Thảo Lê

Cuộc họp là một phần tất yếu của Doanh nghiệp, dù tốn nhiều thời gian & năng lượng nhưng sếp và đội ngũ cần gặp nhau đều đặn để update các tiến độ và giải quyết vấn đề.

Nếu có phương pháp giúp rút ngắn thời gian họp mà vẫn (1) nắm bắt được hoạt động công ty và (2) giải quyết dứt điểm các vấn đề thì sếp có muốn thử?

Bài viết sau đây sẽ đưa ra phương pháp để đạt được 2 điều trên, đặc biệt dành cho cuộc họp định kỳ của ban lãnh đạo (cấp manager trở lên). Phương pháp này không chỉ nâng cấp chất lượng cuộc họp mà còn nâng cấp cách vận hành doanh nghiệp.

Phương pháp họp giúp các thành viên nắm được tiến độ và kết quả kinh doanh

Một cuộc họp báo cáo tiến độ hiệu quả là ở đó sếp và các thành viên tham dự nắm được kết quả kinh doanh trong tuần/tháng vừa qua, đạt và chưa đạt được gì. Các Mục tiêu/Dự án đang làm tới đâu, có đúng tiến độ không và có gặp vấn đề gì cản trở không.

Các dấu hiệu cho thấy báo cáo chưa hiệu quả: các thành viên không nắm bắt được tình hình kinh doanh và các mục tiêu chung; phòng ban này không hiểu phòng ban khác đang nói cái gì; mất nhiều thời gian chuẩn bị và trình bày báo cáo, có nhiều nội dung chi tiết không cần thiết; không đủ dữ liệu để ra quyết định.

Phương án giải quyết

Để giải quyết tình trạng trên Doanh nghiệp cần có một form mẫu báo cáo chung cho các phòng ban, trong đó:

• Thể hiện tiến độ dự án/mục tiêu: trong tuần/tháng qua đã làm tới đâu, còn cách bao nhiêu so với mục tiêu, có đang đi đúng tiến độ không (điều này cũng rất quan trọng đối với các mục tiêu liên phòng ban – các phòng ban liên quan cần nắm bắt tiến độ của nhau để phối hợp làm việc).
• Kết quả kinh doanh trong tuần/tháng: thể hiện các chỉ số kết quả về Doanh thu, Bán hàng, Tài chính, MKT, Sản xuất, Vận hành,… nên chọn các chỉ số trọng tâm và giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình hoạt động trong tuần/tháng đồng thời dễ nhận diện được các vấn đề đang cản trở.
• Khi nhận thấy vấn đề ở bất kỳ chỉ số/mục tiêu nào: hãy viết tên của nó ra trong một dòng và chỉ giải quyết nó sau khi đã nghe qua hết các phòng ban báo cáo, không nên giải quyết ngay vấn đề khi vừa phát hiện ra. Vì có thể “vấn đề mẹ” nằm ở phần báo cáo sau đó, hoặc phần báo cáo sau đó chính là lời giải cho vấn đề.
• Việc có một form mẫu báo cáo chung: sẽ giúp các phòng ban có cùng chung “một ngôn ngữ”, dễ giao tiếp và chỉ tập trung báo cáo các nội dung quan trọng (tiết kiệm thời gian chuẩn bị và trình bày báo cáo).

Rút lại ở phần này: Form báo cáo chung, tiến độ Mục tiêu rõ ràng, các chỉ số kinh doanh trọng tâm, khi phát hiện ra vấn đề hãy ghi lại để giải quyết sau đó.

Đôi khi, sếp tập trung gấp một cuộc họp chỉ vì thấy đội ngũ đang đi sai hướng hoặc các phòng ban không phối hợp công việc được. Áp dụng phương pháp này sếp sẽ không cần tổ chức thêm nhiều cuộc họp gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

Phương pháp họp giải quyết vấn đề hiệu quả, tạo hành động rõ ràng

Cuộc họp giải quyết vấn đề hiệu quả là khi: Các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm được cuộc họp đã giải quyết được bao nhiêu vấn đề, là các vấn đề gì, hành động sau mỗi vấn đề là gì, giao cho ai thực hiện, thời hạn trong bao lâu.

Khi nắm được điều này, các thành viên sẽ cảm thấy giá trị của cuộc họp là đang giúp cho công việc của họ được trơn tru hơn. Chứ không phải cuộc họp đang làm mất thời gian mà bản thân lại không biết tại sao mình lại có mặt ở đây.

Các dấu hiệu giải quyết vấn đề không hiệu quả, gây mất thời gian:

• Bàn từ vấn đề này qua vấn đề khác, không biết đang thảo luận phương án cho vấn đề gì, là họp để giải quyết vấn đề hay là “đại hội than thở”.
• Người nêu/gặp vấn đề kể lể rất nhiều về hoàn cảnh, lý do nhưng không nêu được tên vấn đề trong một câu để các thành viên khác cùng hiểu.
• Các thành viên khác im lặng, chỉ nói khi được mời, hoặc mỗi người chen ngang một câu và bắt đầu tranh luận tiêu cực thay vì đưa ra phương án.
• Không có biên bản cuộc họp ghi lại nội dung thảo luận vấn đề, hành động được chốt là gì, giao cho ai, deadline ra sau. Nhân viên dễ quên ngay sau khi bước ra khỏi phòng họp. Và kết quả là vấn đề tiếp tục bị tái diễn.

Phương án giải quyết

• Mỗi thành viên cần học cách trình bày gãy gọn, tập trung vào vấn đề/phương án/cách làm, học cách chốt câu trả lời trong 1-2 câu để thư ký dễ ghi chú lại và các thành viên khác nhanh chóng nắm được ý.
• Cuộc họp nên có người điều phối (sếp hoặc một thành viên khác), để giữ cho đoạn hội thoại không bị lan man rời xa vấn đề đang được thảo luận.
• Người điều phối sẽ hỏi ý kiến các thành viên liên quan cho phương án xử lý vấn đề (phá vỡ bầu không khí im lặng hoặc chỉ có sếp nói), ngoài ra mỗi thành viên nên đón nhận ý kiến của nhau một cách cởi mở, không phán xét (nếu thường xuyên phán xét sẽ không còn ai muốn nêu ý kiến).
• Sếp hãy tham khảo thêm ý kiến của các thành viên khác để có đa góc nhìn, đồng thời phát huy năng lực giải quyết vấn đề cho nhân viên của mình. Đồng thời khi chốt xong một vấn đề, cần tóm tắt hành động cần làm trong 1,2 câu vắn tắt để người thực hiện nắm rõ.
• Cần có một thư ký ghi chú lại nội dung thảo luận và thể hiện lên trên một màn hình cho các thành viên khác cùng theo dõi, việc này sẽ giúp đội ngũ dễ quan sát nội dung thảo luận đi tới đâu, ai nêu ý kiến gì để không bị trùng lắp, từ đó người điều phối (hoặc sếp) dễ chốt được phương án giải quyết vấn đề tốt nhất.

Rút lại ở phần này: Có có thư ký và người điều phối cho mỗi cuộc họp; Cởi mở hỏi ý kiến các thành viên; Đóng góp khách quan dựa trên lợi ích chung; Học cách trình bày vấn đề/giải pháp và chốt hành động ngắn gọn trong 1-2 câu.

Tổng kết từ hai phần trên, để nâng cấp chất lượng cuộc họp cần phải:

• Chuẩn bị báo cáo trước khi vào cuộc họp theo một form mẫu chung
• Báo cáo cần có thể hiện tiến độ thực thi và kết quả kinh doanh trong tuần/tháng
• Mỗi cuộc họp cần có một thư ký và một điều phối
• Chia sẻ màn hình của thư ký trong cuộc họp: thể hiện danh sách vấn đề, nội dung vấn đề đang giải quyết và hành động sau khi được chốt
• Chỉ thảo luận các vấn đề sau khi đã xong phần báo cáo: bao gồm các vấn đề mang vào cuộc họp và các vấn đề mới nhận diện trong cuộc họp
• Tinh thần cuộc họp: Cởi mở, khách quan, dựa trên lợi ích chung, thành thật, không phán xét

Doanh nghiệp sử dụng các công cụ văn phòng có sẵn để tổ chức cuộc họp này: Công cụ ghi chú (word, excel), công cụ báo cáo tiến độ (excel, powerpoint) hoặc các phần mềm chuyên dụng vừa báo cáo tiến độ vừa ghi chú cuộc họp theo khung (Simplamo).

Kết quả đạt được khi thực hiện thay đổi:

• Đội ngũ nắm được tiến độ thực thi của nhau và kết quả kinh doanh định kỳ: đội ngũ đứng trên góc nhìn công ty để cùng hành động, dễ dàng phối hợp công việc, biết đâu là ưu tiên, luôn nắm rõ định hướng doanh nghiệp, sếp không cần tổ chức thêm các cuộc họp phụ khác.
• Giải quyết hiệu quả các vấn đề: giảm áp lực cho nhà lãnh đạo, ghi nhận được nhiều ý kiến từ đội ngũ, nâng cao năng lực tự giải quyết vấn đề cho đội ngũ, các thành viên được ghi nhận và đóng góp, từ đó nỗ lực và chủ động hơn trong công việc.
• Theo sát các hành động được giao: thành viên được giao hành động biết rõ tầm quan trọng, thời hạn và công việc cần làm là gì, có trách nhiệm cao hơn trong công việc.
• Tiết kiệm thời gian họp: báo cáo trọng tâm, thảo luận tập trung không lan man dưới sự dẫn dắt của người điều phối và có thư ký ghi chú cụ thể.
• Tăng hiệu suất làm việc: nhân viên luôn biết mình phải làm gì sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, không đợi nhắc nhở, không cần hỏi lại, dễ dàng xem lại báo cáo cuộc họp khi cần, đội ngũ phối hợp làm việc nhịp nhàng, ban lãnh đạo nắm được kết quả kinh doanh trong tuần để ra các quyết định chính xác.

Hãy bắt tay áp dụng 2 phương pháp trên ngay từ cuộc họp tới và cảm nhận sự khác biệt. Chúc sếp dẫn dắt đội ngũ bứt phá!

Một thay đổi nhỏ hôm nay có thể tạo ra bước tiến lớn cho ngày mai.

Tìm hiểu thêm

• Phương pháp giải quyết vấn đề dứt điểm trong 3 bước
• 7 Bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ
• Tham gia Workshop “Nâng cấp cuộc họp điều hành” để được giới thiệu chi tiết về phương pháp họp cùng sự chia sẻ thực tế của doanh nghiệp đã áp dụng thành công:

…

Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

“Chúng tôi từng nghĩ mình đã có một năm kế hoạch rất chắc chắn. Nhưng rồi thị trường chao đảo, khách hàng rút lại đơn hàng, nhân sự hoang mang, dòng tiền tụt dốc từng ngày… Và tôi, trong vai trò là CEO, phải trả lời tất cả những câu hỏi mà chính mình cũng chưa có lời giải.”

Đây không chỉ là câu chuyện của một doanh nghiệp. Đây là thực tế mà rất nhiều CEO đang trải qua trong vài năm trở lại đây.

Khủng hoảng không chỉ là vấn đề kinh tế, mà còn là khủng hoảng lãnh đạo

Khi nền kinh tế biến động, CEO không chỉ phải đối mặt với những con số sụt giảm. Họ còn phải:

• Giải thích cho ban điều hành tại sao chiến lược không đạt kỳ vọng
• Trấn an nhân viên khi tâm lý lo sợ, rạn nứt niềm tin
• Ra quyết định khó khăn như cắt giảm nhân sự, chi phí, thậm chí là đóng bớt mảng kinh doanh
• Giữ bình tĩnh trong khi chính bản thân cũng đầy áp lực

Vấn đề lớn nhất không phải là khủng hoảng, mà là sự mơ hồ: Không rõ nên làm gì trước, không chắc hành động nào mới đúng và không biết đội ngũ có còn theo mình nữa hay không?

Vậy CEO cần gì để vượt qua? Không phải động lực mà là HỆ THỐNG

Không một cá nhân nào đủ tỉnh táo để ra quyết định đúng đắn mỗi ngày giữa bão tố, nếu thiếu một hệ thống để bám vào. Và đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay cần một hệ thống Thực thi hoàn chỉnh từ Tầm nhìn – Chiến lược cho đến Hành động nhất quán hàng tuần.

Hệ thống này không giúp CEO “né” được khủng hoảng. Nhưng nó giúp CEO làm chủ lại điều mình có thể kiểm soát: đội ngũ, quy trình ra quyết định, định hướng chiến lược.

Simplamo – Giải pháp quản trị & thực thi mục tiêu có hệ thống đang là sự lựa chọn của rất nhiều Doanh nghiệp: chọn quay về căn bản và tập trung để hóa giải bài toán khó trong khủng hoảng.

Dưới đây là cách Doanh nghiệp sử dụng Simplamo để giữ vững đội ngũ và tiến về phía trước, ngay cả trong giai đoạn bất ổn nhất:

1. Tái xác lập hướng đi với cơ cấu Tầm nhìn – Mục tiêu

Trong khủng hoảng, doanh nghiệp dễ sa vào “chữa cháy” và quên mất mục tiêu quan trọng. Đội ngũ mất phương hướng giữa vô vàn luồn thông tin không rõ ràng. Công cụ Tầm nhìn và Mục tiêu trên Simplamo giúp CEO cùng đội ngũ:

• Tái định hình Tầm nhìn, Sứ mệnh và Giá trị cốt lõi, nhắc nhở đội ngũ “chúng ta tồn tại vì điều gì, phục vụ ai”
• Củng cố chiến lược: Review lại Tầm nhìn 10 năm-3 năm-1 năm, có thể điều chỉnh chiến lược theo thời cuộc, nhưng không bị xoáy vào “chữa cháy”, đảm bảo luôn hướng về dài hạn
• Tập trung mục tiêu ngắn hạn (Quý): 3–7 mục tiêu quan trọng nhất cần hoàn thành trong 90 ngày tới, đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới kết quả chung, không bị phân tán

Đội ngũ thường có tâm lý “bất ổn” giữa những biến động. Nhưng khi Tầm nhìn rõ, mục tiêu 90 ngày được chốt, đội ngũ sẽ chuyển từ lo sợ sang hành động, yên tâm dưới sự dẫn dắt của lãnh đạo.

2. Giữ nhịp tổ chức bằng cuộc họp tuần

Khi khủng hoảng xảy ra, nhiều CEO hủy họp vì cảm thấy “không có gì để báo cáo”. Tuy nhiên, đây lại là một sai lầm đáng tiếc. Cuộc họp khi được tổ chức đều đặn và đúng cách sẽ giữ cho đội ngũ được kết nối và bám sát vào mục tiêu giữa những hỗn loạn thường nhật. Tính năng Cuộc họp tuần trên Simplamo giúp CEO và đội ngũ:

• Theo sát tiến độ từng Mục tiêu của mỗi phòng ban và cá nhân >> nhận diện cơ hội, thách thức và có kế hoạch ứng phó kịp thời
• Cập nhật số liệu từ bảng chỉ số kết quả kinh doanh hàng tuần >> luôn biết mình đang ở đâu, còn cách bao xa so với kế hoạch, chỉ số nào đang tốt, chỉ số nào đang báo động
• Giải quyết vấn đề hiệu quả theo ba bước: Nhận diện-Thảo luận-Chốt hành động >> vấn đề xuất hiện mỗi ngày, không giải quyết chúng kịp thời bạn sẽ tốn chi phí để sửa sai

Khi không biết chuyện gì đang diễn ra, chúng ta thường tưởng tượng ra điều tồi tệ nhất. Họp tuần định kỳ giúp CEO nhanh chóng nắm bắt hoạt động kinh doanh, duy trì nhịp kết nối và tăng tính trách nhiệm ở mỗi nhân sự.

3. Ra quyết định dựa trên dữ liệu, loại bỏ mơ hồ

Trực giác là con dao hai lưỡi trong khủng hoảng. Bảng kết quả kinh doanh tuần trên Simplamo với 5–15 chỉ số đo lường đơn giản, cập nhật hàng tuần giúp cho CEO:

• Phân tích xu hướng tăng/giảm để phát hiện sớm nguy cơ trước khi quá muộn
• Theo dõi KPI quan trọng như dòng tiền, chi phí, tỷ lệ giữ chân khách,…
• Quyết định dựa trên sự thật, không theo cảm tính

“Bảng kết quả hàng tuần giống như bảng điều khiển máy bay. Khi mọi thứ rung lắc, chính bảng số liệu này sẽ giúp CEO giữ tay lái vững vàng.”

4. Vững tổ chức từ việc làm rõ trách nhiệm

Trong thời gian khó khăn vì khủng hoảng, nếu nhân sự không nắm rõ vai trò của mình và của nhau, sự bất ổn dễ xảy ra, ban lãnh đạo né tránh ra quyết định khó và những người quan trọng có xu hướng rời đi do thiếu định hướng. Do đó, việc thể hiện cơ cấu và vai trò rõ ràng trên Sơ đồ trách nhiệm sẽ giúp CEO:

• Đưa ra quyết định đúng người đúng việc khi cần cắt giảm chi phí, tái cơ cấu hoặc sa thải
• Sự minh bạch về trách nhiệm giúp đội ngũ yên tâm và tập trung vào vai trò của mình hơn

“Khi ai cũng biết rõ mình cần làm gì, doanh nghiệp không chỉ vững mà còn vận hành nhanh và hiệu quả hơn.”

Kết luận

“Giá trị của một nhà lãnh đạo giỏi không nằm ở những lúc thuận buồm xuôi gió, mà ở cách họ cùng tổ chức vững vàng vượt qua giông bão.”

Nếu bạn đang đối mặt với những câu hỏi như:

• Làm sao để đội ngũ hành động có định hướng hơn?
• Làm thế nào để ra quyết định với sự tự tin và dữ liệu rõ ràng hơn?
• Có công cụ nào giúp tổ chức thực thi kỷ luật, nhưng vẫn linh hoạt thích nghi?

Thì có lẽ đây là thời điểm phù hợp để bạn nhìn lại hệ thống hiện tại và bắt đầu với một cách làm mới: quản trị có mục tiêu, có hệ thống và có công cụ đồng hành.

Nhiều CEO đã chọn xây dựng hệ thống vận hành để làm chủ lại điều mình có thể kiểm soát giữa tâm khủng hoảng: ADG, Việt Thương Music, Masscom, Sovigaz,…

Xem câu chuyện của họ TẠI ĐÂY

Simplamo không chỉ là phần mềm, đó là cách giúp đội ngũ của bạn gắn kết hơn, vận hành nhất quán hơn và từng bước phục hồi sự tự tin trong vai trò dẫn dắt.

👉 Đăng ký trải nghiệm xây dựng hệ thống quản trị trên Simplamo tại đây

…

Simplamo – Quản trị & Thực thi Mục tiêu xuất sắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Hành trình phát triển của Tập đoàn KIDO không chỉ là câu chuyện thành công, mà còn là nguồn cảm hứng lớn cho nhiều thế hệ doanh nhân trẻ Việt Nam. Với tinh thần sẻ chia và mong muốn lan tỏa những giá trị bền vững, thầy Trần Kim Thành – Chủ tịch KIDO luôn sẵn lòng chia sẻ tư duy chiến lược và bài học quý báu từ chính hành trình kinh doanh của mình.

Simplamo trân trọng gửi đến sếp bài chia sẻ tâm huyết của thầy Trần Kim Thành trong sự kiện “Những cú hích phát triển doanh nghiệp”, do Câu lạc bộ Doanh nhân & Quản trị tổ chức vào tháng 9.2021. Đây là sự kiện mà Simplamo có cơ hội tham dự và lắng nghe những chia sẻ sâu sắc, những bài học kinh doanh tưởng chừng quen thuộc nhưng lại chứa đựng giá trị vượt thời gian, càng trải nghiệm thực tế càng thấm thía.

Simplamo tin rằng, dù bối cảnh có thay đổi, những tư duy cốt lõi và nguyên lý kinh doanh đúng đắn vẫn luôn giữ nguyên giá trị và là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp trên hành trình phát triển bền vững.

Sự kiện đặc biệt này có sự điều phối bởi:

• Chị Nguyễn Thị Nghĩa – Founder Simplamo, đồng thời là Founder BSS Việt Nam

• Chị Đặng Thị Thực – Founder & CEO Đặng Gia Trang, cũng là một trong những khách hàng thân thiết đã đồng hành cùng Simplamo từ những ngày đầu tiên.

Hy vọng những chia sẻ dưới đây sẽ mang đến cho sếp thêm góc nhìn thực tiễn và động lực mới trong quá trình phát triển doanh nghiệp của mình.

Dưới đây là nội dung cô đọng phần chia sẻ của thầy Trần Kim Thành:

Cơ hội là công bằng với tất cả mọi người nhưng nó chỉ dành cho những ai đã có sự chuẩn bị từ trước. Do đó là một người lãnh đạo, chúng ta cần phải có một cái nhìn xa, cần hoạch định trước cho tương lai, không nên đợi nước đến chân mới nhảy. Có như vậy khi cơ hội đến, chúng ta đã có đủ nguồn lực để chớp lấy và tạo cú hích cho sự phát triển của mình.

Lý do nhiều doanh nghiệp SME hiện nay khó thoát khỏi tình trạng “bình bình” như hiện tại là do người lãnh đạo hầu như chỉ tập trung vào các công việc thường ngày “cơm áo gạo tiền” mà không có thời gian để lập kế hoạch và chuẩn bị cho các kịch bản xa hơn.

Ví dụ:

Mở một nhà máy cần khoảng 2 năm.

Xây dựng một thương hiệu cần khoảng 3 năm.

Phát triển dòng sản phẩm nào, theo công nghệ nào cần khoảng 2 năm để nghiên cứu và chuẩn bị nguồn vốn.

Cho ra một Sản phẩm mới trên thị trường mất ít nhất 6 tháng.

Thiết kế bao bì mới thay thế mẫu cũ mất khoảng 3 tháng.

Nên nếu CEO không suy nghĩ từ trước thì những điều như thế này sẽ không thể nào xảy ra.

I. BỐN MỐC THỜI GIAN VÀNG PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP 

Việc xoay vòng với các công việc thường ngày (như xử lý các vấn đề đang xảy ra, giải quyết đơn hàng, lương nhân viên,…) đều là các công việc quan trọng. Nhưng CEO cần cân nhắc nặng nhẹ, giữa việc tìm người thay thế thực hiện các công việc đó hoặc chấp nhận sự thật rằng, doanh nghiệp sẽ không chuẩn bị kịp nguồn lực để nắm bắt các cơ hội khi chúng xuất hiện.

Như vậy, làm sao để cân đối giữa các vấn đề hiện tại và tính toán việc tương lai? Chủ doanh nghiệp cần lập ra 4 mốc thời gian sau:

QUÁ KHỨ

HIỆN TẠI

TƯƠNG LAI GẦN

TƯƠNG LAI XA

Cần phân ra các mốc thời gian để xem xét và xử lý các vấn đề trong từng thời điểm. CEO phải biết công ty mình đang đối mặt với vấn đề gì để xử lý dứt điểm như vậy mới có thể yên tâm với hiện tại và có thời gian chuẩn bị cho tương lai.

“Không xử lý dứt điểm vấn đề trong quá khứ thì sẽ suốt ngày lo cứu hỏa ở hiện tại” – Chủ tịch Trần Kim Thành.

II. BA LOẠI VẤN ĐỀ CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP

Vấn đề nổi bật, thấy rõ

Vấn đề nữa nổi nữa chìm

Vấn đề ẩn

Đối với các vấn đề nữa nổi nữa chìm & vấn đề ẩn, CEO cần tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đâu mới là nguồn gốc thực sự, đâu chỉ là triệu chứng. Sau đó làm cho vấn đề nổi lên và để cho nhân viên của mình xử lý. Bằng cách đưa ra các mục tiêu cho nhân viên thảo luận và tìm ra phương án: 1 là nhân viên cảm thấy giá trị của họ và niềm vui trong công việc khi giải quyết các vấn đề cho công ty; 2 là CEO có được người am hiểu và có khả năng xử lý vấn đề dứt điểm vì đấy là chuyên môn của họ.

Ví dụ: Cách đặt mục tiêu khi phát hiện vấn đề chi phí sản xuất tăng:

Tiêu hao nguyên liệu để sản xuất dầu ăn đang là 10%, có cách nào giảm xuống 5% được không?

Sau khi giải quyết xong các vấn đề, thời gian còn lại là phân tích và đối mặt các thách thức để phát triển.

1. TƯƠNG LAI GẦN

Đối với tương lai gần, cần đặt ra các giả định “Nếu – Thì” và nên viết ra chứ không được để trong đầu. CEO đặt ra vế Nếu và để vế Thì cho nhân viên xử lý. Việc tiên đoán này rất quan trọng, nó quyết định nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần tập dợt và tích lũy từ từ.

Ví dụ Nếu – Thì tại Kido:

• Bắc Giang thực hiện chính sách “3 tại chỗ” khi dịch bùng phát, nếu tình trạng này cũng xảy ra ở Tp.HCM thì sao? Trả lời: Kido lên kế hoạch mua lều, thuê nhà vệ sinh, buồng tắm. Khi có chỉ thị “3 tại chỗ” ở Tp.HCM thì Kido đã sẵn sàng trước đó 1 tuần.
• Sau dịch, tình trạng công nhân nghỉ việc nhiều thì giải quyết như thế nào? Trả lời: Công nhân nghỉ việc nhiều hay không là do cách mình đối xử với họ trong thời điểm hiện tại, cho nên bộ phận nhân sự của Kido cần tập trung vào chất lượng cuộc sống công nhân: chích vaccin, thuốc, test, ăn uống, chương trình giải trí cuối tuần,…

2. TƯƠNG LAI XA

Vậy làm thế nào để nhận biết và nắm bắt các cơ hội trong tương lai?

Bước 1: Người lãnh đạo cần đặt ra các mục tiêu kích thích sự tăng trưởng, dựa vào những thế mạnh đã làm được. Không đặt chỉ tiêu cao thì làm sao nhìn thấy cơ hội. Đã không làm thì thôi, làm là phải số 1 số 2, không làng nhàng.

Bước 2: Chuẩn bị đủ nguồn lực để đón nhận cơ hội.

• Thách thức lớn nhất với các doanh nghiệp thường là vốn: Doanh nghiệp lớn thì lên sàn chứng khoán, thông qua các thương vụ M&A; Doanh nghiệp nhỏ thì vay mượn các nguồn lực xã hội khác.
• Hoặc mở rộng sang ngành khác nếu ngành của mình hết dung lượng để phát triển, đây là lý do mà nhiều tập đoàn lớn thường đa ngành nghề.

Từ lúc suy nghĩ cho đến lúc thực hiện cũng mất phải từ 5 -7 năm do đó nếu muốn có CÚ HÍCH trong tương lai thì các CEO hãy bắt đầu ngay từ bây giờ.

III. NẮM BẮT 4 MỐC THỜI GIAN VÀNG ĐỂ TẠO CÚ HÍCH TRONG KINH DOANH

Nói không ngoa khi các nhà lãnh đạo tài ba thường có một công thức chung trong việc quản trị tổ chức của mình, đó là “Tề gia trị quốc bình thiên hạ”. Bộ máy vận hành của tổ chức cần phải ổn định trước rồi mới tập trung xử lý các vấn đề lớn hơn để tìm kiếm cơ hội phát triển.

Ví như thầy Trần Kim Thành – Chủ tịch Tập đoàn Kido, thầy chia ra bốn mốc thời gian (QUÁ KHỨ, HIỆN TẠI, TƯƠNG LAI GẦN, TƯƠNG LAI XA) để tập trung xử lý dứt điểm các vấn đề trong quá khứ, chăm lo việc hiện tại và dành thời gian lên kế hoạch cho tương lai. Đồng thời biết phát huy sức mạnh của nhân sự thông qua việc đặt mục tiêu cho họ giải quyết và ủy quyền trong công việc.

Các nhà kinh doanh lỗi lạc khác trên thế giới cũng có những tư duy riêng để quản trị hiệu quả dòng thời gian trong doanh nghiệp: Tập trung vào vấn đề hiện tại nhưng cũng không lơ là chuyện tương lai.

1. Với những vấn đề ở quá khứ và hiện tại: Áp dụng cuộc họp hàng tuần và hàng quý

Tại đây các vấn đề được đội ngũ nêu lên hàng tuần và giải quyết ngay khi chúng vừa phát sinh. Khi tổng kết mỗi quý, các mục tiêu nào đạt và không đạt, từ đó tìm hiểu ngay nguyên nhân và giải quyết để không làm ảnh hưởng đến quý sau và kết quả chung của cả năm.

Trên Simplamo, có công cụ Cuộc họp tuần và Cuộc họp quý với khung cuộc họp được cố định sẵn tạo nên văn hóa họp hành đồng bộ cho toàn tổ chức:

• Liên tục review và báo cáo tiến độ thực thi các Mục tiêu: đảm bảo đội ngũ không bỏ quên các mục tiêu quan trọng, kịp thời phát hiện vấn đề để xử lý (mục tiêu còn đáng để theo đuổi, đội ngũ có năng lực để thực hiện theo kế hoạch, các chướng ngại xuất hiện làm ảnh hưởng đến tiến độ,…)
• Liên tục review bảng chỉ số kết quả kinh doanh hàng tuần: dự báo khả năng đạt được mục tiêu tháng, quý và giải quyết vấn đề ngay trong tuần đó (với tình hình này chúng ta có thể đạt doanh thu quý, số lead về hiện tại không đạt cần đẩy mạnh chiến dịch marketing, tỷ lệ khách hàng phàn nàn tăng cao trong tuần – vấn đề do đâu?,…)
• Cập nhật nhanh phản hồi từ đội ngũ trong tuần – những người trực tiếp gặp gỡ làm việc với khách hàng, giúp sếp “từ trên cao” vẫn biết được những gì đang “thật sự” diễn ra.

Như vậy chỉ cần duy trì nhịp họp hàng tuần và hàng quý ổn định với đội ngũ của mình, chủ doanh nghiệp đã nắm chắc được được hai mốc thời gian: QUÁ KHỨ và HIỆN TẠI.

2. Với tương lai gần và tương lai xa: Bảng Tầm nhìn ngắn gọn trong 2 trang giấy

Thể hiện các Giá trị cốt lõi, Chiến lược Marketing, Mục tiêu 10 năm, Bức tranh 3 năm & 1 năm, Mục tiêu ưu tiên quý,… và đặc biệt là Các vấn đề chính của doanh nghiệp trong việc hiện thực hóa tầm nhìn trên.

Các vấn đề này bao gồm trở ngại, thách thức, cơ hội và ý tưởng. Như vậy thông qua một bảng Tầm nhìn với 8 nội dung chính ngắn gọn, chủ doanh nghiệp và đội ngũ của mình có thể nhìn thấy TƯƠNG LAI GẦN và TƯƠNG LAI XA.

Mục tiêu 10 năm – Tương lai xa: Chủ doanh nghiệp muốn đạt được sự bức phá gì trong kinh doanh? Và để đạt mục tiêu 10 năm đó thì Bức tranh 3 năm & 1 năm – Tương lai gần của công ty phải trông như thế nào? Các vấn đề chính (Nếu -Thì) là gì và ai là người chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề đó?

Bảng Tầm nhìn được thiết kế bởi chính đội ngũ ban lãnh đạo, được review hàng quý hàng năm để đánh giá tiến độ và cập nhật các Vấn đề mới. Cùng với việc chia sẻ Tầm nhìn cho toàn bộ tổ chức, chủ doanh nghiệp có thể tận dụng được sức mạnh của đội ngũ nhân sự thay vì để mọi thứ trong đầu.

Bên cạnh Cuộc họp và Tầm nhìn, Simplamo còn rất nhiều tính năng khác giúp chủ doanh nghiệp hoàn thiện cách thức vận hành, chuyển hóa các mục tiêu mờ hồ trên giấy thành các Mục tiêu smart và đo lường thực thi một cách thông minh, nâng cao năng lực thực thi đội ngũ, tăng trưởng 30% hằng năm.

Chúc sếp nắm bắt 4 Mốc thời vàng hiệu quả và tạo nên sự bứt phá cho Doanh nghiệp của mình!

Đăng ký trải nghiệm 30 ngày và nhận tư vấn Simplamo tại đây.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up