Tiết Từ Thị

Bạn đang tìm hiểu 4 Nguyên tắc thực thi (4DX) và muốn triển khai vào tổ chức của mình, nhưng nó không dễ dàng như bạn nghĩ, bởi vì việc thay đổi hành vi của con người là một việc rất khó khăn.

Không chỉ riêng bạn, hầu hết các nhà lãnh đạo trên thế giới đều phải đối mặt với những thách thức giống nhau khi triển khai 4DX, các thách thức này được gọi chung là “5 giai đoạn của sự thay đổi hành vi”.

Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung 5 giai đoạn này là gì, các hành động cần thực hiện tại mỗi giai đoạn để vượt qua chúng, từ đó triển khai 4DX thành công và hình thành nên nền văn hóa thực thi trong tổ chức.

Tìm hiểu: 4 Nguyên tắc thực thi 4DX – Công nghệ triển khai chiến lược từ Franklin Covey

I. 5 Giai đoạn thay đổi khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi

1. Giai đoạn 1: Làm rõ

Tại giai đoạn đầu tiên này, bạn đã quyết định áp dụng 4DX vào trong tổ chức của mình. Bạn và đội ngũ đã xác định được Mục tiêu tối quan trọng (WIG), các thước đo hành động, một bảng điểm đủ đơn giản và hồi hợp chờ đợi sự thay đổi sau cuộc họp WIG hàng tuần.

Nhưng mọi thứ dường như chỉ dừng lại ở đó, đội ngũ của bạn vẫn bị kéo theo các công việc hàng ngày (cơn lốc) và rất khó để họ thay đổi hành vi của mình chỉ trong một sớm một chiều. Đừng quá lo lắng, tại giai đoạn đầu tiên này, bạn chỉ cần tập trung vào việc “làm rõ” các mục tiêu cùng với đội ngũ để tăng động lực cho họ vượt qua các cơn lốc. Bao gồm các hành động chủ chốt sau:

• Bạn hãy là một tấm gương trong việc tập trung vào WIG
• Xác định các thước đo hành động có sức tác động cao
• Tạo ra một bảng điểm dành cho người chơi
• Lên lịch các cuộc họp WIG ít nhất là mỗi tuần và duy trì chúng

2. Giai đoạn 2: Khởi động

Bây giờ đội của bạn đang ở vạch xuất phát. Cũng giống như tên lửa cần một nguồn năng lượng cực kỳ lớn và tập trung cao để thoát khỏi lực hấp dẫn của trái đất, đội ngũ của bạn cần sự tham gia mạnh mẽ của những nhà lãnh đạo trong thời điểm khởi động này.

Tại giai đoạn này, bạn sẽ nhận ra những gì dễ dàng lên kế hoạch lại rất khó để thực hiện trong thực tế. Lúc này bạn không chỉ phải đối mặt với cơn lốc mà còn là với đội ngũ có động lực làm việc khác nhau. Tuy khó khăn là vậy, nhưng bạn vẫn có thể vượt qua bằng một số bí quyết để khởi động thành công sau đây:

• Hiểu được rằng giai đoạn khởi động đòi hỏi sự tập trung và năng lượng – đặc biệt từ nhà lãnh đạo
• Duy trì sự tập trung và triển khai quy trình 4DX một cách đều đặn nghiêm túc
• Xác định nhân sự nào là Tấm gương (người tham gia ngay), ai có Tiềm năng (những người hơi chật vật lúc đầu), và ai là người Chống đối (những người không muốn tham gia)

3. Giai đoạn 3: Áp dụng

Đội ngũ của bạn đang áp dụng 4DX, sự kháng cự đang giảm dần và nhiệt huyết bắt đầu tăng lên, các thành viên trở nên có trách nhiệm với nhau hơn.

Khi đội ngũ nhìn thấy các thước đo hành động hoạt động, họ trở nên phấn khích hơn, lần đầu tiên sau nhiều tháng, họ đã bắt đầu cảm thấy mình là người chiến thắng. Bạn hãy nhớ rằng, việc áp dụng 4DX cần có thời gian và tuân thủ quy trình là điều cần thiết để đạt được các WIG, nếu không thì cơn lốc sẽ lại nhanh chóng nuốt lấy mọi thứ.

Các chìa khóa để thành công trong việc áp dụng 4DX tại giai đoạn này:

• Trước hết hãy tập trung vào việc tuân thủ quy trình, sau đó mới quan tâm đến kết quả
• Mỗi người đều phải đưa ra và chịu trách nhiệm về những cam kết của mình trong các buổi họp WIG hàng tuần
• Theo dõi kết quả mỗi tuần trên bảng điểm công khai
• Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết
• Đầu tư vào các thành viên tiềm năng thông qua việc đào tạo và hướng dẫn thêm cho họ
• Trả lời thẳng thắng mọi vấn đề với những người kháng cự và làm rõ đường lối cho họ nếu cần thiết

4. Giai đoạn 4: Tối ưu hóa

Trong giai đoạn này, đội ngũ của bạn chuyển sang tư duy 4DX: họ làm việc có mục đích, chăm chỉ hơn và bắt đầu tìm cách để tối ưu hóa hiệu quả của mình.

Điều đặc biệt ở đây là, nếu chính bạn tự đề nghị họ tối ưu công việc của mình, họ sẽ kháng cự vì phải làm thêm việc. Nhưng bởi vì ý tưởng đến từ họ nên họ không chỉ sẵn sàng mà còn hào hứng thực hiện chúng.

Lúc này sự gắn kết và năng lượng của đội ngũ dành cho WIG đạt đến mức chưa từng thấy, các thước đo mục tiêu liên tiếp được tăng lên, các cam kết hàng tuần luôn được hoàn thành một cách xuất sắc, những buổi họp WIG luôn tập trung chặt chẽ vào các kết quả đạt được.

Sau đây là các chìa khóa quan trọng để làm tốt nhất trong giai đoạn này:

• Khuyến khích và công nhận mọi ý tưởng sáng tạo phong phú giúp dịch chuyển các thước đo hành động.
• Công nhận những kết quả xuất sắc và ăn mừng thành công
• Khuyến khích những thành viên trong nhóm giúp đỡ những thành viên khác và khen ngợi khi việc đó xảy ra
• Công nhận khi những thành viên tiềm năng bắt đầu bắt kịp những thành viên gương mẫu

5. Giai đoạn 5: Thói quen

Lúc này 4DX đã trở thành thói quen trong đội ngũ, 4DX không chỉ tạo nên những kết quả ấn tượng mà còn tạo nên một văn hóa thực thi tuyệt vời trong tổ chức của bạn.

Khi một hành vi mới trở thành một phần ăn sâu vào quy trình làm việc hàng ngày, bạn có thể đặt ra những mục tiêu mới mà vẫn thực thi nó một cách xuất sắc, không chỉ một mà nhiều lần. Dưới đây là một số điểm quan trọng giúp đội nhóm tạo được thói quen 4DX:

• Ăn mừng khi hoàn thành WIG
• Chuyển ngay sang những WIG mới để chính thức hóa 4DX như một hệ điều hành của bạn
• Nhấn mạnh rằng tiêu chuẩn điều hành mới của bạn là duy trì việc đạt được các Thước đo Hành động một cách vượt trội
• Giúp đỡ mỗi thành viên trong nhóm trở thành những người làm việc có hiệu quả cao bằng cách theo dõi và nâng đỡ nhóm đứng giữa

Từ lúc bắt đầu cho đến khi 4DX trở thành thói quen trong tổ chức của bạn, 5 giai đoạn này có thể kéo dài từ 1 đến 2 năm, tùy thuộc vào quy mô, độ phức tạp trong mô hình kinh doanh và sự quyết tâm của những nhà lãnh đạo trong tổ chức.

Với sự hỗ trợ của các chuyên gia triển khai 4DX và các công cụ đi kèm, bạn sẽ rút ngắn thời gian triển khai 4DX trong toàn đội ngũ và chắc chắn khả năng triển khai thành công trong lần đầu tiên.

II. Simplamo – Phần mềm 4DX đầu tiên tại Việt Nam

Simplamo là phần mềm 4DX đầu tiên tại Việt Nam với các tính năng quan trọng, giúp thay đổi hành vi đội ngũ. Bên cạnh triển khai 4 Nguyên tắc thực thi, Simplamo còn giúp các doanh nghiệp trong và ngoài nước triển khai thành công các phương pháp quản trị khác như OKRs, KPI & BSC.

Đọc thêm: Simplamo đồng hành cùng BNI mang đến giải pháp số hóa 4 Nguyên tắc thực thi

Các lợi ích khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi với Simplamo

• Bạn dễ dàng tập trung tất cả dữ liệu và theo dõi 4DX chỉ trong một nền tảng
• Đội ngũ dễ dàng hình dung những gì bạn nói thông qua Simplamo và cảm nhận 4DX đang được áp dụng trong tổ chức
• Bạn và đội ngũ có cùng một nơi để theo dõi các bảng điểm, cập nhật các thước đo hành động và theo dõi tác động của chúng lên các thước đo mục tiêu quan trọng.
• Đội ngũ có cùng một khung/công thức để tạo các WIG và thước đo hành động cho phòng ban của họ, mà không cần quá nhiều sự hướng dẫn và nhắc nhở của bạn. Đồng thời cũng giúp cho sự sáng tạo và trách nhiệm được phát huy mạnh mẽ.
• Simplamo sẽ giúp cho các buổi họp WIG được diễn ra vô cùng tiện lợi, nhanh chóng. Bạn sẽ không bị những thứ như: phải tìm kiếm các bảng điểm, thước đo để cập nhật và review; bị cuốn theo các vấn đề và làm lố thời gian chung; không có nơi để ghi chép diễn biến cuộc họp hay tạo các cam kết; không có cách thức để giao cam kết và kiểm tra nhân sự hoàn thành đúng hạn hay không; cuối cùng, làm thế nào để xem lại report các buổi họp, kể cả những buổi bạn vắng mặt. Đừng lo lắng vì tất cả những vấn đề này đã được tính năng Meeting trên Simplamo giải quyết giúp bạn.
• Vì Simplamo giúp bạn và đội ngũ triển khai 4DX một cách tập trung, thuận tiện và không mất nhiều thời gian trong khi các cơn lốc vẫn cần người xử lý, đội ngũ và thậm chí cả bạn sẽ cảm thấy tin tưởng và nhiệt huyết với 4DX hơn, từ đó dễ dàng vượt qua 5 giai đoạn của sự thay đổi và hình thành nên văn hóa 4DX trong tổ chức.
• 4DX là một hành trình dài từ 1 đến 2 năm, trong thời gian này sẽ có những nhân sự đến và đi, làm ảnh hưởng không ít đến kết quả chung. Nhưng khi có Simplamo, bạn dễ dàng trao đổi cho nhân sự mới biết 4DX là gì và chúng được diễn ra như thế nào để họ nhanh chóng “nhập làn”.
• Bạn có thể tự triển khai 4DX trên phần mềm, Simplamo có sẵn các tài liệu và video hướng dẫn cần thiết. Hoặc bạn có thể tìm đến sự hỗ trợ của chuyên gia Simplamo, chuyên gia sẽ luôn đồng hành cùng bạn tháo gỡ mọi khúc mắc và giúp 4 Nguyên tắc thực thi được áp dụng trọn vẹn trong toàn tổ chức, mang về những kết quả đáng mong đợi.

Cuối cùng, khi triển khai 4 Nguyên tắc thực thi, bạn phải dành những nỗ lực tốt nhất, nhưng bù lại phần thưởng là bạn sẽ có một đội ngũ hoạt động hiệu quả nhất quán và suất xắc.

Xem thêm:

• Bí quyết áp dụng 4 nguyên tắc thực thi thành công trong lần đầu
• Tìm hiểu cách 4 Nguyên tắc thực thi được số hóa trên Simplamo
• Đăng ký sử dụng 30 ngày không tính phí phần mềm Simplamo TẠI ĐÂY

— – – – –

Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Có hai vấn đề chính mà một nhà lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng lên quá trình tạo ra các kết quả: Chiến lược và Khả năng thực thi chiến lược đó. Khi được hỏi giữa hai vấn đề trên, đâu là vấn đề khó khăn hơn, hầu hết các nhà lãnh đạo trên thế giới đều đưa ra câu trả lời ngay lập tức, đó là “Thực thi chiến lược”.

Nếu Thực thi chiến lược cũng là điều gây cản trở bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp, hãy tìm hiểu quyển sách 4 Nguyên tắc thực thi của tác giả Chris Mcchesney, Sean Covey và Jim Huling.

Cuốn sách nằm trong top những quyển sách Kinh doanh bán chạy nhất toàn cầu do tạp chí The Wall Street Journal bình chọn. Trong đó, trước khi bắt tay vào viết quyển sách này, nhóm tác giả đã hoàn thành hơn 1500 dự án ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi, trên đủ loại ngành nghề khác nhau.

Bài viết này sẽ giúp bạn tóm tắt các nội dung chính trong sách 4 Nguyên tắc thực thi. Trước đó, tại phần I của bài viết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hoàn cảnh nào đưa đến việc ra đời 4 Nguyên tắc thực thi và đâu là lý do chính khiến việc thực thi luôn bị bỏ lỡ.

I. Bối cảnh doanh nghiệp

Nhóm tác giả đã thực hiện một cuộc khảo sát trên nhiều doanh nghiệp, để đúc kết ra lý do khiến việc thực thi là trở ngại tại hầu hết tổ chức, dưới đây là một số ý nổi bật:

• Mục tiêu không rõ ràng: Chỉ có 15% nhân viên có thể nêu 1 trong số 3 mục tiêu quan trọng hàng đầu mà nhà lãnh đạo của họ đã xác định, càng xa cấp lãnh đạo sự rõ ràng càng kém dần
• Thiếu cam kết: 51% nhân viên nói rằng họ cảm thấy hăng hái với mục tiêu chung, gần một nữa còn lại đơn giản là cứ theo mọi người mà làm
• Tinh thần trách nhiệm kém: 81% người được khảo sát nói rằng họ không phải chịu trách nhiệm gì trong quá trình thực thi mục tiêu của tổ chức.

Tóm lại là, mọi người không biết rõ mục tiêu là gì, thiếu tính cam kết với nó, không biết cụ thể nên làm gì, và không có tinh thần trách nhiệm nào với mục tiêu. Đây là những nguyên nhân dễ nhìn thấy nhất trong các thất bại về thực thi. Sâu xa hơn, có thể kể đến các vấn đề như thiếu lòng tin, hệ thống lương thưởng không hợp lý, quy trình phát triển sơ sài và việc ra quyết định kém.

Tuy nhiên, kẻ thù thực sự của việc thực thi lại là thứ ít ai ngờ tới: Công việc hằng ngày – Cơn lốc. Công việc hàng ngày dành lấy năng lượng và thời gian của cả đội ngũ, nó là cơn lốc kéo qua từ ngày này đến ngày khác.

Và thật bất ngờ, sau 3 đến 6 tháng nhìn lại, bạn sẽ thấy các mục tiêu của bạn đề ra hầu như không có sự biến chuyển nào cả. Không phải việc chăm lo cho công việc hằng ngày là không tốt – nó thực sự đang giải quyết bài toán sống còn trong doanh nghiệp của bạn. Nhưng nếu bỏ rơi các mục tiêu quan trọng – tổ chức của bạn sẽ không có ngày mai.

Cuốn sách 4 Nguyên tắc thực thi không được viết ra để dạy bạn cách quản lý cơn lốc. Mà 4 nguyên tắc này chính là những nguyên tắc để bạn biết cách triển khai chiến lược quan trọng nhất của mình ngay giữa cơn lốc của bạn.

II. 4 Nguyên tắc thực thi – 4DX

1. Nguyên tắc 1: Tập trung vào mục tiêu tối quan trọng

Mục tiêu tối quan trọng (Wildly Important Goal, viết tắt là WIG) – là những mục tiêu mà bạn phải đạt được một cách trọn vẹn nhất bên ngoài vòng xoáy của những công việc ưu tiên hàng ngày. Là mục tiêu mà với nó bạn có thể tạo ra mọi sự khác biệt, là điểm bùng phát có tính chiến lược.

Mặc dù được định nghĩa khá đơn giản, nhưng việc xác định được và tập trung vào các mục tiêu tối quan trọng lại là thách thức điển hình của các nhà lãnh đạo. Bởi vị họ thông minh, tham vọng không muốn làm ít hơn, họ muốn làm nhiều hơn, ngay cả khi họ hiểu rõ chuyện đang diễn ra. Việc nói không với một ý tưởng tốt thực sự rất khó, và với một ý tưởng tuyệt vời thì lại càng khó hơn

Nhưng họ không biết rằng, khi đối mặt với quá nhiều mục tiêu, đội ngũ của họ ngay cả lắng nghe còn không muốn, nói chi là thực thi chúng.

• Tư duy truyền thống: Tất cả mục tiêu của chúng ta đều là Ưu tiên số 1. Chúng ta có thể làm thành công nhiều việc cùng lúc và đạt được năm, mười hay mười lăm mục tiêu quan trọng. Tất cả những việc chúng ta cần làm là làm việc chăm chỉ hơn và dành nhiều thời gian hơn.
• Nguyên tắc 4DX: Chúng ta có nhiều mục tiêu quan trọng, nhưng chỉ một đến hai trong số đó là tối quan trọng. Chúng ta gọi chúng là WIG. Chúng là mục tiêu mà chúng ta phải đạt cho bằng được. Nỗ lực tinh túy nhất của chúng ta chỉ có thể dành cho một hay hai Mục tiêu Tối Quan Trọng tại một thời điểm.

4 Quy tắc xác định các mục tiêu tối quan trọng WIG:

Việc xác định được Mục tiêu tối quan trọng không phải chuyện dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo, nếu đặt câu hỏi sai ngay từ đầu thì họ sẽ khó thống nhất được trong đội ngũ đâu là điều quan trọng nhất mà tổ chức cần tập trung ngay lúc này. Theo đó, mẹo được tác giả đưa ra là:

Để xác định Mục tiêu tối quan trọng, đừng hỏi: “Cái gì là quan trọng nhất? Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng cách hỏi: “Nếu mọi khía cạnh khác trong hoạt động của chúng ta đều duy trì ở mức hiện tại, khía cạnh nào mà khi ta thay đổi sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất?” Câu hỏi này thay đổi cách bạn suy nghĩ và giúp bạn xác định rõ bạn nên tập trung cho cái gì thì sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt.

Trong đó, nhà lãnh đạo còn phải tuân theo 4 quy tắc sau:

• Quy tắc 1: Không nhóm nhân viên nào tập trung vào nhiều hơn hai WIG ở cùng một thời điểm – đừng để cho họ bị quả tải bởi họ còn phải xử lý những con lốc hằng ngày.
• Quy tắc 2: Những trận đánh mà bạn lựa chọn phải góp phần làm nên chiến thắng của cả cuộc chiến – WIG ở những cấp thấp hơn phải phục vụ cho WIG ở cấp cao hơn.
• Quy tắc 3: Lãnh đạo cấp cao có quyền phủ quyết, nhưng không được độc tài – tôn trọng sự tham gia của đội nhóm bằng cách cho cấp quản lý tự xác định WIG cho team của họ.
• Quy tắc 4: Tất cả các WIG phải có một đích đến, được trình bày dưới dạng từ X đến Y trước thời điểm. Vd: Tăng tỷ lệ doanh thu thường niên của các sản phẩm mới từ 15% lên 21% trước ngày 31.12

2. Nguyên tắc 2: Hành động dựa trên Thước đo Hành động

Thước đo Hành động là các “chỉ tiêu đo lường” các hoạt động có ảnh hưởng mật thiết nhất đến việc đạt được mục tiêu.

Nguyên tắc 1 giúp chúng ta xác định được Mục tiêu tối quan trọng và cụ thể nó thành một chuỗi các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Tiếp theo, nguyên tắc 2 giúp xác định những hành động có tính đòn bẩy nào sẽ giúp các nhóm đạt được mục tiêu của mình.

Nếu như Thước đo Mục tiêu cho bạn biết bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa, Thước đo Hành động sẽ cho bạn biết liệu bạn có khả năng đạt được mục tiêu hay không. Nếu như Thước đo Mục tiêu là chuyện đã rồi, thì Thước đo Hành động hầu như là trong tầm kiểm soát của bạn.

• Cách nghĩ truyền thống: Hãy để mắt đến các Thước đo Mục tiêu: kết quả kinh doanh của quý, doanh số bán hàng, số cân nặng bạn giảm được. Căng thẳng. Cắn móng tay trong khi chờ đợi
• Nguyên tắc 4DX: Hãy tập trung vào việc dịch chuyển các Thước đo Hành động. Đây là những hành động mang tính đòn bẩy rất mạnh mà bạn cần làm để tác động đến các Thước đo Mục tiêu

“Quản lý công ty bằng cách chăm chú nhìn vào số liệu tài chính (Thước đo Mục tiêu) thì chẳng khác gì với việc lái xe bằng cách nhìn vào gương chiếu hậu” – W. Edwards Deming

Ví dụ về một Thước đo Hành động:

WIG: Tăng sản phẩm nước hàng năm từ 175 triệu lít lên 185 triệu lít trước ngày 31.12

Các Thước đo Hành động cho WIG này:

• Tăng tỷ lệ ca làm việc có đầy đủ nhân công từ 80% lên 95%
• Tăng tỷ lệ tuân thủ lịch bảo dưỡng phòng ngừa sự cố từ 72% lên 100%

2 đặc điểm quan trọng của một Thước đo Hành động:

• Có tính dự báo: Đo lường thứ gì đó sẽ dẫn đến việc đạt được mục tiêu
• Có thể tác động được: Là thứ gì đó mà chúng ta có thể tác động lên được

Cách xách định Thước đo Hành động

Khi được hỏi về các Thước đo Hành động, đa phần các nhà lãnh đạo thường đưa ra phương án là chia nhỏ Thước đo Mục tiêu. Ví dụ như làm thế nào để tăng doanh thu năm, thì câu trả lời là tăng doanh thu hàng tháng. Vậy làm thế nào để tăng doanh thu hàng tháng? Câu trả lời là tăng doanh thu hàng ngày. Nhưng làm thế nào để tăng doanh thu hàng ngày, thì họ hầu như không đưa ra được câu trả lời rõ ràng.

Thực ra, vấn đề ở đây không phải là họ không biết, mà nó là vấn đề liên quan đến tính tập trung – họ đã không làm. Có hàng tá những việc khác cần cải thiện và tập trung, và vì cố cải thiện mọi thứ, họ bị mắc kẹt trong cơn lốc công việc hằng ngày, để rồi cuối cùng, chẳng có gì thay đổi.

Khi dành thời gian quan sát và trao đổi với đội ngũ, các nhà lãnh đạo sẽ xác định được các Thước đo Hành động cho mình. Không những thế, thông qua việc cùng xác định và tập trung thực hiện các Thước đo Hành động sẽ làm cho đội ngũ của họ gắn kết hơn trong công việc.

“Để đạt được một mục tiêu mà bạn chưa bao giờ đạt được trước đây, bạn phải làm thứ gì đó bạn chưa từng làm”.

3. Nguyên tắc 3: Theo dõi bằng một Bảng điểm thu hút

Nguyên tắc thứ 3 là đảm bảo mọi người luôn nắm được điểm số của họ mọi lúc, để họ biết ngay rằng liệu họ có đang giành chiến thắng hay không. Đó là nguyên tắc tạo sự gắn kết.

Nếu thước đo mục tiêu và thước đo Hành động không được trình bày thành một bảng điểm trực quan và được cập nhật thường xuyên, chúng sẽ biến mất trong sự nhiễu loạn của cơn lốc. Nói một cách đơn giản là, mọi người sẽ trở nên thờ ơ khi họ không biết mình giành được bao nhiêu điểm. Nhưng khi họ chỉ liếc qua và biết ngay được mình đang thắng hay đang thua, họ sẽ tham gia vào một cách sâu sắc.

Trong nguyên tắc số 3, chiến lược mà bạn đặt cược cho đội ngũ của mình, cùng các Thước đo Hành động và Thước đo Mục tiêu của họ, được chuyển đổi thành một bảng điểm hữu hình, hấp dẫn.

• Tư duy truyền thống: Bảng điểm là dành cho các nhà lãnh đạo. Chúng là kiểu bảng điểm của các huấn luyện viên, bao gồm những bảng số phức tạp chứa hàng ngàn con số. Đâu đó nó cũng phản ánh bức tranh tổng thể, nhưng rất ít người (nếu có) có thể nhìn thấy nó.
• Nguyên tắc 4DX: Bảng điểm là dành cho toàn đội ngũ. Để khuyến khích thực thi, bạn cần một kiểu bảng điểm dành cho cầu thủ với một vài sơ đồ đơn giản chỉ rõ: Đây là nơi chúng ta cần đi tới và đây là vị trí hiện tại của chúng ta. Trong vòng 5s hoặc ít hơn, bất kỳ ai cũng có thể xác định được liệu mình có đang thắng trận hay không.

Các đặc điểm của một bảng điểm thôi thúc dành cho người chơi – đội ngũ:

• Nó có đơn giản không? – Nó cần phải đơn giản
• Tôi có thể dễ dàng nhìn thấy nó không? – Nó phải là thứ mà cả đội đều nhìn thấy được
• Bảng điểm có nên hiển thị cả Thước đo Hành động và Thước đo Mục tiêu không? Nó nên hiển thị cả hai loại thước đo này. Việc này thực sự giúp bảng điểm gắn với thực tế
• Tôi có liếc qua là biết được mình có đang thắng hay không? – Nó phải nói cho bạn biết ngay lập tức là bạn đang thắng hay đang thua.

Chính những “chiến thắng nhỏ” trên bảng điểm này mới là thứ mang lại sự gắn kết. Hãy tạo ra bảng điểm có tính khích lệ với đội ngũ của mình và trải nghiệm sự thay đổi mà nó mang lại.

4. Nguyên tắc 4: Tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm

Nguyên tắc thứ 4 là Tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm đều đặn, một vòng lặp diễn ra thường xuyên để rà soát lại những hoạt động đã diễn ra và lên kế hoạch để cải thiện điểm số.

Nguyên tắc 4 là nguyên tắc giúp quá trình thực thi thực sự diễn ra. Nguyên tắc 1, 2 và 3 tạo ra cuộc chơi, nhưng khi nào bạn chưa áp dụng Nguyên tắc 4 thì đội ngũ của bạn vẫn chưa thực sự tham gia cuộc chơi.

• Tư duy truyền thống: Trách nhiệm là thứ luôn được áp từ trên xuống trong đội của chúng tôi. Chúng tôi họp định kỳ với sếp, rồi ông ấy cho chúng tôi biết chúng tôi đang làm việc như thế nào và nên tập trung vào thứ gì tiếp theo
• Nguyên tắc 4DX: Trách nhiệm được chia sẻ trong đội của chúng tôi. Chúng tôi tạo ra các cam kết và rồi chịu trách nhiệm với sếp, nhưng quan trọng hơn, là chịu trách nhiệm với nhau, trong việc theo sát những cam kết đó

Phiên họp dành cho những việc tối quan trọng:

Trong nguyên tắc 4, đội của bạn cần tổ chức BUỔI HỌP WIG ít nhất là vào MỖI TUẦN, cuộc họp không kéo dài quá 30 phút, có nội dung họp được xác định sẵn và diễn ra nhanh chóng, giúp tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm đều đặn hàng tuần để thúc đẩy tiến độ thực hiện những việc tối quan trọng.

Tại sao lại là mỗi tuần mà không phải là mỗi ngày hay mỗi tháng: Nhóm tác giả đã phát hiện ra rằng trong hầu hết các đơn vị tổ chức, tuần là một lát cắt hoàn hảo của “cuộc đời”. Nó là một khoảng thời gian đủ ngắn để khiến mọi người tập trung và giữ được sự chú tâm cao độ, nhưng cũng đủ dài để những cam kết đưa ra trong những cuộc họp này thực sự được hoàn thành.

Lịch trình ba phần của một buổi họp WIG:

1. Báo cáo: Báo cáo về các cam kết tuần trước (đã thực hiện hay chưa, kết quả như thế nào)
2. Xem lại Bảng điểm: Học từ thành công và thất bại (review các thước đo Mục tiêu, thước đo Hành động, có đạt/đúng tiến độ hay không, lý do là gì, đề xuất ý kiến)
3. Lập kế hoạch: Tháo gỡ các khó khăn và đưa ra các cam kết mới

Trên đây là toàn bộ phần tóm tắt về sách 4 Nguyên tắc thực thi – 4DX. Khi được trình bày với các nhà lãnh đạo, đa số đều cho rằng công ty họ đang áp dụng một vài phần từ 4 Nguyên tắc hoặc nó quá dễ để thực hiện.

Tuy nhiên trên thực tế, 4 Nguyên tắc thực thi không dễ để áp dụng thành thục, và chỉ khi nào bạn thật sự nghiêm túc với nó, thực hành một cách kiên trì, cởi mở và liên tục cải tiến mỗi ngày, các nguyên tắc này mới thật sự sống trong tổ chức và mang về các kết quả đáng kinh ngạc.

Hơn 1500 dự án triển khai thành công 4DX là minh chứng rõ ràng, chưa kể đến là các công ty đã áp dụng thành công 4DX từ khi quyển sách này chính thức ra mắt vào năm 2012.

Xem thêm: Triển khai 4 Nguyên tắc thực thi: 5 giai đoạn của sự thay đổi

III. Simplamo – Phần mềm ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi

Bạn muốn triển khai 4 Nguyên tắc thực thi này vào tổ chức của mình nhưng chỉ với các lý thuyết này là chưa đủ, bạn cần một phần mềm, một bảng dashboard để thể hiện các WIG, theo dõi các bảng điểm và phân tích các báo cáo họp hành hàng tuần.

Đặc biệt hơn nữa, một phần mềm sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình áp dụng 4 Nguyên tắc này trong đội ngũ, mọi người dễ dàng hình dung những gì bạn nói và họ có cùng chung một phần mềm để thực thi các mục tiêu.

Hãy bắt đầu với Simplamo – Phần mềm ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi đầu tiên tại Việt Nam, giúp bạn dễ dàng xây dựng và quản trị mục tiêu hiệu quả cùng đội ngũ, tạo nên nhịp điệu trách nhiệm trong tổ chức và gắn kết đội ngũ lại với nhau. Hơn thế nữa, Simplamo còn có các tính năng khác giúp bạn hoàn thiện cấu trúc vận hành cho tổ chức (Tầm nhìn, Sơ đồ trách nhiệm, Đánh giá nhân sự, Quy trình,…).

Phần tiếp theo của bài viết, Simplamo sẽ giới thiệu đến bạn 4 tính năng đại diện cho 4 nguyên tắc thực thi và cách chúng kết nối với nhau trên phần mềm:

1. Mục tiêu tối quan trọng WIG: Bao gồm Mục tiêu công ty/Phòng ban/Cá nhân (hàng quý và năm) với nhân sự phụ trách cụ thể và deadline rõ ràng.

2. Thước đo Hành động: Bao gồm 3 loại thước đo (milestone-cột mốc) khác nhau, dễ dàng lựa chọn thước đo phù hợp với từng WIG, dễ dàng checkin và báo cáo tiến trình hàng tuần.

3. Bảng điểm thôi thúc: Bảng chỉ số đo lường theo tuần, Xanh là đạt, Đỏ là chưa đạt, thúc đẩy mạnh mẽ tính chiến đấu trong đội ngũ và dễ dàng nhận diện mình đang “thắng” hay đang “thua”.

4. Cuộc họp WIG hàng tuần: Khung cuộc họp hàng tuần trên Simplamo, bao gồm 3 phần chính và 4 phần quan trọng khác, trực tiếp review bảng điểm và các thước đo trong cuộc họp, tạo todo và kiểm tra hoàn thành, nhận diện và giải quyết vấn đề trong 3 bước, ghi nhận nội dung cuộc họp và gửi báo cáo tự động để không thành viên nào bỏ sót/quên các nội dung trong cuộc họp.

Tại cuộc họp tuần, tất cả các dữ liệu về mục tiêu, bảng điểm và todo đều được tập trung lại, tạo điều kiện thuận lợi cho cả đội ngũ cùng review nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, gia tăng sự gắn kết với mục tiêu và tính trách nhiệm của từng thành viên.

Bằng cách áp dụng kỷ luật và nghiêm túc 4 Nguyên tắc thực thi này trên phần mềm Simplamo, bạn và đội ngũ của mình sẽ dần hình thành một nhịp làm việc đều đặn, các WIG luôn được chú trọng và thực hiện giữa các cơn lốc hàng ngày. Và chính việc thực thi hiệu quả sẽ tạo nên điều khác biệt của các tổ chức thành công, luôn không ngừng tiến về phía trước.

Khi bắt đầu với Simplamo, bạn sẽ được nhận toàn bộ các hướng dẫn chi tiết và ví dụ để tạo các WIG, Thước đo và Bảng điểm phù hợp với lĩnh vực và quy mô của mình. Trong suốt quá trình sử dụng, đội ngũ Simplamo sẽ hỗ trợ bạn cách số hóa dữ liệu lên phần mềm, cách điều phối cuộc họp tuần, đảm bảo quá trình thực thi đang được diễn ra sôi nổi và đầy trách nhiệm trong tổ chức của Bạn.

Dùng thử 30 ngày phần mềm Simplamo tại đây.

Đăng ký nhận demo tính năng phần mềm.

Xem thêm:

• Tầm nhìn là gì? Hướng dẫn xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp 2024

• Cách triển khai 4 Nguyên tắc thực thi cho Doanh nghiệp Thương Mại

– – – – –

Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up