp đều đặn hàng tuần, giúp Việt An xây dựng nên văn hóa làm việc sôi nổi, tích cực và quyết liệt vì mục tiêu chung.

Việt An sử dụng Simplamo tăng trưởng doanh thu

2. Lê Vỹ Group

Được thành lập từ năm 2007, bên cạnh mảng kinh doanh chính là SX-TM-DV vật liệu chịu lửa, Lê Vỹ Group còn có các công ty thành viên kinh doanh vật tư ngành đúc, sản phẩm tiêu hao cho ngành Thép, đá quý, đá phong thủy và thiết kế thi công, dịch vụ kỹ thuật.

Anh Lê Đức Hùng – Chủ tịch Tập đoàn Lê Vỹ mong muốn tìm kiếm một khung vận hành chuẩn để quản lý doanh nghiệp của mình, tăng hiệu suất công việc. Sau hơn một năm áp dụng Simplamo, giờ đây anh đang vận hành 6 công ty con rất hệ thống, bài bản và doanh thu tăng trưởng mỗi năm bất kể nền kinh tế khó khăn.

Lê Vỹ sử dụng Simplamo tăng trưởng doanh thu

3. Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn

Bệnh Viện Chuyên Khoa Răng Hàm Mặt Sài Gòn là Bệnh viện Răng Hàm Mặt tư nhân đầu tiên tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Hệ thống bệnh viện bao gồm 16 chi nhánh tại Tp.HCM, Cần Thơ và Mỹ Tho.

Vận hành 16 chi nhánh phân bổ ở nhiều vị trí địa lý khác nhau mang đến nhiều khó khăn và thách thức cho ban lãnh đạo: triển khai mục tiêu không đạt, không đồng bộ, đội ngũ không gắn kết, rời rạc và quá nhiều cuộc họp lãng phí gây mất thời gian.

Áp dụng Simplamo từ cuối năm 2022, Bác sĩ Nguyễn Quang Tiến – Chủ tịch BV có một khung vận hành chuẩn, đồng bộ để quản lý hiệu quả 16 chi nhánh, nắm bắt mọi hoạt động đang diễn ra và theo sát tiến trình thực thi mục tiêu của đội ngũ. Từ đó, bác sĩ có nhiều thời gian hơn để mở thêm nhiều chi nhánh mới.

Bệnh V Răng Hàm Mặt sử dụng Simplamo

Xem thêm case study

IV. Simplamo phù hợp với Doanh nghiệp có đặc điểm gì và cách thức triển khai như thế nào?

1. Sự phù hợp của Simplamo với Doanh nghiệp

Không chỉ là phần mềm, Simplamo tích hợp tư duy quản trị hiện đại với các công thức xây dựng mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu dễ dàng triển khai cho toàn đội ngũ. Với tính đơn giản, hệ thống và bài bản của mình, Simplamo rất phù hợp với các doanh nghiệp có đặc điểm như sau:

  • Doanh nghiệp đã có mô hình kinh doanh nhưng chưa ổn định về mặt cấu trúc, đang quản trị cảm tính và phụ thuộc khá nhiều vào Chủ doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp có quy mô từ 30 – 250 nhân sự, sự phức tạp tăng dần theo số lượng nhân sự và số lượng khách hàng/dự án.
  • Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/công ty con, cần quản lý đồng bộ, hệ thống, triển khai mục tiêu hiệu quả và kết nối đội ngũ khắp mọi miền đất nước.
  • Doanh nghiệp muốn tập trung vào việc thực thi mục tiêu hiệu quả, đạt được tầm nhìn, tối ưu hiệu suất làm việc, giảm các cuộc họp lãng phí và gắn kết đội ngũ.

Hiệu quả mang lại:

Simplamo giúp doanh nghiệp có một khung vận hành chuẩn, bài bản, tập trung vào thực thi mục tiêu hiệu quả, kiểm soát tốt hoạt động doanh nghiệp, giảm chi phí lãng phí và tăng trưởng doanh thu từ 30% mỗi năm.

2. Cách thức triển khai Simplamo:

Ban đầu, khi đến với Simplamo, chủ doanh nghiệp sẽ được tham gia buổi demo tính năng miễn phí với chuyên viên của Simplamo. Tại buổi này, Simplamo sẽ tìm hiểu kỳ vọng, đánh giá sự phù hợp và đề ra lộ trình triển khai hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Quá trình triển khai sẽ có sự đồng hành của chuyên gia Simplamo nhiều năm kinh nghiệm cùng với đội ngũ support 24/7. Bao gồm 4 buổi triển khai liên tiếp trong 4 tuần (mỗi tuần/buổi), cung cấp tư duy quản trị đồng bộ và cách thao tác thực hành trên phần mềm, đảm bảo đội ngũ ban lãnh đạo hiểu sâu, hiểu đủ và biết cách xây dựng/phân rã mục tiêu dựa trên Tầm nhìn-chiến lược Doanh nghiệp.

Ngoài ra, Simplamo sẽ định kỳ tổ chức các buổi webinar hướng dẫn cách xây dựng & phân rã mục tiêu, cách lập kế hoạch quý, lập kế hoạch năm và đối thoại nhân sự định kì,… vào các thời điểm tương ứng trong năm. Đảm bảo doanh nghiệp luôn bám sát với việc thực thi mục tiêu, được trao dồi, thực hành kỹ năng liên tục và phát huy tối đa giá trị doanh nghiệp.

“Simplamo biết vận hành doanh nghiệp là một chuyện rất gian nan và đòi hỏi sự kiên trì để mang đến sự thay đổi. Bất cứ khi nào đội ngũ nhân sự hay ban lãnh đạo rời bỏ các nhịp làm việc và bỏ quên mục tiêu thì mọi chuyện sẽ quay trở lại như cũ. Vì thế trong hành trình tạo lập nên thói quen và xây dựng khung vận hành vững chắc cho doanh nghiệp, sẽ luôn có sự đồng hành của Simplamo để biến ước mơ của doanh nghiệp thành hiện thực.”

Đọc thêm bài viết “Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất” tại đây.

Đăng ký nhận buổi demo tính năng Simplamo tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

okr-la-gi

5 most common OKR mistakes when using free OKR software and how to avoid them

By Goal and Strategy Management

Currently, many companies have applied OKRs with free OKR software to manage their work effectively, but they have not been very successful and have faced many obstacles in the process of implementation.

Although OKRs used by free OKR software seem to be a simple framework on the surface, when implemented, few people succeed, practicing endlessly and still failing like a lesson, studying forever but not mastering.

Have you ever wondered why there are so many books, consultants, and free OKR software providers out there? It’s because OKRs are a continuous learning field that requires careful planning and management.

Today, Simplamo.com free OKR software trial in 30 days, will share some of the most common OKR mistakes so that you can save time, avoid headaches, and quickly achieve the most successful OKRs.

Mistake 1: Overestimating your abilities, depends entirely on free OKR software, and not relying on actual measurement results

If you set unrealistic goals, your team may encounter some issues such as:

  • Immediately realizing that the goal is not achievable.
  • Losing morale because the goals make them lose confidence.
  • Engaging in behaviors such as lying or shifting responsibilities to meet a goal.

The solution is to set realistic goals that are supported by data measured from past to present to predict the future. And Simplamo – a free OKR software trial in 30 days can help your company set realistic goals with our modern tools.

Mistake 2: Not understanding the essence of OKR and being completely dependent on free OKR software

One of the biggest mistakes when talking about OKR is that most of us do not understand the essential components that makeup OKR. If you do not understand the main components and their differences, you cannot effectively follow the OKR method. Even when using free OKR software.

OKR consists of two parts: Objectives and Key Results.

The objective needs to be inspiring, qualitative, and a declaration of your intention of what you want to achieve. On the other hand, Key Results are quantifiable and proven by measuring progress.

For each objective, there are usually 3-5 key results. Daily tasks are the activities you must complete to achieve those key results.

Mistake 3: Confusing KPIs and OKRs

Key Performance Indicators (KPIs) and Objectives and Key Results (OKRs) are related but serve different purposes.

In many cases, your KPIs will be the metrics used to determine key results.

For example, if your Objective (O) is “Create an unforgettable customer experience,” one of your Key Results (KRs) may be to increase customer satisfaction by 2 points after each interaction (KPI). Depending on your current focus, in many situations you may achieve your KPI but not be aligned with your Key Results (KR).

Mistake 4: Setting subjective OKRs from superiors, free OKR software, without teamwork input

One of the great things about OKRs is that they narrow the execution gap of strategy in an organization. As a leader, managers naturally have the strongest grasp of strategy, but they cannot keep track of all the details of daily execution. Free OKR software usually can’t have enough technology or doesn’t give you enough authority to do that.

So, when a manager sets OKRs for a team but is not aware of the details of the task execution of the members or simply has too many departments to oversee and relies completely on free OKR software. They can set unrealistic goals that may pose some challenges to achieving the results.

Additionally, managers may miss out on opportunities to drive employee engagement. In reality, it is best to set OKRs in collaboration with teamwork, nor should it all depend on free OKR software to ensure a unified, and effective implementation process.

Mistake 5: Not using software or just using free OKR software

There is an old saying that what does not advance will retreat, and applying technology is one of the clearest proofs of that.

If managers are running quick tests with OKRs, they can manage the process using tools like Google Sheets, Excel, or free OKR software. However, once the company requires a unified and long-term OKR setup, Excel, and free OKR software is completely inadequate in these situations. The company needs powerful software to make the OKR setup and implementation process smooth and effective. Without software, or just using free OKR software, it is a real challenge for the company’s development.

How software solves the practical problem of OKRs, something that free OKR software is difficult to completely satisfy:

  • Access data to track progress and timely detect issues that could pose difficulties for OKRs
  • Easily manage OKR execution and related tasks
  • Create transparent, understandable, and clear OKRs – without this, it will be difficult to predict the business position and create noise during growth.

Therefore, software is needed to minimize noise points and create a predictable future, enhancing the resilience of businesses to market volatility risks. Even free OKR software can help solve that problem for your company, although that is not enough.

Simplamo – The comprehensive software to fix the top 5 most common OKR mistakes:

Simplamo.com is a modern business management software that can help companies achieve successful OKRs and easily overcome the 5 weaknesses. At Simplamo, any noise in a company’s OKRs will be addressed through simple but accurate steps that focus on the core issue. OKR pain when using free OKR software or unsuitable tools, is no longer a silent note in the high-soaring development of the company.

First and foremost, the most important factor in determining whether you will succeed with OKRs or not is clarity and specificity in the organizational structure because only clarity in positions leads to specific and decisive actions, which most free OKR software tools do not allow you to achieve. The boss is the boss and has his/her own tasks, and employees are different from managers, each with their own functions. “Know yourself, know your enemy, and you will win every battle” – Sun Tzu.

A common occurrence in Vietnamese companies is that bosses often take on the tasks of the team, making everything necessary to do, and it’s hard to explain, especially if it’s all invisible work. Sometimes, you want to know why you’re busy all day but can’t seem to get anything done. Employees are not proactive in their work, sometimes relying on everything being said orally, initially saying yes but then not paying attention to completing the task. Therefore, no matter how good your OKRs are, they will be difficult to implement. Even if the boss is a great leader, it’s not easy to accomplish everything.

The answer here is to find a responsibility chart that is easy to understand, but short and deep enough for the entire company. Tasks should not be placed in a spiritual, telepathic way to read and then deduce. Roles must be scientifically defined, easily understandable, and actionable without the need for any further interpretation.

On Simplamo, the Responsibility Chart feature specifically details the tasks for every job title in the company, from the top 5 core roles for each person and below, according to the standard US management model, arranged extremely scientifically, streamlined, and simple, helping to “minimize misunderstandings” in the team, all focused on the simplicity of theory and quickly taking action for their effectiveness.

Secondly, set the company’s core goals in 7 concise objectives, which all members will discuss. Each department and member will have clear and specific goals using the S.M.A.R.T. method. Especially for departments such as Marketing, Sales, Accounting, etc., the core objectives will be summarized in less than 7, using affirmative and measurable statements to reduce half-hearted work habits. Everyone will understand each other’s tasks clearly, and measure progress in detail based on completion timelines of all members and departments. All tasks will be managed on Simplamo – a free OKR software trial in 30 days.

Next is to set KPI indicators for each week on the Scorecard: OKR is not KPI, and this is easy to understand when using Simplamo – a free OKR software trial in 30 days. The indicators are calculated and discussed to measure the results each week in line with the Quarterly goals, while still allowing for flexibility in response to market fluctuations. Examples of indicators include quality metrics, quantity metrics, evaluation metrics, and so on. All of them are very specific and easy to understand. This helps to simplify the team’s work so that they can quickly get started and export files quickly and conveniently for printing reports.

The Weekly Meeting tool solves tons of broken sections in plan execution – an effective Weekly Meeting rhythm, with a pre-existing framework, 7 specific steps, all linked together and automatically creating issues when they arise continuously. Urgent issues will be added to the To-do list, and if they take longer, they will be listed in the Rock – the quarterly goal that needs to be completed. Each person will have a specific PIC, and the meeting will be alternately chaired by the middle management team to help them become stronger and not rely on the top boss.

On Simplamo, building annual goals, setting expected metrics for the team to aim for, and breaking them down into Quarterly Objectives and Key Results (OKRs) and specific KPIs for each role, are all focused on achieving a successful year through a smooth and simple operating process, as well as driving internal motivation towards long-term success.

In addition, Simplamo – a free OKR software trial in 30 days, also has a dedicated consulting team with a philosophy of prioritizing business growth, for a prosperous and thriving Vietnam. Simplamo.com is exactly what businesses are always looking for in a technology partner.

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines KPI and OKR, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Thành công trong tương lai phụ thuộc vào việc học hỏi từ quá khứ. Nếu bạn không xem lại và học hỏi từ những sai lầm của mình, bạn sẽ lặp lại chúng (3)

Simplamo eliminates obstacles in the process of implementing OKRs and KPIs

By Goal and Strategy Management

A painful truth is that we only know how to write OKRs and KPIs but not how to track and execute them properly…

OKRs and KPIs are management methods that many Vietnamese businesses have applied in recent years. Although these methods are well-known around the world, not all businesses have successfully implemented them.

There are many reasons for the failure of implementing a method, but one of the main reasons is that we spend a lot of time writing and issuing them but do not invest enough in the execution – reviewing and improving.

In today’s article, Simplamo shares with you a focus on clarifying the points that are causing discomfort in the execution process and providing specific, visual methods to help you successfully execute OKRs and KPIs and increase revenue growth.

1. Writing is not enough

Many businesses spend the first 2-3 months of the year creating a business plan for the new year, setting OKRs and KPIs then issuing it and letting it float. They only gather the team to review at regular meetings (usually at the end of the month or quarter), but by then, it’s too late.

Employees forget the set goals, metrics, and even OKRs and KPIs. These goals or metrics are no longer relevant due to constant changes in the market/company strategy. Too many issues arise during the execution process, but they are not addressed in a timely manner or are repeated multiple times.

Finally, the goals and metrics do not meet expectations, leaving both employees and managers exhausted after each meeting. Clearly, writing and issuing a plan or OKRs and KPIs is one thing, but whether it can be successfully executed depends on how we review and improve it.

2. Writing correctly and sufficiently

OKRs and KPIs are no longer unfamiliar to us, with many books, documents, and template samples for businesses to choose from. However, when writing their own set of indicators and objectives, businesses should pay attention to the following:

  • Quality over quantity: choose truly important indicators and objectives for the business. A long list of indicators and objectives often does not bring efficiency to the team, they will be overwhelmed by a myriad of indicators, not knowing what to prioritize and where to start. The suggested number here is a maximum of 15 indicators for the entire business and 7 important objectives for each quarter.
  • Short and easy to understand: ensure that the names of the indicators and objectives you set are easy to understand, even the lowest-level office employee can understand what you want. Simply put, they must understand to be able to do it correctly, verbose and flashy language only makes things more complicated, employees will not remember and not do it according to your intentions.
  • Align with business operations and continuously improve: Each business is a unique entity, therefore, the metrics, goals, OKRs and KPIs will also differ. You should start with the important metrics and goals, and during the process, you and your team will realize whether they are suitable and worth pursuing in the future. Then, you adjust and continue to monitor them.

Nothing is perfect and fixed from the beginning, even your business metrics and goals will evolve with the development of the business, so let everything be natural.

3. Review correctly

After completing the target-setting process and releasing it. It is time for the business to conduct indicators in OKRs and KPIs regular and proper reviews to ensure that everything is always on track.

3.1. Regarding frequency

End-of-month or end-of-quarter meetings are not enough to ensure indicators in OKRs and KPIs smooth operations. Imagine if you only meet your team 12 times a year if you meet at the end of each month or only 4 times a year if you meet at the end of each quarter.

Many issues arise during a month or even a week, both internally and externally with customers. If you only meet at the end of each month, all you get are reports on the numbers, and you do not have the opportunity to address the issues that have hindered the team during the past month or make timely decisions. This is not to mention whether the targets and indicators of your OKRs and KPIs you set are still appropriate or not.

Therefore, hold weekly meetings on a fixed day and time so that the team can schedule their work and prepare the necessary information for the meeting. Weekly reviews are just enough connection; if you have more frequent meetings, the team will not have time to work and will not be proactive in their work.

3.2. Regarding method:

You have identified the importance of organizing a weekly meeting, so what should we do and say in this meeting to ensure that the team always adheres to the targets? Here are the principles of an effective weekly meeting:

  • Start and end on time: set up a fixed weekly meeting so that the team can control their time and attend on time. A meeting should only last for 90 minutes; beyond that, people will not have enough energy and focus to come up with the best solutions to problems.
  • Coordinators and secretaries: a meeting should have a main coordinator to ensure everyone stays on topic and focused on the issues discussed. The secretary will record important discussion points and action plans created to send to the team after the meeting ends.
  • Ensure proper and complete review: review important content weekly, including your metrics, objectives, from top to bottom. This means your metrics should be measured weekly, your goals should be broken down into smaller pieces for implementation. Do not stop midway in this process, especially when you have just discovered a problem and want to solve it immediately, because you may miss larger issues in metrics, objectives that have not been considered.
  • Problem-solving requires action (todo): for each problem, focus on solving it by developing specific action plans, assigning responsibility to someone, and then moving on to solve other problems. Be disciplined in this step, as nearly 80% of people have a tendency to “talk around” without focusing on a specific problem.

These are the principles of a properly organized regular meeting. To make this meeting truly effective, the coordinator must equip themselves with many other soft skills. But above all, it is training and discipline that are most important.

By regularly organizing weekly meetings, you will notice significant changes in the team: everyone knows their metrics, objectives, indicators in OKRs and KPIs by heart and focuses on achieving them; the team identifies and solves many emerging problems that are hindering progress; you can evaluate all activities taking place in the organization, adjust strategies and policies in a timely manner, and place expectations in the right place.

4. Simplamo – Helping you track and execute OKRs and KPIs the right way

Simplamo is a modern goal management software that combines OKRs and KPIs to effectively help you build and implement successful OKRs and KPIs. Instead of simply digitizing what you’re doing or providing you with a matrix of functionalities, Simplamo offers you the mindset and principles to ensure that you’re doing things right and sufficiently.

The mindset that Simplamo brings to you includes:

  • How to build weekly KPI metrics: Providing company-level and department-level KPI dashboards to quickly identify issues and make accurate predictions.
  • How to build quarterly OKR goals focused on what matters, with suggested methods for building them correctly and sufficiently. Breaking down quarterly OKRs into smart milestone checkpoints for easy progress measurement and issue identification.
  • A 7-step intelligent weekly meeting framework, including reviewing key metrics and goals to easily identify issues.
  • A role-responsibility organizational chart framework, ensuring that OKRs and KPIs are assigned to the right people for the right tasks.
  • User-friendly software interface that focuses on displaying important information, making it easy to monitor team progress and identify impediments.
  • KPI Scorecard review during weekly meetings.
  • OKR goal board with smart milestone checkpoints.

The core essence that Simplamo brings to you is the operational mindset of a business, focusing on alignment, connection, and achieving goals.

Businesses that have used Simplamo have achieved impressive results within just 6 months of using the software. They have learned how to set the right goals, connect their teams, and work together to successfully execute their goals. Many businesses have experienced growth rates of over 30%, and some even achieved 200% growth within 6 months to 1 year of implementing Simplamo.

5. About Simplamo Simplamo aims to bring you real stories and true value.

We know that you are a great leader, a talented CEO with vast professional knowledge and excellent team leadership skills. However, that also means you are always busy, with numerous ideas that are not easy to convey and turn into reality. Your internal environment may become chaotic, and you may feel overwhelmed as your business expands.

Understanding your concerns, Simplamo was created as a crystallization of modern 21st-century management thinking, a century marked by the rapid rise of technology. The 21st century has no place for lengthy management theories and multi-layered approaches. Instead, management should be simple, practical, and effective.

Simplamo transforms modern management knowledge into user-friendly, understandable, and easy-to-follow tools. Amidst the daily flood of information, you and your team will know what needs to be done and how to collaborate to achieve your goals.

During the Simplamo feature demo session, the Simplamo team not only describes the features but also shares detailed insights about the mindset behind them. This way, you and your team can fully understand every aspect of running a business.

Only when there is shared understanding can your team row together in the same boat!

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines OKRs and KPIs, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Chat GPT đang trở nên thông minh một cách điên rồ, giờ thay vì tò mò hãy học cách thi nghi với sự đến gần của nó (7)

Chat GPT and the era of new ways of working, how CEO escape the ‘Laggard’ trap in management?

By Uncategorized

Recently, Chat GPT has been creating a global sensation with its superior ability to answer any questions and have natural and emotional conversations. However, there are also concerns about a distant future in which humanity will be destroyed by the “lords from the machines” created by the human brain.

Or perhaps this is simply the law of evolution in work methods. Regardless of what it is, the most important issue at this time may be adapting to its presence in all human activities. Its impact on society, economy, especially in the business field – where human behavior is always at the center – is undeniable. Certainly, CEOs who are in charge always sensitive to market changes are most aware of this, and everything is at risk of falling into the trap of backwardness, including in a new management method within a business. Let’s find out more about this analysis with Simplamo:

1. What is Chat GPT? Unimaginable numbers in artificial intelligence forecasts

a. What is Chat GPT?

Chat GPT (short for chat generative pre-trained transformer) is an automatic language model by OpenAI. It was created based on a large dataset of human conversations and can respond like a human in conversation. It is one of the largest and most powerful natural language processing AI models with over 175 billion parameters.

Chat GPT has been widely used in various fields, from finance and analysis to everyday issues surrounding life, and can even provide incredibly sound advice. The interesting and natural way of conversation is something that makes Chat GPT amazing for all users when thinking about machines. It is both intelligent and humorous, no different from a conversation between people.

b. Unbelievable forecasts on artificial intelligence

Just five days after its launch, Chat GPT reached one million users worldwide, making it the fastest-growing application in history, far outpacing Steve Jobs’ Apple iPhone, which took more than two months. This is enough to show the incredible level of public interest in the “Superintelligence” AI tool. It has become more familiar to many people from the strange.

Company research firm Gartner predicts that by 2025, the AI software market will reach nearly $134.8 billion and the expected market growth rate will accelerate from 14.4% in 2021 to 31.1% in 2025 – far exceeding the overall market growth rate. AI will be the new way of working in the future, and all processes, including business, will have to accelerate to avoid falling behind in this new way of working. If current profits do not keep up, they will be defeated by the performance frenzy of artificial intelligence.

2. The Law of Evolution in the Way of Working

The evolution of the way we work is inevitable, proportional to the level of development in human thinking, from the stone age to the agricultural and industrial revolutions, the impact of technology, and most recently the application of artificial intelligence (AI).

“If you have a million things to worry about, the first thing you need to do is figure out what to prioritize,” said Paul Bannister, strategy director at Cafemedia.

Artificial intelligence is an inevitable step forward. The case of Chat GPT is a typical example, a comprehensive encyclopedia for any query you make. The problem here is how to stay ahead and adapt to the changing work trends of the future, which are rapidly changing and making all traditional working methods fall behind, even humans if they do not continuously learn and apply more automated and intelligent working methods. And business management methods are not beyond the scope. Because in the future, AI may perform time-consuming management tasks of managers faster, better, and at a lower cost.

“Management at all levels will have to adapt to the world of intelligent machines.” – Harvard Business Review

3. How to manage a business properly in this era

The transition era is gradually shifting, and the turnover in the way businesses operate cannot be avoided. At the moment of transition, there is always a high level of layoffs, and companies that are ready to change and overcome internal difficulties will continue to develop strong and stable in the coming decades. If not, they will easily fade away. Certainly, the CEO is the one who understands the changes taking place in the way the company operates, from leadership to employees, and a painful leadership deadlock needs a solution.

How can managers, from the front line, thrive in the AI era? To find out, Harvard professors surveyed 1,770 managers from 14 countries and interviewed 37 executives responsible for digital transformation in organizations. From there, they identified four methods that successful managers need to master.

Method 1: Utilize AI to save time in management

According to the survey, managers at all levels spend over half of their time on coordination and administrative control tasks. In the future, AI will automate many of these tasks.

Recently, data analysis company Tableau conducted a survey showing that managers who use automated management tools have positive results. As many as 86% of respondents said they want AI support for monitoring and assisting in management issues.

Method 2: Make better judgments, escape traditional ambiguity

The essence of human judgment lies in experience and expertise. Previously, experience was gained through converging factors such as historical issues, organizational culture, and internal empathy. However, according to a recent Harvard University survey, managers have realized that with the help of AI data analysis, judgment skills are gradually being optimized towards creative thinking, data analysis, and logic. This is the top priority for successfully implementing strategic goals.

As Layne Thompson, Director of ERP Services at the US Navy’s IT organization, said, “Usually, managers think about what they are doing, based on the actual situation, always needing judgment, decision-making, experience, and responsiveness. They will fail if they simply apply the rules. And if one of the potential promises of AI is the ability to make decisions, then we should think of technology as a great support tool.”

Method 3: Consider Intelligent Machines as “Colleagues”

Many progressive managers have noted that AI will be like a “colleague”, and we don’t need to “compete with machines”. Intelligent machines can supplement many jobs that require precision and meticulousness, support decision-making and simulation based on data. In fact, 78% of surveyed managers believe that they will trust the advice of intelligent systems in making future business decisions.

A company called Kensho Technologies specializes in providing investment analysis services. Its system allows investment managers to ask simple investment-related questions in English, such as “Which industries and sectors performed well in the three months before and after interest rate hikes?” and receive answers in a few minutes. Imagine how such technologies can support individuals and management teams in evaluating the consequences of decisions and predicting super-fast situations.

Method 4: Develop Social Skills and Expand Networks

Most managers acknowledge the importance of social skills, communication, and networking. It is believed that in the future, the role of managers will become more like “facilitators” or “coaches”, with a focus on team collaboration and communication. Therefore, developing social skills and expanding networks is a key factor in improving management performance.

Because although technology can help us extract knowledge, synthesize partner, customer, and community evaluations…, as a leader, you must be able to gather perspectives, consult with team members, and have a wealth of diverse experiences.

4. Want to improve but still facing many internal problems

In order to withstand the changes of the times, businesses need to have a strong internal management force. However, in Vietnam, many businesses have collapsed due to the chaos in finding a scientific and unified operating method for the company.

Every day during operation, there will naturally be many problems arising, each person and department being caught up in their own issues, causing chaos for the overall operation process. The boss is always overloaded with small issues. Without measuring and storing tools, aiming to achieve KPI/OKR goals becomes difficult due to decisions based on intuition and lack of data.

The fear of management among CEOs does not solely come from the lack of data input tools, as Excel and some related software can also do the job. But the main reason causing the congestion problem in the management of many business owners in Vietnam lies in the absence of integrated software with a comprehensive target management method, detailed breakdown, and the core strength building of the business combined with data measurement towards achieving the highest OKR/KPI.

Specifically, the most common pains that CEOs are facing right now include:

  • Ambiguous and unnecessarily complicated business structure
  • Increasingly difficult to manage people, especially Gen Z (the generation that is challenged to overcome happiness)
  • Everyone, every department is caught up in their own issues, neglecting the common goal for fear of affecting their own interests
  • Chaos and overlapping in roles and responsibilities
  • Unable to allocate goals to the right people
  • The boss is always overloaded with small issues, occupying multiple positions at the same time
  • Relying on a higher boss
  • Decisions made based on intuition due to lack of data
  • Leadership disagreements
  • Different thoughts from the previous generations, disconnecting between leadership and employees
  • OKR/KPI goals are always unable to be completed due to disconnected small goals, lacking correlation with each other, with only one unfulfilled goal leading to other goals being unable to continue.

5. Simplamo – Differentiated Management Software from Simple Operations, Confidently Keeping Up with the New Era

“There is nothing in this world that is worth being afraid of, only things that need to be understood. Now is the time to understand more, so that we may fear less.” – Marie Curie

The Simplamo.com platform is specifically designed for bosses. Due to its simplicity and overall progress observation, the ability to complete goals is easily visible on Simplamo, and any deficiencies in any action cannot be concealed. Problems are quickly resolved, with a focus on generating revenue in the pursued field.

Simplamo builds a management framework based on effective internal structural operations towards the goal of OKR/KPI business targets based on core competencies. Simplifying the execution process, easily understandable through scientific framework, based on data and metrics measured on the software, shortening the extreme distance to reach maximum growth, satisfying the desire, and winning the great love of bosses.

7 characteristics that make Simplamo a differentiated management software from simple operations, achieving maximum business efficiency, which every boss always seeks:

  1. As leaders, most of them have a strong ego, making it difficult to unify opinions in the board of directors. However, Simplamo has a tool to build a core target vision using 8 simple questions based on the modern management model from the United States. It helps leaders to look in the same direction and quickly move towards a vast world.

2. The responsibility chart specifies tasks for every position in the company, from the top 5 core roles down to each individual, because transparency and simplicity help “minimize misunderstandings” within the team.

3. Eliminate the vague “Goal” dream by setting the most feasible goals for each industry, all suggestions are integrated on the Simplamo software, with pre-made templates, just click and it’s done – no need to be a doctorate to do it.

4. KPI indicators are tracked entirely on the Scorecard and are constantly discussed to match business situations and market flexibility.

5. One-on-one dialogue increases the ability to delegate authority – this shows the greatness of an employer because only confident and courageous employers can push employees to explore how good they are by assigning them tasks beyond their capabilities.

6. Make confident decisions based on data with a solid foundation stored in the software.

7. The Weekly Meeting tool addresses tons of gaps in plan execution – An effective weekly meeting with a ready-made framework, 7 specific steps, all linked together and automatically creating issues when they arise. (effectively solves problems)

After just 4 weeks of successful implementation

In the age of artificial intelligence (AI), everything is geared towards the future, and that future is built on the bricks laid today. Manage your business on Simplamo right now, as business growth is easier when aiming for OKR/KPI goals, bringing your business to new heights. Tomorrow will be better than today, moving up exponentially.

Use Simplamo management software today to free yourself from operational worries and unleash breakthrough growth!

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines KPI and OKR, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Hình ảnh đào tạo tài liệu (21)

Môi trường thực thi là gì và phương pháp xây dựng môi trường thực thi trong doanh nghiệp

By Quản trị doanh nghiệp

Môi trường thực thi là gì?

Môi trường thực thi là một định nghĩa quan trọng mà Simplamo mong muốn chia sẻ đến chủ doanh nghiệp trong hành trình đưa doanh nghiệp phát triển. Đây là một thuật ngữ mới lạ nhưng khi doanh nghiệp dành thời gian thực hành, rèn luyện và xây dựng, điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển của toàn bộ đội ngũ, sau cùng giúp tổ chức phát triển vượt bậc nhờ vào nỗ lực đạt các mục tiêu của mình.

Trước khi giải nghĩa về môi trường thực thi, Simplamo lấy một ví dụ dễ hiểu về “môi trường giao tiếp tiếng anh” để mọi người dễ dàng hình dung. Để học tiếng anh được diễn ra hiệu quả, mọi người thường tìm tới môi trường thường xuyên giao tiếp bằng tiếng anh, hoặc có đủ điều kiện để tiếp xúc và tham gia vào việc nói tiếng Anh một cách thực tế. Việc tham gia vào một môi trường học tiếng anh như vậy sẽ giúp người học tiếp thu ngôn ngữ một cách tự nhiên, thúc đẩy sự phát triển nhanh hơn so với các môi trường khác.

Cũng đơn giản như vậy, một môi trường thực thi được xây dựng để tối ưu hóa quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh của tổ chức. Giúp cho toàn bộ đội ngũ có guồng làm việc trật tự và cùng một cách làm việc chung, nơi mà mọi thành viên trong tổ chức đồng lòng, hợp tác và tập trung thực thi mục tiêu. Đặc biệt, khi xây dựng được môi trường thực thi, đội ngũ chủ động phối hợp, tương tác rõ ràng về mục tiêu trong tổ chức.

Xây dựng một môi trường thực thi sẽ giúp cho doanh nghiệp:

  • Đội ngũ luôn nắm rõ mục tiêu của mình, chủ động tham gia vào quá trình thực thi mục tiêu
  • Thúc đẩy sự giao tiếp, trao đổi thông tin liên tục về mục tiêu
  • Đội ngũ cùng chung phương pháp làm việc, theo dõi và đo lường mục tiêu
  • Vai trò trách nhiệm rõ ràng đội, đội ngũ cùng hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp

Phương pháp xây dựng môi trường thực thi trên Simplamo

Đầu tiên, xây dựng sơ đồ trách nhiệm – xây dựng tính minh bạch trong tổ chức

Để xây dựng một môi trường thực thi thông suốt, nền tảng mà doanh nghiệp cần đó chính là một sơ đồ trách nhiệm minh bạch. Khác với các sơ đồ tổ chức thông thường, sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo tại mỗi vị trí đều chỉ rõ người đảm nhận cùng với 5 vai trò cốt lõi cần chịu trách nhiệm. Đây là phần quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm để loại bỏ được các vướng mắc, giúp quá trình thực thi được mạch lạc, xóa bỏ hiện trạng các thành viên loay hoay vì chồng chéo chức năng, không rõ ràng nhiệm vụ cần làm.

Dưới đây là hình ảnh so sánh giữa sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo và sơ đồ tổ chức truyền thống

Khởi động “Môi trường thực thi” bằng cách truyền thông tầm nhìn giúp mọi hoạt động trong tổ chức của sếp được đồng nhất

“Nếu bạn không nói cho mọi người biết bạn muốn đi đâu, họ sẽ không đi theo bạn”. Một tầm nhìn được truyền thông đến toàn bộ đội ngũ để việc thực thi được đồng nhất. Đây là yếu tố tạo động lực xuyên suốt và giúp đội ngũ luôn hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Hầu hết mọi người thường bỏ qua việc truyền thông tầm nhìn nhưng đây là điều quan trọng không thể thiếu, bởi vì đây là sứ mệnh của sếp và nó luôn cần thiết để đội ngũ – những người đồng hành của sếp nhìn thấy được.

Trong bài Recap Workshop “Tầm nhìn doanh nghiệp – Đội ngũ có nhìn thấy được điều lãnh đạo hướng đến?” các diễn giả đã chia sẻ rõ tầm quan trọng của việc truyền thông tầm nhìn, sếp có thể nhấn vào link tại đây để xem tóm tắt buổi chia sẻ.

Đưa mọi người vào môi trường thực thi mục tiêu bằng việc xây dựng các mục tiêu rõ ràng và để cho đội làm chủ mục tiêu của mình

Trên Simplamo, hàng quý mỗi cá nhân sở hữu tối đa 3 mục tiêu được xây dựng theo phương pháp thông minh, khoa học và sau đó định rõ người chịu trách nhiệm – mỗi cá nhân tự động làm chủ mục tiêu. Từ việc xây dựng sơ đồ trách nhiệm ở bước ban đầu, sẽ giúp sếp có cơ sở giao mục tiêu đến đúng người, đúng vai trò, từ đó tính giải trình và cam kết về mục tiêu sẽ cao hơn.

Đồng thời các mục tiêu được phân rã thành các cột mốc cụ thể sẽ hỗ trợ cho việc đo lường từng tiến trình thực thi sâu sát hơn. Một vài điểm khi xây dựng mục tiêu trên Simplamo:

  • Truyền thông mục tiêu đến toàn bộ tổ chức
  • Phân rã mục tiêu thành các cột mốc theo dõi và đo lường thường xuyên. Mục tiêu được sở hữu bở từng cá nhân rõ ràng
  • Thiết lập các mục tiêu ưu tiên cấp công ty từ 3 -7 mục tiêu quan trọng nhất và cá nhân từ 1-3 mục tiêu. Việc chắt lọc các mục tiêu quan trọng để đội ngũ dành thời gian tập trung làm điều quan trọng và làm chủ mục tiêu của mình.

Sợi dây liên kết giúp quá trình thực thi mục tiêu được thông suốt

Để rèn luyện tinh thần cam kết và tính kỷ luật chủ động với mục tiêu của đội ngũ là điều không hề dễ dàng, vì đội ngũ của sếp thường có thói quen “xa rời” mục tiêu sau khi được thiết lập. Chính vì vậy khi quá trình thực thi mục tiêu được diễn ra liên tục cũng là lúc sếp xây dựng được môi trường thực thi trong tổ chức thành công. Sau cùng khung cuộc họp hàng tuần sẽ giúp sếp điều này.

Vậy tại sao cần cuộc họp tuần diễn ra đều đặn trên phần mềm Simplamo:

  • Sau khi xây dựng mục tiêu chỉ số, đội ngũ cần đo lường và theo dõi thường xuyên và khung cuộc họp trên Simplamo giúp sếp review các chỉ số, cột mốc mục tiêu đã được xây dựng.
  • Đội ngũ luôn cần có thời gian trao đổi, phản hồi, giải quyết các vấn đề gây cản trở.
  • Đảm bảo nhất quán, chắc chắn rằng những mục tiêu và hướng đi chiến lược được hiểu và áp dụng đúng cách trong quá trình thực hiện.
  • Khả năng thích ứng, tạo ra khả năng linh hoạt và điều chỉnh để đảm bảo rằng chiến lược vẫn phù hợp và đạt được kết quả trong bối cảnh mới.

Mời Sếp đọc thêm bài viết “Tổ chức cuộc họp tuần và bật mí phương pháp giúp sếp giải quyết mọi vấn đề” tại đây.

cuộc họp quý review kpi, okrThực tế các doanh nghiệp gặp khó khăn khi không có công cụ để xây dựng và đo lường mọi thứ một cách có khoa học, hoặc vẫn tiến hành quá trình đo lường nhưng không đều đặn, khiến mọi thứ không đạt được hiệu quả tối đa.

Lúc đội ngũ ngồi lại với nhau hàng tuần, nói về mục tiêu và những thách thức của mình, sếp sẽ tạo được nghi thức làm việc khoa học khi nhìn thấy đội ngũ: chủ động theo dõi, chủ động thực thi, chủ động giải quyết vấn đề. Cuộc họp tuần đều đặn là điều rất cần thiết để thúc đẩy quá trình thực thi mục tiêu của đội ngũ và tạo ra một môi trường thực thi trong doanh nghiệp

Mời sếp tìm hiểu về phần mềm Simplamo và nhanh chóng xây dựng một môi trường thực thi ngay sau đây:

Tạo ra môi trường thực thi không chỉ để các thành viên trong tổ chức làm việc hiệu quả, mà còn thúc đẩy tinh thần đồng đội, sự cam kết, và sự tự động trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh. Nó là một cơ sở cho sự đoàn kết và sự phát triển cá nhân, khuyến khích sự sáng tạo và khai thác tối đa tiềm năng của tất cả các thành viên trong tổ chức để đạt được kết quả đáng kể.

Chúc sếp thành công.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Thành công trong tương lai phụ thuộc vào việc học hỏi từ quá khứ. Nếu bạn không xem lại và học hỏi từ những sai lầm của mình, bạn sẽ lặp lại chúng (1)

The pain of CEOs when running an ineffective management business and the miraculous solution from a software

By Corporate Management

It’s a strange story in Vietnam – businesses also have pain, and this pain is even more damaging than a broken heart. If not resolved quickly, it can make the boss’s company difficult to succeed, with a declining business situation, a poorly functioning system, no revenue, and being trapped in a “hair’s breadth” situation in the midst of an economic crisis that can sweep away any weak company on its way.

So what is a weak company? It’s a company without vision, poorly executing its business plan, and disorganized in its operational structure. Its leaders make frequent mistakes, relying solely on their “intelligence,” neglecting the need for continuous learning and improvement.

Dear bosses, Steve Jobs once said, “To me, ideas are worth nothing unless executed. They are just a multiplier. Execution is worth millions.” The purpose of business and the dreams of most companies all aim towards billions of dollars, but to achieve that, we must execute step by step. Business is not a lottery where we can instantly become successful, money comes and goes easily. Business is a problem of accumulation, creating surplus, flexibility with the operation mechanism of the market, understanding and managing demands, coordinating with a smooth team to produce the best and most timely products.

I. 4 Steps to turn business plans into reality

To turn business plans into reality, you need to go through 4 steps in the following order:

  1. Set business goals

Business goals are one of the most important steps in shaping the entire “lifeblood” of the organization. The closer the goal is to the business strategy, the higher the conversion rate into effective actions. There are 3 things that make up a perfect business goal:

Specificity: The statement should be as short and easy to understand as possible.

Measurability: The goal must be measurable by numbers and data so that you can know exactly where you are (for example, “Have over 100 new customers registered before March 1” can be measured).

Result-oriented: Aim for upward direction (for example, “Increase sales by 20% this year” contributes to achieving the company’s general goal of making a profit).

2. Carry out the execution

Start the execution phase, deploy it into reality including:

  • Break down into small goals
  • Calculate completion time
  • Assign tasks to suitable personnel
  • Manage issues that arise
  • Make decisions
  • Resolve internal conflicts
  • Predict the impact of external factors and the ability to cope.

⇒ Most Vietnamese businesses are broken at this point. Without this point, there are other points. Even though they have tried very hard, they cannot find a suitable method and tool. All the hearts, abilities, and gray matter are gradually depleted, as if being oxidized at the speed of light. Most people no longer have the courage to continue on the path of conquering success.

No problem, the execution process now has Simplamo software to handle most of these broken points, shortening the extreme distance to reach maximum growth, the thirst, and conquering the great love of business owners.

3. Measure effectiveness

This step summarizes the data that has been measured during the execution process. This will be much easier because based on step 2, the hardest step has been unlocked, and you can almost run smoothly on the path to your goal.

4. Persevere to the end

If the first 3 steps are successful, there is a high chance that the leaders will continue to implement and take off to become a large-scale enterprise, reaching far on this growth avenue.

In summary, the first 3 steps must be done properly and accurately for the possibility of maintaining stable results because the team has become accustomed to an effective workflow towards productivity.

II. Simplamo takes on difficult tasks and turns pain points in execution into the most feasible thing in the world.

Thanks to technology’s excellent storage capacity and super-easy operations, where all you need to do is search Google, and of course, you don’t need to be a doctorate to do that. Simplamo has created software that helps manage and operate businesses with modern management thinking, saving years of hard work with chaotic, disjointed operations that lead nowhere, with no clear vision or direction. You can rest assured now that Simplamo software is available!

Specifically, Simplamo has tools to address all errors in the execution process:

  • As most leaders have big egos, it is very difficult to reach a consensus in the board of directors. However, Simplamo has a tool that builds a core vision and goals with 8 simple questions based on modern management models from the United States. This helps leaders look in the same direction and leap quickly into a broader world.

  • Responsibility charts specify tasks for every position in the company, from the top five core roles to each individual, because transparency and simplicity help “minimize misunderstandings” within the team.

  • Business processes are set up according to each industry group, and all suggestions are integrated into Simplamo software, with pre-made templates, just one click and it’s done – you don’t need to be a doctorate to do it.

  • All KPI target indicators are tracked on the Scorecard and discussed continuously to suit business conditions and market flexibility. Files are exported quickly and conveniently for report printing.

  • One-on-one dialogue increases empowerment – that reflects the greatness of a boss (Level 5 leader according to Jim Collins – author of the book Good to Great), pushing employees into bold tasks, allowing them to take charge of tasks to discover how good they are.

  • Decisions are made confidently thanks to data with a basis stored on the software.

  • The Weekly Meeting tool solves tons of broken plan execution issues – Effective Weekly meetings, with a pre-existing framework, 7 specific steps, all linked together and automatically creating issues when they arise continuously. If it needs to be urgently solved, it will be added to the To-do list, if it takes longer, it will be listed under the precious Rock target to be completed. PIC for each individual, rotating to coordinate meetings at the BOD helps middle managers strengthen their management and avoid relying on the big boss.

Simplamo is more than just software; it embodies the passion and intellect of engineers who constantly strive to improve and update the product to become smarter, gain a competitive edge, and especially help many Vietnamese businesses achieve sustainable growth. Let us journey together and emerge victorious.

The growth of the company is the ultimate goal and benchmark for Simplamo, and with all its heart and desire, Simplamo believes that all operational pain will be transformed into zero, paving the way for bosses to thrive and maximize the development potential of their businesses – Super growth – Super profits.

 

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines KPI and OKR, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

Chat GPT đang trở nên thông minh một cách điên rồ, giờ thay vì tò mò hãy học cách thi nghi với sự đến gần của nó

5 Reasons Why OKRs Succeed in the West but Fail terribly in Asia 

By Goal and Strategy Management

OKR (Objectives and Key Results) is a goal management method widely used in Western companies such as Google, Intel, and LinkedIn, which has made these companies shine as superstars in the global business world. However, most OKRs are only successful in European and American countries, while in Asia, they often result in disastrous failures. Is there a reason behind this performance discrepancy, and is it because “the West has more superheroes”? The answer is not necessarily, as the 21st century is the century of Asia, and we are definitely making mistakes somewhere along the way.

Let’s explore the following article from Simplamo.com to understand the five reasons why OKRs are successful in the West but fail miserably in Asia, according to a report by McKinsey & Company, a leading global strategy consulting firm that has studied and analyzed OKRs and their impact on different markets.

Is it because Europeans have more modern machines, more MBA graduates, or a more advanced nervous system that they succeed? Obviously not. Most of us fail because we are confused in our thinking from the first steps of implementing OKRs. So how do we simplify things? In Asia, with its versatile language and fluid calligraphy, there is a tendency to perceive new things from abroad as “difficult,” which then defaults to “complicated.”

Today, with Simplamo, let’s explore 5 ways in which we can easily make mistakes when implementing OKRs, which are easy to understand and don’t require high-level AI intelligence to grasp. Sometimes, just reading them is enough to understand, and when we understand these 5 characteristics, we will realize that implementing OKRs is not that difficult after all.

1. Cultural factor

In Asian companies, respect for hierarchy is highly valued and questioning the boss’s opinion is seen as disrespectful to superiors and impolite to older people, leading to rigidity and conservatism in organizations and passive waiting for instructions from employees. However, for OKRs, a conservative mindset is easily defeated by the flexibility of the market.

Trending” is the keyword for all customer behavior today, which is why many successful people today do not need degrees, even successful as teenagers on online platforms, starting their own businesses at a young age and earning millions of dollars, while giants have been destroyed by the “bowing culture” management mindset, having to sell themselves to small and nimble companies to dominate the market, typical of the case of Toshiba, which is 150 years old and had to sell to a series of Taiwanese companies and other financial organizations.

The key here is: empowering leadership, continuous openness, encouraging employees to speak up and be willing to debate for the best plans for the company in meetings. Being honest and good-willed will be a cultural revolution for companies in Asia in general and Vietnam in particular, is there a way? There is a way, everything will be solved with the meeting feature on Simplamo.com.

2. Setting OKRs too complicated, doubting simplicity

“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.” – Albert Einstein (the greatest theoretical physicist of the 20th century)

There is a psychological effect that often occurs with Vietnamese and Asian business owners, that is, anything at the macro level cannot be described in simple words. Complexity makes us feel like something grand and worthy of ambitious goals, plans, and dreams, but when it comes to action, everything fails, because to act confidently requires clear thinking, and clarity comes only from simplicity.

The true achievement in business does not come from grandiose-sounding words used just for show, but rather from the daily actions and resolute decisions made through clear and easy-to-understand thinking. Therefore, the more an entrepreneur can turn their ideas into simple and assertive words, the easier it is to encourage their team to apply them to reality, to divide tasks more clearly, and to correct mistakes more quickly and efficiently.

3. Organizational structure is too rigid 

Some Asian companies have traditional and rigid organizational structures with hierarchical levels, they like “the process” and dislike the flexibility of rolling with the punches, which can slow down the implementation of OKRs. Meanwhile, Western companies usually have simpler organizational structures and can make decisions quickly.

US and European companies tend to focus on result-oriented management and performance, while Asian companies often focus on solving short-term issues and ensuring stability within the organization.

So, how can we build a flexible organizational structure that focuses on action, achieves real results, and doesn’t get lost in the roles that need to be done? Let’s explore the function of the Responsibility Chart on Simplamo software, where the systemic thinking of Asia combines with the agility of the West => all are available on Simplamo.com software.

4. Underestimate the measurement factor

In the West, companies often use a results-based measurement approach, which measures the degree of completion of goals and achieves expected outcomes. However, in Asia, companies often use an effort and process-based measurement approach, which measures the level of effort to achieve goals and the process of work execution.

Using inappropriate measurement methods can cause OKRs to fail in Asia, as employees may focus more on completing tasks, only making efforts without caring about the final results. This can lead to OKR goals failing and not bringing real value to the company.

5. Internal disconnection – the “Endless” charger of teamwork.

Setting a goal alone is not enough to achieve it. Usually, people will “set and forget”, so the goal will be pushed aside when daily life and other activities take up time. OKRs require consensus and positive psychology from all members of the organization.

To truly reach the goal, the team must always prioritize it in all its activities. More importantly, it is essential to ensure that everyone in the team knows each other’s work and is moving forward in the overall picture of the team’s common goal.

If people don’t know anything about each other, it will be challenging to help each other, leading to disjointed work processes and disagreements due to vague expectations. Clear communication of goals helps the team understand and ensure that everyone is confident in their work, and no one is left behind or lost when there are always teammates around.

Simplamo – The platform solves 5 common disasters in OKR implementation easily

Simplamo is a software that helps businesses operate and manage with modern management thinking, saving years of hard work with messy and disjointed operations that lead to lost vision and confusion. Now, all the obstacles in a company’s OKR can be solved decisively with simple yet accurate steps that focus on the core issues. The pain of OKR implementation is no longer a silent note in the soaring development of the enterprise.

Specifically, the following 5 functions in Simplamo address common OKR implementation issues encountered in Asian companies:

  1. 1:1 dialogue feature enhances empowerment, demonstrating the greatness of a leader (Level 5 Leader according to Jim Collins – author of the book “From Good to Great”), pushing employees into bold tasks, allowing them to take ownership of tasks and discover their own talents.

2. Establish clear and specific company-wide goals, summarized in 7 core objectives, with all members discussing and each department and member having clear, specific goals using the S.M.A.R.T method. Minimize the habit of half-hearted work, ensure everyone understands each other’s work, and their own responsibilities. All operations are carried out on Simplamo.

3. Responsibility chart: clarify the overall picture and current structure of the company, package it with 5 roles or lower for each position, and focus on defining the core roles. Through this, each employee will understand the organization’s nature, and those who are overloaded by sitting in multiple positions will be scientifically restructured and analyzed, discussed with the whole team to come up with an optimized diagram for a smarter operation.

4. Make confident decisions based on data stored on the software. All KPIs are tracked on the Scorecard and updated continuously to fit the business situation, measured weekly to align with the quarterly goals but still maintain flexibility for market fluctuations. Build a vision of core goals using 8 simple questions according to modern management models from the United States. This helps leaders look in the same direction and quickly adapt to a vast world.

5. The Weekly Meeting tool addresses tons of gaps in plan execution. An effective Weekly Meeting, with a ready-made framework, 7 specific steps, all linked to each other, and automatically creating issues when they arise continuously. Urgent issues will be added to the To-do list, while longer ones will be listed in the Rock section of the quarterly goals. The specific PICs will take turns coordinating the meeting on the BOD, helping middle managers become stronger and not relying on the boss.

The rap on Simplamo highlights how the management mindset can be tightly integrated into the company’s operations to truly make them effective. It emphasizes the importance of both leadership and employees understanding what they are doing, where they need to go, and how to get there. Simplamo provides a roadmap for companies, eliminating doubts and turning vision into reality.

Managing a company on Simplamo.com allows us to easily see the capability to achieve goals and any inefficiencies in the action process, which cannot be hidden. The focus is on transparency and simplicity, quickly eliminating difficulties and concentrating on important matters.

CEOs can overcome the pain of management and experience freedom for their ambitions with the support of Simplamo’s simple management software, allowing them to confidently dream of achieving many other victories in their path to realizing their million-dollar dreams!

Simplamo is more than just software, it is the passion and intelligence of engineers who continuously improve and update the product to become smarter, creating a better competitive advantage and helping many Vietnamese businesses achieve sustainable growth. Let’s join together to win!

The growth of a company is the absolute guiding principle for Simplamo. With all its heart and desire, Simplamo believes that all operational pains can be resolved to zero, paving the way for leaders to strive for success and maximize the potential for business development – Super growth – Super profit.

—————————————————

Simplamo is a modern and scientifically-based management software that uniquely combines KPI and OKR, making every aspect of operation simple and approachable for every employee. It relieves pressure for leaders, allowing them to focus on important missions and optimize work performance for the business.

Experience Simplamo and feel the change in just 4 weeks! Register for a Simplamo demo at: https://app.simplamo.com/sign-up

_Cover Casestudy (3)

Sao Kim minimizes capability of missed targets on the Simplamo platform 

By Professional Services

Sao Kim Branding is an Agency specializing in strategic planning, branding design, and communication. The company provides comprehensive solutions to help customers enhance their competitive ability through building a strong brand. Currently, Sao Kim has gained the trust of over 10,000 customers, with more than 15 years of experience in the field, and over 100 talented personnel, providing customers with the best quality services.

1. The barrier of missed targets and complexity in the operation process

As a company operating in the Agency field, Sao Kim faces many characteristic challenges in their industry, with many pressures regarding human resources, fierce competition in the market, and controlling many projects. Additionally, Sao Kim is a company that is on the path of development, and the previous HR system no longer serves the growth of the business. Mr. Nguyen Thanh Tuan – CEO of Sao Kim has faced many obstacles in his operation process.

Some difficulties in the business operation that Mr. Nguyen Thanh Tuan – CEO of Sao Kim has encountered are:

  • Using popular management methods such as BSC, KPI, which bring complexity and rigidity to the function. As an environment that always demands speed and agility, using complex tools only wastes the team’s time, and human resources for unnecessary tasks, strongly affecting the team’s productivity.
  • Targets are often “forgotten” and missed by the team. When facing many projects at the same time, Sao Kim needs a strict target management method that is transparent from the company level to departments and individuals to ensure that the company’s projects proceed on schedule. Mr. Tuan also does not have an effective method to monitor the implementation of targets, and cannot provide timely solutions when the team’s implementation process is “blocked”.
  • Meetings are regularly held, but not properly organized, and people only focus on solving problems, creating pressure on the team’s work efficiency.
  • Mr. Tuan has applied methods to communicate the vision and unite the team, but the members have not fully absorbed them because they cannot be reminded or reviewed regularly.

In the future, Mr. Tuan – CEO of Sao Kim also hopes to develop a system that simplifies and optimizes the company’s management process and integrates it into the Simplamo platform. This will help the company manage tasks, targets, and human resources more effectively, thereby increasing work efficiency and productivity.

2. Simple Management Thinking – Establishing a Foundation for Seamless Goal Execution

Mr. Nguyen Thanh Tuan – CEO of Sao Kim operates his business with core values that always aim for goals and create positive results. Understanding the importance of SIMPLICITY in business management, he turned to Simplamo and recognized it as the software he was looking for. Simplamo combines modern management thinking, solves the difficulties that Sao Kim faces in achieving goals, and above all, the extremely simple yet intelligent management approach of Simplamo, which he has not seen in previous management software.

On April 20, 2022, Sao Kim officially kicked off the enterprise operation project on Simplamo, and the first deployment session helped the Sao Kim leadership team:

  • Accountability Chart – The diamond funnel helps Sao Kim identify the necessary functions to serve business operations from 6-12 months ahead. The leadership team discussed and clarified the 5 main roles each member will play, transparently displayed on the software. In new positions, this helps the leadership team identify the need to add personnel in the future.

In the first task, Simplamo experts supported the Sao Kim leadership team in determining the necessary positions within the organization, building the most “correct” and clear structure for Sao Kim. This will also be the foundation for the team to move from transparent roles and responsibilities to clear accountability for the company’s goals.

  • Next, build a 1-year plan and a clear execution plan for each quarter – address missed targets for the business

After the Sao Kim team agreed to the Organization Chart, with the guidance of Simplamo experts, the Sao Kim leadership team sharpened the 1-year plan into specific driving indicators for execution. The annual goals were also broken down into quarters, creating specific milestones for the team to regularly check and monitor weekly.

To handle the missed target issue, Simplamo helps to demonstrate the execution plan on the software, and the goals are broken down into milestone columns for the team to constantly follow and pursue the goals to the end.

When problems arise from the “complexity” of the operation process, making it very difficult for businesses to solve, sometimes too “slippery” to recognize and grasp, more than ever, businesses need simple software that eliminates complexity. Eventually, simplicity will be the key to help businesses achieve their goals.

In the coming time, Simplamo will accompany Sao Kim to complete the operating system on the platform.

—————————————————

Simplamo is a modern management software that combines BSC, OKRs & KPI. Simplamo is suitable for various industries, helping them focus on goals and grow revenue.

Simplamo provides strong tools for effectively executing your strategies: Vision, OKRs & Goals, Scorecard, Organization Chart, Meeting, Issues, To-dos, Conversation, Process, and Performance Report,…

Sign up for a free trial of 30 days: https://app.simplamo.com/sign-up

_Cover Casestudy (5)

SD Hospital found the perfect piece on Simplamo Platform to upgrade OKRs

By Professional Services

Applying OKRs to business operations from 2020, SAI GON DENTAL MAXILLOFACIAL SPECIALIST HOSPITAL CORPORATION (SD Hospital) has built an OKR target management system for its team. However, having just OKR targets is not enough – the hospital’s leadership team believes that there are still many gaps in management that need to be filled, and a destiny meeting with Simplamo platform is the exact tool they are searching for – a comprehensive business management software with US modern-thinking standard.

1. SD Hospital – OKRs are not enough

SD Hospital is the first private dental and maxillofacial hospital in Ho Chi Minh City. The business has continuously expanded and equipped itself with modern diagnostic and treatment equipment for oral health with 16 operating branches. In addition, SD Hospital constantly improves its professional quality and service procedures to assert its position as a leading reputable dental center in Vietnam.

Starting with the goal of increasing work productivity and achieving business objectives, SD Hospital has applied OKRs since 2020. With the effort and determination of the leadership team, after 3 years of persistence, SD Hospital has achieved some important goals. However, this is still not enough, according to Dr. Nguyen Quang Tien – Director of SD Hospital.

OKRs provide a very logical way to build and divide goals and help unleash the potential of employees, but in return, the business itself must have a good management system, including a strategic vision, responsibility chart, and regular meetings. That’s why OKRs are very successful in the world but have failed in many places in Vietnam. Understanding this, SD Hospital decided to choose the Simplamo platform to fill in the missing gaps, maximize the effectiveness of OKRs, and liberate leadership.

2. Challenges to complete the united management system in the hospital

Before turning to Simplamo, SD Hospital was facing some challenges in operations, such as:

  • Applying OKRs but not having an effective way to pursue and measure the progress of goals, leading to missed or delayed targets.
  • Not having an effective meeting framework, spending too much time on meetings, mainly to solve incidents, and repeating many times.
  • Leadership is overloaded, with too much work, and no longer have time for themselves and large projects.

After a period of research and being impressed by its simplicity, system, and strong impact of Simplamo on the team’s thinking, SD Hospital decided to apply Simplamo in early December 2022.

To overcome challenges and improve the operational system for SD Hospital, the Simplamo team of experts spent time systematizing and digitizing the most important aspects of SD Hospital into software. Below are the highlights of the project:

Starting with the accountability chart

With the support of Simplamo, the system of 16 branches in HCM, Can Tho, and My Tho, along with many other functional departments, is displayed on one screen. Each position on the chart is associated with 5 roles and a main person responsible. In this way, each employee has a general overview of their system, how departments coordinate, and what each person’s role is. Transparency and clarity are the first key points for a healthy organization, the basis for delegating the right person, freeing up leadership, and unleashing the team’s capabilities.

Completing the measurement system: Scorecard – KPI

Indispensable with OKRs, KPI is a suitable piece to ensure that all activities are on track, provide a basis for evaluating employee performance, and identify “risks” in the organization. Starting by providing a mindset on how to build a proper and sufficient Scorecard table for the enterprise, Simplamo experts then work with SD Hospital to complete the index table on the software – the most important indices that the leadership team wants to understand weekly. The scorecard table will help the enterprise get rid of confusion, and worry, and divide everything into smaller pieces, aligning with the weekly reality, identifying and timely solving problems.

Meeting – the soul of connecting the team in the OKRs implementation process

Before using Simplamo, meetings were a persistent problem for a long time at SD Hospital. With 16 branches scattered across many provinces and cities, it seemed impossible to gather the leadership team for a meeting to solve problems and communicate effectively.

Wasting time, losing connection, repeatedly discussing, and not solving a problem affected the team’s morale…

Simplamo’s “Weekly Meeting” feature untangled the knot for SD Hospital after just 4 meetings.

The problem of organizing meetings at SD Hospital is similar to most of the businesses that Simplamo has encountered. What businesses need right now is an effective way to organize a meeting with a framework, time limits, easy review of KPI-OKRs objectives, and a clear resolution of issues to-do lists, automatic reporting sent to each person, and applicable to both online and offline meetings. All of these features are available on Simplamo.

3.  The management system runs automatically and smoothly after 2 months of using Simplamo

After 2 months of operating the business on Simplamo, here are the impressive results that SD Hospital achieved:

  • The OKRs system and KPI measurement indicators were completed and unified across the 16 branches’ systems.
  • Completed the responsibility chart for the entire company and applied it to the 16 branches, meeting the system’s objectives of assigning the right person to the right job, serving delegation, freeing up leadership, and recruiting suitable personnel.
  • Reduced 80% of time spent on meetings (from 8 hours to 90 minutes per week), increased efficiency for each meeting, and solved issues conclusively.
  • 100% of goals were closely monitored and ensured to be completed on time by the team.
  • The leadership team became more proactive in their work, knew important objectives to focus on, and effectively implemented them for the subordinates.

By clarifying the roles on the responsibility chart, Dr. Tien had a basis to delegate to the team, and the leadership had more time to invest in major projects and expand branches.

With the structured operation framework that Simplamo digitalized and perfected for SD Hospital, the weekly meeting was the stepping stone for the entire system to run smoothly and automatically over time.

By understanding each other and having a shared perspective on all issues, SD Hospital’s OKR goals became clearer and had the consensus of the team, making them easier to achieve than before. This was also what SD Hospital desired from the beginning of implementing the project with Simplamo.

—————————————————

Simplamo is a modern management software that combines BSC, OKRs & KPI. Simplamo is suitable for various industries, helping them focus on goals and grow revenue.

Simplamo provides strong tools for effectively executing your strategies: Vision, OKRs & Goals, Scorecard, Organization Chart, Meeting, Issues, To-dos, Conversation, Process, and Performance Report,…

Sign up for a free trial of 30 days: https://app.simplamo.com/sign-up