In the dynamic landscape of business strategy, two methodologies stand out for their effectiveness in goal setting and execution: the Four Disciplines of Execution (4DX) and Objectives and Key Results (OKRs). This blog explores the integration of these frameworks, offering a detailed guide for organizations aiming to leverage the best of both worlds.
2. Understanding 4DX
2.1. Origins and Key Concepts
4DX, conceived by FranklinCovey, is a strategy execution framework designed to help organizations overcome the chaos of daily operations and focus on achieving their most critical goals.
2.2. Core Disciplines
1. Focus on Wildly Important Goals (WIGs): Identifying and concentrating on a few essential goals that will make the most significant impact.
• Example: A healthcare company might set a WIG to reduce patient wait times by 30% within a year.
2. Act on Lead Measures: Determining actionable steps that directly influence the achievement of WIGs.
• Example: To achieve the WIG, the company may focus on lead measures like streamlining appointment processes or increasing staff during peak hours.
3. Keep a Compelling Scoreboard: Making progress visible to motivate and inform team members.
• Example: A real-time dashboard displaying daily wait times and improvements.
4. Create a Cadence of Accountability: Regular team meetings to ensure the focus remains on the WIGs and lead measures.
• Example: Weekly staff meetings to review performance and set actions for the coming week.
3. Exploring OKRs
3.1. The Genesis and Principles
OKRs, popularized by Google, are a goal-setting system that encourages organizations to set ambitious goals and track measurable results.
3.2. Core components
1. Objectives: Broad qualitative goals that align with the organization’s mission.
• Example: “Enhance patient experience and satisfaction.”
2. Key Results: Specific, measurable outcomes to gauge success.
• Example: Achieving a 90% patient satisfaction rate, reducing appointment cancellations by 20%.
4. Comparing 4DX and OKRs
While 4DX is execution-centric, focusing on the ‘how’ of achieving goals, OKRs emphasize the ‘what’ of the goals. 4DX excels in creating accountability and discipline in execution, while OKRs promote setting and aligning ambitious, measurable goals.
4.1. Proposing a Hybrid Approach
Integrating these methodologies combines the disciplined execution of 4DX with the aspirational goal setting of OKRs. This approach begins with setting broad OKRs, identifying WIGs from these objectives, and then defining key results and lead measures, with a 4DX-style scoreboard tracking progress.
4.2. Benefits of the Integrated Approach
This hybrid model fosters a balanced approach to strategy execution, ensuring goals are not only ambitious but also actionable and measurable. It encourages teams to think big while providing a clear roadmap to achieve these goals.
4.3. Implementing the Hybrid Model
For successful implementation, clarity in communication, regular check-ins, and a culture that values both ambition and execution are essential. Avoid the pitfalls of overcomplication and ensure alignment between the broader objectives and the day-to-day actions.
5. Conclusion
The integration of 4DX and OKRs offers a powerful framework for organizations seeking to combine aspirational goal-setting with rigorous execution. By adopting this hybrid approach, businesses can enhance their strategic execution, ensuring that their lofty objectives are grounded in actionable and accountable steps.
Có hai vấn đề chính mà một nhà lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng lên quá trình tạo ra các kết quả: Chiến lược và Khả năng thực thi chiến lược đó. Khi được hỏi giữa hai vấn đề trên, đâu là vấn đề khó khăn hơn, hầu hết các nhà lãnh đạo trên thế giới đều đưa ra câu trả lời ngay lập tức, đó là “Thực thi chiến lược”.
Nếu Thực thi chiến lược cũng là điều gây cản trở bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp, hãy tìm hiểu quyển sách 4 Nguyên tắc thực thi của tác giả Chris Mcchesney, Sean Covey và Jim Huling.
Cuốn sách nằm trong top những quyển sách Kinh doanh bán chạy nhất toàn cầu do tạp chí The Wall Street Journal bình chọn. Trong đó, trước khi bắt tay vào viết quyển sách này, nhóm tác giả đã hoàn thành hơn 1500 dự án ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi, trên đủ loại ngành nghề khác nhau.
Bài viết này sẽ giúp bạn tóm tắt các nội dung chính trong sách 4 Nguyên tắc thực thi. Trước đó, tại phần I của bài viết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hoàn cảnh nào đưa đến việc ra đời 4 Nguyên tắc thực thi và đâu là lý do chính khiến việc thực thi luôn bị bỏ lỡ.
I. Bối cảnh doanh nghiệp
Nhóm tác giả đã thực hiện một cuộc khảo sát trên nhiều doanh nghiệp, để đúc kết ra lý do khiến việc thực thi là trở ngại tại hầu hết tổ chức, dưới đây là một số ý nổi bật:
Mục tiêu không rõ ràng: Chỉ có 15% nhân viên có thể nêu 1 trong số 3 mục tiêu quan trọng hàng đầu mà nhà lãnh đạo của họ đã xác định, càng xa cấp lãnh đạo sự rõ ràng càng kém dần
Thiếu cam kết: 51% nhân viên nói rằng họ cảm thấy hăng hái với mục tiêu chung, gần một nữa còn lại đơn giản là cứ theo mọi người mà làm
Tinh thần trách nhiệm kém: 81% người được khảo sát nói rằng họ không phải chịu trách nhiệm gì trong quá trình thực thi mục tiêu của tổ chức.
Tóm lại là, mọi người không biết rõ mục tiêu là gì, thiếu tính cam kết với nó, không biết cụ thể nên làm gì, và không có tinh thần trách nhiệm nào với mục tiêu. Đây là những nguyên nhân dễ nhìn thấy nhất trong các thất bại về thực thi. Sâu xa hơn, có thể kể đến các vấn đề như thiếu lòng tin, hệ thống lương thưởng không hợp lý, quy trình phát triển sơ sài và việc ra quyết định kém.
Tuy nhiên, kẻ thù thực sự của việc thực thi lại là thứ ít ai ngờ tới: Công việc hằng ngày – Cơn lốc. Công việc hàng ngày dành lấy năng lượng và thời gian của cả đội ngũ, nó là cơn lốc kéo qua từ ngày này đến ngày khác.
Và thật bất ngờ, sau 3 đến 6 tháng nhìn lại, bạn sẽ thấy các mục tiêu của bạn đề ra hầu như không có sự biến chuyển nào cả. Không phải việc chăm lo cho công việc hằng ngày là không tốt – nó thực sự đang giải quyết bài toán sống còn trong doanh nghiệp của bạn. Nhưng nếu bỏ rơi các mục tiêu quan trọng – tổ chức của bạn sẽ không có ngày mai.
Công việc hàng ngày – cơn lốc
Cuốn sách 4 Nguyên tắc thực thi không được viết ra để dạy bạn cách quản lý cơn lốc. Mà 4 nguyên tắc này chính là những nguyên tắc để bạn biết cách triển khai chiến lược quan trọng nhất của mình ngay giữa cơn lốc của bạn.
II. 4 Nguyên tắc thực thi – 4DX
4 Nguyên tắc thực thi
1. Nguyên tắc 1: Tập trung vào mục tiêu tối quan trọng
Mục tiêu tối quan trọng (Wildly Important Goal, viết tắt là WIG) – là những mục tiêu mà bạn phải đạt được một cách trọn vẹn nhất bên ngoài vòng xoáy của những công việc ưu tiên hàng ngày. Là mục tiêu mà với nó bạn có thể tạo ra mọi sự khác biệt, là điểm bùng phát có tính chiến lược.
Mặc dù được định nghĩa khá đơn giản, nhưng việc xác định được và tập trung vào các mục tiêu tối quan trọng lại là thách thức điển hình của các nhà lãnh đạo. Bởi vị họ thông minh, tham vọng không muốn làm ít hơn, họ muốn làm nhiều hơn, ngay cả khi họ hiểu rõ chuyện đang diễn ra. Việc nói không với một ý tưởng tốt thực sự rất khó, và với một ý tưởng tuyệt vời thì lại càng khó hơn
Nhưng họ không biết rằng, khi đối mặt với quá nhiều mục tiêu, đội ngũ của họ ngay cả lắng nghe còn không muốn, nói chi là thực thi chúng.
Tư duy truyền thống: Tất cả mục tiêu của chúng ta đều là Ưu tiên số 1. Chúng ta có thể làm thành công nhiều việc cùng lúc và đạt được năm, mười hay mười lăm mục tiêu quan trọng. Tất cả những việc chúng ta cần làm là làm việc chăm chỉ hơn và dành nhiều thời gian hơn.
Nguyên tắc 4DX: Chúng ta có nhiều mục tiêu quan trọng, nhưng chỉ một đến hai trong số đó là tối quan trọng. Chúng ta gọi chúng là WIG. Chúng là mục tiêu mà chúng ta phải đạt cho bằng được. Nỗ lực tinh túy nhất của chúng ta chỉ có thể dành cho một hay hai Mục tiêu Tối Quan Trọng tại một thời điểm.
4 Quy tắc xác định các mục tiêu tối quan trọng WIG:
Việc xác định được Mục tiêu tối quan trọng không phải chuyện dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo, nếu đặt câu hỏi sai ngay từ đầu thì họ sẽ khó thống nhất được trong đội ngũ đâu là điều quan trọng nhất mà tổ chức cần tập trung ngay lúc này. Theo đó, mẹo được tác giả đưa ra là:
Để xác định Mục tiêu tối quan trọng, đừng hỏi: “Cái gì là quan trọng nhất? Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng cách hỏi: “Nếu mọi khía cạnh khác trong hoạt động của chúng ta đều duy trì ở mức hiện tại, khía cạnh nào mà khi ta thay đổi sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất?” Câu hỏi này thay đổi cách bạn suy nghĩ và giúp bạn xác định rõ bạn nên tập trung cho cái gì thì sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt.
Trong đó, nhà lãnh đạo còn phải tuân theo 4 quy tắc sau:
Quy tắc 1: Không nhóm nhân viên nào tập trung vào nhiều hơn hai WIG ở cùng một thời điểm – đừng để cho họ bị quả tải bởi họ còn phải xử lý những con lốc hằng ngày.
Quy tắc 2: Những trận đánh mà bạn lựa chọn phải góp phần làm nên chiến thắng của cả cuộc chiến – WIG ở những cấp thấp hơn phải phục vụ cho WIG ở cấp cao hơn.
Quy tắc 3: Lãnh đạo cấp cao có quyền phủ quyết, nhưng không được độc tài – tôn trọng sự tham gia của đội nhóm bằng cách cho cấp quản lý tự xác định WIG cho team của họ.
Quy tắc 4: Tất cả các WIG phải có một đích đến, được trình bày dưới dạng từ X đến Y trước thời điểm. Vd: Tăng tỷ lệ doanh thu thường niên của các sản phẩm mới từ 15% lên 21% trước ngày 31.12
2. Nguyên tắc 2: Hành động dựa trên Thước đo Hành động
Thước đo Hành động là các “chỉ tiêu đo lường” các hoạt động có ảnh hưởng mật thiết nhất đến việc đạt được mục tiêu.
Nguyên tắc 1 giúp chúng ta xác định được Mục tiêu tối quan trọng và cụ thể nó thành một chuỗi các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Tiếp theo, nguyên tắc 2 giúp xác định những hành động có tính đòn bẩy nào sẽ giúp các nhóm đạt được mục tiêu của mình.
Hành động dựa trên Thước đo Hành động
Nếu như Thước đo Mục tiêu cho bạn biết bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa, Thước đo Hành động sẽ cho bạn biết liệu bạn có khả năng đạt được mục tiêu hay không. Nếu như Thước đo Mục tiêu là chuyện đã rồi, thì Thước đo Hành động hầu như là trong tầm kiểm soát của bạn.
Cách nghĩ truyền thống: Hãy để mắt đến các Thước đo Mục tiêu: kết quả kinh doanh của quý, doanh số bán hàng, số cân nặng bạn giảm được. Căng thẳng. Cắn móng tay trong khi chờ đợi
Nguyên tắc 4DX: Hãy tập trung vào việc dịch chuyển các Thước đo Hành động. Đây là những hành động mang tính đòn bẩy rất mạnh mà bạn cần làm để tác động đến các Thước đo Mục tiêu
“Quản lý công ty bằng cách chăm chú nhìn vào số liệu tài chính (Thước đo Mục tiêu) thì chẳng khác gì với việc lái xe bằng cách nhìn vào gương chiếu hậu” – W. Edwards Deming
Ví dụ về một Thước đo Hành động:
WIG: Tăng sản phẩm nước hàng năm từ 175 triệu lít lên 185 triệu lít trước ngày 31.12
Các Thước đo Hành động cho WIG này:
Tăng tỷ lệ ca làm việc có đầy đủ nhân công từ 80% lên 95%
Tăng tỷ lệ tuân thủ lịch bảo dưỡng phòng ngừa sự cố từ 72% lên 100%
2 đặc điểm quan trọng của một Thước đo Hành động:
Có tính dự báo: Đo lường thứ gì đó sẽ dẫn đến việc đạt được mục tiêu
Có thể tác động được: Là thứ gì đó mà chúng ta có thể tác động lên được
Cách xách định Thước đo Hành động
Khi được hỏi về các Thước đo Hành động, đa phần các nhà lãnh đạo thường đưa ra phương án là chia nhỏ Thước đo Mục tiêu. Ví dụ như làm thế nào để tăng doanh thu năm, thì câu trả lời là tăng doanh thu hàng tháng. Vậy làm thế nào để tăng doanh thu hàng tháng? Câu trả lời là tăng doanh thu hàng ngày. Nhưng làm thế nào để tăng doanh thu hàng ngày, thì họ hầu như không đưa ra được câu trả lời rõ ràng.
Thực ra, vấn đề ở đây không phải là họ không biết, mà nó là vấn đề liên quan đến tính tập trung – họ đã không làm. Có hàng tá những việc khác cần cải thiện và tập trung, và vì cố cải thiện mọi thứ, họ bị mắc kẹt trong cơn lốc công việc hằng ngày, để rồi cuối cùng, chẳng có gì thay đổi.
Khi dành thời gian quan sát và trao đổi với đội ngũ, các nhà lãnh đạo sẽ xác định được các Thước đo Hành động cho mình. Không những thế, thông qua việc cùng xác định và tập trung thực hiện các Thước đo Hành động sẽ làm cho đội ngũ của họ gắn kết hơn trong công việc.
“Để đạt được một mục tiêu mà bạn chưa bao giờ đạt được trước đây, bạn phải làm thứ gì đó bạn chưa từng làm”.
3. Nguyên tắc 3: Theo dõi bằng một Bảng điểm thu hút
Nguyên tắc thứ 3 là đảm bảo mọi người luôn nắm được điểm số của họ mọi lúc, để họ biết ngay rằng liệu họ có đang giành chiến thắng hay không. Đó là nguyên tắc tạo sự gắn kết.
Nếu thước đo mục tiêu và thước đo Hành động không được trình bày thành một bảng điểm trực quan và được cập nhật thường xuyên, chúng sẽ biến mất trong sự nhiễu loạn của cơn lốc. Nói một cách đơn giản là, mọi người sẽ trở nên thờ ơ khi họ không biết mình giành được bao nhiêu điểm. Nhưng khi họ chỉ liếc qua và biết ngay được mình đang thắng hay đang thua, họ sẽ tham gia vào một cách sâu sắc.
Trong nguyên tắc số 3, chiến lược mà bạn đặt cược cho đội ngũ của mình, cùng các Thước đo Hành động và Thước đo Mục tiêu của họ, được chuyển đổi thành một bảng điểm hữu hình, hấp dẫn.
Tư duy truyền thống: Bảng điểm là dành cho các nhà lãnh đạo. Chúng là kiểu bảng điểm của các huấn luyện viên, bao gồm những bảng số phức tạp chứa hàng ngàn con số. Đâu đó nó cũng phản ánh bức tranh tổng thể, nhưng rất ít người (nếu có) có thể nhìn thấy nó.
Nguyên tắc 4DX: Bảng điểm là dành cho toàn đội ngũ. Để khuyến khích thực thi, bạn cần một kiểu bảng điểm dành cho cầu thủ với một vài sơ đồ đơn giản chỉ rõ: Đây là nơi chúng ta cần đi tới và đây là vị trí hiện tại của chúng ta. Trong vòng 5s hoặc ít hơn, bất kỳ ai cũng có thể xác định được liệu mình có đang thắng trận hay không.
Các cầu thủ cần biết mình đang được bao nhiêu điểm để ra sức chiến đấu
Các đặc điểm của một bảng điểm thôi thúc dành cho người chơi – đội ngũ:
Nó có đơn giản không? – Nó cần phải đơn giản
Tôi có thể dễ dàng nhìn thấy nó không? – Nó phải là thứ mà cả đội đều nhìn thấy được
Bảng điểm có nên hiển thị cả Thước đo Hành động và Thước đo Mục tiêu không? Nó nên hiển thị cả hai loại thước đo này. Việc này thực sự giúp bảng điểm gắn với thực tế
Tôi có liếc qua là biết được mình có đang thắng hay không? – Nó phải nói cho bạn biết ngay lập tức là bạn đang thắng hay đang thua.
Chính những “chiến thắng nhỏ” trên bảng điểm này mới là thứ mang lại sự gắn kết. Hãy tạo ra bảng điểm có tính khích lệ với đội ngũ của mình và trải nghiệm sự thay đổi mà nó mang lại.
4. Nguyên tắc 4: Tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm
Nguyên tắc thứ 4 là Tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm đều đặn, một vòng lặp diễn ra thường xuyên để rà soát lại những hoạt động đã diễn ra và lên kế hoạch để cải thiện điểm số.
Nguyên tắc 4 là nguyên tắc giúp quá trình thực thi thực sự diễn ra. Nguyên tắc 1, 2 và 3 tạo ra cuộc chơi, nhưng khi nào bạn chưa áp dụng Nguyên tắc 4 thì đội ngũ của bạn vẫn chưa thực sự tham gia cuộc chơi.
Tư duy truyền thống: Trách nhiệm là thứ luôn được áp từ trên xuống trong đội của chúng tôi. Chúng tôi họp định kỳ với sếp, rồi ông ấy cho chúng tôi biết chúng tôi đang làm việc như thế nào và nên tập trung vào thứ gì tiếp theo
Nguyên tắc 4DX: Trách nhiệm được chia sẻ trong đội của chúng tôi. Chúng tôi tạo ra các cam kết và rồi chịu trách nhiệm với sếp, nhưng quan trọng hơn, là chịu trách nhiệm với nhau, trong việc theo sát những cam kết đó
Phiên họp dành cho những việc tối quan trọng:
Trong nguyên tắc 4, đội của bạn cần tổ chức BUỔI HỌP WIG ít nhất là vào MỖI TUẦN, cuộc họp không kéo dài quá 30 phút, có nội dung họp được xác định sẵn và diễn ra nhanh chóng, giúp tạo ra một Nhịp điệu Trách nhiệm đều đặn hàng tuần để thúc đẩy tiến độ thực hiện những việc tối quan trọng.
Tại sao lại là mỗi tuần mà không phải là mỗi ngày hay mỗi tháng: Nhóm tác giả đã phát hiện ra rằng trong hầu hết các đơn vị tổ chức, tuần là một lát cắt hoàn hảo của “cuộc đời”. Nó là một khoảng thời gian đủ ngắn để khiến mọi người tập trung và giữ được sự chú tâm cao độ, nhưng cũng đủ dài để những cam kết đưa ra trong những cuộc họp này thực sự được hoàn thành.
Họp Tuần – lát cắt hoàn hảo cho một cuộc họp định kỳ theo dõi thực thi trong tổ chức
Lịch trình ba phần của một buổi họp WIG:
Báo cáo: Báo cáo về các cam kết tuần trước (đã thực hiện hay chưa, kết quả như thế nào)
Xem lại Bảng điểm: Học từ thành công và thất bại (review các thước đo Mục tiêu, thước đo Hành động, có đạt/đúng tiến độ hay không, lý do là gì, đề xuất ý kiến)
Lập kế hoạch: Tháo gỡ các khó khăn và đưa ra các cam kết mới
Lịch trình ba phần của một buổi họp WIG
Trên đây là toàn bộ phần tóm tắt về sách 4 Nguyên tắc thực thi – 4DX. Khi được trình bày với các nhà lãnh đạo, đa số đều cho rằng công ty họ đang áp dụng một vài phần từ 4 Nguyên tắc hoặc nó quá dễ để thực hiện.
Tuy nhiên trên thực tế, 4 Nguyên tắc thực thi không dễ để áp dụng thành thục, và chỉ khi nào bạn thật sự nghiêm túc với nó, thực hành một cách kiên trì, cởi mở và liên tục cải tiến mỗi ngày, các nguyên tắc này mới thật sự sống trong tổ chức và mang về các kết quả đáng kinh ngạc.
Hơn 1500 dự án triển khai thành công 4DX là minh chứng rõ ràng, chưa kể đến là các công ty đã áp dụng thành công 4DX từ khi quyển sách này chính thức ra mắt vào năm 2012.
III. Simplamo – Phần mềm ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi
Bạn muốn triển khai 4 Nguyên tắc thực thi này vào tổ chức của mình nhưng chỉ với các lý thuyết này là chưa đủ, bạn cần một phần mềm, một bảng dashboard để thể hiện các WIG, theo dõi các bảng điểm và phân tích các báo cáo họp hành hàng tuần.
Đặc biệt hơn nữa, một phần mềm sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình áp dụng 4 Nguyên tắc này trong đội ngũ, mọi người dễ dàng hình dung những gì bạn nói và họ có cùng chung một phần mềm để thực thi các mục tiêu.
Hãy bắt đầu với Simplamo – Phần mềm ứng dụng 4 Nguyên tắc thực thi đầu tiên tại Việt Nam, giúp bạn dễ dàng xây dựng và quản trị mục tiêu hiệu quả cùng đội ngũ, tạo nên nhịp điệu trách nhiệm trong tổ chức và gắn kết đội ngũ lại với nhau. Hơn thế nữa, Simplamo còn có các tính năng khác giúp bạn hoàn thiện cấu trúc vận hành cho tổ chức (Tầm nhìn, Sơ đồ trách nhiệm, Đánh giá nhân sự, Quy trình,…).
Phần tiếp theo của bài viết, Simplamo sẽ giới thiệu đến bạn 4 tính năng đại diện cho 4 nguyên tắc thực thi và cách chúng kết nối với nhau trên phần mềm:
1. Mục tiêu tối quan trọng WIG: Bao gồm Mục tiêu công ty/Phòng ban/Cá nhân (hàng quý và năm) với nhân sự phụ trách cụ thể và deadline rõ ràng.
Xây dựng Mục tiêu tối quan trọng trên Simplamo
2. Thước đo Hành động: Bao gồm 3 loại thước đo (milestone-cột mốc) khác nhau, dễ dàng lựa chọn thước đo phù hợp với từng WIG, dễ dàng checkin và báo cáo tiến trình hàng tuần.
Các thước đo hành động sẽ dự báo khả thành hoàn WIG
3. Bảng điểm thôi thúc: Bảng chỉ số đo lường theo tuần, Xanh là đạt, Đỏ là chưa đạt, thúc đẩy mạnh mẽ tính chiến đấu trong đội ngũ và dễ dàng nhận diện mình đang “thắng” hay đang “thua”.
Bảng điểm thôi thúc được đo lường hàng tuần trên Simplamo
4. Cuộc họp WIG hàng tuần: Khung cuộc họp hàng tuần trên Simplamo, bao gồm 3 phần chính và 4 phần quan trọng khác, trực tiếp review bảng điểm và các thước đo trong cuộc họp, tạo todo và kiểm tra hoàn thành, nhận diện và giải quyết vấn đề trong 3 bước, ghi nhận nội dung cuộc họp và gửi báo cáo tự động để không thành viên nào bỏ sót/quên các nội dung trong cuộc họp.
Cuộc họp hàng tuần trên Simplamo
Tại cuộc họp tuần, tất cả các dữ liệu về mục tiêu, bảng điểm và todo đều được tập trung lại, tạo điều kiện thuận lợi cho cả đội ngũ cùng review nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, gia tăng sự gắn kết với mục tiêu và tính trách nhiệm của từng thành viên.
Bằng cách áp dụng kỷ luật và nghiêm túc 4 Nguyên tắc thực thi này trên phần mềm Simplamo, bạn và đội ngũ của mình sẽ dần hình thành một nhịp làm việc đều đặn, các WIG luôn được chú trọng và thực hiện giữa các cơn lốc hàng ngày. Và chính việc thực thi hiệu quả sẽ tạo nên điều khác biệt của các tổ chức thành công, luôn không ngừng tiến về phía trước.
Khi bắt đầu với Simplamo, bạn sẽ được nhận toàn bộ các hướng dẫn chi tiết và ví dụ để tạo các WIG, Thước đo và Bảng điểm phù hợp với lĩnh vực và quy mô của mình. Trong suốt quá trình sử dụng, đội ngũ Simplamo sẽ hỗ trợ bạn cách số hóa dữ liệu lên phần mềm, cách điều phối cuộc họp tuần, đảm bảo quá trình thực thi đang được diễn ra sôi nổi và đầy trách nhiệm trong tổ chức của Bạn.
Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại, biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Đánh giá nhân sự hàng năm là một phần quan trọng của việc quản lý hiệu suất làm việc. Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của mỗi nhân viên trong suốt một khoảng thời gian dài làm việc, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và mức độ đóng góp của họ đối với mục tiêu tổ chức. Đây cũng là cơ hội để giữa quản lý và nhân viên giải quyết các thách thức đang phải đối mặt.
Một mặt, có nhiều doanh nghiệp nói rằng các phương pháp đánh giá nhân sự mang về kết quả tiêu cực do không thực hiện tốt chúng. Và trên thực tế, các nghiên cứu đã cho thấy rằng các công ty thực hiện đánh giá nhân sự hiệu quả có khả năng đạt được mục tiêu tài chính cao hơn 30% và nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ ban lãnh đạo.
Trong bài viết ngày hôm nay Simplamo sẽ giúp Sếp Review một số phương pháp đánh giá nhân sự phổ biến hiện nay, trước khi đi sâu vào bài viết, hãy cùng Simplamo điểm qua một số một số lợi ích của quá trình này mang lại:
1. Lợi ích của việc đánh giá nhân sự
Đánh giá hiệu suất mang đến cho doanh nghiệp các lợi ích sau:
Phát triển và giữ chân nhân tài: Bằng cách hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, doanh nghiệp có thể tạo ra chế độ phù hợp giúp nuôi dưỡng nhân tài và tăng cường giữ chân nhân viên.
Tăng cường động lực của nhân viên: Ghi nhận thành tích của nhân viên và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng có thể nâng cao động lực, sự hài lòng trong công việc và tinh thần chung của mọi người.
Hỗ trợ trong việc ra quyết định: Thông qua quá trình đánh giá có thể giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định có cơ sở liên quan đến thăng chức, giáng chức hoặc chấm dứt hợp đồng, đảm bảo doanh nghiệp luôn sở hữu đúng người, đúng vai trò.
Căn chỉnh mục tiêu: Thông qua quá trình đánh giá giúp gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của công ty, đồng thời thúc đẩy nhân viên luôn hướng về mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tuy nhiên để xác định được phương pháp đánh giá nhân sự phù hợp, trong bài viết này Simplamo sẽ Review phương pháp đánh giá nhân sự 2024 giúp sếp hiểu hơn ưu, nhược điểm của từng phương pháp từ đó tìm tiếm được giải pháp phù hợp.
Lợi ích của việc đánh giá nhân sự
2. Phương pháp đánh giá nhân sự Review 360 độ
Review 360 độ là một phương pháp đánh giá nhân sự đa chiều, thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau như cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. Phương pháp này nhấn mạnh vào sự đa dạng và toàn diện trong việc đánh giá hiệu suất của một cá nhân.
Trong quá trình Review 360 độ, nhân viên không chỉ được đánh giá bởi quản lý trực tiếp mà còn bởi những người làm việc chung, những người họ quản lý, và thậm chí cả chính bản thân mình. Điều này tạo ra một cái nhìn phản ánh toàn diện về kỹ năng, hành vi và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Phương pháp đánh giá nhân sự 360 độ
2.1 Ưu điểm của Review 360 Độ:
Mang đến góc nhìn toàn diện và đa chiều: Đánh giá từ nhiều nguồn mang lại cái nhìn toàn diện về hiệu suất, bao gồm cả góc độ của quản lý, đồng nghiệp và cấp dưới.
Nhận được các phản hồi đa dạng: Nhận phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau giúp nhân viên hiểu rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu và cách họ tương tác với môi trường làm việc.
Phát triển cá nhân: Cung cấp cơ hội cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp dựa trên phản hồi xây dựng và chiến lược cải thiện.
Đào Tạo và Phát Triển: Giúp tổ chức xác định nhu cầu đào tạo và phát triển thông qua việc xác định kỹ năng và năng lực cần cải thiện.
2.2 Nhược Điểm của Review 360 Độ:
Thách thức về công bằng: Có thể xảy ra tình trạng không công bằng khi một số người đánh giá không chân thành hoặc chịu áp lực từ các yếu tố khác ngoài hiệu suất làm việc.
Chi phí và thời gian: Triển khai quá trình đánh giá 360 độ yêu cầu một kế hoạch triển khai chặt chẽ để đảm bảo tính toàn vẹn và độ tin cậy của quá trình. Cần phải xác định rõ mục tiêu đánh giá, đào tạo người đánh giá, và phát triển các công cụ đánh giá phản hồi.
Đòi hỏi quản lý tốt: Để đảm bảo tính minh bạch và công bằng, quản lý cần thực hiện quá trình này một cách chuyên nghiệp và công bằng, đòi hỏi kỹ năng quản lý cao. Song song đó, một số nhân viên khó chấp nhận phản hồi từ nhiều nguồn vì họ cảm thấy bị tấn công cá nhân.
3. Phương pháp Lương 3P
Lương 3P là Lương theo hiệu suất, hiệu quả, và phát triển của nhân viên (Postition – Vị trí công việc, Person – Năng lực cá nhân, Performance – Kết quả công việc.). Lương 3P thường được coi là một phương pháp đánh giá nhân sự công bằng để đánh giá và đề xuất mức lương dựa trên đóng góp và kết quả công việc của nhân viên. Điều này giúp khuyến khích sự nỗ lực và đổi mới trong công việc, đồng thời thúc đẩy sự phát triển chuyên sâu của nhân viên.
Phương pháp đánh giá nhân sự lương 3P
3.1 Ưu điểm của phương pháp đánh giá nhân sự Lương 3P
Công bằng và truyền cảm hứng: Lương 3P tạo ra một môi trường công bằng, vì nó đánh giá dựa trên mức độ đóng góp và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công việc. Điều này có thể truyền cảm hứng và khuyến khích sự nỗ lực.
Mang tính động viên nâng cao hiệu suất: Vì lương được liên kết chặt chẽ với hiệu suất và hiệu quả, nhân viên có động lực lớn hơn để làm việc chăm chỉ và cải thiện kết quả công việc.
Thúc đẩy phát triển cá nhân: Lương 3P không chỉ đánh giá hiệu suất hiện tại mà còn liên quan đến sự phát triển cá nhân và cơ hội thăng tiến. Điều này khuyến khích nhân viên nỗ lực học hỏi và phát triển kỹ năng.
3.2 Nhược điểm của Lương 3P:
Có tính áp lực cao: Áp lực được đặt ra từ việc liên kết giữa mức lương chặt chẽ với hiệu suất và hiệu quả có thể tạo ra một môi trường làm việc áp đặt và căng thẳng cho nhân viên.
Hạn chế trong việc đo lường một số khía cạnh khác: Các yếu tố như sự sáng tạo, tinh thần làm việc, giá trị cốt lõi, và các khía cạnh khác có thể khó đo lường và bị bỏ qua khi chỉ giới hạn trong việc xác định lương.
Cần hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng: Để thực hiện lương 3P hiệu quả, cần phải có hệ thống đánh giá hiệu suất chặt chẽ và công bằng, điều này đòi hỏi nhiều công sức và thời gian. Và việc quản lý lương 3P đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng điều chỉnh khi có sự thay đổi trong môi trường làm việc hoặc chiến lược tổ chức.
4.Phương pháp đánh giá nhân sự theo BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales)
Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) là một phương pháp đánh giá hiệu suất lao động dựa trên các hành vi cụ thể và mô tả chi tiết. Thang BARS thường được thiết kế để đo lường mức độ hiệu suất của nhân viên dựa trên một số tiêu chí hành vi đã được xác định trước.
Phương pháp đánh giá nhân sự BARS
4.1 Ưu điểm của Phương pháp đánh giá nhân sự theo BARS
Chuẩn mực rõ ràng và cụ thể: BARS áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác và nhất quán. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về mong đợi và yêu cầu công việc.
Loại bỏ tiêu chuẩn không phù hợp: BARS loại bỏ các tiêu chuẩn không phù hợp, tập trung vào các hành vi cụ thể và quan trọng. Điều này giúp tăng cường sự tập trung vào các khía cạnh quan trọng của công việc.
Đánh giá khách quan và trung thực: Phương pháp này tập trung vào việc đánh giá các hành vi cụ thể, tạo ra một quá trình đánh giá khách quan và trung thực, nâng cao chất lượng thông tin đánh giá.
4.2 Nhược điểm của Phương pháp đánh giá nhân sự theo BARS:
Phụ thuộc vào năng lực của người đánh giá: BARS yêu cầu người đánh giá có khả năng và kiến thức để chuẩn hóa các tiêu chuẩn hành vi một cách đồng nhất.
Yêu cầu chuẩn bị và công sức đầu tư lớn: Việc triển khai BARS đòi hỏi sự chuẩn bị và đầu tư công sức lớn, đặc biệt là trong việc xây dựng các bảng mô tả hành vi chi tiết.
Mặc dù BARS mang lại nhiều ưu điểm về đánh giá chất lượng công việc, nhưng nhược điểm của nó có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện và đảm bảo tính đồng nhất trong quá trình đánh giá.
5. Phương pháp đánh giá hiệu suất của Simplamo
Khác với các phương pháp đánh giá nhân sự khác, khung đánh giá nhân sự trên Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự bền vững, xác định được con người phù hợp trong tổ chức, song song đó đánh giá hiệu suất làm việc một cách công bằng. Đồng thời mang đến tính 2 chiều giữa quản lý – nhân viên trong quá trình đánh giá.
4bước đánh giá hiệu suất bằng phương pháp đánh giá nhân sự của Simplamo
Đúng người: đánh giá dựa trên các Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, nhân viên có thường xuyên thể hiện các Giá trị cốt lõi này hay không?
Đúng việc: dựa trên 3 tiêu chí có Hiểu việc, có Muốn làm công việc này và có Năng lực để hoàn thành nó hay không, bằng cách review 3-5 vai trò chính của nhân sự được thể hiện cụ thể trên Sơ đồ trách nhiệm
Hiệu suất công việc: dựa trên mức độ hoàn thành các Mục tiêu ưu tiên trong quý và các todo được giao cho nhân viên đó
Kỹ năng quản lý – lãnh đạo: quản lý trực tiếp và nhân viên sẽ đánh giá yếu tố này của người quản lý dựa trên khung có sẵn
Quá trình đánh giá sẽ được thực hiện 2 chiều tách biệt nhau để có những nhận xét khách quan giữa quản lý dành cho nhân viên và ngược lại, sau đó hai bên sẽ gặp nhau để trò chuyện và thống nhất kết quả đánh giá, ghi nhận các phản hồi/ý kiến và đưa ra định hướng nhân sự trong năm sau.
Phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo
5.1Ưu điểm của việc đánh giá hiệu suất trên Simplamo
Ưu và nhược điểm của phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo
Khung đánh giá nhân sự khoa học: Giúp doanh nghiệp xác định con người phù hợp trong tổ chức, tập trung vào các yếu tố quan trọng, không đi lan man. Xác định rõ các vấn đề nhân sự đang hiện diện với mục đích tìm phương pháp khắc phục nhanh chóng.
Tạo sự gắn kết: Đây là một trong những công cụ hữu ích tạo nên sự gắn kết trong tổ chức, thông qua đó, giữa quản lý – nhân viên hiểu rõ về nhau hơn và cải thiện hiệu suất làm việc. Với khung trao đổi cởi mở, nhân viên có dịp trình bày những điều hiệu quả, không hiệu quả, các vấn đề đang gặp phải và các mong muốn trong công việc.
Xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp: Giúp doanh nghiệp xây dựng sự chuyên nghiệp và tính nhất quán trong quản lý nhân sự.
Khung đánh giá đơn giản, dễ áp dụng rộng rãi: Với khung đánh giá chỉ bao gôm 4 phần, simplamo mang đến cách thức đánh giá nhân sự nhanh chóng, hiệu quả, được đội ngũ đón nhận và duy trì lâu dài trong nội bộ, hình thành văn hóa rõ nét.
5.2 Nhược điểm của phương pháp đánh giá nhân sự trên Simplamo
Simplamo chỉ giúp doanh nghiệp đi sâu và đánh giá các phần thực sự quan trọng.
Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đối thoại quý (review nhân sự quý) trước đó để liên tục cập nhật sự tiến bộ, thay đổi của nhân sự, từ đó có cơ sở chính xác cho phần đánh giá năm
Khung đánh giá nhân sự được xây dựng dựa trên hệ tư duy đã được hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng. Và khi con người là yếu tốt cốt lõi giúp sếp xây dựng một doanh nghiệp khỏe mạnh và phát triển bền vững, thì quy trình đánh giá lại quan trọng hơn bao giờ hết. Trong đó, Simplamo với các công cụ đơn giản sẽ giúp sếp liên tục nhận ra những con người phù hợp, đảm nhận đúng vai trò trách nhiệm để chinh phục tầm nhìn của mình.
Chúc Sếp sẽ có lựa chọn phù hợp.
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệmSimplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phương pháp OKR hiện nay là một phương thức quản trị doanh nghiệp nổi tiếng, được hầu hết tất cả các chủ doanh nghiệp quan tâm và biết đến. OKR được biết đến như một công cụ mạnh mẽ để các tổ chức thiết lập, quản trị mục tiêu, theo dõi tiến độ và đạt được hiệu quả. Không chỉ vậy, OKR còn có thể áp dụng vào hầu hết tất cả loại hình, quy mô doanh nghiệp, dù là công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa – nhỏ, SMEs hay doanh nghiệp lớn.
Hiểu và triển khai đúng OKR, gần như cam kết về tương lai tăng trưởng, phát triển và thành công cho doanh nghiệp. Vì vậy bài viết này, sẽ đem đến những thông tin căn bản, hữu ích về OKR là gì và cách triển khai để có hiệu quả tối đa.
1. OKR là gì
OKR (Objective and Key Result – tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp và tổ chức trên thế giới để thiết lập mục tiêu rõ ràng, theo dõi, đo lường đươc các mục tiêu đề ra.
Theo ông John Doerr – tác giả của cuốn sách Measure What Matters bán chạy nhất theo New York Times nói về OKR:
OKRs là “Mục tiêu và Kết quả chính” là một phương pháp thiết lập mục tiêu hợp tác được các nhóm và cá nhân sử dụng để đặt ra các mục tiêu đầy thách thức, đầy tham vọng với kết quả có thể đo lường được. Cho dù nói về hoạt động văn phòng, công nghệ phần mềm, tổ chức phi lợi nhuận hay hơn thế nữa… OKR đều hoạt động giống nhau trong việc đặt mục tiêu ở nhiều cấp độ công ty.
2. Phương pháp OKR
Phương pháp OKR gồm 2 thành phần chính:
Objective – Mục tiêu: Hiểu đơn giản, Mục tiêu là những gì cần đạt được, không hơn không kém. Mục tiêu là quan trọng, cụ thể, mang tính định hướng hành động và (lý tưởng) truyền cảm hứng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Khi được thiết kế và triển khai hợp lý, chúng sẽ là liều thuốc chống lại lối suy nghĩ mơ hồ và việc thực thi không hiệu quả.
Key Results – Kết quả then chốt: Là những chỉ số, cột mốc, con số cụ thể mang tính định lượng, đo lường được, thể hiện mức độ/ tiến độ đạt được của mục tiêu. Kết quả then chốt hiệu quả là phải cụ thể, có giới hạn thời gian và thực tế – có thể đạt được. Trên hết, chúng có thể đo lường được và kiểm chứng được.
3. Lợi ích của việc sử dụng OKR
Một vài lợi ích nổi trội mà doanh nghiệp có thể thấy rõ nhất khi đưa OKR vào tổ chức:
Tăng cường sự Tập trung: OKR giúp doanh nghiệp định hướng, xác định được trọng tâm rõ ràng cho toàn bộ bộ máy để dồn lực, tập trung vào những mục tiêu ưu tiên, quan trọng nhất. Tránh phân tán nguồn lực vào những vấn đề không thiết yếu hay không phải ưu tiên hàng đầu. Vì đặt OKRs có giới hạn số lượng, chỉ nên có tối đa 3 Mục tiêu (O), mỗi mục tiêu không nên quá 5 Kết quả chính (KRs)
Hình thành sự minh bạch, rõ ràng trong tổ chức: Có thể coi là OKR giúp xây dựng văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp vì OKR được chia sẻ công khai, rõ ràng trong toàn tổ chức. Từ đó, nhân viên có thể nắm rõ mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức, cũng như kế hoạch và công việc của từng phòng ban, cá nhân. Kết hợp sự minh bạch cùng với việc thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ, còn giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của mọi người và đảm toàn bộ đội ngũ đều đi đúng hướng.
Nâng cao sự gắn kết, cam kết: Công việc, mục tiêu của cá nhân được thiết lập phù hợp OKR của họ, liên kết với mục tiêu chung của phòng ban, công ty, hướng tới việc hỗ trợ hoàn thành OKRs cấp trưởng nhóm, giám đốc… Khiến mọi người đều biết mục tiêu của mình ảnh hưởng đến Mục tiêu của tổ chức như thế nào, giờ đây tất cả các công việc đều là có ý nghĩa, không việc nào dư thừa. Từ đó tạo được động lực, cam kết gắn bó cao hơn trong công việc, khi mọi người biết mình có đóng góp cho công ty, bảo đảm đội ngũ nhân sự có chung một định hướng.
Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Đội ngũ nhân sự được khuyến khích linh hoạt, thích ứng khi hoàn cảnh có thay đổi, bằng cách điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với OKR được xây dựng. Nếu một mục tiêu cụ thể không mang lại kết quả như mong muốn, có thể điều chỉnh lại, thay đổi OKR thích hợp để đáp ứng tình hình hiện tại.
Cải thiện sự theo dõi, đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Ban lãnh đạo thông qua OKR với các chỉ số trong đó, đánh giá các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu được đề ra. Như vậy những phản ánh của ban lãnh đạo được dựa trên số liệu rõ ràng, đem đến sự khách quan và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cho người thực hiện.
Đem đến kết quả vượt bậc: OKR cho phép toàn bộ tổ chức tập trung vào cùng một mục tiêu, cam kết vào những điều quan trọng, liên kết chặt chẽ với nhau và biết các sử dụng hợp lý các nguồn lực. Lúc này nền móng đã được chuẩn bị sẵn sàng, đã đến lúc chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo, quản lý tận dụng để phát huy tối đa tiềm năng, đưa doanh nghiệp mình đạt tới những kết quả ấn tượng, có thể vượt ngoài cả sự mong đợi.
Bên cạnh đó, ông John Doerr cũng từng chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn tại Harvard Business Review, rằng OKRs có 5 lợi ích chính, được viết tắt là F.A.C.T.S (Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching – Tập trung, Điều chỉnh, Cam kết, Theo dõi, Kéo giãn). 5 lợi ích này tương ứng với bốn quyền lực được đề cập đến trong cuốn sách Measure What Matters của tác giả John Doerr.
4. Cách xây dựng OKR
Để xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:
Xác định mục tiêu (Objectives): Bước đầu tiên là xác định các mục tiêu tổng quát cho tổ chức. Các mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, tốt nhất nên đáp ứng tiêu chuẩn SMART.
Xác định kết quả then chốt (Key results): Sau khi xác định được mục tiêu, cần xây dựng các kết quả then chốt để đo lường mức độ đạt được của mục tiêu. Các kết quả then chốt cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn, vẫn nên xây dựng theo tiêu chuẩn SMART để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
Phân bổ OKR cho các bộ phận và cá nhân: Sau khi xác định OKR chung cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần phân bổ OKR cho các cấp độ khác nhau trong tổ chức (bộ phận và cá nhân). Các OKR ở cấp độ thấp hơn cần phải hỗ trợ cho các OKR ở cấp độ cao hơn. Và nên được phân bổ phù hợp với năng lực và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân.
Xây dựng kế hoạch hành động: Sau khi xác định Objectives và Key results, cần xây dựng kế hoạch hành động để thực hiện mục tiêu. Kế hoạch hành động cơ bản cần bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm.
Theo dõi và đánh giá OKR: Sau khi triển khai OKR, cần theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện OKR, đạt được mục tiêu. Việc đánh giá OKR giúp doanh nghiệp và tổ chức xác định được những mục tiêu nào đã đạt được, những mục tiêu nào cần điều chỉnh và những mục tiêu nào cần bổ sung. Để kịp thời điều chỉnh hoạt động của mình và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
5. Các lưu ý khi xây dựng và triển khai OKR
Khi xây dựng và triển khai OKR, cần lưu ý một số vấn đề sau:
Xây dựng OKR cần dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.
OKR cần được tham gia xây dựng bởi tất cả lãnh đạo các cấp và nhân viên.
Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh OKR phù hợp để kịp thời đáp ứng tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Những vấn đề tưởng chừng như đơn giản lại rất khó để thực hiện thủ công một cách đúng đắn và hiệu quả nhất. Bởi vì trong quá trình thực hiện ngoài bước đầu khi phải thay đổi tư duy của toàn bộ đội ngũ, truyền tải được thông điệp về OKR cho toàn nhân viên, vận động mọi người cũng chung tay thực hiện…
Đến lúc bắt tay vào thực hiện cũng cần cả một quá trình, khi có thể gặp rất nhiều rủi ro bất chợt, chệch hướng… Kể cả đến cuối chu ky việc theo dõi, đo lường cũng không hề thuận lợi khi chủ doanh nghiệp thường mắc phải vấn đề là không kiểm tra, đánh giá thường xuyên, theo tuần, đến cuối cùng mọi thứ sai lệch quá nhiều và không kịp để cứu vãn.
Đó là những nguyên nhân tưởng chừng không đáng nhắc tới nhưng lại là những nguyên nhân chính, hết sức phổ biến dẫn đến sự thành bại cho doanh nghiệp khi áp dụng OKR vào tổ chức.
Vì vậy, để gia tăng % thành công và đảm bảo đạt được hiệu quả khi áp dụng OKR vào doanh nghiệp. Ban lãnh đạo thực sự nên xem xét sử dụng những công cụ, phần mềm hỗ trợ để vừa rút ngắn thời gian, công sức, lại vừa đảm bảo có kết quả tích cực.
6. Simplamo – Phần mềm giải pháp thực thi OKR cho doanh nghiệp
Simplamo phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn triển khai BSC, OKR, KPI và mong muốn có một cấu trúc chuẩn, nâng cao hiệu suất để tập trung đạt được mục tiêu, tăng trưởng doanh thu và gắn kết đội ngũ.
Simplamo được xây dựng dựa trên nền tảng tư duy quản trị hiện đại chuẩn Hoa Kỳ, giúp doanh nghiệp xây dựng & thực thi chiến lược hiệu quả, tối ưu chi phí vận hành, gắn kết đội ngũ vào mục tiêu chung và tăng trưởng doanh thu từ 10-30% hàng năm.
Không chỉ vậy, Simplamo cũng đem đến cho doanh nhìn một góc nhìn đa chiều hơn, từ tổng quan đến chi tiết, cũng như có sẵn các công thức thiết lập mục tiêu chuẩn, khung vận hành mẫu. Dễ dàng đưa vào sử dụng cho toàn bộ đội ngũ, tạo nên sự đồng bộ, thống nhất và đảm bảo đem đến sự thay đổi tích cực, hiệu quả chỉ sau 4 tuần sử dụng.
Tư duy của Simplamo
Cách xây dựng mục tiêu OKR hàng quý tập trung vào điều quan trọng, tính năng gợi ý cách xây dựng đúng và đủ. Cách phân rã OKR hàng quý thành từng mốc milestone thông minh, dễ dàng đo lường tiến trình và nhận diện vấn đề.
Khung xây dựng sơ đồ tổ chức kết hợp vai trò trách nhiệm cho từng vị trí, đảm bảo giao OKR/KPI đúng người đúng việc
Khung cuộc họp review OKRs hàng tuần và giải quyết vấn đề kịp thời, đảm bảo OKRs luôn trong tầm kiểm soát và đúng tiến độ
Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, tập trung thể hiện những thông tin quan trọng, giúp dễ dàng theo sát tiến trình thực thi của đội ngũ và nhận diện vấn đề gây cản trở.
Phương pháp OKR là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình và cá nhân tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, thúc đẩy sự tham gia, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả thực hiện. Tuy nhiên, để áp dụng OKR hiệu quả, cần hiểu rõ về phương pháp này và thực hiện đúng các bước xây dựng, triển khai OKR.
Vì vậy Simplamo hy vọng bài viết này cung cấp đủ những thông tin, kiến thức cần thiết và hữu ích cho các chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo tham khảo. Simplamo chúc các doanh nghiệp áp dụng OKR thành công.
Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách áp dụng OKR từ Simplamo: Tại đây
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự hiệu quả hơn. Lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể tăng năng suất, cải thiện hiệu quả hoạt động nhân sự và tăng cường khả năng cạnh tranh…
Nhưng như vậy liệu đã đủ đáp ứng các nhu cầu, đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp? Còn những vấn đề khác như rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ giữa sếp và nhân viên, gia tăng sự gắn kết nội bộ, theo dõi sát sao về năng suất, mức độ hiệu quả của từng nhân sự… chắc chắn cũng là nỗi băn khoăn của rất nhiều chủ doanh nghiệp?
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ quản lý và hệ thống thông tin về đội ngũ nhân sự trong một tổ chức, doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động của đội ngũ nhân sự, thông tin về các nhân viên, bao gồm lịch sử làm việc, thông tin cá nhân, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm và các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, quản lý lương thưởng, và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý bộ máy nhân sự, cung cấp cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý nhân sự hệ thống công cụ quản lý thông tin của nhân viên. Nhằm đảm bảo việc nắm bắt, theo sát, quản lý luôn được hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các sếp và đồng thời giúp tất cả thành viên nội bộ hiểu rõ hơn về các hoạt động của tổ chức.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
Một số lợi ích rõ ràng, dễ thấy nhất mà phần mềm quản lý nhân sự đem đến cho các chủ doanh nghiệp, các quản lý như:
Tích hợp dữ liệu và quản lý thông tin nhân viên: Một số phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động cập nhật, lưu trữ thông tin nhân sự (hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc, bằng cấp, chứng chỉ, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm, lịch sử làm việc…). Giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, truy cập thông tin nhân viên chính xác, và chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về nhân sự dựa trên dữ liệu thống kê cụ thể.
Tăng năng suất: Khi tối ưu hóa quy trình quản lý qua việc cung cấp các tính năng tự động hóa tại phần mềm quản lý nhân sự, giúp giảm thiểu thủ tục thủ công cho doanh nghiệp, qua các chức năng (quản lý bảng lương, thưởng, quản lý hiệu suất, quản lý thời gian làm việc của nhân sự,…). Từ đó giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên.
Rõ ràng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự giúp đội ngũ nhân viên nắm được quy trình làm việc, lộ trình thăng tiến theo cơ cấu doanh nghiệp và quản lý, theo dõi thông tin về quá trình đào tạo, phát triển kỹ năng và các chương trình phát triển khác cho nhân sự.
Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả của các hoạt động nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo bằng cách sắp xếp lịch trình, tự động thông báo ứng viên, và theo dõi quá trình đào tạo, tự động tạo thống kê, báo cáo…
Tăng cường khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó nâng tầm bộ máy nhân sự và tạo được lợi thế tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
3. Các loại phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
Có nhiều loại phần mềm quản lý nhân sự khác nhau, doanh nghiệp có thể phân loại dựa trên các tiêu chí sau:
Phần mềm quản lý nhân sự theo Chức năng chính:
Phần mềm quản lý nhân sự tổng thể
Phần mềm quản lý công việc và hiệu suất nhân viên
Phần mềm chấm công tính lương thưởng
Phần mềm tuyển dụng nhân sự
Phần mềm quản lý đào tạo
Phần mềm quản lý chấm công
…..
Phần mềm quản lý nhân sự theo Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), doanh nghiệp lớn: Các phần mềm với giải pháp phức tạp hơn, có thể nhận đặt thiết kế riêng theo nhu cầu phù hợp với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn.
Phần mềm quản lý nhân sự theo Mô hình triển khai:
On-Premises: Phần mềm quản lý nhân sự được cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng máy chủ của tổ chức.
Cloud-based: Phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua mạng Internet.
Ngoài ra, còn có thể phân loại thành phần mềm quản lý nhân sự từ doanh nghiệp trong nước, phần mềm quản lý nhân sự nước ngoài, Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, phần mềm quán lý nhân sự trả phí…
Có thể thấy có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường hiện nay đáp ứng được nhu cầu chuyên môn để giải quyết các vấn đề trong bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chỉ giải quyết về khía cạnh chuyên môn, thủ tục giấy tờ thì vẫn chưa đủ để quản trị tối ưu yếu tố “Con người” trong tổ chức. Các sếp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng & phát triển nhân sự, duy trì văn hóa tổ chức khỏe mạnh – gắn kết, phối hợp đội ngũ thực thi mục tiêu hiệu quả, tạo sự tăng trưởng, đồng thời đánh giá một cách khách quan công bằng nỗ lực của từng cá nhân để giữ chân và phát huy tiềm năng của họ.
Để giải quyết và hạn chế tối đa những mâu thuẫn, sự bất đồng trong doanh nghiệp, xây dựng nên bộ máy nhân sự đồng tâm hiệp lực, tăng cường sức khỏe cho đội ngũ, phối hợp chinh phục mục tiêu thành công. Bài viết này gợi ý cho các anh chị chủ doanh nghiệp một phần mềm có tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự chuyên môn thuần túy, tập tung vào yếu tố “Con người”, nội bộ doanh nghiệp trên dưới đồng lòng, cùng đưa tổ chức về đích đến thành công.
4. Simplamo – công cụ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự đạt hiệu quả tối đa
4.1. Về Simplamo
Về khía cạnh hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự, có thể nói Simplamo có một trong những công cụ đáp ứng tốt các nhu cầu còn thiếu và cần thiết cho các nhà lãnh đạo vẫn đang tìm kiếm, và quan ngại về sự khuyết thiếu của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
Simplamo là phần mềm được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của đa dạng doanh nghiệp từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.
Phần mềm Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển hiệu quả, tăng trưởng và thành công.
Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với nhiều tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung đến các tính năng hỗ trợ, bổ sung cho phân mềm quản lý nhân sự là: Sơ đồ trách nhiệm, Mục tiêu ưu tiên hàng quý vàTính năng review nhân sự.
4.2. Tính năng Sơ đồ trách nhiệm
Các phần mềm quản lý nhân sự truyền thống hiện nay, phần lớn sẽ tập trung quản lý mô tả công việc nhưng có một nhược điểm là thường bị dài dòng, chung chung, các nhân sự gặp khó khăn trong việc nắm bắt, ghi nhớ công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của chính bản thân mình. Dẫn đến việc phối hợp, hợp tác làm việc cùng các đồng nghiệp, các phòng ban cũng trở nên không thuận lợi.
Sơ đồ trách nhiệm hay còn là sơ đồ tổ chức được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ nhân sự.
Sơ đồ trách nhiệm trong phần mềm Simplamo được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing; Vận hành; Tài chính/ Hành chính) – hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đây là tính năng giúp các sếp hệ thống và nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng gì, có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò & trách nhiệm chính ở từng vị trí trong cơ cấu tổ chức của mình.
Như vậy sẽ tập trung làm rõ được vai trò, nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, cung cấp góc nhìn tổng quát để đội ngũ dễ dàng phối hợp trao đổi công việc với đúng người đúng vị trí. Cũng như tránh hiện trạng chồng chéo, mâu thuẫn nội bộ hay trốn tránh trách nhiệm khi mọi người không biết việc của mình, vị trí của bản thân, cũng như của đồng nghiệp.
4.3. Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý
Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất trong doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới nhằm tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.
Tính năng Mục tiêu ưu tiên hàng quý của Simplamo nhấn mạnh tính năng xây dựng mục tiêu phòng ban và cá nhân dựa trên mục tiêu công ty. Các thành viên thấu hiểu công việc của nhau và cùng nhau phối hợp làm việc ăn ý, tạo sự đồng bộ, gắn kết, đội ngũ đồng lòng tiến tới mục tiêu chung.
Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm.
Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng dễ quan sát và được cập nhật tình hình liên tục, nắm được hiệu suất hoạt động, tiến độ thực thi của team, từng thành viên với từng mục tiêu (nhân viên đang đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề họ gặp phải là gì,…) bằng bảng chỉ số Scorecard. Từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, đảm bảo tối ưu nguồn lực, chi phí và các mục tiêu quan trọng.
Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho đội ngũ nhân sự.
4.4. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ hỗ trợ phần mềm quản lý nhân sự từ Simplamo
Tính năng Review Nhân sự hỗ trợ, bổ sung mảnh ghép còn thiếu cho phần mềm quản lý nhân sự được Simplamo thực hiện thông qua công cụ Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.
4.4.1. Đối thoại quý
Là một buổi trò chuyện, trao đổi thoải mái, cởi mở 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp của mình khi kết thúc mỗi quý, tập trung vào các điều quan trọng, tìm hiểu sâu hơn về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc, không dài dòng, và người quản lý dành 80% để lắng nghe.
Đây là cơ hội để đôi bên lắng nghe phản hồi trên cơ sở tốt hơn mỗi ngày, xây dựng sự chuyên nghiệp và tính nhất quán mà phần mềm quản lý nhân sự thông thường còn thiếu.
Với khung đánh giá nhân sự khoa học gồm:
Đánh giá nhân sự có hội tụ đủ các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp hay không?
Có hiểu việc, Có muốn làm việc và Có năng lực để làm việc đó hay không?
Đánh giá mức độ hoàn thành, Công việc ưu tiên ROCKS của mỗi cá nhân.
Đánh giá năng lực lãnh đạo – quản lý của quản lý trực tiếp.
Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tạo tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5.
Bên cạnh đó, nhân viên có dịp trình bày những điều hiệu quả, không hiệu quả, các vấn đề bản thân đang gặp phải và các mong muốn trong công việc. Giúp các sếp, các quản lý xác định rõ vấn đề tại từng cá nhân trong tổ chức để tìm phương pháp khắc phục nhanh chóng cho doanh nghiệp.
Buổi đánh giá nhân sự Năm là một buổi làm việc trực tiếp, nghiêm túc, cởi mở, 1-1 giữa Cấp trên và Cấp dưới trực tiếp.
Đánh giá nhân sự năm có vai trò quan trọng nhằm xem xét lại toàn bộ quá trình làm việc, đóng góp của nhân sự trong 1 năm qua vào Mục tiêu chung của Doanh nghiệp nhằm để tăng lương, đề xuất thăng tiến hoặc định hướng khác. Nó được lưu trữ cẩn thận vào hồ sơ nhân sự trong công ty.
Buổi làm việc này trên Simplamo bao gồm 8 phần như sau:
Đánh giá giá trị cốt lõi: Nhận diện đúng người/right people
Đánh giá Vai trò trên sơ đồ trách nhiệm giải trình: Nhận diện đúng vị trí/right seat
Đánh giá kết quả làm việc: Sử dụng dữ liệu Mục tiêu ưu tiên, Scorecard, Hành động. Hãy tập trung vào câu hỏi “điều gì hiệu quả” và “điều gì chưa hiệu quả”.
Điểm mạnh & Thành tựu: Liệt kê Điểm mạnh và Thành tựu nổi bật đã đạt được 1 năm qua.
Điểm cần phát huy: Liệt kê (các) Điểm mà nhân sự cần cải thiện trong công việc
Kế hoạch cải thiện: Lên kế hoạch hành động để xử lý (các) Điểm cần cải thiện trong công việc được nêu ra ở trên.
Nhận xét bổ sung: Qua việc trả lời “Điều tự hào nhất đã đạt được trong năm? Một việc có thể đã làm tốt hơn trong năm vừa rồi? Có thể tối ưu quy trình hơn ở bước nào? Có nhận ra vấn đề cốt lõi để tập trung xử lý?”
Đánh giá cấp trên: Về Năng lực quản lý và Năng lực lãnh đạo
Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo với đội ngũ nhân sự. Không chỉ quản lý nhân xét nhân viên, mà nhân viên được thẳng thắn chia sẻ quan điểm, cảm nhận của mình để cùng nhau xây dựng một môt trường làm việc tốt hơn, từng bước nâng cao sức khỏe cho bộ máy doanh nghiệp. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.
Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên Simplamo bổ sung cho phần mềm quản lý nhân sự, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành nhân sự và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn sự trợ giúp, hỗ trợ từ phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, sẽ đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.
Ngoài ra, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số scorecard, quy trình, sơ đồ trách nhiệm, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn khoa học,… để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, đã được chứng minh và ứng dụng cho hơn 200,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm Simplamo: Tại đây
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phần mềm quản lý công việc là một công cụ rất hữu ích mang đến nhiều lợi ích và sự trợ giúp hữu dụng cho tổ chức, từ chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo các cấp cho đến từng thành viên trong công ty. Bài viết này sẽ đem đến những thông tin trọng tâm và nổi bật nhất về phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp, với mong muốn giúp mọi người đặc biệt là các anh chị chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc sử dụng và lựa chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp mình.
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm giúp người dùng – là chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo các cấp, quản lý, nhân viên,… theo dõi, quản lý các nhiệm vụ, quy trình, dự án của cá nhân và cả của phòng ban, doanh nghiệp. Phần mềm này giúp phân bổ, sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc và thời hạn các mục tiêu.
Phần mềm quản lý công việc được phân loại theo:
Tính năng: phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu – phần mềm quản lý mục tiêu; phần mềm quản lý công việc theo nhiệm vụ – phần mềm quản lý nhiệm vụ; phần mềm quản lý công việc theo thời gian – phần mềm quản lý thời gian; phần mềm quản lý công việc theo dự án – phần mềm quản lý dự án…
Đối tượng sử dụng: phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc nhóm, phần mềm quản lý công việc cá nhân,…
2. Những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Tăng năng suất: Phần mềm quản lý công việc là công cụ để người dùng phân bổ, quản lý, theo dõi các nhiệm vụ, tiến độ công việc. Giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tránh bị phân tâm, từ đó tăng năng suất hoàn thành công việc.
Cải thiện hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của người dùng, sắp xếp, phân loại công việc theo thời hạn, thứ tự ưu tiên, giảm thiểu thiếu sót, bỏ lỡ nhiệm vụ. Đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn, cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
Tăng cường khả năng cộng tác: Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình công việc của các thành viên, phòng ban thông qua phần mềm quản lý công việc. Từ đó dễ dàng phối hợp làm việc, cộng tác với nhau hơn và hoàn thành công việc thuận lợi, nhịp nhàng hơn.
Tăng cường khả năng kiểm soát: Phần mềm quản lý công việc cho phép cập nhật thông tin, dữ liệu nhanh chóng, liên tục giúp chủ doanh nghiệp, các thành viên nắm tiến độ quá trình và kiểm soát tốt hơn các nhiệm vụ của mình, Như vậy ban lãnh đạo cũng dễ theo dõi hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi phần mềm quản lý công việc giúp người dùng tổng hợp, tự động hóa các quy trình và loại bỏ các công việc thủ công, lặp đi lặp lại. Giảm tình trạng lãng phí thời gian, chi phí nguồn lực, hạn chế chi phí phát sinh do sai sót…
3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp
Khi chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc, xem xét thấu đáo các yếu tố cơ bản sau:
Kích thước và quy mô doanh nghiệp: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau, nên ban lãnh đạo khi chọn lựa sử dụng phần mềm quản lý công việc cần đáp ứng tiêu chí phù hợp với kích thước và quy mô của doanh nghiệp mình.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Đa số những phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, đều có thể sử dụng, đáp ứng được cho tất cả các lĩnh vực và ngành nghề. Nhưng vẫn có những phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có tính năng riêng cho ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh đặc thù.
Các tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp thường được thiết kế tích hợp nhiều chức năng, nhưng có thể một vài chức năng không cần thiết hoặc không đáp ứng cho doanh nghiệp mình. Vì vậy ban lãng đạo cần xem xét nhu cầu, mong muốn thật sự của doanh nghiệp, để có thể lựa chọn sử dụng một vài chức năng, tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Đảm bảo chi phí và hiệu quả tối ưu.
Chi phí: Hiện nay các phần mềm quản lý công việc trên thị trường có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào các tính năng, chức năng, quy mô, cũng như thương hiệu của phần mềm. Chi phí sử dụng thường tính theo thời gian, nên vê lâu dài sẽ có sự chênh lệch khá lớn. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét ngân sách, tiềm lực tài chính để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, hiện nay thị trường có rất nhiều lựa chọn có thể đáp ứng được yếu tố này cho doanh nghiệp.
Chúng ta đều biết sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp chắc chắn là lợi nhiều hơn hại. Tuy nhiên chọn được một phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp mình, cũng chính là chìa khóa quyết định có đạt được mức độ hiệu quả tối đa nhất cho tổ chức hay không.
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp chỉ đầu tư vào phần mềm quản lý công việc, theo đó ban lãnh đạo và quản lý tạo ra rất nhiều dự án và task để giao cho nhân viên làm, mà không tuân theo một mục tiêu chung, cũng không có sự đồng bộ giữa các phòng ban. Dẫn đến đội ngũ nhân viên cấp dưới làm rất nhiều việc nhưng rất rời rạc, nữa vời, vô hình chung làm hao tốn nguồn lực nhưng không đạt được mục tiêu như mong đợi.
Để giải quyết thực trạng này, Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu ưu tiên cho doanh nghiệp trước, phân rã xuống cho các phòng ban, rồi từ đó mới tạo ra các dự án và task dựa trên các mục tiêu đã thống nhất này, như vậy mới tạo nên sự đồng bộ trong tổ chức, tối ưu chi phí và tập trung năng lượng của đội ngũ chinh phục mục tiêu chung.
Quản trị công việc theo phương pháp quản trị mục tiêu trước như trên phần mềm Simplamo, giúp doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc sắp xếp nhiệm vụ của từng cấp, từng phòng ban, cá nhân. Từ đó hệ thống được danh sách các đầu việc cần làm, thời hạn và trình tự thực hiện ưu tiên… Do tất cả đều hướng đến đạt được mục tiêu cá nhân, phòng ban để nhìn về một hướng và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
4. Gợi ý về Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo
4.1. Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo
Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo có khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ. Tích hợp nhiều tính năng thông minh, với các công cụ thực thi theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu quản lý công việc theo mục tiêu của doanh nghiệp.
Simplamo giúp doanh nghiệp sắp xếp, làm rõ, đơn giản hóa công việc, mục tiêu, và sau đó hiện thực hóa hiệu quả hoạt động một cách chặt chẽ – liên tục hàng tuần, quản lý các công việc, nhiệm vụ theo mục tiêu, chỉ số một cách khoa học, là phương pháp bám đuổi mục tiêu hiệu quả.
Simplamo triển khai phần mềm quản lý công việc theo hướng quản lý công việc dựa trên mục tiêu, từ mục tiêu đề ra sẽ thiết lập, sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp cho công việc để hoàn thành mục tiêu đó. Simplamo sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc để đạt được mục tiêu từng cá nhân, phòng ban và cùng đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Simplamo triển khai việc quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp thông qua 2 công cụ chính trong phần mềm là Công cụ OKRs & Mục tiêu, và bảng chỉ số Scorecard.
4.2. Công cụ OKRs & Mục tiêu
Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu Simplamo với công cụ OKRs & Mục tiêu là giải pháp quản trị mục tiêu OKR khoa học và hiện đại, kết nối thành viên, bám sát mục tiêu và giải quyết vấn đề.
Simplamo có tư duy thiết lập mục tiêu ưu tiên chuẩn SMART kết nối với mục tiêu năm, tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp, và chỉ tập trung giới hạn số lượng mục tiêu ưu tiên để đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua việc chia nhỏ các mục tiêu ưu tiên Quý thành các mốc nhỏ hơn để doanh nghiệp dễ theo dõi và ghi nhận nỗ lực của nhân viên.
Mục tiêu ưu tiên Quý là danh sách 3 – 7 các công việc quan trọng nhất, doanh nghiệp cần làm trong 90 ngày tới để tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm trong Tầm nhìn Doanh nghiệp.
Từ việc có mục tiêu rõ ràng, thời hạn xác định, và nhận thức được tầm quan trọng, thứ tự ưu tiên của từng mục tiêu, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ xác định được công việc cần làm, quản lý và sắp xếp thời gian hoàn thành công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tiến trình thực thi mục tiêu ưu tiên được review hàng tuần, giúp nhân viên luôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu quan trọng, nhờ vào phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu Simplamo.
Hành động từng cá nhân trong doanh nghiệp được thúc đẩy, có động lực vượt qua những khó khăn đang gặp phải, đồng thời tối ưu hóa năng suất, thời gian hoàn thành của nhân viên khi tập trung thời gian và năng lượng làm việc vào mục tiêu tăng trưởng trọng tâm. Vì mỗi thành viên đều có công việc với mục tiêu ưu tiên của riêng mình, và sẽ chịu trách nhiệm về công việc đó.
Phần mềm Simplamo cũng cho phép doanh nghiệp tiếp nhận thông tin cụ thể về công việc với công cụ này, đảm bảo công việc, mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn. Giúp chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động kinh doanh nhanh chóng, thuận tiện. Các thành viên dễ dàng theo dõi nhiệm vụ, đo lường hiệu suất và mục tiêu tập trung cho công việc.
Tìm hiểu thêm: Cách thiết lập mục tiêu ưu tiên quý chi tiết của SimplamoTại đây
4.3. Công cụ Scorecard
Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, đánh giá được kết quả vận hành và sự tuân thủ quy trình của nhân viên, thể hiện kết quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được tất cả diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.
Chỉ số Scorecard được Simplamo khuyến khích nên đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), và mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình, sẽ báo cáo tiến độ với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần, để banh lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế triển khai công việc tại các cấp.
Bảng chỉ số Scorecard của phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, để theo dõi trực quan các số liệu hoạt động kinh doanh của các thành viên trong doanh nghiệp khi có:
Bảng điều khiển để theo dõi thời gian thực
Giám sát hàng tuần giúp kiểm soát vấn đề
Theo dõi cá nhân, nhóm và phòng ban
Sắp xếp và điều chỉnh thông số dễ dàng
Việc đo lường hàng tuần với chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, cũng như kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết trước khi quá muộn. Điều này hiệu quả hơn nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo cuối năm của công ty – khi đó đã quá muộn để điều chỉnh và thay đổi cục diện.
Socorecard trong phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu của Simplamo cũng giúp đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ, thực hiện đều đặn và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.
Những tính năng trên trong phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp do Simplamo cung cấp, các doanh nghiệp đã được đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công việc của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp theo mục tiêu đảm bảo phù hợp nhất với các tổ chức hiện nay. Đây sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất từ công nghệ, đem đến kết quả kinh doanh thuận lợi, tốt đẹp như kỳ vọng cho ban lãnh đạo và chủ doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp của Simplamo: Tại đây
Không chỉ cung cấp phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu cho doanh nghiệp, Simplamo còn cung cấp các dịch vụ, công cụ hỗ trợ khác như: Tầm nhìn (quản trị tổng thể, dài hạn), Sơ đồ trách nhiệm (quản trị cơ cấu, đội nhóm), Cuộc họp (thúc đẩy trao đổi, gắn kết, theo dõi mục tiêu chung), Review nhân sự hàng quý – hàng năm (đánh giá nhân sự khoa học, công bằng dựa trên kết quả công việc và con người phù hợp)… giúp doanh nghiệp phát huy tối đa tiềm năng tăng trưởng và quản trị doanh nghiệp theo đúng lộ trình bài bản chuẩn Hoa Kỳ.
Đặt lịch tư vấn để biết thêm rõ hơn về các dịch vụ của Simplamo: Tại đây
————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Theo cục thống kê, tổng mức bán lẻ hàng hóa ở Việt Nam so với mức tiêu dùng 2023 tăng 15% so với năm 2019.
“Nếu xem thị trường bán lẻ Việt Nam như một chiếc bánh thì đây là chiếc bánh thơm ngon, béo bở với quy mô dân số gần 100 triệu dân, cơ cấu trẻ, chịu chi và chịu thích nghi.”
Mặc dù vậy, một thị trường tiềm năng cũng không có nghĩa là dễ dàng cho tất cả các doanh nghiệp gia nhập vào. Trong một thị trường đầy cạnh tranh và biến động như bán lẻ, đòi hỏi mỗi bước đi của doanh nghiệp đều phải “mang tính chiến lược” và có kế hoạch bài bản để đi xa hơn trong ngành.
Trong bài viết này, Simplamo sẽ giúp doanh nghiệp bán lẻ nhìn sâu vào cơ cấu vận hành của mình, phân tích các điểm chưa hiệu quả, và cuối cùng là đưa ra phương pháp lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ mang tính chiến lược, từng bước xóa bỏ khuyết điểm và phát huy thế mạnh của mình.
1. Đặc thù vận hành trong doanh nghiệp bán lẻ
Bên cạnh các áp lực bởi yếu tố bên ngoài thị trường, thì ở bên trong, doanh nghiệp bán lẻ còn phải đối mặt với rất nhiều sức ép từ cơ cấu vận hành của tổ chức, yêu cầu mọi thứ luôn được diễn ra một cách trơn tru và kịp thời:
Quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho: Quản lý chuỗi cung ứng là một phần quan trọng của doanh nghiệp bán lẻ, cần đảm bảo rằng họ có chuỗi cung ứng ổn định và hàng tồn kho được quản lý hiệu quả để tránh thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều. Theo đó việc sử dụng dữ liệu để kiểm soát kỹ hơn ở khía cạnh này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định giúp tối ưu hóa các nỗ lực của mình.
Chi phí vận hành và lợi nhuận: Doanh nghiệp bán lẻ phải quản lý các chi phí vận hành một cách cẩn thận để đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp.
Biến đổi trong hành vi mua sắm của khách hàng: Nhu cầu và hành vi của khách hàng không ngừng thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải phản ứng linh hoạt với thị trường.
Thách thức về môi trường: Doanh nghiệp bán lẻ cần đo lường dữ liệu khoa học để kịp thời theo dõi và ra quyết định khi cần thiết, sẵn sàng điều chỉnh chiến lược kinh doanh để đối phó với các biến động.
Khi nắm rõ các đặc thù trong ngành của mình, doanh nghiệp bán lẻ sẽ chủ động hơn trong việc lựa chọn cách thức vận hành phù hợp, sao cho giải quyết tốt các sức ép trên mà vẫn tận dụng tốt các cơ hội từ thị trường.
Một gợi ý quan trọng của chuyên gia ngành bán lẻ để giải quyết các sức ép bên trong và bên ngoài, đó là sử dụng các bảng dữ liệu đo lường hoạt động kịp thời (hàng tuần, hàng tháng) trong doanh nghiệp bán lẻ. Bên cạnh việc kiểm soát tốt các hoạt động chính từ các phòng ban, cửa hàng và ghi nhận phản hồi của khách hàng, chủ doanh nghiệp còn có thể dựa vào bảng dữ liệu để đưa ra các chiến lược linh hoạt đối phó với sự thay đổi.
2. Các điểm chưa hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp bán lẻ
Vận hành một doanh nghiệp bán lẻ không phải là việc đơn giản, đó là lý do mà chúng ta thấy nhiều doanh nghiệp gia nhập nhưng cũng không ít doanh nghiệp rút lui khỏi ngành bán lẻ hàng năm. Tại phần này, Simplamo sẽ phân tích những lỗ hỏng trong việc vận hành doanh nghiệp bán lẻ để doanh nghiệp đối chiếu với hoạt động hiện tại của mình, bao gồm 5 khía cạnh quan trọng: Công việc, Con người, Quy trình, Quản lý, Đào tạo:
Công việc
Hiện trạng công việc chồng chéo giữa các nhân viên, sếp khó khăn trong việc quản lý, kiểm soát giữa các cửa hàng.
Các sản phẩm hoặc hàng tồn kho không được dự đoán dẫn đến tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.
Con người
Mọi người thiếu trách nhiệm giải trình cho công việc cũng như tính chủ động trong quá trình thực thi. Khi đội ngũ không nắm rõ công việc cần làm, khiến quá trình thực thi chiến lược không hiệu quả.
Thiếu đào tạo và kỹ năng: Nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc không có các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình.
Quy trình
Quy trình không tối ưu: Các quy trình làm việc phức tạp và không tối ưu tăng nguy cơ mắc kẹt và lãng phí. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn làm tăng chi phí và giảm sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý
Thiếu quản lý chuỗi cung ứng: Chuỗi cung ứng không được quản lý một cách hiệu quả có thể gây ra sự không ổn định trong việc cung cấp sản phẩm.
Như vậy, vận hành doanh nghiệp bán lẻ, không phải chỉ tập trung vào 3 yếu tố Bán hàng, Sản phẩm, Khách hàng là đủ, mà doanh nghiệp còn phải xem xét các yếu tố nền tảng như Công việc, Con người, Quy trình, Quản lý và Đào tạo. Đảm bảo đúng việc, đúng người, trao quyền đúng, hỗ trợ môi trường, đảm bảo tiến độ mục tiêu. Kết hợp sử dụng phương pháp quản trị hệ thống, cơ cấu linh hoạt, xây dựng nền tảng văn hóa và minh bạch hơn.
Và để đi đường dài, đạt được bức tranh tăng trưởng hay nhân chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ cần thực hiện song song các hoạt động sau:
Xác định rõ các yếu điểm trong nội lực, lên kế hoạch điều chỉnh
Lập kế hoạch tăng trưởng 2024 mang tính bài bản, khoa học
Đi kèm với đó là cách theo dõi đội ngũ thực thi, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch
Phần tiếp theo của bài viết sẽ chỉ ra các bước cần thực hiện trước khi lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ 2024, bao gồm phần củng cố nội lực.
3.Hướng dẫn lập kế hoạch tăng trưởng ngành bán lẻ 2024
3.1 Củng cố nội lực trước khi lập kế hoạch kinh doanh
Review Tầm nhìn doanh nghiệp
Bước đầu review Tầm nhìn sẽ giúp chủ doanh nghiệp xác định được các điểm quan trọng: Giá trị cốt lõi, giá trị doanh nghiệp, mục tiêu 10 năm, mục tiêu 3 năm. Đây là bước quan trọng để giúp đội ngũ có cái nhìn tổng quan và là điểm then chốt không nên bỏ qua trước khi tiến hành lập kế hoạch kinh doanh năm. Một bản kế hoạch năm không rời xa tầm nhìn sẽ đảm bảo mọi hoạt động của đội ngũ đều đang phục vụ cho bức tranh lớn.
Nếu doanh nghiệp của sếp chưa có bảng Tầm nhìn doanh nghiệp bài bản, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn tại đây.
Review Sơ đồ trách nhiệm
Quá trình review Sơ đồ trách nhiệm là bước thứ hai quan trọng giúp chủ doanh nghiệp cụ thể những những chức năng chính công ty cần trong 6 -12 tháng, những chức năng cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Chi tiết hơn nữa là tại mỗi chức năng mô tả 3 – 5 vai trò/trách nhiệm chính mà người đảm nhận cần thực hiện. Khi mọi thứ được thể hiện chi tiết hơn, doanh nghiệp sẽ xóa bỏ được hiện trạng chồng chéo ở vai trò trách nhiệm. Đội ngũ nắm rõ công việc của mình, dễ dàng phối hợp và thống nhất hoạt động tại tất cả phòng ban, cửa hàng
Sau khi review lại Tầm nhìn doanh nghiệp và thống nhất ở bức tranh 3 năm, lúc này doanh nghiệp cần tiến hành làm rõ kế hoạch kinh doanh 1 năm của mình, bao gồm các phần quan trọng là: Các chỉ số đo lường quan trọng (doanh thu, lợi nhuận, số cửa hàng, Khách hàng,…) và các mục tiêu năm cần hoàn thành để đạt được các chỉ số đó (bao gồm về Kinh doanh, MKT, Vận hành, Nhân sự,…)
Các công việc ưu tiên cần hoàn thành trong 90 ngày đầu tiên
Mộ tổ chức muốn đi đến tầm nhìn xa thì cách đi phải “định hướng kết quả”. Sau khi kế hoạch một năm được làm rõ, doanh nghiệp hãy phân rã mục tiêu năm thành các công việc ưu tiên trong 90 ngày.
Trong môi trường làm việc hàng ngày, đội ngũ của sếp sẽ có rất nhiều sự vụ phát sinh cần phải giải quyết, do đó khi xác định rõ các công việc ưu tiên sẽ giúp đội ngũ biết sắp xếp thời gian và công việc của mình, đảm bảo đặt mục tiêu ưu tiên lên hàng đầu để phục vụ cho mục tiêu ưu tiên của tổ chức. Trong đó, mỗi công việc ưu tiên sẽ được chia nhỏ thành các cột mốc nhỏ hơn, để đảm bảo công việc luôn được theo sát và diễn ra đúng tiến độ.
Nâng cao khả năng dự đoán cho Doanh nghiệp bán lẻ thông qua bảng chỉ số Scorecard
Xây dựng chỉ số Scorecard từ 5 -15 chỉ số cốt lõi giúp doanh nghiệp bán lẻ nhận biết tình hình hoạt động, đây còn là một “bức tranh chụp nhanh” về sức khỏe của doanh nghiệp. Thông qua bảng chỉ số Scorecard chủ doanh nghiệp sẽ đo lường các dữ liệu cốt lõi để nắm bắt kịp thời hoạt động của doanh nghiệp.
Công cụ giúp doanh nghiệp bám sát kế hoạch, tập trung vào thực thi, giải quyết vấn đề
Để bản kế hoạch kinh doanh dài một năm được đội ngũ theo đuổi đến cùng, doanh nghiệp cần duy trì tổ chức các cuộc họp định kỳ bao gồm: Cuộc họp tuần, cuộc họp quý và cuộc họp năm.
Lý do mà doanh nghiệp cần hình thành nhịp họp này trong tổ chức vì đây chính là sợi dây liên kết mục tiêu kinh doanh với đội ngũ, đảm bảo đội ngũ luôn bám sát kế hoạch, không có sự lơ là, luôn tập trung vào thực thi và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Đối với cuộc họp tuần hàng tuần, là nơi các thành viên ngồi lại với nhau hàng tuần để review liên tục các mục tiêu, chỉ số và xem xét tình hình, nơi các vấn đề được giải quyết theo nguyên tắc khoa học.
Đối với cuộc họp quý: Nơi đội ngũ đánh giá các mục tiêu của quý trước, rút kinh nghiệm và xây dựng mục tiêu cho quý tiếp theo, phù hợp với bối cảnh hiện tại.
Việc đều đặn tổ chức các cuộc họp hàng tuần theo một khung khoa học, tích hợp quá trình review các chỉ số cốt lõi và mục tiêu, sẽ giúp đội ngũ hình thành tính trách nhiệm, theo dõi mục tiêu đã đặt ra và giải quyết vấn đề kịp thời khi chúng phát sinh. Điều đó có nghĩa là, khi các cuộc họp được tổ chức một cách đều đặn, mục tiêu của sếp sẽ được “hoạt động” liên tục.
Công thức lập kế hoạch kinh doanh và cách thức theo dõi kế hoạch này được diễn ra liên tục hàng tuần đều được tích hợp sẵn trên phần mềm Simplamo.
Không những thế, hiện tại Simplamo đã tích hợp công nghệ AI trong việc đưa ra các gợi ý thông minh để lập kế hoạch kinh doanh năm, như: xây dựng mục tiêu theo ngành, tự động phân rã mục tiêu thành cột mốc, và tạo các chỉ số đo lường hàng tuần dựa trên vai trò của mỗi nhân sự.
Simplamo AI giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch thực thi mục tiêu đúng đắn, đảm bảo dẫn dắt một kết quả đúng đắn, xây dựng lộ trình chinh phục chiến lược và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Các khách hàng bán lẻ đang sử dụng Simplamo để chinh phục mục tiêu kinh doanh như: Bye Béo, Bánh Mì Má Hải, Bánh Mì Khói, Masscom,…
Cảm ơn sếp đã đọc bài viết của Simplamo, để tìm hiểu chi tiết về cách thức lập kế hoạch kinh doanh ngành bán lẻ và quản trị đội ngũ thực thi hàng tuần, sếp hãy đăng ký tại đây, hoặc gọi đến hotline 0901 866 922 để được tư vấn hướng dẫn.
————————
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp có đa dạng quy mô, lĩnh vực kinh doanh khác nhau sử dụng. Thị trường hiện nay cũng có rất nhiều phần mềm khác nhau để lựa chọn, vì vậy đây là bài viết cung cấp những thông tin và kiến thức về phần mềm quản lý doanh nghiệp một cách cơ bản, dễ hiểu nhất. Để người đọc hiểu và biết được lý do, lợi ích, những tính năng phổ biến và cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức của mình.
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm được tích hợp quy trình kinh doanh quan trọng, cốt lõi của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Giúp các doanh nghiệp thuận tiện trong quản lý và triển khai các hoạt động kinh doanh của mình.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm các ứng dụng phần mềm, công cụ quản trị được thiết kế, giúp doanh nghiệp tự động, đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu suất, khả năng tiếp cận thông tin và khả năng hiển thị. Phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là sự trợ giúp đắc lực để nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp nhất, theo cơ sở dữ liệu thực tế của doanh nghiệp mình.
1.1. Vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp góp một phần không nhỏ trong quá trình hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, thuận lợi và hiệu quả hơn. Một vài vai trò tiêu biểu mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại như:
Tự động hóa các quy trình kinh doanh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa các quy trình hoạt động thủ công – công đoạn cần nhiều thời gian, nhân lực và dễ sai sót…
Khả năng tiếp cận thông tin: Cho phép các nhân viên có quyền hạn cập nhật, truy cập thông tin từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào trên các thiết bị được kết nối với hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Thống nhất dữ liệu: Tại tất cả các phòng ban, bộ phận liên quan, khác nhau, đều được phép truy cập và chia sẻ dữ liệu mới nhất, trong toàn thể nội bộ doanh nghiệp thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Khả năng ra quyết định: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các nhà quản lý, ban lãnh đạo có đầy đủ cơ sở dữ liệu, thông tin cần thiết, để từ đưa ra quyết định phù hợp, đúng nhất dựa trên thông tin hiện tại, tài liệu thực tế của doanh nghiệp.
1.2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp
Tăng năng suất, giảm chi phí: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa trong các quy trình kinh doanh, giải phóng thời gian, công sức cho nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, tài nguyên cho doanh nghiệp
Cải thiện hiệu quả: Với việc các quy trình được hệ thống bài bản và tự động hóa trên phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đem đến sự hiệu quả khi loại bỏ tối đa các lỗi, giảm thiểu sai sót và cải thiện giao tiếp giữa các thành viên với các tính năng quản lý đội nhóm, review nhân sự.
Nâng cao khả năng hiển thị: Phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp tầm nhìn tổng quan về hoạt động, có các chỉ số, thống kê dữ liệu của các phòng ban doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định trực quan hơn.
Tăng khả năng cạnh tranh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp đem đến lợi thế về sức mạnh bộ máy nội bộ, doanh nghiệp phát huy hết tiềm lực của mình, hoạt động trơn tru, như vậy sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Lưu trữ dữ liệu tiện lợi, nhanh chóng: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, cập nhật dữ liệu liên tục và nhanh chóng.
Gia tăng sự hài lòng của nhân viên: Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp nhân viên làm việc dễ dàng, đơn giản và hiệu quả hơn trong việc truy cập thông tin họ cần.
2. Cách lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, phù hợp nhất
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp từ các thương hiệu lớn, nhỏ, trong và ngoài nước, đem đến nhiều lựa chọn đa dạng, phong phú. Nhưng để tìm được phần mềm phù hợp nhất, doanh nghiệp nên xem xét, cân nhắc các yếu tố sau:
Kích thước và quy mô của doanh nghiệp: Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau (có thể được thiết kế riêng cho doanh nghiệp khi được yêu cầu), cung cấp nhiều giải pháp, công cụ phù hợp với các quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, vừa SMEs đến doanh nghiệp lớn.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Với các doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực, ngành nghề không mang tính đặc thù cao, thì các phần mềm quản lý doanh nghiệp trên thị trường hấu hết đều có thể đáp ứng được nhu cầu. Nhưng mỗi phần mềm thường có 1 lĩnh vực, ngành nghề mạnh nhất, được biết đến nhiều nhất. Vì vậy đây cũng là một yếu tố cần xem xét khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Các tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý doanh nghiệp thường được thiết kế tích hợp nhiều chức năng, nên doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng, hoặc chỉ sử dụng một vài chức năng phù hợp với nhu cầu của mình trong phần mềm.
Chi phí: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam hiện có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào tính năng, chức năng, quy mô và danh tiếng của phần mềm. Chi phí có sự chênh lệch khá lớn nên doanh nghiệp cần xem xét ngân sách, tiềm lực tài chính của mình để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, hiện nay thị trường có rất nhiều lựa chọn có thể đáp ứng được yếu tố này cho doanh nghiệp.
Các anh chị chủ doanh nghiệp đều biết, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp đa dạng, đáp ứng hầu hết các nhu cầu cần thiết. Việc lựa chọn, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp với tiêu chí mong muốn, khả năng và nguồn lực của mình, sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Vì vậy, các anh chị chủ doanh nghiệp được khuyến khích nên xem xét tất cả những tiêu chí trên, để chọn ra được phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, thích hợp nhất, đem lại lợi ích tối đa nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.
3. Phần mềm quản lý doanh nghiệp của SIMPLAMO
3.1. Giới thiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp Simplamo
Với các tiêu chí lựa chọn căn bản được gợi ý cho chủ doanh nghiệp như trên, Simplamo là một trong những phần mềm đáp ứng tốt các nhu cầu cần thiết cho các nhà lãnh đạo đang có mong muốn tìm kiếm, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp Simplamo được thiết kế, triển khai theo tư duy quản trị Hoa Kỳ, với khung vận hành, quản trị doanh nghiệp bài bản. Giúp doanh nghiệp tăng trưởng từ 10-30% khi sử dụng, với nhiều tính năng, được tích hợp theo tiêu chí đơn giản – hiệu quả – dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Với chi phí sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo cũng rất cạnh tranh, phù hợp với đa dạng doanh nghiệp tại Việt Nam từ doanh nghiệp SMEs có vài chục nhân sự đến doanh nghiệp lớn lên đến vài trăm nhân sự.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo đã được ứng dụng và chứng minh là có hiệu quả trong việc giúp các doanh nghiệp trong nước (Masscom, Sovigaz, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Sài Gòn, Vnflour, Bye Béo LMS, Bánh Mì Má Hải, Sao Kim…) và quốc tế (Marketing Melodies, Webware…) phát triển, tăng trưởng và thành công.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo tích hợp đa dạng các công cụ với tính năng: quản lý tầm nhìn chiến lược; quản lý cơ cấu nhân sự, phòng ban; quản lý mục tiêu; quản lý đội nhóm; review nhân sự (báo cáo hiệu suất theo năm, đối thoại quý); nhận phản hồi và giải quyết vấn đề…
3.2. Tính năng QUẢN LÝ TẦM NHÌN trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Simplamo giúp Doanh nghiệp quản lý Tầm nhìn dễ dàng bằng cách cung cấp công cụ Tầm nhìn để:
Tạo Bảng tầm nhìn khoa học, chuẩn quốc tế, có trọng tâm và ngắn gọn chỉ trên 2 trang
Sếp và đội ngũ dễ dàng review bảng Tầm nhìn này hàng quý, hàng năm, đảm bảo cả team cùng nắm rõ định hướng và đích đến của công ty trong thời gian 1 năm, 3 năm và 10 năm tới.
Công cụ tracking và đo lường mục tiêu hàng quý so với mục tiêu năm, đảm bảo mỗi mục tiêu xây ra đều phục vụ cho Tầm nhìn dài hạn và đang diễn ra đúng tiến độ
“Cứ vẽ ra tương lai mà bạn mong muốn cho doanh nghiệp, Simplamo sẽ chỉ cho bạn thấy con đường đi đến đó”
3.3. Tính năng QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo với tính năng quản lý đội nhóm cung cấp cho doanh nghiệp bộ khung tiêu chuẩn, khoa học từ Hoa Kỳ. Xây dựng sơ đồ trách nhiệm (gồm vị trí và vai trò chức năng) tập trung vào sự rõ ràng, minh bạch của các nhân sự ở mọi vị trí trong doanh nghiệp.
Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ được doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban chức năng chính, mỗi phòng ban chức năng có bao nhiêu nhân sự, 5 vai trò, trách nhiệm chính ở từng vị trí. Như vậy các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ dễ dàng giao mục tiêu/công việc phù hợp cho nhân sự. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nắm được hiện trạng nhân sự để lên kế hoạch tuyển dụng đào tạo trong thời gian tới đáp ứng cho kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
3.4. Tính năng QUẢN LÝ MỤC TIÊU trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Với các công cụ OKRs & Mục tiêu và Scorecard trong phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo, doanh nghiệp dễ dàng tạo mục tiêu hàng quý dựa trên mục tiêu năm. Mỗi mục tiêu được giao cho phòng ban/cá nhân cụ thể, tùy vao vai trò chức năng của họ trên sơ đồ trách nhiệm. Bên cạnh đó, Simplamo cũng giúp nhà lãnh đạo quản lý tiến độ thực thi của từng mục tiêu (đúng tiến độ hay bị chậm, vấn đề gặp phải là gì,…) bằng Scorecard.
Simplamo đem sự đơn giản, thuận tiện đến với doanh nghiệp trong việc cập nhật thông tin đo lường, đảm bảo mục tiêu đang tiến triển thuận lợi đúng thời hạn, đánh giá tiến trình, hiệu suất làm việc một cách công bằng, nhận diện và giải quyết vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy động lực hành động cho từng thành viên.
3.5. Tính năng NHẬN PHẢN HỒI và GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Mỗi ngày, doanh nghiệp đều có rất nhiều vấn đề phát sinh trong đội ngũ và những phản hồi từ Khách hàng về sản phẩm/dịch vụ. Những vấn đề hay phản hồi này luôn cần được tổng hợp, thảo luận và tìm phương án giải quyết ngay. Vì thế, phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo cung cấp công cụ Cuộc họp, giúp nhà quản lý kịp thời nhận diện vấn đề thông qua review bảng chỉ số hoạt động hàng tuần, tiến trình thực thi mục tiêu của đội ngũ và những phản hồi nhận được (trong đó nhiều nhất đến từ đội sale/marketing/triển khai)
Cuộc họp của Simplamo được thiết kế thông minh, khoa học, biến cuộc họp trở nên tinh gọn, chỉ diễn ra trong 90 phút, với 7 bước cố định. Tập trung review những mục tiêu, chỉ số quan trọng, đảm bảo đội ngũ luôn theo sát công việc của mình và nhận diện – giải quyết vấn đề thông minh bằng 3 bước (xác định nguyên nhân – thảo luận – chốt phương án giải quyết).
Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Simplamo giúp giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn nhất, giải quyết triệt để, tuần tự từng vấn đề ưu tiên, xóa bỏ sự dài dòng, đi thẳng vào trọng tâm, bám sát mục tiêu kinh doanh, tiết kiệm thời gian, và rút ngắn khoảng cách giữa các cấp, thúc đẩy đội ngũ đi đúng hướng, giải quyết vấn đề kịp thời.
3.6. Tính năng REVIEW NHÂN SỰ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Tính năng Review Nhân sự trong phần mềm quản lý doanh nghiệp được thực hiện thông qua Đối thoại hàng quý (trao đổi 1-1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp) và Đánh giá hiệu suất năm, dựa trên khung chuẩn, khoa học, với tiêu chí cởi mở, chủ yếu tìm hiểu sâu về những điều hiệu quả/không hiệu quả trong công việc khi kết thúc mỗi quý, mỗi năm.
Tính năng này của Simplamo giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, tính nhất quán trong quản lý nhân sự khi áp dụng cơ chế phản hồi hai chiều: nhân viên và cấp quản lý tự đánh giá bản thân dựa trên mô hình đánh giá năng lực 5:5. Điều này thể hiện sự lắng nghe, tạo môi trường công bằng, dân chủ trong công tác quản lý doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo. Gia tăng sự gắn kết trong bộ máy nội bộ, giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.
Tổng hợp lại tất cả những tính năng cơ bản trên trong phần mềm quản lý doanh nghiệp do Simplamo cung cấp, các doanh nghiệp đã có thể dễ dàng đáp ứng hết tất cả các nhu cầu căn bản trong công cuộc điều hành và quản trị tổ chức của mình từ trong ra ngoài. Simplamo tin rằng việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức mình, sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất từ công nghệ, đem đến những kết quả thuận lợi, tốt đẹp có thể vượt mong đợi của ban lãnh đạo.
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Tổ chức cuộc họp Lập kế hoạch kinh doanh năm AOP (Annual Operating Plan) thường là một trong những chủ đề được chủ doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất vào giai đoạn các tháng cuối năm. Nhưng nhiều anh chị lãnh đạo cũng gặp khó khăn trong việc triển khai và thực thi cuộc họp này đúng cách, khoa học và phù hợp với doanh nghiệp mình.
Có một cuộc họp năm thuận lợi, hiệu quả, truyền tải được đầy đủ nội dung và thông điệp đến các lãnh đạo cấp cao, thì những mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hành động được bàn luận, thống nhất trong cuộc họp năm này mới thực hiện được tối đa công lực và năng suất, khi triển khai thực tế và xuống các cấp trong doanh nghiệp.
Hiểu được tầm quan trọng và những lợi ích của việc tổ chức cuộc họp năm hiệu quả, trong bài viết này chúng tôi chia sẻ về cách tổ chức Buổi họp năm hiệu quả (Annual Planning) từ Simplamo.
1. Mục tiêu của buổi họp Lập kế hoạch kinh doanh năm:
Tăng cường sức khoẻ và tính gắn kết của của đội ngũ.
Tiếp tục làm rõ Bảng tầm nhìn doanh nghiệp.
Lập kế hoạch kinh doanh năm, xác định các công việc ưu tiên quý tới.
Tập trung nhận diện rõ các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề ưu tiên.
Buổi họp lập kế hoạch kinh doanh năm thông thường tiến hành trong vòng 2 ngày, thường được tổ chức bên ngoài văn phòng. Và phần lớn các cuộc họp năm chỉ dành cho cấp Ban lãnh đạo.
2. Tầm quan trọng của cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Là cơ hội để đội ngũ ban lãnh đạo Công ty xem xét lại Kế hoạch kinh doanh năm trước đó và Mục tiêu ưu tiên của Quý gần nhất. Đánh giá tổng thể các chỉ số của tổ chức.
Phân tích SWOT để đưa ra các giải pháp giúp loại bỏ tất cả các vấn đề của doanh nghiệp gặp phải, nhìn nhận những điểm mạnh của tổ chức, những cơ hội trong thời gian tới để tận dụng và phát huy.
Gia tăng sức khỏe đội ngũ, củng cố đội ngũ lãnh đạo, tránh được các vấn đề trong hoạt động teamwork.
Rà soát lại toàn bộ Tầm nhìn để đưa ra những thay đổi, chỉnh sửa cần thiết, và đảm bảo mọi người đều thống nhất, nắm rõ được tầm nhìn này.
Công ty sẽ có thêm cơ sở để thiết lập kế hoạch cho năm mới và mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày tiếp theo.
Cuộc họp năm này là thời gian ban lãnh đạo cùng nhau giải quyết tất cả các vấn đề quan trọng, thống nhất các bước tiếp theo và kết luận để triển khai cho 1 năm kế tiếp.
3. Các bước thực hiện Cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm trên Simplamo
Công cụ Họp năm trên Simplamo được thiết lập theo một trình tự khoa học – logic trong các bước, để tổ chức cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm hiệu quả nhưng vẫn được thực hiện gọn gàng, nhanh chóng. Các doanh nghiệp sẽ được gợi ý tuần tự những bước thực hiện cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm trên phần mềm của Simplamo.
Về cơ bản, cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm sẽ được chia thành 2 giai đoạn chính là: Trước cuộc họp và Trong cuộc họp
3.1. Trước cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Trước bất kỳ cuộc họp nào cũng cần xác định rõ thành phần tham dự cuộc họp để đảm bảo có đầy đủ những thành viên, phòng ban phù hợp, liên quan tới nội dung họp. Đối với cuộc họp năm thì thành phần tham dự thường là Ban lãnh đạo và các quản lý cấp cao thiết lập kế hoạch năm cho toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cuộc họp năm là cuộc họp quan trọng, thời gian diễn ra sẽ lâu hơn những cuộc họp quý, họp tuần thông thường. Nên doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực nhân sự để sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp năm; phân công trách nhiệm rõ ràng (người điều phối, thư ký…); các báo cáo về Doanh thu, lợi nhuận, dữ liệu đo lường trong quý, báo cáo tài chính quản trị khác…
Ngoài ra, còn cần chuẩn bị trước nội dung họp (Mục tiêu ưu tiên Quý gần nhất đạt hay chưa, những vấn đề lớn cần bàn luận…) để công việc được phân chia phù hợp, cuộc họp năm diễn ra hiệu quả, thuận lợi.
3.2. Trong cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm
Ngày họp năm thứ 1
Cuộc họp năm diễn ra trong 2 ngày, theo trình tự của Simplamo, ngày đầu tiên của cuộc họp năm sẽ diễn ra với các bước chính:
1. Khởi động (30′)
Thực hiện Khởi động để cùng nhìn lại và chúc mừng cho đoạn đường một năm của Doanh nghiệp, Đây cũng là lúc các thành viên chia sẻ những điểm nổi bật theo cảm nhận cá nhân, nhằm tạo không khí chuyển đổi, thoát ra khỏi không gian làm việc chuyển sang trạng thái họp. Việc này mang đến sự tập trung khi bắt đầu vào cuộc họp, và việc được chia sẻ cũng mang đến cảm giác cởi mở, thoái mái hơn.
2. Xem lại Năm trước và Quý trước (30’)
Đội ngũ ban lãnh đạo dưới sự điều hướng của Người điều phối cùng sự hỗ trợ của Thư ký, cùng xem xét các mục tiêu và số liệu bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, các chỉ số đo lường trọng yếu đánh giá một năm hoạt động vừa qua.
Bên cạnh đó cũng sẽ chấm điểm hoạt động kinh doanh năm từ 1-10 theo suy nghĩ của từng thành viên để mọi người chia sẻ cảm nhận, những suy nghĩ trong cả năm để cùng học hỏi, rút kinh nghiệm và tiến về phía trước.
Ý nghĩa: Cùng nhìn lại và học hỏi từ quá khứ. Đo lường sự cải thiện giữa khả năng lập kế hoạch và thực thi thực tế.
3. Tăng cường sức khoẻ đội ngũ (165’)
Bằng cách cùng nhau thực hiện một bài tập/hoạt động teamwork đơn giản để tạo nên sự hiểu biết sâu sắc, nâng cao tinh thần cởi mở, chân thành và cam kết giữa các thành viên.
(Simplamo khuyến khích bạn tìm đọc quyển sách “5 điểm chết trong teamwork” để có thêm nhiều gợi ý về hoạt động này hơn.)
Ý nghĩa: Giúp các thành viên hiểu rằng niềm tin là nền tảng của sức khỏe đội ngũ, và tránh được 5 điểm rối loạn trong đội ngũ (tin tưởng, xung đột, cam kết, trách nhiệm giải trình và kết quả)
4. Phân tích S.W.O.T & Thiết lập Danh sách các vấn đề (60’)
Sau khi thực hiện xem xét lại các hoạt động, mục tiêu trong quý trước và năm trước, ban lãnh đạo sẽ nắm được các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Nên tiếp đến cuộc họp năm sẽ đi đến một phần quan trọng, không thể thiếu cho bất cứ tổ chức nào đó là phần phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối nguy đối với tổ chức).
Ý nghĩa: Nhận biết và nắm rõ về SWOT trong doanh nghiệp để làm cơ sở dữ kiện thiết lập tầm nhìn, mục tiêu 3 năm, kế hoạch kinh doanh năm sau… phù hợp và hiệu quả nhất.
5. Rà soát tầm nhìn doanh nghiệp (75’)
Tại phần này, sẽ rà soát lại tất cả nội dung trong bảng Tầm nhìn đã được lập ra của doanh nghiệp trước đó và để tất cả thành viên tham dự xác nhận, nêu ý kiến về việc “chúng ta có vẫn đang đi đúng hướng hay không?”
Nếu có vấn đề muốn thay đổi, chỉnh sửa hay những điểm bất đồng, ban lãnh đạo sẽ xem xét, bàn luận đưa ra giái pháp thay đổi, tất cả đều được Thư ký ghi chú lại trên Simplamo
Ý nghĩa: Đảm bảo rằng tất cả mọi người vẫn thống nhất 100% với tầm nhìn của tổ chức.
6. Rà soát Bức tranh 3 năm (45’)
Tiếp đến, các thành viên trong cuộc họp năm sẽ cùng nhìn, rà soát lại từng nội dung trong Bức tranh 3 năm được lập ra trong năm trước. Bắt đầu cập nhật, quyết định giữ lại, hủy bỏ hoặc chỉnh sửa để tạo dựng Bức tranh cho 3 năm tới.
Rà soát Bức tranh 3 năm vì một năm qua có nhiều điều thay đổi, và với kiến thức và kinh nghiệm tích lũy trong năm vừa rồi, chúng ta sẽ có những điều chỉnh tạo ra một tầm nhìn mới.
Bên cạnh đó, đội ngũ chúng ta cũng tốt lên từng ngày, từ những kinh nghiệm tích góp, việc lập bảng kế hoạch kinh doanh sẽ chuẩn hơn, nên doanh nghiệp cần cập nhật để tạo ra Bức tranh 3 năm thực tiễn và phù hợp với tổ chức, thị trường hiện tại.
Ý nghĩa: 100% thành viên có cùng một suy nghĩ về Bức tranh 3 năm tới của tổ chức và đảm bảo các mục tiêu này được thiết lập phù hợp nhất với tình hình hiện tại.
Kết luận ngày 1 (30’)
Tại đây, tóm tắt lại nội dung ngày họp thứ 1 và thống nhất lịch trình ngày Thứ 2 cho các thành viên tham dự nắm rõ.
Những thông tin về nội dung họp được Thư ký cập nhật và điều chỉnh đều được Simplamo lưu lại tự động và liên tục trên phần mềm. Sau khi kết thúc ngày họp đầu tiên, phần mềm Simplamo sẽ gửi Email tóm tắt cho các thành viên tham dự. Khi đó lịch trình của ngày họp Thứ 2 sẽ tự động hiện ra.
Ý nghĩa: Tổ chức cuộc họp năm trên Simplamo mang đến sự thuận tiện, nhanh chóng, vì toàn bộ nội dung ghi chép về cuộc họp sẽ được lưu lại và tự động gửi mail đến toàn bộ thành viên tham dự cuộc họp ngay sau khi ngày họp kết thúc.
Đảm bảo được việc các thành viên đều có dữ kiện về nội dung cuộc họp hôm nay, tránh được việc bỏ lỡ, không nắm đầy đủ thông tin, như vậy nội dung ngày họp tiếp theo sẽ được tiếp nối và không bị gián đoạn.
Đặt lịch tư vấn để rõ hơn về cách Tổ chức Cuộc họp năm của Simplamo: Tại đây
Ngày thứ họp năm thứ 2
Khởi động – 15 phút:
Bắt đầu ngày họp năm thứ 2 với 15 phút khởi động nhanh chóng, khơi gợi lại ký ức về cuộc họp ngày ngày thứ 1, tạo bầu không khí mở đầu có sự giao tiếp, chia sẻ giữa các thành viên, giúp 2 ngày họp được nối tiếp liền mạch hơn.
Nhắc lại Bảng danh sách vấn đề và Bức tranh 3 năm trong cuộc họp năm ngày thứ 1 (15’)
Để nhắc nhớ những điều này trong tâm trí mọi người trước khi tạo Kế hoạch 1 năm trong ngày họp hôm nay, cũng như giúp các thành viên nắm bắt lại để đễ dàng chia nhỏ các vấn đề cần giải quyết.
7. Lập kế hoạch kinh doanh năm mới (120’)
Khi đã có Bức tranh rõ ràng về 3 năm tới từ ngày họp năm thứ 1, cuộc họp năm sẽ đi đến nội dung Lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
Khi đã có Tầm nhìn rõ ràng, các con số và mục tiêu sẽ không còn mơ hồ, mà hiện ra rõ ràng ngay trước mắt ban lãnh đạo. Việc cần làm là thảo luận và thống nhất với đội ngũ về những con số mục tiêu về Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số đo lường… và đặt thời hạn thực hiện chỉ định, để công việc hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo được mục tiêu doanh nghiệp.
Phần mềm Simplamo cung cấp đầy đủ chức năng để các nhân sự của từng phòng ban chuyên môn nhập dữ liệu doanh thu, lợi nhuận, chỉ số đo lường và Mục tiêu năm / Quý tương ứng. Và ban lãnh đạo, các sếp có thể nắm được đầy đủ, nhanh chóng các số liệu này qua phần mềm Simplamo.
Ngoài ra, cũng cần có bảng ngân sách hỗ trợ cho kế hoạch này và các thành viên đều rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ trong năm tới.
8. Thiết lập mục tiêu ưu tiên Quý (120’)
Đặt ra 3-7 mục tiêu quan trọng nhất phải hoàn thành trong 90 ngày tới cho cấp công ty. Sau đó là công việc ưu tiên cấp phòng/ban (cá nhân) của các thành viên trong Ban lãnh đạo. Không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu, vì ngoài việc không thể đạt được tất cả các mục tiêu đề ra, thì còn làm giảm mức độ tập trung đạt được mục tiêu.
Lời khuyên chân thành từ Simplamo “Ít hơn luôn tốt hơn”, đạt được tất cả “ít” mục tiêu đó vẫn sẽ chất lượng và hiệu quả hơn việc có quá nhiều mục tiêu nhưng không cái nào đạt được 50%.
Chỉ định cụ thể ai sẽ chịu trách nhiệm thực thi mục tiêu này ở cấp độ công ty một cách rõ ràng trong toàn thể đội ngũ ban lãnh đạo. Sau đó, từng thành viên ban lãnh đạo cùng xác định các mục tiêu cá nhân cần thêm vào để giúp công ty đạt được mục tiêu ưu tiên Quý.
9. Xử lý vấn đề trọng điểm (195’)
Đây là phần trọng tâm – trái tim của buổi họp năm. Từ những vấn đề được nhận định, ghi chú và tạo ra khi chúng ta phân tích SWOT và thực hiện các bước trên trong cuộc họp.
Tại ngày họp Thứ 2, chúng ta vẫn có thể bổ sung các vấn đề trong tổ chức đang đối mặt để đội ngũ lãnh đạo thảo luận và xử lý trong cuộc họp năm. Cần xác định thời hạn của các vấn đề, với các vấn đề Dài hạn sẽ được thảo luận, xử lý trong cuộc họp năm này. Còn các vấn đề ngắn hạn sẽ chuyển về công cụ cuộc họp tuần trên Simplamo để xử lý
Theo đó, các vấn đề dài hạn này sẽ được tiến hành xử lý theo các bước:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên của các vấn đề
Xử lý từng vấn đề theo 3 bước: Nhận diện nguyên nhân – Thảo luận – Chốt phương án giải quyết
Ý nghĩa: Xử lý những vấn đề trọng yếu có thể gây cản trở trong 90 ngày tới.
10. Kết luận (12’)
Cuối ngày họp thứ 2 của cuộc họp năm, các thành viên tham dự cuộc họp năm sẽ cùng xem lại tất cả những hành động đã chốt với nhau, chắc chắn rằng mọi người đều hiểu và đồng thuận.
Như vậy các thành viên tham dự đều nắm được phương hướng và có tinh thần thực hiện, rõ ràng về thông điệp mong muốn mà cuộc họp năm này đem lại. Điều này cũng giúp việc triển khai xuống cấp dưới thuận lợi và hiệu quả nhất.
Ý nghĩa: Thống nhất những Hành động / To-dos và các Mục tiêu đã thống nhất cho 90 ngày và kế hoạch 1 năm. Hiểu hơn về cảm nhận của từng thành viên thông qua phản hồi sau khi kết thúc 2 ngày làm việc và đảm bảo đáp ứng được kỳ vọng.
Đây là một bộ khung Cuộc họp năm bài bản dành cho doanh nghiệp tại phần mềm Simplamo. Thực hiện theo trình tự Cuộc họp năm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà còn đảm bảo đem lại hiệu quả cho Cuộc họp năm quan trọng này.
Simplamo chúc các nhà lãnh đạo thực hiện thuận lợi và thành công Cuộc họp năm cho doanh nghiệp mình!
Ngoài cung cấp công cụ Cuộc họp năm trên phần mềm, Simplamo còn cung cấp các dịch vụ Tổ chức cuộc họp năm, với mong muốn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tách bạch nội dung và thực thi theo đúng lộ trình bài bản chuẩn Hoa Kỳ.
Đặt lịch tư vấn tìm hiểu về dịch vụ lập kế hoạch kinh doanh năm của Simplamo: Tại đây
———
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Sơ đồ tổ chức công ty là nền móng cơ bản của doanh nghiệp và được áp dụng cho tất cả các công ty hoạt động tại bất kỳ lĩnh vực nào. Đây cũng là một yếu tố cơ bản nhưng mang tính tiên quyết để công ty đi vào hoạt động, vận hành thuận lợi, và quản lý đạt được hiệu quả cao.
1. Sơ lược về sơ đồ tổ chức công ty
1.1. Giới thiệu sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức công ty (cũng là biểu đồ tổ chức – organogram) là một dạng biểu đồ/ sơ đồ trực quan, mô tả cấu trúc nội bộ công ty bằng cách mô tả rõ ràng vị trí, vai trò, trách nhiệm của các thành viên trong công ty và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong một tổ chức.
Sơ đồ tổ chức công ty được thể hiện bằng dạng sơ đồ chữ, có thể có hình minh họa nhân sự tại các vị trí cụ thể trong doanh nghiệp. Sơ đồ cơ cấu này góp phần quan trọng trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp.
1.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức công ty phổ biến
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận: Xây dựng dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng: Một bộ phận sẽ đảm nhận, quản lý chức năng cụ thể, rõ ràng. Mô hình này cho phép nhân sự tập trung và cần nắm vững kỹ năng chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý. Đây là một mô hình được đánh giá là hiệu quả và tiên tiến nhất hiện tại và được thể hiện qua sơ đồ giải trình trách nhiệm công ty.
Mô hình tổ chức phân quyền: Là một mô hình cổ điển, và hiện vẫn được sử dụng phổ biến, rộng rãi. Mô hình mô tả công việc từ các bộ phận cấp cao nhất đến cấp quản lý trung, rồi mới đến nhân viên. Kiểu mô hình này có xu hướng quan liêu và nặng sự phân biệt giữa các cấp.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo địa lý: Đây là mô hình phù hợp với các công ty, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, phân bố rộng rãi theo địa lý. Doanh nghiệp, công ty sử dụng mô hình này thường hoạt động trong các lĩnh vực như vận tải, bán lẻ… và cần đám bảo sẽ báo cáo liên tục về trụ sở chính.
Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng: Mô hình này cho phép các nhân viên trong công ty đều bình đẳng và vận hành theo mô hình tự quản lý. Nhưng các vị trí làm việc thường không có chức danh, thường thấy mô hình này xuất hiện ở công ty nhỏ những ngày đầu hình thành, hoặc những công ty kinh doanh hộ gia đình…
Ngoài ra, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, vận tải, bán lẻ,… mà sẽ có sự khác biệt về mô hình sử dụng trong sơ đồ tổ chức công ty.
2. Ưu khuyết điểm sơ đồ tổ chức công ty
2.1. Ưu điểm của sơ đồ tổ chức công ty
Trình bày rõ ràng cấu trúc nội bộ, hệ thống phòng ban, vị trí thứ bậc, các chức vụ trong doanh nghiệp. Giúp các thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức. Cũng như cho thấy sự rõ ràng, bài bản của quy mô doanh nghiệp.
Xác định rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban, bao gồm mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn. Điều này cũng được mô tả trong sơ đồ tổ chức công ty, góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Giúp nhân viên hiểu rõ được lộ trình phát triển công việc của mình – điều mà các nhân viên hiện nay đều mong muốn được biết. Sơ đồ tổ chức công ty sẽ giúp họ hình dung được việc này và có thêm động lực, mục tiêu phấn đấu lâu dài cho bản thân, và đồng hành cùng công ty đạt đến thành công.
2.2. Nhược điểm của sơ đồ tổ chức công ty
Không thể phản ánh đầy đủ tình hình thực tế: Sơ đồ tổ chức công ty thường chỉ thể hiện cấu trúc tổ chức chính thức của doanh nghiệp, và các sơ đồ chỉ xây dựng mang tính khái quát, tổng quan. Trong thực tế, mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban và vai trò của từng cá nhân thường phức tạp hơn và không hoàn toàn giống trong sơ đồ tổ chức công ty được công bố.
Không thể phản ánh sự thay đổi của doanh nghiệp: Sơ đồ tổ chức công ty thường được xây dựng cho một giai đoạn nhất định. Khi doanh nghiệp phát triển, sơ đồ tổ chức có thể không còn phù hợp và cần được điều chỉnh.
Có thể gây ra sự cứng nhắc trong quản lý: Sơ đồ tổ chức công ty được xây dựng sẽ thể hiện một phần cách thức quản trị của tổ chức. Sơ đồ tổ chức công ty có thể được xây dựng từ lâu và điều đó có thể gây ra sự cứng nhắc trong tổ chức, khiến doanh nghiệp khó thay đổi để kịp thích ứng với thị trường và môi trường kinh doanh.
Không thể hiện rõ sự phân chia công việc hay xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân thông qua sơ đồ tổ chức công ty. Điều này không chỉ gây khó khăn trong giao tiếp, phối hợp giữa các phòng ban, các cá nhân (vì không rõ ai làm việc gì, có trách nhiệm cho cái gì, ai báo cáo cho ai, phối hợp với ai để hoàn thành công việc…). Mà còn gây ra hiện trạng chồng chéo công việc, đùn đẩy trách nhiệm.
3. Một số lưu ý khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức công ty cần phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp lớn, sơ đồ tổ chức thường phức tạp hơn so với doanh nghiệp nhỏ.
Sơ đồ tổ chức công ty cần đơn giản, dễ hiểu để các thành viên trong doanh nghiệp có thể hiểu, nắm bắt được. Cũng như các đối tác, khách hàng từ bên ngoài cũng vẫn hiểu được.
Sơ đồ tổ chức cần được cập nhật thường xuyênhoặc ngay khi có sự thay đổi như (gộp/ tách / thêm phòng ban, bộ phận, thay đổi tên vị trí nhân sự…) như vậy những nhân sự liên quan sẽ nắm bắt được tình hình để dễ dàng, nhanh chóng phối hợp làm việc.
Sơ đồ tổ chức cần được phổ biến cho tất cả nhân viên: Để tất cả nhân sự đều biết mình thuộc quyền quản lý của ai, bộ phận nào, liên quan và sẽ làm việc nhiều nhất với phòng ban gì. Tránh được việc chồng chéo công việc, lãng phí thời gian, đùn đẩy trách nhiệm…
Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty nên được định hướng rõ ràng, cụ thể ngay từ những ngày đầu thành lập.
Các doanh nghiệp cần có sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Với doanh nghiệp lớn cần xác định rõ nhiệm vụ từng phòng ban, vị trí để hạn chế rủi ro liên lụy quyền hạn, trách nhiệm. SMEs cần sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, đơn giản những vẫn phải bài bản để thể hiện uy tín, định hướng với thị trường.
Vì vậy nên Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo được thiết lập trên mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, và phát triển trên tư duy hiện đại, logic, khoa học từ Hoa Kỳ, sẽ giúp cải thiện được các nhược điểm nêu trên và phát huy được tối đa những ưu điểm về một sơ đồ tổ chức công ty.
4. Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty bằng Sơ đồ trách nhiệm
4.1. Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo
Sơ đồ trách nhiệm được xây dựng với mục đích cốt lõi là giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách phát huy hết sức mạnh của thành viên trong tổ chức. Vì nếu sơ đồ tổ chức công ty không được thiết lập đúng cách sẽ không khai thác hết sức mạnh, mà còn tạo ra sự không rõ ràng, minh bạch trong đội ngũ.
Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo phát triển và áp dụng mô hình “Cơ cấu tổ chức theo chức năng”, tuy nhiên có bổ sung một vài điểm nhằm nhấn mạnh tính trách nhiệm cao. Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo không thể hiện tất cả “tên gọi” hay “chức vụ” trong tổ chức, thay vào đó thể hiện “chức năng” cần thiết trong tổ chức đó.
Sơ đồ trách nhiệm được thiết lập dựa trên 3 chức năng chính (Bán hàng/ Marketing – Vận hành – Tài chính/ Hành chính) hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh. Đó là những thứ giúp từ công ty khởi nghiệp cho đến các doanh nghiệp lớn nhất trên thế giới đều cần để vận hành. Với:
Bán hàng và Marketing tạo ra doanh thu
Vận hành cung cấp dịch vụ, tạo ra sản phẩm và chăm sóc khách hàng
Tài chính và Hành chính quản lý dòng tiền vào, ra, cơ sở hạ tầng
Đối với mỗi chức năng chính, thể hiện 5 vai trò quan trọng mà “Công ty cần” / “Nhu cầu kinh doanh” cho chức năng công việc đó. Mỗi chức năng chính sẽ có Tên người chịu trách nhiệm giải trình đi kèm và tùy vào doanh nghiệp mà có thể bổ sung thêm chức năng khác nếu cần thiết.
Ngoài ra Sơ đồ trách nhiệm của Simplamo còn đặc biệt khi tách biệt 2 vị trí:
“Nhà tầm nhìn / Vision Organizer”: Người định hướng, vẽ con đường cho toàn thể doanh nghiệp đi đến đích. Giống như chức vụ “Chủ tịch” trong các doanh nghiệp.
“Người thực thi / Implementer”: Người điều hành tất cả các khối chức năng chính để hiện thực hóa ý tưởng. Giống như chức vụ Giám đốc điều hành CEO/COO.
Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc điều chỉnh cấu trúc, vai trò, trách nhiệm cũng sẽ được thay đổi bổ sung cho phù hợp. Ở những công ty phát triển nhanh chóng, sơ đồ này có thể được thay đổi sau mỗi 90 ngày.
4.2. Vai trò của Sơ đồ trách nhiệm với doanh nghiệp
Thể hiện cơ cấu phù hợp với từng giai đoạn phát triển trong tổ chức.
Bằng việc đi từ những chức năng nền tảng của một doanh nghiệp, Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo cũng dễ dàng nâng cấp lên theo sự phát triển của tổ chức một cách khoa học và linh hoạt. Dễ dàng mở rộng, chỉnh sửa vai trò, tạo mới chức năng, tạo mới vị trí hoặc cắt giảm tùy vào chiến lược của công ty tại mỗi thời điểm.
Bố trí đúng người vào đúng vị trí
Thông qua việc áp dụng 3 tiêu chí (Hiểu việc/Muốn làm/Có khả năng làm), Sơ đồ trách nhiệm giúp doanh nghiệp biểu thị mọi vị trí rõ ràng, để chọn đúng người làm đúng việc. Hỗ trợ quá trình kiểm tra, đánh giá các vị trí chưa phù hợp để đưa ra phương án luân chuyển, thay đổi phù hợp với giá trị của tổ chức.
Mang đến sự rõ ràng, minh bạch về quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí
Do toàn bộ tập thể trong công ty đều nắm được vai trò của từng cá nhân, và ngược lại các cá nhân cũng hiểu về cơ cấu tổ chức, đầu việc của mình và nắm được tổng quan công việc của các thành viên khác. Điều này sẽ làm tăng sự chủ động, trách nhiệm trong công việc, đồng thời tạo cơ sở để thiết lập/phân rã mục tiêu và chỉ số kinh doanh phù hợp với từng phòng ban và cá nhân.
4.3. Cách xây dựng Sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo
Các bước đơn giản để xây dựng sơ đồ tổ chức công ty theo Sơ đồ trách nhiệm, bạn hãy thực hiện 4 bước như sau:
Bước 1: Xác định chức năng chính
Xác định các phòng ban đảm nhiệm chức năng chính (không phải tên chức vụ), Doanh nghiệp cần phải có phòng ban trong 6 – 12 tháng tới để làm việc hiệu quả.
Bước 2: Viết 5 vai trò
Với từng chức năng chính, cần đặt câu hỏi “Chức năng này phục vụ gì cho nhu cầu kinh doanh của công ty?” để viết, liệt kê ra được các vai trò cần thiết. Nếu nhiều hơn 5 vai trò, nên chọn lọc lại những cái quan trọng nhất – trung bình là từ 4 đến tối đa 6 vai trò.
Mỗi vai trò nên được viết ngắn gọn, bắt đầu bằng “Động từ” và có yếu tố trách nhiệm đi kèm. (Ví dụ:Đảm bảo 97% sản phẩm không bị lỗi sản xuất)
Bước 3: Xác định nhân sự
Dựa trên vai trò từng chức năng để đánh giá nhân sự phù hợp cho từng vị trí. Ngoài ra, cùng có thể áp dụng 3 tiêu chí: Hiểu việc; Muốn làm; Có khả năng làm để xác định nhân sự phù hợp.
Thông thường nhân sự phù hợp cần đạt được cả 3 tiêu chí, nhưng có thể chỉ cần 2 tiêu chí đầu nếu Doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực để đào tạo.
Thực hiện lặp lại 3 bước trên cho đến khi không thể phân nhỏ phòng ban chức năng hơn.
Ở Tầng số 2 trên sơ đồ trách nhiệm, nếu có nhiều người cùng thực hiện 1 chức năng giống nhau thì có thể trình bày trong 1 ô duy nhất – bổ sung tên của những nhân sự có chung chức năng vào cùng ô đó.
Xem hướng dẫn chi tiết về cách Thiết lập Sơ đồ giải trình trách nhiệm TẠI ĐÂY
Đây là 4 bước xây dựng sơ đồ trách nhiệm của Simplamo giúp doanh nghiệp thiết kế ra một sơ đồ tổ chức công ty rõ ràng, minh bạch, đơn giản và hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yêu cầu cần thiết cho một sơ đồ tổ chức công ty và giải quyết hết những nhược điểm, những vấn đề thường gặp phải khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty.
Ngoài xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản, hiêu quả bằng Sơ đồ trách nhiệm, Simplamo còn có cung cấp các công cụ khác để quản trị doanh nghiệp toàn diện theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ, từ tầm nhìn, mục tiêu, chỉ số, quy trình, review nhân sự, cho đến công cụ tổ chức cuộc họp chuẩn,…
Tìm hiểu thêm về các công cụ tại website simplamo.com
Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!
Recent Comments