Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

Đối với chúng ta, việc biến giấc mơ thành hiện thực không phải là điều đơn giản. Bạn có thể có hàng chục mục tiêu cho tháng tới, năm tới hoặc thậm chí thập kỷ tới – nhưng rất dễ bị choáng ngợp và mất động lực, và sau đó mục tiêu của bạn tan biến thành những mảnh vỡ trước khi bạn bắt đầu. Vậy làm thế nào để vượt qua điều này? Bước đầu tiên: hiểu rõ mục tiêu của bạn ngay từ đầu. Mục tiêu SMART giúp bạn làm rõ ý định của mình, tạo ra một kế hoạch hành động vững chắc và thực sự bắt đầu chinh phục mục tiêu của mình.

1. Mục tiêu SMART là gì?

Ý tưởng về mục tiêu SMART lần đầu tiên được đề xuất bởi George T. Doran trong số ra tháng 11 năm 1981 của Management Review. Từ viết tắt SMART ban đầu đại diện cho “Specific, Measurable, Assignable, Realistic, and Time-bound” (Cụ thể, Đo lường được, Có thể giao, Thực tế và Có thời hạn), nhưng công thức này đã trải qua nhiều phiên bản và sự phát triển khác nhau. Ngày nay, phiên bản phổ biến nhất của mục tiêu SMART đại diện cho:

• Specific (Cụ thể)
• Measurable (Đo lường được)
• Achievable (Có thể đạt được)
• Relevant (Liên quan)
• Time-bound (Có thời hạn)

Dù bạn chọn sử dụng từ ngữ cụ thể nào, điểm chung là phương pháp SMART sẽ cung cấp cho bạn một khung rõ ràng để đặt mục tiêu và mong đợi kết quả. Đó là một cách để biến những mong muốn mơ hồ của bạn thành những dự án logic, thực tế mà bạn có thể tự tin thực hiện chúng. Ví dụ, bạn có thể có một mong muốn mơ hồ trở thành một tiểu thuyết gia, khởi nghiệp thành công, hoặc có thân hình cân đối một ngày nào đó. Nhưng như người ta nói, khi điều gì đó có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, thì nó sẽ không được thực hiện vào bất kỳ lúc nào. Ngược lại, điều gì được đo lường sẽ được thực hiện. Thay vì mơ mộng trở thành một tiểu thuyết gia, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn nếu bạn đặt ra một mục tiêu cụ thể – như hoàn thành một khóa học viết sáng tạo, tham gia một nhóm viết lách, hoặc viết 300 trang bản thảo – và sau đó đặt ra cho mình một thời hạn. Những mục tiêu này nên dễ dàng đo lường, liên quan đến mục đích cuối cùng của bạn và là điều bạn có thể đạt được trên thực tế.

2. Cách viết mục tiêu SMART

Cách tốt nhất để tạo ra một mục tiêu SMART là áp dụng từng từ trong từ viết tắt vào ý tưởng mơ hồ của bạn, và điều chỉnh nó thành một kế hoạch hành động rõ ràng, cụ thể. Ví dụ, mong muốn của bạn – một nhà khởi nghiệp, là xây dựng Doanh nghiệp thành công nhất trong ngành, mặc dù đáng ngưỡng mộ, nhưng chỉ tuyên bố như vậy thì bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu. Hãy thực hành bằng cách làm rõ mong muốn này thành một mục tiêu SMART.

Specific: Làm cho nó cụ thể

Trước tiên, chọn một kết quả cụ thể. Không có gì sai khi có những tham vọng mơ hồ, nhưng khi nói đến việc hoàn thành công việc, bạn cần tập trung vào một bước cụ thể tại một thời điểm. Hãy tự hỏi điều gì sẽ đưa bạn gần hơn đến tham vọng của mình. Điều quan trọng nhất cần đạt được tiếp theo là gì và bạn sẽ làm điều đó như thế nào? Ví dụ, một mục tiêu cụ thể cho chủ doanh nghiệp B2B có thể là tăng số lượng lead đăng ký.

Tăng số lượng khách hàng đăng ký sử dụng phần mềm

Measurable: Làm cho nó đo lường được

Tiếp theo, quyết định cách bạn sẽ đo lường thành công của mục tiêu. Mỗi mục tiêu tốt đều có tiêu chí thành công rõ ràng, để tăng khả năng đạt được và cụ thể hóa quy trình làm việc. Tiếp tục với ví dụ trên, chủ doanh nghiệp B2B có thể chọn một chỉ số, như Tiếp cận khách hàng, và quyết định một chỉ tiêu hợp lý cho chỉ số đó.

Liên hệ với trung bình 50 khách hàng tiềm năng mỗi tuần

Achievable: Làm cho nó có thể đạt được

Mỗi mục tiêu nên là điều bạn biết có thể thực hiện được, điều này cung cấp sự tự tin để đạt được mục tiêu lớn hơn. Khi đặt ra các nhiệm vụ, hãy dành thời gian để hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình (thời gian, kỹ năng và nguồn lực) và cách chúng sẽ ảnh hưởng đến từng nhiệm vụ để đảm bảo cho các nhiệm vụ có thể đạt được.

Đội ngũ bán hàng của chúng tôi có kinh nghiệm và năng lực cần thiết để liên hệ với 50 khách hàng tiềm năng mỗi tuần

Relevant: Làm cho nó liên quan

Tiếp theo, đảm bảo rằng mục tiêu này phù hợp với các giá trị tổng thể của bạn hoặc chiến lược kinh doanh của bạn. Mục tiêu cá nhân nên giúp bạn tiến gần hơn đến phiên bản lý tưởng của bản thân, và chúng nên cảm thấy đáng để nỗ lực. Đồng thời cũng cần xem xét tới tính thời điểm. Ví dụ, bạn có thể muốn trồng một khu vườn, nhưng sẽ không phải là ý tưởng hay để bắt đầu vào mùa đông. Nếu bạn đặt mục tiêu cho công ty hoặc đội ngũ của mình, nó nên đóng góp vào mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Hãy tự hỏi liệu bạn có phải là người phù hợp (hoặc đội ngũ của bạn là phù hợp nhất) để thực hiện mục tiêu này hay không. Đây có phải là thời điểm đúng và liệu có đáng để tập trung vào mục tiêu này ngay bây giờ? Nếu câu trả lời là có, bạn có thể tiếp tục lập kế hoạch cho mục tiêu của mình. Nếu không, bạn có thể để ý tưởng này cho một thời gian sau.

Tăng số lượng đăng ký có liên quan đến việc mở rộng tệp khách hàng và tăng doanh thu của chúng tôi

Làm cho nó có thời hạn

Cuối cùng, đặt ra một thời hạn thực tế để đạt được mục tiêu. Cho mình đủ thời gian – nhưng không quá nhiều. Nếu bạn đặt thời hạn một tháng cho một nhiệm vụ mà bạn chỉ cần ba giờ để hoàn thành, bạn sẽ có xu hướng trì hoãn và làm chậm tiến trình tổng thể. Nhưng cũng đừng đặt một khoảng thời gian quá gấp rút so với khả năng của bạn, hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian để đạt sự tập trung cao nhất.

Đạt được mục tiêu này vào cuối quý 4

3. SMART Goal template

Sau khi bạn đã suy nghĩ kỹ từng từ trong SMART, biến mục tiêu của bạn thành một câu rõ ràng, ngắn gọn. Mục tiêu SMART của bạn nên xác định mục tiêu, thời hạn và tiêu chí đo lường. Đây là một template bạn có thể làm theo:

Tôi sẽ [thành tựu hoặc hành động cụ thể] vào [thời hạn]. Tôi sẽ đo lường tiến trình của mình bằng [tiêu chí đo lường được]

Đối với Mục tiêu công ty: Bạn hãy tham khảo template sau từ Simplamo (đã áp dụng cho hơn 100 Doanh nghiệp):

Động từ + (số) Đối tượng cụ thể + [Tích cực nếu có] + (số) Đối tượng thụ hưởng

4. Ví dụ về mục tiêu SMART

Dưới đây là một ví dụ về mục tiêu SMART để chỉ cho bạn cách biến một ý tưởng mơ hồ thành mục tiêu SMART – hoàn chỉnh với khung thời gian và lộ trình rõ ràng để thực hiện thành công. Ý tưởng: Ra mắt tính năng mới của sản phẩm Mục tiêu Smart: Chúng tôi sẽ ra mắt một tính năng Whiteboard cho phần mềm hiện có của mình vào giữa tháng 8 năm 2024. Chúng tôi sẽ tiến hành các bước để đạt được mục tiêu này bằng cách hoàn thành phát triển sản phẩm, trải qua nhiều vòng thử nghiệm beta, phối hợp với phòng Marketing và bán hàng để quảng bá sản phẩm. Phân tích Mục tiêu Smart:

• Cụ thể: Ra mắt một tính năng Whiteboard cho phần mềm hiện có của chúng tôi.
• Có thể đo lường: Hoàn thành các bước phát triển sản phẩm, thử nghiệm beta, phối hợp Marketing và bán hàng.
• Có thể đạt được: Với nguồn lực và khung thời gian hiện có, điều này hoàn toàn có thể thực hiện được.
• Liên quan: Điều này phù hợp với mục tiêu tăng trưởng và đổi mới của công ty chúng tôi.
• Thời hạn: Ra mắt vào giữa tháng 8 năm 2024

* Mẹo để tạo mục tiêu SMART Ngày nay với sự trợ giúp của AI, bạn dễ dàng tạo nên các mục tiêu SMART cho riêng mình. Chỉ cần viết vài dòng về ý tưởng của bạn và nhờ AI viết lại theo công thức SMART.

5. Từ Mục tiêu SMART đến kế hoạch hành động

Đến bước này, từ một ý tưởng mơ hồ ban đầu, bạn có một Mục tiêu SMART rất rõ ràng, cụ thể. Điều bạn cần bây giờ là một công cụ lập kế hoạch trực quan để bắt tay vào hành động. Sử dụng Simplamo để lên kế hoạch thực thi cho Mục tiêu SMART của bạn. Tiếp tục với ví dụ bên trên, khi thể hiện trên Simplamo, bạn sẽ nhìn rõ từng bước công việc chính và deadline cụ thể: Tại cuộc họp định kỳ, bạn sẽ cùng đội ngũ review tiến độ công việc đang đến đâu và checkin trên hệ thống. Simplamo cung cấp góc nhìn tổng quan cho toàn đội ngũ, mọi người đều biết diễn biến công việc đang tới đâu và yên tâm rằng mọi thứ đang đi đúng như kế hoạch. Đừng lo lắng vì chưa biết lập kế hoạch chi tiết như ví dụ bên trên, Simplamo có sẵn tính năng AI sẵn sàng gợi ý Mục tiêu SMART và cột mốc công việc. Bạn chỉ cần nhập kết quả mong muốn và chờ AI trả lời trong vòng vài giây. AI mang đến nhiều gợi ý sáng tạo, thông minh và hoàn thành trong thời gian rất nhanh.

 …
Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Cuối tháng 6 là thời điểm bận rộn để Doanh nghiệp tổng kết Mục tiêu quý 2 và lên kế hoạch cho 3 tháng tiếp theo. Để không bỏ lỡ mốc thời gian quan trọng này, sếp hãy cùng Simplamo điểm qua các checklist công việc cần làm để có một bắt đầu bức phá cho quý sau nhé!

Các công việc cần hoàn thành bao gồm:

• Đội ngũ báo cáo Mục tiêu cá nhân/phòng ban
• Sếp chia sẻ một vài định hướng trong quý tới
• Tổ chức cuộc họp quý với ban lãnh đạo
• Xây dựng Mục tiêu quý với sự trợ giúp của AI
• Thống nhất Mục tiêu quý mới và phân rã đến từng nhân viên
• Tổ chức họp định kỳ hàng tuần để review mục tiêu quý

1. Đội ngũ hoàn thành báo cáo Mục tiêu cá nhân, phòng ban

Công việc này thường diễn ra vào tuần 3 hoặc tuần 4 của tháng 6. Nhân viên cần được thông báo trước về ngày báo cáo này để hoàn thành các công việc còn dang dở. Sau đó, tại cuộc họp với quản lý trực tiếp, nhân viên sẽ trình bày các hạng mục sau:

• Tổng kết kết quả đạt được trong quý vừa rồi
• Báo cáo tiến trình thực thi mục tiêu quý (Đã tới đâu? Hoàn thành hay chưa?)
• Các khó khăn cản trở hoặc bài học kinh nghiệm rút ra khi thực thi mục tiêu
• Các sáng kiến mới hoặc cần công ty hỗ trợ thêm

Việc gặp gỡ này sẽ giúp các nhà lãnh đạo hiểu sâu về tình hình làm việc của từng nhân viên/phòng ban, từ đó đánh giá đúng hiệu suất làm việc của nhân viên và lên kế hoạch kinh doanh cho quý mới hiệu quả hơn.

2. Sếp chia sẻ một vài định hướng quý tới

Công việc này thường diễn ra vào tuần 4 của tháng 6, trước ngày tổ chức họp quý. Sếp sẽ chia sẻ một vài định hướng cho quý tới dựa trên kết quả kinh doanh quý vừa rồi và các cơ hội/thách thức trong thời gian tới, đảm bảo hướng đến kế hoạch kinh doanh năm. Bao gồm các định hướng về chiến lược kinh doanh, bán hàng, MKT, vận hành,… trong cuộc họp ban lãnh đạo định kỳ hàng tuần.

Mục đích của hoạt động này là để đội ngũ lên ý tưởng cho các mục tiêu quý sau sát với định hướng của công ty, hạn chế tình trạng “lệch pha” giữa các phòng ban, đồng thời thu thập các ý tưởng sáng tạo từ đội ngũ.

3. Tổ chức cuộc họp quý với ban lãnh đạo

Cuộc họp quý là hoạt động định kỳ trong mỗi Doanh nghiệp để tổng kết hoạt động kinh doanh quý trước và lên kế hoạch cho quý tiếp theo, đảm bảo cả đội ngũ cùng chung hướng đi và rõ ràng trong hành động 3 tháng tiếp theo.

Cuộc họp này dành cho đội ngũ ban lãnh đạo, được diễn ra trong vòng 1 ngày. Nếu sếp vẫn chưa có lịch trình khoa học để tổ chức cuộc họp này, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn sau của Simplamo.

Hướng dẫn tổ chức cuộc họp quý theo 7 bước

Đầu ra của cuộc họp quý này bao gồm:

• Một tầm nhìn/định hướng rõ ràng
• Kế hoạch thực thi rõ ràng cho quý tiếp theo
• Giải quyết được tất cả các vấn đề chính

4. Xây dựng Mục tiêu quý với sự trợ giúp của AI

Mặc dù việc xây dựng mục tiêu quý là hoạt động thường xuyên, nhưng vẫn có nhiều Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, điển hình như:

• Không biết cách viết mục tiêu đúng, SMART (các mục tiêu thường mơ hồ chung chung)
• Không thống nhất kết quả kỳ vọng ở từng mục tiêu
• Không biết xây kế hoạch hành động để đạt mục tiêu
• Thiếu công cụ hỗ trợ trong việc thực thi mục tiêu hàng ngày

Ngày nay, với sự hỗ trợ của AI, sếp đừng quá lo lắng mỗi khi đặt ra các mục tiêu cho quý mới. Cho dù là khi có nhân viên mới vào hoặc nhân viên chưa từng làm quen với việc thiết lập mục tiêu, AI đều có thể giúp nhân viên hoàn thành một cách dễ dàng.

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI là phần mềm quản trị mục tiêu đầu tiên tại Việt Nam có tích hợp AI để xây dựng Mục tiêu thông minh, hiệu quả, nâng cao hiệu suất Doanh nghiệp.

Thay vì sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu (OKRs, KPI, BSC) riêng lẽ cùng với một nền tảng chat GPT khác, việc tích hợp sử dụng chung trong Simplamo sẽ giúp sếp tiết kiệm chi phí, thời gian và đưa ra các dữ kiện chính xác hơn, kích thích đội ngũ làm việc hiệu quả.

Tại Simplamo, AI sẽ hỗ trợ sếp cùng đội ngũ xây dựng Mục tiêu thông minh với các tính năng sau:

• Chat AI: thông qua việc chat, AI giúp sếp gợi ý các định hướng trong xây dựng kế hoạch, các điểm cần cải thiện và các công việc cần thực hiện cụ thể, sếp sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo thông qua tính năng chat này.

• Gợi ý Mục tiêu quý: Tại đây, sếp chỉ cần nhập các ý tưởng về Mục tiêu, các kết quả kỳ vọng mà sếp muốn đạt được, sau đó AI sẽ tự động phân tích và đưa ra danh sách Mục tiêu. Từ danh sách này, sếp chỉ cần lựa chọn các mục tiêu mà mình thấy phù hợp nhất.

• Gợi ý cột mốc: AI sẽ phân tích dựa trên tên mục tiêu và đưa ra kế hoạch hành động chi tiết, bao gồm các cột mốc đo lường (kpi) và cột mốc kế hoạch (quy trình) để đạt mục tiêu đó. Các cột mốc được gợi ý thông minh, sáng tạo, tiết kiệm hàng giờ suy nghĩ cho đội ngũ, tạo sự hứng thú trong công việc.

Ngoài ra trong quá trình làm việc, nhân viên ở các phòng ban sẽ cần đến sự hỗ trợ của AI để làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Nắm bắt được nhu cầu đó, tính năng chat AI trên Simplamo thiết kế nhiều chat bot khác nhau, để phục vụ cho từng phòng ban cụ thể, đáp ứng sâu và sát với nhu cầu của từng phòng ban, tăng cường hiệu suất công việc.

Ví dụ như: Chat bot Strategy Planning Expert, Data Analysis Assistant, Marketing Assistant, B2B Sale Speciallist, Finance & Account Assistant, Social Post Generator, Content Writer,…

5. Thống nhất Mục tiêu quý mới và phân rã đến từng nhân viên

Sau khi kết thúc cuộc họp quý, ban lãnh đạo sẽ nhận được danh sách mục tiêu bao gồm mục tiêu công ty và phòng ban. Các mục tiêu này đạt được sự thống nhất giữa sếp và các trưởng bộ phận, đồng thời agline với mục tiêu công ty.

Sau cuộc họp quý này, mỗi trưởng bộ phận sẽ tổ chức cuộc họp phòng ban, để phân rã mục tiêu cho các nhân viên của mình và tạo các cộc mốc công việc cho các mục tiêu này. Hành động này sẽ giúp nhân viên nắm rõ kỳ vọng của sếp, biết được các bước làm tiếp theo là gì để chủ động trong công việc và phối hợp hiệu quả hơn với các thành viên khác.

6. Tổ chức họp định kỳ hàng tuần để review mục tiêu quý

Thông thường sau khi xây dựng xong mục tiêu, Doanh nghiệp thường bỏ qua việc review định kỳ vì cho rằng nhân viên sẽ chủ động trong công việc và có “áp lực” để hoàn thành chúng. Tuy vậy, trong quá trình suốt 3 tháng, nhân viên sẽ gặp nhiều vấn đề phát sinh và khó khăn cần đến sự hỗ trợ kịp thời của sếp trước khi quá muộn.

Do đó, việc tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần để cập nhật tiến độ thực thi và giải quyết các vấn đề phát sinh là việc hết sức quan trọng để đảm bảo các mục tiêu luôn đúng hướng và hoàn thành đúng hạn.

Để có một cuộc họp tuần chất lượng và không mất nhiều thời gian, sếp hãy tham khảo khung cuộc họp tuần 7 bước sau đây của Simplamo:

7 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ

Cuối cùng, duy trì nhịp họp này liên tục 13 tuần trong quý, luôn đồng hành cùng đội ngũ và giải quyết hiệu quả từng vấn đề sẽ giúp sếp cùng đội ngũ có một quý làm việc hiệu suất, kỷ luật và thành công!

Đăng ký sử dụng Simplamo để xây dựng mục tiêu quý 3 và thoải mái sử dụng AI tại đây. Simplamo thân tặng sếp 30 ngày sử dụng phần mềm không tính phí.

Simplamo bao gồm tất cả các tính năng và tư duy quản trị hiện đại giúp sếp cùng đội ngũ chinh phục kế hoạch kinh doanh thành công, tăng trưởng mạnh mẽ:

• Xây dựng bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh hằng năm
• Xây dựng Mục tiêu hàng quý
• Công cụ tổ chức cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm với khung có sẵn, tích hợp báo cáo mục tiêu, giải quyết vấn đề và xuất report tự động
• Xây dựng Sơ đồ trách nhiệm
• Khung review nhân sự hằng quý, hằng năm
• …

…

Simplamo – Hệ điều hành quản trị thực thi Mục tiêu xuất sắc với AI, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Chuẩn bị tổng kết quý 2, nhưng các Mục tiêu giao cho nhân viên vẫn còn dang dở? Sếp có biết, nhân viên cũng gặp rất nhiều khó khăn khi thực thi các Mục tiêu. Cùng tìm hiểu các khó khăn qua bài viết hôm nay và tìm ra bí quyết hóa giải cho các khó khăn này.

1. Hiện trạng thực thi Mục tiêu

Vào đầu mỗi năm, mỗi quý, các công ty sẽ tiến hành lập kế hoạch kinh doanh, và từ đó phân rã thành các mục tiêu để chia cho từng phòng ban và cá nhân thực hiện. Hình thức xây dựng và phân rã mục tiêu thường đi theo các mô hình nổi tiếng như MBO, KPI hay OKRs.

Mặc dù việc xây dựng và phân chia Mục tiêu là việc được các công ty áp dụng đều đặn hàng quý, hàng năm, nhưng phần nhiều các Doanh nghiệp thường không đạt được mục tiêu như kế hoạch.

Theo khảo sát, có đến 70% Doanh nghiệp thừa nhận gặp khó khăn trong Thực thi hơn là việc lên kế hoạch.

Trên thực tế, không chỉ sếp mà nhân viên cũng gặp rất nhiều khó khăn trong thực thi mục tiêu. Bài viết hôm nay sẽ khai thác góc nhìn từ nhân viên để sếp nhìn rõ hơn về hiện trạng thực thi trong Doanh nghiệp của mình, sau đó cung cấp các bí quyết giúp thực thi mục tiêu quý 3 đạt hiệu quả hơn.

Không chỉ sếp, nhân viên cũng gặp nhiều khó khăn trong thực thi

2. Nhân viên gặp nhiều khó khăn trong thực thi Mục tiêu

Sau khi xây dựng xong các kế hoạch hàng quý, hàng năm, sếp sẽ chuyển giao xuống cho các trưởng bộ phận và phân công cho từng nhân sự cụ thể.

Với các Mục tiêu và Chỉ số được đưa ra, sếp luôn đặt kỳ vọng cao vào đội ngũ nhân sự của mình, cho rằng đội ngũ sẽ chủ động trong công việc để hoàn thành, luôn hướng đến kết quả. Nhưng trên thực tế, nhân viên sẽ gặp vô vàn các khó khăn nếu như sếp chỉ dừng lại ở việc “giao”:

• Thứ nhất, nhân viên và sếp không rõ kỳ vọng của nhau

Các Mục tiêu khi giao xuống, thường gặp tình trạng mơ hồ, chung chung, ví dụ như: Hoàn thành trang website công ty, Mở một cửa hàng mới thành công, Tổ chức sự kiện thường niên cho Khách hàng,…

Nhưng lại không được mô tả rõ ràng về kỳ vọng và có được sự thống nhất giữa sếp và nhân viên. Dẫn đến kết quả, nhân viên cảm thấy mình đã hoàn thành mục tiêu nhưng sếp lại đánh giá không đạt.

Ví dụ như Mục tiêu Tổ chức sự kiện thường niên cho Khách hàng. Nhân viên cho rằng chỉ cần tổ chức đúng ngày giờ và đúng số lượng khách là đạt yêu cầu. Nhưng sếp lại kỳ vọng có 30% khách hàng tái ký thành công tại sự kiện này.

• Thứ hai, nhân viên không rõ cách làm để đạt Mục tiêu

Sau khi nhận Mục tiêu, nhân viên không biết các bước làm tiếp theo, cách làm như thế nào để đạt Mục tiêu đề ra, hoặc chỉ nhận được các hướng dẫn chung chung. Cho nên mặc dù rất muốn chủ động trong công việc của mình, nhân viên lại không biết bắt đầu từ đâu.

• Thứ ba, nhân viên thường bỏ quên các mục tiêu

Vì bận rộn với cơn lốc công việc hàng ngày, các sự vụ sự việc cần giải quyết gấp, hiện trạng nhân viên bỏ quên các mục tiêu từ đầu năm, đầu quý là chuyện thường xuyên xảy ra tại Doanh nghiệp. Đến khi được sếp nhắc đến, nhân viên mới bắt tay vào thực hiện. Một số khác thì cho rằng mình còn nhiều thời gian nên để đến cuối quý mới “chạy nước rút”, làm ảnh hưởng tới tiến độ chung của công ty.

• Thứ tư, nhân viên gặp khó khăn khi xử lý các vấn đề phát sinh

Trong quá trình thực thi Mục tiêu sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh giữa chừng làm ảnh hưởng tới kết quả hoặc thay đổi hướng đi tiếp theo. Sếp thường kỳ vọng cho rằng nhân viên tự biết cách giải quyết vấn đề với nhau hoặc sẽ chủ động tìm đến sếp khi cần thiết, nhưng trên thực tế, nhân viên thường rơi vào các trường hợp:

• • Nhân viên không biết cách giải quyết vấn đề hiệu quả, chưa được đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề
  • Các vấn đề liên phòng ban vượt quá quyền hạn của cá nhân
  • Sếp quá bận để giúp nhân viên giải quyết từng vấn đề một
  • Nhân viên không dám nêu vấn đề với cấp trên

Trên đây là 4 khó khăn nhân viên thường gặp khi được “nhận” mục tiêu từ cấp trên đưa xuống. Doanh nghiệp cần giải quyết dứt điểm các khó khăn này, vào tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoàn thành mục tiêu của mình.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp sếp hóa giải các khó khăn trên chỉ bằng một công cụ duy nhất, cung cấp cho nhân viên phương pháp thực thi mục tiêu hiệu quả, gia tăng kết nối trong tổ chức và tối ưu hiệu suất làm việc.

3. Bí quyết giao Mục tiêu hiệu quả, áp dụng ngay cho quý 3.2024

Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu hiện đại, với tư duy quản trị tiên tiến đang được áp dụng thành công tại hơn 200,000 Doanh nghiệp trên thế giới, các tính năng trên Simplamo được thiết kế để phục vụ tốt nhất cho cả sếp và nhân viên trong việc chinh phục Mục tiêu.

Trong phạm vi bài viết ngày hôm nay, Simplamo sẽ tập trung phân tích hai tính năng chính giúp xóa bỏ các khó khăn của nhân viên trong thực thi mục tiêu thường gặp nhất trong Doanh nghiệp SME tại Việt Nam.

3.1 Giải quyết khó khăn Thứ nhất, nhân viên và sếp không rõ kỳ vọng của nhau

Tính năng tạo Mục tiêu/Goals

• Tiêu đề Mục tiêu: được xây dựng theo khung chuẩn SMART, với các quy chuẩn được thiết lập sẵn, nếu đạt đủ tiêu chuẩn (tức là SMART), chất lượng mục tiêu sẽ hiển thị màu xanh lá, ngoài ra, người dùng có thể kiểm tra check list để biết mục tiêu của mình còn bị sót chuẩn nào.
• Mô tả Mục tiêu: Sếp và nhân viên sẽ cùng nhau thống nhất về kết quả kỳ vọng của mục tiêu này bằng cách trả lời 3 câu hỏi:
  • Tại sao việc này quan trọng?
  • Tại sao việc này cần gấp?
  • Kết quả như thế nào?

Việc trả lời 3 câu hỏi này, sẽ giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của Mục tiêu này, và kết quả đầu ra như thế nào, từ đó có thêm động lực thực hiện và hình dung các bước công việc cần làm là gì.

Ngoài ra, tính năng AI sẽ giúp sếp gợi ý phần trả lời cho 3 câu hỏi này dựa trên tiêu đề mục tiêu, hỗ trợ sếp trong việc làm rõ mục tiêu và tiết kiệm thời gian viết lách.

3.2 Giải quyết khó khăn Thứ hai: nhân viên không rõ cách làm để đạt Mục tiêu

Tính năng Cột mốc/milestone

Ở mỗi mục tiêu sẽ bao gồm phần tạo cột mốc để nhân viên hình dung các bước công việc cần làm tiếp theo. Có 2 loại cột mốc chính:

• Cột mốc là các con số cần đạt được (kpi) ở từng khoảng thời gian tương ứng, giúp nhân viên theo sát tiến độ, tránh tình trạng dồn vào cuối quý.
• Cột mốc là quy trình các bước công việc để hoàn thành mục tiêu này, giúp sếp và nhân viên cùng thống nhất và hình dung các bước tiếp theo trông như thế nào. Cùng với thời gian hoàn thành ở từng bước, giúp theo sát tiến độ và nắm bắt công việc của nhau.

Minh họa một cột mốc kế hoạch (quy trình)

Bên cạnh đó, AI sẽ gợi ý một cách thông minh các cột mốc công việc để hoàn thành mục tiêu, hỗ trợ nhân viên trong thời gian đầu khi chưa làm quen với việc lên kế hoạch, gia tăng hiệu suất công việc.

Đọc thêm: Hướng dẫn sử dụng AI để xây Mục tiêu trên Simplamo

3.3 Giải quyết khó khăn Thứ ba: nhân viên thường bỏ quên các mục tiêu

Tính năng Cuộc họp/Meeting

Còn được gọi là “Cuộc họp Thực thi” – tính năng cuộc họp trên Simplamo được thiết kế khoa học để sếp và đội ngũ cùng follow tiến trình thực thi mục tiêu đều đặn hàng tuần. Bao gồm 2 loại cuộc họp:

• Cuộc họp cấp công ty (leadership): Dành cho CEO và các trưởng bộ phận, để báo cáo và theo dõi các mục tiêu cấp công ty và cấp phòng ban
• Cuộc họp cấp phòng ban: với sự tham gia của trưởng bộ phận và nhân viên của phòng ban đó, để báo cáo và theo dõi các mục tiêu cấp phòng ban và cá nhân

Thông qua hai cuộc họp tuần định kỳ này, các mục tiêu sẽ được báo cáo, theo sát xuyên suốt từ trên xuống dưới và đều đặn trong tổ chức, xóa bỏ các nút thắt về thời gian và khoảng cách giữa các phòng ban.

3.4. Giải quyết khó khăn Thứ tư: nhân viên gặp khó khăn khi xử lý các vấn đề phát sinh

Khung cuộc họp 7 bước, diễn ra trong vòng 90 phút

• Cuộc họp được thiết kế thông minh với 7 bước khoa học, nhân viên biết trước các nội dung cần phải báo cáo để chuẩn bị trước. Thông qua các bước review về tiến độ và kết quả đạt được, sếp và nhân viên dễ dàng nhận diện các vấn đề mới xuất hiện (thông thường các vấn đề sẽ bị bỏ qua và ngày một lớn hơn do không được phát hiện từ sớm).
• Gói gọn thời gian chỉ trong vòng 90 phút: theo nghiên cứu, người tham gia cuộc họp chỉ duy trì được năng lượng và khả năng tập trung trong vòng 90 phút, quá thời gian này, nhân viên và sếp sẽ trở nên mệt mỏi kéo theo các vấn đề không được giải quyết tốt.

Tích hợp tính năng giải quyết vấn đề hiệu quả, rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhân viên

• Danh sách vấn đề: các vấn đề được liệt kê và được sắp xếp theo mức độ quan trọng để giải quyết, tránh tình trạng thảo luận lan man từ vấn đề này sang vấn đề khác, bỏ sót vấn đề hoặc một vấn đề giải quyết nhiều lần.

Sau khi lên danh sách vấn đề, lựa chọn 3 vấn đề nóng hổi để giải quyết trước

• Ba bước giải quyết vấn đề: Nhận diện – Thảo luận – Chốt. Ở mỗi vấn đề, Simplamo cung cấp sẵn format 3 bước giải quyết vấn đề khoa học, giúp nhân viên hình thành kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả, bắt đầu từ việc nhận diện nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, từng người đưa ra phương án, và cuối cùng là chốt hành động giao cho nhân sự cụ thể.

Bonus: Tính năng Report cuộc họp:

Vì sếp không thể tham gia hết tất cả các cuộc họp trong công ty, thông qua việc đọc các báo cáo tự động này, sếp sẽ dễ dàng nắm bắt diễn biến việc thực thi ở từng phòng ban, cách nhân viên nhận diện và giải quyết từng vấn đề như thế nào, qua đó quan sát được sự “trưởng thành” của nhân viên từng ngày.

Như vậy, chỉ thông qua hai tính năng chính là Mục tiêu và Cuộc họp, Simplamo đã giải quyết triệt để các khó khăn nhân viên gặp phải trong quá trình thực thi mục tiêu, rèn luyện kỹ năng lên kế hoạch thực thi, kỹ năng giải quyết vấn đề, đồng thời tạo sự kết nối và giao tiếp rõ ràng giữa sếp và nhân viên.

Ngoài ra, Simplamo còn nhiều tính năng quan trọng khác giúp sếp xây dựng Tầm nhìn, lên kế hoạch thực thi hàng năm, hàng quý, quản lý đội ngũ nhân sự theo một cấu trúc chuẩn, lựa chọn nhân sự đúng người đúng vị trí và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Tất cả xoay quanh việc giúp Doanh nghiệp vận hành bài bản, trơn tru và thực thi mục tiêu hiệu quả, là một tổ chức khỏe mạnh và hiệu suất cao.

Để giúp sếp tối ưu hành trình trải nghiệm, Simplamo cung cấp 30 ngày dùng thử toàn bộ tính năng miễn phí (bao gồm cả AI), sếp hãy đăng ký TẠI ĐÂY.

Simplamo chúc sếp cùng đội ngũ lên kế hoạch quý 3 thông minh và thực thi mục tiêu hiệu quả!

…

Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Ngày nay thuật ngữ Tái cấu trúc Doanh nghiệp được sử dụng khá phổ biến trong cộng đồng Doanh nghiệp Việt, tái cấu trúc là từ các sếp thường dùng để nói về chiến lược sắp tới của công ty mình khi đối mặt với các khó khăn trong kinh doanh, khi muốn mở rộng quy mô scaleup hoặc khi muốn tăng lợi thế cạnh tranh trước sự thay đổi của thị trường.

Khi tái cấu trúc, Doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự thay đổi rất lớn, về cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và Tầm nhìn chiến lược. Tái cấu trúc không chỉ mất thời gian, ngân sách mà còn gây ra khá nhiều hoang mang trong đội ngũ. Doanh nghiệp chỉ nên tái cấu trúc khi thật sự cần thiết, chứ không nên xem nó như một “trend” để chạy theo.

Bài viết hôm nay, Simplamo sẽ tập trung giúp sếp – những nhà lãnh đạo Doanh nghiệp phân tích 3 nội dung chính sau: Doanh nghiệp của sếp có thật sự cần đến tái cấu trúc hay không, các khó khăn trong hành trình tái cấu trúc Doanh nghiệp và liệu có quy trình tái cấu trúc nào đơn giản dễ áp dụng?

I. Tái cấu trúc Doanh nghiệp là gì?

Tái cấu trúc Doanh nghiệp là quá trình tổ chức và sắp xếp lại Doanh nghiệp dựa trên nền tảng là cấu trúc cũ nhằm mục đích thay đổi cấu trúc, phương thức vận hành để khắc phục những yếu kém nội tại, giúp Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai.

II. Doanh nghiệp của sếp có thật sự cần Tái cấu trúc?

Có nhiều lý do dẫn đến quyết định tái cấu trúc Doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là khi Doanh nghiệp gặp phải các thách thức sau:

1. Thay đổi thị trường: Khi thị trường hoặc ngành công nghiệp mà Doanh nghiệp của sếp hoạt động có sự thay đổi, sếp cần điều chỉnh Doanh nghiệp để thích ứng và tăng lợi thế cạnh tranh.
2. Tăng hiệu suất: Khi sếp cảm thấy rằng Doanh nghiệp đang hoạt động không hiệu quả và muốn sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, tối ưu hóa quy trình làm việc.
3. Sụt giảm Doanh thu và Lợi nhuận: Khi Doanh thu giảm sút hoặc Lợi nhuận giảm đáng kể, đây có thể là dấu hiệu cần đến tái cấu trúc.
4. Thay đổi Pháp lý: Khi có sự thay đổi trong quy định pháp lý có liên quan đến hoạt động kinh doanh, Doanh nghiệp cần phải tái cấu trúc để tuân thủ các quy định mới.

Doanh nghiệp của sếp đang gặp phải thách thức nào trong các thách thức kể trên? Nếu gặp phải từ 2 thách thức trở lên, đây có thể là thời điểm thích hợp để tìm kiếm giải pháp tái cấu trúc phù hợp. Trong đó, tương ứng với các thách thức, sẽ có các hình thức tái cấu trúc khác nhau, có thể kể đến như:

1. Tái cấu trúc tổ chức: Điều chỉnh lại cấu trúc tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu suất.
2. Tái cấu trúc chiến lược: Điều chỉnh lại chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để phản ánh lại môi trường kinh doanh thay đổi.
3. Tái cấu trúc tài chính: Điều chỉnh lại cơ cấu tài chính của Doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro.

Trong bài viết hôm nay, Simplamo sẽ đi sâu vào phương pháp Tái cấu trúc tổ chức & Tái cấu trúc chiến lược để giải quyết bài toán về hiệu suất làm việc và cải thiện Doanh thu, Lợi nhuận – Bài toán được nhiều Doanh nghiệp quan tâm nhất trong thời gian gần đây.

III. Khó khăn gặp phải khi Tái cấu trúc Doanh nghiệp

Trước khi đến với quyết định Tái cấu trúc, sếp hãy cùng xem qua các khó khăn mà mình có thể gặp phải khi tái cấu trúc diễn ra trong Doanh nghiệp của mình:

1. Khả năng phản kháng từ nhân viên: Nhân viên có thể không chấp nhận các thay đổi hoặc có sự lo ngại về tương lai của mình trong Doanh nghiệp.
2. Chi phí và thời gian: Tái cấu trúc có thể đòi hỏi nhiều chi phí và thời gian
3. Rủi ro liên quan đến hiệu quả công việc: Một quá trình tái cấu trúc không thực hiện đúng cách có thể gây ra rủi ro về hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến sự ổn định của Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước các khó khăn có thể gặp khi Tái cấu

IV. Tiêu chí lựa chọn phương án Tái cấu trúc:

Vì tái cấu trúc là một hành trình không hề dễ dàng và những khó khăn như trên là điều không thể tránh khỏi, nên khi lựa chọn một phương án tái cấu trúc, sếp hãy cân nhắc các TIÊU CHÍ sau để quá trình tái cấu trúc được diễn ra “nhẹ nhàng” và mang đến hiệu quả bền vững:

• Tính phù hợp:

Trên thị trường sẽ có nhiều phương án tái cấu trúc tổ chức khác nhau với những “mẫu” có sẵn về sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên vì mỗi Doanh nghiệp là một bản thể khác nhau nên việc áp dụng mẫu có thể mang đến các rủi ro nhất định.

Ví dụ: mẫu sơ đồ tổ chức phù hợp với Doanh nghiệp này chưa chắc đã đáp ứng tốt với Doanh nghiệp kia, nên thay vì khoác lên mình “chiếc áo” quá rộng, sếp hãy thiết kế sơ đồ tổ chức phù hợp nhất với Doanh nghiệp của mình trong giai đoạn từ 6 tháng – 1 năm rồi từ từ mở rộng theo sự phát triển, thay vì mặc vào chiếc áo mà có thể 3-5 năm nữa Doanh nghiệp của sếp mới mặc vừa.

• Tính Đơn giản & Hiệu quả:

Sự phản kháng của đội ngũ là việc không thể tránh khỏi khi tái cấu trúc. Ví dụ, đội ngũ đã quen với cách thức thực thi hiện tại, nên khi đổi qua một Mô hình thực thi chiến lược mới (OGSM, OKRs, KPI,..), mà chúng lại mang đến sự phức tạp và còn không cho thấy hiệu quả trong thời gian ngắn thì phản kháng là điều có thể lường trước. Cho nên để đội ngũ đón nhận tốt nhất, sếp hãy tìm giải pháp triển khai thật đơn giản và mang đến hiệu quả nhanh cho đội ngũ.

Có nhiều tiêu chí dùng để lựa chọn phương án tái cấu trúc mà sếp có thể cân nhắc, trong khuôn khổ bài viết này, Simplamo chỉ tập trung vào 2 tiêu chí trên vì chúng cơ bản và có tác động mạnh mẽ nhất. Ngay lúc này, đây có phải là câu hỏi xuất hiện trong suy nghĩ của sếp:

Liệu có phương án tái cấu trúc nào thỏa mãn cả hai tiêu chí trên? Vừa thiết kế may đo phù hợp cho Doanh nghiệp của mình, vừa đơn giản mà lại mang đến hiệu quả nhanh?

Đó là phương án tái cấu trúc theo quy trình 8 bước mà Simplamo sẽ giới thiệu đến sếp trong phần tiếp theo của bài viết này.

V. Quy trình Tái cấu trúc Doanh nghiệp đơn giản theo 8 bước

Đây cũng là quy trình tái cấu trúc mà Simplamo triển khai cho các Doanh nghiệp Việt trong suốt thời gian vừa qua, mang về những kết quả thiết thực (tăng trưởng Doanh thu từ 10-30%/năm) và giúp nâng cấp tư duy của đội ngũ trong thực thi mục tiêu. Quy trình được chứng minh thành công bởi hơn 200,000 Doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Quy trình này bao gồm phương pháp Tái cấu trúc tổ chức & Tái cấu trúc chiến lược để giải quyết bài toán về hiệu suất làm việc và cải thiện Doanh thu, Lợi nhuận.

1. Tìm hiểu thực trạng của Doanh nghiệp

Trước khi bước vào hành trình tái cấu trúc, sếp cần dành thời gian xem xét lại các hoạt động hiện tại trong Doanh nghiệp của mình. Bắt đầu bằng việc nhìn rõ các vấn đề đang gặp phải và xác định mong muốn của mình một cách rõ ràng.

Tái cấu trúc là một hành trình dài kéo dài từ 1 đến 2 năm, trong hình trình này đòi hỏi phải có sự đồng hành và quyết tâm của cả một đội ngũ.

2. Xây dựng sơ đồ tổ chức vận hành trong 6 đến 12 tháng

Xây dựng sơ đồ tổ chức là bước thứ 2 trong hành trình tái cấu trúc.

Như đã nói bên trên, Simplamo sẽ ưu tiên thiết kế riêng cho sếp một sơ đồ tổ chức dùng để vận hành trong từ 6 – 12 tháng tới. Và sơ đồ cần phải đáp ứng 3 tiêu chí: Khoa học, Đơn giản – Ai nhìn vào cũng hiểu và Thể hiện rõ ràng 5 vai trò chính ở từng vị trí.

Sơ đồ tổ chức khoa học là sơ đồ xuất phát từ 3 CHỨC NĂNG CHÍNH mà một tổ chức bất kỳ nào cũng phải có để vận hành trơn tru:

• Chức năng Sale & Marketing
• Chức năng Operation (Vận hành)
• Chức năng Finance (Tài chính – Hành chính)

Từ 3 chức năng này, Simplamo sẽ phân nhỏ ra các phòng ban chức năng khác tùy thuộc vào quy mô nhân sự và mô hình kinh doanh của sếp. Nhưng như vậy vẫn chưa đủ rõ ràng và cụ thể, tại mỗi vị trí trên sơ đồ cần phải xác định 5 vai trò chính để nâng cao tính TRÁCH NHIỆM cho từng cá nhân và đội ngũ dễ dàng phối hợp làm việc, báo cáo. Và vì có thêm 5 vai trò tại mỗi vị trí, mà sơ đồ này ở Simplamo được gọi là SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM.

3. Xác định lại công việc ưu tiên, giữ lửa tập trung

Cùng với các ham muốn phát triển và các đe dọa từ đối thủ, thị trường, sếp sẽ muốn làm rất nhiều việc. Nhưng nếu không biết sắp xếp ưu tiên, việc gì cũng muốn làm ngay sẽ khiến cho tổ chức bị phân tán nguồn lực, quay về lối mòn cũ.

Bước thứ 3 trong hành trình tái cấu trúc Doanh nghiệp, Simplamo sẽ cùng đội ngũ ban lãnh đạo của sếp xác định các Mục tiêu ưu tiên Quý mà toàn bộ tổ chức phải tập trung hoàn thành trong vòng 3 tháng. Các Mục tiêu này được xác định bởi chính đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, nhờ đó họ biết chịu trách nhiệm với những gì mình đã cam kết và nỗ lực để hoàn thành.

Nhưng tại sao lại không bắt đầu từ việc set up các Mục tiêu 01 năm hay 03 năm mà lại là Mục tiêu Quý. Vì phương pháp bắt đầu từ Mục tiêu Quý sẽ ít tạo nên xáo trộn nhất cho tổ chức của sếp, giúp sếp cùng đội ngũ tập trung vào thời điểm hiện tại, mang đến kết quả nhanh nhất. Điều đó sẽ gia tăng lòng tin của đội ngũ và giúp họ làm quen với phương pháp thực thi mục tiêu mới mà không bị “ngợp”.

4. Xây dựng bộ chỉ số đo lường kết quả hoạt động kinh doanh

Các Doanh nghiệp tái cấu trúc đến với giai đoạn này, họ thường thiết lập các chỉ số đo lường (KPI) rất phức tạp dựa trên “mẫu” của những Doanh nghiệp khác. Nhưng sau một thời gian đưa vào áp dụng lại không mang đến hiệu quả như mong muốn.

Khi dành thời gian xem xét lại, chúng ta nhận thấy mình chỉ thực sự làm việc và hướng đến các chỉ số quan trọng. Các chỉ số phụ khác dường như không có nhiều ý nghĩa, chúng không những làm phân tán năng lượng làm việc, thậm chí còn gây rối rắm cho đội ngũ: “Rốt cuộc đâu mới thực sự là điều sếp muốn tập trung nhất?”

Khi tái cấu trúc với Simplamo, sếp sẽ được hướng dẫn xây dựng các chỉ số quan trọng đo lường kết quả hoạt động kinh doanh, các chỉ số thật cụ thể & dễ hiểu để mọi nhân viên nhìn vào đều nắm bắt được hoạt động kinh doanh hiện tại của Doanh nghiệp. Và thay vì đo lường chỉ số theo tháng hoặc quý, Simplamo hướng sự tập trung của đội ngũ theo từng TUẦN, để đảm bảo mọi người luôn bám sát các chỉ số kinh doanh và công việc ưu tiên hàng quý.

5. Nâng cao chất lượng cuộc họp giao ban

Bước tiếp theo, chúng ta cần đảm bảo nhân viên luôn theo sát các Mục tiêu ưu tiên quý và các chỉ số đo lường mà chúng ta đã xây dựng nên thông qua cuộc họp hàng tuần, hàng quý và hàng năm.

Chỉ khi các Mục tiêu và chỉ số được đội ngũ thực thi hiệu quả thì hành trình tái cấu trúc mới phát huy được giá trị thật của nó. Vì điều mà chúng ta hướng tới ngay từ đầu đó là cải thiện kết quả kinh doanh và hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Tại đây, Doanh nghiệp sẽ được Simplamo hướng dẫn cách tổ chức cuộc họp THỰC THI theo khung 7 bước khoa học: theo dõi và đảm bảo đội ngũ thực thi Mục tiêu quý đúng tiến độ, giải quyết vấn đề kịp thời và là cơ hội để nhìn thấu đáo mọi vấn đề/phản hồi trong tổ chức trước khi chúng trở nên quá lớn.

Thông qua các cuộc họp, sếp và đội ngũ sẽ từng bước điều chỉnh các chỉ số và Mục tiêu dựa trên năng lực thực tế của mình và sự biến động của thị trường. Bằng việc điều chỉnh này, đội ngũ sẽ không cảm thấy ngợp và mang tâm lý “bị ép KPI” khi khoác trên mình chiếc áo Tái cấu trúc, họ thấy được sự nỗ lực của sếp trong việc nâng cấp tổ chức và dần thích nghi với sự thay đổi này, và sự phản kháng cũng được hạ xuống mức thấp nhất.

6. Xây dựng Bảng tầm nhìn doanh nghiệp

Sau khi thiết lập nền tảng vận hành doanh nghiệp bài bản (phần gốc của vận hành doanh nghiệp thông qua bước 2 đến bước 5) thì chúng ta mới nâng cao tầm vóc Doanh nghiệp thông qua việc xây dựng Bảng tầm nhìn – sứ mệnh – chiến lược phát triển Doanh nghiệp trong vòng 3 – 10 năm tới.

Simplamo sẽ đồng hành cùng sếp: Xây dựng lại Tầm nhìn, giá trị cốt lõi, kinh doanh cốt lõi, chiến lược marketing, bức tranh 10 năm, 3 năm, 1 năm, … bằng cách trả lời 8 câu hỏi trên Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp theo template có sẵn của Simplamo. Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng qua 2 trang giấy và chia sẻ cho toàn bộ tổ chức cùng thực hiện.

Từ Mục tiêu 01 năm, phân rã xuống thành Mục tiêu ưu tiên Quý cho công ty, phòng ban và cho từng cá nhân. Cứ tuần tự như vậy, cứ mỗi quý, mỗi năm cả tổ chức cùng ngồi lại ra soát bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp này để đảm bảo chúng ta đang đi đúng hướng và xây dựng các kế hoạch hành động kịp thời.

7. Rà soát kế hoạch kinh doanh mỗi quý

Mỗi quý đội ngũ ban lãnh đạo công ty sẽ cùng ngồi lại với nhau để review lại kết quả kinh doanh quý trước, điều gì hiệu quả và chưa hiệu quả. Sau đó, sẽ cùng vạch ra các công việc ưu tiên cho quý tiếp theo để đảm bảo hoàn thành mục tiêu kinh doanh năm.

8. Lập kế hoạch kinh doanh năm

Cuộc họp hằng năm này là dịp để đội ngũ ban lãnh đạo nhìn lại hoạt động kinh doanh của năm vừa rồi, lên kế hoạch cho năm tiếp theo và cập nhật các mục tiêu trong 3 năm, 10 năm của công ty. Tập trung giải quyết vấn đề dài hạn và thiết lập Mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày hoạt động tiếp theo.

Để tái cấu trúc hiệu quả, Doanh nghiệp cần thời gian để việc thay đổi này trở thành thói quen và đi khắp mọi ngóc ngách trong Doanh nghiệp. Đó là lý do mà Simplamo đề ra một lộ trình kéo dài từ 1-2 năm. Trong 2 tháng đầu tiên, Doanh nghiệp sẽ thiết lập trật tự mới, bao gồm sơ đồ tổ chức, Mục tiêu ưu tiên quý, bảng chỉ số đo lường. Thời gian tiếp theo, Doanh nghiệp sẽ biến những điều mới này trở thành quen thuộc, trở thành linh hồn của tổ chức thông qua các cuộc họp hàng tuần, hàng quý và hằng năm.

Như Sếp có thể thấy, Simplamo mang đến một quy trình tái cấu trúc Doanh nghiệp với khả năng “xâm nhập” từ từ mà mang đến hiệu quả bền vững, bắt nguồn từ sự Đơn giản & Cụ thể, Simplamo biến những điều mới mẻ trở thành quen thuộc, truyền cảm hứng trong toàn đội ngũ và kéo mọi người về cùng một hướng với sếp – những nhà lãnh đạo tài ba với khát khao nâng cấp Doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Tái cấu trúc Doanh nghiệp là hành trình đòi hòi sự quyết tâm và cả sự dũng cảm. Simplamo chúc sếp thành công với quyết định của mình!

…

Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

“Mỗi phòng ban là một lô cốt tách biệt, không có sự kết nối, mọi thứ rất rời rạc. Các mục tiêu không được theo sát và hoàn thành, ai cũng làm việc bận rộn nhưng lại không hiệu quả….”

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải các vấn đề giống như doanh nghiệp trên?

Nếu có, bạn hãy xem xét lại, đội ngũ nhân sự của mình có thực sự gắn kết và là một thể thống nhất vì mục tiêu chung của tổ chức hay mọi người đang làm việc một cách rời rạc:

• Phòng sale không bán được sản phẩm thì trách phòng Marketing không truyền thông tốt.
• Phòng mua hàng chạy chỉ tiêu mua hàng rất tốt nhưng không quan tâm tình hình bán hàng của phòng sale dẫn đến hàng tồn rất nhiều, công ty bị kẹt dòng tiền.
• Phòng nhân sự tuyển dụng nhiều theo yêu cầu của phòng sale nhưng cả hai đều không hiểu rõ vấn đề thực sự của công ty là gì dẫn đến việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh nhiều nhưng doanh thu vẫn không đạt.

Các phòng ban làm việc một cách rời rạc, chỉ tập trung vào mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban của mình. Điều này dẫn đến việc mục tiêu công ty không hoàn thành nhưng vẫn phải tốn kém cho chi thưởng cuối năm. Các vấn đề phát sinh không được giải quyết dựa trên lợi ích của công ty mà chỉ mang tính tạm thời vì lợi ích của từng bộ phận. Các vấn đề bị lặp lại nhiều lần, làm tốn nhiều thời gian và chi phí của công ty. Hàng loạt các mục tiêu đặt ra đều nữa vời, không có sự cam kết thực hiện, không có sự hợp tác cùng nỗ lực, công ty không có sự tăng trưởng trong nhiều năm.

Như vậy chúng ta có thể thấy, nếu như tổ chức thiếu đi sự gắn kết sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài. Do đó, chúng ta cần phải tìm cách tạo gắn kết đội ngũ để thực thi mục tiêu hiệu quả.

Với hy vọng bạn có thể dễ dàng thực hiện và mang đến sự thay đổi tích cực cho tổ chức của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu cho bạn các hoạt động gắn kết đội ngũ với hướng dẫn cụ thể, rõ ràng theo từng bước.

1. Xây dựng và truyền thông Tầm nhìn

Một Tầm nhìn được xây dựng rõ ràng và truyền thông đến từng nhân viên sẽ giúp gia tăng tình yêu với công việc và sự gắn bó với tổ chức, vì nhân viên cảm nhận được giá trị công việc mà họ đang làm cũng như tầm quan trọng của họ đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Chúng ta đều cho rằng mình đã có Tầm nhìn, nhưng liệu nó có cụ thể và sát với tổ chức hay không, hay chỉ là những lời tuyên ngôn xa vời ở một tương lai nào đó. Một bảng Tầm nhìn cần phải có sự cân bằng giữa hai yếu tố: 1 là truyền cảm hứng, 2 là cụ thể tại tương lai gần (năm này, quý này) để đội ngũ dễ dàng thiết lập các mục tiêu cho phòng ban và cá nhân họ.

Như vậy bước đầu tiên, là chủ doanh nghiệp, bạn hãy cùng đội ngũ lãnh đạo của mình vạch ra Bảng Tầm nhìn cho Doanh nghiệp. Các mục tiêu đặt ra trong bảng Tầm nhìn phải rõ ràng, sát với thực tế và được cam kết thực hiện bởi các thành viên trong đội ngũ. Đây sẽ là bước đầu tiên để gắn kết họ với mục tiêu của tổ chức.

Nếu bạn vẫn chưa biết thể hiện một Bảng Tầm nhìn như thế nào, hãy tham khảo Bảng Tầm nhìn của Simplamo, bao gồm 8 phần sau đây:

1. Giá trị cốt lõi (Core Value)

2. Giá trị doanh nghiệp (Core Business)

3. Mục tiêu 10 năm (Target 10 years)

4. Chiến lược Marketing (Marketing Strategy)

5. Mục tiêu 3 năm (Target 3 years)

6. Kế hoạch 1 năm (1 year plan)

7. Mục tiêu ưu tiên quý (Goals)

8. Danh sách vấn đề (Long Term Issues)

Xem bài viết hướng dẫn xây dựng Bảng Tầm nhìn

Sau khi Bảng Tầm nhìn được hoàn thành dựa trên sự đồng thuận của đội ngũ lãnh đạo, việc tiếp theo là hãy truyền thông nó trong nội bộ và nhắc lại định kỳ mỗi quý một lần, để cho mọi nhân viên đều hiểu rõ và đi cùng một hướng với chủ doanh nghiệp, như vậy Tầm nhìn sẽ “sống” trong lòng của tổ chức.

2. Xây dựng Mục tiêu ưu tiên quý

Mục tiêu ưu tiên quý cũng là nội dung thứ 7 trong Bảng Tầm nhìn, và cần được xây dựng định kỳ mỗi quý một lần, để tạo sự tập trung cho đội ngũ và tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm.

Gọi là Mục tiêu ưu tiên hàng quý, tức là bạn phải có ưu tiên. Với các mục tiêu lớn của năm như doanh thu, lợi nhuận, số dự án,… chắc hẳn bạn sẽ có rất nhiều các công việc được chia nhỏ ra để hoàn thành trong mỗi quý. Nhưng hãy nhớ, nếu như tất cả đều quan trọng thì sẽ không có gì quan trọng cả, và khi không có gì quan trọng thì tất cả đều được thực thi một cách nữa vời. Vậy nên, bạn hãy biết đâu là công việc ưu tiên cần phải hoàn thành trong quý này, để cả đội ngũ có đủ thời gian và nguồn lực tập trung vào nó.

Xây dựng Mục tiêu ưu tiên quý là việc mà bạn phải làm định kỳ tại cuộc họp hàng quý, với đội ngũ ban lãnh đạo của mình, thống nhất các công việc ưu tiên và chọn ra người chịu trách nhiệm chính cho mỗi công việc ưu tiên đó. Như vậy, mỗi phòng ban đều nắm rõ các ưu tiên của công ty, của từng phòng ban và của bản thân trong mỗi quý. Điều này sẽ gia tăng sự gắn kết và tính chịu trách nhiệm của họ trước đồng nghiệp và ban lãnh đạo, là bước quan trọng giúp phá tan “lô cốt” đang ngăn cách các phòng ban với nhau.

Gợi ý từ Simplamo: Số lượng Mục tiêu ưu tiên quý nên dao động từ 3-7 cho cấp công ty và từ 1-3 cho cấp phòng ban.

3. Thúc đẩy tinh thần “chiến đấu” trong đội ngũ

Tại bước này, bạn đã có một Bảng Tầm nhìn rõ ràng trong hành trình từ 1-3 năm tới, đội ngũ đã nắm rõ chân dung khách hàng mục tiêu và các chiến lược về MKT-Sale-Vận hành của công ty. Đồng thời họ cũng đã biết, ngay quý này, công ty mình, phòng ban mình đang nỗ lực phấn đấu cho Mục tiêu ưu tiên gì để có cùng chung tiếng nói cho mọi vấn đề. Bây giờ, hãy liên tục cập nhật cho đội ngũ của bạn biết, tình trạng hiện tại của tổ chức đang ở đâu để kéo họ về chung một chiến tuyến và “bơm” thêm cho họ năng lượng chiến đấu bằng một bảng điểm thu hút.

Bảng điểm thu hút là một Bảng kết quả kinh doanh hàng tuần: bao gồm các chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả, sao cho cụ thể và đơn giản nhất có thể, để mọi thành viên nhìn vào đều hiểu được.

Hãy lưu ý, các chỉ số nên được đo lường hàng tuần và mỗi nhân viên trong tổ chức đều có ít nhất một chỉ số để hoàn thành. Theo đó, chúng ta sẽ cùng đội ngũ gặp nhau mỗi tuần và cùng review các chỉ số này. Với mỗi chỉ số đạt, sẽ là một niềm vui để tạo động lực hoàn thành công việc ưu tiên của quý. Với các chỉ số không đạt, nó sẽ là thách thức và chúng ta cùng ngồi lại với nhau bàn xem vấn đề đang gặp phải ở đây là gì?

Cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết vấn đề sẽ gia tăng tính kết nối và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức.

4. Gắn kết đội ngũ thông qua cuộc họp hàng tuần

Cuộc họp tuần là bước thứ 4 và cũng là bước quan trọng nhất để gia tăng sự gắn kết và trách nhiệm của đội ngũ vào thực thi mục tiêu. Nếu như nói bước 1,2,3 là Setup thì bước 4 này, chính là bước để cho việc thực thi thật sự được diễn ra hàng tuần, cả đội ngũ như một đoàn tàu cùng mạnh mẽ tiến về phía trước.

Nhưng họp như thế nào, họp ra sao? Nếu chúng ta vẫn họp như cách cũ – họp dài lê thê trong nhiều giờ với những báo cáo chung chung, chỉ thấy nêu vấn đề mà không có giải pháp, thì rõ ràng chỉ mang đến sự “xa cách” chứ không còn là gắn kết.

Nhưng bạn hãy tưởng tượng, nếu như một cuộc họp được bắt đầu và kết thúc đúng giờ, ở đó công việc được review và thảo luận một cách cởi mở, vấn đề được giải quyết một cách đồng thuận, mọi người biết việc phải làm sau mỗi cuộc họp, thì sẽ như thế nào? Nó sẽ là một công cụ tuyệt vời tạo bàn đạp cho cả đội ngũ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

Simplamo gợi ý Khung cuộc họp tuần khoa học:

Hướng dẫn tổ chức cuộc họp tuần và giải quyết vấn đề hiệu quả.

Điểm đặc biệt trong cuộc họp này, đó là phần xử lý vấn đề. Thông qua các phần 2,3,4 chúng ta sẽ thấy có nhiều vấn đề phát sinh được nêu lên bởi chính nhân viên. Chúng ta tập hợp lại và cùng nhau giải quyết ở phần 6. Ở đây, có một công cụ gọi là IDS giúp cho chúng biết cách giải quyết vấn đề một cách tuần tự.

Trong cuộc họp BOD, các team leader ở mỗi phòng ban sẽ đưa ra phương án cho vấn đề cần giải quyết. Sau khi thảo luận, chúng ta có được phương án cuối cùng được đồng thuận bởi các trưởng phòng và nó sẽ là phương án vì lợi ích chung của công ty chứ không còn mang tính cá nhân nữa.

Trên đây là 4 hoạt động mà bạn có thể áp dụng để gắn kết đội ngũ vào thực thi các mục tiêu chung quan trọng. Bằng việc áp dụng một cách tuần tự và kiên trì theo các bước trên, sau một thời gian bạn sẽ cảm thấy nhân viên của mình ngày một gắn kết, hiểu rõ công việc/khó khăn của nhau hơn và đồng lòng hơn trong việc thực thi mục tiêu công ty.

“Đơn độc chúng ta có thể làm rất ít; cùng nhau chúng ta có thể làm rất nhiều.” – Helen Keller.

Chúc bạn thành công!

.…

Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

Phương pháp OKR hiện nay là một phương thức quản trị doanh nghiệp nổi tiếng, được hầu hết tất cả các chủ doanh nghiệp quan tâm và biết đến. OKR được biết đến như một công cụ mạnh mẽ để các tổ chức thiết lập, quản trị mục tiêu, theo dõi tiến độ và đạt được hiệu quả. Không chỉ vậy, OKR còn có thể áp dụng vào hầu hết tất cả loại hình, quy mô doanh nghiệp, dù là công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa – nhỏ, SMEs hay doanh nghiệp lớn.

Hiểu và triển khai đúng OKR, gần như cam kết về tương lai tăng trưởng, phát triển và thành công cho doanh nghiệp. Vì vậy bài viết này, sẽ đem đến những thông tin căn bản, hữu ích về OKR là gì và cách triển khai để có hiệu quả tối đa.

1. OKR là gì

OKR (Objective and Key Result – tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp và tổ chức trên thế giới để thiết lập mục tiêu rõ ràng, theo dõi, đo lường đươc các mục tiêu đề ra.

Theo ông John Doerr – tác giả của cuốn sách Measure What Matters bán chạy nhất theo New York Times nói về OKR:

OKRs là “Mục tiêu và Kết quả chính” là một phương pháp thiết lập mục tiêu hợp tác được các nhóm và cá nhân sử dụng để đặt ra các mục tiêu đầy thách thức, đầy tham vọng với kết quả có thể đo lường được. Cho dù nói về hoạt động văn phòng, công nghệ phần mềm, tổ chức phi lợi nhuận hay hơn thế nữa… OKR đều hoạt động giống nhau trong việc đặt mục tiêu ở nhiều cấp độ công ty.

2. Phương pháp OKR

Phương pháp OKR gồm 2 thành phần chính:

Objective – Mục tiêu: Hiểu đơn giản, Mục tiêu là những gì cần đạt được, không hơn không kém. Mục tiêu là quan trọng, cụ thể, mang tính định hướng hành động và (lý tưởng) truyền cảm hứng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Khi được thiết kế và triển khai hợp lý, chúng sẽ là liều thuốc chống lại lối suy nghĩ mơ hồ và việc thực thi không hiệu quả.

Key Results – Kết quả then chốt: Là những chỉ số, cột mốc, con số cụ thể mang tính định lượng, đo lường được, thể hiện mức độ/ tiến độ đạt được của mục tiêu. Kết quả then chốt hiệu quả là phải cụ thể, có giới hạn thời gian và thực tế – có thể đạt được. Trên hết, chúng có thể đo lường được và kiểm chứng được.

3. Lợi ích của việc sử dụng OKR

Một vài lợi ích nổi trội mà doanh nghiệp có thể thấy rõ nhất khi đưa OKR vào tổ chức:

• Tăng cường sự Tập trung: OKR giúp doanh nghiệp định hướng, xác định được trọng tâm rõ ràng cho toàn bộ bộ máy để dồn lực, tập trung vào những mục tiêu ưu tiên, quan trọng nhất. Tránh phân tán nguồn lực vào những vấn đề không thiết yếu hay không phải ưu tiên hàng đầu. Vì đặt OKRs có giới hạn số lượng, chỉ nên có tối đa 3 Mục tiêu (O), mỗi mục tiêu không nên quá 5 Kết quả chính (KRs)
• Hình thành sự minh bạch, rõ ràng trong tổ chức: Có thể coi là OKR giúp xây dựng văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp vì OKR được chia sẻ công khai, rõ ràng trong toàn tổ chức. Từ đó, nhân viên có thể nắm rõ mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức, cũng như kế hoạch và công việc của từng phòng ban, cá nhân. Kết hợp sự minh bạch cùng với việc thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ, còn giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của mọi người và đảm toàn bộ đội ngũ đều đi đúng hướng.
• Nâng cao sự gắn kết, cam kết: Công việc, mục tiêu của cá nhân được thiết lập phù hợp OKR của họ, liên kết với mục tiêu chung của phòng ban, công ty, hướng tới việc hỗ trợ hoàn thành OKRs cấp trưởng nhóm, giám đốc… Khiến mọi người đều biết mục tiêu của mình ảnh hưởng đến Mục tiêu của tổ chức như thế nào, giờ đây tất cả các công việc đều là có ý nghĩa, không việc nào dư thừa. Từ đó tạo được động lực, cam kết gắn bó cao hơn trong công việc, khi mọi người biết mình có đóng góp cho công ty, bảo đảm đội ngũ nhân sự có chung một định hướng.
• Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Đội ngũ nhân sự được khuyến khích linh hoạt, thích ứng khi hoàn cảnh có thay đổi, bằng cách điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với OKR được xây dựng. Nếu một mục tiêu cụ thể không mang lại kết quả như mong muốn, có thể điều chỉnh lại, thay đổi OKR thích hợp để đáp ứng tình hình hiện tại.
• Cải thiện sự theo dõi, đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Ban lãnh đạo thông qua OKR với các chỉ số trong đó, đánh giá các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu được đề ra. Như vậy những phản ánh của ban lãnh đạo được dựa trên số liệu rõ ràng, đem đến sự khách quan và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cho người thực hiện.
• Đem đến kết quả vượt bậc: OKR cho phép toàn bộ tổ chức tập trung vào cùng một mục tiêu, cam kết vào những điều quan trọng, liên kết chặt chẽ với nhau và biết các sử dụng hợp lý các nguồn lực. Lúc này nền móng đã được chuẩn bị sẵn sàng, đã đến lúc chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo, quản lý tận dụng để phát huy tối đa tiềm năng, đưa doanh nghiệp mình đạt tới những kết quả ấn tượng, có thể vượt ngoài cả sự mong đợi.

Bên cạnh đó, ông John Doerr cũng từng chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn tại Harvard Business Review, rằng OKRs có 5 lợi ích chính, được viết tắt là F.A.C.T.S (Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching – Tập trung, Điều chỉnh, Cam kết, Theo dõi, Kéo giãn). 5 lợi ích này tương ứng với bốn quyền lực được đề cập đến trong cuốn sách Measure What Matters của tác giả John Doerr.

4. Cách xây dựng OKR

Để xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định mục tiêu (Objectives): Bước đầu tiên là xác định các mục tiêu tổng quát cho tổ chức. Các mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, tốt nhất nên đáp ứng tiêu chuẩn SMART.
2. Xác định kết quả then chốt (Key results): Sau khi xác định được mục tiêu, cần xây dựng các kết quả then chốt để đo lường mức độ đạt được của mục tiêu. Các kết quả then chốt cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn, vẫn nên xây dựng theo tiêu chuẩn SMART để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
3. Phân bổ OKR cho các bộ phận và cá nhân: Sau khi xác định OKR chung cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần phân bổ OKR cho các cấp độ khác nhau trong tổ chức (bộ phận và cá nhân). Các OKR ở cấp độ thấp hơn cần phải hỗ trợ cho các OKR ở cấp độ cao hơn. Và nên được phân bổ phù hợp với năng lực và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân.
4. Xây dựng kế hoạch hành động: Sau khi xác định Objectives và Key results, cần xây dựng kế hoạch hành động để thực hiện mục tiêu. Kế hoạch hành động cơ bản cần bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm.
5. Theo dõi và đánh giá OKR: Sau khi triển khai OKR, cần theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện OKR, đạt được mục tiêu. Việc đánh giá OKR giúp doanh nghiệp và tổ chức xác định được những mục tiêu nào đã đạt được, những mục tiêu nào cần điều chỉnh và những mục tiêu nào cần bổ sung. Để kịp thời điều chỉnh hoạt động của mình và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

5. Các lưu ý khi xây dựng và triển khai OKR

Khi xây dựng và triển khai OKR, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Xây dựng OKR cần dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.
• OKR cần được tham gia xây dựng bởi tất cả lãnh đạo các cấp và nhân viên.
• Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh OKR phù hợp để kịp thời đáp ứng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Đọc thêm: 5 sai lầm OKR “thịnh hành” nhất tại Việt Nam và cách phòng tránh chúng

Những vấn đề tưởng chừng như đơn giản lại rất khó để thực hiện thủ công một cách đúng đắn và hiệu quả nhất. Bởi vì trong quá trình thực hiện ngoài bước đầu khi phải thay đổi tư duy của toàn bộ đội ngũ, truyền tải được thông điệp về OKR cho toàn nhân viên, vận động mọi người cũng chung tay thực hiện…

Đến lúc bắt tay vào thực hiện cũng cần cả một quá trình, khi có thể gặp rất nhiều rủi ro bất chợt, chệch hướng… Kể cả đến cuối chu ky việc theo dõi, đo lường cũng không hề thuận lợi khi chủ doanh nghiệp thường mắc phải vấn đề là không kiểm tra, đánh giá thường xuyên, theo tuần, đến cuối cùng mọi thứ sai lệch quá nhiều và không kịp để cứu vãn.

Đó là những nguyên nhân tưởng chừng không đáng nhắc tới nhưng lại là những nguyên nhân chính, hết sức phổ biến dẫn đến sự thành bại cho doanh nghiệp khi áp dụng OKR vào tổ chức.

Vì vậy, để gia tăng % thành công và đảm bảo đạt được hiệu quả khi áp dụng OKR vào doanh nghiệp. Ban lãnh đạo thực sự nên xem xét sử dụng những công cụ, phần mềm hỗ trợ để vừa rút ngắn thời gian, công sức, lại vừa đảm bảo có kết quả tích cực.

6. Simplamo – Phần mềm giải pháp thực thi OKR cho doanh nghiệp

Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI và mong muốn có một cấu trúc chuẩn, nâng cao hiệu suất để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hàng năm.

Không chỉ vậy, Simplamo cũng đem đến cho doanh nhìn một góc nhìn đa chiều hơn, từ tổng quan đến chi tiết, cũng như có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn, khung vận hành mẫu. Dễ dàng đưa vào sử dụng cho toàn bộ đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, thống nhất và đảm bảo đem đến sự thay đổi tích cực, hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng.

Tư duy của Simplamo

• Cách xây dựng mục tiêu OKR hàng quý tập trung vào điều quan trọng, tính năng gợi ý cách xây dựng đúng và đủ. Cách phân rã OKR hàng quý thành từng mốc milestone thông minh, dễ dàng đo lường tiến trình và nhận diện vấn đề.
• Khung xây dựng sơ đồ tổ chức kết hợp vai trò trách nhiệm cho từng vị trí, đảm bảo giao OKR/KPI đúng người đúng việc
• Khung cuộc họp review OKRs hàng tuần và giải quyết vấn đề kịp thời, đảm bảo OKRs luôn trong tầm kiểm soát và đúng tiến độ
• Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, tập trung thể hiện những thông tin quan trọng, giúp dễ dàng theo sát tiến trình thực thi của đội ngũ và nhận diện vấn đề gây cản trở.

Phương pháp OKR là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình và cá nhân tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, thúc đẩy sự tham gia, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả thực hiện. Tuy nhiên, để áp dụng OKR hiệu quả, cần hiểu rõ về phương pháp này và thực hiện đúng các bước xây dựng, triển khai OKR.

Vì vậy Simplamo hy vọng bài viết này cung cấp đủ những thông tin, kiến thức cần thiết và hữu ích cho các chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo tham khảo. Simplamo chúc các doanh nghiệp áp dụng OKR thành công.

Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách áp dụng OKR từ Simplamo: Tại đây

———

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Theo cục thống kê, tổng mức bán lẻ hàng hóa ở Việt Nam so với mức tiêu dùng 2023 tăng 15% so với năm 2019.

“Nếu xem thị trường bán lẻ Việt Nam như một chiếc bánh thì đây là chiếc bánh thơm ngon, béo bở với quy mô dân số gần 100 triệu dân, cơ cấu trẻ, chịu chi và chịu thích nghi.”

Mặc dù vậy, một thị trường tiềm năng cũng không có nghĩa là dễ dàng cho tất cả các doanh nghiệp gia nhập vào. Trong một thị trường đầy cạnh tranh và biến động như bán lẻ, đòi hỏi mỗi bước đi của doanh nghiệp đều phải “mang tính chiến lược” và có kế hoạch bài bản để đi xa hơn trong ngành.

Trong bài viết này, Simplamo sẽ giúp doanh nghiệp bán lẻ nhìn sâu vào cơ cấu vận hành của mình, phân tích các điểm chưa hiệu quả, và cuối cùng là đưa ra phương pháp lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ mang tính chiến lược, từng bước xóa bỏ khuyết điểm và phát huy thế mạnh của mình.

1. Đặc thù vận hành trong doanh nghiệp bán lẻ

Bên cạnh các áp lực bởi yếu tố bên ngoài thị trường, thì ở bên trong, doanh nghiệp bán lẻ còn phải đối mặt với rất nhiều sức ép từ cơ cấu vận hành của tổ chức, yêu cầu mọi thứ luôn được diễn ra một cách trơn tru và kịp thời:

• Quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho: Quản lý chuỗi cung ứng là một phần quan trọng của doanh nghiệp bán lẻ, cần đảm bảo rằng họ có chuỗi cung ứng ổn định và hàng tồn kho được quản lý hiệu quả để tránh thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều. Theo đó việc sử dụng dữ liệu để kiểm soát kỹ hơn ở khía cạnh này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định giúp tối ưu hóa các nỗ lực của mình.
• Chi phí vận hành và lợi nhuận: Doanh nghiệp bán lẻ phải quản lý các chi phí vận hành một cách cẩn thận để đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Biến đổi trong hành vi mua sắm của khách hàng: Nhu cầu và hành vi của khách hàng không ngừng thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải phản ứng linh hoạt với thị trường.
• Thách thức về môi trường: Doanh nghiệp bán lẻ cần đo lường dữ liệu khoa học để kịp thời theo dõi và ra quyết định khi cần thiết, sẵn sàng điều chỉnh chiến lược kinh doanh để đối phó với các biến động.

Khi nắm rõ các đặc thù trong ngành của mình, doanh nghiệp bán lẻ sẽ chủ động hơn trong việc lựa chọn cách thức vận hành phù hợp, sao cho giải quyết tốt các sức ép trên mà vẫn tận dụng tốt các cơ hội từ thị trường.

Một gợi ý quan trọng của chuyên gia ngành bán lẻ để giải quyết các sức ép bên trong và bên ngoài, đó là sử dụng các bảng dữ liệu đo lường hoạt động kịp thời (hàng tuần, hàng tháng) trong doanh nghiệp bán lẻ. Bên cạnh việc kiểm soát tốt các hoạt động chính từ các phòng ban, cửa hàng và ghi nhận phản hồi của khách hàng, chủ doanh nghiệp còn có thể dựa vào bảng dữ liệu để đưa ra các chiến lược linh hoạt đối phó với sự thay đổi.

Xem thêm: video record webinar “Hướng dẫn lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ 2024” do Simplamo phối hợp với Retail Hub tổ chức.

2. Các điểm chưa hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp bán lẻ

Vận hành một doanh nghiệp bán lẻ không phải là việc đơn giản, đó là lý do mà chúng ta thấy nhiều doanh nghiệp gia nhập nhưng cũng không ít doanh nghiệp rút lui khỏi ngành bán lẻ hàng năm. Tại phần này, Simplamo sẽ phân tích những lỗ hỏng trong việc vận hành doanh nghiệp bán lẻ để doanh nghiệp đối chiếu với hoạt động hiện tại của mình, bao gồm 5 khía cạnh quan trọng: Công việc, Con người, Quy trình, Quản lý, Đào tạo:

Công việc

• Hiện trạng công việc chồng chéo giữa các nhân viên, sếp khó khăn trong việc quản lý, kiểm soát giữa các cửa hàng.
• Các sản phẩm hoặc hàng tồn kho không được dự đoán dẫn đến tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.

Con người

• Mọi người thiếu trách nhiệm giải trình cho công việc cũng như tính chủ động trong quá trình thực thi. Khi đội ngũ không nắm rõ công việc cần làm, khiến quá trình thực thi chiến lược không hiệu quả.
• Thiếu đào tạo và kỹ năng: Nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc không có các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình.

Quy trình

• Quy trình không tối ưu: Các quy trình làm việc phức tạp và không tối ưu tăng nguy cơ mắc kẹt và lãng phí. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn làm tăng chi phí và giảm sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý

• Thiếu quản lý chuỗi cung ứng: Chuỗi cung ứng không được quản lý một cách hiệu quả có thể gây ra sự không ổn định trong việc cung cấp sản phẩm.

Như vậy, vận hành doanh nghiệp bán lẻ, không phải chỉ tập trung vào 3 yếu tố Bán hàng, Sản phẩm, Khách hàng là đủ, mà doanh nghiệp còn phải xem xét các yếu tố nền tảng như Công việc, Con người, Quy trình, Quản lý và Đào tạo. Đảm bảo đúng việc, đúng người, trao quyền đúng, hỗ trợ môi trường, đảm bảo tiến độ mục tiêu. Kết hợp sử dụng phương pháp quản trị hệ thống, cơ cấu linh hoạt, xây dựng nền tảng văn hóa và minh bạch hơn.

Và để đi đường dài, đạt được bức tranh tăng trưởng hay nhân chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ cần thực hiện song song các hoạt động sau:

• Xác định rõ các yếu điểm trong nội lực, lên kế hoạch điều chỉnh
• Lập kế hoạch tăng trưởng 2024 mang tính bài bản, khoa học
• Đi kèm với đó là cách theo dõi đội ngũ thực thi, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch

Phần tiếp theo của bài viết sẽ chỉ ra các bước cần thực hiện trước khi lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ 2024, bao gồm phần củng cố nội lực.

3.Hướng dẫn lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ 2024

3.1 Củng cố nội lực trước khi lập kế hoạch kinh doanh

• Review Tầm nhìn doanh nghiệp

Bước đầu review Tầm nhìn sẽ giúp chủ doanh nghiệp xác định được các điểm quan trọng: Giá trị cốt lõi, giá trị doanh nghiệp, mục tiêu 10 năm, mục tiêu 3 năm. Đây là bước quan trọng để giúp đội ngũ có cái nhìn tổng quan và là điểm then chốt không nên bỏ qua trước khi tiến hành lập kế hoạch kinh doanh năm. Một bản kế hoạch năm không rời xa tầm nhìn sẽ đảm bảo mọi hoạt động của đội ngũ đều đang phục vụ cho bức tranh lớn.

Nếu doanh nghiệp của sếp chưa có bảng Tầm nhìn doanh nghiệp bài bản, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn tại đây.

• Review Sơ đồ trách nhiệm

Quá trình review Sơ đồ trách nhiệm là bước thứ hai quan trọng giúp chủ doanh nghiệp cụ thể những những chức năng chính công ty cần trong 6 -12 tháng, những chức năng cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Chi tiết hơn nữa là tại mỗi chức năng mô tả 3 – 5 vai trò/trách nhiệm chính mà người đảm nhận cần thực hiện. Khi mọi thứ được thể hiện chi tiết hơn, doanh nghiệp sẽ xóa bỏ được hiện trạng chồng chéo ở vai trò trách nhiệm. Đội ngũ nắm rõ công việc của mình, dễ dàng phối hợp và thống nhất hoạt động tại tất cả phòng ban, cửa hàng

Xem bài viết hướng dẫn xây dựng sơ đồ trách nhiệm doanh nghiệp 2024.

3.2 Các bước lập kế hoạch kinh doanh năm

• Bắt đầu từ xác định mục tiêu năm

Sau khi review lại Tầm nhìn doanh nghiệp và thống nhất ở bức tranh 3 năm, lúc này doanh nghiệp cần tiến hành làm rõ kế hoạch kinh doanh 1 năm của mình, bao gồm các phần quan trọng là: Các chỉ số đo lường quan trọng (doanh thu, lợi nhuận, số cửa hàng, Khách hàng,…) và các mục tiêu năm cần hoàn thành để đạt được các chỉ số đó (bao gồm về Kinh doanh, MKT, Vận hành, Nhân sự,…)

• Các công việc ưu tiên cần hoàn thành trong 90 ngày đầu tiên

Mộ tổ chức muốn đi đến tầm nhìn xa thì cách đi phải “định hướng kết quả”. Sau khi kế hoạch một năm được làm rõ, doanh nghiệp hãy phân rã mục tiêu năm thành các công việc ưu tiên trong 90 ngày.

Trong môi trường làm việc hàng ngày, đội ngũ của sếp sẽ có rất nhiều sự vụ phát sinh cần phải giải quyết, do đó khi xác định rõ các công việc ưu tiên sẽ giúp đội ngũ biết sắp xếp thời gian và công việc của mình, đảm bảo đặt mục tiêu ưu tiên lên hàng đầu để phục vụ cho mục tiêu ưu tiên của tổ chức. Trong đó, mỗi công việc ưu tiên sẽ được chia nhỏ thành các cột mốc nhỏ hơn, để đảm bảo công việc luôn được theo sát và diễn ra đúng tiến độ.

• Nâng cao khả năng dự đoán cho Doanh nghiệp bán lẻ thông qua bảng chỉ số Scorecard

Xây dựng chỉ số Scorecard từ 5 -15 chỉ số cốt lõi giúp doanh nghiệp bán lẻ nhận biết tình hình hoạt động, đây còn là một “bức tranh chụp nhanh” về sức khỏe của doanh nghiệp. Thông qua bảng chỉ số Scorecard chủ doanh nghiệp sẽ đo lường các dữ liệu cốt lõi để nắm bắt kịp thời hoạt động của doanh nghiệp.

• Công cụ giúp doanh nghiệp bám sát kế hoạch, tập trung vào thực thi, giải quyết vấn đề

Để bản kế hoạch kinh doanh dài một năm được đội ngũ theo đuổi đến cùng, doanh nghiệp cần duy trì tổ chức các cuộc họp định kỳ bao gồm: Cuộc họp tuần, cuộc họp quý và cuộc họp năm.

Lý do mà doanh nghiệp cần hình thành nhịp họp này trong tổ chức vì đây chính là sợi dây liên kết mục tiêu kinh doanh với đội ngũ, đảm bảo đội ngũ luôn bám sát kế hoạch, không có sự lơ là, luôn tập trung vào thực thi và giải quyết vấn đề hiệu quả.

• Đối với cuộc họp tuần hàng tuần, là nơi các thành viên ngồi lại với nhau hàng tuần để review liên tục các mục tiêu, chỉ số và xem xét tình hình, nơi các vấn đề được giải quyết theo nguyên tắc khoa học.
• Đối với cuộc họp quý: Nơi đội ngũ đánh giá các mục tiêu của quý trước, rút kinh nghiệm và xây dựng mục tiêu cho quý tiếp theo, phù hợp với bối cảnh hiện tại.

Công thức lập kế hoạch kinh doanh và cách thức theo dõi kế hoạch này được diễn ra liên tục hàng tuần đều được tích hợp sẵn trên phần mềm Simplamo.

Không những thế, hiện tại Simplamo đã tích hợp công nghệ AI trong việc đưa ra các gợi ý thông minh để lập kế hoạch kinh doanh năm, như: xây dựng mục tiêu theo ngành, tự động phân rã mục tiêu thành cột mốc, và tạo các chỉ số đo lường hàng tuần dựa trên vai trò của mỗi nhân sự.

Simplamo AI giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch thực thi mục tiêu đúng đắn, đảm bảo dẫn dắt một kết quả đúng đắn, xây dựng lộ trình chinh phục chiến lược và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Các khách hàng bán lẻ đang sử dụng Simplamo để chinh phục mục tiêu kinh doanh như: Bye Béo, Bánh Mì Má Hải, Bánh Mì Khói, Masscom,…

Cảm ơn sếp đã đọc bài viết của Simplamo, để tìm hiểu chi tiết về cách thức lập kế hoạch kinh doanh ngành bán lẻ và quản trị đội ngũ thực thi hàng tuần, sếp hãy đăng ký tại đây, hoặc gọi đến hotline 0901 866 922 để được tư vấn hướng dẫn.

————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up