Thảo Lê

Trong nhiều tổ chức, “họp” thường bị coi là lãng phí thời gian vì kéo dài, lan man và kết thúc mà không ai biết phải làm gì tiếp theo. Vấn đề không nằm ở việc họp, mà ở cách chúng ta tổ chức và điều hành cuộc họp. Đây chính là lý do mô hình 4D Meeting (Discover – Discuss – Decide – Delegate) ra đời và ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp toàn cầu.

1. Mô hình 4D bắt đầu từ đâu và hiện nay đang được áp dụng thế nào?

Mô hình 4D xuất phát từ hệ thống Scaling Up – Rockefeller Habits, được Verne Harnish phát triển và giới thiệu rộng rãi. Mục tiêu của 4D là tạo một khung tổ chức họp ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả, tránh tình trạng “họp cho có” nhưng không mang lại hành động cụ thể.

Ngày nay, nhiều tập đoàn quốc tế, startup công nghệ và cả Doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng 4D để:

• Cập nhật tình hình minh bạch
• Tập trung thảo luận dựa trên dữ liệu
• Ra quyết định dứt khoát, tránh vòng lặp vô tận
• Chốt phân công rõ ràng, biến quyết định thành hành động

Tư duy này phù hợp với văn hóa làm việc hiện đại, đề cao tốc độ – minh bạch – trách nhiệm.

2. Hướng dẫn áp dụng 4D trong tổ chức cuộc họp

Một cuộc họp 4D thường đi theo 4 bước:

1. Discovery – Khám phá

Bắt đầu cuộc họp bằng những điểm sáng: chia sẻ tin tốt, ghi nhận thành công. Xác định Mục tiêu ưu tiên hiện tại và chỉ số trọng yếu sẽ được thảo luận trong cuộc họp.

• Chia sẻ tin tốt, ghi nhận thành công
• Cập nhật kết quả, tiến độ, tình hình thực tế

2. Discuss – Thảo luận

Phần trọng tâm của cuộc họp là thảo luận. Đây là lúc nêu vấn đề và cùng nhau tìm giải pháp. Cần lưu ý tránh các cuộc trò chuyện bên lề. Nếu một chủ đề vượt quá thời lượng, hãy đưa nó vào “Parking Lot” (danh sách để bàn lại sau) và lên lịch thảo luận riêng.

• Phân tích các dữ liệu, nhận diện vấn đề, nêu quan điểm
• Nguyên tắc: góp ý vào vấn đề, không công kích cá nhân

3. Decide – Quyết định

Từ kết quả thảo luận, thống nhất và đưa ra quyết định cuối cùng. Đảm bảo tất cả thành viên đều nắm rõ quyết định này.

• Chốt phương án dựa trên nội dung thảo luận, dữ liệu và tiêu chí
• Có thể theo nguyên tắc đồng thuận hoặc quyền quyết định cuối cùng của lãnh đạo

4. Delegate – Phân công

Phân công rõ ràng: ai làm việc gì, khi nào. Đặt deadline cụ thể cho từng nhiệm vụ để đảm bảo công việc khởi động ngay. Mỗi việc chỉ nên giao cho một người chịu trách nhiệm chính và cả nhóm đều biết ai đang phụ trách.

• Ai làm? Khi nào xong? Kết quả mong đợi là gì?
• Ghi rõ vào biên bản hoặc công cụ quản lý

Dù nghe đơn giản, nhưng cấu trúc này bao quát đầy đủ những điểm then chốt cần có trong một cuộc họp thực thi chiến lược, đồng thời hạn chế tối đa sự lan man. Giữ cho đội ngũ tập trung vào mục tiêu không dễ, nên việc nhắc nhở về mục đích cuộc họp và kiên định với nó là rất quan trọng.

3. Khó khăn khi áp dụng Mô hình 4D Meeting

Khi một Doanh nghiệp mới áp dụng 4D Meeting thường sẽ gặp không ít khó khăn do sự khác biệt với thói quen quản lý, văn hóa làm việc và cách tổ chức họp truyền thống. Dưới đây là những trở ngại thường gặp:

Thiếu kỷ luật về thời gian và nội dung

• Nhiều cuộc họp ở Việt Nam vẫn bị kéo dài, lan man, bàn quá nhiều việc ngoài lề
• Người tham gia dễ sa đà vào chi tiết thay vì đi theo khung 4D

Người dẫn dắt chưa quen với vai trò “facilitator”

• Thường họp theo kiểu sếp nói, nhân viên nghe
• 4D yêu cầu người chủ trì phải dẫn dắt, giữ nhịp, chốt ý, tránh mất kiểm soát

Thiếu sự cởi mở và chia sẻ từ thành viên

• Giai đoạn Discover cần mọi người chia sẻ thắng lợi, dữ liệu thực tế. Nhưng nhiều nhân viên thường ngại phát biểu hoặc chỉ báo cáo cho có

Ra quyết định không rõ ràng

• Sau phần Discuss, nhiều doanh nghiệp không có kết luận cụ thể hoặc để nhiều việc treo
• Việc này làm giảm niềm tin của nhân viên vào hiệu quả họp

Khó khăn trong việc phân công trách nhiệm (Delegate)

• Văn hóa “làm chung – trách nhiệm chung” khiến công việc không rõ người chịu trách nhiệm
• Nhiều doanh nghiệp Việt hay giao việc cho nhiều người cùng làm → dễ đùn đẩy, không ai chịu trách nhiệm cuối cùng

4. Lời khuyên để áp dụng 4D Meeting thành công

Huấn luyện và thống nhất trước khi triển khai

• Giải thích cho cả đội ngũ hiểu ý nghĩa của 4D
• Mọi người cần nắm rõ mục đích: họp để giải quyết, ra quyết định và hành động chứ không phải chỉ báo cáo

Có một người điều phối (facilitator) mạnh mẽ

• Người chủ trì phải biết ngắt đúng lúc, đưa vấn đề vào “Parking Lot” nếu lan man
• Luôn kéo cuộc họp trở lại đúng quy trình 4D

Áp dụng nguyên tắc “1 người – 1 việc”

• Khi Delegate, công việc phải gắn với 1 người chịu trách nhiệm chính
• Ghi lại cụ thể ai làm, deadline nào, kết quả ra sao.

Giới hạn thời gian rõ ràng

• Ví dụ: Discover (5’), Discuss (20’), Decide (10’), Delegate (5’)
• Khi họp theo khung thời gian chuẩn, hiệu quả sẽ tăng đáng kể

Xây dựng văn hóa minh bạch

• Khuyến khích mọi người nói sự thật về vấn đề (chứ không chỉ báo cáo đẹp)
• Đưa kết quả thực tế và dữ liệu vào thảo luận

Đánh giá & cải tiến sau mỗi cuộc họp

• Sau 2–3 lần áp dụng, nên họp nhanh để xem 4D đã giúp gì, chỗ nào vướng
• Điều chỉnh phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Khi áp dụng thành công 4D, Doanh nghiệp sẽ cảm nhận ngay sự thay đổi, các cuộc họp trở thành công cụ thúc đẩy hành động, giúp đội ngũ tập trung và nỗ lực hơn trong việc chinh phục mục tiêu, tăng hiệu suất làm việc đáng kể:

• Cuộc họp ngắn gọn, tập trung, kết quả rõ ràng
• Đội ngũ hiểu rõ ưu tiên, hành động và trách nhiệm cao
• Tốc độ thực thi nhanh hơn, loại bỏ những cuộc họp vô bổ
• Xây dựng kỷ luật tổ chức bền vững, tạo đà tăng trưởng

5. Doanh nghiệp nên sử dụng công cụ nào để áp dụng 4D

Để sử dụng 4D, Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ cơ bản như excel/word hoặc đơn giản là bảng trắng để thảo luận vấn đề và chốt các hành động.

Riêng với phần 1 Discovery nên dùng công cụ tổng hợp dữ liệu để show các chỉ số & mục tiêu ưu tiên trong tuần, từ đó thảo luận có tập trung & dễ nhận diện vấn đề.

Đối với Doanh nghiệp đang áp dụng Simplamo, tư duy 4D này cũng tương ứng với khung cuộc họp tuần 7 bước trên nền tảng. Trong đó từng D sẽ tương ứng với mỗi phần như sau:

Việc dùng Simplamo sẽ giúp cả đội ngũ có chung một nơi tổng hợp/báo cáo cho các Chỉ số & Mục tiêu, nơi tổ chức cuộc họp và remind hành động cho người phụ trách.

Sếp chưa có tài khoản Simplamo? Đăng ký dùng thử Simplamo trong vòng 30 ngày.

Tips trải nghiệm 4D Meeting trên Simplamo trong lần đầu:

Với 30 ngày dùng thử này, sếp có thể áp dụng 4D theo các bước gợi ý như sau:

• Tổ chức 4 cuộc họp tuần định kỳ theo khung 4D với ban lãnh đạo:
  • Buổi 1: Giới thiệu mô hình 4D cho team | Sếp làm người điều phối mẫu
  • Buổi 2: Một quản lý làm điều phối | Sếp quan sát & đóng góp
  • Buổi 3&4: Thực hành 4D để thay đổi thói quen và đánh giá sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

• Về setup dữ liệu:
  • Trong thời gian 1-2 tuần đầu, dùng Simplamo như nền tảng cuộc họp và review dữ liệu trên công cụ mà sếp đang dùng
  • Tuàn 3-4: số hóa các Chỉ số quan trọng & Mục tiêu quý lên phần mềm, sau đó review trực tiếp ngay trong cuộc họp, ghi nhận phản hồi của đội ngũ về việc kết hợp này để quyết định đầu tư
  • Xem hướng dẫn setup dữ liệu TẠI ĐÂY.

Khi 4D kết hợp cùng Simplamo, Sếp không chỉ có tư duy đúng mà còn có công cụ để kỷ luật hóa hành động, giúp “họp ít hơn nhưng hiệu quả hơn”.

6. Kết luận

Phương pháp 4D không phải “mốt quản trị” mà là một khung kỷ luật giúp doanh nghiệp họp hiệu quả, quyết định nhanh, hành động rõ. Ở Việt Nam, để áp dụng 4D thành công, doanh nghiệp cần vượt qua rào cản văn hóa họp lan man, thiếu phản biện và thiếu kỷ luật thực thi.

Khi kết hợp với Simplamo, nơi mọi thông tin, dữ liệu và phân công đều minh bạch, 4D sẽ trở thành công cụ thay đổi cách họp và cách điều hành, giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian, đội ngũ gắn kết, và chiến lược được thực thi đến cùng.

…

Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Trong 5 năm trở lại đây, thế giới kinh doanh biến động mạnh mẽ, công nghệ AI phát triển như vũ bão, thế hệ trẻ bước vào lực lượng lao động, khách hàng ngày càng khắt khe và thị trường thì khó đoán hơn bao giờ hết.

Điều này đặt ra một câu hỏi lớn cho các CEO:

👉 Liệu cách quản trị cũ còn đủ để đưa doanh nghiệp tiến lên?

Câu trả lời là không. Quản trị trong giai đoạn mới đòi hỏi sự thay đổi tận gốc, từ tư duy lãnh đạo, cách xây dựng chiến lược, cho tới phương thức điều hành hằng ngày.

1. Dữ liệu & AI – Từ trực giác sang quản trị bằng sự thật

Trong quá khứ, nhiều quyết định quan trọng của doanh nghiệp được đưa ra dựa trên kinh nghiệm và trực giác của lãnh đạo. Điều này có thể đúng ở thời điểm thị trường ít biến động. Nhưng trong bối cảnh hiện nay, trực giác thôi là chưa đủ. Dữ liệu và các công cụ phân tích hiện đại đã trở thành nền tảng để CEO nắm bắt tình hình một cách chính xác và kịp thời.

• CEO có thể theo dõi sức khỏe doanh nghiệp theo thời gian thực, thay vì chờ báo cáo cuối tháng hay cuối quý.
• Các công cụ phân tích (trong đó có AI) giúp phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường và gợi ý góc nhìn mới, từ đó hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn và giảm thiểu rủi ro.

Thực tiễn tại Việt Nam:

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn dựa vào báo cáo thủ công, dữ liệu rời rạc, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban. Vì thế, CEO thường phải tự mình “ghép nối bức tranh tổng thể” và ôm hết trách nhiệm ra quyết định. Điều này không chỉ gây áp lực lớn cho lãnh đạo mà còn khiến đội ngũ thiếu dữ liệu để chủ động trong công việc.

Rào cản cần vượt qua:

• Xây dựng văn hóa minh bạch dữ liệu, để thông tin không còn bị “giữ riêng” ở từng phòng ban.
• Đầu tư vào hệ thống quản trị số, giúp CEO và đội ngũ cùng nhìn một nguồn dữ liệu chung.
• Thay đổi thói quen ra quyết định, từ chỉ dựa vào trực giác cá nhân sang kết hợp giữa trực giác và dữ liệu thực tế, nhờ đó tăng độ tin cậy và tốc độ phản ứng của tổ chức.

2. Lãnh đạo trao quyền – Bước ngoặt để doanh nghiệp scale-up

Trong giai đoạn mới, CEO không còn là “người hùng đơn độc” mà là người kiến tạo hệ sinh thái cho đội ngũ tỏa sáng.

• Thay vì kiểm soát chi li, CEO định hướng rõ ràng và trao quyền cho cấp dưới.
• Nhân sự cần được phát triển năng lực, chủ động chịu trách nhiệm với mục tiêu.

Thực tiễn tại Việt Nam:

Văn hóa “sếp nói – nhân viên nghe” vẫn còn phổ biến. Nhiều CEO e ngại trao quyền vì sợ nhân viên sai sót hoặc mất kiểm soát. Kết quả là nhân viên không dám sáng tạo, chỉ làm các công việc quen thuộc và chờ lệnh từ cấp trên.

Rào cản cần vượt qua: Thay đổi tư duy lãnh đạo, từ kiểm soát sang huấn luyện, từ ra lệnh sang truyền cảm hứng. Đây là quá trình khó nhưng nếu không làm, doanh nghiệp sẽ không thể scale-up.

Gợi ý: Áp dụng phương pháp từ Vị Giám đốc một phút – Lãnh đạo đội ngũ bằng sự rõ ràng trong định hướng, sự tin tưởng trong giao việc và phản hồi kịp thời khi cần thiết.

3. Quản trị linh hoạt – Thay đổi nhanh để sống sót

Trong bối cảnh thị trường biến động liên tục, một bản kế hoạch 3–5 năm sẽ nhanh chóng lỗi thời nếu doanh nghiệp không có khả năng điều chỉnh nhanh theo thực tế. Điều quan trọng không chỉ là có tầm nhìn xa, mà là duy trì được sự linh hoạt trong quá trình thực thi.

• Những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới kết hợp OKR (giúp toàn bộ tổ chức tập trung vào mục tiêu ưu tiên) và Agile (giúp chia nhỏ kế hoạch thành các chu kỳ ngắn, liên tục kiểm tra – điều chỉnh).
• Nhờ đó, mục tiêu vẫn rõ ràng nhưng cách thực hiện có thể thay đổi linh hoạt khi thị trường dịch chuyển. Minh bạch tiến độ và phản hồi liên tục giúp cả tổ chức không đi lệch khỏi quỹ đạo.

Thực tiễn tại Việt Nam:

Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành theo lối cũ: lập kế hoạch đầu năm, đến cuối năm mới tổng kết. Khi phát hiện sai lệch thì đã mất cơ hội. Các cuộc họp thường kéo dài, nhiều báo cáo nhưng ít hành động cụ thể, dẫn đến “mục tiêu trên giấy” thay vì chuyển hóa thành kết quả thực tế.

Rào cản cần vượt qua:

• Thay đổi thói quen họp: từ báo cáo dàn trải sang tập trung vào hành động và cam kết.
• Đo lường thực tế: từ kiểu hình thức (“đạt chỉ tiêu” trên giấy) sang đo lường tiến độ và kết quả thực tế theo tuần, theo quý.
• Tư duy thử – sai – điều chỉnh nhanh: dám chấp nhận sai lầm nhỏ để tránh sai lầm lớn, thay vì “chờ hoàn hảo mới làm”.

Tham khảo khung cuộc họp hiện đại, phù hợp với bối cảnh mới, tập trung vào giải quyết vấn đề và chốt hành động

4. Văn hóa & giá trị cốt lõi – Giữ chân nhân sự trong kỷ nguyên Gen Z

Tiền lương không còn là yếu tố duy nhất giữ chân nhân tài. Gen Z, Gen Alpha bước vào thị trường lao động tìm kiếm một môi trường ý nghĩa, văn hóa cởi mở và cơ hội phát triển.

Thực tiễn tại Việt Nam:

Doanh nghiệp hay tập trung vào chiến lược, sản phẩm, nhưng ít chú trọng tới xây dựng văn hóa và giá trị cốt lõi. Hệ quả là nhân viên giỏi dễ dàng “nhảy việc” khi thấy nơi khác có môi trường hấp dẫn hơn.

Rào cản cần vượt qua: CEO phải thực sự sống cùng giá trị cốt lõi, biến văn hóa trở thành lợi thế cạnh tranh, chứ không chỉ là khẩu hiệu treo tường.

Hướng dẫn khám phá Giá trị cốt lõi và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp

5. Quản trị bền vững – Khi lợi nhuận không còn là thước đo duy nhất

Khách hàng, đối tác, thậm chí nhân viên ngày nay đều quan tâm tới tác động xã hội, môi trường và sự minh bạch quản trị.

• Các tiêu chí ESG đang dần trở thành “tấm vé thông hành” để doanh nghiệp tồn tại lâu dài.

Thực tiễn tại Việt Nam:

ESG vẫn còn mới mẻ, nhiều CEO nghĩ rằng đó là “câu chuyện xa xỉ” chỉ dành cho tập đoàn lớn. Nhưng thực tế, yêu cầu này sẽ sớm áp xuống cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Rào cản cần vượt qua: Chuyển tư duy từ ngắn hạn sang dài hạn, từ lợi nhuận đơn thuần sang lợi ích bền vững.

Kết luận: Quản trị giai đoạn mới – CEO không chỉ quản lý, mà còn kiến tạo

Giai đoạn mới đòi hỏi CEO Việt Nam bước ra khỏi vùng an toàn:

• Từ trực giác sang quản trị bằng dữ liệu.
• Từ kiểm soát sang trao quyền.
• Từ kế hoạch cứng nhắc sang thích ứng linh hoạt.
• Từ lợi nhuận thuần túy sang phát triển bền vững.

Doanh nghiệp nào sớm vượt qua các rào cản về văn hóa, tư duy và công nghệ sẽ không chỉ tồn tại, mà còn dẫn dắt thị trường.

“Người lãnh đạo của kỷ nguyên mới không phải là người biết tất cả, mà là người tạo ra tổ chức biết học hỏi, thích ứng và tiến lên mỗi ngày.”

Trong hành trình này, CEO không thể làm một mình. Việc có một hệ điều hành quản trị rõ ràng sẽ giúp tổ chức vận hành trơn tru hơn: mục tiêu minh bạch, dữ liệu tập trung, đội ngũ chủ động và thích ứng nhanh trước thay đổi.

Simplamo được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam chọn như một công cụ đồng hành, không chỉ là phần mềm, mà là nền tảng giúp hiện thực hóa cách quản trị mới: từ chiến lược, mục tiêu đến triển khai hằng ngày.

…

Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

1. Chế độ xem Mục tiêu theo Timeline

Sếp có nhận ra điều gì bất ổn khi theo dõi đội ngũ triển khai các mục tiêu?

Các mục tiêu đã liên kết và được phân rã hợp lý xuống các phòng ban. Nhưng khi cập nhật tiến độ hàng tuần, sếp nhận thấy:

• Nhiều mục tiêu chậm trễ, tiến độ báo đỏ trong khi đội ngũ vẫn rất bận rộn
• Các phòng ban không nắm bắt được việc của nhau tại một thời điểm dẫn đến hối thúc nhau liên tục

Trong thời gian đầu khi quản trị mục tiêu sếp và đội ngũ sẽ rất dễ gặp tình trạng này. Vì đội ngũ vẫn chưa quen với việc setup thời hạn cho các Mục tiêu/cột mốc, dẫn đến cùng một thời điểm có nhiều mục tiêu đang chạy cùng một lúc.

Để giúp sếp cùng đội ngũ tháo gỡ khó khăn này, Simplamo phát triển tính năng mới: Chế độ xem Mục tiêu theo Timeline.

• Dễ dàng quan sát trong cùng một thời điểm có bao nhiêu Mục tiêu/cột mốc đang chạy
• Điều chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc của từng Cột mốc để không bị quá tải tại cùng một thời điểm
• Nắm được “lịch trình” của các phòng ban khác để phối hợp công việc

Tips: Dạng xem theo timeline này sẽ rất phù hợp để canh chỉnh thời gian cho Mục tiêu/cột mốc mới vào đầu mỗi quý. Sau đó Sếp cùng đội ngũ review tiến độ hàng tuần bằng chế độ xem theo Danh sách (như cũ).

2. Chế độ xem Hành động theo Kanban

Hành động (To-do) trên Simplamo là những việc được tạo ra để giải quyết vấn đề hoặc triển khai kế hoạch nhằm phục vụ mục tiêu chung của công ty, không phải là danh sách công việc cá nhân (todolist).

Khi hành động được hoàn thành, có nghĩa là vấn đề đã được giải quyết hoặc kế hoạch đã được triển khai thành công.

Để sếp và đội ngũ có cái nhìn trực quan và tiện lợi hơn khi sử dụng tính năng này, Simplamo ra mắt chế độ xem Hành động theo Kanban:

• Dễ theo dõi các hành động mới của bản thân và đội ngũ trong 1-2 tuần
• Kéo thả các hành động để chuyển qua chế độ “Đang thực hiện” và “Hành động”
• Mang đến cảm giác “thành tựu” khi quan sát các hành động được hoàn thành
• Theo dõi tiến độ và đốc thúc nhân sự hoàn thành Hành động

3. Bảng điều khiển (Dashboard): cải tiến chế độ hiển thị

Sếp muốn biết kết quả kinh doanh hiện tại đã đạt bao nhiêu so với kỳ vọng, nhanh chóng và trực quan để đưa ra quyết định chính xác?

Simplamo vừa cải tiến chế độ xem Dashboard với màu sắc sinh động và mũi tên hiển thị trực tiếp mức độ hoàn thành, giúp sếp dễ dàng theo dõi tiến độ trong nháy mắt.

Video hướng dẫn xem Dashboard theo chỉ số kỳ vọng:

Hy vọng với những cải tiến mới này, sếp sẽ có trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng phần mềm, nâng cao hiệu suất làm việc và đưa ra những quyết định chính xác kịp thời!

Hẹn gặp sếp tại những cải tiến mới của Simplamo lần sau.

Sếp chưa có tài khoản Simplamo?

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để trải nghiệm 30 ngày không tính phí toàn bộ các tính năng mới nhất. Đồng thời được truy cập và kho kiến thức xây dựng và quản trị mục tiêu ĐƠN GIẢN – TẬP TRUNG – DỄ ÁP DỤNG từ Simplamo!

…

Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Cuộc họp là một phần tất yếu của Doanh nghiệp, dù tốn nhiều thời gian & năng lượng nhưng sếp và đội ngũ cần gặp nhau đều đặn để update các tiến độ và giải quyết vấn đề.

Nếu có phương pháp giúp rút ngắn thời gian họp mà vẫn (1) nắm bắt được hoạt động công ty và (2) giải quyết dứt điểm các vấn đề thì sếp có muốn thử?

Bài viết sau đây sẽ đưa ra phương pháp để đạt được 2 điều trên, đặc biệt dành cho cuộc họp định kỳ của ban lãnh đạo (cấp manager trở lên). Phương pháp này không chỉ nâng cấp chất lượng cuộc họp mà còn nâng cấp cách vận hành doanh nghiệp.

Phương pháp họp giúp các thành viên nắm được tiến độ và kết quả kinh doanh

Một cuộc họp báo cáo tiến độ hiệu quả là ở đó sếp và các thành viên tham dự nắm được kết quả kinh doanh trong tuần/tháng vừa qua, đạt và chưa đạt được gì. Các Mục tiêu/Dự án đang làm tới đâu, có đúng tiến độ không và có gặp vấn đề gì cản trở không.

Các dấu hiệu cho thấy báo cáo chưa hiệu quả: các thành viên không nắm bắt được tình hình kinh doanh và các mục tiêu chung; phòng ban này không hiểu phòng ban khác đang nói cái gì; mất nhiều thời gian chuẩn bị và trình bày báo cáo, có nhiều nội dung chi tiết không cần thiết; không đủ dữ liệu để ra quyết định.

Phương án giải quyết

Để giải quyết tình trạng trên Doanh nghiệp cần có một form mẫu báo cáo chung cho các phòng ban, trong đó:

• Thể hiện tiến độ dự án/mục tiêu: trong tuần/tháng qua đã làm tới đâu, còn cách bao nhiêu so với mục tiêu, có đang đi đúng tiến độ không (điều này cũng rất quan trọng đối với các mục tiêu liên phòng ban – các phòng ban liên quan cần nắm bắt tiến độ của nhau để phối hợp làm việc).
• Kết quả kinh doanh trong tuần/tháng: thể hiện các chỉ số kết quả về Doanh thu, Bán hàng, Tài chính, MKT, Sản xuất, Vận hành,… nên chọn các chỉ số trọng tâm và giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình hoạt động trong tuần/tháng đồng thời dễ nhận diện được các vấn đề đang cản trở.
• Khi nhận thấy vấn đề ở bất kỳ chỉ số/mục tiêu nào: hãy viết tên của nó ra trong một dòng và chỉ giải quyết nó sau khi đã nghe qua hết các phòng ban báo cáo, không nên giải quyết ngay vấn đề khi vừa phát hiện ra. Vì có thể “vấn đề mẹ” nằm ở phần báo cáo sau đó, hoặc phần báo cáo sau đó chính là lời giải cho vấn đề.
• Việc có một form mẫu báo cáo chung: sẽ giúp các phòng ban có cùng chung “một ngôn ngữ”, dễ giao tiếp và chỉ tập trung báo cáo các nội dung quan trọng (tiết kiệm thời gian chuẩn bị và trình bày báo cáo).

Rút lại ở phần này: Form báo cáo chung, tiến độ Mục tiêu rõ ràng, các chỉ số kinh doanh trọng tâm, khi phát hiện ra vấn đề hãy ghi lại để giải quyết sau đó.

Đôi khi, sếp tập trung gấp một cuộc họp chỉ vì thấy đội ngũ đang đi sai hướng hoặc các phòng ban không phối hợp công việc được. Áp dụng phương pháp này sếp sẽ không cần tổ chức thêm nhiều cuộc họp gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

Phương pháp họp giải quyết vấn đề hiệu quả, tạo hành động rõ ràng

Cuộc họp giải quyết vấn đề hiệu quả là khi: Các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm được cuộc họp đã giải quyết được bao nhiêu vấn đề, là các vấn đề gì, hành động sau mỗi vấn đề là gì, giao cho ai thực hiện, thời hạn trong bao lâu.

Khi nắm được điều này, các thành viên sẽ cảm thấy giá trị của cuộc họp là đang giúp cho công việc của họ được trơn tru hơn. Chứ không phải cuộc họp đang làm mất thời gian mà bản thân lại không biết tại sao mình lại có mặt ở đây.

Các dấu hiệu giải quyết vấn đề không hiệu quả, gây mất thời gian:

• Bàn từ vấn đề này qua vấn đề khác, không biết đang thảo luận phương án cho vấn đề gì, là họp để giải quyết vấn đề hay là “đại hội than thở”.
• Người nêu/gặp vấn đề kể lể rất nhiều về hoàn cảnh, lý do nhưng không nêu được tên vấn đề trong một câu để các thành viên khác cùng hiểu.
• Các thành viên khác im lặng, chỉ nói khi được mời, hoặc mỗi người chen ngang một câu và bắt đầu tranh luận tiêu cực thay vì đưa ra phương án.
• Không có biên bản cuộc họp ghi lại nội dung thảo luận vấn đề, hành động được chốt là gì, giao cho ai, deadline ra sau. Nhân viên dễ quên ngay sau khi bước ra khỏi phòng họp. Và kết quả là vấn đề tiếp tục bị tái diễn.

Phương án giải quyết

• Mỗi thành viên cần học cách trình bày gãy gọn, tập trung vào vấn đề/phương án/cách làm, học cách chốt câu trả lời trong 1-2 câu để thư ký dễ ghi chú lại và các thành viên khác nhanh chóng nắm được ý.
• Cuộc họp nên có người điều phối (sếp hoặc một thành viên khác), để giữ cho đoạn hội thoại không bị lan man rời xa vấn đề đang được thảo luận.
• Người điều phối sẽ hỏi ý kiến các thành viên liên quan cho phương án xử lý vấn đề (phá vỡ bầu không khí im lặng hoặc chỉ có sếp nói), ngoài ra mỗi thành viên nên đón nhận ý kiến của nhau một cách cởi mở, không phán xét (nếu thường xuyên phán xét sẽ không còn ai muốn nêu ý kiến).
• Sếp hãy tham khảo thêm ý kiến của các thành viên khác để có đa góc nhìn, đồng thời phát huy năng lực giải quyết vấn đề cho nhân viên của mình. Đồng thời khi chốt xong một vấn đề, cần tóm tắt hành động cần làm trong 1,2 câu vắn tắt để người thực hiện nắm rõ.
• Cần có một thư ký ghi chú lại nội dung thảo luận và thể hiện lên trên một màn hình cho các thành viên khác cùng theo dõi, việc này sẽ giúp đội ngũ dễ quan sát nội dung thảo luận đi tới đâu, ai nêu ý kiến gì để không bị trùng lắp, từ đó người điều phối (hoặc sếp) dễ chốt được phương án giải quyết vấn đề tốt nhất.

Rút lại ở phần này: Có có thư ký và người điều phối cho mỗi cuộc họp; Cởi mở hỏi ý kiến các thành viên; Đóng góp khách quan dựa trên lợi ích chung; Học cách trình bày vấn đề/giải pháp và chốt hành động ngắn gọn trong 1-2 câu.

Tổng kết từ hai phần trên, để nâng cấp chất lượng cuộc họp cần phải:

• Chuẩn bị báo cáo trước khi vào cuộc họp theo một form mẫu chung
• Báo cáo cần có thể hiện tiến độ thực thi và kết quả kinh doanh trong tuần/tháng
• Mỗi cuộc họp cần có một thư ký và một điều phối
• Chia sẻ màn hình của thư ký trong cuộc họp: thể hiện danh sách vấn đề, nội dung vấn đề đang giải quyết và hành động sau khi được chốt
• Chỉ thảo luận các vấn đề sau khi đã xong phần báo cáo: bao gồm các vấn đề mang vào cuộc họp và các vấn đề mới nhận diện trong cuộc họp
• Tinh thần cuộc họp: Cởi mở, khách quan, dựa trên lợi ích chung, thành thật, không phán xét

Doanh nghiệp sử dụng các công cụ văn phòng có sẵn để tổ chức cuộc họp này: Công cụ ghi chú (word, excel), công cụ báo cáo tiến độ (excel, powerpoint) hoặc các phần mềm chuyên dụng vừa báo cáo tiến độ vừa ghi chú cuộc họp theo khung (Simplamo).

Kết quả đạt được khi thực hiện thay đổi:

• Đội ngũ nắm được tiến độ thực thi của nhau và kết quả kinh doanh định kỳ: đội ngũ đứng trên góc nhìn công ty để cùng hành động, dễ dàng phối hợp công việc, biết đâu là ưu tiên, luôn nắm rõ định hướng doanh nghiệp, sếp không cần tổ chức thêm các cuộc họp phụ khác.
• Giải quyết hiệu quả các vấn đề: giảm áp lực cho nhà lãnh đạo, ghi nhận được nhiều ý kiến từ đội ngũ, nâng cao năng lực tự giải quyết vấn đề cho đội ngũ, các thành viên được ghi nhận và đóng góp, từ đó nỗ lực và chủ động hơn trong công việc.
• Theo sát các hành động được giao: thành viên được giao hành động biết rõ tầm quan trọng, thời hạn và công việc cần làm là gì, có trách nhiệm cao hơn trong công việc.
• Tiết kiệm thời gian họp: báo cáo trọng tâm, thảo luận tập trung không lan man dưới sự dẫn dắt của người điều phối và có thư ký ghi chú cụ thể.
• Tăng hiệu suất làm việc: nhân viên luôn biết mình phải làm gì sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, không đợi nhắc nhở, không cần hỏi lại, dễ dàng xem lại báo cáo cuộc họp khi cần, đội ngũ phối hợp làm việc nhịp nhàng, ban lãnh đạo nắm được kết quả kinh doanh trong tuần để ra các quyết định chính xác.

Hãy bắt tay áp dụng 2 phương pháp trên ngay từ cuộc họp tới và cảm nhận sự khác biệt. Chúc sếp dẫn dắt đội ngũ bứt phá!

Một thay đổi nhỏ hôm nay có thể tạo ra bước tiến lớn cho ngày mai.

Tìm hiểu thêm

• Phương pháp giải quyết vấn đề dứt điểm trong 3 bước
• 7 Bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ
• Tham gia Workshop “Nâng cấp cuộc họp điều hành” để được giới thiệu chi tiết về phương pháp họp cùng sự chia sẻ thực tế của doanh nghiệp đã áp dụng thành công:

…

Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up