Cuộc họp là một phần tất yếu của Doanh nghiệp, dù tốn nhiều thời gian & năng lượng nhưng sếp và đội ngũ cần gặp nhau đều đặn để update các tiến độ và giải quyết vấn đề.
Nếu có phương pháp giúp rút ngắn thời gian họp mà vẫn (1) nắm bắt được hoạt động công ty và (2) giải quyết dứt điểm các vấn đề thì sếp có muốn thử?
Bài viết sau đây sẽ đưa ra phương pháp để đạt được 2 điều trên, đặc biệt dành cho cuộc họp định kỳ của ban lãnh đạo (cấp manager trở lên). Phương pháp này không chỉ nâng cấp chất lượng cuộc họp mà còn nâng cấp cách vận hành doanh nghiệp.
Phương pháp họp giúp các thành viên nắm được tiến độ và kết quả kinh doanh
Một cuộc họp báo cáo tiến độ hiệu quả là ở đó sếp và các thành viên tham dự nắm được kết quả kinh doanh trong tuần/tháng vừa qua, đạt và chưa đạt được gì. Các Mục tiêu/Dự án đang làm tới đâu, có đúng tiến độ không và có gặp vấn đề gì cản trở không.
Các dấu hiệu cho thấy báo cáo chưa hiệu quả: các thành viên không nắm bắt được tình hình kinh doanh và các mục tiêu chung; phòng ban này không hiểu phòng ban khác đang nói cái gì; mất nhiều thời gian chuẩn bị và trình bày báo cáo, có nhiều nội dung chi tiết không cần thiết; không đủ dữ liệu để ra quyết định.
Phương án giải quyết
Để giải quyết tình trạng trên Doanh nghiệp cần có một form mẫu báo cáo chung cho các phòng ban, trong đó:
- Thể hiện tiến độ dự án/mục tiêu: trong tuần/tháng qua đã làm tới đâu, còn cách bao nhiêu so với mục tiêu, có đang đi đúng tiến độ không (điều này cũng rất quan trọng đối với các mục tiêu liên phòng ban – các phòng ban liên quan cần nắm bắt tiến độ của nhau để phối hợp làm việc).
- Kết quả kinh doanh trong tuần/tháng: thể hiện các chỉ số kết quả về Doanh thu, Bán hàng, Tài chính, MKT, Sản xuất, Vận hành,… nên chọn các chỉ số trọng tâm và giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình hoạt động trong tuần/tháng đồng thời dễ nhận diện được các vấn đề đang cản trở.
- Khi nhận thấy vấn đề ở bất kỳ chỉ số/mục tiêu nào: hãy viết tên của nó ra trong một dòng và chỉ giải quyết nó sau khi đã nghe qua hết các phòng ban báo cáo, không nên giải quyết ngay vấn đề khi vừa phát hiện ra. Vì có thể “vấn đề mẹ” nằm ở phần báo cáo sau đó, hoặc phần báo cáo sau đó chính là lời giải cho vấn đề.
- Việc có một form mẫu báo cáo chung: sẽ giúp các phòng ban có cùng chung “một ngôn ngữ”, dễ giao tiếp và chỉ tập trung báo cáo các nội dung quan trọng (tiết kiệm thời gian chuẩn bị và trình bày báo cáo).
Rút lại ở phần này: Form báo cáo chung, tiến độ Mục tiêu rõ ràng, các chỉ số kinh doanh trọng tâm, khi phát hiện ra vấn đề hãy ghi lại để giải quyết sau đó.
Đôi khi, sếp tập trung gấp một cuộc họp chỉ vì thấy đội ngũ đang đi sai hướng hoặc các phòng ban không phối hợp công việc được. Áp dụng phương pháp này sếp sẽ không cần tổ chức thêm nhiều cuộc họp gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Phương pháp họp giải quyết vấn đề hiệu quả, tạo hành động rõ ràng
Cuộc họp giải quyết vấn đề hiệu quả là khi: Các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm được cuộc họp đã giải quyết được bao nhiêu vấn đề, là các vấn đề gì, hành động sau mỗi vấn đề là gì, giao cho ai thực hiện, thời hạn trong bao lâu.
Khi nắm được điều này, các thành viên sẽ cảm thấy giá trị của cuộc họp là đang giúp cho công việc của họ được trơn tru hơn. Chứ không phải cuộc họp đang làm mất thời gian mà bản thân lại không biết tại sao mình lại có mặt ở đây.
Các dấu hiệu giải quyết vấn đề không hiệu quả, gây mất thời gian:
- Bàn từ vấn đề này qua vấn đề khác, không biết đang thảo luận phương án cho vấn đề gì, là họp để giải quyết vấn đề hay là “đại hội than thở”.
- Người nêu/gặp vấn đề kể lể rất nhiều về hoàn cảnh, lý do nhưng không nêu được tên vấn đề trong một câu để các thành viên khác cùng hiểu.
- Các thành viên khác im lặng, chỉ nói khi được mời, hoặc mỗi người chen ngang một câu và bắt đầu tranh luận tiêu cực thay vì đưa ra phương án.
- Không có biên bản cuộc họp ghi lại nội dung thảo luận vấn đề, hành động được chốt là gì, giao cho ai, deadline ra sau. Nhân viên dễ quên ngay sau khi bước ra khỏi phòng họp. Và kết quả là vấn đề tiếp tục bị tái diễn.
Phương án giải quyết
- Mỗi thành viên cần học cách trình bày gãy gọn, tập trung vào vấn đề/phương án/cách làm, học cách chốt câu trả lời trong 1-2 câu để thư ký dễ ghi chú lại và các thành viên khác nhanh chóng nắm được ý.
- Cuộc họp nên có người điều phối (sếp hoặc một thành viên khác), để giữ cho đoạn hội thoại không bị lan man rời xa vấn đề đang được thảo luận.
- Người điều phối sẽ hỏi ý kiến các thành viên liên quan cho phương án xử lý vấn đề (phá vỡ bầu không khí im lặng hoặc chỉ có sếp nói), ngoài ra mỗi thành viên nên đón nhận ý kiến của nhau một cách cởi mở, không phán xét (nếu thường xuyên phán xét sẽ không còn ai muốn nêu ý kiến).
- Sếp hãy tham khảo thêm ý kiến của các thành viên khác để có đa góc nhìn, đồng thời phát huy năng lực giải quyết vấn đề cho nhân viên của mình. Đồng thời khi chốt xong một vấn đề, cần tóm tắt hành động cần làm trong 1,2 câu vắn tắt để người thực hiện nắm rõ.
- Cần có một thư ký ghi chú lại nội dung thảo luận và thể hiện lên trên một màn hình cho các thành viên khác cùng theo dõi, việc này sẽ giúp đội ngũ dễ quan sát nội dung thảo luận đi tới đâu, ai nêu ý kiến gì để không bị trùng lắp, từ đó người điều phối (hoặc sếp) dễ chốt được phương án giải quyết vấn đề tốt nhất.
Rút lại ở phần này: Có có thư ký và người điều phối cho mỗi cuộc họp; Cởi mở hỏi ý kiến các thành viên; Đóng góp khách quan dựa trên lợi ích chung; Học cách trình bày vấn đề/giải pháp và chốt hành động ngắn gọn trong 1-2 câu.
Tổng kết từ hai phần trên, để nâng cấp chất lượng cuộc họp cần phải:
- Chuẩn bị báo cáo trước khi vào cuộc họp theo một form mẫu chung
- Báo cáo cần có thể hiện tiến độ thực thi và kết quả kinh doanh trong tuần/tháng
- Mỗi cuộc họp cần có một thư ký và một điều phối
- Chia sẻ màn hình của thư ký trong cuộc họp: thể hiện danh sách vấn đề, nội dung vấn đề đang giải quyết và hành động sau khi được chốt
- Chỉ thảo luận các vấn đề sau khi đã xong phần báo cáo: bao gồm các vấn đề mang vào cuộc họp và các vấn đề mới nhận diện trong cuộc họp
- Tinh thần cuộc họp: Cởi mở, khách quan, dựa trên lợi ích chung, thành thật, không phán xét
Doanh nghiệp sử dụng các công cụ văn phòng có sẵn để tổ chức cuộc họp này: Công cụ ghi chú (word, excel), công cụ báo cáo tiến độ (excel, powerpoint) hoặc các phần mềm chuyên dụng vừa báo cáo tiến độ vừa ghi chú cuộc họp theo khung (Simplamo).
Kết quả đạt được khi thực hiện thay đổi:
- Đội ngũ nắm được tiến độ thực thi của nhau và kết quả kinh doanh định kỳ: đội ngũ đứng trên góc nhìn công ty để cùng hành động, dễ dàng phối hợp công việc, biết đâu là ưu tiên, luôn nắm rõ định hướng doanh nghiệp, sếp không cần tổ chức thêm các cuộc họp phụ khác.
- Giải quyết hiệu quả các vấn đề: giảm áp lực cho nhà lãnh đạo, ghi nhận được nhiều ý kiến từ đội ngũ, nâng cao năng lực tự giải quyết vấn đề cho đội ngũ, các thành viên được ghi nhận và đóng góp, từ đó nỗ lực và chủ động hơn trong công việc.
- Theo sát các hành động được giao: thành viên được giao hành động biết rõ tầm quan trọng, thời hạn và công việc cần làm là gì, có trách nhiệm cao hơn trong công việc.
- Tiết kiệm thời gian họp: báo cáo trọng tâm, thảo luận tập trung không lan man dưới sự dẫn dắt của người điều phối và có thư ký ghi chú cụ thể.
- Tăng hiệu suất làm việc: nhân viên luôn biết mình phải làm gì sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, không đợi nhắc nhở, không cần hỏi lại, dễ dàng xem lại báo cáo cuộc họp khi cần, đội ngũ phối hợp làm việc nhịp nhàng, ban lãnh đạo nắm được kết quả kinh doanh trong tuần để ra các quyết định chính xác.
Hãy bắt tay áp dụng 2 phương pháp trên ngay từ cuộc họp tới và cảm nhận sự khác biệt. Chúc sếp dẫn dắt đội ngũ bứt phá!
Một thay đổi nhỏ hôm nay có thể tạo ra bước tiến lớn cho ngày mai.
Tìm hiểu thêm
- Phương pháp giải quyết vấn đề dứt điểm trong 3 bước
- 7 Bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ
- Tham gia Workshop “Nâng cấp cuộc họp điều hành” để được giới thiệu chi tiết về phương pháp họp cùng sự chia sẻ thực tế của doanh nghiệp đã áp dụng thành công:
…
Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up
Recent Comments