Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường

Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
  • Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
  • Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
  • Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
  • Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
• Nhân viên:
  • Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
  • Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
  • Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển

2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống

2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:

• Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
• Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
• KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
• Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
• Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian

2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?

Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống

• Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:

Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.

Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần

• Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:

Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.

Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng

• Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn

Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

• Tên chỉ số
• Chỉ tiêu của chỉ số
• Tên người phụ trách
• Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt

Có hai loại chỉ số scorecard:

• Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
• Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

• Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
• Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
• Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 đến 5 chỉ số cho cấp phòng ban)

• Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

• Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard

• Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard

Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.

• Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ

Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.

• Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó

Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.

• Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn

Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.

• Kết hợp với nhịp họp hàng tuần

Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.

3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản

3.1 Giới thiệu Simplamo

Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.

3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

• Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
• Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
• Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
• Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
• Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
• Nhấn nút Đề xuất

Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là gì? Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO

1.1 Quản trị mục tiêu MBO là gì

Phương pháp quản trị mục tiêu MBO (Management by Objectives) được phát triển bởi Peter Drucker vào những năm 1950 và trở thành một phương pháp quản trị phổ biến. Đây là phương pháp quản trị dựa trên việc thiết lập, theo dõi và đánh giá mục tiêu cụ thể cho cả tổ chức và cá nhân. Mục tiêu được đặt ra để đảm bảo rằng hoạt động hàng ngày của mọi người đều hướng tới việc đạt được mục tiêu chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức.

1.2 Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO?

Ưu điểm

Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là một phương pháp quản lý giúp các doanh nghiệp, tổ chức đạt được các mục tiêu của mình với các ưu điểm như:

• Tăng sự tập trung và khả năng đạt được mục tiêu: MBO giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể, chia mục tiêu chung thành các mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện hơn, đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hướng tới mục tiêu chung.
• Cải thiện hiệu quả, năng suất: MBO giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả thông qua việc thiết lập, phân loại mục tiêu cụ thể, từ đó phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý, loại bỏ những hoạt động không cần thiết.
• Tăng khả năng kiểm soát: Phương pháp MBO cho phép đội ngũ ban lãnh đạo kiểm soát, đánh giá, sửa đổi trong quá trình thực hiện, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng đến mục tiêu.
• Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên: Phương pháp MBO cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện, điều này giúp nhân viên cảm thấy rằng họ có sự ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp, tăng tính cam kết và trách nhiệm trong quá trình thực thi.

Nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO:

• Thiếu hệ thống đo lường

Trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO, các mục tiêu được viết dưới dạng chi tiết, nhưng làm thế nào để đạt được những mục tiêu đó thì không rõ ràng. Chính vì vậy mà việc thiết lập mục tiêu theo MBO bị giới hạn bởi thiếu hệ thống đo lường phù hợp để đạt được kết quả cuối cùng.

• Tốn nhiều thời gian

Việc thiết lập mục tiêu theo phương pháp MBO đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều thời gian để xây dựng, vì quá trình này cần đồng thuận của đội ngũ, các cấp ban lãnh đạo phải tổ chức nhiều cuộc họp để nhận được sự đồng ý từ phía đội ngũ.

• Quá tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn

Phương pháp xây dựng mục tiêu theo MBO thường được sử dụng để xây dựng các mục tiêu ngắn hạn. Tuy nhiên việc này sẽ khiến chúng ta bỏ qua các mục tiêu dài hạn – nguyên nhân cốt lõi hình thành nên rào cản chinh phục tầm nhìn xa hơn của doanh nghiệp.

Thay vào đó, việc xây dựng các mục tiêu ngắn hạn để hỗ trợ cho việc hoàn thành các mục tiêu dài hạn sẽ tạo được sự liên kết trong quá trình đội ngũ thực thi và giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến tầm nhìn của mình.

• Rào cản xuất hiện từ lỗ hổng trong bộ kỹ năng của ban lãnh đạo:

Việc xây dựng mục tiêu theo MBO yêu cầu đội ngũ ban lãnh đạo có thế mạnh về lập kế hoạch và quản lý. Vì sự thật là MBO sẽ cung cấp một mục tiêu cụ thể nhưng không đưa ra định hướng rõ ràng cho đội ngũ thực thi, điều này bắt buộc đội ngũ ban lãnh đạo phải có bề dày về kiến thức quản trị để dẫn dắt đội ngũ hiện thực hóa các mục tiêu đó.

2. Quy trình 5 bước quản trị mục tiêu theo MBO

Bước 1: Xác định mục tiêu của công ty

Trong bước đầu tiên của phương pháp triển khai mục tiêu MBO, ban lãnh đạo và quản lý cấp cao của công ty cùng nhau xác định mục tiêu chính và chiến lược tổng thể cho công ty, và xác nhận rằng mọi người có cùng mục tiêu và hướng đi chung. Các mục tiêu này cần phải cụ thể, đo lường được và có khả năng đo đạc để theo dõi tiến độ.

Bước 2: Xác định chỉ tiêu cho nhân viên

Sau khi mục tiêu tổng thể của công ty đã được xác định, các mục tiêu cụ thể hơn sẽ được thiết lập cho từng cá nhân và nhóm làm việc. Các mục tiêu này cần gắn kết mối quan hệ giữa công việc của mỗi người so với mục tiêu tổng thể của công ty. Và quá trình này cần sự thống nhất giữa người quản lý và nhân viên để đảm bảo rằng các mục tiêu là khả thi và có thể đạt được.

Bước 3: Giám sát hiệu suất và tiến độ

Tiếp theo, quản lý sẽ theo dõi hiệu suất và tiến độ của từng người trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình theo dõi giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc theo hướng đúng và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bước 4: Đưa ra phản hồi và tạo động lực

Ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhân viên dựa trên việc đạt hoặc không đạt được các mục tiêu đã đề ra. Phản hồi này không chỉ là việc đánh giá, mà còn bao gồm cả việc nhận xét về điểm mạnh và điểm yếu, cũng giúp nhân viên cải thiện.

Bước 5: Phần thưởng thành công

Bước cuối cùng của phương pháp triển khai mục tiêu theo MBO là việc công nhận và thưởng cho những người đã đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu đã đề ra. Phần thưởng không nhất thiết phải là tiền bạc; nó có thể là sự công nhận từ cấp trên, cơ hội thăng tiến, hoặc các phúc lợi khác, khích lệ và duy trì động lực cho nhân viên tiếp tục làm việc hướng đến mục tiêu và đóng góp vào thành công tổng thể của công ty.

3. So sánh MBO với OKR và KPI

3.1 MBO (Management by Objectives)

Một điều cần nhấn mạnh rằng MBO định hướng “mục tiêu” như đúng tên gọi của nó hơn là định hướng đội ngũ tập trung vào tiến trình thực thi, có nghĩa là MBO tập trung vào những gì phải hoàn thành hơn là cách thức hoàn thành.

MBO là một hệ thống quản lý mục tiêu, trong đó các mục tiêu cụ thể được thiết lập cho từng cá nhân hoặc đội nhóm làm việc. Quản lý mục tiêu theo MBO là một quá trình trong đó cấp trên và cấp dưới cùng xác định mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3.2 KPI (Key Performance Indicators)

KPIs là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường và theo dõi hiệu suất của một cá nhân, đội nhóm hoặc tổ chức. Các KPI được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức, song song đó, KPIs tập trung vào việc đo lường kết quả, thông qua việc theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến mục tiêu.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng KPI cho Doanh nghiệp thật tinh gọn

3.3 OKR (Objectives and Key Results):

OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu dựa trên việc đặt ra các mục tiêu và xác định các kết quả chính để đo lường sự đạt được của mục tiêu đó. OKR tập trung vào việc xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể, cùng với việc đo lường tiến độ và kết quả, và chú trọng vào việc đạt được các kết quả chính thay vì việc theo dõi từng chỉ số nhỏ lẻ.

Xem thêm: OKR: Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công

Tựu chung lại, MBO và KPI có sự khác biệt rõ rệt. Trong đó, phương pháp quản trị mục tiêu MBO tập trung vào việc thiết lập mục tiêu cụ thể, KPI tập trung vào việc đo lường các chỉ số kết quả, và OKR tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và xác định các kết quả chính để đo lường. Cả ba đều có thể được áp dụng trong các tổ chức khác nhau tùy theo mục đích và bối cảnh. Vậy MBO phù hợp với doanh nghiệp nào, mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết.

3.4 Một ví dụ về mục tiêu MBO, OKR & KPI của phòng Sales:

Ví dụ về MBO

Đảm bảo phòng Sales đạt được mục tiêu doanh thu trong tháng 9/2023

Ví dụ về OKR

Đảm bảo phòng Sales đáp ứng các mục tiêu doanh thu 9/2023

• Tăng doanh số bán hàng mới hàng tháng từ 300.000.000 – 500.000.000
• Có thêm 600 khách hàng tiềm năng tiếp cận mới
• Chăm lại 100 khách hàng tiềm năng từ số lượng lead mkt mang về từ tháng 8

Ví dụ về KPI

Doanh số bán hàng mới tháng 09/2023 đạt 500.000.000

4. MBO phù hợp với doanh nghiệp nào?

MBO thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có môi trường ổn định, có đội ngũ có tinh thần hợp tác, có khả năng đo lường hiệu suất – vì MBO không cung cấp tiến trình cụ thể và có sự cam kết từ lãnh đạo và cấp quản lý cao hơn. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều thích hợp với phương pháp quản trị mục tiêu MBO và việc lựa chọn phương pháp quản trị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mục tiêu chiến lược, văn hóa tổ chức và tình hình thị trường.

4.1 Tại sao phải sử dụng phần mềm MBO?

Các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm để triển khai phương pháp quản trị mục tiêu MBO, sau đây là một số lợi ích khi áp dụng phần mềm triển khai mục tiêu theo MBO:

• Quá trình triển khai mục tiêu theo phương pháp quản trị mục tiêu MBO sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và có nhiều đánh giá cho rằng các nhà quản lý “tốn nhiều thời gian cho quy trình” hơn là “dành nhiều thời gian cho mục tiêu”. Chính vì vậy việc áp dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lượt bỏ các thao tác thủ công phức tạp, hệ thống hóa các quy trình một cách rõ ràng và minh bạch.
• Đánh giá hiệu suất một cách khách quan: Các phần mềm công nghệ cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu, dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất, từ đó có cái nhìn tổng quan để đánh giá một cách đúng đắn về hiệu suất làm việc của đội ngũ.
• Không chỉ dừng lại ở việc triển khai mục tiêu, các phần mềm hiện nay tích hợp sẵn các phương pháp quản trị hiệu suất khác giúp doanh nghiệp cải tiến hệ thống quản trị một cách toàn diện, tạo sự đổi mới và phát triển bứt phá hơn.

4.2 Lưu ý khi thiết lập và quản trị mục tiêu theo MBO

Mặc dù có khá nhiều ưu điểm nhưng để áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu MBO vào doanh nghiệp đạt hiệu quả thực sự, trong quá trình thiết lập, doanh nghiệp cần lưu ý và đảm bảo các yếu tố sau:

1. Có sự tham gia và cam kết từ tất cả mọi người: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia vào quá trình đề xuất và xây dựng mục tiêu. Sự tham gia tự nguyện và cam kết của họ là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất cao hơn.
2. Mục tiêu xây dựng cần SMART: Mục tiêu được xây dựng cần đáp ứng tiêu chí SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường, Achievable – Khả thi, Relevant – Liên quan tới mục tiêu, Time-bound – Có thời hạn), đảm bảo rằng mục tiêu có tính rõ ràng và thực hiện được.
3. Liên kết giữa các mục tiêu: Mục tiêu ở mỗi cấp độ trong tổ chức cần phải liên kết với nhau và đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo sự đồng nhất trong toàn bộ đội ngũ.

Tất cả những lưu ý trên nếu được tích hợp sẵn trong một phần mềm sẽ đảm bảo sợi dây liên kết mục tiêu và tính đồng bộ trong toàn đội ngũ. Và Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, không chỉ giúp hoàn thiện những lưu ý trên mà còn giúp tối ưu hóa hệ thống quản trị mục tiêu, mang đến hiệu suất làm việc cao và tăng trưởng kinh doanh.

5. Simplamo nâng cấp hệ thống quản trị mục tiêu theo MBO, kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI

Tư duy quản trị trên Simplamo giúp khắc phục các điểm yếu mang tính “truyền thống” của phương pháp quản trị mục tiêu MBO, đồng thời hoàn thiện hệ thống xây dựng mục tiêu trong tổ chức bằng cách:

• Simplamo giúp tổ chức xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn, tạo sự đồng nhất khi liên kết mục tiêu ngắn hạn, dài hạn

Để tạo sự liên kết giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn. Quá trình này sẽ giúp cho toàn bộ đội ngũ liên tục tiến về phía tầm nhìn doanh nghiệp thông qua việc thực thi các mục tiêu ngắn hạn và được liên kết với mục tiêu dài hạn.

Sếp sẽ truyền thông đến toàn bộ đội ngũ bức tranh mục tiêu 10 năm, xuống mục tiêu ba năm, sau đó là mục tiêu một năm. Một cách sâu sát hơn, mục tiêu một năm sẽ được phân rã thành các mục tiêu ngắn hạn hàng quý, và mục tiêu hàng quý được hỗ trợ bởi các cột mốc Milestone để đo lường toàn bộ quá trình thực thi mục tiêu.

• Kết nối mục tiêu với các hoạt động thường ngày thông qua bảng chỉ số Scorecard

Có một thực tế rằng, đội ngũ của sếp thường bị cuốn theo các sự vụ sự việc hàng ngày và bỏ quên mục tiêu, ngay cả khi tổ chức đã có một chiến lược cụ thể. Để mở khóa vấn đề này, Simplamo sẽ giúp sếp xây dựng bảng chỉ số Scorecard từ 10 – 15 chỉ số cốt lõi, bảng chỉ số này giúp sếp đưa việc thực thi mục tiêu vào hoạt động thường ngày, biến chiến lược thành hành động cụ thể.

• Tiết kiệm thời gian, giúp đội ngũ nâng cao năng lực xây dựng mục tiêu

Để mục tiêu MBO được hoạt động trong doanh nghiệp, sếp cần một đội ngũ ban lãnh đạo chủ động và trách nhiệm. Bởi tính chất của MBO đơn thuần là đặt mục tiêu và đảm bảo sự đồng lòng trong đội ngũ. Đều này cũng đồng nghĩa rằng: năng lực, tính tự giác, cùng với tinh thần trách nhiệm phải liên tục được trau dồi, nếu không, quản trị mục tiêu theo MBO sẽ khó hoàn thành.

Để xóa bỏ nút thắt này, Simplamo có tính năng “khung cuộc họp” hàng tuần và “sơ đồ trách nhiệm” sẽ đảm bảo đội ngũ luôn đặt trách nhiệm trên vai và tự giác trong tiến trình thực thi mục tiêu của mình, bởi vì họ luôn được review hàng tuần cùng với nhau và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong mỗi cuộc họp.

Ngoài việc cung cấp các tính năng quan trọng, Simplamo còn là kết tinh của tư duy quản trị hiện đại, với các công thức và khung vận hành chuẩn. Khi lựa chọn áp dụng Simplamo, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ triển khai nhiệt tình từ phía chuyên gia Simplamo, đảm bảo đội ngũ hiểu rõ về tư duy quản trị mục tiêu và thực hành hiệu quả hàng tuần.

Mời Sếp tìm hiểu thêm về phần mềm BSC tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Là người đứng đầu doanh nghiệp, bạn không cần giỏi hết ở tất cả các mảng, nhưng có một điều chắc chắn bạn phải giỏi đó là đặt ra mục tiêu và tổ chức đội ngũ đạt được các mục tiêu đó.

Mặc dù vậy, đây vốn dĩ là việc không dễ dàng, cho dù bạn đã có một tập hợp những nhà quản lý tài năng, thế nhưng các mục tiêu vẫn không được triển khai hiệu quả, công việc luôn trong tình trạng dang dở, chậm trễ deadline, thậm chí là nhân sự rời bỏ công ty chỉ sau vài tháng.

Chưa hẳn là do đội ngũ của bạn không đủ giỏi hay không đủ nỗ lực, đằng sau đó có nguyên nhân mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Và bài viết hôm nay sẽ giúp bạn tìm ra điều đó.

1. Mục tiêu công ty không đạt, bạn đã bỏ lỡ điều gì?

Khi một mục tiêu được triển khai không hiệu quả, bạn sẽ có hàng tá các lý do để giải thích cho sự không thành công đó, nó có thể đến từ việc không giỏi lập kế hoạch, năng lực đội ngũ chưa đủ đáp ứng hoặc họ không có động lực trong công việc.

Đối mặt với thực trạng này, đa phần chúng ta sẽ lựa chọn “nâng cấp” năng lực chuyên môn trong một vài khóa học ngắn hạn hoặc ra sức tìm kiếm những nhân tài mới. Nhưng có khi nào bạn dành thời gian để suy nghĩ thật kỹ, liệu còn một lý do nào đó ẩn sâu mà mình chưa từng nghĩ đến…

Thực ra, để thực thi mục tiêu hiệu quả, đội ngũ ban lãnh đạo của bạn cần phải có năng lực thực thi mục tiêu trước đã – Đây có thể là điều bạn đã bỏ lỡ trong khi đặt quá nhiều kỳ vọng lên họ nhưng chưa tạo ra “sân khấu” để họ phô diễn tài năng.

2. Cách “nâng tầm” năng lực thực thi mục tiêu cho đội ngũ ban lãnh đạo

Khi nhắc đến việc trau dồi năng lực thực thi mục tiêu, đa phần mọi người thường liên tưởng tới các khóa học ngắn hạn về OKR, KPI hay BSC.

Bạn cử các trưởng bộ phận đi học, với hy vọng họ biết cách vận dụng và triển khai cho team của họ sau đó. Nhưng rõ ràng, chuyện đi học và áp dụng vào thực tế là hai câu chuyện hoàn toàn khác nhau, chưa kể là, khi trở về và xoay cuồng với các công việc hằng ngày, liệu các nhà quản lý của bạn còn có không gian và thời gian để biến cái họ “biết” thành kỹ năng thực sự?

Có một câu nói rất hay là,

Tức là, bạn phải để cho việc xây dựng, phân rã, đo lường và bám sát mục tiêu được diễn ra đều đặn hàng tuần, hàng quý, hàng năm. Đều đặn như cách bạn luyện tập thể thao hàng ngày vậy, cho đến khi cơ thể thực hiện được các động tác khó một cách tự nhiên, thì khi đối mặt với bất kỳ các mục tiêu thách thức nào, đội ngũ của bạn cũng biết cách phân rã và thực thi chúng một cách nhịp nhàng như hơi thở.

Và bạn biết không, đây cũng là bí quyết thành công của các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp thành công trên thế giới, điều mà doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt còn thiếu – và sẽ được Simplamo bật mí trong nội dung tiếp sau đây.

3. Giải pháp của Simplamo – 100% nỗ lực là ở thực hành giúp bạn hoàn thành 9 bước còn lại

Simplamo là phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu, kết tinh từ tư duy quản trị hiện đại thế kỷ 21, cung cấp khung vận hành bài bản và giúp đội ngũ tập trung thực thi mục tiêu hiệu quả, biến chiến lược thành hành động cụ thể.

Giải pháp của Simplamo được gói gọn trong 3 bước: Nền tảng, Khoa học và Nhịp độ

Ở bước 1, chuyên gia của Simplamo sẽ trang bị cho đội ngũ nồng cốt của bạn các kiến thức nền tảng về thực thi mục tiêu, đến từ việc định hình lại Sơ đồ trách nhiệm và xác định danh sách Mục tiêu năm, mục tiêu quý, giúp trả lời cho 2 câu hỏi đầu tiên: Chúng ta cần chinh phục mục tiêu gì và ai là người thực hiện?

Ở bước 2, Simplamo sẽ đi vào thực hành bằng cách hướng dẫn đội ngũ của bạn cách phân rã mục tiêu quý xuống cho team member, chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc và chỉ số để review tiến độ hàng tuần. Và tất cả, sẽ được thao tác ngay trên phần mềm bằng các mục tiêu thực tế ngay tại thời điểm này của công ty bạn.

Công thức xây dựng, phân rã và đo lường mục tiêu này đã được Simplamo đóng gói một cách cô đọng, đủ đơn giản và khoa học, đảm bảo dù bận rộn đến mấy, đội ngũ của bạn vẫn có thể tự thực hiện chúng.

Ở bước 3, Simplamo sẽ hướng dẫn đội ngũ cách duy trì nhịp độ thực hiện mục tiêu đều đặn thông qua khung cuộc họp hàng tuần, hàng quý – Nơi thực hành 9 bước đi quan trọng còn lại trong tiến trình chạm tới thành công.

Mục đích của cuộc họp này là để:

• Đảm bảo đội ngũ không bỏ quên mục tiêu – điều 90% doanh nghiệp mắc phải mỗi khi hoàn thành kế hoạch kinh doanh
• Định kỳ review tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh – điều mà chúng ta thường phó mặc cho đội ngũ “tự bơi”/ hoặc quá sát sao đến không còn khe hở cho sự sáng tạo và trách nhiệm
• Biết rõ khả năng & nguồn lực của bản thân và đội ngũ để xây dựng các mục tiêu tiếp theo thông minh hơn, sát hơn và nắm chắt khả năng đạt được hơn

Tìm hiểu chi tiết hơn về khung cuộc họp này

Qua các cuộc họp hàng tuần và hàng quý này, đội ngũ ban lãnh đạo của bạn sẽ biết cách lên kế hoạch thực thi sao cho khả thi nhất và mỗi khi có vấn đề cản trở, họ biết nhận diện, giải quyết và tìm đến sự hỗ trợ của bạn khi cần thiết. Như vậy, thông qua việc thực hành này, năng lực thực thi mục tiêu của đội ngũ ban lãnh đạo được hình thành và ngày một nâng cấp.

• Simplamo sẽ tập trung vào đội ngũ ban lãnh đạo của bạn trước, sau đó mới đến tầng nhân viên, vì chỉ khi mỗi người quản lý là một người thực thi mục tiêu hiệu quả, họ sẽ là người làm gương và training tốt nhất cho từng thành viên trong team của mình.

Như vậy, với Simplamo, một sân khấu phô diễn tài năng đã được dựng lên, việc của bạn là quan sát từng tiết mục được diễn ra như thế nào, phát hiện ra những tiết mục cần được cải thiện và ai là tài năng thực sự trong tổ chức của bạn.

Nếu Simplamo là công cụ bạn đang tìm kiếm để lắp vào mảnh ghép cuối cùng trong hành trình chinh phục mục tiêu của tổ chức, hãy đăng ký nhận buổi tư vấn tại đây, Simplamo rất mong có cơ hội được trò chuyện và giải đáp các kỳ vọng của bạn.

Tìm hiểu về thêm về phần mềm Simplamo phá tan mọi rào cản thực thi trong doanh nghiệp tại đây.

Cùng với chủ đề này, ngày 31/08 vừa qua, Simplamo đã tổ chức workshop “Phân rã mục tiêu kinh doanh, bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả”. Với các nội dung chính: 3 phương pháp phân rã mục tiêu từ MCKinsey (Toán học, Quy trình và Concept Doanh nghiệp như BSC,KPI,OKR), cách đặt mục tiêu đúng với vai trò của nhân sự và chia nhỏ ra thành chỉ số để đảm bảo mục tiêu được thực thi hàng tuần, chính xác, liên tục và bám sát tầm nhìn chiến lược doanh nghiệp.

Đây là một buổi workshop định kỳ dành cho khách hàng đang sử dụng phần mềm Simplamo, với mục đích trau dồi và nâng cao năng lực thực thi mục tiêu cho đội ngũ. Nếu bạn chưa sử dụng Simplamo, hãy xem buổi workshop để hiểu cách Simplamo hoạt động trong doanh nghiệp như thế nào và liệu nó có phù hợp với điều bạn đang tìm kiếm hay không.

Xem video record workshop tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Suy thoái kinh tế có thể là thời điểm khó khăn đối với bất kỳ công ty nào. Trong thời kỳ suy thoái, người tiêu dùng có xu hướng chi tiêu ít hơn, dẫn đến áp lực giảm giá, chu kỳ bán hàng kéo dài hơn và cạnh tranh khốc liệt hơn. Tất cả những diễn biến này có thể dẫn đến giảm doanh thu và lợi nhuận cũng như nguy cơ phá sản cao hơn đối với nhiều công ty. Tuy nhiên, với những chiến lược phù hợp, một công ty không những chỉ tồn tại mà còn phát triển tốt trong thời kỳ này.

Dưới đây là 10 lời khuyên có thể giúp một công ty duy trì hoạt động và trở nên mạnh mẽ hơn:

1. Tối ưu hóa hoạt động và P&L của bạn.

Một trong những điều đầu tiên mà một công ty nên làm trong thời kỳ suy thoái kinh tế là xem xét kỹ báo cáo thu nhập và xem xét tối ưu hóa hoạt động của mình. Điều này có thể bao gồm giảm một số chi phí hoặc đóng băng các ngành nghề kinh doanh không có khả năng mang lại hiệu quả trong thời kỳ nền kinh tế khó khăn hơn. Bằng cách đó, một công ty có thể duy trì lợi nhuận và có đủ tiền mặt để đầu tư vào các lĩnh vực khác và cải thiện lợi nhuận hoặc ít nhất là có một vị thế vững chắc hơn.

2. Duy trì bảng cân đối kế toán vững mạnh.

Sau khi tối ưu hóa báo cáo lãi lỗ (P&L), ban quản lý nên xem xét lại bảng cân đối kế toán để có một nền tảng tài chính vững chắc. Tức là có một khoản dự trữ tiền mặt lành mạnh và một bảng cân đối gọn gàng. Dự trữ tiền mặt là điều cơ bản vì yêu cầu về vốn lưu động có thể sẽ tăng lên do các khoản phải thu tăng lên và doanh thu có khả năng giảm. Một bảng cân đối mạnh nói chung có thể làm cho công ty ổn định hơn. Nó cũng sẽ cho phép một công ty được vay tiền, điều này có thể hữu ích cho việc đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng trong thời kỳ suy thoái kinh tế.

3. Đầu tư vào tiếp thị và bán hàng.

Mặc dù việc chi tiền cho hoạt động tiếp thị và bán hàng trong thời kỳ suy thoái là khá phi logic, nhưng đó thực sự có thể là một bước đi thông minh. Bằng cách tiếp tục đầu tư vào những lĩnh vực này, một công ty có thể duy trì khả năng hiển thị và giữ cho thương hiệu của mình luôn ở trong tâm trí khách hàng. Điều này có thể giúp một công ty duy trì hoặc thậm chí tăng thị phần của mình trong thời kỳ suy thoái kinh tế, vì một số đối thủ cạnh tranh có thể sẽ không làm được điều đó.

4. Áp dụng mô hình kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm.

Đây là lý do tại sao tiền đề “khách hàng luôn đúng” đã trường tồn với thời gian. Đưa ra quyết định bạn tin là tốt nhất mà không xem xét những quyết định đó ảnh hưởng đến khách hàng của bạn như thế nào là một công thức dẫn đến thảm họa. Việc thu hút khách hàng mới tốn kém hơn nhiều so với việc giữ chân họ. Dịch vụ chất lượng tốt sẽ chống lại suy thoái kinh tế và chi phí để thực hiện điều đó sẽ mang lại lợi nhuận khi nền kinh tế mạnh trở lại.

5. Có kế hoạch đối phó với sự thay đổi.

Sự tiến hóa hoặc các cuộc cách mạng sẽ luôn xảy ra và không có gì là cố định mãi mãi. Vậy nên, có một kế hoạch chắc chắn để đối phó với sự thay đổi của môi trường kinh doanh sẽ đảm bảo bạn không đưa ra những quyết định vội vàng. Hãy lắng nghe nhu cầu thực tế của khách hàng, các phản hồi từ thị trường, điều chỉnh kế hoạch và thực hiện các hành động tích cực để vượt lên trên đối thủ cạnh tranh.

6. Theo dõi sự cạnh tranh.

Trong thời kỳ suy thoái kinh tế, các công ty nên theo dõi chặt chẽ sự cạnh tranh. Điều này có nghĩa là theo dõi giá cả, chiến lược tiếp thị và các hoạt động khác của đối thủ để hiểu cách họ đối phó với suy thoái. Sau đó, các công ty có thể sử dụng thông tin này để phát triển các chiến lược của riêng mình nhằm duy trì tính cạnh tranh, vì thị trường có thể sẽ trở nên khá năng động sau đó.

7. Trong mọi khó khăn đều ẩn chứa cơ hội.

Một nền kinh tế khó khăn đang làm cho việc bán hàng trở nên khó khăn, điều đó không có nghĩa là mọi hy vọng sẽ bị mất. Hãy tìm ra cách tốt nhất để làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trở thành nhu cầu thay vì mong muốn. Xác định sự dư thừa và loại bỏ sự cồng kềnh, sau đó tìm hiểu xem các đối thủ cạnh tranh đang định vị bản thân như thế nào.

Trong thời gian ngắn có thể khó khăn, nhưng nhìn vào những điểm sáng và xác định các lĩnh vực thành công sẽ mang lại cơ hội phát triển mà có thể đã bị bỏ qua.

8. Dream, diversify and never miss an angle – Walt Disney.

(Tạm dịch: Ước mơ, đa dạng hóa và không bỏ sót cơ hội)

Câu châm ngôn kinh doanh này rất lý tưởng để giúp các công ty vượt qua các điều kiện kinh tế khó khăn. Có một tầm nhìn về nơi bạn nhìn thấy doanh nghiệp của mình vượt qua thời kỳ suy thoái và bảo rằng bạn có đơn vị lưu kho (SKU) hoặc dòng sản phẩm cho nhiều ngành hoặc thị trường khác nhau.

Hãy tìm kiếm những cơ hội xuất hiện, đơn giản chỉ vì thế giới đã bị đảo lộn. Thật dễ dàng để đứng yên khi mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp, nhưng sức mạnh và sự nhanh nhẹn có được trong thời gian thử thách sẽ đảm bảo công ty của bạn có vị thế tốt hơn trong dài hạn.

9. Thế mạnh của dự án.

Bản chất của kinh doanh là đi theo chu kỳ. Khi hiểu rõ nó, chúng ta sẽ biết rằng khó khăn rồi sẽ qua và tương lai sáng lạng sẽ tới, do đó các nhà lãnh đạo đừng tạo thêm hoảng loạn và sợ hãi trong tổ chức, vì điều này dễ gây nên ảnh hưởng xấu và dẫn đến một lời tiên tri về sự diệt vong sẽ ứng nghiệm.

Hãy hành động với cùng một thái độ tích cực trong cả thời điểm thuận lợi và khó khăn. Truyền thông lại các kỳ vọng và mục tiêu, cập nhật thông tin cho nhân viên để những lời đàm tiếu và lo lắng không làm hỏng các nỗ lực. Sự tự tin có tính lan truyền và sẽ khuyến khích tinh thần đồng đội để vượt qua những giai đoạn khó khăn đồng thời trở nên xuất sắc khi mọi thứ đang đi lên trở lại.

10. Có kế hoạch thoát khỏi suy thoái.

Cuối cùng, điều quan trọng là các công ty phải có một kế hoạch rõ ràng để thoát khỏi suy thoái kinh tế. Điều này có nghĩa là phải có sẵn một chiến lược để quay trở lại tăng trưởng và sinh lời sau khi thời kỳ suy thoái kết thúc. Ví dụ, một công ty có thể cần đầu tư thêm thiết bị hoặc thuê thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu gia tăng. Ngoài ra, một công ty có thể cần phải điều chỉnh chiến lược định giá hoặc tiếp thị của mình để phù hợp với môi trường kinh tế sau suy thoái.

—

Hầu hết những lời khuyên đưa ra ở trên chỉ đơn giản là đưa mọi người trở về với những điều cơ bản mà nhiều công ty thường đi chệch hướng theo thời gian khi không phải đối mặt với những khó khăn kinh tế. Bằng cách bám sát kế hoạch, chấp nhận thay đổi, đầu tư vào nhân viên và lắng nghe khách hàng, các công ty có thể đảm bảo rằng họ sẽ không những tồn tại trong bất kỳ điều kiện kinh tế nào mà còn phát triển hơn nữa.

Tác giả: Boyan Ivanov – Cofounder & CEO StorPool từ 2011 và là Thành viên Hội đồng Forbes. Bài viết được đăng trên trang Forbes.com vào tháng 02/2023.

Tác giả Boyan Ivanov đã liệt kê ra 10 chiến lược quan trọng để giúp doanh nghiệp vượt qua thời kỳ suy thoái, tuy thế để áp dụng các chiến lược này vào thực tế doanh nghiệp, một buổi nói chuyện chung chung không hồi kết chắc chắn sẽ không mang đến kết quả gì. Chỉ khi biến chúng thành các hành động cụ thể và hoàn thành nó mỗi ngày thì chiến lược mới thật sự phát huy tác dụng.

Đọc thêm bài viết “10 thay đổi quan trọng nhất mà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay phải đối mặt” tại đây.

Simplamo – Công cụ biến chiến lược kinh doanh thành hành động, tập trung năng lượng đội ngũ vượt qua khó khăn

“Lửa thử vàng, gian nan thử sức” – nếu khó khăn là không thể tránh khỏi, người thức thời ắt hẳn sẽ dùng cơ hội này để làm 3 điều quan trọng:

• Đánh giá lại hiện trạng của tổ chức: xem xét đâu là thế mạnh thực sự, những sản phẩm/dịch vụ hay thị trường không còn tiềm năng phải bỏ lại phía sau để con thuyền có sức vượt qua giông bão.
• Xác định 3-5 mục tiêu mang tính sống còn để tập trung thực hiện ngay và trong ngắn hạn từ 1 đến 3 tháng tới. Thời điểm này chúng ta sẽ khó bàn tới tầm nhìn dài hạn vì bất kể sự thay đổi nào sau suy thoái cũng là không thể lường trước được, mặt khác, có quá nhiều mục tiêu rời rạc hoặc mang tính “làm màu” chỉ làm bạn tiêu hao nguồn lực nhanh hơn.
• Lựa chọn những con người phù hợp: khó khăn sẽ cho ta nhìn rõ những chiến binh có sức bền và đủ bản lĩnh để tiếp tục đồng hành. Đây là những người xứng đáng được trân trọng và đặt tiền đề cho một thế hệ sau được lựa chọn kỹ càng hơn.

Nếu đây là 3 điều bạn tâm đắc, phần còn lại của bài viết chính là giải pháp dành cho bạn. Giải pháp đến từ Simplamo và đang được hơn 200.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng để làm điều quan trọng:

1. Quay trở về với đội ngũ và đặt ra các mục tiêu cụ thể:

Đội ngũ vẫn là tài nguyên quý giá nhất mà mỗi doanh nghiệp có được, hãy tận dụng sức mạnh từ họ và sự đồng lòng chính là phát súng mở đầu cho việc khai phá sức mạnh nội tại. Các nhà lãnh đạo đừng bỏ quên điều này mà âm thầm tự đưa ra mọi quyết định không rõ lý do. Hãy nhớ rằng: “Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng nhau”.

Và để có được sự đồng lòng, hãy tập trung đội ngũ ban lãnh đạo trong một cuộc họp lớn. Tại đây chủ doanh nghiệp và những nhân sự cốt lõi cùng nhau nhìn lại hiện trạng của tổ chức và thảo luận các kế hoạch ngắn hạn trong 1-3 tháng tới. Đầu ra buổi họp này là đội ngũ ban lãnh đạo có chung một cách hiểu về thực trạng của doanh nghiệp, đồng ý với 3-5 mục tiêu quan trọng và xử lý hiệu quả các vấn đề “nặng ký”.

Công cụ Simplamo hỗ trợ: Khung cuộc họp quý trên phần mềm Simplamo với 7 phần quan trọng diễn ra trong 01 ngày làm việc. Tìm hiểu khung cuộc họp này.

Ban lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức cuộc họp quý trên Simplamo

2. Làm rõ mục tiêu của bạn và cho đội ngũ biết điều bạn kỳ vọng

Các mục tiêu sẽ không thể tự hoàn thành nếu chỉ có một cái tên và một cái deadline, bạn cần chia nhỏ mục tiêu này thành các bước cụ thể để người thực hiện biết bắt đầu từ đâu và kết quả đầu ra bạn mong muốn là gì. Thời gian đầu việc chia nhỏ mục tiêu này sẽ được thực hiện bởi các leader/trưởng bộ phận, sau đó, nhân viên sẽ tự thực hiện dựa trên kinh nghiệm và các mẫu được thiết lập trước đó.

Lấy ví dụ từ 10 chiến lược của Boyan Ivanov, nếu đội ngũ bạn quyết định chọn chiến lược số 4 – Áp dụng mô hình kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm để vượt qua khó khăn. Vậy các mục tiêu cụ thể cho chiến lược này là gì, đầu ra trông như thế nào và chúng bao gồm các bước hành động là gì? Đây là lúc bạn biến chiến lược thành những hành động cụ thể.

Công cụ xây dựng mục tiêu từ chiến lược của Simplamo:

Mô tả mục tiêu và kỳ vọng cụ thể để đội ngũ có cùng chung cách hiểu

Chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc công việc cụ thể để đội ngũ biết bắt đầu từ đâu

Các mục tiêu càng SMART càng đảm bảo khả năng hoàn thành, lưu ý nhỏ trong giai đoạn này là hãy tập trung vào các mục tiêu có thể đạt được thay vì các mục tiêu tham vọng. Vì các mục tiêu tham vọng đặt ra trong thời kỳ khó khăn sẽ tạo cảm giác không thực tế và khiến nhân viên dễ từ bỏ.

3. Xác định các chỉ số đo lường sức khỏe hàng tuần

Chúng là các chỉ số đảm bảo đội ngũ của bạn đang hoạt động nhịp nhàng, đều đặn, có sự tập trung và đi đúng hướng. Các chỉ số này có thể là doanh thu bán hàng hàng tuần, số đơn hàng được giao hàng tuần hoặc số lỗi phát sinh trong tuần. Giống như một chiếc máy bay đang bay trên bầu trời, cơ trưởng có một bảng các chỉ số quan trọng về nhiên liệu, hướng gió, tốc độ bay,… để đảm bảo máy bay đi đúng hướng và đúng lộ trình. Bất kỳ một chỉ số nào bị “lệch nhịp” cũng là điềm báo để cơ trưởng có phương án xử lý ngay trước khi quá muộn.

Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn quan sát những chỉ số nào để nắm chắc mọi hoạt động trong tay và có cơ sở để đưa ra quyết định trong ngắn hạn đúng đắn nhất?

Bảng chỉ số sức khỏe hàng tuần (scorecard) từ Simplamo:

Quá nhiều các chỉ số sẽ là một sai lầm tai hại, vì khi đó, cả bạn và đội ngũ đều không biết tập trung vào đâu. Khi bị giới hạn bởi nguồn lực và thời gian, hãy cho đội ngũ của bạn biết đây là 5-7 chỉ số quan trọng nhất mà bạn muốn theo dõi hàng tuần, và chúng ta sẽ cùng nỗ lực hết mình để đạt được nó.

4. Bí quyết để mọi hành động thực sự diễn ra là gặp gỡ nhau định kỳ

Bạn có chắc các mục tiêu/chỉ số đưa ra được thực hiện đều đặn và kỷ luật bởi đội ngũ, bạn đã quá quen với tình trạng “nước tới chân mới nhảy”, bạn không muốn tình trạng này xảy ra nhưng cũng không thể suốt ngày đi theo chân đội ngũ hỏi công việc đang tới đâu. Vì bản thân bạn – một chủ doanh nghiệp, chắc chắn còn bận rộn hơn đội ngũ rất nhiều lần.

Vậy, hãy gặp gỡ nhau định kỳ hàng tuần để review mục tiêu và chỉ số. Chỉ bằng một việc đơn giản nhưng giúp bạn giải quyết hàng tá rắc rối sau đó:

• Đảm bảo đội ngũ luôn ưu tiên mục tiêu/chỉ số và tập trung hoàn thành liên tục
• Họ sẽ kỷ luật và trách nhiệm hơn trong công việc vì không chỉ bạn “review” mà các đồng nghiệp khác của họ sẽ cùng “review”
• Nhận diện ngay các vấn đề phát sinh trong tuần và xử lý kịp thời, cả khách quan từ bên ngoài và chủ quan từ đội ngũ
• Kịp thời điều chỉnh kế hoạch trước khi quá muộn: không có gì chắc chắn kế hoạch của bạn sẽ luôn luôn đúng trong mọi thời điểm, vậy nên gặp gỡ nhau để đánh giá và phân tích sẽ giúp bạn đỡ phải đi quá “xa”
• Lắng nghe mọi phản hồi của nhân viên và khách hàng, có rất nhiều luồng thông tin xuất hiện trong và ngoài doanh nghiệp nhưng chúng sẽ không thể nào đến tai của bạn hết được, và cuộc họp chính là lúc bạn gom mọi người lại để nghe đầy đủ các phản hồi trong tuần
• Nhận diện những người không phù hợp và lệch nhịp với tổ chức, bằng một cách nhanh chóng (chỉ sau vài lần tổ chức họp tuần) bạn sẽ phát hiện ra những thành viên “bất tuân thủ”, hay bàn ra và không cùng hướng đi với phần còn lại

Và đây chính là khung cuộc họp tuần định kỳ trên Simplamo, đảm bảo mọi hành động đang diễn ra và loại bỏ tất cả các chướng ngại trên đường đi của bạn:

Hãy đều đặn tổ chức cuộc họp tuần với ban lãnh đạo của bạn (các trưởng bộ phận), sau đó từng trưởng bộ phận lại tổ chức cuộc họp tuần với team của họ. Việc này đảm bảo luồng thông tin được truyền tải xuyên suốt và hai chiều trong tổ chức. Một tổ chức làm việc nhịp nhàng và năng suất sẽ hình thành sau 3-4 tuần tổ chức cuộc họp này. Đây là bí quyết mà đối thủ cạnh tranh chắc chắn sẽ không nói cho bạn biết.

5. Có thể bạn cần vào lúc này: tinh gọn sơ đồ tổ chức và sắp xếp lại nhân viên

Đây có lẽ là phần khiến cho bạn đau đầu nhất và không muốn thực hiện, nhưng “hiện thực” lại không để cho bạn từ chối nó. “Trong mọi khó khăn đều ẩn chứa cơ hội” – Các quyết định bạn đưa ra thời điểm này có thể khó khăn nhưng nó chính là bước ngoặt để mở ra những điều tuyệt vời hơn. Hãy tin vào hành động của mình như chính đội ngũ tin vào sự dẫn dắt của bạn. Một buổi nói chuyện tinh tế và đầy tình cảm có thể giúp bạn vượt qua 36 giờ đau khổ khi chia tay những nhân sự từng gắn bó. Còn bây giờ hãy bắt tay từ những bước chân đầu tiên.

Sau khi bạn đã loại bỏ những thứ thừa thải trong tổ chức và xác định các mục tiêu quan trọng cần thực hiện, việc còn lại là bạn cần xác định những nhân sự nào thực hiện điều này sao cho tối ưu chi phí và hiệu quả nhất. Tất nhiên, sẽ rất tuyệt vời nếu nguồn lực của bạn tốt để cầm cự trong một thời gian dài, nếu không, chính lúc này bạn phải đưa ra các quyết định khó khăn.

Tiếp theo, với những nhân sự còn lại, hãy đặt họ lên một sơ đồ tổ chức mới đã được tinh gọn và phù hợp nhất với sự phát triển “ngay tại thời điểm hiện tại” của bạn. Đặt vào đó, mỗi vị trí tối đa 5 vai trò quan trọng nhất, với 5 vai trò này mỗi nhân sự sẽ biết họ cần tập trung vào điều gì. Và khi tất cả mọi người đều thấy 5 vai trò của nhau, họ sẽ trách nhiệm hơn và phát huy năng lực tốt hơn – cộng thêm một điểm sức mạnh cho tổ chức của bạn trong thời gian này.

Và ở Simplamo, chúng được gọi là Sơ đồ trách nhiệm:

Cuộc họp như nói ở trên là một trong những cách để bạn nhận ra cộng sự đồng hành tuyệt vời và mời những người không phù hợp lên chuyến xe khác. Các công cụ của Simplamo luôn kết nối với nhau và phục vụ cho nhau, không có công cụ nào được tạo nên một cách thừa thãi cả – và đó chính là cách mà một doanh nghiệp tối ưu hiệu suất hoạt động.

Trên đây là 5 bước đầu tiên để bạn vận dụng tốt các chiến lược, bám sát kế hoạch, tập trung vào con người và lắng nghe khách hàng hiệu quả nhất. Simplamo vẫn còn những công cụ diệu kỳ khác mà khi khám phá ra bạn sẽ thấy chúng tăng cường nội lực của bạn một cách logic và bài bản đến không ngờ. Vậy hãy đăng ký trải nghiệm tính năng Simplamo ngay tại đây để khoác bộ giáp mạnh mẽ lên tổ chức và bước từng bước chân vững chắc vượt qua cơn giông này.

Bạn sẽ không ngờ tới những gì chờ đón bạn sau cơn cuồng phong, có thể là siêu lợi nhuận hoặc là doanh nghiệp dẫn đầu ngành. Còn bây giờ, hãy “sinh tồn”! Chúc bạn thành công^^

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1. Phần mềm OKRs là gì?

Quản trị theo mục tiêu OKR là gì? (Objectives and Key Results): là một trong những phương pháp quản trị hiệu suất dùng để xác định, theo dõi và đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu trong tổ chức. OKR được phát triển bởi Andy Grove, CEO của Intel và được thực hiện rộng rãi bởi John Doerr, một nhà công nghệ hàng đầu.

Phần mềm OKRs là một công cụ giúp doanh nghiệp triển khai, theo dõi, đánh giá và đo lường mục tiêu trong tổ chức. Một số phầm mềm OKR nổi tiếng: Perdoo, Lattice, Simplamo, VNOKR, Base Goal,…

2. TOP 2 phần mềm quản lý OKRs trên thế giới

2.1 Phần mềm OKRs Lattice

Lattice – Phần mềm quản trị mục tiêu hàng đầu của Mỹ về đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên báo cáo tổng quan và sự hỗ trợ mạnh mẽ của công cụ OKR & Goal. Các tính năng nổi trội của Lattice tập trung vào yếu tố con người, trao đổi 1:1, gắn kết đội ngũ và biểu dương khen thưởng. Với Lattice doanh nghiệp dễ dàng xây nên lộ trình nhân sự rõ nét với đầy đủ các công cụ giúp kết nối – thực thi và phát triển nhân sự.

Điểm mạnh: Song song với việc theo dõi và đo lường mục tiêu, Lattice tập trung nhiều vào khía cạnh con người. Lattice giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng, xây dựng cho nhân viện lộ trình phát triển nghề nghiệp và mạnh mẽ ở khía cạnh thu hút và giữ chân nhân tài. Lattice cho phép theo dõi sự nghiệp của bất kỳ cá nhân nào cũng như liên kết với sự phát triển của tổ chức.

Điểm yếu: Doanh nghiệp phải trả các mức giá tăng dần để sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên Lattice. Các tính năng khá phức tạp và đòi hỏi phải cập nhật dữ liệu thường xuyên.

Phù hợp: Các doanh nghiệp đã phát triển ổn định, có văn hóa cởi mở hiện đại, muốn tập trung xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nhân tài.

Xem thêm: So sánh Simplamo vs Lattice

2.2 Phần mềm OKRs Perdoo

Perdoo là một phần mềm quản lý OKR giúp các tổ chức xây dựng, theo dõi và đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Perdoo có một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, cung cấp các công cụ để giúp người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý các mục tiêu. Người dùng có thể tạo các mục tiêu chính và các kết quả cụ thể, và theo dõi từng tiến độ của các OKR thông qua các biểu đồ và báo cáo.

Điểm mạnh: Perdoo giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát các họat động diễn ra trong tổ chức trên cùng một nền tảng. Bên cạnh đó, việc cập nhật lộ trình thường xuyên giúp cho việc theo dõi số liệu trở nên trực quan hơn, mang tính định hướng hơn.

Điểm yếu: Perdoo có một giá khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này có thể là một rào cản đối với đối với một số tổ chức. Có một số đánh giá cho rằng Perdoo cung cấp nền tảng triển khai OKR có tư duy khá “rộng” làm doanh nghiệp mất một khoảng thời gian dài để tìm hiểu và thích nghi.

Phù hợp: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

3. TOP 3 phần mềm OKRs thông dụng tại Việt Nam

3.1 Phần mềm OKRs Simplamo phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam và Quốc Tế

Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Mỹ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI. Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hằng năm.

Điểm mạnh: Simplamo cung cấp góc nhìn từ tổng quan đến chi tiết, có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn và khung vận hành mẫu, dễ áp dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, có hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng. Với hai ngôn ngữ là Tiếng Anh và Tiếng Việt.

Điểm yếu:  Chưa tập trung vào quy trình làm việc, tính năng này sẽ được phát triển trong thời gian tới

Phù hợp: Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ 10 – 250 nhân sự, mong muốn có một cấu trúc chuẩn và hiệu suất cao để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.

3.2 Phần mềm Base Goal

Base Goal là một phân hệ trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện của Base.vn. Base Goal hỗ trợ việc phân rã & báo cáo mục tiêu, thích hợp để theo dõi & đánh giá KPI nhân viên. Base Goal cung cấp cho người dùng một góc nhìn tổng quan với giao diện “cây mục tiêu” được phân cấp rõ ràng.

Điểm mạnh: Base Goal giúp quản lý thuận tiện trong giao việc và theo dõi nhân viên của mình, Base Goal kết nối với nhiều ứng dụng khác giúp quản lý đồng thời kiểm soát dự án và quy trình. Ngoài ra, Base Goal cũng có một mức giá hợp lý cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Điểm yếu: Việc kết nối với nhiều ứng dụng khác vừa là điểm mạnh, đồng thời cũng là điểm yếu khi vô tình mang đến sự phức tạp, buộc nhân viên phải dành nhiều thời gian thao tác trên phần mềm, bỏ qua các công việc quan trọng. Bên cạnh đó, Base Goal cũng cung cấp khá nhiều tùy chọn (về chu kỳ, metric) không có công thức thiết lập chuẩn, gây khó khăn trong việc áp dụng đồng bộ và người mới bắt đầu.

Phù hợp: Base Goal phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn giao mục tiêu và theo sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên.

Xem thêm: So sánh Simplamo vs Base 

3.3 Phần mềm VNOKRs

VNOKRS chỉ tập trung vào OKR như đúng tên gọi của mình, không gây xao nhãng và đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc quan trọng của OKR. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều phương pháp quản trị khác để xây dựng nền tảng và cách phối hợp làm việc hiệu quả, bổ sung các mảng còn thiếu của VNOKRS.

Điểm mạnh: Giúp doanh nghiệp theo sát việc triển khai OKR trong tổ chức

Điểm yếu: VNOKR chỉ có OKR đơn lẻ, không có bảng chỉ số theo sát và đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục, hiệu quả. Ngoài ra, việc áp dụng VNOKR cũng gây mất thời gian trong các cuộc họp checkin 1-1 nếu doanh nghiệp có đông nhân sự.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Xem thêm: So sánh Simplamo vs VNOKRS

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp

Một số tiêu chí khi lựa chọn phần mềm OKRs cho doanh nghiệp:

• Mục tiêu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình trong việc áp dụng phần mềm OKR. Mỗi phần mềm OKR có các điểm mạnh khác nhau và sẽ hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp khi họ biết mình tập trung vào điều gì tại thời điểm hiện tại.
• Quy mô nhân sự và độ phức tạp trong cơ cấu: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hiệu suất làm việc cao, tối ưu chi phí và sự linh hoạt trong vận hành, một phần mềm OKR với sự đơn giản trong thao tác và dễ áp dụng đồng bộ có thể là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, các doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn, phức tạp (>250 nhân sự), bên cạnh phần mềm OKR doanh nghiệp nên sử dụng thêm các phần mềm giao việc, quy trình khác để mang đến hiệu quả toàn diện.
• Khả năng đáp ứng của đội ngũ: Khi có một đội ngũ nhân sự khá đa dạng về trình độ, tuổi tác hoặc mới áp dụng OKR lần đầu, doanh nghiệp nên tìm một phần mềm OKR có sẵn công thức chuẩn, chung nhất để áp dụng đồng bộ trong tổ chức, dễ mang đến kết quả nhanh hơn so với các phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn.
• Sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia: Mặc dù OKR không quá mới, có nhiều khóa học và tài liệu viết về OKR, nhưng để áp dụng đồng bộ, liên kết và phân rã mục tiêu phù hợp, sự hỗ trợ của chuyên gia triển khai sẽ là một điểm cộng rất lớn.
• Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện phần mềm cũng là yếu tố quan trọng để tăng độ yêu thích của đội ngũ nhân sự với phần mềm. Trong đó, các điểm quan trọng bao gồm: giao diện cung cấp đầy đủ các góc nhìn tổng quan & chi tiết, sự logic – mượt mà trong các thao tác, tập trung vào các tính năng quan trọng và dễ dàng nhập, xuất dữ liệu.

5. Điểm khác biệt mang tính đột phá khi triển khai OKR trên Simplamo

5.1 Triển khai OKR kết hợp KPI, xây dựng hệ thống quản trị toàn diện trong doanh nghiệp

Song song với việc giúp doanh nghiệp triển khai OKR, Simplamo tích hợp việc triển khai KPI trên phần mềm (gọi là các chỉ số Scorecard). Bảng chỉ số Scorecard hàng tuần là giải pháp hoàn thiện cho mô hình OKR hiện tại (khi OKR chỉ tập trung vào các kết quả then chốt mà không có các chỉ số đo lường hàng tuần để đảm bảo công việc đang diễn ra đều đặn và đúng tiến độ).

Thay vì cung cấp các chức năng tùy chỉnh không tuân thủ theo bất kỳ tư duy hay nguyên tắc nào, tùy thuộc vào cảm tính của mỗi người, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi mục tiêu dựa trên tư duy quản trị hiện đại, khoa học và tất cả đều có chủ đích:

• Mục tiêu được phân rã khoa học từ Bảng tầm nhìn của doanh nghiệp. Trên Simplamo, Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng chỉ với 8 phần cốt lõi.
• Tư duy “tập trung vào điều quan trọng” giúp đội ngũ tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng tại mỗi thời điểm. Mỗi cá nhân có tối đa 3 mục tiêu quý và doanh nghiệp có tối đa 7 mục tiêu quý, giúp phát huy tối đa năng lực đội ngũ, hạn chế các công việc nữa vời.
• Tích hợp sẵn phương pháp xây dựng mục tiêu Smart cùng với các tính năng gợi ý thông minh.
• Mục tiêu sau khi xây xong sẽ được phân rã thành các cột mốc – đo lường từng tiến trình thực thi mục tiêu cụ thể.
• Chỉ số scorecard đo lường sức khỏe của doanh nghiệp hàng tuần: giúp doanh nghiệp xây dựng riêng cho mình bảng chỉ số cốt lõi, dễ dàng đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện nhanh chóng các vấn đề xảy ra trong tổ chức.

Tìm hiểu Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tại đây.

5.2 Sơ đồ trách nhiệm xây dựng một nền móng vững chắc để mọi người cam kết và trách nhiệm hơn với mục tiêu

Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc mang lại sự rõ ràng về vai trò cho mỗi cá nhân về các mục tiêu được giao, mỗi mục tiêu được chỉ định người đảm nhận cụ thể và: đúng người, đúng trách nhiệm. Bên cạnh đó sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo thể hiện rõ: người chịu trách nhiệm đảm nhận tại vị trí, cùng với 5 chức năng – công việc cần làm, giúp tất cả các thành viên đều rõ ràng ở trách nhiệm trong mỗi vị trí. Điều này giúp loại bỏ sự lẫn lộn và chồng chéo vai trò trong quá trình thực thi mục tiêu.

5.3 Kiên trì với khung cuộc họp hàng tuần giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh bại mục tiêu đã đề ra

Không chỉ xoay quanh ở vấn đề xây dựng mục tiêu, doanh nghiệp cần chú trong chặt chẽ đến từng tiến trình thực thi để mọi thứ đạt được như kỳ vọng.

Hầu hết các phần mềm OKRs hiện nay trên thị trường đều có thể giúp sếp đo lường tiến trình thực thi của đội ngũ. Tuy nhiên có một điểm yếu đó chính là không có yếu tố giúp toàn bộ đội ngũ cam kết, và việc “đo lường” có thật sự đang diễn ra đều đặn? Rằng mọi người có đang ý thức và trách nhiệm với mục tiêu hàng ngày hay thực tế đội ngũ của sếp thả trôi mọi thứ.

Đây chính là lý do vì sao sếp cần khung cuộc họp tuần và đây là công cụ quan trọng để doanh nghiệp liên kết toàn bộ quá trình thực thi của doanh nghiệp. Khung cuộc họp trên Simplamo sẽ giúp sếp theo dõi từng tiến trình thực thi mục tiêu và giải quyết vấn đề liên tục. Quá trình này sẽ giúp sếp không bỏ sót mục tiêu, kịp thời theo dõi các vấn đề, nhận được sự thảo luận và phản hồi liên tục của đội ngũ về việc thực thi mục tiêu.

Khung cuộc họp tuần trên Simplamo bao gồm:

1. Chi sẻ tin tốt
2. Rà soát chỉ số
3. Rà soát mục tiêu
4. Phản hồi
5. Danh sách hành động
6. Vấn đề cần giải quyết
7. Kết luận

Để tìm hiểu chi tiết về khung cuộc họp tuần trên Simplamo mời sếp nhấn vào link tại đây

5.4 Tính năng đơn giản, dễ áp dụng phù hợp SME triển khai OKR và KPI thành công

Việc triển khai OKR, kết hợp KPI đơn giản với các tính năng dễ dàng thao tác. Bên cạnh đó phần mềm đã setup sẵn hệ tư duy quản trị giúp nâng tầm lãnh đạo, năng lực quản lý của mọi thành viên.

Đơn giản vì giúp doanh nghiệp đi từ những gì cốt lõi nhất chính là tầm nhìn – cô đọng tầm nhìn thành 2 trang giấy trên Simplamo. Bên cạnh đó đơn giản hơn cơ cấu của tổ chức thông qua “Sơ đồ trách nhiệm”, cung cấp một cái nhìn “rõ ràng” hơn ở các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong doanh nghiệp. Giúp đội ngũ không ngừng tập trung mục tiêu quan trọng cùng với đo lường các chỉ số sức khỏe doanh nghiệp hàng tuần.

Simplamo đơn giản, nhưng không dễ dàng sử dụng vì cần có tư duy, quá trình sử dụng Simplamo doanh nghiệp sẽ được các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm Coaching tư duy & thao tác sử dụng phần mềm.

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Sếp luôn có những ý tưởng tuyệt vời và đầy triển vọng cho doanh nghiệp, thế nhưng một kế hoạch kinh doanh tốt cũng sẽ bị đánh bại nếu có nhiều lỗ hổng trong quá trình thực thi. Ở nhiều trường hợp, thách thức không nằm ở việc xây dựng một chiến lược tốt, mà ở chỗ làm thế nào để biến chiến lược đó thành hiện thực.

Bài viết “Rút ngắn khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi chiến lược” sẽ giúp chủ doanh nghiệp phát hiện những nút thắt trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh và đi sâu vào quá trình thực thi mục tiêu của đội ngũ.

Để biến giấc mơ của sếp thành sự thật là một chặng đường dài, sẽ có những ngày mọi thứ không diễn ra như điều sếp muốn, hoặc đội ngũ đi chệch hướng so với dự định ban đầu. Thì đây là lúc sếp nhìn lại kế hoạch của mình, và cân bằng đội ngũ trong quá trình thực thi mục tiêu. Sau đây là cách Simplamo hướng dẫn sếp một lần nữa review lại kế hoạch và công việc thực thi của đội ngũ.

1. Đầu tiên, sếp hãy đặt câu hỏi: Tầm nhìn, chiến lược của sếp có được “gửi gắm” một cách rõ ràng hay không?

“Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn không được viết ra, thì thực sự bạn không có kế hoạch kinh doanh. Thay vào đó, bạn chỉ có một giấc mơ, một tầm nhìn, hoặc có thể là một cơn ác mộng.” – từ sách Binh Pháp Tôn Tử

Sếp là một người không thiếu tầm nhìn và đầy chiến lược, hay chúng đã là thế mạnh sẵn có của sếp… Thế nhưng, chúng có được viết ra cho toàn bộ đội ngũ nhìn thấy?

Thực tế việc truyền đạt tầm nhìn thường bị lờ đi bởi sếp luôn có nhiều công việc hằng ngày quan trọng. Tuy nhiên, để nhân viên đóng góp tối đa cho công việc và luôn vì lợi ích chung của tổ chức, việc truyền thông tầm nhìn sẽ giúp nhân viên luôn hiểu rõ về định hướng của người làm chủ, đây là điều rất cần thiết. Việc “viết” ra sẽ làm rõ nét bức tranh của doanh nghiệp, đặc biệt để đội ngũ “hiểu” những gì sếp đang nghĩ – chiến lược trong đầu của mình và biết được điều bản thân cần phải làm khi là thành viên thuộc về tổ chức.

Các doanh nghiệp vận hành trên Simplamo sử dụng tính năng “Tầm nhìn” để viết ra định hướng mà công ty muốn theo đuổi. Tính năng Tầm nhìn giúp sếp cô đọng các yếu tố: Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, mục tiêu 10 năm, chiến lược marketing, mục tiêu 3 năm.

Mời sếp đọc thêm bài viết ” Tầm nhìn là gì? Hướng dẫn xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp 2024″ tại đây.

2. Thứ 2, đội ngũ có cùng tham gia vào quá trình phân rã kế hoạch kinh doanh?

Sếp là người gánh vát tất cả mọi thứ, từ việc xây dựng, phân rã cho đến việc giao mục tiêu cho từng cá nhân. Nhưng sau khi làm tất cả mọi thứ, quá trình từ lập kế hoạch và thực thi mục tiêu của đội ngũ còn gặp nhiều khó khăn, đội ngũ cũng không ý thức được trách nhiệm của mình. Bằng cách để đội ngũ cùng tham gia vào quá trình phân rã mục tiêu sẽ cho nhân viên cảm thấy được đóng góp nhiều hơn vào sự thành công của công ty, và sẵn sàng đưa ra những quan điểm cá nhân của mình, tạo nên một tinh thần hợp tác, cam kết với mục tiêu được xây dựng.

3. Sau khi phân rã mục tiêu, bước tiếp theo sếp cần đội ngũ đảm nhận chúng, nhưng sếp cần chú trọng đến vấn đề “đúng người, đúng trách nhiệm”

Sơ đồ trách nhiệm là nền tảng để giúp sếp giao việc “đúng người, đúng trách nhiệm” và chịu trách nhiệm giải trình với kết quả đạt được của đội ngũ. Điều này sẽ giúp sếp tiết kiệm được một khối lượng lớn thời giờ để xem xét “ai sẽ chịu trách nhiệm về việc này”. Xây dựng sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp sếp xác định được các vị trí cần có trong tổ chức, song song đó vai trò cũng được làm rõ. Có nghĩa là khi một thành viên ngồi tại một vị trí bất kỳ đều hiểu rõ mình cần đảm nhận công việc gì.

4. Sếp có xác định mục tiêu ưu tiên quý?

Xuất phát từ mục tiêu 3 năm, Simplamo kéo mọi người về gần hơn với thực tế bằng việc xác định kế hoạch kinh doanh 1 năm, sau đó phân rã thành các công việc ưu tiên quý. Mỗi thành viên đảm nhận tối đa 3 mục tiêu, để tập trung làm điều quan trọng, không bị xao nhãng. Ít hơn để tập trung hơn, sẽ khác biệt với nhiều mục tiêu nhưng tạo ra sự mơ hồ cho đội ngũ.

Giả sử, sếp bắt đầu một cuộc hành trình dài với điểm đến đã được dự tính sẵn. Trên đoạn đường đi sếp sẽ luôn có những cột mốc quan trọng cần phải vượt qua trước khi đến đích. Simplamo ví điểm đến của sếp là kế hoạch kinh doanh cần phải đạt được, khi đó các Rocks (mục tiêu ưu tiên quý) là các cột mốc để đội ngũ chinh phục trước khi chạm tới kế hoạch lớn hơn. Việc phân rã mục tiêu năm thành các ưu tiên quý sẽ giúp sếp dồn năng lượng làm điều quan trọng, dần dần tiến tới mục tiêu năm với các bước đi chắc chắn.

5. Công việc cần phải duy trì hàng tuần để thực thi thành công: Cuộc họp đều đặn

Nếu không thể liên lạc liên tục, nhân viên sẽ mất kết nối với mục tiêu của doanh nghiệp.

Khi đã xây dựng các Rocks, điều cần làm quan trọng để sếp hiện thực chiến lược là giữ cho quá trình lên kế hoạch và thực thi mục tiêu diễn ra điều đặn, và sếp cần công cụ để hỗ trợ việc này. Thông qua quá trình tổ chức cuộc họp hàng tuần trên Simplamo sẽ giúp đội ngũ thường xuyên review mục tiêu, checkin các cột mốc đã thực hiện. Bên cạnh đó vấn đề được giải quyết giúp toàn bộ đội ngũ vượt qua những chướng ngại trong quá trình hiện thực chiến lược:

• Tổ chức cuộc họp hàng tuần để mọi người cùng nhau nói về mục tiêu thường xuyên sẽ giúp đội ngũ liên kết được quá trình lên kế hoạch và  thực thi trong tổ chức.
• Giảm bớt khó khăn, tiết kiệm thời gian trong quá trình theo đuổi mục tiêu từ kế hoạch và thực thi nó. Cuộc họp tuần trên Simplamo sẽ giúp cho đội ngũ khả năng nhận diện vấn đề ở các cấp phòng ban. Đầu tiên giúp sếp nhận diện các vấn đề len lỏi trong quá trình thực thi, sau đó giải quyết chúng theo tư duy khoa học. Có nghĩa là sếp sẽ rèn luyện được tư duy giải quyết vấn đề cho đội ngũ, chính vì trong quá trình thực thi sếp không thể lúc nào cũng có mặt ở mọi lúc, mọi nơi để xem đội ngũ đang có kế hoạch và thực thi như thế nào, gặp phải vấn đề gì để hỗ trợ.

Sếp muốn tìm kiếm một phần mềm biến chiến lược, kế hoạch kinh doanh của mình thành thực tế, đội ngũ lập kế hoạch và thực thi thành công, chủ động giải quyết vấn đề? Mời sếp nhấn vào link sau đây để đăng ký trải nghiệm Simplamo: https://app.simplamo.com/sign-up

Mời Sếp đọc thêm bài viết “Phần mềm quản trị mục tiêu tiên tiến, hiện đại” tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up