Tiết Từ Thị

Tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay do thực trạng tổ chức cuộc họp tại Việt Nam hiện nay vẫn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập. Nổi bật như là tình trạng họp nhiều, thời gian họp quá dài, họp không có mục đích, nội dung rõ ràng, gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Các cuộc họp không hiệu quả sẽ làm gia tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của doanh nghiệp,.

1. Tầm quan trọng của tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tổ chức cuộc họp là một hình thức giao tiếp, một hoạt động quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp các thành viên trao đổi, truyền đạt thông tin, bàn luận tìm giải pháp, đưa ra những chỉ đạo cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Tổ chức cuộc họp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất công việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng tiêu biểu trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả bao gồm:

• Trao đổi thông tin: Cuộc họp là nơi để các thành viên trao đổi, cập nhật, nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động, kế hoạch thực hiện, các mục tiêu đề ra từ doanh nghiệp/phòng ban và cá nhân. Thông tin được truyền đạt trực tiếp trong cuộc họp sẽ đầy đủ, rõ ràng hơn, mọi người hiểu rõ các vấn đề, nhiệm vụ, hạn chế được những nhầm lẫn khi mọi người có cơ hội phản hồi và trình bày thắc mắc nhanh chóng và phối hợp công việc với nhau tốt hơn.
• Chia sẻ ý kiến: Tổ chức cuộc họp hiệu quả là tạo cơ hội cho nhân viên bày tỏ, chia sẻ ý kiến, suy nghĩ về các vấn đề của phòng ban/ doanh nghiệp, các vấn đề, khúc mắc sẽ được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể đề ra các giải pháp đa dạng, thực tiễn, khả thi hơn.
• Thảo luận và giải quyết vấn đề: Cuộc họp là nơi để các thành viên trong tổ chức thảo luận, đưa ra ý kiến đóng góp và giải quyết các vấn đề vướng mắc chung. Thông qua quá trình thảo luận, các thành viên sẽ phân tích, đánh giá toàn diện, đưa ra các ý kiến, giải pháp phù hợp, đa dạng, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề, cũng như các vấn đề nên được giải quyết xong nhanh chóng ngay trong thời gian tổ chức.
• Tăng cường sự phối hợp: Tổ chức cuộc họp hiệu quả giúp các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm của nhau, để họ có thể phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả hơn trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
• Ra quyết định: Cuộc họp là thời điểm để ban lãnh đạo, giám đốc công bố, thông báo hoặc ra quyết định chung về các vấn đề quan trọng đến các thành viên trong doanh nghiệp. Các quyết định được đưa ra công khai, minh bạch, rõ ràng, mọi người đều nắm bắt được, từ đó khả năng thực thi theo chỉ đạo sẽ cao hơn.

2. Những nguyên nhân khiến cuộc họp không hiệu quả

• Không có cuộc họp định kỳ, thời gian tổ chức cuộc họp không cố định

Nhiều phòng ban trong doanh nghiệp (như phòng kinh doanh) thường gặp khó khăn khi thống nhất thời gian tổ chức cuộc họp vì nhân viên bận đi gặp khách hàng… nên dời lại cuộc họp, nhân sự tham gia dự không đầy đủ, bỏ lỡ nội dung, vấn đề quan trọng trong cuộc họp. Hay như việc mọi người tới muộn, đến rải rác vì nhiều lý do, dẫn đến tổ chúc cuộc họp hiệu quả gần như không khả thi.

• Mục đích và nội dung cuộc họp không rõ ràng

Khiến các thành viên tham dự không biết tập trung vào điều gì, vấn đề nào cần thiết giải quyết trước, từ đó cuộc họp sẽ diễn ra không đi vào trọng tâm, xa rời mục đích và không đạt được kết quả như mong muốn. Đây được coi là nguyên nhân phổ biến nhất ảnh hưởng đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả

• Kế hoạch cuộc họp không được chuẩn bị kỹ lưỡng

Làm cho việc tổ chức cuộc họp dễ bị gián đoạn, lãng phí thời gian, không trật tự, logic, người tham dự không theo được nhịp họp, không nắm bắt được đầy đủ vấn đề, dẫn đến đề xuất giải quyết vấn đề một cách tức thời, hời hợt, không khả thi.

• Thành phần tham dự không phù hợp

Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp với mục đích và nội dung của cuộc họp. Nếu thành phần tham dự không phù hợp, sẽ làm cuộc họp không thể thảo luận sâu vào về vấn đề đang cần giải quyết (do yếu tố chuyên môn), không đi đúng trọng tâm, thậm chí có thể gây ra tranh cãi, xung đột và không trở thành cuộc họp hiệu quả.

• Người điều phối kiêm nhiệm cả vị trí thư ký cuộc họp

Người điều phối có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, dẫn dắt cuộc họp đi đúng trọng tâm, không lan man, tránh tình trạng lộn xộn, thiếu trật tự… Nên khi 1 người đảm nhiệm cả vai trò điều phối và thư ký sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả của cả hai nhiệm vụ. Vừa không kiếm soát được cuộc họp, vừa không ghi chép được đầy đủ nội dung.

• Bàn luận sa đà, không đúng thời điểm

Cuộc họp nói về những vấn đề không liên quan, quanh quẩn trong những chuyện không thật sự cần thiết, khiển trách/khen thưởng quá lâu… bị phân tâm khỏi nhiệm vụ quan trọng, tốn nhiều thời gian họp nhưng không giải quyết được vấn đề trọng yếu.

• Các thành viên tham dự không tích cực

Có thể do tổ chức họp quá nhiều trong tuần, cuộc họp quá dài, nội dung cuộc họp không liên quan, không phù hợp với người tham dự, hay người tham dự cuộc họp nhưng chỉ được nghe, không được thảo luận, chia sẻ ý kiến, gây ra nhàm chán, mất tập trung, lãng phí thời gian và không có kết quả. Sự tham gia tích cực của các thành viên cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay  việc tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không.

• Kết thúc cuộc họp không có kết luận rõ ràng

Cuộc họp diễn ra quá dài, bàn luận sa đà, vội vàng kết thúc vì mọi người hết năng lượng, mệt mỏi, lo quay lại những nhiệm vụ hàng ngày của cá nhân, nên bỏ qua phần kết luận để tổng hợp lại những nội dung, thông điệp chính yếu đã được thảo luận trong cuộc họp. Tổ chức một cuộc họp nhưng không có kết luận rõ ràng sẽ dẫn đến việc các quyết định được đưa ra trong cuộc họp không được thực hiện hoặc bị thiếu sót, bỏ lỡ vì mọi người cảm thấy cuộc họp chưa hoàn tất nên chưa cần triển khai thực hiện.

• Các thành viên tham gia cuộc họp không nhận được biên bản họp

Vì quên do chủ quan cho rằng các thành viên đều tự ghi lại đầy đủ hay vì thiếu phần mềm hỗ trợ nên thư ký phải gửi thủ công biên bản đến từng thành viên tham dự sau cuộc họp dẫn đến chậm trễ, cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, vì vậy việc tổ chức cuộc họp hiệu quả cũng không đạt.

Ngoài ra còn các yếu tố khách quan khác dẫn đến việc không tổ chức được cuộc họp hiệu quả như thời gian, địa điểm cuộc họp không phù hợp với nội dung họp và nhu cầu của người tham gia, công nghệ trình bày, phần mềm cho cuộc họp lỗi thời, không còn hiệu quả hỗ trợ, ngoài ra còn có yếu tố tình hình sức khỏe của các thành viên,…

Tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều bạn quan tâm? Đăng ký tham dự workshop: Nhân đôi Doanh số và Hiệu suất các cuộc họp, để được trực tiếp hướng dẫn tổ chức cuộc họp hiệu quả này, tiết kiệm thời gian chi phí, mà vẫn triển khai và theo dõi đội ngũ thực thi hiệu quả hàng tuần. Workshop diễn ra vào ngày 09/05/2024.

3. Các yếu tố cần thiết để tổ chức cuộc họp hiệu quả

3.1. Các yếu tố cần thiết để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Trước cuộc họp

• Xác định mục tiêu, nội dung cuộc họp rõ ràng để đảm bảo hiệu quả, trật tự, tránh lãng phí thời gian khi tổ chức cuộc họp – yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của cuộc họp.
• Lập kế hoạch cuộc họp cụ thể, chi tiết về mục đích, nội dung, thời gian (các cuộc họp nên cố định thời gian tổ chức), địa điểm, phương thức điều hành,…
• Xác định thành phần tham dự cuộc họp, phân công trách nhiệm rõ ràng: Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp, liên quan với nội dung cuộc họp, việc điều phối chỉ nên do một người đảm nhiệm, thư ký và người chủ trì nên do hai thành viên khách nhau đảm nhận.
• Thông báo cuộc họp, đảm bảo tất cả các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm thông tin cuộc họp càng sớm càm tốt, để họ có sự chuẩn bị, sắp xếp tốt nhất. Vậy nên tổ chức cố định sẽ càng dễ tổ chức cuộc họp hiệu quả và thuận lợi hơn.

Trong cuộc họp

• Điều phối cuộc họp chặt chẽ: Người điều phối cần giữ cho cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, tránh lan man, xa rời mục đích, tạo điều kiện cho các thành viên tham dự chia sẻ ý kiến, đóng góp.
• Tạo không khí cởi mở, dân chủ: Người điều phối cần tạo không khí cởi mở, dân chủ để các thành viên tham dự có thể tự tin phát biểu ý kiến, đóng góp.
• Kết thúc cuộc họp đúng thời gian: Người điều phối cần kết thúc cuộc họp đúng thời gian đã quy định để tránh lãng phí thời gian, chẫm trễ công việc của các thành viên tham dự.

Sau cuộc họp

Ghi chép biên bản họp, theo dõi và đánh giá cuộc họp để hạn chế tình trạng thiếu sót khi thực hiện những vấn đề đã quyết định triển khai trong cuộc họp. Mọi thành viên tham dự nên được tự đánh giá, chấm điểm về sự hữu ích, hiệu quả của cuộc họp đối với cá nhân, phòng ban.

3.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Là khả năng lên kế hoạch, chuẩn bị để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, truyền đạt đầy đủ, rõ ràng mục tiêu, những thông tin cần thiết và giải quyết được vấn đề.

Người điều phối cần những kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả sau:

• Kỹ năng thuyết trình: dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng, truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch.
• Kỹ năng tổ chức: tổ chức cuộc họp khoa học, trật tự, tránh lãng phí thời gian.
• Kỹ năng giao tiếp: tạo không khí thân thiện, cởi mở, tích cực, có sự kết nối, thống nhất giữa các thành viên tham dự.
• Kỹ năng xử lý tình huống: xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý, khi có tình huống hy hữu phát sinh, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thành công.

Bên cạnh đó, người điều phối cuộc họp cũng là người có khả năng đảm bảo được tiến độ của cuộc họp, thời điểm bắt đầu và kết thúc đúng giờ và có tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không. Việc tuân thủ thời gian họp giúp tránh lãng phí thời gian của mọi người, như vậy cuộc họp sẽ không tạo ra áp lực, sự tránh né, mệt mỏi cho người tham dự.

….

Với những yếu tố và các kỹ năng cần thiết của người điều phối như trên, doanh nghiệp có thể tự áp dụng vào trong các cuộc họp của mình để cải thiện chất lượng cuộc họp, tổ chức cuộc họp hiệu quả và tạo nên thói quen họp hành hiệu quả trong toàn đội ngũ. Thế nhưng, với khá nhiều yếu tố và kỹ năng cần rèn luyện như vậy, để áp dụng được vào trong tổ chức cuôc họp là một việc rất khó khăn, đây là lúc doanh nghiệp nên tìm đến các công cụ hỗ trợ, như phần mềm Simplamo.

Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu kết hợp độc đáo giữa OKR&KPI với tư duy hiện đại đến từ Hoa Kỳ, bên cạnh việc giúp doanh nghiệp thiết lập và quản trị mục tiêu, Simplamo còn có khung cuộc họp hiệu quả giúp tạo nên văn hóa làm việc lành mạnh, kỷ luật và tập trung vào mục tiêu doanh nghiệp.

Khung cuộc này hiện đang được sử dụng phổ biến tại hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới, đáp ứng các yếu tố quan trọng của một cuộc họp hiệu quả, đồng thời có các câu hỏi gợi ý giúp cho đội ngũ điều phối cuộc họp tự tin và rèn luyện các kỹ năng quan trọng.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khung cuộc họp này, quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả và ý nghĩa mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

4. Quy trình 7 bước Tổ chức cuộc họp hiệu quả hàng tuần trên phần mềm Simplamo

Tổ chức cuộc họp là một trong những hoạt động thường nhật nhưng có được một cuộc họp hiệu quả sẽ đem đến cho doanh nghiệp những thay đổi rõ rệt và tích cực đến bất ngờ. Vì vậy để tổ chức cuộc họp hiệu quả, chất lượng cao một cách tối đa, các doanh nghiệp nên tham khảo, sử dụng sự hỗ trợ từ công cụ Cuộc họp (Meeting) của phần mềm Simplamo. Công cụ này được thiết kế dựa trên các nghiên cứu khoa học, phát triển thông qua thử nghiệm và khắc phục trên thực tế.

Quy trình cuộc họp hiệu quả để các cuộc họp trở thành cuộc họp 10 điểm gồm các 7 phần:

1. Chia sẻ tin tốt – 5 phút
2. Review chỉ số hàng tuần – 5 phút
3. Rà soát mục tiêu – 5 phút
4. Phản hồi tình hình khách hàng/nhân viên – 5 phút
5. Review danh sách Hành động – 5 phút
6. Giải quyết vấn đề – 60 phút
7. Kết luận – 5 phút

Quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả này được Simplamo thiết kế với mục đích: Duy trì các cuộc họp với một khung họp duy nhất, giúp cho nhân viên luôn biết trước cuộc họp sẽ gồm có những nội dung nào cần trình bày hay báo cáo, từ đó chuẩn bị tinh thần và các tài liệu cần thiết cho buổi họp.

Lưu ý, đây là khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, đối với các cuộc họp khẩn cấp khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Họp Riêng, tại đó chỉ bao gồm các phần 4,5,6 và 7.

Đối với vai trò thư ký và người điều phối trong cuộc họp nên được đảm nhiệm bởi 2 thành viên khác nhau. Người điều phối sẽ được Simplamo gợi ý câu hỏi điều phối cuộc họp, giúp cải thiện và phát huy tối đa các kỹ năng giao tiếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả, cũng như kiểm soát được thời gian từng phần để tránh tình huống lố giờ.

Về vai trò thư ký, Simplamo cho phép ghi chép nội dung từng phần, tạo hành động, cũng như tự động lưu và gửi biên bản cuộc họp đến mail của từng thành viên tham dự sau khi cuộc họp kết thúc.

1. Chia sẻ tin tốt: 5 phút

Để bắt đầu cuộc họp, lần lượt từng thành viên sẽ chia sẻ về một tin vui công việc và một tin vui cá nhân trong tuần vừa qua.

Chia sẻ tin tốt đóng vai trò như một câu chuyện chuyển tiếp trước khi bắt đầu cuộc họp. Việc này giúp mọi người tách khỏi công việc hàng ngày, làm các thành viên cởi mở, thoải mái và sẵn sàng tương tác.

2. Review chỉ số hàng tuần: 5 phút

Đây là thời điểm ban lãnh đạo xem xét tình hình hoạt động thông qua các chỉ số cốt lõi quan trọng hàng tuần của doanh nghiệp. Với mỗi con số không đạt, đó có thể là một vấn đề cần phải giải quyết và chúng ta sẽ tạo một vấn đề để bàn luận ở phần sau.

Giai đoạn báo cáo này các thành viên chỉ nên nhận diện các vấn đề và tránh thảo luận tại đây. Như vậy sẽ giữ nhịp độ trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, đảm bảo họ đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

3. Rà soát mục tiêu: 5 phút

Lần lượt review các mục tiêu ưu tiên quý đi từ cấp công ty đến cấp cá nhân. Mỗi người sẽ báo cáo mục tiêu của mình đạt tiến độ hay không trên tinh thần cởi mở và với điều này cũng khơi gợi ra các vấn đề đang gây cản trở trong doanh nghiệp, đòi hỏi phải giải quyết một cách kịp thời để đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả. Tuy nhiên, chúng ta sẽ không giải quyết những vấn đề ngay tại đây, mà chỉ tạo ra chúng và để giải quyết ở phần sau.

Ý nghĩa của hoạt động này khi tổ chức cuộc họp là giúp tất cả thành viên tham dự đều biết và nắm được mục tiêu của nhau diễn ra như thế nào.

4. Phản hồi về Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút

Chia sẻ ngắn gọn về tình hình hay phản hồi một điều thú vị, sự kiện liên quan đến khách hàng hoặc nhân viên đã diễn ra trong tuần qua. Đây có thể là tin tốt hoặc không tốt và sẽ trình bày nhanh chóng trong 5 phút. Nếu phản hồi nào là một vấn đề cần được thảo luận thì sẽ được chuyển xuống phần Giải quyết vấn đề.

5. Review Danh sách hành động: 5 phút

Danh sách hành động là những việc cần làm để giải quyết các vấn đề được đem ra thảo luận trong cuộc họp trước (thường có thời hạn dưới 14 ngày).

Thực hiện công việc này khiến các thành viên có trách nhiệm giải trình về tất cả việc họ đã làm, điều này giảm thiểu việc hứa hẹn, bỏ qua và khi mọi người hoàn thành chúng cũng là lúc vấn đề được giải quyết triệt để ngay trong khi tổ chúc cuộc họp. Khi đó năng suất và số lượng công việc hoàn thành sẽ gia tăng và đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả.

6. Giải quyết vấn đề: 60 phút.

Phần này là nội dung quan trọng nhất quyết định chất lượng để tổ chức cuộc họp hiệu quả, và cũng chiếm phần lớn thời gian để giải quyết Danh sách Vấn đề theo nguyên tắc Xác định nguyên nhân cốt lõi – Thảo luận giải pháp – Giải quyết. 

Bắt đầu từ việc làm sắp xếp các vấn đề theo mức độ ưu tiên để chắc chắn là những việc xử lý trước là quan trọng nhất.

Sau đó người điều phối dẫn dắt thảo luận giải pháp theo 3 bước. Khi tiến hành công đoạn này, người điều phối cần kiểm soát được nhịp độ, tình hình và duy trì không gian thảo luận, để các thành viên cởi mở đưa ra ý kiến, quan điểm, giải pháp. Tại đây người điều phối có thể dựa vào những câu hỏi gợi ý hành động của Simplamo để tránh vấn đề bị sa đà hoặc lan man khi tổ chức cuộc họp.

Cuối cùng chúng ta chốt phương án giải quyết vấn đề, bằng cách tạo các hành động cần làm. Bằng cách này người được giao hành động sẽ không quên và đảm bảo hoàn thành trước khi cuộc họp tiếp theo được diễn ra.

Với việc giải quyết được các vấn đề chính trong tuần, việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, các thành viên sẽ có quyết tâm và thành tựu hơn.

7. Kết luận: 5 phút

Tổng hợp tất cả nội dung trong cuộc họp để đảm bảo không có những kết luận lỏng lẻo, hay thiếu sót trong Danh sách việc cần làm bằng cách thực hiện 3 nhiệm vụ chính:

• Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau: Một lần nữa chắc chắn rằng mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
• Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này.
• Đánh giá chất lượng cuộc họp: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bấm kết thúc cuộc họp trên phần mềm Simplamo, biên bản cuộc họp sẽ được tự động lưu lại và gửi tới tất cả các thành viên tham dự. Giải quyết được tình trạng thư ký mất thêm thời gian để đánh máy, soạn lại văn bản, hay gửi trễ, quên gửi biên bản.

Cách thực hiện các bước để tổ chức cuộc họp hiệu quả trên Simlamo. Mời bạn xem video TẠI ĐÂY

Simplamo giúp doanh nghiệp tổ chức cuộc họp hiệu quả khi giải quyết được hết những vấn đề làm cuộc họp không hiệu quả như không có nội dung, mục đích họp rõ ràng, thành phần tham dự không phù hợp, họp không cố định thời gian,… Không chỉ vậy còn tiết kiệm thời gian họp, doanh nghiệp dần hình thành văn hóa lành mạnh và giữ hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhịp nhàng tiến về phía trước.

Đọc thêm bài viết “Thúc đẩy động lực nội tại, nâng cao hiệu suất làm việc” cho nhân viên tại đây

Với tư duy, phương pháp triển khai cuộc họp trên Simplamo, sếp hãy dành thời gian trải nghiệm cuộc họp trên Simplamo trong 4 tuần và từ từ cảm nhận được những thay đổi mà phân mềm Simplamo mang lại. Trải nghiệm miễn phí ngay tại đây: https://app.simplamo.com/sign-up

Đọc thêm bài viết “Hướng dẫn tổ chức ngày lập kế hoạch kinh doanh năm” tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up