Skip to main content
Monthly Archives

September 2023

Sep 29
Love0
ứng dụng al trong xây dựng OKRs cho doanh nghiệp

Cách xây dựng OKRs đơn giản cho Doanh nghiệp kết hợp với ứng dụng AI

By Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

Phát triển dựa trên phương pháp quản trị mục tiêu MBO và được hoàn thiện bởi John Doerr từ năm 1974, OKRs ngày nay là một trong những phương pháp quản trị nổi tiếng nhất và được áp dụng thành công tại các công ty lớn như Google, Spotify, Adobe, Facebook, Twitter, Linkedin,…Tại Việt Nam, OKRs phát triển rất mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Có rất nhiều khóa học và công cụ để Doanh nghiệp Việt triển khai OKRs cho đội ngũ, thế nhưng OKRs vẫn còn khá phức tạp và mất nhiều thời gian để xây dựng hàng quý. Nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI – xu thế áp dụng OKRs mới trên toàn cầu, giúp tăng tốc độ và tối ưu chi phí cho mỗi lần triển khai OKR.

cach-xay-dung-okrs

1. OKRs là gì? Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp

OKRs (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhằm giúp tổ chức định hướng, tập trung vào mục tiêu cụ thể và đo lường được hiệu suất. OKRs bao gồm hai thành phần chính:

  1. Mục tiêu (Objectives): Đây là những mục tiêu cấp cao mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và thường được thiết lập dựa trên chiến lược tổng thể của tổ chức.
  2. Chỉ số Kết quả Chính (Key Results): Key Results là các chỉ số cụ thể và đo lường được mà tổ chức sử dụng để đánh giá mức độ thành công của mục tiêu. Chúng thường được thiết lập dưới dạng số liệu hoặc phần trăm cụ thể.

Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp:

  • Tạo sự tập trung: OKR giúp tổ chức tập trung vào 3 – 5 mục tiêu quan trọng nhất, khai phá tối đa năng lực đội ngũ, loại bỏ các công việc thừa thải từ đó tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
  • Liên kết mục tiêu nội bộ: Bằng việc thống nhất các mục tiêu chung và phân bổ hợp lý từ trên xuống dưới, cũng như liên phòng ban, OKR đảm bảo mọi hoạt động trong tổ chức đều phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
  • Đo lường hiệu suất: Bằng cách sử dụng Key Results, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ tiến triển và hiệu suất của đội ngũ một cách rõ ràng.
  • Tăng tính cam kết, trách nhiệm: Việc theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ, đồng thời gia tăng tính trách nhiệm trong công việc khi mọi thứ đều rõ ràng và minh bạch.
  • Mang lại kết quả vượt bậc: Bằng việc sử dụng khéo léo OKRs, các nhà lãnh đạo và quản lý có được công cụ mạnh mẽ để tập trung đội ngũ vào những mục tiêu đột phá, phát huy sức sáng tạo và năng lực dựa trên sự cam kết và trao quyền, từ đó mang đến kết quả vượt bậc cho doanh nghiệp.

2. OKRs phù hợp với Doanh nghiệp nào?

Trên thực tế, OKRs phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô và ngành nghề khác nhau, chứ không chỉ giới hạn ở các công ty phần mềm như đa phần chúng ta vẫn lầm tưởng. Trong đó, đối với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, OKRs mang đến những lợi ích riêng biệt như:

  • Start-up: OKRs giúp các công ty mới thành lập xác định hướng đi đúng đắn và đảm bảo rằng họ không trải qua sự lãng phí thời gian và nguồn lực.
  • Giai đoạn phát triển: OKRs giúp xây dựng và thực thi các chiến lược tăng trưởng một cách hiệu quả, triển khai đồng bộ trong toàn tổ chức, phát huy năng lực nhân viên và gắn kết đội ngũ.
  • Giai đoạn trưởng thành: OKRs giúp quản lý hiệu quả, minh bạch, tối ưu hiệu suất làm việc và kết nối các phòng ban trong tổ chức vào mục tiêu chung.

3. Các khó khăn khi áp dụng OKRs hiện nay

Mặc dù OKRs được PR rầm rộ tại Việt Nam trong thời gian gần đây, với nhiều khóa học và công cụ hỗ trợ, thế nhưng không có nhiều doanh nghiệp thành công với phương pháp quản trị này. Dưới đây là một số nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các khó khăn khi áp dụng OKRs:

  • Chưa có nền tảng vận hành ban đầu trước khi áp dụng OKRs

OKRs được áp dụng thành công ở các công ty lớn, tạo nên sự phát triển vượt bậc, không có nghĩa là bất cứ công ty nào áp dụng OKRs cũng thành công. Vì trước khi có OKRs, bản thân những công ty này đã có nền tảng vận hành tốt cùng với những con người phù hợp. Ngược lại, khi doanh nghiệp chưa có một trong hai yếu tố trên, áp dụng thêm OKRs sẽ tăng thêm áp lực trong vận hành và sự rối loạn trong đội ngũ.

  • Niềm tin về phương pháp và quyết tâm từ ban lãnh đạo

Phần nhiều các doanh nghiệp tìm đến OKRs đã thất bại với các phương pháp quản trị trước đó (cụ thể là KPI), việc tiếp tục với một phương pháp mới dễ dẫn đến những ngờ vực trong đội ngũ. Do đó, sự quyết tâm từ ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng, nên cho đội ngũ thấy được bức tranh tổng quát và các kết quả đi kèm trong công việc để duy trì niềm tin về phương pháp.

  • Không thể duy trì trong thời gian dài

Bất kể là phương pháp nào, để có thể duy trì trong thời gian dài, đều phải đơn giản hóa cách thực hiện và gắn với công việc hàng ngày, OKRs cũng không loại trừ. Hiện nay, các hướng dẫn về cách xây dựng OKRs khá phức tạp, tốn nhiều nguồn lực và thời gian (từ 4-6 tuần cho mỗi quý). Quá mất thời gian, rườm rà, ảnh hưởng đến công việc hiện tại mà chưa cho thấy hiệu quả như mong muốn dễ dẫn đến tình trạng từ bỏ sau 2,3 chu kỳ OKRs.

  • OKRs không phải là tất cả

Như đã nói bên trên, OKRs không phải là tất cả để biến mọi mục tiêu trở thành hiện thực, ngoài việc sử dụng OKRs linh hoạt với đặc thù của mình, doanh nghiệp cần kết hợp OKRs với các phương pháp quản trị khác & nâng cao năng lực quản lý lãnh đạo để mang đến hiệu quả tối ưu.

4. Mục tiêu quý (Goals) – Cách xây dựng OKRs đơn giản của thế kỷ 21

Sau khi đã thất bại với KPI và OKR truyền thống, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay tìm đến một cách thức xây dựng mục tiêu hiện đại và đơn giản hơn, gọi là Goals – Mục tiêu quý.

4.1. Mục tiêu quý (Goals) là gì?

Goals là những mục tiêu quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần hoàn thành trong vòng 90 ngày (một quý). Trong đó, mỗi Goals sẽ được chia nhỏ thành các milestone (cột mốc tiến độ) để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu. Về mặt ý nghĩa:

  • Goals tương đương với Objective trong OKRs
  • Milestone gần giống với Key Result

cach-xay-dung-okrs

4.2 Lợi ích của Goals so với OKRs truyền thống

  • Thời gian xây dựng và triển khai nhanh chóng

Trong khi OKRs thường mất từ 4-6 tuần với khoảng trên dưới 10 cuộc họp (họp BOD, họp từng phòng ban, họp chéo các trưởng bộ phận) để viết, thống nhất và công bố OKRs trong toàn tổ chức.

Thì với phương pháp xây dựng mục tiêu Goals chỉ mất khoảng 1-2 tuần với 2 cuộc họp chính thức. Việc xây dựng và thống nhất nhanh chóng sẽ không làm ảnh hưởng tới khối lượng công việc hiện tại của đội ngũ, giảm áp lực cho cấp quản lý-lãnh đạo và dành nhiều thời gian cho thực thi.

  • Tiết kiệm thời gian họp review, checkin 1-1

Đối với OKRs, các trưởng nhóm sẽ dành thời gian mỗi tuần để checkin 1-1 với từng thành viên trong team của mình (trung bình một cuộc họp khoảng 30 phút), tương tự CEO cũng sẽ họp riêng với các trưởng bộ phận. Nếu một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và mỗi phòng ban có nhiều nhân viên thì hầu như thời gian của cấp quản lý là dành cho họp hành, tạo ra rất nhiều áp lực cho đội ngũ.

Với Goals, trung bình một quản lý chỉ tham dự hai cuộc họp/tuần, một là cuộc họp BOD để review tiến độ thực thi Goals phòng ban, và hai là cuộc họp với tất cả thành viên trong team để review Goals cá nhân. Các cuộc họp này đều có khung chuẩn, tập trung vào nhận diện và xử lý vấn đề quan trọng, thống nhất ý kiến trong toàn team, với thời lượng tối đa 90 phút.

Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ không còn tình trạng lãng phí thời gian cho quá nhiều cuộc họp, tạo môi trường làm việc năng suất, chủ động, tối ưu chi phí vận hành.

  • Goals không đơn lẽ như OKRs, mà có sự hỗ trợ của các công cụ khác tạo thành một nền tảng hoàn chỉnh

Để triển khai OKRs hiệu quả, doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình nền tảng vận hành chuẩn, đi từ Giá trị cốt lõi, Tầm nhìn, các mục tiêu 3 năm,1 năm để tạo nên OKRs hàng quý đồng nhất và phục vụ cho bức tranh dài hạn, cần phải có sơ đồ tổ chức hoàn thiện cùng với nhân sự phù hợp để giao OKRs đúng người đúng vị trí, và cách thức triển khai mục tiêu hiệu quả đồng bộ.

Trong khi đó, Goals không riêng lẽ, đi kèm với Goals là các công cụ vận hành khác tạo thành một nền tảng vận hành vững chắc và đồng bộ cho doanh nghiệp, đi từ Bảng Tầm nhìn – Chiến lược, Giá trị cốt lõi, các mục tiêu 3 năm, 1 năm, Sơ đồ trách nhiệm, Bảng chỉ số KPI đo lường hàng tuần, phục vụ cho tiến trình đạt được Mục tiêu và các khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm.

Các công cụ này kết hợp một cách nhịp nhàng, tạo nên một tổ chức làm việc hiệu suất, gắn kết, là tập hợp của Đúng người-Đúng vị trí, tạo điều kiện cho Mục tiêu hàng quý Goals được triển khai quyết liệt và tiến tới đạt được Tầm nhìn dài hạn.

cach-xay-dung-okrs

  • Cách thức duy trì trong dài hạn

Cái gì càng phức tạp và mất nhiều thời gian thì càng khó duy trì. Thấu hiểu nguyên lý đó, Goals là phiên bản đơn giản và xây dựng nhanh chóng hơn so với OKRs truyền thống nên dễ dàng được duy trì trong đội ngũ.

Bên cạnh Goals, còn có sự hỗ trợ của khung cuộc họp đội ngũ định kỳ hàng tuần, giúp review tiến độ và giải quyết vấn đề kịp thời; các chỉ số KPI hàng tuần, đảm bảo công việc được diễn ra đều đặn, không dồn nước tới chân mới nhảy, giúp ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

Cùng với đó là khung cuộc họp hàng quý (tổng kết Goals quý trước và xây dựng Goals quý sau), khung cuộc họp hàng năm (tổng kết năm trước và xây dựng mục tiêu cho năm mới). Tất cả đội ngũ sẽ hòa vào một guồng làm việc nhịp nhàng và đồng bộ từ tuần này cho đến tuần tới, từ quý này cho đến quý sau và năm này cho đến năm khác.

Người Việt vốn không có tính kỷ luật cao nên việc đưa đội ngũ vào guồng làm việc này sẽ dần tạo nên tính cam kết, kỷ luật và bền bỉ, khắc phục điểm yếu vốn có và tạo nên một tổ chức hiệu suất cao.

cach-xay-dung-okrs

4.3 5 bước xây dựng OKRs đơn giản 

Dưới đây là 5 bước xây dựng Mục tiêu quý – Goals cho doanh nghiệp:

  • Bước 1: Chọn ngày tương lai

Là ngày cuối cùng để tính kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một quý. Thông thường sẽ là ngày cuối cùng của quý đó.

  • Bước 2: Tính toán Mục tiêu tài chính

Xoay quanh Doanh thu, Lợi nhuận mong muốn. Thông thường con số này sẽ được phân rã từ Bảng Mục tiêu năm. Hoặc có thể lấy con số ước tính của quý trước cộng thêm phần trăm/con số bạn mong muốn tăng lên.

  • Bước 3: Viết các chỉ số đo lường

Hãy trả lời câu hỏi “Doanh thu này đến từ đâu?” hoặc “Con số nào đo lường sự thành công?”. Ví dụ như: Số lượng khách hàng mới, Số lượng khách hàng cũ tái ký hợp đồng, Số hợp đồng trong nước, Số hợp đồng quốc tế,…

  • Bước 4: Xác định 3 đến 7 Mục tiêu Phi tài chính

Là 3 đến 7 Mục tiêu ưu tiên cần hoàn thành trong quý này để hỗ trợ đạt được Mục tiêu năm.

Lưu ý: Ban lãnh đạo cần ngồi xuống cùng nhau xác định Mục tiêu quý cấp toàn doanh nghiệp trước tiên. Sau đó, các trưởng phòng sẽ triển khai Mục tiêu cấp phòng ban và cuối cùng từng cá nhân trong phòng ban, để chắc chắn rằng Mục tiêu được phân rã từ cấp công ty, có sự liên quan – hỗ trợ với nhau.

  • Bước 5: Chia nhỏ Mục tiêu

Cuối cùng, người sở hữu Mục tiêu sẽ tự thiết lập các milestone (cột mốc tiến độ) để đạt được Mục tiêu của mình, sau đó trình bày với cấp trên và đội nhóm trong cuộc họp hàng tuần.

cach-xay-dung-oksr

Như vậy, một bảng Mục tiêu quý hoàn chỉnh sẽ bao gồm các Mục tiêu tài chính (như Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số quan trọng… và sẽ được phân rã thành chỉ số KPI đo lường hàng tuần sau đó) cùng với 3-7 Mục tiêu phi tài chính, để đạt sự tập trung và khả năng hoàn thành cao.

Để xem hướng dẫn chi tiết các bước, các nguyên tắc xây dựng Mục tiêu và các ví dụ minh họa, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng KPI đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

5. Cách ứng dụng AI trong xây dựng OKRs đơn giản

5.1 Giới thiệu Simplamo – phần mềm quản lý OKR

Simplamo là phần mềm quản lý OKR, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKRs, KPIs, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

phan-mem-quan-ly-okr

Trong đó, Mục tiêu Goals là phiên bản đơn giản hơn của OKRs và Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKRs và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng mục tiêu cho doanh nghiệp. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong phần mềm quản lý OKR Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng mục tiêu nhanh hơn, sát với ngành nghề kinh doanh với nhiều gợi ý thông minh.

5.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng OKRs đơn giản – Goals

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng Mục tiêu quý trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

  • Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
  • Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng Mục tiêu quý của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại phần Mục tiêu, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

  • Bước 1: Nhấn nút Tạo mục tiêu/ chọn Hỏi trợ lý AI

Tại đây, bạn cung cấp một số thông tin cơ bản để trợ lý AI có thể phân tích và tối ưu hoá chất lượng trong câu trả lời

Kết quả mong muốn: Bạn hãy mô tả ngắn kết quả về mục tiêu mà mình mong muốn đạt được

Chỉ số đo lường: Dựa trên mục tiêu cần đạt, hãy suy nghĩ về các chỉ số có thể đo lường được mức độ hoàn thành

Ngành nghề: Chọn ngành nghề hiện tại của Doanh nghiệp

Sau khi nhập thông tin, nhấp vào “Đề xuất”

  • Bước 2: Tạo mục tiêu

Simplamo AI sẽ thực hiện quá trình phân tích và gợi ý kết quả cho bạn. Hãy thư giãn và nhấp một ngụm coffee trong khi chờ đợi.

  • Bước 3: Kiểm tra kết quả

Kiểm tra lại kết quả mà Simplamo AI đã gợi ý cho bạn, nếu cảm thấy chưa hài lòng bạn có thể chọn “Thử lại” hoặc “Chỉnh sửa” để có thể cập nhật dữ liệu đầu vào tốt hơn

Nếu như kết quả phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy nhấn “Tạo”, hệ thống sẽ tạo danh sách các Mục tiêu và Cột mốc tương ứng (milestone).

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng mục tiêu và chỉ số doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

Xem thêm:

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 28
Love0
huong dan cach xay dung KPI cho doanh nghiep that tinh gon

Hướng dẫn xây dựng KPI cho Doanh nghiệp thật tinh gọn

By Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

Bài viết này sẽ thảo luận về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp để phát huy tối đa sức mạnh của KPI trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Xây dựng được một hệ thống KPI khoa học và phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp là cách hiệu quả, để đạt được tăng trưởng và phát triển bền vững cao nhất.

1. Sơ bộ về chỉ số KPI cho doanh nghiệp

1.1. Giới thiệu về KPI

KPI (Key Performance Indicator) – chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động/ quá trình của một cá nhân, bộ phận phòng ban hoặc tổ chức thực hiện để đạt mục tiêu. KPI được sử dụng để đo lường hiệu quả hoạt động, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.

Mục đích của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là đo lường hiệu suất để cải thiện tình hình kinh doanh. Bằng cách dựa trên dữ liệu KPI và kết quả đánh giá, điều chỉnh chiến lược kinh doanh để cải thiện hiệu suất và đảm bảo doanh nghiệp đang tiến gần đến mục tiêu kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể không thể đạt hoàn hảo chính xác 100% KPI đặt ra, nhưng chỉ cần đạt từ 80% trở lên là doanh nghiệp đã thành công. KPI không phải là tĩnh, chúng có thể thay đổi theo thời gian.

Luôn cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh đúng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình liên tục và quan trọng để đảm bảo sự thành công dài hạn.

1.2. Vai trò của cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

  • Định hướng và tập trung nguồn lực.
  • Đo lường hiệu quả hoạt động.
  • Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động.
  • Cải thiện hiệu quả hoạt động.
  • Ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
  • Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp phù hợp và hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích cho cả hiện tại và tương lai, giúp tổ chức:

  • Xác định được rõ ràng các mục tiêu, định hướng.
  • Đo lường được hiệu suất, hiệu quả hoạt động.
  • Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu.
  • Đánh giá kết quả đạt được bằng dữ liệu rõ ràng.
  • Xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
  • Đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu.
  • Có cơ sở để ra quyết định điều chỉnh chiến lược.
  • Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
  • Phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các hoạt động và mục tiêu quan trọng.
  • Cải thiện năng suất lao động khi thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt mục tiêu.
  • Nâng cao tính cạnh tranh khi so sánh được hiệu quả hoạt động của mình với các đối thủ.

3. Các bước xây dựng KPI

3.1. Các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Xây dựng các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để đảm bảo bạn có thể đo lường, đánh giá và theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình. Dưới đây là các bước cơ bản về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp của bạn:

1. Thiết lập mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG

Công thức thiết lập mục tiêu cơ bản: Động từ + Danh từ (Đối tượng thực hiện)

Ví dụ: Nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên bán hàng.

Mục tiêu có thể liên quan đến tăng trưởng doanh số bán hàng, cải thiện lợi nhuận, tăng khách hàng mới, hay bất kỳ mục tiêu kinh doanh cụ thể nào khác.

Một số tiêu chí đánh giá mục tiêu đã được thiết lập tốt:

  • Có liên kết với chiến lược doanh nghiệp.
  • Thực sự quan trọng.
  • Khả thi về mặt đo lường.

Mục tiêu nên được xác định, khoanh vùng rõ ràng về công việc thực hiện dành cho đối tương cụ thể nào, mục tiêu thiết lập để đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thời gian và nguồn lực có sẵn. Nếu không KPI xây lên sẽ không đo lường được do mục tiêu dề ra quá chung chung, mơ hồ.

2. Lựa chọn KPI

Từ mục tiêu kinh doanh đã thiết lập ở bước 1, nhà lãnh đạo sẽ lựa chọn hệ thống KPI bằng cách kết nối mục tiêu với các chỉ số KPI quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn đo lường nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.

Để lựa chọn các chỉ số KPI này, doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Tính liên quan và Thời hạn đạt được mục tiêu) để đánh giá từng chỉ số.

3. Đo lường KPI

Sau khi lựa chọn KPI, cần Thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số đã xác định và thường xuyên đo lường, phân tích chúng. Tần suất đo lường thường được thực hiện tùy vào khả năng của mỗi doanh nghiệp, nhưng tối ưu nhất là thực hiện đo lường hàng tuần.

Các cách tính KPI:

  • KPI định lượng: Tính toán theo công thức
  • KPI định tính: Đánh giá theo thang điểm

Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện đo lường KPI:

  1. Khoanh vùng dữ liệu cần đo lường (chọn mẫu)
  2. Xác định dữ liệu cần thu thập: tử số/ mẫu số
  3. Thiết kế mẫu biểu
  4. Thu thập dữ liệu từ telesale, email form,…

Công việc đo lường hệ thống KPI này cần rất nhiều thời gian và nguồn lực thực hiện, nên các nhà lãnh đạo có thể xem xét sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp để giúp theo dõi tiến trình thực hiện hệ thống KPI thường xuyên hơn.

4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT

Ghép con số (số lượng, doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ suất sinh lợi, tăng trưởng doanh thu), chất lượng (đánh giá từ khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi) và thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi) vào mục tiêu ĐỊNH HƯỚNG ở trên.

NÊN đặt mục tiêu HIỆU SUẤT sau, không nên đặt ngay từ đầu vì không biết thực tế cụ thế những chỉ số đó như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp mình, nên sau khi đo lường có kết quả thì thiết lập mục tiêu Hiệu suất sẽ chính xác và khả thi hơn.

Có thể đặt mục tiêu hiệu suất dựa trên kinh nghiệm của nhà lãnh đạo, số liệu chính thức, tham khảo từ những năm/ quý trước của doanh nghiệp để đặt mục tiêu.

Ngoài ra cũng cần xem xét mức độ thách thức khi đề ra mục tiêu hiệu suất trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Mức độ thách thức của các mục thiêu Hiệu suất này nên đặt tùy bối cảnh và niềm tin của đội ngũ.

5. Họp hiệu suất

Bước Họp hiệu suất này giúp KPI giống như nhịp tim “sống” trong doanh nghiệp. Có 3 nội dung chính sẽ thực hiện trong cuộc Họp hiệu suất cho doanh nghiệp:

  • Cập nhật tình hình đã hoàn thành bao nhiêu % KPI, xu hướng KPI đang tăng hay giảm, có bám theo mục tiêu Định hướng đã đề ra trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp không.
  • Xác định những rào cản, những vấn đề bất khả thi gặp phải khi thực hiện. Và tìm hiểu nguyên nhân KPI đang đi theo xu hướng đó
  • Đề xuất những sáng kiến giải quyết vấn đề đã xác định, phân tích trên.

Tần suất thực hiện các cuộc họp hiệu suất về cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp: đối với KPI công ty họp 1 tháng/ lần. KPI phòng ban nên họp mỗi tuần (nếu dữ liệu đo lường, chỉ số tháng không thay đổi thì cuộc họp sẽ xoay quanh giải quyết vấn đề và sáng kiến).

3.2. Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

Các loại KPI cho nhân viên kinh doanh:

  • KPI tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí,… -> đo lường hiệu quả về mặt tài chính mà nhân viên kinh doanh thực hiện được
  • KPI hoạt động: Số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng,… -> đo lường hiệu quả về hoạt động của nhân viên kinh doanh
  • KPI chất lượng: Tỷ lệ khách hàng hài lòng, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu,… -> đo lường hiệu quả về chất lượng dịch vụ, khả năng tư vấn, thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh

Ví dụ về cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh:

1. Thiết lập mục tiêu định hướng

Mục tiêu định hướng này cần đi đúng hướng để góp phần, hỗ trợ hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Mục tiêu của doanh nghiệp: Tăng doanh thu 20% trong năm 2023

=> Mục tiêu của nhân viên kinh doanh: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh -> đặt KPI chất lượng

Mục tiêu định hướng của nhân viên kinh doanh này rõ ràng, có hỗ trợ với mục tiêu chung của doanh nghiệp, có liên kết với chiến lược thực thi của phòng kinh doanh -> Phù hợp, có khả năng thực hiện được & có quan trọng với nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp.

2. Lựa chọn KPI

Sau khi thiết lập Mục tiêu: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh.

Chúng ta sẽ mô tả kết quả kỳ vọng: 90% khách hàng nhận được khảo sát sẽ tham gia khảo sát; 75% khách hàng tham gia khảo sát nói là họ hài lòng; điểm khảo sát đạt mức trung bình là 3.5 (trên thang điểm 5)…

Sau đó chúng ta sẽ lựa chọn 1 số KPI phù hợp nhất (chỉ nên từ 1-2 cái để đảm báo thực hiện tốt nhất)

3. Đo lường KPI

Thực hiện Quy trình thu thập dữ liệu để thực hiện hệ thống KPI như đã đề cập bên trên sau đó tiến hành đo lường.

Với mục tiêu này có thể thu thập dữ liệu để đo lường thông qua form khảo sát (hoặc cuộc gọi phản hồi) mà nhân viên kinh doanh gửi cho khách hàng sau khi tư vấn.

Chọn cách đo lường hệ thống KPI chất lượng này theo phương pháp định lượng với công thức tính:

Số khách hàng hài lòng/ Tổng số khách hàng điền form (hoặc nhận cuộc gọi) x 100%

Quá trình này gặp rất nhiều khó khăn khi thực hiện vì nếu bản thân nhân viên kinh doanh thực hiện sẽ dễ dẫn đến thiếu sót, không minh bạch, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của họ. Cần một bộ phận riêng biệt hoặc công cụ để hỗ trợ thực hiện, đơn giản hóa công đoạn này và đảm bảo không thiếu sót, đạt được hiệu quả nhất.

Tham khảo thêm Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

4. Thiết lập mục tiêu HIỆU SUẤT

Giả định tình hình hiện tại của nhân viên kinh doanh: Hiện có 65% khách hàng hài lòng với dịch vụ của nhân viên kinh doanh này.

Trong quá trình xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh này thì việc thiết lập mục tiêu hiệu suất có thể xem xét, cân nhắc như sau:

  • Đặt mục tiêu Hiệu suất để cải thiện tình trạng hiện tại: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 70%.
  • Đặt mục tiêu Hiệu suất để nhân viên kinh doanh đột phá: Tăng sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tư vấn của nhân viên kinh doanh lên 80%.

5. Họp Hiệu suất:

Với mục tiêu đã thiết lập cho nhân viên kinh doanh doanh, thì phòng kinh doanh nên thực hiện họp hiệu suất 1 tuần/ lần để chia sẻ, cập nhật tình hình nhanh chóng nhất, xác định phân tích các rào cản, bất cập trong công việc để đưa ra sáng kiến hoặc cân nhắc thay đổi chỉ số của hệ thống KPI theo tình hình.

3.3. Lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Một số lưu ý trong cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp, đó là KPI cần:

  • Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
  • Phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp
  • Cụ thể, có ý nghĩa, có thể đo lường được
  • Có thể so sánh, truy xuất được
  • Thống nhất giữa các bộ phận, cá nhân trong phòng ban của doanh nghiệp
  • Cẩn thận với các KPI không có ý nghĩa (KPI vanity) vì các chỉ số này không giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định cải thiện hiệu suất.
  • Được phổ biến, truyền thông rộng rãi cho các bộ phận, cá nhân, các bên liên quan trong doanh nghiệp.

Sử dụng các bước trên để bắt đầu cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp và đạt được hiệu suất tối ưu, có sự tăng trưởng và tạo sức bền cực hạn cho doanh nghiệp.

Đọc thêm bài viết “10 chỉ số KPI quan trọng nhất đánh giá sức khỏe công ty bạn” tại đây.

4. Một số phương pháp hỗ trợ triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng, có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, điều này rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, nguồn lực, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Dẫn đến có tới 70% tổ chức tại Việt Nam thất bại khi triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Một số anh chị chủ doanh nghiệp có nền tảng kiến thức chuyên sâu lựa chọn tham gia nhiều khóa học hoặc sự trợ giúp của chuyên gia về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Đây cũng là một lựa chọn tốt nếu các anh chị vận dụng được lý thuyết vào thực tế, truyền đạt cho toàn bộ nhân viền và triển khai cho doanh nghiệp. Nhưng nó vẫn sẽ không là một bài toán dễ dàng.

Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả và thiết thực hơn đó là nên sử dụng sự trợ giúp từ Phần mềm KPI – một công cụ giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng của doanh nghiệp.

Hoặc sử dụng hỗ trợ từ AI để triển khai cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp cũng là một lựa chọn để các anh chị chủ doanh nghiệp thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp đơn giản với AI

Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng có thể sử dụng bảng chỉ số Scorecard – một công cụ tinh giản và đơn giản hóa hệ thống KPI, cũng có vai trò theo dõi và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp, từng phòng ban và cá nhân trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra.

5. Tinh gọn cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp với phần mềm Simplamo

5.1. Giới thiệu scorecard – phiên bản đơn giản hơn về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

Scorecard biểu thị hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Các anh chị chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Scorecard cho doanh nghiệp mình trên phần mềm Simplamo – xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh tại đa dạng lĩnh vực, mong muốn triển khai BSC, OKR, và thực thi cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.

Bảng Scorecard này sẽ cung cấp thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, từ việc xác định tình hình sức khỏe tổ chức đến đánh giá kết quả, tạo ra sự rõ ràng và mạch lạc, tập trung vào kết quả. Để tổ chức dễ dàng đo lường hiệu suất tổng thể của mình.

5.2 Các bước xây dựng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard gồm hai cấp độ: cấp công ty và cấp phòng ban. Các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

  • Tên chỉ số
  • Chỉ tiêu của chỉ số
  • Tên người phụ trách
  • Số liệu đo lường hàng tuần, (với màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

  • Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
  • Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả

  • Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 – 5 chỉ số cho cấp phòng ban).

  • Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

  • Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ.

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard sẽ đơn giản, và có thể dễ dàng, nhanh chóng thực hiện chỉ từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Hãy xem thêm hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể Tại đây.

Khi doanh nghiệp xây dựng được hệ thống chỉ số KPI được tinh giản bằng bảng Scorecard của riêng mình. Đây cũng là lúc xác định được việc doanh nghiệp cần làm, cũng như hệ thống được công tác đo lường, đánh giá thường xuyên, để nắm giữ mọi thứ không bị thả trôi.

Nếu các anh chị muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý doanh nghiệp và xây dựng OKR-KPI, anh chị có thể dành thời gian đọc thêm các bài viết liên quan khác trên trang web simplamo.com của chúng tôi.

Tìm hiểu Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tại đây

—–

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 21
Love0

Simplamo đồng hành cùng Cuộc thi “Personal Branding 4.0 – Tạo dấu ấn cá nhân cùng tên miền quốc gia ID.VN”

By Tin tức

Cuộc thi “Personal Branding 4.0 – Tạo dấu ấn cá nhân cùng tên miền quốc gia VN.ID” diễn ra từ ngày 14/7/2023 – 13/8/2023 dành cho các bạn sinh viên từ 18-23 tuổi trên cả nước. Cuộc thi tạo cơ hội cho các bạn sinh viên GenZ thể hiện năng lực bản thân trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân trực tuyến trong thời đại số hóa hiện nay. Simplamo và các tổ chức, doanh nghiệp uy tín khác đã cùng đồng hành, tài trợ cho sự kiện ươm mầm sáng tạo, tìm kiếm tài năng nhân lực số đầy ý nghĩa này.

Cuộc thi Personal Branding 4.0 là một trong những sự kiện nổi bật nhất thuộc chuỗi các hoạt động thúc đẩy không gian tên miền mới ID.VN và các dịch vụ số hướng đến giới trẻ (đặc biệt là sinh viên) của Trung tâm Internet Việt Nam – Bộ Thông tin và truyền thông (VNNIC). Cuộc thi được tổ chức với mong muốn mang đến không chỉ là kiến thức cho giới trẻ trong việc tạo thương hiệu cá nhân trong thời đại số, mà còn cung cấp cho họ một công cụ thực tiễn an toàn để học tập, thực hành, trải nghiệm và nâng cao kỹ năng trong làn sóng chuyển đổi số. Hình thành nguồn nhân lực số chất lượng, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia.

Thí sinh tham gia cuộc thi được trang bị kỹ năng lập trình, digital marketing, được hướng dẫn quy trình xây dựng, thiết kế website bài bản, chuyên nghiệp, tạo dựng hình ảnh cá nhân và được tham gia khóa học “Năng lực số”. Do đó, thí sinh có hiểu biết, có kiến thức nền tảng cơ bản, sau đó sẽ dễ thỏa sức phát huy kỹ năng xây dựng website cá nhân của mình với tên miền ID.VN hơn. Đồng thời hiện thực hóa những ý tưởng độc đáo, mang đậm chất riêng của từng cá nhân vào sản phẩm dự thi. Đem dấu ấn thương hiệu cá nhân của thí sinh truyền tải vào trang web để gia tăng lợi thế cạnh tranh tìm kiếm cơ hội việc làm, thu hút sự chú ý của các nhà tuyển dụng, cộng đồng mạng.

Cuộc thi Personal Branding 4.0 nhận được sự quan tâm từ hơn 28 trường Đại học, Cao đẳng tại Thành phố Hồ Chí Minh tuyên truyền cho toàn thể sinh viên tham gia. Và chỉ trong vòng sơ khảo, BTC đã nhận hơn 200 bài dự thi gửi về tham dự. Cuộc thi trao 5 giải chính: Giải nhất, nhì, ba, giải sản phẩm sáng tạo và giải sản phẩm nhận được nhiều bình chọn nhất từ cộng đồng, với tổng giá trị giải thưởng lên tới 41.000.0000đ. Ngoài ra, các bạn thí sinh tham dự đều được nhận phần quà trị giá 6 triệu đồng với 2 năm sử dụng miễn phí: tên miền id.vn, nền tảng Web360s, email riêng theo tên miền. Ban giám khảo trao giải dựa trên đánh giá qua 3 vòng, sản phẩm trang web cá nhân có các tiêu chí gồm thiết kế sáng tạo, nội dung chất lượng, khả năng giao tiếp và tương tác, sự chuyên nghiệp và phù hợp với mục tiêu xây dựng thương hiệu cá nhân.

Bên cạnh sự nhiệt huyết, sáng tạo từ tuổi trẻ, không thể không nhắc đến đội ngũ Ban Giám Khảo với trình độ chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm luôn hỗ trợ định hướng cho các thí sinh tham dự, với các tên tuổi nổi bật như ông Wilson Lieu, ThS. Trần Hoàng Nam, ông Thọ Trương, ông Bùi Minh Nhật và ông Vũ Thanh Duy,…

Cuộc thi đã diễn ra thành công tốt đẹp và ngày 13.8.2023 vừa qua cuộc thi đã chính thức khép lại với buổi bế mạc trao giải cho tất cả các thí sinh tham dự. Có được sự thành công rực rỡ như vậy chắc chắn phải nói đến sự đồng hành từ các đối tác và nhà tài trợ: Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC), Hiệp hội Internet Việt Nam (VIA), các công ty chuyển đổi số Simplamo, NextJobs, P.A Việt Nam, ViHAT, Safebooks, Retentee, Alipo Creative, NextPay, NextTech, NextAcademy,… ứng dụng trí tuệ nhân tạo Dizim, Lovinbot và nền tảng kiểm tra năng lực tiếng Anh ứng dụng trí tuệ nhân tạo British Council EnglishScore… Cùng hơn 28 trường Đại học, cao đẳng tại TP. Hồ Chí Minh đã đồng hành hỗ trợ cho các bạn thí sinh trong quá trình hình thành và hoàn thiện ý tưởng tại cuộc thi.

Cuộc thi Personal Branding là sân chơi để các bạn trẻ thể hiện mình, xây dựng và mở rộng mối quan hệ, và cũng là bàn đạp để thúc đẩy sự phát triển, thể hiện sự sáng tạo, nét riêng trong bước đầu tạo dụng nên thương hiệu cá nhân tại thời đại số hóa qua trang web cá nhân.

Simplamo hân hạnh tài trợ, đồng hành xuyên suốt cuộc thi và đánh giá cao sự phấn đấu, đam mê, trách nhiệm của thế hệ trẻ. Simplamo rất vui mừng khi cuộc thi thành công tốt đẹp, mang đến giá trị cộng đồng và được đón nhận nồng nhiệt từ các bạn sinh viên và nhận được sự phối hợp nhiệt thành từ các trường đại học.

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 21
Love0

99% chủ doanh nghiệp “rơi tiền” mà không hay biết?

By Tin tức

Việc quản lý tài chính là một phần quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhiều chủ doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng tiền bạc thất thoát mà họ không hề hay biết. Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm sự mất kiểm soát tài chính và thậm chí đe dọa sự tồn tại của công ty bởi nhiều “thất thoát nhỏ” sẽ tạo nên những lỗ hổng tài chính nguy hiểm.

Cùng Bizzi tìm hiểu một số nguyên nhân tại sao chủ doanh nghiệp “rơi tiền” mà không hay biết là gì?

Chủ doanh nghiệp rơi tiền do đâu?

Sự thất thoát trong ngân sách vận hành doanh nghiệp luôn là bài toán đau đầu của các chủ doanh nghiệp. Một số nguyên nhân chính:

Thiếu kiểm soát tài chính

Một số chủ doanh nghiệp không thể kiểm soát tài chính của họ một cách hiệu quả do thiếu CFO/nhà quản lý tài chính chuyên nghiệp. Bộ máy tài chính chưa hoàn thiện dẫn đến việc mất phương hướng và không thể kiểm soát được dòng tiền. Những hạn chế khác khiến chủ doanh nghiệp khó kiểm soát được công nợ, kiểm tra định kỳ sổ sách, do đó tình trạng tiền thâm hụt và lãng phí kéo dài “âm ỉ”.

Nhiều chủ doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng tiền bạc thất thoát mà họ không hề hay biết
Nhiều chủ doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng tiền bạc thất thoát mà họ không hề hay biết

Chủ doanh nghiệp quá bận rộn

Bên cạnh việc thiếu trợ thủ đắc lực, chủ doanh nghiệp quá bận rộn với nhiều công việc phải giải quyết. Do đó họ không có nhiều thời gian theo dõi và quản lý từng đầu việc nhỏ. Áp lực công việc và thiếu thời gian có thể làm cho chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định mà không có đủ thời gian để xem xét kỹ lưỡng. Điều này có thể dẫn đến việc đầu tư vào các dự án không hiệu quả hoặc lựa chọn tài chính không tốt.

Hệ thống thu chi của doanh nghiệp lộn xộn

Hệ thống quản lý thu chi của doanh nghiệp không hiệu quả với hàng trăm đầu mục chồng chéo, tạo ra sự rối ren và lỗ hổng tài chính khắp nơi. Điều này khiến cho việc xác định nguồn và mục đích của mỗi khoản thu chi trở nên khó khăn hơn. Bên cạnh hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp kém hiệu quả có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sai sót và gian lận. Các giao dịch có thể bị lẫn lộn, và nhân viên hoặc người khác có thể tận dụng để thực hiện các giao dịch không đúng quy định.

Thiếu bản tổng quan tài chính

Thiếu khả năng nhận biết và phản ứng nhanh chóng trước những biến động tài chính bất thường và việc tiếp tục chi tiền vào các mục không cần thiết là một vấn đề nghiêm trọng có thể gây thất thoát tiền bạc trong doanh nghiệp. Nếu không thiết lập các quy trình kiểm tra và đánh giá tài chính định kỳ, chủ doanh nghiệp có thể không nhận ra những biến động tài chính bất thường.

Chi tiêu lãng phí

Doanh nghiệp có thể tiêu tiền một cách không cần thiết trên các hoạt động không mang lại giá trị, quảng cáo không hiệu quả, hoặc chi tiêu không đúng mục tiêu. Sự lãng phí này có thể làm suy yếu tài chính của công ty.

Lỗ hổng tài chính doanh nghiệp từ thất thoát nhỏ
Lỗ hổng tài chính doanh nghiệp từ thất thoát nhỏ

Thất thoát nhỏ sẽ tạo nên những lỗ hổng tài chính nguy hiểm

Mặc dù có thể coi thất thoát nhỏ là vấn đề không đáng quan tâm, nhưng nếu để cho tình trạng này kéo dài, nó có thể tạo ra những lỗ hỏng tài chính nguy hiểm đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số hậu quả tiềm ẩn của thất thoát tiền bạc:

  • Suy giảm lợi nhuận: Thất thoát tiền bạc làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Mỗi đồng tiền mất đi là một khoản lãi tiềm ẩn bị giảm. Nếu tình trạng này kéo dài, lợi nhuận chung của doanh nghiệp sẽ bị suy giảm đáng kể.
  • Tình trạng nợ nần: Thất thoát tiền bạc có thể làm cho doanh nghiệp phải vay mượn thêm hoặc tạo ra nợ nần không cần thiết, dẫn đến sự căng thẳng, đặt nặng áp lực tài chính doanh nghiệp.
  • Mất cơ hội phát triển: Tiền bạc thất thoát có thể được sử dụng để đầu tư vào sự phát triển và mở rộng doanh nghiệp. Khi tiền bạc bị lãng phí hoặc thất thoát, doanh nghiệp có thể bị hạn chế trong việc phát triển và cạnh tranh trên thị trường.
  • Chậm trễ trong đầu tư và phát triển: Thất thoát tiền bạc có thể làm chậm trễ trong việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, và mở rộng thị trường. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội cạnh tranh và thị trường có thể đổi màu nhanh chóng.
  • Nguy cơ phá sản: Nếu không kiểm soát được thất thoát tiền bạc, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ phá sản. Khi không còn đủ tiền để trả nợ hoặc duy trì hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải dừng hoạt động.

Tìm ngay giải pháp tại Webinar: “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi”

Để giúp các chủ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này, Simplamo đồng hành cùng Bizzi Việt Nam tổ chức chương trình Webinar “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi”. Chương trình này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về bức tranh tài chính hiện tại của công ty và cách để lấp đầy những “lỗ hổng tài chính” này.

Chủ doanh nghiệp rơi tiền do đâu? 
Chủ doanh nghiệp rơi tiền do đâu?

Chi tiết chương trình: 

  • Đặt vấn đề: Thách thức đối với các chủ doanh nghiệp trong quản lý tài chính
  • Phương hướng kiểm soát tài chính cho chủ doanh nghiệp
  • Ứng dụng công nghệ kiểm soát tài chính doanh nghiệp
  • Thảo luận và hỏi đáp

Thời gian: 9g00-10g00 | 30/9/2023

Hình thức: Trực tuyến tại Quickcom

Diễn giả chương trình: 

  • Anh Nguyễn Văn Sử (Steven Nguyen) – Giám đốc dịch vụ Tài chính và Thuế, kiểm toán viên và chuyên viên thuế, cử nhân Đại học Kinh tế TP. HCM, với 14 năm kinh nghiệm trong ngành.
  • Anh Trần Minh Khánh – Chuyên viên Tài chính, Kế toán và Thuế, với 12 năm kinh nghiệm trong ngành. Anh cũng là giảng viên thỉnh giảng các môn học về Kế toán, Thuế, Tài chính tại một số trường đại học, cao đẳng tại TP. HCM.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp còn có cơ hội nhận được gói quà tặng đặc biệt trị giá hơn 100 triệu đồng từ Bizzi và Simplamo, cùng các đối tác khi tham gia chương trình:

  • 01 gói giải pháp Bizzi Expense Pro
  • Tặng thêm 50% thời gian sử dụng khi mua gói dịch vụ Haravan
  • Tặng miễn phí 3 tháng sử dụng Harasocial – Giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả trên Facebook, Instagram, Zalo và Livestream
  • 01 Voucher dịch vụ tư vấn triển khai Oracle NetSuite ERP/CRM*
  • 03 Voucher giảm giá 50% phí sử dụng phần mềm Simplamo 01 năm
  • 01 Voucher giảm 30% khi tham gia các khóa học Bootcamp về tài chính do Bizzi tổ chức

Tình trạng thất thoát tiền bạc trong doanh nghiệp có thể gây ra những hậu quả tiềm ẩn nghiêm trọng cho tài chính của họ. Chủ doanh nghiệp cần nhận thức đầy đủ về nguy cơ này và thực hiện các biện pháp để giải quyết tình trạng này một cách dứt điểm. Chỉ khi có sự quản lý tài chính hiệu quả và kiểm soát tỉ mỉ, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo rằng tiền bạc không “rơi ra khỏi lỗ” một cách vô tội vạ.

Webinar “Chủ doanh nghiệp ơi – Đừng để tiền rơi” là cơ hội tuyệt vời để các chủ doanh nghiệp tìm hiểu cách kiểm soát tài chính một cách hiệu quả và ngăn chặn sự thất thoát tiền bạc không cần thiết.

Webinar sẽ giới hạn số lượng thành viên tham gia, nhanh chóng đăng ký ngay!

Sep 14
Love0
Scorecard AI

Cách xây dựng KPI đơn giản cho Doanh nghiệp kết hợp với ứng dụng AI

By Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.

xay-dung-KPI-doanh-nghiep

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường

Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:

  • Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
    • Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
    • Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
    • Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
    • Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
  • Nhân viên:
    • Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
    • Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
    • Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển

2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống

2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:

  • Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
  • Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
  • KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
  • Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
  • Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian

2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?

Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

xay-dung-KPI-doanh-nghiep

Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống

  • Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:

Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.

Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần

  • Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:

Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.

Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng

  • Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn

Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

  • Tên chỉ số
  • Chỉ tiêu của chỉ số
  • Tên người phụ trách
  • Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt

Có hai loại chỉ số scorecard:

  • Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
  • Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

  • Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
  • Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
  • Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 đến 5 chỉ số cho cấp phòng ban)

  • Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

  • Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ

xay-dung-KPI-doanh-nghiep

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard

  • Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard

Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.

  • Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ

Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.

  • Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó

Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.

  • Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn

Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.

  • Kết hợp với nhịp họp hàng tuần

Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.

3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản

3.1 Giới thiệu Simplamo

Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)xay-dung-KPI-doanh-nghiep

Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.

3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

  • Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
  • Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

  • Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
  • Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
  • Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
  • Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
  • Nhấn nút Đề xuất

Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 14
Love0
Phần mềm quản trị mục tiêu Simplamo

Bao Bì Ánh Sáng – Bám Đuổi Mục Tiêu, Hoàn Thiện Hệ Thống Thực Thi Trên Simplamo

By Sản xuất, Thương Mại

Công ty cổ phần Thương Mại và Sản Xuất Bao Bì Ánh Sáng là một trong những doanh nghiệp chuyên sâu về sản xuất bao bì PP đầu tiên tại thị trường Việt Nam, với phương châm “Đơn giản, hiệu quả, nhanh chóng và toàn diện” để mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng.

Xuất phát điểm là doanh nghiệp tiên phong trong ngành bao bì PP dệt, và cũng là một trong những doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của đại dịch, đến thời điểm hiện tại để thúc đẩy được tốc độ phát triển của doanh nghiệp, anh Trần Hữu Như Anh – CEO Bao Bì Ánh Sáng quyết định áp dụng Simplamo để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ giúp phòng Sale bám đuổi mục tiêu bán hàng một cách triệt để.

Phần mềm quản trị mục tiêu Simplamo

I. Thách thức đội ngũ gặp phải trong quá trình thực thi chiến lược của CEO

1. Khó khăn khi giải quyết các vấn đề liên phòng ban

Đội ngũ Bao Bì Ánh Sáng gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên phòng ban, chúng không xuất phát từ một phòng ban duy nhất, mà còn chịu tác động bởi các phòng ban khác. Chính vì vậy để các vấn đề được giải quyết tận gốc, đội ngũ cần có phương pháp bóc tách vấn đề xác định nguyên nhân cốt lõi, sau đó cần có phương án để giao việc, không để vấn đề lớn dần theo thời gian.

2. Quá trình thực thi đội ngũ cần có một kế hoạch hành động cụ thể để bám đuổi liên tục

Anh Như Anh cần có một công cụ để biến mọi kế hoạch của mình thành hành động cụ thể, giúp đội ngũ chú trọng vào việc thực thi để đạt được mục tiêu kinh doanh thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Quyết định áp dụng Simplamo giúp Bao Bì Ánh Sáng hoàn thiện hệ thống thực thi mục tiêu, thúc đẩy phòng ban sale tăng tốc thực thi chiến lược một cách thông suốt và bám đuổi mục tiêu và giúp doanh nghiệp đạt doanh thu theo chiến lược của CEO.

Trong thời điểm hiện tại, Bao Bì Ánh Sáng đang sử dụng Base.vn phục vụ cho quản lý nhân sự và project. Quyết định triển khai Simplamo sẽ là một điểm mạnh giúp CEO quản trị chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Đồng thời làm rõ vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên trong bộ phận kinh doanh, xây dựng các chỉ số cốt lõi cần đo lường của phòng ban sale và phân rã bám sát mục tiêu với các cột mốc cụ thể, theo sát mục tiêu hàng tuần.

II. Bao Bì Ánh Sáng – Bám Đuổi Mục Tiêu, Hoàn Thiện Hệ Thống Thực Thi Trên Simplamo

1. Xây dựng và thiết lập rõ ràng vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên tại phòng ban

Đội ngũ chuyên gia Simplamo đã giúp Bao Bì Ánh Sáng xây dựng vai trò trách nhiệm, làm rõ 5 vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên, từ nền tảng này giúp doanh nghiệp xây dựng chỉ số, các mục tiêu với người đảm nhận rõ ràng.

Hoàn thành sơ đồ trách nhiệm, đã đặt những viên đá đầu tiên thành công cho quá trình thực thi mục tiêu. Khi mọi thứ được minh bạch và rõ ràng ở vai trò trách nhiệm, các vấn đề chồng chéo chức năng, chồng lấn công việc được xóa bỏ, và các thành viên điều chịu trách nhiệm giải trình cho công việc của mình.

2. Xây dựng các chỉ số cốt lõi cho phòng ban Sale, theo sát các chỉ số kinh doanh của doanh nghiệp

Chuyên gia Simplamo đã hỗ trợ đội ngũ Bao Bì Ánh Sáng xây dựng bảng chỉ số cốt lõi của bộ phân kinh doanh hàng tuần như (Đảm bảo tồn kho thành phẩm không quá 1 đơn/tuần, Doanh số, Số lượng báo giá đã gửi khách, Số lượng khách hàng tiềm năng được tiếp cận…) Bảng chỉ số giúp trực quan hóa tình hình của bộ phận kinh doanh tại Bao Bì Ánh Sáng một cách rõ nét. Đối với tình hình kinh doanh hiện tại việc đo lường các chỉ số cốt lõi giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt cũng như đưa ra các phương án giải quyết vấn đề kịp thời.

3. “Lập kế hoạch” cho mục tiêu của CEO cho thông qua việc xây dựng, phân rã mục tiêu

Thông qua quá trình xây dựng mục tiêu trên Simplamo đã giúp đội ngũ Bao Bì Ánh Sáng tạo “Hành động thực thi cụ thể” cho chiến lược của CEO. Mục tiêu được xây dựng dựa trên tầm nhìn của doanh nghiệp: Tầm nhìn ⇒ Mục tiêu 10 năm ⇒ Mục tiêu 3 năm ⇒ Mục tiêu hàng quý. Sau đó đội ngũ đã cùng thảo luận để xây dựng các cột mốc rõ ràng cho mục tiêu hàng quý, và chủ động đo lường theo dõi các cột mốc thường xuyên. Điều này hình thành một sợi dây liên kết từ tầm nhìn đến hành động cụ thể của doanh nghiệp, từ đó bám đuổi mục tiêu một cách triệt để.

Hành động thực thi cụ thể cho chiến lược của CEO được thể hiện rõ ràng thông qua tư duy xây dựng và phân rã mục tiêu trên Simplamo, tổ chức toàn bộ đội ngũ hoạt động để bám đuổi mục tiêu.

4. Tổ chức cuộc họp hàng tuần, bóc tách triệt để từng vấn đề

Trong môi trường làm việc hàng ngày nói chung, chúng ta thường cảm thấy có vấn đề ở một công việc nào đó, nhưng thật ra không biết vấn đề chính xác là gì. Mặc dù vậy chúng ta vẫn biết rõ tác động và hậu quả của chúng, nhưng không thực sự diễn đạt được bằng lời về nó. Chính vì vậy thông thường chúng ta có xu hướng chạy theo khắc phục các triệu chứng mà không tìm ra nguyên nhân cốt lõi.

Thông qua nguyên tắc giải quyết vấn đề 3 bước trên Simplamo giúp đội ngũ ban lãnh đạo Bao Bì Ánh Sáng giải quyết các bất cập tại khâu giải quyết vấn đề của đội nhóm bằng cách: Nhận diện vấn đề chung thuộc trách nhiệm của nhiều phòng ban, thiết lập cơ chế giao tiếp, tạo ra tính trách nhiệm chung và rõ ràng cũng như thúc đẩy tinh thần đồng đội để xử lý các vấn đề ảnh hưởng.

Quy trình giải quyết vấn đề khoa học trên Simplamo:

  • Nhận diện: Bóc tách vấn đề nhận diện vấn đề liên phòng ban từ đó đưa ra phương hướng giải quyết đúng đắn.
  • Bàn luận: Nhận được góc nhìn đa chiều từ toàn bộ đội ngũ
  • Chốt: tạo hành động cụ thể, không đặt bản thân vào thế bị động trước khi vấn đề bị quá muộn

“Nếu tôi có một giờ để giải quyết một vấn đề, tôi sẽ dành 55 phút để suy nghĩ về vấn đề đó và 5 phút để nghĩ về giải pháp” (Albert Einstein)

Bạn hãy tìm hiểu kỹ hơn về quy trình tổ chức cuộc họp tuần và phương pháp giải quyết vấn đề đột phá tại đây

Điều này giải quyết thực trạng các vấn đề lớn và nguyên nhân bị phân mảnh ở nhiều nơi, đồng thời tạo ra các hành động cụ thể để giải quyết vấn đề.

Simplamo giúp đưa đội ngũ vào guồng thực thi liên tục bám đuổi mục tiêu, song song đó các vấn đề chung được giải quyết hiệu quả, đây là nền tảng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, và hoàn thành chiến lược của CEO.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 13
Love0
7 BƯỚC TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ

7 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả theo phương pháp từ Hoa Kỳ

By Quản trị doanh nghiệp

Tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay do thực trạng tổ chức cuộc họp tại Việt Nam hiện nay vẫn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập. Nổi bật như là tình trạng họp nhiều, thời gian họp quá dài, họp không có mục đích, nội dung rõ ràng, gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Các cuộc họp không hiệu quả sẽ làm gia tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của doanh nghiệp,.

1. Tầm quan trọng của tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tổ chức cuộc họp là một hình thức giao tiếp, một hoạt động quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp các thành viên trao đổi, truyền đạt thông tin, bàn luận tìm giải pháp, đưa ra những chỉ đạo cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Tổ chức cuộc họp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất công việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng tiêu biểu trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả bao gồm:

  • Trao đổi thông tin: Cuộc họp là nơi để các thành viên trao đổi, cập nhật, nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động, kế hoạch thực hiện, các mục tiêu đề ra từ doanh nghiệp/phòng ban và cá nhân. Thông tin được truyền đạt trực tiếp trong cuộc họp sẽ đầy đủ, rõ ràng hơn, mọi người hiểu rõ các vấn đề, nhiệm vụ, hạn chế được những nhầm lẫn khi mọi người có cơ hội phản hồi và trình bày thắc mắc nhanh chóng và phối hợp công việc với nhau tốt hơn.
  • Chia sẻ ý kiến: Tổ chức cuộc họp hiệu quả là tạo cơ hội cho nhân viên bày tỏ, chia sẻ ý kiến, suy nghĩ về các vấn đề của phòng ban/ doanh nghiệp, các vấn đề, khúc mắc sẽ được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể đề ra các giải pháp đa dạng, thực tiễn, khả thi hơn.
  • Thảo luận và giải quyết vấn đề: Cuộc họp là nơi để các thành viên trong tổ chức thảo luận, đưa ra ý kiến đóng góp và giải quyết các vấn đề vướng mắc chung. Thông qua quá trình thảo luận, các thành viên sẽ phân tích, đánh giá toàn diện, đưa ra các ý kiến, giải pháp phù hợp, đa dạng, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề, cũng như các vấn đề nên được giải quyết xong nhanh chóng ngay trong thời gian tổ chức.
  • Tăng cường sự phối hợp: Tổ chức cuộc họp hiệu quả giúp các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm của nhau, để họ có thể phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả hơn trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
  • Ra quyết định: Cuộc họp là thời điểm để ban lãnh đạo, giám đốc công bố, thông báo hoặc ra quyết định chung về các vấn đề quan trọng đến các thành viên trong doanh nghiệp. Các quyết định được đưa ra công khai, minh bạch, rõ ràng, mọi người đều nắm bắt được, từ đó khả năng thực thi theo chỉ đạo sẽ cao hơn.

2. Những nguyên nhân khiến cuộc họp không hiệu quả

  • Không có cuộc họp định kỳ, thời gian tổ chức cuộc họp không cố định

Nhiều phòng ban trong doanh nghiệp (như phòng kinh doanh) thường gặp khó khăn khi thống nhất thời gian tổ chức cuộc họp vì nhân viên bận đi gặp khách hàng… nên dời lại cuộc họp, nhân sự tham gia dự không đầy đủ, bỏ lỡ nội dung, vấn đề quan trọng trong cuộc họp. Hay như việc mọi người tới muộn, đến rải rác vì nhiều lý do, dẫn đến tổ chúc cuộc họp hiệu quả gần như không khả thi.

  • Mục đích và nội dung cuộc họp không rõ ràng

Khiến các thành viên tham dự không biết tập trung vào điều gì, vấn đề nào cần thiết giải quyết trước, từ đó cuộc họp sẽ diễn ra không đi vào trọng tâm, xa rời mục đích và không đạt được kết quả như mong muốn. Đây được coi là nguyên nhân phổ biến nhất ảnh hưởng đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả

  • Kế hoạch cuộc họp không được chuẩn bị kỹ lưỡng

Làm cho việc tổ chức cuộc họp dễ bị gián đoạn, lãng phí thời gian, không trật tự, logic, người tham dự không theo được nhịp họp, không nắm bắt được đầy đủ vấn đề, dẫn đến đề xuất giải quyết vấn đề một cách tức thời, hời hợt, không khả thi.

  • Thành phần tham dự không phù hợp

Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp với mục đích và nội dung của cuộc họp. Nếu thành phần tham dự không phù hợp, sẽ làm cuộc họp không thể thảo luận sâu vào về vấn đề đang cần giải quyết (do yếu tố chuyên môn), không đi đúng trọng tâm, thậm chí có thể gây ra tranh cãi, xung đột và không trở thành cuộc họp hiệu quả.

  • Người điều phối kiêm nhiệm cả vị trí thư ký cuộc họp

Người điều phối có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, dẫn dắt cuộc họp đi đúng trọng tâm, không lan man, tránh tình trạng lộn xộn, thiếu trật tự… Nên khi 1 người đảm nhiệm cả vai trò điều phối và thư ký sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả của cả hai nhiệm vụ. Vừa không kiếm soát được cuộc họp, vừa không ghi chép được đầy đủ nội dung.

  • Bàn luận sa đà, không đúng thời điểm

Cuộc họp nói về những vấn đề không liên quan, quanh quẩn trong những chuyện không thật sự cần thiết, khiển trách/khen thưởng quá lâu… bị phân tâm khỏi nhiệm vụ quan trọng, tốn nhiều thời gian họp nhưng không giải quyết được vấn đề trọng yếu.

  • Các thành viên tham dự không tích cực

Có thể do tổ chức họp quá nhiều trong tuần, cuộc họp quá dài, nội dung cuộc họp không liên quan, không phù hợp với người tham dự, hay người tham dự cuộc họp nhưng chỉ được nghe, không được thảo luận, chia sẻ ý kiến, gây ra nhàm chán, mất tập trung, lãng phí thời gian và không có kết quả. Sự tham gia tích cực của các thành viên cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay  việc tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không.

  • Kết thúc cuộc họp không có kết luận rõ ràng

Cuộc họp diễn ra quá dài, bàn luận sa đà, vội vàng kết thúc vì mọi người hết năng lượng, mệt mỏi, lo quay lại những nhiệm vụ hàng ngày của cá nhân, nên bỏ qua phần kết luận để tổng hợp lại những nội dung, thông điệp chính yếu đã được thảo luận trong cuộc họp. Tổ chức một cuộc họp nhưng không có kết luận rõ ràng sẽ dẫn đến việc các quyết định được đưa ra trong cuộc họp không được thực hiện hoặc bị thiếu sót, bỏ lỡ vì mọi người cảm thấy cuộc họp chưa hoàn tất nên chưa cần triển khai thực hiện.

  • Các thành viên tham gia cuộc họp không nhận được biên bản họp

Vì quên do chủ quan cho rằng các thành viên đều tự ghi lại đầy đủ hay vì thiếu phần mềm hỗ trợ nên thư ký phải gửi thủ công biên bản đến từng thành viên tham dự sau cuộc họp dẫn đến chậm trễ, cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, vì vậy việc tổ chức cuộc họp hiệu quả cũng không đạt.

Ngoài ra còn các yếu tố khách quan khác dẫn đến việc không tổ chức được cuộc họp hiệu quả như thời gian, địa điểm cuộc họp không phù hợp với nội dung họp và nhu cầu của người tham gia, công nghệ trình bày, phần mềm cho cuộc họp lỗi thời, không còn hiệu quả hỗ trợ, ngoài ra còn có yếu tố tình hình sức khỏe của các thành viên,…

Tổ chức cuộc họp hiệu quả là điều bạn quan tâm? Đăng ký tham dự workshop: Nhân đôi Doanh số và Hiệu suất các cuộc họp, để được trực tiếp hướng dẫn tổ chức cuộc họp hiệu quả này, tiết kiệm thời gian chi phí, mà vẫn triển khai và theo dõi đội ngũ thực thi hiệu quả hàng tuần. Workshop diễn ra vào ngày 09/05/2024.

3. Các yếu tố cần thiết để tổ chức cuộc họp hiệu quả

3.1. Các yếu tố cần thiết để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Trước cuộc họp

  • Xác định mục tiêu, nội dung cuộc họp rõ ràng để đảm bảo hiệu quả, trật tự, tránh lãng phí thời gian khi tổ chức cuộc họp – yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của cuộc họp.
  • Lập kế hoạch cuộc họp cụ thể, chi tiết về mục đích, nội dung, thời gian (các cuộc họp nên cố định thời gian tổ chức), địa điểm, phương thức điều hành,…
  • Xác định thành phần tham dự cuộc họp, phân công trách nhiệm rõ ràng: Thành phần tham dự cuộc họp cần phù hợp, liên quan với nội dung cuộc họp, việc điều phối chỉ nên do một người đảm nhiệm, thư ký và người chủ trì nên do hai thành viên khách nhau đảm nhận.
  • Thông báo cuộc họp, đảm bảo tất cả các thành viên tham dự cuộc họp đều nắm thông tin cuộc họp càng sớm càm tốt, để họ có sự chuẩn bị, sắp xếp tốt nhất. Vậy nên tổ chức cố định sẽ càng dễ tổ chức cuộc họp hiệu quả và thuận lợi hơn.

Trong cuộc họp

  • Điều phối cuộc họp chặt chẽ: Người điều phối cần giữ cho cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, tránh lan man, xa rời mục đích, tạo điều kiện cho các thành viên tham dự chia sẻ ý kiến, đóng góp.
  • Tạo không khí cởi mở, dân chủ: Người điều phối cần tạo không khí cởi mở, dân chủ để các thành viên tham dự có thể tự tin phát biểu ý kiến, đóng góp.
  • Kết thúc cuộc họp đúng thời gian: Người điều phối cần kết thúc cuộc họp đúng thời gian đã quy định để tránh lãng phí thời gian, chẫm trễ công việc của các thành viên tham dự.

Sau cuộc họp

Ghi chép biên bản họp, theo dõi và đánh giá cuộc họp để hạn chế tình trạng thiếu sót khi thực hiện những vấn đề đã quyết định triển khai trong cuộc họp. Mọi thành viên tham dự nên được tự đánh giá, chấm điểm về sự hữu ích, hiệu quả của cuộc họp đối với cá nhân, phòng ban.

3.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Là khả năng lên kế hoạch, chuẩn bị để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, truyền đạt đầy đủ, rõ ràng mục tiêu, những thông tin cần thiết và giải quyết được vấn đề.

Người điều phối cần những kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả sau:

  • Kỹ năng thuyết trình: dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng, truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch.
  • Kỹ năng tổ chức: tổ chức cuộc họp khoa học, trật tự, tránh lãng phí thời gian.
  • Kỹ năng giao tiếp: tạo không khí thân thiện, cởi mở, tích cực, có sự kết nối, thống nhất giữa các thành viên tham dự.
  • Kỹ năng xử lý tình huống: xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý, khi có tình huống hy hữu phát sinh, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thành công.

Bên cạnh đó, người điều phối cuộc họp cũng là người có khả năng đảm bảo được tiến độ của cuộc họp, thời điểm bắt đầu và kết thúc đúng giờ và có tổ chức cuộc họp hiệu quả hay không. Việc tuân thủ thời gian họp giúp tránh lãng phí thời gian của mọi người, như vậy cuộc họp sẽ không tạo ra áp lực, sự tránh né, mệt mỏi cho người tham dự.

….

Với những yếu tố và các kỹ năng cần thiết của người điều phối như trên, doanh nghiệp có thể tự áp dụng vào trong các cuộc họp của mình để cải thiện chất lượng cuộc họp, tổ chức cuộc họp hiệu quả và tạo nên thói quen họp hành hiệu quả trong toàn đội ngũ. Thế nhưng, với khá nhiều yếu tố và kỹ năng cần rèn luyện như vậy, để áp dụng được vào trong tổ chức cuôc họp là một việc rất khó khăn, đây là lúc doanh nghiệp nên tìm đến các công cụ hỗ trợ, như phần mềm Simplamo.

Simplamo là phần mềm quản trị mục tiêu kết hợp độc đáo giữa OKR&KPI với tư duy hiện đại đến từ Hoa Kỳ, bên cạnh việc giúp doanh nghiệp thiết lập và quản trị mục tiêu, Simplamo còn có khung cuộc họp hiệu quả giúp tạo nên văn hóa làm việc lành mạnh, kỷ luật và tập trung vào mục tiêu doanh nghiệp.

Khung cuộc này hiện đang được sử dụng phổ biến tại hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới, đáp ứng các yếu tố quan trọng của một cuộc họp hiệu quả, đồng thời có các câu hỏi gợi ý giúp cho đội ngũ điều phối cuộc họp tự tin và rèn luyện các kỹ năng quan trọng.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khung cuộc họp này, quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả và ý nghĩa mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

4. Quy trình 7 bước Tổ chức cuộc họp hiệu quả hàng tuần trên phần mềm Simplamo

Tổ chức cuộc họp là một trong những hoạt động thường nhật nhưng có được một cuộc họp hiệu quả sẽ đem đến cho doanh nghiệp những thay đổi rõ rệt và tích cực đến bất ngờ. Vì vậy để tổ chức cuộc họp hiệu quả, chất lượng cao một cách tối đa, các doanh nghiệp nên tham khảo, sử dụng sự hỗ trợ từ công cụ Cuộc họp (Meeting) của phần mềm Simplamo. Công cụ này được thiết kế dựa trên các nghiên cứu khoa học, phát triển thông qua thử nghiệm và khắc phục trên thực tế.

Quy trình cuộc họp hiệu quả để các cuộc họp trở thành cuộc họp 10 điểm gồm các 7 phần:

  1. Chia sẻ tin tốt – 5 phút
  2. Review chỉ số hàng tuần – 5 phút
  3. Rà soát mục tiêu – 5 phút
  4. Phản hồi tình hình khách hàng/nhân viên – 5 phút
  5. Review danh sách Hành động – 5 phút
  6. Giải quyết vấn đề – 60 phút
  7. Kết luận – 5 phút

Quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả này được Simplamo thiết kế với mục đích: Duy trì các cuộc họp với một khung họp duy nhất, giúp cho nhân viên luôn biết trước cuộc họp sẽ gồm có những nội dung nào cần trình bày hay báo cáo, từ đó chuẩn bị tinh thần và các tài liệu cần thiết cho buổi họp.

Lưu ý, đây là khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, đối với các cuộc họp khẩn cấp khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Họp Riêng, tại đó chỉ bao gồm các phần 4,5,6 và 7.

Đối với vai trò thư ký và người điều phối trong cuộc họp nên được đảm nhiệm bởi 2 thành viên khác nhau. Người điều phối sẽ được Simplamo gợi ý câu hỏi điều phối cuộc họp, giúp cải thiện và phát huy tối đa các kỹ năng giao tiếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả, cũng như kiểm soát được thời gian từng phần để tránh tình huống lố giờ.

Về vai trò thư ký, Simplamo cho phép ghi chép nội dung từng phần, tạo hành động, cũng như tự động lưu và gửi biên bản cuộc họp đến mail của từng thành viên tham dự sau khi cuộc họp kết thúc.

1. Chia sẻ tin tốt: 5 phút

Để bắt đầu cuộc họp, lần lượt từng thành viên sẽ chia sẻ về một tin vui công việc và một tin vui cá nhân trong tuần vừa qua.

Chia sẻ tin tốt đóng vai trò như một câu chuyện chuyển tiếp trước khi bắt đầu cuộc họp. Việc này giúp mọi người tách khỏi công việc hàng ngày, làm các thành viên cởi mở, thoải mái và sẵn sàng tương tác.

2. Review chỉ số hàng tuần: 5 phút

Đây là thời điểm ban lãnh đạo xem xét tình hình hoạt động thông qua các chỉ số cốt lõi quan trọng hàng tuần của doanh nghiệp. Với mỗi con số không đạt, đó có thể là một vấn đề cần phải giải quyết và chúng ta sẽ tạo một vấn đề để bàn luận ở phần sau.

Giai đoạn báo cáo này các thành viên chỉ nên nhận diện các vấn đề và tránh thảo luận tại đây. Như vậy sẽ giữ nhịp độ trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, đảm bảo họ đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

3. Rà soát mục tiêu: 5 phút

Lần lượt review các mục tiêu ưu tiên quý đi từ cấp công ty đến cấp cá nhân. Mỗi người sẽ báo cáo mục tiêu của mình đạt tiến độ hay không trên tinh thần cởi mở và với điều này cũng khơi gợi ra các vấn đề đang gây cản trở trong doanh nghiệp, đòi hỏi phải giải quyết một cách kịp thời để đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả. Tuy nhiên, chúng ta sẽ không giải quyết những vấn đề ngay tại đây, mà chỉ tạo ra chúng và để giải quyết ở phần sau.

Ý nghĩa của hoạt động này khi tổ chức cuộc họp là giúp tất cả thành viên tham dự đều biết và nắm được mục tiêu của nhau diễn ra như thế nào.

4. Phản hồi về Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút

Chia sẻ ngắn gọn về tình hình hay phản hồi một điều thú vị, sự kiện liên quan đến khách hàng hoặc nhân viên đã diễn ra trong tuần qua. Đây có thể là tin tốt hoặc không tốt và sẽ trình bày nhanh chóng trong 5 phút. Nếu phản hồi nào là một vấn đề cần được thảo luận thì sẽ được chuyển xuống phần Giải quyết vấn đề.

5. Review Danh sách hành động: 5 phút

Danh sách hành động là những việc cần làm để giải quyết các vấn đề được đem ra thảo luận trong cuộc họp trước (thường có thời hạn dưới 14 ngày).

Thực hiện công việc này khiến các thành viên có trách nhiệm giải trình về tất cả việc họ đã làm, điều này giảm thiểu việc hứa hẹn, bỏ qua và khi mọi người hoàn thành chúng cũng là lúc vấn đề được giải quyết triệt để ngay trong khi tổ chúc cuộc họp. Khi đó năng suất và số lượng công việc hoàn thành sẽ gia tăng và đạt được việc tổ chúc cuộc họp hiệu quả.

6. Giải quyết vấn đề: 60 phút.

Phần này là nội dung quan trọng nhất quyết định chất lượng để tổ chức cuộc họp hiệu quả, và cũng chiếm phần lớn thời gian để giải quyết Danh sách Vấn đề theo nguyên tắc Xác định nguyên nhân cốt lõi – Thảo luận giải pháp – Giải quyết. 

Bắt đầu từ việc làm sắp xếp các vấn đề theo mức độ ưu tiên để chắc chắn là những việc xử lý trước là quan trọng nhất.

Sau đó người điều phối dẫn dắt thảo luận giải pháp theo 3 bước. Khi tiến hành công đoạn này, người điều phối cần kiểm soát được nhịp độ, tình hình và duy trì không gian thảo luận, để các thành viên cởi mở đưa ra ý kiến, quan điểm, giải pháp. Tại đây người điều phối có thể dựa vào những câu hỏi gợi ý hành động của Simplamo để tránh vấn đề bị sa đà hoặc lan man khi tổ chức cuộc họp.

Cuối cùng chúng ta chốt phương án giải quyết vấn đề, bằng cách tạo các hành động cần làm. Bằng cách này người được giao hành động sẽ không quên và đảm bảo hoàn thành trước khi cuộc họp tiếp theo được diễn ra.

Với việc giải quyết được các vấn đề chính trong tuần, việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, các thành viên sẽ có quyết tâm và thành tựu hơn.

7. Kết luận: 5 phút

Tổng hợp tất cả nội dung trong cuộc họp để đảm bảo không có những kết luận lỏng lẻo, hay thiếu sót trong Danh sách việc cần làm bằng cách thực hiện 3 nhiệm vụ chính:

  • Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau: Một lần nữa chắc chắn rằng mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
  • Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này.
  • Đánh giá chất lượng cuộc họp: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bấm kết thúc cuộc họp trên phần mềm Simplamo, biên bản cuộc họp sẽ được tự động lưu lại và gửi tới tất cả các thành viên tham dự. Giải quyết được tình trạng thư ký mất thêm thời gian để đánh máy, soạn lại văn bản, hay gửi trễ, quên gửi biên bản.

Cách thực hiện các bước để tổ chức cuộc họp hiệu quả trên Simlamo. Mời bạn xem video TẠI ĐÂY

Simplamo giúp doanh nghiệp tổ chức cuộc họp hiệu quả khi giải quyết được hết những vấn đề làm cuộc họp không hiệu quả như không có nội dung, mục đích họp rõ ràng, thành phần tham dự không phù hợp, họp không cố định thời gian,… Không chỉ vậy còn tiết kiệm thời gian họp, doanh nghiệp dần hình thành văn hóa lành mạnh và giữ hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhịp nhàng tiến về phía trước.

Đọc thêm bài viết “Thúc đẩy động lực nội tại, nâng cao hiệu suất làm việc” cho nhân viên tại đây

Với tư duy, phương pháp triển khai cuộc họp trên Simplamo, sếp hãy dành thời gian trải nghiệm cuộc họp trên Simplamo trong 4 tuần và từ từ cảm nhận được những thay đổi mà phân mềm Simplamo mang lại. Trải nghiệm miễn phí ngay tại đây: https://app.simplamo.com/sign-up

Đọc thêm bài viết “Hướng dẫn tổ chức ngày lập kế hoạch kinh doanh năm” tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 08
Love0
WEBINAR 1 - Simplamo AI

Webinar online training: Hướng dẫn sử dụng Simplamo AI

By Tin tức

Để hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, Simplamo chính thức ra mắt chương trình Webinar online training 30 phút định kỳ vào sáng thứ năm (2 tuần/1 lần) bắt đầu từ tháng 09.2023.

Mục đích của chương trình:

  1. Giúp khách hàng cập nhật các tính năng mới trên Simplamo nhanh nhất
  2. Giải đáp thắc mắc cho khách hàng trong quá trình sử dụng
  3. Đồng hành, hỗ trợ khách hàng vận hành doanh nghiệp hiệu quả trên Simplamo

Để tham dự các buổi webinar này, khách hàng chỉ cần truy cập vào đường link zoom cố định được cung cấp sẵn tại mỗi số webinar.

Webinar 01: Hola biến OKRs, KPI: Chuyển hóa Ý tưởng đến Hành Động

Thời gian tổ chức: 10h00 – 10h30, Thứ năm ngày 14/09/2023

Hình thức: online qua zoom

Speaker:

  • Mrs. Khoang Thùy Linh – Customer Training Simplamo
  • Mr. Huỳnh Nhật Hào – Product Owner Simplamo

Nội dung webinar:

  • Thiết lập Mục tiêu theo ngành
  • Thiết lập Cột mốc tiến độ chính
  • Thiết lập Chỉ số Scorecard bám sát Vai trò
  • Cô đọng Vấn đề & Đề xuất giải pháp

Webinar 02: Hướng dẫn điều phối và tổ chức cuộc họp quý

Thời gian tổ chức: 10h00 – 10h30, Thứ năm ngày 21/09/2023

Hình thức: online qua zoom

Speaker:

  • Mrs. Dung Huỳnh – Customer Training Simplamo
  • Mr. Phạm Trọng Hậu – Customer Support Simplamo

Nội dung webinar:

  • Khung cuộc họp & ý nghĩa
  • Cách điều phối cuộc họp
  • Những lưu ý & sự chuẩn bị
  • Ứng dụng Simplamo AI

Simplamo rất mong được gặp gỡ và chia sẻ các kiến thức hữu ích đến bạn tại sự kiện. Simplamo –  Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chinh phục mục tiêu, tăng trưởng mạnh mẽ.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sep 07
Love0
bg-webibar

Xây dựng tầm nhìn, doanh nghiệp

By Webinar

In this session, our user panel will delve into real-life experiences and showcase how they leveraged our platform to propel their HR strategies forward.

From board-level discussions to talent analytics, and even the often-neglected “ugly” aspects of HR, this not to be missed webinar is packed full of real world insights and practical tips to help you maximize the potential of your Lattice investment.

Join Sabrina Matlin, Sr Director HRBP at Planet, Alex Genetti Head of People at Enable and our very own Director of Customer Success, Emily Wasmund and learn how to:

  • Gather data and insights to support influential discussions
  • Harness analytics to identify and nurture top talent
  • Address gaps in HR processes
  • Gain valuable knowledge into overlooked but vital HR components that can make or break success
  • Create transparency and engagement; to build trust
Sep 06
Love0
cover blog website

Workshop “Bí mật: Phân rã mục tiêu kinh doanh và bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả”

By Tin tức

Sáng ngày 31/08/2023 workshop “BÍ MẬT: PHÂN RÃ MỤC TIÊU KINH DOANH VÀ BÁM SÁT KẾT QUẢ HÀNG TUẦN HIỆU QUẢ” nằm trong chuỗi workshop về chủ đề phân rã mục tiêu do Simplamo tổ chức online đã đón nhận sự tham gia của nhiều anh chị CEO, ban lãnh đạo từ các doanh nghiệp sản xuất, y tế…

Buổi workshop với sự góp mặt của chuyên gia Simplamo chị Nguyễn Thị Nghĩa và anh Huỳnh Nhật Hào – Product Leader Simplamo, trình bày xoay quanh những nội dung chính gồm:

  • 3 Phương pháp phân rã mục tiêu thông dụng của MCKinsey (toán học, quy trình, concept doanh nghiệp)
  • Mô hình phân rã mục tiêu (Tầm nhìn, Sơ đồ trách nhiệm, Kế hoạch năm, Phân rã mục tiêu, Phân rã kế hoạch)
  • Demo cách xây dựng và phân rã mục tiêu trên phần mềm Simplamo

Buổi workshop đề cập đến những thách thức trong bối cảnh kinh tế “trì trệ” hiện nay và hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn để đạt được mục tiêu, chị Nguyễn Thị Nghĩa đã gợi ý giải pháp để đạt được điều đó chính là áp dụng phương pháp “Phân rã mục tiêu” và đưa ra những lưu ý khi thực hiện cho các doanh nghiệp là nên tập trung trước mắt “quý này chúng ta cần giải quyết câu chuyện gì, và làm thế nào để phân rã xuống từng tuần, làm việc gì để làm được mục tiêu đó”. Giống như “Một tảng đá lớn chúng ta không thể khiêng được nhưng khi chúng ta chia nhỏ ra cho các thành viên thì chúng ta sẽ dễ dàng di chuyển nó”.

Bên cạnh đó, việc thiết lập mục tiêu nên chuẩn S.M.A.R.T để dễ dàng làm chủ mục tiêu ưu tiên trong 90 ngày, với các cuộc họp tuần giúp giải quyết vấn đề ngắn hạn, bám sát quá trình thực thi mục tiêu. Và các cuộc họp quý sau 90 ngày sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá lại mục tiêu được thực thi, song song đó rà soát tầm nhìn của doanh nghiệp, để từ mục tiêu ngắn hạn tiến đến đạt được mục tiêu dài hạn theo năm.

Sau khi nhận diện được vấn đề gặp phải, chuyên gia Nguyễn Thị Nghĩa gợi ra những cách giải quyết và Anh Hào tiếp nối demo cách áp dụng phương pháp quản trị của Simplamo với mô hình phân rã mục tiêu kinh doanh từ tầm nhìn doanh nghiệp, thành các kế hoạch hành động là các cột mốc Milestone, và thực hiện đo lường các chỉ số cốt lõi hàng tuần (là những chỉ số tác động lớn đến hoạt động kinh doanh) để theo sát mức độ hiệu quả của doanh nghiệp.

Buổi workshop “Bí mật: Phân rã mục tiêu kinh doanh và bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả” cũng đón nhận được nhiều câu hỏi từ các quý anh chị tham dự về những vấn đề liên quan đến thực thi phân rã mục tiêu theo ngành của doanh nghiệp…

Simplamo chân thành cảm ơn sự các anh chị ban lãnh đạo đã dành thời gian tham dự và đón nhận workshop “Bí mật: Phân rã mục tiêu kinh doanh và bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả”.

Xem video record workshop Tại đây

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Get Started

Grow Business & Empower People

Vietnam Office:

236/43/2 Dien Bien Phu, Ward 17, Binh Thanh District, HCM, Vietnam
Hotline: 0901 866 922
support@simplamo.com

COMPANY

Customer
Partner
Trust
Careers
Book Demo
Webinars

SOLUTION

Trading
Production
Construction
Education
Technology
Professional Services
4DX

COMPARE

vs Base
vs 1Office
vs VNOKRs
vs Lattice