Oct 01

Mô hình BSC là gì? Và phương pháp đơn giản hóa BSC, biến chiến lược thành hành động hàng tuần

By Tiết Từ Thị Uncategorized

1. Mô hình BSC là gì? Phần mềm BSC là gì?

BSC (Balance Scorecard) là mô hình quản trị hiệu suất và chiến lược cho doanh nghiệp, được phát triển bởi David Norton và Robert Kaplan vào đầu những năm 1990.

Đây là phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp tập trung vào 4 khía cạnh cốt lõi: Tài chính, Quy trình, Khách hàng, Học tập & Phát triển.

phần mềm bsc

Phần mềm BSC giúp doanh nghiệp xây dựng một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của họ bằng cách cân nhắc các khía cạnh khác nhau tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập và phát triển. Phần mềm BSC cung cấp các công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, đo lường tiến trình, và theo dõi tiến bộ trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược

Kaplan và Norton nhấn mạnh rằng thẻ điểm cân bằng không phải là một khuôn mẫu để áp dụng cho các doanh nghiệp nói chung hoặc thậm chí toàn ngành. Các doanh nghiệp phải đưa ra các thẻ điểm tùy chỉnh để phù hợp với các tình huống thị trường, chiến lược sản phẩm và áp lực cạnh tranh khác nhau của mình.

2. Tìm hiểu về cấu trúc của mô hình BSC

Quan điểm về tài chính

Ở khía cạnh này doanh nghiệp đo lường các chỉ số hiệu suất tài chính bằng cách theo dõi các chỉ số như: doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, và chi phí. Giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tổ chức đang đạt được các mục tiêu tài chính để duy trì và phát triển.

Quan điểm về khách hàng

Ở khía cạnh khách hàng, BSC đo lường chỉ số hiệu suất bằng cách xác định các chỉ số quan trọng đối với khách hàng và sự hài lòng của họ, thị phần thị trường, tỷ lệ giữ chân khách hàng. Quá trình này giúp doanh nghiệp tìm hiểu được các nhu cầu của khách hàng để cung cấp các giải pháp phù hợp.

Quy trình kinh doanh nội bộ

Tại khía cạnh quy trình, BSC giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất nội bộ quan trọng. Mục tiêu là tối ưu hóa các quy trình này để cải thiện hiệu suất làm việc của tổ chức và tạo ra giá trị cho khách hàng và cổ đông.

Thước đo học tập và phát triển

Ở khía cạnh thước đo học tập và phát triển, BSC giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển nhân lực và năng lực cơ sở để từ đó hỗ trợ các khía cạnh khác của BSC. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết và tổ chức đang đầu tư cho việc phát triển, thăng tiến của bản thân.

Mô hình BSC không chỉ đơn giản là một công cụ đo lường hiệu suất mà còn là một phương pháp quản trị chiến lược. Nó giúp tổ chức xác định, đo lường, và theo dõi việc thực hiện chiến lược và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng đều được cân nhắc một cách cân đối. BSC cũng thúc đẩy sự thay đổi và cải tiến liên tục để đáp ứng sự biến đổi trong môi trường kinh doanh.

Mặc dù đây là một công cụ mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị chiến lược, thế nhưng cũng có một vài điểm yếu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng. Tại phần tiếp theo của bài viết chúng ta sẽ cùng khám phá các lợi ích và điểm khó khăn khi áp dụng BSC với mục đích là giúp sếp hiểu rõ hơn, để từ đó có phương pháp áp dụng phù hợp mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.

3. Lợi ích và những khó khăn khi triển khai mô hình BSC

Trước khi đi vào phân tích các lợi ích và khó khăn, Simplamo gửi đến sếp một ví dụ về mô hình quản trị chiến lược BSC.

3.1 Lợi ích khi áp dụng mô hình BSC:

Mô hình BSC khuyến khích các nhà lãnh đạo công ty đạt được sự đồng thuận về mục tiêu chiến lược thực sự là gì.
BSC thể hiện trực quan bản đồ chiến lược của công ty.
Giúp các nhà quản lý xác định những lĩnh vực cần cải thiện để đưa tổ chức tiến về phía trước.
Thể hiện tính liên kết giữa các mục tiêu dài hạn (chiến lược) của công ty với các mục tiêu ngắn hạn cần thiết, đồng thời là các số liệu cần thiết để giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.
Cho nhân viên ở mọi cấp độ của tổ chức thấy các mục tiêu cá nhân của họ phù hợp với mục tiêu của công ty như thế nào.

Mô hình quản trị BSC không bị giới hạn bởi quy mô doanh nghiệp, nó có thể sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên cách triển khai BSC có thể thay đổi dựa trên quy mô cụ thể của tổ chức. Tại phần sau đây Simplamo sẽ chia sẻ đến sếp một vài điểm khó khăn khi áp dụng mô hình BSC.

3.3 Khó khăn khi áp dụng mô hình BSC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tài nguyên hạn chế: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có tài nguyên hạn chế, trong khi đó quá trình triển khai Mô hình BSC đòi hỏi thời gian, nguồn nhân lực và tài chính đáng kể. Song song đó, quá trình xây dựng đòi hỏi nhiều thời gian để nghiên cứu và đánh giá cũng như xác định mục tiêu, chiến lược, sau đó là công tác thiết lập chỉ số và hệ thống mục tiêu.

Quá trình này cũng yêu cầu đội ngũ của sếp có nhiều kinh nghiệm và kiến thức về mô hình quản trị BSC để rút ngắn thời gian cũng như đảm bảo được đầu ra của bảng chiến lược.

Sự phức tạp của mô hình BSC: Việc triển khai BSC có thể trở nên phức tạp nếu sếp không thiết kế và triển khai chúng một cách đơn giản, và giúp nhân viên hiểu chúng một cách rõ ràng. Đều này dẫn đến các điểm nghẽn ở quá trình thực thi và nhân viên bị mất cảm hứng trong quá trình làm việc.
Thiếu công cụ đo lường kết quả: Một phần quan trọng của BSC là thiết lập mục tiêu và kết quả đo lường. Nếu ngay từ đầu mục tiêu và kết quả không được xác định một cách đúng đắn hoặc phản ánh đúng bản kế hoạch thực tế, thì quá trình xây dựng BSC của doanh nghiệp sẽ trở nên vô nghĩa.
Quá trình triển khai BSC đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ từ các nhân viên và quản lý trong tổ chức. Khi nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng BSC họ có cơ hội hiểu rõ hơn về mục tiêu và chiến lược trong tổ chức, tạo ra sự đồng thuận và tính cam kết trong quá trình thực thi.

Phần mềm Simplamo giúp sếp “Hiểu về BSC đơn giản, làm đơn giản và thực thi đơn giản”

Việc xây dựng BSC mang đến tính phức tạp ở mô hình, khó khăn khi đòi hỏi doanh nghiệp phải có kinh nghiệm quản trị từ 5 -10 năm, sự hiểu biết về chiến lược, quản trị hiệu suất và khả năng phân tích dữ liệu. Đồng thời, hầu hết các doanh nghiệp áp dụng mô hình BSC khi không còn nỗi lo về doanh thu, khi đó họ cân đối cả 4 yếu tố để đạt sự tăng trưởng bền vững, ổn định và lâu dài.

1. Phần mềm Simplamo đơn giản hóa sự phức tạp của BSC, giúp doanh nghiệp cụ thể hóa chiến lược của mình

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc triển khai phần mềm BSC chưa phải là thời điểm thích hợp, vì doanh nghiệp cần tập trung vào các hoạt động cốt lõi để tồn tại như tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí hoặc cải thiện quy trình kinh doanh. Lúc này các doanh nghiệp cần một phần mềm BSC đủ đơn giản và vừa vặn để hỗ trợ lên chiến lược sau đó dễ dàng triển khai kế hoạch xuống cho đội ngũ.

Không phải là phần mềm BSC, Simplamo giúp doanh nghiệp làm rõ, đơn giản hóa và sau đó hiện thực hóa tầm nhìn ở cấp cao nhất của tổ chức, tạo ra hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động một cách chặt chẽ – liên tục hàng tuần, xây dựng các mục tiêu, chỉ số một cách khoa học, sau cùng là phương pháp bám đuổi mục tiêu hiệu quả.

Khi sử dụng phần mềm Simplamo, sếp xây dựng Bảng tầm nhìn bằng cách trả lời 8 câu hỏi trên hai trang giấy, đơn giản hóa sự phức tạp. Quá trình này giúp doanh nghiệp làm rõ: Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, mục tiêu 10 năm, bức tranh 3 năm, mục tiêu 1 năm và mục tiêu hàng quý – xây dựng kế hoạch và chiến lược dài hạn để từ đó chinh phục tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.

2. Chiến lược của sếp được thực thi bởi “đúng người, đúng trách nhiệm”

Sử dụng công cụ xây dựng sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp sếp đảm bảo rằng những thành viên trong tổ chức ngồi đúng ghế, đảm nhận đúng vai trò của họ, không chồng chéo chức năng. Khi vai trò và trách nhiệm của mỗi người trở nên rõ ràng hơn sẽ xóa bỏ các vấn đề sản sinh trong quá trình thực thi và tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi trách nhiệm được xác định một cách rõ ràng.

3. Simplamo cung cấp hệ thống chặt chẽ từ tầm nhìn đến thực thi

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp dành nhiều thời gian để xây dựng bảng đồ chiến lược BSC. Tuy nhiên, mọi thứ trở nên vô nghĩa vì thiếu công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi thực thi hàng tuần. Trên thị trường cũng có ít phần mềm BSC để giúp doanh nghiệp biến chiến lược đã xây dựng thành hiện thực.

Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chặt chẽ từ tầm nhìn đến thực thi một cách thông suốt: Đi từ tầm nhìn chiến lược của sếp, sau đó phân rã xuống mục tiêu 10 năm, 3 năm, 1 năm, đến các mục tiêu quý và cả quá trình này đều được biến thành kế hoạch hành động liên tục:

Từ các mục tiêu ưu tiên hàng quý giúp sếp phân rã thành các cột mốc Milestone một cách khoa học.
Khung cuộc họp hàng tuần giúp sếp luôn trong trạng thái chủ động để theo dõi mục tiêu ưu tiên, đo lường các chỉ số đã xây dựng.
Liên tục giải quyết các vấn đề cản trở.

Khung cuộc họp trên Simplamo được thiết kế bao gồm 7 bước bao gồm:

Chia sẻ tin tốt
Review chỉ số
Rà soát mục tiêu
Phản hồi
Danh sách Hành động
Vấn đề cần giải quyết
Kết luận

Khi các cuộc họp được tổ chức liên tục hàng tuần với khung cố định sẽ giúp đội ngũ của sếp ngồi lại với nhau để review mục tiêu. Mục tiêu của sếp sẽ được theo dõi và đo lường thường xuyên, xóa bỏ điểm nghẽn ở khâu thực thi và bám đuổi mọi thứ tới cùng.

Thực tế, đội ngũ ban lãnh đạo luôn truyền thông đến đội ngũ kết quả cuối cùng sẽ như thế nào, nhưng họ không thể nói cho nhân viên biết chính xác làm thế nào để đạt được kết quả đó. Ngay bây giờ hãy nhanh chóng đăng ký sử dụng Simplamo để làm rõ và đơn giản hóa tầm nhìn của sếp trên hai trang giấy, xác định mục tiêu 10 năm, bức tranh 3 năm, mục tiêu 1 năm, mục tiêu ưu tiên quý, kết hợp với cuộc họp hàng tuần để chinh phục chiến lược của sếp.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 28

Love0

HƯỚNG DẪN CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO DOANH NGHIỆP THẬT TINH GỌN

By Tiết Từ Thị KPI/OKR

Bài viết này sẽ thảo luận về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp để phát huy tối đa sức mạnh của KPI trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Xây dựng được một hệ thống KPI khoa học và phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp là cách hiệu quả, để đạt được tăng trưởng và phát triển bền vững cao nhất.

1. Sơ bộ về chỉ số KPI cho doanh nghiệp

1.1. Giới thiệu về KPI

KPI (Key Performance Indicator) – chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động/ quá trình của một cá nhân, bộ phận phòng ban hoặc tổ chức thực hiện để đạt mục tiêu. KPI được sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.

Mục đích của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là đo lường hiệu suất để cải thiện tình hình kinh doanh. Bằng cách dựa trên dữ liệu KPI và kết quả đánh giá, điều chỉnh chiến lược kinh doanh để cải thiện hiệu suất và đảm bảo doanh nghiệp đang tiến gần đến mục tiêu kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể không thể đạt hoàn hảo chính xác 100% KPI đặt ra, nhưng chỉ cần đạt từ 80% trở lên là doanh nghiệp đã thành công. KPI không phải là tĩnh, chúng có thể thay đổi theo thời gian.

Luôn cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh đúng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình liên tục và quan trọng để đảm bảo sự thành công dài hạn.

1.2. Vai trò của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Định hướng và tập trung nguồn lực.
Đo lường hiệu quả hoạt động.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp phù hợp và hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích cho cả hiện tại và tương lai, giúp tổ chức:

Xác định được rõ ràng các mục tiêu, định hướng.
Đo lường được hiệu suất, hiệu quả hoạt động.
Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu.
Đánh giá kết quả đạt được bằng dữ liệu rõ ràng.
Xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu.
Có cơ sở để ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các hoạt động và mục tiêu quan trọng.
Cải thiện năng suất lao động khi thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt mục tiêu.
Nâng cao tính cạnh tranh khi so sánh được hiệu quả hoạt động của mình với các đối thủ.

3. Các bước xây dựng KPI

3.1. Các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Xây dựng các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để đảm bảo bạn có thể đo lường, đánh giá và theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình. Dưới đây là các bước cơ bản về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp của bạn:

1. Thiết lập mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG

Công thức thiết lập mục tiêu cơ bản: Động từ + Danh từ (Đối tượng thực hiện)

Ví dụ: Nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên bán hàng.

Mục tiêu có thể liên quan đến tăng trưởng doanh số bán hàng, cải thiện lợi nhuận, tăng khách hàng mới, hay bất kỳ mục tiêu kinh doanh cụ thể nào khác.

Một số tiêu chí đánh giá mục tiêu đã được thiết lập tốt:

Có liên kết với chiến lược doanh nghiệp.
Thực sự quan trọng.
Khả thi về mặt đo lường.

Mục tiêu nên được xác định, khoanh vùng rõ ràng về công việc thực hiện dành cho đối tương cụ thể nào, mục tiêu thiết lập để đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thời gian và nguồn lực có sẵn. Nếu không KPI xây lên sẽ không đo lường được do mục tiêu dề ra quá chung chung, mơ hồ.

2. Lựa chọn KPI

Từ mục tiêu kinh doanh đã thiết lập ở bước 1, nhà lãnh đạo sẽ lựa chọn hệ thống KPI bằng cách kết nối mục tiêu với các chỉ số KPI quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn đo lường nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.

Để lựa chọn các chỉ số KPI này, doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Tính liên quan và Thời hạn đạt được mục tiêu) để đánh giá từng chỉ số.

3. Đo lường KPI

Sau khi lựa chọn KPI, cần Thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số đã xác định và thường xuyên đo lường, phân tích chúng. Tần suất đo lường thường được thực hiện tùy vào khả năng của mỗi doanh nghiệp, nhưng tối ưu nhất là thực hiện đo lường hàng tuần.

Các cách tính KPI:

KPI định lượng: Tính toán theo công thức
KPI định tính: Đánh giá theo thang điểm

Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện đo lường KPI:

Khoanh vùng dữ liệu cần đo lường (chọn mẫu)
Xác định dữ liệu cần thu thập: tử số/ mẫu số
Thiết kế mẫu biểu
Thu thập dữ liệu từ telesale, email form,…

Công việc đo lường hệ thống KPI này cần rất nhiều thời gian và nguồn lực thực hiện, nên các nhà lãnh đạo có thể xem xét sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp để giúp theo dõi tiến trình thực hiện hệ thống KPI thường xuyên hơn.

4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT

Ghép con số (số lượng, doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ suất sinh lợi, tăng trưởng doanh thu), chất lượng (đánh giá từ khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi) và thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi) vào mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG ở trên.

NÊN đặt mục tiêu HIỆU SUẤT sau, không nên đặt ngay từ đầu vì không biết thực tế cụ thế những chỉ số đó như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp mình, nên sau khi đo lường có kết quả thì thiết lập mục tiêu Hiệu suất sẽ chính xác và khả thi hơn.

Có thể đặt mục tiêu hiệu suất dựa trên kinh nghiệm của nhà lãnh đạo, số liệu chính thức, tham khảo từ những năm/ quý trước của doanh nghiệp để đặt mục tiêu.

Ngoài ra cũng cần xem xét mức độ thách thức khi đề ra mục tiêu hiệu suất trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Mức độ thách thức của các mục thiêu Hiệu suất này nên đặt tùy bối cảnh và niềm tin của đội ngũ.

5. Họp hiệu suất

Bước Họp hiệu suất này giúp KPI giống như nhịp tim “sống” trong doanh nghiệp. Có 3 nội dung chính sẽ thực hiện trong cuộc Họp hiệu suất cho doanh nghiệp:

Cập nhật tình hình đã hoàn thành bao nhiêu % KPI, xu hướng KPI đang tăng hay giảm, có bám theo mục tiêu Định hướng đã đề ra trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp không.
Xác định những rào cản, những vấn đề bất khả thi gặp phải khi thực hiện. Và tìm hiểu nguyên nhân KPI đang đi theo xu hướng đó
Đề xuất những sáng kiến giải quyết vấn đề đã xác định, phân tích trên.

Tần suất thực hiện các cuộc họp hiệu suất về cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp: đối với KPI công ty họp 1 tháng/ lần. KPI phòng ban nên họp mỗi tuần (nếu dữ liệu đo lường, chỉ số tháng không thay đổi thì cuộc họp sẽ xoay quanh giải quyết vấn đề và sáng kiến).

3.2. Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

Các loại KPI cho nhân viên kinh doanh:

KPI tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí,… -> đo lường hiệu quả về mặt tài chính mà nhân viên kinh doanh thực hiện được
KPI hoạt động: Số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng,… -> đo lường hiệu quả về hoạt động của nhân viên kinh doanh
KPI chất lượng: Tỷ lệ khách hàng hài lòng, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu,… -> đo lường hiệu quả về chất lượng dịch vụ, khả năng tư vấn, thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh

Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh:

1. Thiết lập mục tiêu định hướng

Mục tiêu định hướng này cần đi đúng hướng để góp phần, hỗ trợ hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Mục tiêu của doanh nghiệp: Tăng doanh thu 20% trong năm 2023

=> Mục tiêu của nhân viên kinh doanh: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh -> đặt KPI chất lượng

Mục tiêu định hướng của nhân viên kinh doanh này rõ ràng, có hỗ trợ với mục tiêu chung của doanh nghiệp, có liên kết với chiến lược thực thi của phòng kinh doanh -> Phù hợp, có khả năng thực hiện được & có quan trọng với nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp.

2. Lựa chọn KPI

Sau khi thiết lập Mục tiêu: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh.

Chúng ta sẽ mô tả kết quả kỳ vọng: 90% khách hàng nhận được khảo sát sẽ tham gia khảo sát; 75% khách hàng tham gia khảo sát nói là họ hài lòng; điểm khảo sát đạt mức trung bình là 3.5 (trên thang điểm 5)…

Sau đó chúng ta sẽ lựa chọn 1 số KPI phù hợp nhất (chỉ nên từ 1-2 cái để đảm báo thực hiện tốt nhất)

3. Đo lường KPI

Thực hiện Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện hệ thống KPI như đã đề cập bên trên sau đó tiến hành đo lường.

Với mục tiêu này có thể thu thập dữ liệu để đo lường thông qua form khảo sát (hoặc cuộc gọi phản hồi) mà nhân viên kinh doanh gửi cho khách hàng sau khi tư vấn.

Chọn cách đo lường hệ thống KPI chất lượng này theo phương pháp định lượng với công thức tính:

Số khách hàng hài lòng/ Tổng số khách hàng điền form (hoặc nhận cuộc gọi) x 100%

Quá trình này gặp rất nhiều khó khăn khi thực hiện vì nếu bản thân nhân viên kinh doanh thực hiện sẽ dễ dẫn đến thiếu sót, không minh bạch, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của họ. Cần một bộ phận riêng biệt hoặc công cụ để hỗ trợ thực hiện, đơn giản hóa công đoạn này và đảm bảo không thiếu sót, đạt được hiệu quả nhất.

Tham khảo thêm Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT

Giả định tình hình hiện tại của nhân viên kinh doanh: Hiện có 65% khách hàng hài lòng với dịch vụ của nhân viên kinh doanh này.

Trong quá trình xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh này thì việc thiết lập mục tiêu hiệu suất có thể xem xét, cân nhắc như sau:

Đặt mục tiêu Hiệu suất để cải thiện tình trạng hiện tại: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 70%.
Đặt mục tiêu Hiệu suất để nhân viên kinh doanh đột phá: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 80%.

5. Họp Hiệu suất:

Với mục tiêu đã thiết lập cho nhân viên kinh doanh doanh, thì phòng kinh doanh nên thực hiện họp hiệu suất 1 tuần/ lần để chia sẻ, cập nhật tình hình nhanh chóng nhất, xác định phân tích các rào cản, bất cập trong công việc để đưa ra sáng kiến hoặc cân nhắc thay đổi chỉ số của hệ thống KPI theo tình hình.

3.3. Lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Một số lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp, đó là KPI cần:

Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
Phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp
Cụ thể, có ý nghĩa, có thể đo lường được
Có thể so sánh, truy xuất được
Thống nhất giữa các bộ phận, cá nhân trong phòng ban của doanh nghiệp
Cẩn thận với các KPI không có ý nghĩa (KPI vanity) vì các chỉ số này không giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định cải thiện hiệu suất.
Được phổ biến, truyền thông rộng rãi cho các bộ phận, cá nhân, các bên liên quan trong doanh nghiệp.

Sử dụng các bước trên để bắt đầu cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp và đạt được hiệu suất tối ưu, có sự tăng trưởng và tạo sức bền cực hạn cho doanh nghiệp.

4. Một số phương pháp hỗ trợ triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng, có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, điều này rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, nguồn lực, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Dẫn đến có tới 70% tổ chức tại Việt Nam thất bại khi triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Một số anh chị chủ doanh nghiệp có nền tảng kiến thức chuyên sâu lựa chọn tham gia nhiều khóa học hoặc sự trợ giúp của chuyên gia về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Đây cũng là một lựa chọn tốt nếu các anh chị vận dụng được lý thuyết vào thực tế, truyền đạt cho toàn bộ nhân viền và triển khai cho doanh nghiệp. Nhưng nó vẫn sẽ không là một bài toán dễ dàng.

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả và thiết thực hơn đó là nên sử dụng sự trợ giúp từ Phần mềm KPI – một công cụ giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của doanh nghiệp.

Hoặc sử dụng hỗ trợ từ AI để triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp cũng là một lựa chọn để các anh chị chủ doanh nghiệp thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản với AI

Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng có thể sử dụng bảng chỉ số Scorecard – một công cụ tinh giản và đơn giản hóa hệ thống KPI, cũng có vai trò theo dõi và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp, từng phòng ban và cá nhân trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra.

5. Tinh gọn cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp với phần mềm Simplamo

5.1. Giới thiệu scorecard – phiên bản đơn giản hơn về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

Scorecard biểu thị hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Các anh chị chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Scorecard cho doanh nghiệp mình trên phần mềm Simplamo – xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh tại đa dạng lĩnh vực, mong muốn triển khai BSC, OKR, và thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Bảng Scorecard này sẽ cung cấp thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, từ việc xác định tình hình sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả, tạo ra sự rõ ràng và mạch lạc, tập trung vào kết quả. Để tổ chức dễ dàng đo lường hiệu suất tổng thể của mình.

5.2 Các bước xây dựng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard gồm hai cấp độ: cấp công ty và cấp phòng ban. Các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

Tên chỉ số
Chỉ tiêu của chỉ số
Tên người phụ trách
Số liệu đo lường hàng tuần, (với màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả

Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 – 5 chỉ số cho cấp phòng ban).

Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ.

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard sẽ đơn giản, và có thể dễ dàng, nhanh chóng thực hiện chỉ từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Hãy xem thêm hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể Tại đây.

Khi doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chỉ số KPI được tinh giản bằng bảng Scorecard của riêng mình. Đây cũng là lúc xác định được việc doanh nghiệp cần làm, cũng như hệ thống được công tác đo lường, đánh giá thường xuyên, để nắm giữ mọi thứ không bị thả trôi.

Nếu các anh chị muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý doanh nghiệp và xây dựng OKR-KPI, lập Scoracard, hay ứng dụng mô hình EOS. Anh chị có thể dành thời gian đọc thêm các bài viết liên quan khác trên trang web simplamo.com của chúng tôi.

—–

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 21

Love0

Simplamo đồng hành cùng Cuộc thi “Personal Branding 4.0 – Tạo dấu ấn cá nhân cùng tên miền quốc gia ID.VN”

By Tiết Từ Thị News

Cuộc thi “Personal Branding 4.0 – Tạo dấu ấn cá nhân cùng tên miền quốc gia VN.ID” diễn ra từ ngày 14/7/2023 – 13/8/2023 dành cho các bạn sinh viên từ 18-23 tuổi trên cả nước. Cuộc thi tạo cơ hội cho các bạn sinh viên GenZ thể hiện năng lực bản thân trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân trực tuyến trong thời đại số hóa hiện nay. Simplamo và các tổ chức, doanh nghiệp uy tín khác đã cùng đồng hành, tài trợ cho sự kiện ươm mầm sáng tạo, tìm kiếm tài năng nhân lực số đầy ý nghĩa này.

Cuộc thi Personal Branding 4.0 là một trong những sự kiện nổi bật nhất thuộc chuỗi các hoạt động thúc đẩy không gian tên miền mới ID.VN và các dịch vụ số hướng đến giới trẻ (đặc biệt là sinh viên) của Trung tâm Internet Việt Nam – Bộ Thông tin và truyền thông (VNNIC). Cuộc thi được tổ chức với mong muốn mang đến không chỉ là kiến thức cho giới trẻ trong việc tạo thương hiệu cá nhân trong thời đại số, mà còn cung cấp cho họ một công cụ thực tiễn an toàn để học tập, thực hành, trải nghiệm và nâng cao kỹ năng trong làn sóng chuyển đổi số. Hình thành nguồn nhân lực số chất lượng, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia.

Thí sinh tham gia cuộc thi được trang bị kỹ năng lập trình, digital marketing, được hướng dẫn quy trình xây dựng, thiết kế website bài bản, chuyên nghiệp, tạo dựng hình ảnh cá nhân và được tham gia khóa học “Năng lực số”. Do đó, thí sinh có hiểu biết, có kiến thức nền tảng cơ bản, sau đó sẽ dễ thỏa sức phát huy kỹ năng xây dựng website cá nhân của mình với tên miền ID.VN hơn. Đồng thời hiện thực hóa những ý tưởng độc đáo, mang đậm chất riêng của từng cá nhân vào sản phẩm dự thi. Đem dấu ấn thương hiệu cá nhân của thí sinh truyền tải vào trang web để gia tăng lợi thế cạnh tranh tìm kiếm cơ hội việc làm, thu hút sự chú ý của các nhà tuyển dụng, cộng đồng mạng.

Cuộc thi Personal Branding 4.0 nhận được sự quan tâm từ hơn 28 trường Đại học, Cao đẳng tại Thành phố Hồ Chí Minh tuyên truyền cho toàn thể sinh viên tham gia. Và chỉ trong vòng sơ khảo, BTC đã nhận hơn 200 bài dự thi gửi về tham dự. Cuộc thi trao 5 giải chính: Giải nhất, nhì, ba, giải sản phẩm sáng tạo và giải sản phẩm nhận được nhiều bình chọn nhất từ cộng đồng, với tổng giá trị giải thưởng lên tới 41.000.0000đ. Ngoài ra, các bạn thí sinh tham dự đều được nhận phần quà trị giá 6 triệu đồng với 2 năm sử dụng miễn phí: tên miền id.vn, nền tảng Web360s, email riêng theo tên miền. Ban giám khảo trao giải dựa trên đánh giá qua 3 vòng, sản phẩm trang web cá nhân có các tiêu chí gồm thiết kế sáng tạo, nội dung chất lượng, khả năng giao tiếp và tương tác, sự chuyên nghiệp và phù hợp với mục tiêu xây dựng thương hiệu cá nhân.

Bên cạnh sự nhiệt huyết, sáng tạo từ tuổi trẻ, không thể không nhắc đến đội ngũ Ban Giám Khảo với trình độ chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm luôn hỗ trợ định hướng cho các thí sinh tham dự, với các tên tuổi nổi bật như ông Wilson Lieu, ThS. Trần Hoàng Nam, ông Thọ Trương, ông Bùi Minh Nhật và ông Vũ Thanh Duy,…

Cuộc thi đã diễn ra thành công tốt đẹp và ngày 13.8.2023 vừa qua cuộc thi đã chính thức khép lại với buổi bế mạc trao giải cho tất cả các thí sinh tham dự. Có được sự thành công rực rỡ như vậy chắc chắn phải nói đến sự đồng hành từ các đối tác và nhà tài trợ: Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC), Hiệp hội Internet Việt Nam (VIA), các công ty chuyển đổi số Simplamo, NextJobs, P.A Việt Nam, ViHAT, Safebooks, Retentee, Alipo Creative, NextPay, NextTech, NextAcademy,… ứng dụng trí tuệ nhân tạo Dizim, Lovinbot và nền tảng kiểm tra năng lực tiếng Anh ứng dụng trí tuệ nhân tạo British Council EnglishScore… Cùng hơn 28 trường Đại học, cao đẳng tại TP. Hồ Chí Minh đã đồng hành hỗ trợ cho các bạn thí sinh trong quá trình hình thành và hoàn thiện ý tưởng tại cuộc thi.

Cuộc thi Personal Branding là sân chơi để các bạn trẻ thể hiện mình, xây dựng và mở rộng mối quan hệ, và cũng là bàn đạp để thúc đẩy sự phát triển, thể hiện sự sáng tạo, nét riêng trong bước đầu tạo dụng nên thương hiệu cá nhân tại thời đại số hóa qua trang web cá nhân.

Simplamo hân hạnh tài trợ, đồng hành xuyên suốt cuộc thi và đánh giá cao sự phấn đấu, đam mê, trách nhiệm của thế hệ trẻ. Simplamo rất vui mừng khi cuộc thi thành công tốt đẹp, mang đến giá trị cộng đồng và được đón nhận nồng nhiệt từ các bạn sinh viên và nhận được sự phối hợp nhiệt thành từ các trường đại học.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 21

Love0

99% chủ doanh nghiệp “rơi tiền” mà không hay biết?

By Tiết Từ Thị News

Việc quản lý tài chính là một phần quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhiều chủ doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng tiền bạc thất thoát mà họ không hề hay biết. Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm sự mất kiểm soát tài chính và thậm chí đe dọa sự tồn tại của công ty bởi nhiều “thất thoát nhỏ” sẽ tạo nên những lỗ hổng tài chính nguy hiểm.

Cùng Bizzi tìm hiểu một số nguyên nhân tại sao chủ doanh nghiệp “rơi tiền” mà không hay biết là gì?

Chủ doanh nghiệp rơi tiền do đâu?

Sự thất thoát trong ngân sách vận hành doanh nghiệp luôn là bài toán đau đầu của các chủ doanh nghiệp. Một số nguyên nhân chính:

Thiếu kiểm soát tài chính

Một số chủ doanh nghiệp không thể kiểm soát tài chính của họ một cách hiệu quả do thiếu CFO/nhà quản lý tài chính chuyên nghiệp. Bộ máy tài chính chưa hoàn thiện dẫn đến việc mất phương hướng và không thể kiểm soát được dòng tiền. Những hạn chế khác khiến chủ doanh nghiệp khó kiểm soát được công nợ, kiểm tra định kỳ sổ sách, do đó tình trạng tiền thâm hụt và lãng phí kéo dài “âm ỉ”.

Nhiều chủ doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng tiền bạc thất thoát mà họ không hề hay biết

Chủ doanh nghiệp quá bận rộn

Bên cạnh việc thiếu trợ thủ đắc lực, chủ doanh nghiệp quá bận rộn với nhiều công việc phải giải quyết. Do đó họ không có nhiều thời gian theo dõi và quản lý từng đầu việc nhỏ. Áp lực công việc và thiếu thời gian có thể làm cho chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định mà không có đủ thời gian để xem xét kỹ lưỡng. Điều này có thể dẫn đến việc đầu tư vào các dự án không hiệu quả hoặc lựa chọn tài chính không tốt.

Hệ thống thu chi của doanh nghiệp lộn xộn

Hệ thống quản lý thu chi của doanh nghiệp không hiệu quả với hàng trăm đầu mục chồng chéo, tạo ra sự rối ren và lỗ hổng tài chính khắp nơi. Điều này khiến cho việc xác định nguồn và mục đích của mỗi khoản thu chi trở nên khó khăn hơn. Bên cạnh hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp kém hiệu quả có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sai sót và gian lận. Các giao dịch có thể bị lẫn lộn, và nhân viên hoặc người khác có thể tận dụng để thực hiện các giao dịch không đúng quy định.

Thiếu bản tổng quan tài chính

Thiếu khả năng nhận biết và phản ứng nhanh chóng trước những biến động tài chính bất thường và việc tiếp tục chi tiền vào các mục không cần thiết là một vấn đề nghiêm trọng có thể gây thất thoát tiền bạc trong doanh nghiệp. Nếu không thiết lập các quy trình kiểm tra và đánh giá tài chính định kỳ, chủ doanh nghiệp có thể không nhận ra những biến động tài chính bất thường.

Chi tiêu lãng phí

Doanh nghiệp có thể tiêu tiền một cách không cần thiết trên các hoạt động không mang lại giá trị, quảng cáo không hiệu quả, hoặc chi tiêu không đúng mục tiêu. Sự lãng phí này có thể làm suy yếu tài chính của công ty.

Lỗ hổng tài chính doanh nghiệp từ thất thoát nhỏ

Thất thoát nhỏ sẽ tạo nên những lỗ hổng tài chính nguy hiểm

Mặc dù có thể coi thất thoát nhỏ là vấn đề không đáng quan tâm, nhưng nếu để cho tình trạng này kéo dài, nó có thể tạo ra những lỗ hỏng tài chính nguy hiểm đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số hậu quả tiềm ẩn của thất thoát tiền bạc:

Suy giảm lợi nhuận: Thất thoát tiền bạc làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Mỗi đồng tiền mất đi là một khoản lãi tiềm ẩn bị giảm. Nếu tình trạng này kéo dài, lợi nhuận chung của doanh nghiệp sẽ bị suy giảm đáng kể.
Tình trạng nợ nần: Thất thoát tiền bạc có thể làm cho doanh nghiệp phải vay mượn thêm hoặc tạo ra nợ nần không cần thiết, dẫn đến sự căng thẳng, đặt nặng áp lực tài chính doanh nghiệp.
Mất cơ hội phát triển: Tiền bạc thất thoát có thể được sử dụng để đầu tư vào sự phát triển và mở rộng doanh nghiệp. Khi tiền bạc bị lãng phí hoặc thất thoát, doanh nghiệp có thể bị hạn chế trong việc phát triển và cạnh tranh trên thị trường.
Chậm trễ trong đầu tư và phát triển: Thất thoát tiền bạc có thể làm chậm trễ trong việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, và mở rộng thị trường. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội cạnh tranh và thị trường có thể đổi màu nhanh chóng.
Nguy cơ phá sản: Nếu không kiểm soát được thất thoát tiền bạc, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ phá sản. Khi không còn đủ tiền để trả nợ hoặc duy trì hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải dừng hoạt động.

Tìm ngay giải pháp tại Webinar: “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi”

Để giúp các chủ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này, Simplamo đồng hành cùng Bizzi Việt Nam tổ chức chương trình Webinar “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi”. Chương trình này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về bức tranh tài chính hiện tại của công ty và cách để lấp đầy những “lỗ hổng tài chính” này.

Chi tiết chương trình:

Đặt vấn đề: Thách thức đối với các chủ doanh nghiệp trong quản lý tài chính
Phương hướng kiểm soát tài chính cho chủ doanh nghiệp
Ứng dụng công nghệ kiểm soát tài chính doanh nghiệp
Thảo luận và hỏi đáp

Thời gian: 9g00-10g00 | 30/9/2023

Hình thức: Trực tuyến tại Quickcom

Diễn giả chương trình:

Anh Nguyễn Văn Sử (Steven Nguyen) – Giám đốc dịch vụ Tài chính và Thuế, kiểm toán viên và chuyên viên thuế, cử nhân Đại học Kinh tế TP. HCM, với 14 năm kinh nghiệm trong ngành.
Anh Trần Minh Khánh – Chuyên viên Tài chính, Kế toán và Thuế, với 12 năm kinh nghiệm trong ngành. Anh cũng là giảng viên thỉnh giảng các môn học về Kế toán, Thuế, Tài chính tại một số trường đại học, cao đẳng tại TP. HCM.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp còn có cơ hội nhận được gói quà tặng đặc biệt trị giá hơn 100 triệu đồng từ Bizzi và Simplamo, cùng các đối tác khi tham gia chương trình:

01 gói giải pháp Bizzi Expense Pro
Tặng thêm 50% thời gian sử dụng khi mua gói dịch vụ Haravan
Tặng miễn phí 3 tháng sử dụng Harasocial – Giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả trên Facebook, Instagram, Zalo và Livestream
01 Voucher dịch vụ tư vấn triển khai Oracle NetSuite ERP/CRM*
03 Voucher giảm giá 50% phí sử dụng phần mềm Simplamo 01 năm
01 Voucher giảm 30% khi tham gia các khóa học Bootcamp về tài chính do Bizzi tổ chức

Tình trạng thất thoát tiền bạc trong doanh nghiệp có thể gây ra những hậu quả tiềm ẩn nghiêm trọng cho tài chính của họ. Chủ doanh nghiệp cần nhận thức đầy đủ về nguy cơ này và thực hiện các biện pháp để giải quyết tình trạng này một cách dứt điểm. Chỉ khi có sự quản lý tài chính hiệu quả và kiểm soát tỉ mỉ, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo rằng tiền bạc không “rơi ra khỏi lỗ” một cách vô tội vạ.

Webinar “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi” là cơ hội tuyệt vời để các chủ doanh nghiệp tìm hiểu cách kiểm soát tài chính một cách hiệu quả và ngăn chặn sự thất thoát tiền bạc không cần thiết.

Webinar sẽ giới hạn số lượng thành viên tham gia, nhanh chóng đăng ký ngay!

Sep 14

Love0

Bao Bì Ánh Sáng – Bám Đuổi Mục Tiêu, Hoàn Thiện Hệ Thống Thực Thi Trên Simplamo

By Tiết Từ Thị Customer Stories, Production, Sản xuất, Thương Mại

Công ty cổ phần Thương Mại và Sản Xuất Bao Bì Ánh Sáng là một trong những doanh nghiệp chuyên sâu về sản xuất bao bì PP đầu tiên tại thị trường Việt Nam, với phương châm “Đơn giản, hiệu quả, nhanh chóng và toàn diện” để mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng.

Xuất phát điểm là doanh nghiệp tiên phong trong ngành bao bì PP dệt, và cũng là một trong những doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của đại dịch, đến thời điểm hiện tại để thúc đẩy được tốc độ phát triển của doanh nghiệp, anh Trần Hữu Như Anh – CEO Bao Bì Ánh Sáng quyết định áp dụng Simplamo để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ giúp phòng Sale bám đuổi mục tiêu bán hàng một cách triệt để.

Thách thức đội ngũ gặp phải trong quá trình thực thi chiến lược của CEO

Khó khăn khi giải quyết các vấn đề liên phòng ban

Độii ngũ Bao Bì Ánh Sáng gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên phòng ban, chúng không xuất phát từ một phòng ban duy nhất, mà còn chịu tác động bởi các phòng ban khác. Chính vì vậy để các vấn đề được giải quyết tận gốc, đội ngũ cần có phương pháp bóc tách vấn đề xác định nguyên nhân cốt lõi, sau đó cần có phương án để giao việc, không để vấn đề lớn dần theo thời gian.

Quá trình thực thi đội ngũ cần có một kế hoạch hành động cụ thể để bám đuổi liên tục

Anh Như Anh cần có một công cụ để biến mọi kế hoạch của mình thành hành động cụ thể, giúp đội ngũ chú trọng vào việc thực thi để đạt được mục tiêu kinh doanh thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Quyết định áp dụng Simplamo giúp Bao Bì Ánh Sáng hoàn thiện hệ thống thực thi mục tiêu, thúc đẩy phòng ban sale tăng tốc thực thi chiến lược một cách thông suốt và bám đuổi mục tiêu và giúp doanh nghiệp đạt doanh thu theo chiến lược của CEO.

Trong thời điểm hiện tại, Bao Bì Ánh Sáng đang sử dụng Base.vn phục vụ cho quản lý nhân sự và project. Quyết định triển khai Simplamo sẽ là một điểm mạnh giúp CEO quản trị chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Đồng thời làm rõ vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên trong bộ phận kinh doanh, xây dựng các chỉ số cốt lõi cần đo lường của phòng ban sale và phân rã bám sát mục tiêu với các cột mốc cụ thể, theo sát mục tiêu hàng tuần.

Bao Bì Ánh Sáng – Bám Đuổi Mục Tiêu, Hoàn Thiện Hệ Thống Thực Thi Trên Simplamo

Xây dựng và thiết lập rõ ràng vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên tại phòng ban

Đội ngũ chuyên gia Simplamo đã giúp Bao Bì Ánh Sáng xây dựng vai trò trách nhiệm, làm rõ 5 vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên, từ nền tảng này giúp doanh nghiệp xây dựng chỉ số, các mục tiêu với người đảm nhận rõ ràng.

Hoàn thành sơ đồ trách nhiệm, đã đặt những viên đá đầu tiên thành công cho quá trình thực thi mục tiêu. Khi mọi thứ được minh bạch và rõ ràng ở vai trò trách nhiệm, các vấn đề chồng chéo chức năng, chồng lấn công việc được xóa bỏ, và các thành viên điều chịu trách nhiệm giải trình cho công việc của mình.

Xây dựng các chỉ số cốt lõi cho phòng ban Sale, theo sát các chỉ số kinh doanh của doanh nghiệp

Chuyên gia Simplamo đã hỗ trợ đội ngũ Bao Bì Ánh Sáng xây dựng bảng chỉ số cốt lõi của bộ phân kinh doanh hàng tuần như (Đảm bảo tồn kho thành phẩm không quá 1 đơn/tuần, Doanh số, Số lượng báo giá đã gửi khách, Số lượng khách hàng tiềm năng được tiếp cận…) Bảng chỉ số giúp trực quan hóa tình hình của bộ phận kinh doanh tại Bao Bì Ánh Sáng một cách rõ nét. Đối với tình hình kinh doanh hiện tại việc đo lường các chỉ số cốt lõi giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt cũng như đưa ra các phương án giải quyết vấn đề kịp thời.

“Lập kế hoạch” cho mục tiêu của CEO cho thông qua việc xây dựng, phân rã mục tiêu

Thông qua quá trình xây dựng mục tiêu trên Simplamo đã giúp đội ngũ Bao Bì Ánh Sáng tạo “Hành động thực thi cụ thể” cho chiến lược của CEO. Mục tiêu được xây dựng dựa trên tầm nhìn của doanh nghiệp: Tầm nhìn ⇒ Mục tiêu 10 năm ⇒ Mục tiêu 3 năm ⇒ Mục tiêu hàng quý. Sau đó đội ngũ đã cùng thảo luận để xây dựng các cột mốc rõ ràng cho mục tiêu hàng quý, và chủ động đo lường theo dõi các cột mốc thường xuyên. Điều này hình thành một sợi dây liên kết từ tầm nhìn đến hành động cụ thể của doanh nghiệp, từ đó bám đuổi mục tiêu một cách triệt để.

Hành động thực thi cụ thể cho chiến lược của CEO được thể hiện rõ ràng thông qua tư duy xây dựng và phân rã mục tiêu trên Simplamo, tổ chức toàn bộ đội ngũ hoạt động để bám đuổi mục tiêu.

Tổ chức cuộc họp hàng tuần, bóc tách triệt để từng vấn đề theo nguyên tắc IDS

Trong môi trường làm việc hàng ngày nói chung, chúng ta thường cảm thấy có vấn đề ở một công việc nào đó, nhưng thật ra không biết vấn đề chính xác là gì. Mặc dù vậy chúng ta vẫn biết rõ tác động và hậu quả của chúng, nhưng không thực sự diễn đạt được bằng lời về nó. Chính vì vậy thông thường chúng ta có xu hướng chạy theo khắc phục các triệu chứng mà không tìm ra nguyên nhân cốt lõi.

Thông qua nguyên tắc giải quyết vấn đề IDS giúp đội ngũ ban lãnh đạo Bao Bì Ánh Sáng giải quyết các bất cập tại khâu giải quyết vấn đề của đội nhóm bằng cách: Nhận diện vấn đề chung thuộc trách nhiệm của nhiều phòng ban, thiết lập cơ chế giao tiếp, tạo ra tính trách nhiệm chung và rõ ràng cũng như thúc đẩy tinh thần đồng đội để xử lý các vấn đề ảnh hưởng.

Quy trình giải quyết vấn đề khoa học trên Simplamo:

Identify: Bóc tách vấn đề nhận diện vấn đề liên phòng ban từ đó đưa ra phương hướng giải quyết đúng đắn.
Discuss: Nhận được góc nhìn đa chiều từ toàn bộ đội ngũ
Solve: tạo hành động cụ thể, không đặt bản thân vào thế bị động trước khi vấn đề bị quá muộn

“Nếu tôi có một giờ để giải quyết một vấn đề, tôi sẽ dành 55 phút để suy nghĩ về vấn đề đó và 5 phút để nghĩ về giải pháp” (Albert Einstein)

Bạn hãy tìm hiểu kỹ hơn về quy trình tổ chức cuộc họp tuần và phương pháp giải quyết vấn đề đột phá theo nguyên tắc IDS tại đây

Điều này giải quyết thực trạng các vấn đề lớn và nguyên nhân bị phân mảnh ở nhiều nơi, đồng thời tạo ra các hành động cụ thể để giải quyết vấn đề.

Simplamo giúp đưa đội ngũ vào guồng thực thi liên tục bám đuổi mục tiêu, song song đó các vấn đề chung được giải quyết hiệu quả, đây là nền tảng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, và hoàn thành chiến lược của CEO.

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 13

Love0

7 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ

By Tiết Từ Thị Quản lý hiệu suất

Tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay do thực trạng tổ chức cuộc họp tại Việt Nam hiện nay vẫn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập. Nổi bật như là tình trạng họp nhiều, thời gian họp quá dài, họp không có mục đích, nội dung rõ ràng, gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Các cuộc họp không hiệu quả sẽ làm gia tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của doanh nghiệp,.

1. Tầm quan trọng của tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tổ chức cuộc họp là một hình thức giao tiếp, một hoạt động quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp các thành viên trao đổi, truyền đạt thông tin, bàn luận tìm giải pháp, đưa ra những chỉ đạo cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Tổ chức cuộc họp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất công việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng tiêu biểu trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả bao gồm:

Trao đổi thông tin: Cuộc họp là nơi để các thành viên trao đổi, cập nhật, nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động, kế hoạch thực hiện, các mục tiêu đề ra từ doanh nghiệp/phòng ban và cá nhân. Thông tin được truyền đạt trực tiếp trong cuộc họp sẽ đầy đủ, rõ ràng hơn, mọi người hiểu rõ các vấn đề, nhiệm vụ, hạn chế được những nhầm lẫn khi mọi người có cơ hội phản hồi và trình bày thắc mắc nhanh chóng và phối hợp công việc với nhau tốt hơn.
Chia sẻ ý kiến: Tổ chức cuộc họp hiệu quả là tạo cơ hội cho nhân viên bày tỏ, chia sẻ ý kiến, suy nghĩ về các vấn đề của phòng ban/ doanh nghiệp, các vấn đề, khúc mắc sẽ được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể đề ra các giải pháp đa dạng, thực tiễn, khả thi hơn.
Thảo luận và giải quyết vấn đề: Cuộc họp là nơi để các thành viên trong tổ chức thảo luận, đưa ra ý kiến đóng góp và giải quyết các vấn đề vướng mắc chung. Thông qua quá trình thảo luận, các thành viên sẽ phân tích, đánh giá toàn diện, đưa ra các ý kiến, giải pháp phù hợp, đa dạng, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề, cũng như các vấn đề nên được giải quyết xong nhanh chóng ngay trong thời gian tổ chức.
Tăng cường sự phối hợp: Tổ chức cuộc họp hiệu quả giúp các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm của nhau, để họ có thể phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả hơn trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Ra quyết định: Cuộc họp là thời điểm để ban lãnh đạo, giám đốc công bố, thông báo hoặc ra quyết định chung về các vấn đề quan trọng đến các thành viên trong doanh nghiệp. Các quyết định được đưa ra công khai, minh bạch, rõ ràng, mọi người đều nắm bắt được, từ đó khả năng thực thi theo chỉ đạo sẽ cao hơn.

2. Những nguyên nhân khiến cuộc họp không hiệu quả

Không có cuộc họp định kỳ, thời gian tổ chức cuộc họp không cố định

Nhiều phòng ban trong doanh nghiệp (như phòng kinh doanh) thường gặp khó khăn khi thống nhất thời gian tổ chức cuộc họp vì nhân viên bận đi gặp khách hàng… nên dời lại cuộc họp, nhân sự tham gia dự không đầy đủ, bỏ lỡ nội dung, vấn đề quan trọng trong cuộc họp. Hay như việc mọi người tới muộn, đến rải rác vì nhiều lý do, dẫn đến tổ chúc cuộc họp hiệu quả gần như không khả thi.

Mục đích và nội dung cuộc họp không rõ ràng

Khiến các thành viên tham dự không biết tập trung vào điều gì, vấn đề nào cần thiết giải quyết trước, từ đó cuộc họp sẽ diễn ra không đi vào trọng tâm, xa rời mục đích và không đạt được kết quả như mong muốn. Đây được coi là nguyên nhân phổ biến nhất ảnh hưởng đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả

Kế hoạch cuộc họp không được chuẩn bị kỹ lưỡng

Làm cho việc tổ chức cuộc họp dễ bị gián đoạn, lãng phí thời gian, không trật tự, logic, người tham dự không theo được nhịp họp, không nắm bắt được đầy đủ vấn đề, dẫn đến đề xuất giải quyết vấn đề một cách tức thời, hời hợt, không khả thi.

Thành phần tham dự không phù hợp

Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp với mục đích và nội dung của cuộc họp. Nếu thành phần tham dự không phù hợp, sẽ làm cuộc họp không thể thảo luận sâu vào về vấn đề đang cần giải quyết (do yếu tố chuyên môn), không đi đúng trọng tâm, thậm chí có thể gây ra tranh cãi, xung đột và không trở thành cuộc họp hiệu quả.

Người điều phối kiêm nhiệm cả vị trí thư ký cuộc họp

Người điều phối có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, dẫn dắt cuộc họp đi đúng trọng tâm, không lan man, tránh tình trạng lộn xộn, thiếu trật tự… Nên khi 1 người đảm nhiệm cả vai trò điều phối và thư ký sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả của cả hai nhiệm vụ. Vừa không kiếm soát được cuộc họp, vừa không ghi chép được đầy đủ nội dung.

Bàn luận sa đà, không đúng thời điểm

Cuộc họp nói về những vấn đề không liên quan, quanh quẩn trong những chuyện không thật sự cần thiết, khiển trách/khen thưởng quá lâu… bị phân tâm khỏi nhiệm vụ quan trọng, tốn nhiều thời gian họp nhưng không giải quyết được vấn đề trọng yếu.

Các thành viên tham dự không tích cực

Có thể do tổ chức họp quá nhiều trong tuần, cuộc họp quá dài, nội dung cuộc họp không liên quan, không phù hợp với người tham dự, hay người tham dự cuộc họp nhưng chỉ được nghe, không được thảo luận, chia sẻ ý kiến, gây ra nhàm chán, mất tập trung, lãng phí thời gian và không có kết quả. Sự tham gia tích cực của các thành viên cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay việc tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không.

Kết thúc cuộc họp không có kết luận rõ ràng

Cuộc họp diễn ra quá dài, bàn luận sa đà, vội vàng kết thúc vì mọi người hết năng lượng, mệt mỏi, lo quay lại những nhiệm vụ hàng ngày của cá nhân, nên bỏ qua phần kết luận để tổng hợp lại những nội dung, thông điệp chính yếu đã được thảo luận trong cuộc họp. Tổ chức một cuộc họp nhưng không có kết luận rõ ràng sẽ dẫn đến việc các quyết định được đưa ra trong cuộc họp không được thực hiện hoặc bị thiếu sót, bỏ lỡ vì mọi người cảm thấy cuộc họp chưa hoàn tất nên chưa cần triển khai thực hiện.

Các thành viên tham gia cuộc họp không nhận được biên bản họp

Vì quên do chủ quan cho rằng các thành viên đều tự ghi lại đầy đủ hay vì thiếu phần mềm hỗ trợ nên thư ký phải gửi thủ công biên bản đến từng thành viên tham dự sau cuộc họp dẫn đến chậm trễ, cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, vì vậy việc tổ chức cuộc họp hiệu quả cũng không đạt.

Ngoài ra còn các yếu tố khách quan khác dẫn đến việc không tổ chức được cuộc họp hiệu quả như thời gian, địa điểm cuộc họp không phù hợp với nội dung họp và nhu cầu của người tham gia, công nghệ trình bày, phần mềm cho cuộc họp lỗi thời, không còn hiệu quả hỗ trợ, ngoài ra còn có yếu tố tình hình sức khỏe của các thành viên,…

3. Các yếu tố cần thiết để tổ chức cuộc họp hiệu quả

3.1. Các yếu tố cần thiết để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Trước cuộc họp

Xác định mục tiêu, nội dung cuộc họp rõ ràng để đảm bảo hiệu quả, trật tự, tránh lãng phí thời gian khi tổ chức cuộc họp – yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của cuộc họp.
Lập kế hoạch cuộc họp cụ thể, chi tiết về mục đích, nội dung, thời gian (các cuộc họp nên cố định thời gian tổ chức), địa điểm, phương thức điều hành,…
Xác định thành phần tham dự cuộc họp, phân công trách nhiệm rõ ràng: Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp, liên quan với nội dung cuộc họp, việc điều phối chỉ nên do một người đảm nhiệm, thư ký và người chủ trì nên do hai thành viên khách nhau đảm nhận.
Thông báo cuộc họp, đảm bảo tất cả các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm thông tin cuộc họp càng sớm càm tốt, để họ có sự chuẩn bị, sắp xếp tốt nhất. Vậy nên tổ chức cố định sẽ càng dễ tổ chức cuộc họp hiệu quả và thuận lợi hơn.

Trong cuộc họp

Điều phối cuộc họp chặt chẽ: Người điều phối cần giữ cho cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, tránh lan man, xa rời mục đích, tạo điều kiện cho các thành viên tham dự chia sẻ ý kiến, đóng góp.
Tạo không khí cởi mở, dân chủ: Người điều phối cần tạo không khí cởi mở, dân chủ để các thành viên tham dự có thể tự tin phát biểu ý kiến, đóng góp.
Kết thúc cuộc họp đúng thời gian: Người điều phối cần kết thúc cuộc họp đúng thời gian đã quy định để tránh lãng phí thời gian, chẫm trễ công việc của các thành viên tham dự.

Sau cuộc họp

Ghi chép biên bản họp, theo dõi và đánh giá cuộc họp để hạn chế tình trạng thiếu sót khi thực hiện những vấn đề đã quyết định triển khai trong cuộc họp. Mọi thành viên tham dự nên được tự đánh giá, chấm điểm về sự hữu ích, hiệu quả của cuộc họp đối với cá nhân, phòng ban.

3.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Là khả năng lên kế hoạch, chuẩn bị để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, truyền đạt đầy đủ, rõ ràng mục tiêu, những thông tin cần thiết và giải quyết được vấn đề.

Người điều phối cần những kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả sau:

Kỹ năng thuyết trình: dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng, truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch.
Kỹ năng tổ chức: tổ chức cuộc họp khoa học, trật tự, tránh lãng phí thời gian.
Kỹ năng giao tiếp: tạo không khí thân thiện, cởi mở, tích cực, có sự kết nối, thống nhất giữa các thành viên tham dự.
Kỹ năng xử lý tình huống: xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý, khi có tình huống hy hữu phát sinh, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thành công.

Bên cạnh đó, người điều phối cuộc họp cũng là người có khả năng đảm bảo được tiến độ của cuộc họp, thời điểm bắt đầu và kết thúc đúng giờ và có tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không. Việc tuân thủ thời gian họp giúp tránh lãng phí thời gian của mọi người, như vậy cuộc họp sẽ không tạo ra áp lực, sự tránh né, mệt mỏi cho người tham dự.

….

Với những yếu tố và các kỹ năng cần thiết của người điều phối như trên, doanh nghiệp có thể tự áp dụng vào trong các cuộc họp của mình để cải thiện chất lượng cuộc họp, tổ chức cuộc họp hiệu quả và tạo nên thói quen họp hành hiệu quả trong toàn đội ngũ. Thế nhưng, với khá nhiều yếu tố và kỹ năng cần rèn luyện như vậy, để áp dụng được vào trong tổ chức cuôc họp là một việc rất khó khăn, đây là lúc doanh nghiệp nên tìm đến các công cụ hỗ trợ, như phần mềm Simplamo.

Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu kết hợp độc đáo giữa OKR&KPI với tư duy hiện đại đến từ Hoa Kỳ, bên cạnh việc giúp doanh nghiệp thiết lập và quản trị mục tiêu, Simplamo còn có khung cuộc họp hiệu quả giúp tạo nên văn hóa làm việc lành mạnh, kỷ luật và tập trung vào mục tiêu doanh nghiệp.

Khung cuộc này hiện đang được sử dụng phổ biến tại hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới, đáp ứng các yếu tố quan trọng của một cuộc họp hiệu quả, đồng thời có các câu hỏi gợi ý giúp cho đội ngũ điều phối cuộc họp tự tin và rèn luyện các kỹ năng quan trọng.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khung cuộc họp này, quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả và ý nghĩa mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

4. Quy trình 7 bước Tổ chức cuộc họp hiệu quả hàng tuần trên phần mềm Simplamo

Tổ chức cuộc họp là một trong những hoạt động thường nhật nhưng có được một cuộc họp hiệu quả sẽ đem đến cho doanh nghiệp những thay đổi rõ rệt và tích cực đến bất ngờ. Vì vậy để tổ chức cuộc họp hiệu quả, chất lượng cao một cách tối đa, các doanh nghiệp nên tham khảo, sử dụng sự hỗ trợ từ công cụ Cuộc họp (Meeting) của phần mềm Simplamo. Công cụ này được thiết kế dựa trên các nghiên cứu khoa học, phát triển thông qua thử nghiệm và khắc phục trên thực tế.

Quy trình cuộc họp hiệu quả để các cuộc họp trở thành cuộc họp 10 điểm gồm các 7 phần:

Chia sẻ tin tốt – 5 phút
Review chỉ số hàng tuần – 5 phút
Rà soát mục tiêu – 5 phút
Phản hồi tình hình khách hàng/nhân viên – 5 phút
Review danh sách Hành động – 5 phút
Giải quyết vấn đề – 60 phút
Kết luận – 5 phút

Quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả này được Simplamo thiết kế với mục đích: Duy trì các cuộc họp với một khung họp duy nhất, giúp cho nhân viên luôn biết trước cuộc họp sẽ gồm có những nội dung nào cần trình bày hay báo cáo, từ đó chuẩn bị tinh thần và các tài liệu cần thiết cho buổi họp.

Lưu ý, đây là khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, đối với các cuộc họp khẩn cấp khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Họp Riêng, tại đó chỉ bao gồm các phần 4,5,6 và 7.

Đối với vai trò thư ký và người điều phối trong cuộc họp nên được đảm nhiệm bởi 2 thành viên khác nhau. Người điều phối sẽ được Simplamo gợi ý câu hỏi điều phối cuộc họp, giúp cải thiện và phát huy tối đa các kỹ năng giao tiếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả, cũng như kiểm soát được thời gian từng phần để tránh tình huống lố giờ.

Về vai trò thư ký, Simplamo cho phép ghi chép nội dung từng phần, tạo hành động, cũng như tự động lưu và gửi biên bản cuộc họp đến mail của từng thành viên tham dự sau khi cuộc họp kết thúc.

1. Chia sẻ tin tốt: 5 phút

Để bắt đầu cuộc họp, lần lượt từng thành viên sẽ chia sẻ về một tin vui công việc và một tin vui cá nhân trong tuần vừa qua.

Chia sẻ tin tốt đóng vai trò như một câu chuyện chuyển tiếp trước khi bắt đầu cuộc họp. Việc này giúp mọi người tách khỏi công việc hàng ngày, làm các thành viên cởi mở, thoải mái và sẵn sàng tương tác.

2. Review chỉ số hàng tuần: 5 phút

Đây là thời điểm ban lãnh đạo xem xét tình hình hoạt động thông qua các chỉ số cốt lõi quan trọng hàng tuần của doanh nghiệp. Với mỗi con số không đạt, đó có thể là một vấn đề cần phải giải quyết và chúng ta sẽ tạo một vấn đề để bàn luận ở phần sau.

Giai đoạn báo cáo này các thành viên chỉ nên nhận diện các vấn đề và tránh thảo luận tại đây. Như vậy sẽ giữ nhịp độ trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, đảm bảo họ đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

3. Rà soát mục tiêu: 5 phút

Lần lượt review các mục tiêu ưu tiên quý đi từ cấp công ty đến cấp cá nhân. Mỗi người sẽ báo cáo mục tiêu của mình đạt tiến độ hay không trên tinh thần cởi mở và với điều này cũng khơi gợi ra các vấn đề đang gây cản trở trong doanh nghiệp, đòi hỏi phải giải quyết một cách kịp thời để đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả. Tuy nhiên, chúng ta sẽ không giải quyết những vấn đề ngay tại đây, mà chỉ tạo ra chúng và để giải quyết ở phần sau.

Ý nghĩa của hoạt động này khi tổ chức cuộc họp là giúp tất cả thành viên tham dự đều biết và nắm được mục tiêu của nhau diễn ra như thế nào.

4. Phản hồi về Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút

Chia sẻ ngắn gọn về tình hình hay phản hồi một điều thú vị, sự kiện liên quan đến khách hàng hoặc nhân viên đã diễn ra trong tuần qua. Đây có thể là tin tốt hoặc không tốt và sẽ trình bày nhanh chóng trong 5 phút. Nếu phản hồi nào là một vấn đề cần được thảo luận thì sẽ được chuyển xuống phần Giải quyết vấn đề.

5. Review Danh sách hành động: 5 phút

Danh sách hành động là những việc cần làm để giải quyết các vấn đề được đem ra thảo luận trong cuộc họp trước (thường có thời hạn dưới 14 ngày).

Thực hiện công việc này khiến các thành viên có trách nhiệm giải trình về tất cả việc họ đã làm, điều này giảm thiểu việc hứa hẹn, bỏ qua và khi mọi người hoàn thành chúng cũng là lúc vấn đề được giải quyết triệt để ngay trong khi tổ chúc cuộc họp. Khi đó năng suất và số lượng công việc hoàn thành sẽ gia tăng và đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả.

6. Giải quyết vấn đề: 60 phút.

Phần này là nội dung quan trọng nhất quyết định chất lượng để tổ chức cuộc họp hiệu quả, và cũng chiếm phần lớn thời gian để giải quyết Danh sách Vấn đề theo nguyên tắc Xác định nguyên nhân cốt lõi – Thảo luận giải pháp – Giải quyết. (Identify – Discuss – Solve, viết tắt là IDS)

Bắt đầu từ việc làm sắp xếp các vấn đề theo mức độ ưu tiên để chắc chắn là những việc xử lý trước là quan trọng nhất.

Sau đó người điều phối dẫn dắt thảo luận giải pháp theo 3 bước IDS. Khi tiến hành công đoạn này, người điều phối cần kiểm soát được nhịp độ, tình hình và duy trì không gian thảo luận, để các thành viên cởi mở đưa ra ý kiến, quan điểm, giải pháp. Tại đây người điều phối có thể dựa vào những câu hỏi gợi ý hành động của Simplamo để tránh vấn đề bị sa đà hoặc lan man khi tổ chức cuộc họp.

Cuối cùng chúng ta chốt phương án giải quyết vấn đề, bằng cách tạo các hành động cần làm. Bằng cách này người được giao hành động sẽ không quên và đảm bảo hoàn thành trước khi cuộc họp tiếp theo được diễn ra.

Với việc giải quyết được các vấn đề chính trong tuần, việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, các thành viên sẽ có quyết tâm và thành tựu hơn.

7. Kết luận: 5 phút

Tổng hợp tất cả nội dung trong cuộc họp để đảm bảo không có những kết luận lỏng lẻo, hay thiếu sót trong Danh sách việc cần làm bằng cách thực hiện 3 nhiệm vụ chính:

Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau: Một lần nữa chắc chắn rằng mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này.
Đánh giá chất lượng cuộc họp: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bấm kết thúc cuộc họp trên phần mềm Simplamo, biên bản cuộc họp sẽ được tự động lưu lại và gửi tới tất cả các thành viên tham dự. Giải quyết được tình trạng thư ký mất thêm thời gian để đánh máy, soạn lại văn bản, hay gửi trễ, quên gửi biên bản.

Cách thực hiện các bước để tổ chức cuộc họp hiệu quả trên Simlamo. Mời bạn xem video TẠI ĐÂY

Simplamo giúp doanh nghiệp tổ chức cuộc họp hiệu quả khi giải quyết được hết những vấn đề làm cuộc họp không hiệu quả như không có nội dung, mục đích họp rõ ràng, thành phần tham dự không phù hợp, họp không cố định thời gian,… Không chỉ vậy còn tiết kiệm thời gian họp, doanh nghiệp dần hình thành văn hóa lành mạnh và giữ hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhịp nhàng tiến về phía trước.

Với tư duy, phương pháp triển khai cuộc họp trên Simplamo, sếp hãy dành thời gian trải nghiệm cuộc họp trên Simplamo trong 4 tuần và từ từ cảm nhận được những thay đổi mà phân mềm Simplamo mang lại. Trải nghiệm miễn phí ngay tại đây: https://app.simplamo.com/sign-up

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 06

Love0

Workshop “Bí mật: Phân rã mục tiêu kinh doanh và bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả”

By Tiết Từ Thị News

Sáng ngày 31/08/2023 workshop “BÍ MẬT: PHÂN RÃ MỤC TIÊU KINH DOANH VÀ BÁM SÁT KẾT QUẢ HÀNG TUẦN HIỆU QUẢ” nằm trong chuỗi workshop về chủ đề phân rã mục tiêu do Simplamo tổ chức online đã đón nhận sự tham gia của nhiều anh chị CEO, ban lãnh đạo từ các doanh nghiệp sản xuất, y tế…

Buổi workshop với sự góp mặt của chuyên gia chị Nguyễn Thị Nghĩa – Chuyên gia EOS Worldwide và anh Huỳnh Nhật Hào – Product Leader Simplamo, trình bày xoay quanh những nội dung chính gồm:

3 Phương pháp phân rã mục tiêu thông dụng của MCKinsey (toán học, quy trình, concept doanh nghiệp)
Mô hình phân rã mục tiêu (Tầm nhìn, Sơ đồ trách nhiệm, Kế hoạch năm, Phân rã mục tiêu, Phân rã kế hoạch)
Demo cách xây dựng và phân rã mục tiêu trên phần mềm Simplamo

Buổi workshop đề cập đến những thách thức trong bối cảnh kinh tế “trì trệ” hiện nay và hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn để đạt được mục tiêu, chị Nguyễn Thị Nghĩa đã gợi ý giải pháp để đạt được điều đó chính là áp dụng phương pháp “Phân rã mục tiêu” và đưa ra những lưu ý khi thực hiện cho các doanh nghiệp là nên tập trung trước mắt “quý này chúng ta cần giải quyết câu chuyện gì, và làm thế nào để phân rã xuống từng tuần, làm việc gì để làm được mục tiêu đó”. Giống như “Một tảng đá lớn chúng ta không thể khiêng được nhưng khi chúng ta chia nhỏ ra cho các thành viên thì chúng ta sẽ dễ dàng di chuyển nó”.

Bên cạnh đó, việc thiết lập mục tiêu nên chuẩn S.M.A.R.T để dễ dàng làm chủ mục tiêu ưu tiên trong 90 ngày, với các cuộc họp tuần giúp giải quyết vấn đề ngắn hạn, bám sát quá trình thực thi mục tiêu. Và các cuộc họp quý sau 90 ngày sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá lại mục tiêu được thực thi, song song đó rà soát tầm nhìn của doanh nghiệp, để từ mục tiêu ngắn hạn tiến đến đạt được mục tiêu dài hạn theo năm.

Sau khi nhận diện được vấn đề gặp phải, chuyên gia Nguyễn Thị Nghĩa gợi ra những cách giải quyết và Anh Hào tiếp nối demo cách áp dụng phương pháp quản trị của Simplamo với mô hình phân rã mục tiêu kinh doanh từ tầm nhìn doanh nghiệp, thành các kế hoạch hành động là các cột mốc Milestone, và thực hiện đo lường các chỉ số cốt lõi hàng tuần (là những chỉ số tác động lớn đến hoạt động kinh doanh) để theo sát mức độ hiệu quả của doanh nghiệp.

Buổi workshop “Bí mật: Phân rã mục tiêu kinh doanh và bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả” cũng đón nhận được nhiều câu hỏi từ các quý anh chị tham dự về những vấn đề liên quan đến thực thi phân rã mục tiêu theo ngành của doanh nghiệp…

Simplamo chân thành cảm ơn sự các anh chị ban lãnh đạo đã dành thời gian tham dự và đón nhận workshop “Bí mật: Phân rã mục tiêu kinh doanh và bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả”.

Workshop “BÍ MẬT: PHÂN RÃ MỤC TIÊU KINH DOANH VÀ BÁM SÁT KẾT QUẢ HÀNG TUẦN HIỆU QUẢ”

Xem video record workshop Tại đây

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Aug 31

Love0

Simplamo cùng sự kiện InnoEx 2023 “Đổi mới là sống còn”

By Tiết Từ Thị News

Trong 2 ngày 24-25/8/2023 diễn ra sự kiện InnoEx 2023, Simplamo đã tham dự xuyên suốt chương trình với tư cách là nhà tài trợ và trưng bày gian hàng sản phẩm.

InnoEx là sự kiện quốc tế thường niên được tổ chức nhằm mục đích thúc đẩy hoạt động đổi mới và tăng trưởng dành cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam và khu vực ASEAN. InnoEx 2023 được thực hiện với quy mô lớn quy tụ:

20.000+ lượt khách trong nước và từ hơn 50 quốc gia trọng điểm
2000+ nhà đầu tư, đối tác, nhà lãnh đạo, doanh nhân, nhà hoạch định chính sách, quản lý,…
200+ doanh nghiệp đổi mới, startup… tiêu biểu trong các lĩnh vực hàng đầu – SaaS, IoT, fintech, agri, edu, health…
200+ Quỹ đầu tư với hơn 50 Quỹ đầu tư Quốc tế

Sự kiện InnoEx là nơi các doanh nghiệp quan tâm đến việc tiên phong đổi mới sáng tạo, phát triển kinh tế xanh và thúc đẩy tăng trưởng bền vững gặp mặt, trao đổi, tìm hiểu thêm về xu hướng phát triển của thời đại, thúc đẩy cơ hội đầu tư hợp tác, cũng như trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, giải pháp công nghệ của doanh nghiệp mình và quảng bá, tiếp cận gần hơn đến công chúng và khách hàng.

Simplamo tham gia và đồng hành xuyên suốt chương trình, giới thiệu đến các đối tác doanh nghiệp và khách hàng tham dự một phần mềm là giải pháp quản trị doanh nghiệp, để các nhà lãnh đạo thực thi được việc “đổi mới là sống còn” cho mô hình vận hành doanh nghiệp theo chủ đề chương trình InnoEx 2023, cũng như với tình hình kinh tế hiện nay.

Theo ông Albert Antoine – thành viên ban cố vấn InnoEx 2023 – từng là cố vấn chiến lược về Đổi mới sáng tạo, trí tuệ nhân tạo (AI) và Khoa học Dữ liệu cho Văn phòng Thủ tướng Singapore và nhiều công ty lớn của châu Á đề xuất 3 phương thức để thay đổi tư duy, tăng lợi thế cạnh tranh gồm: Tối ưu hoá trải nghiệm khách hàng; Tối ưu quy trình; và Nâng cấp mô hình kinh doanh.

Simplamo cũng đang triển khai ứng dụng phương thức “Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng” khi cho ra mắt Simplamo AI để hỗ trợ khách hàng khi sử dụng phần mềm thực thi quản trị doanh nghiệp với các tính năng như Gợi ý mục tiêu chuẩn SMART theo ngành, phân rã mục tiêu thành kế hoạch chi tiết, tóm tắt văn bản để chỉ tập trung vào vấn đề, kế hoạch, biến đổi dữ liệu thành “to do lists”, tóm tắt, dịch thuật, gợi ý kế hoạch, viết mail, cải tiến văn bản…

Bên cạnh đó, phần mềm Simplamo giúp thúc đẩy năng lượng đội ngũ bằng khung cuộc họp khoa học, thúc đẩy tiến trình thực thi, hướng đến sự tăng trưởng doanh thu, phát triển bền vững.

Đội ngũ Simplamo tại sự kiện có cơ hội giới thiệu, tư vấn trực tiếp và giải đáp tất cả các câu hỏi, thác mắc từ khách hàng, làm rõ hơn về thông tin, mô hình và cách thức hoạt động của phần mềm, đem đến hiệu quả, năng suất kinh doanh để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.

InnoEx 2023 diễn ra trong 2 ngày 24-25/08/2023 đã thành công, thuận lợi khi thu hút đông đảo các doanh nhân, lãnh đạo đến tham dự và hơn hết sự góp mặt của các vị diễn giả là những nhà lãnh đạo tiên phong trong lĩnh vực đổi mới sáng tạo. Trong thời gian diễn ra sự kiện InnoEx, Simplamo hân hạnh được gặp gỡ, tiếp đón và nhận được sự quan tâm từ nhiều đối tác và khách hàng.

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Aug 27

Love0

Lỗ hổng trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO và giải pháp toàn diện cho sếp

By Tiết Từ Thị Quản trị chiến lược

1. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là gì? Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO

1.1 Quản trị mục tiêu MBO là gì

Phương pháp quản trị mục tiêu MBO (Management by Objectives) được phát triển bởi Peter Drucker vào những năm 1950 và trở thành một phương pháp quản trị phổ biến. Đây là phương pháp quản trị dựa trên việc thiết lập, theo dõi và đánh giá mục tiêu cụ thể cho cả tổ chức và cá nhân. Mục tiêu được đặt ra để đảm bảo rằng hoạt động hàng ngày của mọi người đều hướng tới việc đạt được mục tiêu chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức.

1.2 Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO?

Ưu điểm

Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là một phương pháp quản lý giúp các doanh nghiệp, tổ chức đạt được các mục tiêu của mình với các ưu điểm như:

Tăng sự tập trung và khả năng đạt được mục tiêu: MBO giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể, chia mục tiêu chung thành các mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện hơn, đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hướng tới mục tiêu chung.
Cải thiện hiệu quả, năng suất: MBO giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả thông qua việc thiết lập, phân loại mục tiêu cụ thể, từ đó phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý, loại bỏ những hoạt động không cần thiết.
Tăng khả năng kiểm soát: Phương pháp MBO cho phép đội ngũ ban lãnh đạo kiểm soát, đánh giá, sửa đổi trong quá trình thực hiện, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng đến mục tiêu.
Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên: Phương pháp MBO cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện, điều này giúp nhân viên cảm thấy rằng họ có sự ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp, tăng tính cam kết và trách nhiệm trong quá trình thực thi.

Nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO:

Thiếu hệ thống đo lường

Trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO, các mục tiêu được viết dưới dạng chi tiết, nhưng làm thế nào để đạt được những mục tiêu đó thì không rõ ràng. Chính vì vậy mà việc thiết lập mục tiêu theo MBO bị giới hạn bởi thiếu hệ thống đo lường phù hợp để đạt được kết quả cuối cùng.

Tốn nhiều thời gian

Việc thiết lập mục tiêu theo phương pháp MBO đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều thời gian để xây dựng, vì quá trình này cần đồng thuận của đội ngũ, các cấp ban lãnh đạo phải tổ chức nhiều cuộc họp để nhận được sự đồng ý từ phía đội ngũ.

Quá tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn

Phương pháp xây dựng mục tiêu theo MBO thường được sử dụng để xây dựng các mục tiêu ngắn hạn. Tuy nhiên việc này sẽ khiến chúng ta bỏ qua các mục tiêu dài hạn – nguyên nhân cốt lõi hình thành nên rào cản chinh phục tầm nhìn xa hơn của doanh nghiệp.

Thay vào đó, việc xây dựng các mục tiêu ngắn hạn để hỗ trợ cho việc hoàn thành các mục tiêu dài hạn sẽ tạo được sự liên kết trong quá trình đội ngũ thực thi và giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến tầm nhìn của mình.

Rào cản xuất hiện từ lỗ hổng trong bộ kỹ năng của ban lãnh đạo:

Việc xây dựng mục tiêu theo MBO yêu cầu đội ngũ ban lãnh đạo có thế mạnh về lập kế hoạch và quản lý. Vì sự thật là MBO sẽ cung cấp một mục tiêu cụ thể nhưng không đưa ra định hướng rõ ràng cho đội ngũ thực thi, điều này bắt buộc đội ngũ ban lãnh đạo phải có bề dày về kiến thức quản trị để dẫn dắt đội ngũ hiện thực hóa các mục tiêu đó.

2. Quy trình 5 bước quản trị mục tiêu theo MBO

Bước 1: Xác định mục tiêu của công ty

Trong bước đầu tiên của phương pháp triển khai mục tiêu MBO, ban lãnh đạo và quản lý cấp cao của công ty cùng nhau xác định mục tiêu chính và chiến lược tổng thể cho công ty, và xác nhận rằng mọi người có cùng mục tiêu và hướng đi chung. Các mục tiêu này cần phải cụ thể, đo lường được và có khả năng đo đạc để theo dõi tiến độ.

Bước 2: Xác định chỉ tiêu cho nhân viên

Sau khi mục tiêu tổng thể của công ty đã được xác định, các mục tiêu cụ thể hơn sẽ được thiết lập cho từng cá nhân và nhóm làm việc. Các mục tiêu này cần gắn kết mối quan hệ giữa công việc của mỗi người so với mục tiêu tổng thể của công ty. Và quá trình này cần sự thống nhất giữa người quản lý và nhân viên để đảm bảo rằng các mục tiêu là khả thi và có thể đạt được.

Bước 3: Giám sát hiệu suất và tiến độ

Tiếp theo, quản lý sẽ theo dõi hiệu suất và tiến độ của từng người trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình theo dõi giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc theo hướng đúng và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bước 4: Đưa ra phản hồi và tạo động lực

Ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhân viên dựa trên việc đạt hoặc không đạt được các mục tiêu đã đề ra. Phản hồi này không chỉ là việc đánh giá, mà còn bao gồm cả việc nhận xét về điểm mạnh và điểm yếu, cũng giúp nhân viên cải thiện.

Bước 5: Phần thưởng thành công

Bước cuối cùng của phương pháp triển khai mục tiêu theo MBO là việc công nhận và thưởng cho những người đã đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu đã đề ra. Phần thưởng không nhất thiết phải là tiền bạc; nó có thể là sự công nhận từ cấp trên, cơ hội thăng tiến, hoặc các phúc lợi khác, khích lệ và duy trì động lực cho nhân viên tiếp tục làm việc hướng đến mục tiêu và đóng góp vào thành công tổng thể của công ty.

3. So sánh MBO với OKR và KPI

3.1 MBO (Management by Objectives)

Một điều cần nhấn mạnh rằng MBO định hướng “mục tiêu” như đúng tên gọi của nó hơn là định hướng đội ngũ tập trung vào tiến trình thực thi, có nghĩa là MBO tập trung vào những gì phải hoàn thành hơn là cách thức hoàn thành.

MBO là một hệ thống quản lý mục tiêu, trong đó các mục tiêu cụ thể được thiết lập cho từng cá nhân hoặc đội nhóm làm việc. Quản lý mục tiêu theo MBO là một quá trình trong đó cấp trên và cấp dưới cùng xác định mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3.2 KPI (Key Performance Indicators)

KPIs là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường và theo dõi hiệu suất của một cá nhân, đội nhóm hoặc tổ chức. Các KPI được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức, song song đó, KPIs tập trung vào việc đo lường kết quả, thông qua việc theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến mục tiêu.

3.3 OKR (Objectives and Key Results):

OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu dựa trên việc đặt ra các mục tiêu và xác định các kết quả chính để đo lường sự đạt được của mục tiêu đó. OKR tập trung vào việc xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể, cùng với việc đo lường tiến độ và kết quả, và chú trọng vào việc đạt được các kết quả chính thay vì việc theo dõi từng chỉ số nhỏ lẻ.

Tựu chung lại, MBO và KPI có sự khác biệt rõ rệt. Trong đó, phương pháp quản trị mục tiêu MBO tập trung vào việc thiết lập mục tiêu cụ thể, KPI tập trung vào việc đo lường các chỉ số kết quả, và OKR tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và xác định các kết quả chính để đo lường. Cả ba đều có thể được áp dụng trong các tổ chức khác nhau tùy theo mục đích và bối cảnh. Vậy MBO phù hợp với doanh nghiệp nào, mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết.

3.4 Một ví dụ về mục tiêu MBO, OKR & KPI của phòng Sales:

Ví dụ về MBO

Đảm bảo phòng Sales đạt được mục tiêu doanh thu trong tháng 9/2023

Ví dụ về OKR

Đảm bảo phòng Sales đáp ứng các mục tiêu doanh thu 9/2023

Tăng doanh số bán hàng mới hàng tháng từ 300.000.000 – 500.000.000
Có thêm 600 khách hàng tiềm năng tiếp cận mới
Chăm lại 100 khách hàng tiềm năng từ số lượng lead mkt mang về từ tháng 8

Ví dụ về KPI

Doanh số bán hàng mới tháng 09/2023 đạt 500.000.000

4. MBO phù hợp với doanh nghiệp nào?

MBO thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có môi trường ổn định, có đội ngũ có tinh thần hợp tác, có khả năng đo lường hiệu suất – vì MBO không cung cấp tiến trình cụ thể và có sự cam kết từ lãnh đạo và cấp quản lý cao hơn. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều thích hợp với phương pháp quản trị mục tiêu MBO và việc lựa chọn phương pháp quản trị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mục tiêu chiến lược, văn hóa tổ chức và tình hình thị trường.

4.1 Tại sao phải sử dụng phần mềm MBO?

Các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm để triển khai phương pháp quản trị mục tiêu MBO, sau đây là một số lợi ích khi áp dụng phần mềm triển khai mục tiêu theo MBO:

Quá trình triển khai mục tiêu theo phương pháp quản trị mục tiêu MBO sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và có nhiều đánh giá cho rằng các nhà quản lý “tốn nhiều thời gian cho quy trình” hơn là “dành nhiều thời gian cho mục tiêu”. Chính vì vậy việc áp dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lượt bỏ các thao tác thủ công phức tạp, hệ thống hóa các quy trình một cách rõ ràng và minh bạch.
Đánh giá hiệu suất một cách khách quan: Các phần mềm công nghệ cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu, dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất, từ đó có cái nhìn tổng quan để đánh giá một cách đúng đắn về hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Không chỉ dừng lại ở việc triển khai mục tiêu, các phần mềm hiện nay tích hợp sẵn các phương pháp quản trị hiệu suất khác giúp doanh nghiệp cải tiến hệ thống quản trị một cách toàn diện, tạo sự đổi mới và phát triển bứt phá hơn.

4.2 Lưu ý khi thiết lập và quản trị mục tiêu theo MBO

Mặc dù có khá nhiều ưu điểm nhưng để áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu MBO vào doanh nghiệp đạt hiệu quả thực sự, trong quá trình thiết lập, doanh nghiệp cần lưu ý và đảm bảo các yếu tố sau:

Có sự tham gia và cam kết từ tất cả mọi người: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia vào quá trình đề xuất và xây dựng mục tiêu. Sự tham gia tự nguyện và cam kết của họ là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất cao hơn.
Mục tiêu xây dựng cần SMART: Mục tiêu được xây dựng cần đáp ứng tiêu chí SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường, Achievable – Khả thi, Relevant – Liên quan tới mục tiêu, Time-bound – Có thời hạn), đảm bảo rằng mục tiêu có tính rõ ràng và thực hiện được.
Liên kết giữa các mục tiêu: Mục tiêu ở mỗi cấp độ trong tổ chức cần phải liên kết với nhau và đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo sự đồng nhất trong toàn bộ đội ngũ.

Tất cả những lưu ý trên nếu được tích hợp sẵn trong một phần mềm sẽ đảm bảo sợi dây liên kết mục tiêu và tính đồng bộ trong toàn đội ngũ. Và Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, không chỉ giúp hoàn thiện những lưu ý trên mà còn giúp tối ưu hóa hệ thống quản trị mục tiêu, mang đến hiệu suất làm việc cao và tăng trưởng kinh doanh.

5. Simplamo nâng cấp hệ thống quản trị mục tiêu theo MBO, kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI

Tư duy quản trị trên Simplamo giúp khắc phục các điểm yếu mang tính “truyền thống” của phương pháp quản trị mục tiêu MBO, đồng thời hoàn thiện hệ thống xây dựng mục tiêu trong tổ chức bằng cách:

Simplamo giúp tổ chức xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn, tạo sự đồng nhất khi liên kết mục tiêu ngắn hạn, dài hạn

Để tạo sự liên kết giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn. Quá trình này sẽ giúp cho toàn bộ đội ngũ liên tục tiến về phía tầm nhìn doanh nghiệp thông qua việc thực thi các mục tiêu ngắn hạn và được liên kết với mục tiêu dài hạn.

Sếp sẽ truyền thông đến toàn bộ đội ngũ bức tranh mục tiêu 10 năm, xuống mục tiêu ba năm, sau đó là mục tiêu một năm. Một cách sâu sát hơn, mục tiêu một năm sẽ được phân rã thành các mục tiêu ngắn hạn hàng quý, và mục tiêu hàng quý được hỗ trợ bởi các cột mốc Milestone để đo lường toàn bộ quá trình thực thi mục tiêu.

Kết nối mục tiêu với các hoạt động thường ngày thông qua bảng chỉ số Scorecard

Có một thực tế rằng, đội ngũ của sếp thường bị cuốn theo các sự vụ sự việc hàng ngày và bỏ quên mục tiêu, ngay cả khi tổ chức đã có một chiến lược cụ thể. Để mở khóa vấn đề này, Simplamo sẽ giúp sếp xây dựng bảng chỉ số Scorecard từ 10 – 15 chỉ số cốt lõi, bảng chỉ số này giúp sếp đưa việc thực thi mục tiêu vào hoạt động thường ngày, biến chiến lược thành hành động cụ thể.

Tiết kiệm thời gian, giúp đội ngũ nâng cao năng lực xây dựng mục tiêu

Để mục tiêu MBO được hoạt động trong doanh nghiệp, sếp cần một đội ngũ ban lãnh đạo chủ động và trách nhiệm. Bởi tính chất của MBO đơn thuần là đặt mục tiêu và đảm bảo sự đồng lòng trong đội ngũ. Đều này cũng đồng nghĩa rằng: năng lực, tính tự giác, cùng với tinh thần trách nhiệm phải liên tục được trau dồi, nếu không, quản trị mục tiêu theo MBO sẽ khó hoàn thành.

Để xóa bỏ nút thắt này, Simplamo có tính năng “khung cuộc họp” hàng tuần và “sơ đồ trách nhiệm” sẽ đảm bảo đội ngũ luôn đặt trách nhiệm trên vai và tự giác trong tiến trình thực thi mục tiêu của mình, bởi vì họ luôn được review hàng tuần cùng với nhau và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong mỗi cuộc họp.

Ngoài việc cung cấp các tính năng quan trọng, Simplamo còn là kết tinh của tư duy quản trị hiện đại, với các công thức và khung vận hành chuẩn. Khi lựa chọn áp dụng Simplamo, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ triển khai nhiệt tình từ phía chuyên gia Simplamo, đảm bảo đội ngũ hiểu rõ về tư duy quản trị mục tiêu và thực hành hiệu quả hàng tuần.

—————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Aug 23

Love0

Simplamo đồng hành cùng chương trình đào tạo “Ứng dụng AI vào công tác Nhân sự” cùng NextJobs

By Tiết Từ Thị News

Simplamo hân hạnh là đơn vị tài trợ và truyền thông đồng hành cùng NextJobs trong chương trình đào tạo miễn phí “Ứng dụng AI trong công tác Nhân sự” ngày 19/08/2023.

Trong thời đại số hóa, công cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra mạnh mẽ, việc đưa trí tuệ nhân tạo (AI) vào sử dụng trong nhiều lĩnh vực công việc tại các doanh nghiệp, bao gồm cả quản lý nhân sự ngày càng trở nên phổ biến và đang được triển khai ứng dụng rộng rãi hơn. Điều này mang đến nhiều lợi thế nổi bật như:

Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng
Dự đoán hiệu suất làm viêc
Gợi ý phương pháp phù hợp để phát triển cá nhân
Tăng năng suất, hiệu quả công việc
Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp
Giảm bớt công việc lặp lạị
Giúp quản lý nhân sự có cái nhìn rõ ràng hơn về tình trạng và “sức khỏe” của lực lượng lao động trong doanh nghiệp

Chương trình cung cấp kiến thức và làm rõ những cách thức để tận dụng tối đa sức mạnh AI, nâng cao hiệu quả công việc tuyển dụng và quản lý nhân sự với các nội dung:

AI và lợi ích đối với công tác nhân sự..
Thực hành các ứng dụng cụ thể của AI gồm: Xây dựng mô tả công việc (JD – job description) chuyên nghiệp; Viết content tuyển dụng hấp dẫn; Tạo video, audio từ văn bản.
Chia sẻ kinh nghiệm & lưu ý khi dùng ứng dụng AI: Cách ra đặt câu hỏi và nhập dữ liệu hiệu quả; Lựa chọn công cụ AI phù hợp; Đánh giá, kiểm soát chất lượng; Các rủi ro cần lưu ý.

Chương trình “Ứng dụng AI vào công tác nhân sự” do NextJobs tổ chức miễn phí vào sáng ngày 19/08/2023 lúc 9h – 12h bằng hình thức online qua Zoom, cùng với đơn vị đồng hành Lovinbot và các đơn vị tài trợ & truyền thông như Simplamo, HR ONLINE, Dizim.ai, Vihat, Esms, VNHR. Chương trình nhận được sự tham gia nồng nhiệt với rất nhiều câu hỏi thú vị từ các bạn học viên, những chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn, quý giá của các chuyên gia trong ngành và mang đem đến nhiều phần quà cho người tham dự.

Simplamo là nền tảng quản trị và thực thi mục tiêu hiện đại, kết hợp với tư duy lãnh đạo trao quyền và làm chủ mục tiêu của mình. Simplamo giúp HRD & HRBP nhận diện nhân sự phù hợp, tập trung phát triển năng lực đội ngũ và tối ưu hóa nguồn lực để thực thi kế hoạch kinh doanh theo chiến lược phát triển toàn diện từ Ban giám đốc.

——————————————————

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1 2 3 4 Next

Tiết Từ Thị

1. Mô hình BSC là gì? Phần mềm BSC là gì?

2. Tìm hiểu về cấu trúc của mô hình BSC

Quan điểm về tài chính

Quan điểm về khách hàng

Quy trình kinh doanh nội bộ

Thước đo học tập và phát triển

3. Lợi ích và những khó khăn khi triển khai mô hình BSC

3.1 Lợi ích khi áp dụng mô hình BSC:

3.3 Khó khăn khi áp dụng mô hình BSC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm Simplamo giúp sếp “Hiểu về BSC đơn giản, làm đơn giản và thực thi đơn giản”

1. Phần mềm Simplamo đơn giản hóa sự phức tạp của BSC, giúp doanh nghiệp cụ thể hóa chiến lược của mình

2. Chiến lược của sếp được thực thi bởi “đúng người, đúng trách nhiệm”

3. Simplamo cung cấp hệ thống chặt chẽ từ tầm nhìn đến thực thi

1. Sơ bộ về chỉ số KPI cho doanh nghiệp

1.1. Giới thiệu về KPI

1.2. Vai trò của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

2. Lợi ích của việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp

3. Các bước xây dựng KPI

3.1. Các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

3.2. Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

3.3. Lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

4. Một số phương pháp hỗ trợ triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

5. Tinh gọn cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp với phần mềm Simplamo

5.1. Giới thiệu scorecard – phiên bản đơn giản hơn về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

5.2 Các bước xây dựng scorecard cho doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp rơi tiền do đâu?

Thiếu kiểm soát tài chính

Chủ doanh nghiệp quá bận rộn

Hệ thống thu chi của doanh nghiệp lộn xộn

Thiếu bản tổng quan tài chính

Chi tiêu lãng phí

Thất thoát nhỏ sẽ tạo nên những lỗ hổng tài chính nguy hiểm

Tìm ngay giải pháp tại Webinar: “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi”

Thách thức đội ngũ gặp phải trong quá trình thực thi chiến lược của CEO

Khó khăn khi giải quyết các vấn đề liên phòng ban

Quá trình thực thi đội ngũ cần có một kế hoạch hành động cụ thể để bám đuổi liên tục

Bao Bì Ánh Sáng – Bám Đuổi Mục Tiêu, Hoàn Thiện Hệ Thống Thực Thi Trên Simplamo

Xây dựng và thiết lập rõ ràng vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên tại phòng ban

Xây dựng các chỉ số cốt lõi cho phòng ban Sale, theo sát các chỉ số kinh doanh của doanh nghiệp

“Lập kế hoạch” cho mục tiêu của CEO cho thông qua việc xây dựng, phân rã mục tiêu

Tổ chức cuộc họp hàng tuần, bóc tách triệt để từng vấn đề theo nguyên tắc IDS

1. Tầm quan trọng của tổ chức cuộc họp hiệu quả

2. Những nguyên nhân khiến cuộc họp không hiệu quả

3. Các yếu tố cần thiết để tổ chức cuộc họp hiệu quả

3.1. Các yếu tố cần thiết để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

3.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

4. Quy trình 7 bước Tổ chức cuộc họp hiệu quả hàng tuần trên phần mềm Simplamo

1. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là gì? Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO

1.1 Quản trị mục tiêu MBO là gì

1.2 Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO?

2. Quy trình 5 bước quản trị mục tiêu theo MBO

3. So sánh MBO với OKR và KPI

3.1 MBO (Management by Objectives)

3.2 KPI (Key Performance Indicators)

3.3 OKR (Objectives and Key Results):

3.4 Một ví dụ về mục tiêu MBO, OKR & KPI của phòng Sales:

4. MBO phù hợp với doanh nghiệp nào?

4.1 Tại sao phải sử dụng phần mềm MBO?

4.2 Lưu ý khi thiết lập và quản trị mục tiêu theo MBO

5. Simplamo nâng cấp hệ thống quản trị mục tiêu theo MBO, kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI

Recent Posts

Recent Comments

Search

Categories

Tags

Archives

Categories

Meta

About The Blog

Recent Posts

What’s Trending

Recently Written

Tags

Grow Business & Empower People

COMPANY

SOLUTION

COMPARE