Giảm Chi Phí, Tăng Doanh Thu

1. Chiến lược Marketing hiệu quả giúp Tăng trưởng Doanh thu và Lợi nhuận

Chiến lược Marketing hiệu quả tác động rất lớn đến tăng trưởng Doanh thu và Lợi nhuận của Doanh nghiệp, thông qua các khía cạnh: Tiếp cận đúng thị trường mục tiêu, Định vị và tạo ra Lợi thế cạnh tranh, Tăng lòng tin và sự trung thành của khách hàng. Được thể hiện qua các con số ấn tượng sau:

• Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, việc hiểu đúng thị trường mục tiêu có thể cải thiện tỷ lệ chuyển đổi lên đến 20%.
• Theo Nielsen, các Doanh nghiệp có chiến lược định vị rõ ràng có thể tăng lợi nhuận lên đến 5-7% mỗi năm nhờ việc duy trì lòng trung thành của khách hàng.
• Theo HubSpot, các công ty có chiến lược tăng cường sự tin cậy của khách hàng thông qua cam kết và dịch vụ bảo đảm thường tăng tỷ lệ duy trì khách hàng lên đến 76%, điều này trực tiếp tác động đến doanh thu bền vững.
• Một nghiên cứu từ Bain & Company chỉ ra rằng việc tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 5% có thể làm tăng lợi nhuận từ 25% đến 95%.

Tóm lại, chiến lược Marketing không chỉ tạo ra các chiến dịch ngắn hạn mà còn định hướng sự phát triển dài hạn của Doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa nguồn lực và mang lại tăng trưởng Doanh thu bền vững.

Đọc thêm: Series Giải pháp Tăng Doanh thu, Giảm chi phí

2. Các lỗi thường mắc phải khi xây dựng chiến lược Marketing:

Marketing đóng vai trò quan trọng đối với sự sống còn và phát triển của bất kỳ Doanh nghiệp nào. Và mặc dù nắm bắt được tầm quan trọng của nó, nhưng không phải Doanh nghiệp nào cũng có sự đầu tư đủ, đúng và thực hiện hiệu quả. Dưới đây là các lỗi mà Doanh nghiệp thường gặp đối với hoạt động Marketing:

• Không lập chiến lược, tất cả tùy thuộc vào cảm tính và bán hàng dựa vào mối quan hệ của chủ Doanh nghiệp
• Có lập chiến lược nhưng chung chung, mơ hồ, không biết đâu là những yếu tố nền tảng trong một chiến lược Marketing
• Không có kim chỉ nam mà thường xuyên thay đổi, mỗi lần thay đổi gây ra nhiều xáo trộn trong đội ngũ, hao tốn nguồn lực
• Chiến lược Marketing không được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu và truyền thông trong nội bộ, các bộ phận khác không nắm bắt chiến lược Marketing của công ty, hình thành nhiều thông điệp khác nhau khi đến tai khách hàng, mất lợi thế trước đối thủ cạnh tranh
• Có chiến lược Marketing nhưng không được review thường xuyên và áp dụng nhất quán trong các Mục tiêu/Dự án hàng quý hàng năm

Không tận dụng được lợi thế của một chiến lược Marketing hoàn chỉnh, nhiều Doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và nguồn lực trên hành trình tiếp cận khách hàng, thậm chí phải rời bỏ thị trường vì không thể tiếp tục cầm cự. Đây là điều không Doanh nghiệp nào mong muốn.

Bài viết hôm nay Simplamo sẽ hướng dẫn sếp cách lên chiến lược Marketing bằng cách trả lời 4 câu hỏi trọng tâm nhất, là yếu tố nền tảng trong bất cứ một chiến lược Marketing nào. Từ 4 câu trả lời này, Doanh nghiệp sẽ có kim chỉ nam để xây dựng các hoạt động Marketing/Bán hàng nhất quán, tập trung nguồn lực, bứt phá doanh thu.

3. 4 Nội dung chính trong một Chiến lược Marketing nền tảng

Chiến lược Marketing giúp Doanh nghiệp xác định rõ cách tiếp cận thị trường mục tiêu và truyền tải giá trị cốt lõi của sản phẩm/dịch vụ. Nó bao gồm bốn yếu tố chính sau:

1.Target Market (Thị trường mục tiêu):

Xác định nhóm khách hàng lý tưởng mà Doanh nghiệp hướng đến. Đây là phân khúc khách hàng có nhu cầu phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ mà Doanh nghiệp cung cấp. Doanh nghiệp cần mô tả chi tiết khách hàng về đặc điểm nhân khẩu học, địa lý, hành vi mua hàng, và các vấn đề mà họ đang đối mặt.

Tiếp cận đúng nhóm đối tượng khách hàng, tìm đúng kênh xuất hiện và thiết kế các chiến lược phù hợp với tệp khách hàng này. Từ đó tiết kiệm nguồn lực, thời gian và đẩy nhanh tốc độ bán hàng.

2. Three Uniques (Ba điểm độc đáo):

Ba yếu tố phân biệt Doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh. Đây có thể là chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, hoặc bất kỳ lợi thế cạnh tranh nào khác. Ba điểm độc đáo này giúp định vị Doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng và thị trường mục tiêu.

Mỗi Doanh nghiệp phải đối mặt với hàng trăm đối thủ cạnh tranh hiện hữu và các đối thủ mới gia nhập thị trường mỗi ngày. Thông điệp uniques sẽ giúp khách hàng nhanh chóng phân biệt với đối thủ cạnh tranh, tạo lợi thế nổi bật.

3. Proven Process (Quy trình đã chứng minh)

Một quy trình đơn giản, rõ ràng và đã được chứng minh là hiệu quả, từ giai đoạn khách hàng tiếp xúc đầu tiên đến khi hoàn thành giao dịch. Quy trình này giúp khách hàng hiểu được từng bước mà Doanh nghiệp sẽ thực hiện để mang lại giá trị cho họ, tạo sự tin tưởng và minh bạch.

Quy trình đã chứng minh tạo nên sự thống nhất và hành động đồng bộ trong đội ngũ, đẩy nhanh tốc độ bán hàng và chốt deal thành công. Doanh nghiệp không xây dựng Quy trình mà làm một cách tự nhiên sẽ không duy trì được mức doanh thu ổn định, hao tốn nguồn lực.

4. Guarantee (Cam kết):

Lời hứa hoặc bảo đảm từ Doanh nghiệp, nhằm giảm thiểu rủi ro cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. Cam kết này có thể là hoàn tiền, bảo hành, hoặc đảm bảo về hiệu quả sản phẩm.

Cam kết tạo niềm tin và tăng khả năng chuyển đổi, tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh.

Mục đích của việc xác định này là giúp tạo ra trọng tâm cho các nỗ lực kinh doanh và Marketing của sếp. Một nỗ lực có trọng tâm sẽ giúp sếp bán hàng và chốt được nhiều hoạt động kinh doanh đúng đắn hơn.

Một chiến lược Marketing rõ nét cũng sẽ giúp sếp trở nên khác biệt và nổi bật trong mắt các khách hàng lý tưởng. Tất cả nhân viên sẽ có định hướng đúng về việc khách hàng lý tưởng của Doanh nghiệp là ai, Doanh nghiệp cần làm gì cho họ và sẽ biết làm điều đó như thế nào.

Cuối cùng, sếp sẽ biết ai là kiểu khách hàng sếp nên và không nên phục vụ. Hãy ngừng cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người.

4. Lưu ý khi xây dựng chiến lược Marketing

Mặc dù chỉ là một bảng chiến lược ngắn gọn với 4 câu hỏi rất trọng tâm, nhưng Doanh nghiệp vẫn gặp nhiều lỗi trong quá trình này. Dưới đây là các lưu ý quan trọng để sếp có được câu trả lời và áp dụng chúng hiệu quả nhất:

• Khi trả lời 4 câu hỏi này, sếp nên tập trung ban lãnh đạo vào một cuộc họp, cùng các thành viên thảo luận và thống nhất câu trả lời. Đây cũng là lúc sếp nhận thấy, dù chỉ là những câu hỏi rất nền tảng nhưng mỗi thành viên sẽ có cách trả lời khác nhau, đây là điều xảy ra trong hầu hết Doanh nghiệp.
• Câu trả lời cần được thể hiện một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành Marketing gây khó khăn cho các phòng ban khác.
• Sau khi đã hoàn thành 4 câu hỏi này, sếp cần tổ chức hoạt động truyền thông trong đội ngũ, đảm bảo họ có cùng chung cách hiểu và áp dụng đúng cách.
• Mỗi khi tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng quý, hằng năm và lên các Mục tiêu/Hành động, cần review lại chiến lược Marketing để đảm bảo các hoạt động đang đi đúng theo chiến lược Marketing này.

Đối với những Doanh nghiệp mới thành lập từ 1-3 năm, có một chiến lược Marketing đúng đắn ngay từ đầu là một việc rất khó khăn. Vì Doanh nghiệp cần thời gian trải nghiệm, đánh giá và điều chỉnh để tìm ra câu trả lời phù hợp nhất. Nên trong thời gian đầu này, Doanh nghiệp nên nhờ đến sự trợ giúp của các chuyên gia và hãy thật quyết tâm cho đến khi tìm ra câu trả lời phù hợp nhất.

Chiến lược Marketing là phần số 4 trong Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp bao gồm 8 phần mà Simplamo xây dựng cho rất nhiều Doanh nghiệp trong thời gian qua.

Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp cụ thể hóa các ý tưởng và chiến lược của chủ doanh nghiệp từ 50-100 trang xuống còn 2 trang, trong đó bao gồm 8 phần quan trọng: Giá trị cốt lõi, Giá trị Doanh nghiệp, Mục tiêu 10 năm, Chiến lược Marketing, Mục tiêu 3 năm, Kế hoạch 1 năm, Mục tiêu ưu tiên quý, Vấn đề dài hạn.

Đa phần chủ doanh nghiệp đều biết Tầm nhìn là gì và thấy Tầm nhìn của họ rất rõ, sai lầm của họ là cho rằng những người khác cũng nhìn thấy nó. Nhưng thực tế, đội ngũ hầu như không thể nhìn thấy chúng, kết quả là các lãnh đạo luôn cảm thấy cô đơn, tuyệt vọng, và những Tầm nhìn lớn lao mãi không thể trở thành hiện thực.

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp Tăng trưởng bền vững thông qua xây dựng Bảng Tầm nhìn và chiến lược MKT từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Trước khi đến với loạt bài viết về Giải pháp tăng trưởng Doanh thu, sếp hãy đọc trước các bài viết về Giải pháp Giảm chi phí vận hành – Bên cạnh giảm chi phí vận hành từ gốc rễ, các giải pháp này còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vận hành bài bản (từ sơ đồ tổ chức, hệ thống mục tiêu, kết nối đội ngũ và tăng cường giao tiếp). Một khi đã ổn định về mặt vận hành thì áp dụng các biện pháp tăng trưởng doanh thu mới phát huy hiệu quả lâu dài.

Đọc các giải pháp Giảm chi phí tại đây.

Trải qua một thời gian dài phát triển Doanh nghiệp, sếp đã có thời gian tăng trưởng doanh thu khá tốt nhờ các điều kiện thuận lợi từ kinh tế, các quyết định đúng đắn chớp lấy thời cơ hoặc có nhân sự tài năng. Thế nhưng tình trạng này không duy trì lâu dài mà doanh thu thường xuyên trồi sụt, điều này làm sếp đau đầu và mong muốn tìm kiếm giải pháp tăng trưởng bền vững đến từ “thực lực” thực sự của Doanh nghiệp chứ không phải từ một cơ may hay từ 1,2 nhân sự có thể ra đi bất cứ khi nào.

Khi đã nghĩ đến “tăng trưởng bền vững”, loạt bài viết tiếp theo đây về đề tài Giải pháp tăng trưởng Doanh thu của Simplamo chính là chìa khóa dành cho sếp, vì chúng tôi sẽ tập trung phân tích các yếu tố cốt lõi giúp sếp tăng trưởng bền vững, đưa Doanh nghiệp vào sự phát triển ổn định lâu dài.

1. Văn hóa Doanh nghiệp mạnh tạo nên sự tăng trưởng bền vững

Văn hóa Doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tác động đến tăng trưởng doanh thu bằng cách tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy hiệu suất và giữ chân nhân tài:

• Doanh thu tăng mạnh ở các công ty có văn hóa tích cực: Các công ty có văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và tích cực thường có tốc độ tăng trưởng doanh thu gấp 4 lần so với những công ty có văn hóa yếu. Điều này phản ánh mức độ gắn kết của nhân viên và khả năng làm việc nhóm hiệu quả.
• Văn hóa tích cực thu hút và giữ chân nhân tài, dẫn đến tăng trưởng: Các tổ chức có văn hóa tốt thường thu hút được nhân tài và tăng doanh thu đến 32% nhờ năng suất và hiệu quả làm việc cao hơn. Ngoài ra, việc duy trì đội ngũ nhân viên có kỹ năng cao giúp doanh nghiệp tránh được chi phí lớn từ việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Những số liệu này chứng minh rằng việc đầu tư vào xây dựng và duy trì một văn hóa Doanh nghiệp mạnh không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết và hiệu suất của nhân viên, mà còn trực tiếp cải thiện Doanh thu & lợi nhuận của công ty.

Như vậy, để bước qua trang mới, trang của sự phát triển bền vững từ nội lực, Doanh nghiệp cần bắt tay vào xây dựng văn hóa.

2. Nguồn cội của Văn hóa doanh nghiệp: Giá trị cốt lõi

Như sếp cũng biết, nguồn cội của văn hóa Doanh nghiệp chính là Giá trị cốt lõi (chứ không đơn thuần chỉ là các hoạt động bề nổi mà chúng ta có thể quan sát bằng mắt như logo, kiến trúc, quy trình, các văn bản và trang phục của công ty,…)

Như vậy để xây dựng văn hóa vững mạnh, Doanh nghiệp cần đi từ yếu tố nguồn cội trước, là xác định và truyền thông các Giá trị cốt lõi này để chúng được lan tỏa và “sống” trong đội ngũ.

Các lợi ích khi xây dựng Văn hóa doanh nghiệp dựa trên Giá trị cốt lõi:

• Là kim chỉ nam trong mọi hành động, quy tắc ứng xử của công ty tạo nên sự đồng bộ và ấn tượng trong mắt khách hàng, đối tác
• Đội ngũ dễ dàng hợp tác, làm việc và hình thành tiếng nói chung trong mọi vấn đề vì cùng chung hệ giá trị
• Tạo nên tập thể gắn kết, làm việc hiệu suất, thu hút và giữ chân nhân tài, yếu tố tạo nên sự TĂNG TRƯỞNG BỀN VỮNG cho Doanh nghiệp
• Là cơ sở để tuyển dụng và sàng lọc nhân sự phù hợp với tổ chức

*Nhân sự phù hợp là câu chuyện các Doanh nghiệp vẫn nói nhiều trên mạng xã hội trong thời đại đặt con người làm trọng tâm trong kinh doanh hiện nay. Nhưng làm thế nào để xác định một nhân sự là phù hợp với Doanh nghiệp (ngoài khả năng đáp ứng các yêu cầu về công việc)?

Có một cách cụ thể và dễ duy trì nhất là Doanh nghiệp hãy dựa trên Giá trị cốt lõi để:

• Tuyển dụng nhân sự: lựa chọn kỹ càng từ đầu vào
• Review nhân sự định kỳ hàng quý, hằng năm: liên tục nhắc nhớ để nhân sự “sống” với Giá trị cốt lõi, tạo điều kiện cho nhân sự rèn luyện và phát hiện các nhân sự chưa phù hợp.

Ngược lại, với nhân sự không phù hợp, theo thời gian sẽ gây tác động xấu đến Doanh nghiệp, đặc biệt khi họ là người nắm giữ các vai trò chủ chốt quan trọng. Ví dụ: một trong các Giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp là Tốc độ, nhưng nhân sự lại không có giá trị này, việc thường xuyên chậm trễ trong công việc đã gây ra thiệt hại không nhỏ cho khách hàng và ảnh hưởng tới nội bộ.

3. Cách khai phá Giá trị cốt lõi trong Doanh nghiệp

Khi sếp đã nắm bắt được tầm quan trọng của Giá trị cốt lõi và nhân sự phù hợp đến sự TĂNG TRƯỞNG BỀN VỮNG của Doanh nghiệp. Phần tiếp theo của bài viết, Simplamo sẽ hướng dẫn cách khai phá Giá trị cốt lõi một cách đơn giản, hiệu quả và có thể áp dụng được ngay.

Tại sao phải dùng từ là “khai phá” mà không phải là tạo nên? Vì Giá trị cốt lõi là những giá trị đang có sẵn trong mỗi Doanh nghiệp.

Giá trị cốt lõi tại mỗi Doanh nghiệp là mỗi khác, việc tham khảo, sao chép bộ giá trị từ các Doanh nghiệp đi trước sẽ mang đến sự khập khiểng, không phù hợp và nhanh chóng bị “đào thải”.

Ví dụ: “Tôn trọng cá nhân” là Giá trị cốt lõi của HP khi HP trở thành một công ty vĩ đại. Nhưng Disney lại trở thành công ty vì đại vì nhóm giá trị cốt lõi khác liên quan đến “Trí tưởng tượng và sáng tạo; Phép màu và sự kỳ diệu”. Điều đó cho thấy, bộ giá trị cốt lõi của các công ty thành công là khác nhau.

Chia sẻ thêm về đề tài này, khi Jim Collins thực hiện cuốn sách “Xây dựng để trường tồn”, ông nhận ra rằng: Mỗi công ty vĩ đại và lâu dài đều có một tập hợp các Giá trị cốt lõi vượt thời gian mà họ đam mê giữ gìn, nhưng không có Giá trị cốt lõi nào chung cho tất cả các công ty vĩ đại.

Vậy để chuẩn bị cho hành trình trở thành một công ty tăng trưởng bền vững, một công ty vĩ đại trong thời gian tới, sếp hãy khai phá bộ Giá trị cốt lõi đang “ẩn nấp” trong chính Doanh nghiệp của sếp. Và chúng thường đến từ tính cách của những nhà sáng lập ra Doanh nghiệp đó.

Bài viết “Hướng dẫn xây dựng Giá trị cốt lõi cho Doanh nghiệp” của Simplamo sẽ hướng dẫn sếp Quy trình khám phá, làm rõ và truyền thông Giá trị cốt lõi cùng với đội ngũ ban lãnh đạo, tạo nên văn hóa doanh nghiệp rõ nét – bí quyết của sự phát triển trường tồn.

“Khi bạn tạo ra một nền văn hóa dựa trên Giá trị cốt lõi, bạn đang xây dựng một nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công dài hạn.” – Marc Benioff, CEO của Salesforce

4. Sovigaz khám phá Giá trị cốt lõi cùng chuyên gia Simplamo

Công ty Cổ Phần Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn (Sovigaz) là Doanh nghiệp nhà nước dẫn đầu về sản xuất các sản phẩm khí y tế, khí công nghiệp, que hàn điện và hóa chất. Trong suốt hơn 45 năm hoạt động, đến nay Sovigaz đã trở thành nhà sản xuất khí công nghiệp, que hàn điện và hóa chất hàng đầu Việt Nam.

Nhận thấy tầm quan trọng của Giá trị cốt lõi trong văn hóa Doanh nghiệp, đặc biệt là đối với một Doanh nghiệp có bề dày lịch sử và dẫn đầu ngành như Sovigaz, ngày 01.10.2023 vừa qua, đội ngũ ban lãnh đạo Sovigaz đã phối hợp cùng với chuyên gia Simplamo tổ chức hoạt động “nhận diện, làm rõ và truyền thông Giá trị cốt lõi” đến toàn thể đội ngũ.

Xem bài viết chi tiết tại đây

Simplamo đã giúp nhiều Doanh nghiệp xây dựng văn hóa rõ nét, tăng trưởng Doanh thu bền vững nhờ hoạt động đào tạo “Khai phá Giá trị cốt lõi và duy trì trong đội ngũ”.

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm Chi phí vận hành, tăng trưởng Doanh thu từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.

Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.

Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.

1. Mất kết nối – Giao tiếp kém làm tăng 25% chi phí vận hành

Mất kết nối và giao tiếp kém là tình trạng xuất hiện tại nhiều Doanh nghiệp và chúng đang gây nên những thiệt hại không hề nhỏ:

• Bài viết từ Simon & Simon (2024): các Doanh nghiệp có giao tiếp nội bộ kém có thể làm giảm năng suất lao động lên tới 30%. Các công ty báo cáo mức giảm hiệu suất này cũng đồng thời chứng kiến mức tăng chi phí vận hành khoảng 25% so với các Doanh nghiệp có hệ thống giao tiếp tốt.
• Nghiên cứu của Gallup (2021): các Doanh nghiệp với sự thiếu liên kết và giao tiếp kém đã giảm tới 21% lợi nhuận ròng và có tỷ lệ nhân viên không hài lòng tăng lên 50%. Gallup cũng nhận thấy rằng các công ty này có xu hướng mất khoảng 14% doanh thu tiềm năng hàng năm do những rào cản trong giao tiếp.

Biện pháp “chữa cháy” thường được Doanh nghiệp áp dụng khi đối mặt với tình trạng giao tiếp kém thường là đầu tư vào các phần mềm giao tiếp nội bộ, phần mềm dự án.

Tuy nhiên đây chỉ là biện pháp giải quyết phần nổi của tảng băng chìm, vì khi không giải quyết vấn đề từ gốc rễ, tình trạng giao tiếp kém và mất kết nối không những không được cải thiện mà còn làm phát sinh thêm chi phí, gia tăng khối lượng công việc cho nhân viên.

2. Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của mất kết nối và giao tiếp kém

Tại sao đội ngũ lại mất kết nối, giao tiếp kém mặc dù họ được công ty trang bị sẵn công cụ giao tiếp nội bộ, thường xuyên tổ chức họp hành? Mỗi phòng ban là một ốc đảo, không có sự giao tiếp và phối hợp công việc chặt chẽ, việc ai nấy làm?

TSARSI – Một công ty chuyên cung cấp nguồn nhân lực và dịch vụ chuyên dụng cho các công ty Mỹ và Úc, có trụ sở đặt tại Mỹ và văn phòng vận hành tại thành phố Hồ Chí Minh. TSARSI đã trải qua tình trạng mất kết nối khi nhân sự tăng lên hơn 50 người mặc dù đã đầu tư nhiều phần mềm quản lý dự án, giao tiếp nội bộ.

Sau khi áp dụng nhiều cách khác nhau, TSARSI nhận ra điểm mấu chốt khiến xảy ra tình trạng mất kết nối, giao tiếp kém giữa các phòng ban là do: công ty chưa vạch ra Định hướng để đội ngũ hiểu và giao tiếp thường xuyên trên Định hướng đó.

Định hướng ở đây chính là hệ thống Tầm nhìn – Mục tiêu và các cuộc họp định kỳ hàng tuần.

Tìm hiểu câu chuyện TSARSI tại đây.

Vì sao lại như vậy?

• Vì khi đội ngũ không nắm bắt Mục tiêu công ty, mỗi phòng ban, mỗi cá nhân sẽ có Mục tiêu của riêng mình trong công việc (thậm chí là không có), và điều này tạo nên sự bất đồng quan điểm, bất đồng lợi ích trong nội bộ.
• Mặc khác, dù công ty đã xây dựng Mục tiêu nhưng đội ngũ không gặp mặt và nói về Mục tiêu hàng tuần, họ sẽ trở nên xao lãng, bỏ rơi Mục tiêu chung và quay trở về với “ốc đảo” của riêng mình.
• Các vấn đề phát sinh không được giải quyết một cách cởi mởi dựa trên Mục tiêu chung, lâu ngày sẽ làm tăng mâu thuẫn giữa các phòng ban, tạo nên khúc mắc giữa họ rất lớn.

Khi đã không cùng “đứng chung một chiến tuyến” và nhiều khúc mắc lâu ngày, hoạt động của đội ngũ sẽ trở nên rời rạc, thiếu đồng bộ, dễ phát sinh mâu thuẫn, năng suất làm việc kém, cuối cùng dẫn đến tăng chi phí vận hành & giảm Lợi nhuận.

Như vậy, để giải quyết gốc rễ tình trạng này, Doanh nghiệp cần thực hiện hai bước sau, trước khi đầu tư vào các phần mềm giao tiếp nội bộ để tránh lãng phí:

• Bước 1: Xây dựng Hệ thống Tầm nhìn – Mục tiêu rõ ràng và truyền thông thường xuyên trong đội ngũ – việc này đồng thời giúp cắt giảm các công việc thừa thải (đọc bài hướng dẫn tại đây).
• Bước 2: Định kỳ tổ chức cuộc họp tuần review Mục tiêu để kết nối đội ngũ, đưa mọi người về cùng một hướng và giải quyết các vấn đề chung một cách minh bạch, cởi mở.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ tập trung vào Bước 2.

3. Giải pháp kết nối đội ngũ, tăng cường giao tiếp nội bộ cắt giảm 20% lãng phí

Sếp đã quen với các cuộc họp diễn ra liên tục trong Doanh nghiệp, và cũng quá ngán ngẫm vì nó. Các cuộc họp khiến sếp đau đầu, mất thời gian nhưng lại không mang lại hiệu quả trong việc kết nối đội ngũ và giải quyết các vấn đề.

Dưới đây là các giải pháp của Simplamo, biến một cuộc họp kém thành một cuộc họp khoa học, hiệu suất cao, giải quyết vấn đề triệt để và kết nối đội ngũ vào Mục tiêu chung, giải pháp hiện đang được áp dụng tại hơn 275,000 Doanh nghiệp trên toàn thế giới:

3.1 Chia cuộc họp thành hai loại

• Cuộc họp cấp công ty (leadership): Dành cho CEO và các trưởng bộ phận, để báo cáo và theo dõi các Mục tiêu cấp công ty và cấp phòng ban.
• Cuộc họp cấp phòng ban: với sự tham gia của trưởng bộ phận và nhân viên của phòng ban đó, để báo cáo và theo dõi các Mục tiêu cấp phòng ban và cá nhân.

3.2 Thời gian

• Cố định lịch cuộc họp cấp công ty và cuộc họp cấp phòng ban vào một khung giờ để có sự chuẩn bị tốt nhất. Ví dụ: Cuộc họp BOD là 9h00 Thứ ba hàng tuần, Cuộc họp phòng kinh doanh là 9h00 Thứ hai hàng tuần.
• Thời lượng cuộc họp không quá 90 phút (cuộc họp quá 90 phút sẽ làm cạn năng lượng và sự tập trung của đội ngũ), cố gắng kết thúc cuộc họp đúng giờ để xây dựng thói quen và không ảnh hưởng tới timeline làm việc sau đó.

3.3 Tổ chức cuộc họp theo khung 7 bước

1. Chia sẻ tin tốt – 5 phút
2. Review chỉ số kinh doanh hàng tuần – 5 phút
3. Rà soát mục tiêu – 5 phút
4. Phản hồi tình hình khách hàng/nhân viên – 5 phút
5. Review danh sách Hành động (To-dos list) – 5 phút
6. Giải quyết vấn đề – 60 phút
7. Kết luận – 5 phút

Đọc hướng dẫn chi tiết 7 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tại phần 2,3 >> Đội ngũ sẽ liên tục được cập nhật và nắm bắt tiến trình thực thi Mục tiêu chung, tạo nên sự thấu hiểu và kết nối trong công việc giữa các phòng ban, dễ phối hợp làm việc.

Phần 4 >> Giúp đội ngũ nắm bắt được các phản hồi nóng hổi từ Khách hàng/nhân viên trong tuần, ngay cả các phòng ban (hoặc sếp) không làm việc trực tiếp với khách hàng cũng biết về các thông tin này >> Thông tin xuyên suốt trong toàn tổ chức.

Đặc biệt ở phần 6 Giải quyết vấn đề >> bằng cách đi qua các phần từ 2 tới 5, đội ngũ sẽ nhận thấy các vấn đề xuất hiện và liệt kê chúng thành một danh sách. Từ danh sách này, cả đội sẽ cùng thống nhất 3 vấn đề nóng hổi nhất và giải quyết chúng trước theo 3 bước khoa học: Nhận diện nguyên nhân cốt lõi – Bàn luận giải pháp – Chốt phương án >> tránh tình trạng thảo luận lan man, không ra kết quả, bàn từ vấn đề này sang vấn đề khác cho đến khi kiệt sức.

Bằng cách tổ chức cuộc họp này đều đặn hàng tuần trong tổ chức, sếp sẽ cảm thấy sự thay đổi mạnh mẽ chỉ sau 4 tuần áp dụng:

• Đội ngũ cởi mở và thảo luận sôi nổi (thay vì bầu không khí nặng nề im lặng như trước).
• Đội ngũ nắm bắt được công việc của nhau, hình thành sự thấu hiểu, kết nối cao và phối hợp hiệu quả trong công việc hướng tới Mục tiêu chung.
• Các vấn đề được phát hiện và xử lý sớm với độ trách nhiệm cao, các phòng ban không còn khúc mắc và nắm bắt được ý của nhau.
• Đội ngũ hình thành kỹ năng giải quyết vấn đề khoa học từ gốc rễ, biết cách chốt hành động giải quyết rõ ràng, dứt điểm.
• Các Mục tiêu được đội ngũ bám sát tiến độ, tinh thần và năng suất làm việc tăng cao.

Sếp hãy bắt đầu áp dụng ngay vào cuộc họp tuần tới và cảm nhận sự khác biệt nhé!

Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành, tăng trưởng Doanh thu nhờ phương pháp gia tăng kết nối, cải thiện giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ thông qua Hướng dẫn, đào tạo tổ chức cuộc họp khoa học này:

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.

Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.

Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.

1. Công việc thừa thải gây lãng phí 20% nguồn lực Doanh nghiệp hàng năm

Các công việc thừa thải, không phục vụ cho Mục tiêu Doanh nghiệp đang gây ra sự lãng phí rất lớn, không chỉ ở Việt Nam mà còn ở nhiều nước trên thế giới, ví dụ như:

• Lãng phí về thời gian và nguồn lực: Một nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng trung bình một nhân viên văn phòng dành 41% thời gian của họ cho các công việc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tham gia các cuộc họp không cần thiết, quản lý các quy trình phức tạp mà không mang lại giá trị thực tế, và xử lý các vấn đề hành chính không cần thiết.
• Tác động đến năng suất và hiệu quả: Theo báo cáo của McKinsey & Company, lãng phí công việc có thể làm giảm năng suất của một tổ chức từ 20% đến 30%. Điều này có nghĩa là các công ty đang bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng và tối ưu hóa hoạt động chỉ vì họ không tập trung vào các công việc quan trọng nhất.
• Tác động lên tinh thần nhân viên: Nghiên cứu từ Gallup cho thấy rằng nhân viên cảm thấy họ đang làm việc trên các nhiệm vụ không cần thiết thường có mức độ hài lòng công việc thấp hơn và dễ dẫn đến tình trạng kiệt sức. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn làm tăng chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.

Tuy đây là thực trạng hiện diện tại rất nhiều Doanh nghiệp, nhưng việc cắt giảm các công việc không phục vụ cho Mục tiêu Doanh nghiệp lại không phải là ưu tiên hàng đầu tại nhiều công ty. Vì họ chưa đánh giá đúng tầm quan trọng và khoản chi phí khổng lồ phải chi trả cho các hoạt động lãng phí này.

2. Giải pháp xây dựng cơ cấu Mục tiêu khoa học, cắt giảm 20% chi phí lãng phí

2.1 Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp

Vậy làm thế nào để nhận diện Doanh nghiệp của sếp đang lãng phí ngân sách vào các hoạt động không cần thiết, sếp hãy điểm qua checklist sau:

• Không xây dựng Mục tiêu công ty hàng năm và hàng quý
• Chỉ tập trung vào Mục tiêu Doanh thu mà bỏ quên các Mục tiêu về Khách hàng, Tài chính, Đào tạo & Phát triển dẫn đến tình trạng “đuối sức” trong việc đạt doanh số, các vấn đề thường xuyên lặp lại
• Mỗi phòng ban tự xây Mục tiêu của riêng mình và không đóng góp cho Mục tiêu công ty
• Các phòng ban không biết Mục tiêu của nhau và không hỗ trợ nhau, việc ai nấy làm
• Không truyền thông Mục tiêu công ty đến đội ngũ
• Nhân sự tập trung vào các sự vụ, sự việc và không biết Mục tiêu công ty/phòng ban là gì, không có động lực phát triển lâu dài tại công ty
• Doanh thu tăng trưởng rất chậm hoặc giảm dần mặc dù đầu tư nguồn nhân lực nhiều

Nếu đa phần tình trạng trên đang xuất hiện trong Doanh nghiệp của sếp, thì sếp đang lãng phí 20% chi phí vận hành vào các hoạt động lãng phí cùng một đội ngũ thiếu gắn kết, thiếu định hướng.

2.2 Đã đến lúc cắt giảm ngay 20% chi phí lãng phí

Chỉ bằng việc giúp cho đội ngũ tập trung vào các mục tiêu công ty, phòng ban hàng quý, hằng năm, và thường xuyên theo dõi hỗ trợ đội ngũ, sếp sẽ cảm thấy sự thay đổi mạnh mẽ trong tinh thần làm việc và ấn tượng với các kết quả đạt được (Chi phí giảm mà Doanh thu tăng).

Dưới đây là các giải pháp của Simplamo để xây dựng một cơ cấu Mục tiêu khoa học và hiệu quả nhất, giúp sếp giảm từ 20% chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày:

• Bắt đầu từ việc xây dựng Mục tiêu 90 ngày để hình thành thói quen xây Mục tiêu và tập trung đội ngũ vào các Mục tiêu ngay trước mắt
• Xây Mục tiêu công ty theo công thức SMART trước, sau đó mới phân rã xuống cho từng phòng ban, đảm bảo không có các Mục tiêu thừa thải
• Chia nhỏ Mục tiêu thành các hành động nhỏ hơn (cột mốc) để dễ dàng theo dõi tiến độ hàng tuần, kịp thời điều chỉnh/tăng tốc đảm bảo đúng hạn
• Xây dựng bộ chỉ số kết quả kinh doanh hàng tuần để dự đoán khả năng đạt Mục tiêu, đánh giá năng lực nhân viên và kịp thời tinh chỉnh
• Mỗi Mục tiêu có 1 nhân sự phụ trách chính dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã xây dựng trước đó (đọc bài 1) để gia tăng tính trách nhiệm và giải trình
• Tổ chức cuộc họp ban lãnh đạo hàng tuần để đội ngũ cùng review Mục tiêu của nhau, nắm bắt hoạt động của nhau và giải quyết các vấn đề chung một cách khách quan (đọc bài 3 )

Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành, tăng trưởng Doanh thu nhờ xây dựng cơ cấu Mục tiêu khoa học, hiệu quả cùng phương pháp giúp đội ngũ nâng cao năng lực thực thi:

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Giảm chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu là mối quan tâm hàng đầu của Doanh nghiệp hiện nay. Có rất nhiều cách để cắt giảm chi phí vận hành từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các lãng phí hoặc thuê ngoài những công việc không cốt lõi.

Nếu sếp đã đã áp dụng nhiều phương pháp cắt giảm mang tính “bề nổi” như liệt kê bên trên nhưng không mang đến hiệu quả lâu dài, chi phí vận hành vẫn rất cao, ảnh hưởng tới Doanh thu và Lợi nhuận, hãy đọc series bài viết Giải pháp giảm 20% Chi phí vận hành, Tăng trưởng x2 cho Doanh nghiệp của Simplamo.

Các giải pháp tập trung vào phần chìm của tảng băng mà nhiều Doanh nghiệp không biết đến, điều đang âm thầm gây ra lãng phí lâu dài và rất lớn cho Doanh nghiệp.

1. Cấu trúc không chuẩn tăng lãng phí trên 30%

Khi đại dịch covid19 diễn ra và kết thúc, nhiều Doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhân sự và xây dựng lại cấu trúc tổ chức tinh gọn hơn để tiết kiệm chi phí. Khi biết cắt giảm đúng cách, nhiều Doanh nghiệp sau khi giảm đến 30% nhân sự vẫn duy trì được mức doanh thu như cũ thậm chí năng suất lao động còn tăng lên.

Một ví dụ khác, chi phí tuyển sai 1 nhân sự có thể lên đến 30% – 150% lương của nhân sự đó trong một năm. Với những vị trí cao cấp hoặc đặc thù, con số này có thể còn cao hơn nhiều. Ví dụ: sếp tuyển một nhân sự với mức lương 20 triệu/tháng, sau một thời gian nhận ra đây là nhân sự không phù hợp, tổng thiệt hại tiêu tốn cho nhân sự này có thể đã lên tới 300 triệu.

>> Từ hai ví dụ điển hình trên, con số thất thoát Doanh nghiệp phải gánh chịu cho một cấu trúc nhân sự “sai” là rất lớn, thậm chí lớn hơn rất nhiều so với những khoản “bề nổi” mà sếp đang cắt giảm hàng tháng. Vậy làm thế nào để xác định một cấu trúc nhân sự tối ưu nhất cho tổ chức để giảm chi phí vận hành và tăng năng suất làm việc?

2. Giải pháp xây dựng cấu trúc chuẩn, giảm 20% chi phí vận hành

2.1 Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp

Trước khi đi vào phần giải pháp, sếp hãy đánh giá lại sơ đồ tổ chức hiện tại của Doanh nghiệp, bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Các chức năng chính đang có nhiều người cùng phụ trách?
• Các vị trí không có mô tả công việc hoặc có nhưng dài dòng, chung chung và không được công khai, minh bạch?
• Nhân viên không nắm rõ trách nhiệm chính của mình và của những người khác?
• Một số vị trí không phục vụ cho quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến cho khách hàng?
• Nhiều vị trí không cần thiết nhưng chưa biết sắp xếp vào đâu?
• Một vài nhân sự quan trọng (thậm chí CEO) đang ôm đồm quá nhiều việc ?
• Khâu báo cáo rườm rà, đi qua nhiều lớp, cần nhiều người duyệt

Nếu đa phần tình trạng trên đang xuất hiện trong Doanh nghiệp của sếp, thì sếp đang sở hữu một cấu trúc cồng kềnh phức tạp, tăng chi phí vận hành lên đến 30% vì:

• Nhân viên không làm việc hết sức mình vì họ không chịu trách nhiệm cho một chỉ số/kết quả cụ thể
• Các phòng ban/nhân sự tránh né trách nhiệm, đổ thừa qua lại vì một vị trí có nhiều người cùng phụ trách
• Các vấn đề không được giải quyết triệt để, lãng phí thời gian, ngân sách
• Mất thời gian cho việc báo cáo, đợi chờ
• Tuyển dụng sai và lãng phí chi phí cho những vị trí không thật sự cần thiết

Tất cả những điều này đang đẩy chi phí vận hành của sếp tăng cao hơn 30% so với con số thực tế mà năng suất công việc lại giảm.

2.2 Đã đến lúc cắt giảm ngay 20% chi phí vận hành

Dưới đây là các giải pháp của Simplamo để xây dựng một sơ đồ tổ chức phù hợp và hiệu suất nhất, giúp sếp giảm từ 20% chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày:

• Đầu tiên, hãy sắp xếp lại sơ đồ tổ chức sao cho đáp ứng quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ đến cho khách hàng, trong đó có 3 khối chức năng quan trọng: SALE/MARKETING + VẬN HÀNH + TÀI CHÍNH/NHÂN SỰ
• Một nhân sự có thể ngồi ở nhiều vị trí, nhưng một vị trí không có nhiều người ngồi
• Mỗi vị trí cần có mô tả vai trò trách nhiệm cụ thể (tối đa 5 vai trò trách nhiệm, mỗi vai trò viết ngắn gọn trong 1 dòng)
• Trình bày các vai trò/trách nhiệm này trên sơ đồ tổ chức để đảm bảo toàn nhân sự đều nắm rõ vai trò của nhau
• Đánh giá lại các vị trí chưa thật sự cần thiết, từ đó có hoạt động thuyên chuyển hoặc cắt giảm phù hợp
• Tuyển dụng nhân sự mới dựa trên sơ đồ này

Simplamo đã giúp hàng trăm Doanh nghiệp giảm 20% chi phí vận hành nhờ xây dựng lại cơ cấu nhân sự hiệu suất – trách nhiệm cao trong suốt nhiều năm qua:

Đăng ký tư vấn để tìm hiểu Giải pháp giảm ngay 20% Chi phí vận hành chỉ trong 90 ngày từ Simplamo.

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up