Articles

Đa phần chúng ta đều nói về Tầm nhìn doanh nghiệp như là một điều gì đó rất lớn lao, xa vời. Chúng ta biết Tầm nhìn là quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, nhưng chưa thật sự nhấn mạnh vai trò của chúng. Vậy Tầm nhìn là gì, một bảng Tầm nhìn hoàn chỉnh sẽ trông như thế nào và làm cách nào để hướng toàn bộ nội lực của tổ chức về Tầm nhìn đó? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung bài viết hôm nay của Simplamo.

I. Tầm nhìn là gì? Tầm quan trọng của Tầm nhìn

Tầm nhìn định nghĩa một cách rõ ràng tổ chức của bạn là gì, hướng tới điều gì và sẽ đạt được mục đích bằng cách nào.

Bảng Tầm nhìn giúp bạn tạo ra bức tranh rõ ràng về cái đích doanh nghiệp đang đến và cách thức để đến được đích đó. Một bảng Tầm nhìn hoàn chỉnh sẽ bao gồm 8 phần, trả lời cho 8 câu hỏi quan trọng nhất, dựa vào đó, bạn sẽ đưa ra những quyết định tốt hơn liên quan đến con người, quy trình, tài chính, chiến lược và khách hàng.

Đa phần chủ doanh nghiệp đều biết Tầm nhìn là gì và thấy Tầm nhìn của họ rất rõ, sai lầm của họ là cho rằng những người khác cũng nhìn thấy nó. Nhưng thực tế, đội ngũ hầu như không thể nhìn thấy chúng, kết quả là các lãnh đạo luôn cảm thấy cô đơn, tuyệt vọng, và những Tầm nhìn lớn lao mãi không thể trở thành hiện thực.

Nội dung tiếp theo của bài viết sẽ giúp chủ doanh nghiệp lôi Tầm nhìn ra khỏi tâm trí và viết chúng lên giấy bằng cách điền nội dung vào 8 phần quan trọng trên Bảng tầm nhìn.

Xem thêm: Review sách 4 Nguyên tắc thực thi 4DX – Công nghệ triển khai chiến lược từ Franklin Covey

II. Hướng dẫn xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp 2024

Sau khi hiểu rõ Tầm nhìn là gì, bạn hãy cùng ngồi lại với đội ngũ ban lãnh đạo, nói về tầm quan trọng của bảng Tầm nhìn, đảm bảo đội ngũ hiểu rõ ý nghĩa của từng phần và thống nhất 8 nội dung quan trọng trong bảng Tầm nhìn doanh nghiệp sau:

1. Giá trị cốt lõi (Core Value)

Giá trị cốt lõi là gì? Đó là tập hợp những nguyên tắc hướng dẫn quan trọng và vĩnh viễn cho doanh nghiệp của bạn. Nguyên tắc để thành công là hãy giới hạn từ 3-7 giá trị cốt lõi. Các giá trị cốt lõi này sẽ xác định văn hóa và những con người trong tổ chức của bạn.

Sau khi đã xác định được giá trị cốt lõi, mọi công tác tuyển dụng, sa thải, đánh giá, khen thưởng và ghi nhận nhân viên đều thực hiện dựa trên những giá trị này. Đây là cách xây dựng một nền văn hóa khỏe mạnh phát triển xoay quanh giá trị cốt lõi.

Trong khi viết cuốn “Xây dựng để trường tồn”, Jim Collins và Jerry I. Porras đã mất sáu năm nghiên cứu những tổ chức đã tồn tại qua các cuộc suy thoái và khủng hoảng trong nhiều thập niên. Một trong những phát hiện chính của họ là tất cả những doanh nghiệp này đều định nghĩa giá trị cốt lõi của họ từ rất sớm và xây dựng văn hóa con người xung quanh những giá trị này.

Thực ra, các giá trị cốt lõi đã tồn tại trong chính tổ chức của bạn – chỉ là chúng bị nhấn chìm trong các hỗn loạn thường nhật, và nhiệm vụ của bạn là hãy tìm ra các giá trị này.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng Giá trị cốt lõi cho Doanh nghiệp

2. Giá trị doanh nghiệp (Core Business)

Hay còn được gọi là “sứ mệnh doanh nghiệp”, “mục đích” hoặc “đam mê”. Giá trị doanh nghiệp bao gồm hai phần chính là:

• Vì sao tổ chức của bạn tồn tại? Mục đích, sứ mệnh doanh nghiệp là gì?
• Thị trường ngách là gì? (thị trường mà doanh nghiệp phục vụ tốt nhất)

Doanh nghiệp rất dễ đi chệch hướng trong thế giới kinh doanh hối hả và tấp nập. Một số doanh nghiệp sai lầm khi mặc định cho rằng vì họ đang thành công trong một lĩnh vực kinh doanh, nên họ có thể thành công trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào khác. Một số khác đơn giản là chệch hướng do cảm thấy chán chường.

Kết quả từ nhiều dẫn chứng cho thấy, không xác định rõ ràng sứ mệnh doanh nghiệp và thị trường ngách, doanh nghiệp của bạn sẽ bỏ lỡ các cơ hội và thời gian quan trọng để làm việc mình giỏi nhất. Việc phân tán nội lực cho những việc mình không giỏi còn làm giảm hiệu suất, doanh thu và lợi nhuận một cách đáng kể.

3. Mục tiêu 10 năm (Target 10 years)

Mục tiêu 10 năm là mục tiêu cực kỳ ấn tượng mà Doanh nghiệp bạn đang hướng tới, nó khiến mọi người trong tổ chức có hướng đi lâu dài.

Doanh nghiệp không đặt ra mục tiêu dài hạn giống như là con tàu không người lái. Làm sao bạn biết bản thân có đang đi đúng hướng hay không nếu bạn không biết mình sẽ đi theo hướng nào?

4. Chiến lược Marketing (Marketing Strategy)

Bao gồm 4 phần quan trọng:

• Thị trường mục tiêu: Danh sách khách hàng lý tưởng của bạn
• Ba điểm độc quyền: Chỉ doanh nghiệp của bạn mới có / Vì sao khách hàng lựa chọn sản phẩm / dịch vụ của bạn thay vì đối thủ?
• Quy trình chứng minh: Để khách hàng và cả đội ngũ dễ dàng hình dung, từ lần tiếp xúc đầu tiên cho đến việc theo dõi tình hình khách hàng sau khi đã giao sản phẩm hay dịch vụ
• Sự đảm bảo: Điều khiến khách hàng yên tâm khi lựa chọn bạn

Mục đích của phần này là tạo ra trọng tâm cho các nỗ lực kinh doanh và marketing của bạn. Một nỗ lực có trọng tâm sẽ giúp bạn bán hàng và chốt được nhiều hoạt động kinh doanh đúng đắn hơn.

Một chiến lược Marketing rõ nét cũng sẽ giúp bạn trở nên khác biệt và nổi bật trong mắt các khách hàng lý tưởng. Tất cả nhân viên sẽ có định hướng đúng về việc khách hàng lý tưởng của bạn là ai, bạn cần làm gì cho họ và sẽ biết làm điều đó như thế nào. Cuối cùng, bạn sẽ biết ai là kiểu khách hàng bạn nên và không nên phục vụ. Hãy ngừng cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người.

5. Mục tiêu 3 năm (Target 3 years)

Như Napoleon Hill đã nói: “Con người có thể đạt được bất kỳ điều gì mà tâm trí họ nghĩ ra và tin tưởng”. Bằng cách xây dựng Mục tiêu 3 năm, bạn sẽ đạt được hai điều:

• Thứ nhất, nhân viên của bạn có thể nhìn thấy những điều bạn nói và quyết tâm làm nếu họ muốn trở thành một phần của bức tranh đó
• Thứ hai, nó giúp việc lập kế hoạch năm được diễn ra thuận lợi và chất lượng hơn

Mục tiêu 3 năm bao gồm các chỉ số quan trọng:

• Ngày dự kiến (thường là ngày cuối năm)
• Doanh thu hằng năm tại thời điểm 3 năm tới
• Lợi nhuận hằng năm tại thời điểm 3 năm tới
• Các chỉ số đo lường quan trọng (số khách hàng, số sản phẩm phát hành, số đối tác,…)
• Tổ chức sẽ trông như thế nào (số nhân sự, quy mô văn phòng, hệ thống, công nghệ,…)

6. Kế hoạch 1 năm (1 year plan)

Cũng giống như Mục tiêu 3 năm, một lần nữa hãy xác định các chỉ số quan trọng (Doanh thu, Lợi nhuận và các chỉ số đo lường là gì) cho kế hoạch năm của bạn. Lưu ý rằng, những con số này phải thống nhất với chỉ số của Mục tiêu 3 năm.

Hãy nhớ rằng, ít hơn luôn nhiều hơn. Hầu hết các công ty đều phạm sai lầm khi cố gắng hoàn thành quá nhiều mục tiêu năm. Bằng cách cố gắng hoàn thành mọi thứ cùng một lúc, họ chỉ làm được rất ít và luôn cảm thấy thất vọng.

“Khi tất cả mọi thứ đều được coi là quan trọng thì không có điều gì là thực sự quan trọng cả”

Hãy đảm bảo việc bạn có ngân sách để hỗ trợ kế hoạch 01 năm. Nhiều doanh nghiệp đã đặt mục tiêu cho năm mà không có dự chi ngân sách để xác nhận tính khả thi của kế hoạch, cuối cùng các kế hoạch của họ trở nên không tưởng và đạt được rất ít.

Xem thêm: Phần mềm quản trị mục tiêu phá tan mọi rào cản thực thi trong doanh nghiệp

7. Mục tiêu ưu tiên quý (Rocks)

Khi đã rõ về kế hoạch 1 năm, bạn cần thu hẹp tầm nhìn của bạn về những điều cần làm trong 90 ngày tiếp theo để phục vụ cho kế hoạch 1 năm đó, gọi là những Mục tiêu ưu tiên quý.

Một lần nữa, hãy giới hạn số lượng mục tiêu ưu tiên trong khoảng từ 3 đến 7, khi thực hiện việc giới hạn này bạn sẽ xóa bỏ được thói quen của doanh nghiệp là luôn cố gắng giải quyết hết tất cả mọi việc cùng một lúc.

Xem bài viết: Mục tiêu quý (Rocks) – Cách xây dựng OKRs đơn giản của thế kỷ 21

8. Danh sách vấn đề (Long Term Issues)

Phần thứ 8 và cũng là phần cuối cùng trong bảng Tầm nhìn là Danh sách các vấn đề. Để danh sách vấn đề xuất hiện trong Tầm nhìn thoạt nghe có vẻ lạ lùng, nhưng yếu tố này thực sự quan trọng ngang bằng với bảy phần trước.

Sau khi biết rõ Tầm nhìn là gì, nơi bạn muốn đến, giờ là lúc xác định tất cả các chướng ngại vật có nguy cơ ngăn cản bạn đạt được các mục tiêu của mình. Đội ngũ lãnh đạo của bạn cần công khai và thành thực kể tên các vấn đề để bạn có thể viết ra thành lời. Khi làm như vậy, bạn đang thực hiện bước đầu tiên trong việc giải quyết chúng.

III. Chia sẻ Tầm nhìn Doanh nghiệp trong toàn tổ chức

Giờ bạn đã có Tầm nhìn được viết ra trên giấy (hoặc phần mềm), bạn cần truyền đạt nó tới tất cả mọi người trong tổ chức, đảm bảo mọi người phải hiểu và cùng chia sẻ Tầm nhìn ấy. Khi năng lượng của mọi người cùng dồn về một hướng, sẽ xuất hiện lực đẩy tổng hợp trong tổ chức của bạn và tạo ra sức mạnh tăng lên theo cấp số nhân.

Có một sự thật là, không phải tất cả mọi người trong tổ chức đều chia sẻ Tầm nhìn với bạn. Trách nhiệm của bạn (nhà lãnh đạo, chủ Doanh nghiệp) là phải chia sẻ bảng Tầm nhìn và khơi gợi cảm hứng cho mọi người bằng một Tầm nhìn thuyết phục. Khi đã hiểu, đội ngũ sẽ muốn trở thành một phần của Tầm nhìn ấy và họ bắt đầu chia sẻ nó đến những thành viên khác.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn xây dựng Tầm nhìn đầy đủ, truyền cảm hứng và tạo động lực mạnh mẽ trong toàn đội ngũ của Simplamo. Nếu bạn muốn xây dựng Tầm nhìn doanh nghiệp cho năm 2024 sắp tới, nhưng vẫn ngần ngại về cách tổ chức và thống nhất trong đội ngũ, hãy liên hệ với Simplamo bằng cách đặt lịch tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1. Mô hình BSC là gì? Phần mềm BSC là gì?

BSC (Balance Scorecard) là mô hình quản trị hiệu suất và chiến lược cho doanh nghiệp, được phát triển bởi David Norton và Robert Kaplan vào đầu những năm 1990.

Đây là phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp tập trung vào 4 khía cạnh cốt lõi: Tài chính, Quy trình, Khách hàng, Học tập & Phát triển.

Phần mềm BSC giúp doanh nghiệp xây dựng một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của họ bằng cách cân nhắc các khía cạnh khác nhau: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập và phát triển. Phần mềm BSC cung cấp các công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, đo lường tiến trình, và theo dõi tiến bộ trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược.

Kaplan và Norton nhấn mạnh rằng thẻ điểm cân bằng không phải là một khuôn mẫu để áp dụng cho các doanh nghiệp nói chung hoặc thậm chí toàn ngành. Các doanh nghiệp phải đưa ra các thẻ điểm tùy chỉnh để phù hợp với các tình huống thị trường, chiến lược sản phẩm và áp lực cạnh tranh khác nhau của mình.

2. Tìm hiểu về cấu trúc của mô hình BSC

• Quan điểm về tài chính

Ở khía cạnh này doanh nghiệp đo lường các chỉ số hiệu suất tài chính bằng cách theo dõi các chỉ số như: doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, và chi phí. Giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tổ chức đang đạt được các mục tiêu tài chính để duy trì và phát triển.

• Quan điểm về khách hàng

Ở khía cạnh khách hàng, BSC đo lường chỉ số hiệu suất bằng cách xác định các chỉ số quan trọng đối với khách hàng và sự hài lòng của họ, thị phần thị trường, tỷ lệ giữ chân khách hàng. Quá trình này giúp doanh nghiệp tìm hiểu được các nhu cầu của khách hàng để cung cấp các giải pháp phù hợp.

• Quy trình kinh doanh nội bộ

Tại khía cạnh quy trình, BSC giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất nội bộ quan trọng. Mục tiêu là tối ưu hóa các quy trình này để cải thiện hiệu suất làm việc của tổ chức và tạo ra giá trị cho khách hàng và cổ đông.

• Thước đo học tập và phát triển

Ở khía cạnh thước đo học tập và phát triển, BSC giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển nhân lực và năng lực cơ sở để từ đó hỗ trợ các khía cạnh khác của BSC. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết và tổ chức đang đầu tư cho việc phát triển, thăng tiến của bản thân.

Mô hình BSC không chỉ đơn giản là một công cụ đo lường hiệu suất mà còn là một phương pháp quản trị chiến lược. Nó giúp tổ chức xác định, đo lường, và theo dõi việc thực hiện chiến lược và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng đều được cân nhắc một cách cân đối. BSC cũng thúc đẩy sự thay đổi và cải tiến liên tục để đáp ứng sự biến đổi trong môi trường kinh doanh.

Mặc dù đây là một công cụ mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị chiến lược, thế nhưng cũng có một vài điểm yếu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng. Tại phần tiếp theo của bài viết chúng ta sẽ cùng khám phá các lợi ích và điểm khó khăn khi áp dụng BSC với mục đích là giúp sếp hiểu rõ hơn, để từ đó có phương pháp áp dụng phù hợp mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.

3. Lợi ích và những khó khăn khi triển khai mô hình BSC

Trước khi đi vào phân tích các lợi ích và khó khăn, Simplamo gửi đến sếp một ví dụ về mô hình quản trị chiến lược BSC.

3.1 Lợi ích khi áp dụng mô hình BSC:

• Mô hình BSC khuyến khích các nhà lãnh đạo công ty đạt được sự đồng thuận về mục tiêu chiến lược thực sự là gì.
• BSC thể hiện trực quan bản đồ chiến lược của công ty.
• Giúp các nhà quản lý xác định những lĩnh vực cần cải thiện để đưa tổ chức tiến về phía trước.
• Thể hiện tính liên kết giữa các mục tiêu dài hạn (chiến lược) của công ty với các mục tiêu ngắn hạn quan trọng, đồng thời là các số liệu cần thiết để giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.
• Cho nhân viên ở mọi cấp độ của tổ chức thấy các mục tiêu cá nhân của họ phù hợp với mục tiêu của công ty như thế nào.

Mô hình quản trị BSC không bị giới hạn bởi quy mô doanh nghiệp, nó có thể sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên cách triển khai BSC có thể thay đổi dựa trên quy mô cụ thể của tổ chức. Tại phần sau đây Simplamo sẽ chia sẻ đến sếp một vài điểm khó khăn khi áp dụng mô hình BSC.

3.2 Khó khăn khi áp dụng mô hình BSC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Tài nguyên hạn chế: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có tài nguyên hạn chế, trong khi đó quá trình triển khai Mô hình BSC đòi hỏi thời gian, nguồn nhân lực và tài chính đáng kể. Song song đó, quá trình xây dựng đòi hỏi nhiều thời gian để nghiên cứu và đánh giá cũng như xác định mục tiêu, chiến lược, sau đó là công tác thiết lập chỉ số và hệ thống mục tiêu.

Quá trình này cũng yêu cầu đội ngũ của sếp có nhiều kinh nghiệm và kiến thức về mô hình quản trị BSC để rút ngắn thời gian cũng như đảm bảo được đầu ra của bảng chiến lược.

• Sự phức tạp của mô hình BSC: Việc triển khai BSC có thể trở nên phức tạp nếu sếp không thiết kế và triển khai chúng một cách đơn giản và giúp nhân viên hiểu chúng một cách rõ ràng. Đều này dẫn đến các điểm nghẽn ở quá trình thực thi và nhân viên bị mất cảm hứng trong quá trình làm việc.
• Thiếu công cụ đo lường kết quả: Một phần quan trọng của BSC là thiết lập mục tiêu và kết quả đo lường. Nếu ngay từ đầu mục tiêu và kết quả không được xác định một cách đúng đắn hoặc phản ánh đúng bản kế hoạch thực tế, thì quá trình xây dựng BSC của doanh nghiệp sẽ trở nên vô nghĩa.
• Quá trình triển khai BSC đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ từ các nhân viên và quản lý trong tổ chức. Khi nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng BSC họ có cơ hội hiểu rõ hơn về mục tiêu và chiến lược trong tổ chức, tạo ra sự đồng thuận và tính cam kết trong quá trình thực thi.

4. Phần mềm Simplamo giúp sếp “hiểu về BSC đơn giản, làm đơn giản và thực thi đơn giản”

4.1 Simplamo giúp nhiều doanh nghiệp áp dụng BSC thành công

Nhiều doanh nghiệp tìm đến Simplamo gặp khó khăn khi muốn triển khai BSC hay KPI để quản trị chiến lược và đạt được mục tiêu. Họ hoặc vẫn đang dùng các công cụ thủ công như excel hoặc dùng các phần mềm BSC khác nhưng vì chúng quá phức tạp, thủ công, chỉ dừng lại ở khâu lên kế hoạch mà không có tính thực thi nên đa phần đều thất bại.

Và Simplamo – giải pháp thông minh giúp đơn giản hóa BSC để quản trị chiến lược, kết hợp với tính năng Thực thi mạnh mẽ đã giúp nhiều doanh nghiệp chinh phục BSC thành công. Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu:

Tập đoàn Austdoor triển khai BSC/KPI trên Simplamo, giữ vững phong độ đứng đầu

Việt Thương Music số hóa quản trị mục tiêu – Gắn kết đội ngũ, gia tăng hiệu suất

Masscom xây dựng lộ trình thực thi, hiện thực hóa tầm nhìn với Simplamo

Xem thêm: Khách hàng áp dụng thành công BSC/KPI/OKRs trên Simplamo

4.2 Phần mềm Simplamo đơn giản hóa sự phức tạp của BSC, giúp doanh nghiệp cụ thể hóa chiến lược của mình

Việc xây dựng BSC mang đến tính phức tạp ở mô hình, khó khăn khi đòi hỏi doanh nghiệp phải có kinh nghiệm quản trị từ 5 -10 năm, sự hiểu biết về chiến lược, quản trị hiệu suất và khả năng phân tích dữ liệu. Đồng thời, hầu hết các doanh nghiệp áp dụng mô hình BSC khi không còn nỗi lo về doanh thu, khi đó họ cân đối cả 4 yếu tố để đạt sự tăng trưởng bền vững, ổn định và lâu dài.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc triển khai phần mềm BSC chưa phải là thời điểm thích hợp, vì doanh nghiệp cần tập trung vào các hoạt động cốt lõi để tồn tại như tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí hoặc cải thiện quy trình kinh doanh. Lúc này các doanh nghiệp cần một phần mềm BSC đủ đơn giản và vừa vặn để hỗ trợ lên chiến lược sau đó dễ dàng triển khai kế hoạch xuống cho đội ngũ.

Không chỉ là phần mềm BSC, Simplamo giúp doanh nghiệp làm rõ, đơn giản hóa và sau đó hiện thực hóa Tầm nhìn ở cấp cao nhất của tổ chức, tạo ra hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động một cách chặt chẽ – liên tục hàng tuần, xây dựng các mục tiêu, chỉ số một cách khoa học, sau cùng là phương pháp bám đuổi mục tiêu hiệu quả.

Khi sử dụng phần mềm Simplamo, sếp xây dựng bảng Tầm nhìn bằng cách trả lời 8 câu hỏi trên hai trang giấy, đơn giản hóa sự phức tạp. Quá trình này giúp doanh nghiệp làm rõ: Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, mục tiêu 10 năm, bức tranh 3 năm, mục tiêu 1 năm và mục tiêu hàng quý – xây dựng kế hoạch và chiến lược dài hạn để từ đó chinh phục tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.

4.3 Chiến lược của sếp được thực thi bởi “đúng người, đúng trách nhiệm”

Sử dụng công cụ xây dựng sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp sếp đảm bảo rằng những thành viên trong tổ chức ngồi đúng ghế, đảm nhận đúng vai trò của họ, không chồng chéo chức năng. Khi vai trò và trách nhiệm của mỗi người trở nên rõ ràng hơn sẽ xóa bỏ các vấn đề sản sinh trong quá trình thực thi và tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi trách nhiệm được xác định một cách rõ ràng.

4.4. Simplamo cung cấp hệ thống chặt chẽ từ Tầm nhìn đến thực thi

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp dành nhiều thời gian để xây dựng bảng đồ chiến lược BSC. Tuy nhiên, mọi thứ trở nên vô nghĩa vì thiếu công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi thực thi hàng tuần. Trên thị trường cũng có ít phần mềm BSC để giúp doanh nghiệp biến chiến lược đã xây dựng thành hiện thực.

Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chặt chẽ Từ tầm nhìn đến thực thi một cách thông suốt: Đi từ Tầm nhìn chiến lược của sếp, sau đó phân rã xuống mục tiêu 10 năm, 3 năm, 1 năm, đến các mục tiêu quý và cả quá trình này đều được biến thành kế hoạch hành động liên tục:

• Từ các mục tiêu ưu tiên hàng quý giúp sếp phân rã thành các cột mốc Milestone một cách khoa học.
• Khung cuộc họp hàng tuần giúp sếp luôn trong trạng thái chủ động để theo dõi mục tiêu ưu tiên, đo lường các chỉ số đã xây dựng.
• Liên tục giải quyết các vấn đề cản trở.

Khung cuộc họp trên Simplamo được thiết kế bao gồm 7 bước bao gồm:

• Chia sẻ tin tốt
• Review chỉ số
• Rà soát mục tiêu
• Phản hồi
• Danh sách Hành động
• Vấn đề cần giải quyết
• Kết luận

Khi các cuộc họp được tổ chức liên tục hàng tuần với khung cố định sẽ giúp đội ngũ của sếp ngồi lại với nhau để review mục tiêu. Mục tiêu của sếp sẽ được theo dõi và đo lường thường xuyên, xóa bỏ điểm nghẽn ở khâu thực thi và bám đuổi mọi thứ tới cùng.

4.5 Trợ lý AI trên Simplamo: phân tích dữ liệu gợi ý chiến lược BSC cho sếp

Chưa dừng lại ở việc giúp sếp đơn giản hóa chiến lược BSC và giúp chuyển hóa chiến lược thành hành động để đội ngũ thực thi hàng tuần, Simplamo còn giúp đội ngũ của sếp nhanh chóng làm quen với việc thiết lập & phân rã các chiến lược thành Mục tiêu phòng ban/cá nhân bằng trợ lý AI thông minh.

Chỉ bằng vài thao tác nhấn trên màn hình, AI sẽ gợi ý các Chiến lược/Mục tiêu/Chỉ số thông minh dựa trên dữ liệu hiện có. Điều này giúp sếp cùng đội ngũ nhanh chóng làm quen với mô hình BSC mà không áp lực trong thời gian đầu, gia tăng sự thích thú với giải pháp mới.

Thực tế, đội ngũ ban lãnh đạo luôn truyền thông đến đội ngũ kết quả cuối cùng sẽ như thế nào, nhưng họ không thể nói cho nhân viên biết chính xác làm thế nào để đạt được kết quả đó.

Ngay bây giờ hãy nhanh chóng đăng ký sử dụng Simplamo để làm rõ và đơn giản hóa Tầm nhìn của sếp trên hai trang giấy, xác định mục tiêu 10 năm, bức tranh 3 năm, mục tiêu 1 năm, mục tiêu ưu tiên quý, kết hợp với cuộc họp hàng tuần để chinh phục chiến lược của sếp.

Simplamo gửi đến Sếp bài viết “Rút ngắn khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi chiến lược” hy vọng sẽ giúp Sếp nhiều hơn trong quá trình triển khai.

—————————————————

Simplamo –  Quản trị & Thực thi Mục tiêu suất xắc, ứng dụng KPI, OKRs, BSC và 4DX. Công cụ giúp Ban điều hành, HDQT theo dõi thúc đẩy các Mục tiêu hiệu quả, nâng cao hiệu suất.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Phát triển dựa trên phương pháp quản trị mục tiêu MBO và được hoàn thiện bởi John Doerr từ năm 1974, OKRs ngày nay là một trong những phương pháp quản trị nổi tiếng nhất và được áp dụng thành công tại các công ty lớn như Google, Spotify, Adobe, Facebook, Twitter, Linkedin,…Tại Việt Nam, OKRs phát triển rất mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Có rất nhiều khóa học và công cụ để Doanh nghiệp Việt triển khai OKRs cho đội ngũ, thế nhưng OKRs vẫn còn khá phức tạp và mất nhiều thời gian để xây dựng hàng quý. Nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI – xu thế áp dụng OKRs mới trên toàn cầu, giúp tăng tốc độ và tối ưu chi phí cho mỗi lần triển khai OKR.

1. OKRs là gì? Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp

OKRs (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhằm giúp tổ chức định hướng, tập trung vào mục tiêu cụ thể và đo lường được hiệu suất. OKRs bao gồm hai thành phần chính:

1. Mục tiêu (Objectives): Đây là những mục tiêu cấp cao mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và thường được thiết lập dựa trên chiến lược tổng thể của tổ chức.
2. Chỉ số Kết quả Chính (Key Results): Key Results là các chỉ số cụ thể và đo lường được mà tổ chức sử dụng để đánh giá mức độ thành công của mục tiêu. Chúng thường được thiết lập dưới dạng số liệu hoặc phần trăm cụ thể.

Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp:

• Tạo sự tập trung: OKR giúp tổ chức tập trung vào 3 – 5 mục tiêu quan trọng nhất, khai phá tối đa năng lực đội ngũ, loại bỏ các công việc thừa thải từ đó tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
• Liên kết mục tiêu nội bộ: Bằng việc thống nhất các mục tiêu chung và phân bổ hợp lý từ trên xuống dưới, cũng như liên phòng ban, OKR đảm bảo mọi hoạt động trong tổ chức đều phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Đo lường hiệu suất: Bằng cách sử dụng Key Results, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ tiến triển và hiệu suất của đội ngũ một cách rõ ràng.
• Tăng tính cam kết, trách nhiệm: Việc theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ, đồng thời gia tăng tính trách nhiệm trong công việc khi mọi thứ đều rõ ràng và minh bạch.
• Mang lại kết quả vượt bậc: Bằng việc sử dụng khéo léo OKRs, các nhà lãnh đạo và quản lý có được công cụ mạnh mẽ để tập trung đội ngũ vào những mục tiêu đột phá, phát huy sức sáng tạo và năng lực dựa trên sự cam kết và trao quyền, từ đó mang đến kết quả vượt bậc cho doanh nghiệp.

2. OKRs phù hợp với Doanh nghiệp nào?

Trên thực tế, OKRs phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô và ngành nghề khác nhau, chứ không chỉ giới hạn ở các công ty phần mềm như đa phần chúng ta vẫn lầm tưởng. Trong đó, đối với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, OKRs mang đến những lợi ích riêng biệt như:

• Start-up: OKRs giúp các công ty mới thành lập xác định hướng đi đúng đắn và đảm bảo rằng họ không trải qua sự lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Giai đoạn phát triển: OKRs giúp xây dựng và thực thi các chiến lược tăng trưởng một cách hiệu quả, triển khai đồng bộ trong toàn tổ chức, phát huy năng lực nhân viên và gắn kết đội ngũ.
• Giai đoạn trưởng thành: OKRs giúp quản lý hiệu quả, minh bạch, tối ưu hiệu suất làm việc và kết nối các phòng ban trong tổ chức vào mục tiêu chung.

3. Các khó khăn khi áp dụng OKRs hiện nay

Mặc dù OKRs được PR rầm rộ tại Việt Nam trong thời gian gần đây, với nhiều khóa học và công cụ hỗ trợ, thế nhưng không có nhiều doanh nghiệp thành công với phương pháp quản trị này. Dưới đây là một số nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các khó khăn khi áp dụng OKRs:

• Chưa có nền tảng vận hành ban đầu trước khi áp dụng OKRs

OKRs được áp dụng thành công ở các công ty lớn, tạo nên sự phát triển vượt bậc, không có nghĩa là bất cứ công ty nào áp dụng OKRs cũng thành công. Vì trước khi có OKRs, bản thân những công ty này đã có nền tảng vận hành tốt cùng với những con người phù hợp. Ngược lại, khi doanh nghiệp chưa có một trong hai yếu tố trên, áp dụng thêm OKRs sẽ tăng thêm áp lực trong vận hành và sự rối loạn trong đội ngũ.

• Niềm tin về phương pháp và quyết tâm từ ban lãnh đạo

Phần nhiều các doanh nghiệp tìm đến OKRs đã thất bại với các phương pháp quản trị trước đó (cụ thể là KPI), việc tiếp tục với một phương pháp mới dễ dẫn đến những ngờ vực trong đội ngũ. Do đó, sự quyết tâm từ ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng, nên cho đội ngũ thấy được bức tranh tổng quát và các kết quả đi kèm trong công việc để duy trì niềm tin về phương pháp.

• Không thể duy trì trong thời gian dài

Bất kể là phương pháp nào, để có thể duy trì trong thời gian dài, đều phải đơn giản hóa cách thực hiện và gắn với công việc hàng ngày, OKRs cũng không loại trừ. Hiện nay, các hướng dẫn về cách xây dựng OKRs khá phức tạp, tốn nhiều nguồn lực và thời gian (từ 4-6 tuần cho mỗi quý). Quá mất thời gian, rườm rà, ảnh hưởng đến công việc hiện tại mà chưa cho thấy hiệu quả như mong muốn dễ dẫn đến tình trạng từ bỏ sau 2,3 chu kỳ OKRs.

• OKRs không phải là tất cả

Như đã nói bên trên, OKRs không phải là tất cả để biến mọi mục tiêu trở thành hiện thực, ngoài việc sử dụng OKRs linh hoạt với đặc thù của mình, doanh nghiệp cần kết hợp OKRs với các phương pháp quản trị khác & nâng cao năng lực quản lý lãnh đạo để mang đến hiệu quả tối ưu.

4. Mục tiêu quý (Goals) – Cách xây dựng OKRs đơn giản của thế kỷ 21

Sau khi đã thất bại với KPI và OKR truyền thống, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay tìm đến một cách thức xây dựng mục tiêu hiện đại và đơn giản hơn, gọi là Goals – Mục tiêu quý.

4.1. Mục tiêu quý (Goals) là gì?

Goals là những mục tiêu quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần hoàn thành trong vòng 90 ngày (một quý). Trong đó, mỗi Goals sẽ được chia nhỏ thành các milestone (cột mốc tiến độ) để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu. Về mặt ý nghĩa:

• Goals tương đương với Objective trong OKRs
• Milestone gần giống với Key Result

4.2 Lợi ích của Goals so với OKRs truyền thống

• Thời gian xây dựng và triển khai nhanh chóng

Trong khi OKRs thường mất từ 4-6 tuần với khoảng trên dưới 10 cuộc họp (họp BOD, họp từng phòng ban, họp chéo các trưởng bộ phận) để viết, thống nhất và công bố OKRs trong toàn tổ chức.

Thì với phương pháp xây dựng mục tiêu Goals chỉ mất khoảng 1-2 tuần với 2 cuộc họp chính thức. Việc xây dựng và thống nhất nhanh chóng sẽ không làm ảnh hưởng tới khối lượng công việc hiện tại của đội ngũ, giảm áp lực cho cấp quản lý-lãnh đạo và dành nhiều thời gian cho thực thi.

• Tiết kiệm thời gian họp review, checkin 1-1

Đối với OKRs, các trưởng nhóm sẽ dành thời gian mỗi tuần để checkin 1-1 với từng thành viên trong team của mình (trung bình một cuộc họp khoảng 30 phút), tương tự CEO cũng sẽ họp riêng với các trưởng bộ phận. Nếu một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và mỗi phòng ban có nhiều nhân viên thì hầu như thời gian của cấp quản lý là dành cho họp hành, tạo ra rất nhiều áp lực cho đội ngũ.

Với Goals, trung bình một quản lý chỉ tham dự hai cuộc họp/tuần, một là cuộc họp BOD để review tiến độ thực thi Goals phòng ban, và hai là cuộc họp với tất cả thành viên trong team để review Goals cá nhân. Các cuộc họp này đều có khung chuẩn, tập trung vào nhận diện và xử lý vấn đề quan trọng, thống nhất ý kiến trong toàn team, với thời lượng tối đa 90 phút.

Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ không còn tình trạng lãng phí thời gian cho quá nhiều cuộc họp, tạo môi trường làm việc năng suất, chủ động, tối ưu chi phí vận hành.

• Goals không đơn lẽ như OKRs, mà có sự hỗ trợ của các công cụ khác tạo thành một nền tảng hoàn chỉnh

Để triển khai OKRs hiệu quả, doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình nền tảng vận hành chuẩn, đi từ Giá trị cốt lõi, Tầm nhìn, các mục tiêu 3 năm,1 năm để tạo nên OKRs hàng quý đồng nhất và phục vụ cho bức tranh dài hạn, cần phải có sơ đồ tổ chức hoàn thiện cùng với nhân sự phù hợp để giao OKRs đúng người đúng vị trí, và cách thức triển khai mục tiêu hiệu quả đồng bộ.

Trong khi đó, Goals không riêng lẽ, đi kèm với Goals là các công cụ vận hành khác tạo thành một nền tảng vận hành vững chắc và đồng bộ cho doanh nghiệp, đi từ Bảng Tầm nhìn – Chiến lược, Giá trị cốt lõi, các mục tiêu 3 năm, 1 năm, Sơ đồ trách nhiệm, Bảng chỉ số KPI đo lường hàng tuần, phục vụ cho tiến trình đạt được Mục tiêu và các khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm.

Các công cụ này kết hợp một cách nhịp nhàng, tạo nên một tổ chức làm việc hiệu suất, gắn kết, là tập hợp của Đúng người-Đúng vị trí, tạo điều kiện cho Mục tiêu hàng quý Goals được triển khai quyết liệt và tiến tới đạt được Tầm nhìn dài hạn.

• Cách thức duy trì trong dài hạn

Cái gì càng phức tạp và mất nhiều thời gian thì càng khó duy trì. Thấu hiểu nguyên lý đó, Goals là phiên bản đơn giản và xây dựng nhanh chóng hơn so với OKRs truyền thống nên dễ dàng được duy trì trong đội ngũ.

Bên cạnh Goals, còn có sự hỗ trợ của khung cuộc họp đội ngũ định kỳ hàng tuần, giúp review tiến độ và giải quyết vấn đề kịp thời; các chỉ số KPI hàng tuần, đảm bảo công việc được diễn ra đều đặn, không dồn nước tới chân mới nhảy, giúp ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

Cùng với đó là khung cuộc họp hàng quý (tổng kết Goals quý trước và xây dựng Goals quý sau), khung cuộc họp hàng năm (tổng kết năm trước và xây dựng mục tiêu cho năm mới). Tất cả đội ngũ sẽ hòa vào một guồng làm việc nhịp nhàng và đồng bộ từ tuần này cho đến tuần tới, từ quý này cho đến quý sau và năm này cho đến năm khác.

Người Việt vốn không có tính kỷ luật cao nên việc đưa đội ngũ vào guồng làm việc này sẽ dần tạo nên tính cam kết, kỷ luật và bền bỉ, khắc phục điểm yếu vốn có và tạo nên một tổ chức hiệu suất cao.

4.3 5 bước xây dựng OKRs đơn giản 

Dưới đây là 5 bước xây dựng Mục tiêu quý – Goals cho doanh nghiệp:

• Bước 1: Chọn ngày tương lai

Là ngày cuối cùng để tính kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một quý. Thông thường sẽ là ngày cuối cùng của quý đó.

• Bước 2: Tính toán Mục tiêu tài chính

Xoay quanh Doanh thu, Lợi nhuận mong muốn. Thông thường con số này sẽ được phân rã từ Bảng Mục tiêu năm. Hoặc có thể lấy con số ước tính của quý trước cộng thêm phần trăm/con số bạn mong muốn tăng lên.

• Bước 3: Viết các chỉ số đo lường

Hãy trả lời câu hỏi “Doanh thu này đến từ đâu?” hoặc “Con số nào đo lường sự thành công?”. Ví dụ như: Số lượng khách hàng mới, Số lượng khách hàng cũ tái ký hợp đồng, Số hợp đồng trong nước, Số hợp đồng quốc tế,…

• Bước 4: Xác định 3 đến 7 Mục tiêu Phi tài chính

Là 3 đến 7 Mục tiêu ưu tiên cần hoàn thành trong quý này để hỗ trợ đạt được Mục tiêu năm.

Lưu ý: Ban lãnh đạo cần ngồi xuống cùng nhau xác định Mục tiêu quý cấp toàn doanh nghiệp trước tiên. Sau đó, các trưởng phòng sẽ triển khai Mục tiêu cấp phòng ban và cuối cùng từng cá nhân trong phòng ban, để chắc chắn rằng Mục tiêu được phân rã từ cấp công ty, có sự liên quan – hỗ trợ với nhau.

• Bước 5: Chia nhỏ Mục tiêu

Cuối cùng, người sở hữu Mục tiêu sẽ tự thiết lập các milestone (cột mốc tiến độ) để đạt được Mục tiêu của mình, sau đó trình bày với cấp trên và đội nhóm trong cuộc họp hàng tuần.

Như vậy, một bảng Mục tiêu quý hoàn chỉnh sẽ bao gồm các Mục tiêu tài chính (như Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số quan trọng… và sẽ được phân rã thành chỉ số KPI đo lường hàng tuần sau đó) cùng với 3-7 Mục tiêu phi tài chính, để đạt sự tập trung và khả năng hoàn thành cao.

Để xem hướng dẫn chi tiết các bước, các nguyên tắc xây dựng Mục tiêu và các ví dụ minh họa, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng KPI đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

5. Cách ứng dụng AI trong xây dựng OKRs đơn giản

5.1 Giới thiệu Simplamo – phần mềm quản lý OKR

Simplamo là phần mềm quản lý OKR, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKRs, KPIs, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Mục tiêu Goals là phiên bản đơn giản hơn của OKRs và Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKRs và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng mục tiêu cho doanh nghiệp. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong phần mềm quản lý OKR Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng mục tiêu nhanh hơn, sát với ngành nghề kinh doanh với nhiều gợi ý thông minh.

5.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng OKRs đơn giản – Goals

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng Mục tiêu quý trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

• Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
• Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng Mục tiêu quý của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại phần Mục tiêu, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Nhấn nút Tạo mục tiêu/ chọn Hỏi trợ lý AI

Tại đây, bạn cung cấp một số thông tin cơ bản để trợ lý AI có thể phân tích và tối ưu hoá chất lượng trong câu trả lời

Kết quả mong muốn: Bạn hãy mô tả ngắn kết quả về mục tiêu mà mình mong muốn đạt được

Chỉ số đo lường: Dựa trên mục tiêu cần đạt, hãy suy nghĩ về các chỉ số có thể đo lường được mức độ hoàn thành

Ngành nghề: Chọn ngành nghề hiện tại của Doanh nghiệp

Sau khi nhập thông tin, nhấp vào “Đề xuất”

• Bước 2: Tạo mục tiêu

Simplamo AI sẽ thực hiện quá trình phân tích và gợi ý kết quả cho bạn. Hãy thư giãn và nhấp một ngụm coffee trong khi chờ đợi.

• Bước 3: Kiểm tra kết quả

Kiểm tra lại kết quả mà Simplamo AI đã gợi ý cho bạn, nếu cảm thấy chưa hài lòng bạn có thể chọn “Thử lại” hoặc “Chỉnh sửa” để có thể cập nhật dữ liệu đầu vào tốt hơn

Nếu như kết quả phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy nhấn “Tạo”, hệ thống sẽ tạo danh sách các Mục tiêu và Cột mốc tương ứng (milestone).

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng mục tiêu và chỉ số doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

Xem thêm:

• 10 chiến lược kinh doanh thành công trong thời kỳ suy thoái từ Forbes 
• TOP 5 Phần Mềm OKRs Triển Khai Mục Tiêu Hiệu Quả Trên Thế Giới Và Việt Nam

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường

Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
  • Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
  • Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
  • Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
  • Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
• Nhân viên:
  • Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
  • Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
  • Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển

2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống

2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:

• Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
• Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
• KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
• Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
• Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian

2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?

Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống

• Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:

Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.

Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần

• Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:

Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.

Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng

• Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn

Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

• Tên chỉ số
• Chỉ tiêu của chỉ số
• Tên người phụ trách
• Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt

Có hai loại chỉ số scorecard:

• Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
• Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

• Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
• Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
• Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 đến 5 chỉ số cho cấp phòng ban)

• Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

• Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard

• Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard

Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.

• Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ

Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.

• Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó

Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.

• Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn

Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.

• Kết hợp với nhịp họp hàng tuần

Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.

3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản

3.1 Giới thiệu Simplamo

Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.

3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

• Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
• Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
• Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
• Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
• Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
• Nhấn nút Đề xuất

Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

1. Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là gì? Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO

1.1 Quản trị mục tiêu MBO là gì

Phương pháp quản trị mục tiêu MBO (Management by Objectives) được phát triển bởi Peter Drucker vào những năm 1950 và trở thành một phương pháp quản trị phổ biến. Đây là phương pháp quản trị dựa trên việc thiết lập, theo dõi và đánh giá mục tiêu cụ thể cho cả tổ chức và cá nhân. Mục tiêu được đặt ra để đảm bảo rằng hoạt động hàng ngày của mọi người đều hướng tới việc đạt được mục tiêu chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức.

1.2 Ưu và nhược điểm quản trị mục tiêu theo MBO?

Ưu điểm

Phương pháp quản trị mục tiêu MBO là một phương pháp quản lý giúp các doanh nghiệp, tổ chức đạt được các mục tiêu của mình với các ưu điểm như:

• Tăng sự tập trung và khả năng đạt được mục tiêu: MBO giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể, chia mục tiêu chung thành các mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện hơn, đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hướng tới mục tiêu chung.
• Cải thiện hiệu quả, năng suất: MBO giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả thông qua việc thiết lập, phân loại mục tiêu cụ thể, từ đó phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý, loại bỏ những hoạt động không cần thiết.
• Tăng khả năng kiểm soát: Phương pháp MBO cho phép đội ngũ ban lãnh đạo kiểm soát, đánh giá, sửa đổi trong quá trình thực hiện, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng đến mục tiêu.
• Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên: Phương pháp MBO cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện, điều này giúp nhân viên cảm thấy rằng họ có sự ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp, tăng tính cam kết và trách nhiệm trong quá trình thực thi.

Nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO:

• Thiếu hệ thống đo lường

Trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO, các mục tiêu được viết dưới dạng chi tiết, nhưng làm thế nào để đạt được những mục tiêu đó thì không rõ ràng. Chính vì vậy mà việc thiết lập mục tiêu theo MBO bị giới hạn bởi thiếu hệ thống đo lường phù hợp để đạt được kết quả cuối cùng.

• Tốn nhiều thời gian

Việc thiết lập mục tiêu theo phương pháp MBO đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều thời gian để xây dựng, vì quá trình này cần đồng thuận của đội ngũ, các cấp ban lãnh đạo phải tổ chức nhiều cuộc họp để nhận được sự đồng ý từ phía đội ngũ.

• Quá tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn

Phương pháp xây dựng mục tiêu theo MBO thường được sử dụng để xây dựng các mục tiêu ngắn hạn. Tuy nhiên việc này sẽ khiến chúng ta bỏ qua các mục tiêu dài hạn – nguyên nhân cốt lõi hình thành nên rào cản chinh phục tầm nhìn xa hơn của doanh nghiệp.

Thay vào đó, việc xây dựng các mục tiêu ngắn hạn để hỗ trợ cho việc hoàn thành các mục tiêu dài hạn sẽ tạo được sự liên kết trong quá trình đội ngũ thực thi và giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến tầm nhìn của mình.

• Rào cản xuất hiện từ lỗ hổng trong bộ kỹ năng của ban lãnh đạo:

Việc xây dựng mục tiêu theo MBO yêu cầu đội ngũ ban lãnh đạo có thế mạnh về lập kế hoạch và quản lý. Vì sự thật là MBO sẽ cung cấp một mục tiêu cụ thể nhưng không đưa ra định hướng rõ ràng cho đội ngũ thực thi, điều này bắt buộc đội ngũ ban lãnh đạo phải có bề dày về kiến thức quản trị để dẫn dắt đội ngũ hiện thực hóa các mục tiêu đó.

2. Quy trình 5 bước quản trị mục tiêu theo MBO

Bước 1: Xác định mục tiêu của công ty

Trong bước đầu tiên của phương pháp triển khai mục tiêu MBO, ban lãnh đạo và quản lý cấp cao của công ty cùng nhau xác định mục tiêu chính và chiến lược tổng thể cho công ty, và xác nhận rằng mọi người có cùng mục tiêu và hướng đi chung. Các mục tiêu này cần phải cụ thể, đo lường được và có khả năng đo đạc để theo dõi tiến độ.

Bước 2: Xác định chỉ tiêu cho nhân viên

Sau khi mục tiêu tổng thể của công ty đã được xác định, các mục tiêu cụ thể hơn sẽ được thiết lập cho từng cá nhân và nhóm làm việc. Các mục tiêu này cần gắn kết mối quan hệ giữa công việc của mỗi người so với mục tiêu tổng thể của công ty. Và quá trình này cần sự thống nhất giữa người quản lý và nhân viên để đảm bảo rằng các mục tiêu là khả thi và có thể đạt được.

Bước 3: Giám sát hiệu suất và tiến độ

Tiếp theo, quản lý sẽ theo dõi hiệu suất và tiến độ của từng người trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình theo dõi giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc theo hướng đúng và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bước 4: Đưa ra phản hồi và tạo động lực

Ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhân viên dựa trên việc đạt hoặc không đạt được các mục tiêu đã đề ra. Phản hồi này không chỉ là việc đánh giá, mà còn bao gồm cả việc nhận xét về điểm mạnh và điểm yếu, cũng giúp nhân viên cải thiện.

Bước 5: Phần thưởng thành công

Bước cuối cùng của phương pháp triển khai mục tiêu theo MBO là việc công nhận và thưởng cho những người đã đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu đã đề ra. Phần thưởng không nhất thiết phải là tiền bạc; nó có thể là sự công nhận từ cấp trên, cơ hội thăng tiến, hoặc các phúc lợi khác, khích lệ và duy trì động lực cho nhân viên tiếp tục làm việc hướng đến mục tiêu và đóng góp vào thành công tổng thể của công ty.

3. So sánh MBO với OKR và KPI

3.1 MBO (Management by Objectives)

Một điều cần nhấn mạnh rằng MBO định hướng “mục tiêu” như đúng tên gọi của nó hơn là định hướng đội ngũ tập trung vào tiến trình thực thi, có nghĩa là MBO tập trung vào những gì phải hoàn thành hơn là cách thức hoàn thành.

MBO là một hệ thống quản lý mục tiêu, trong đó các mục tiêu cụ thể được thiết lập cho từng cá nhân hoặc đội nhóm làm việc. Quản lý mục tiêu theo MBO là một quá trình trong đó cấp trên và cấp dưới cùng xác định mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3.2 KPI (Key Performance Indicators)

KPIs là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường và theo dõi hiệu suất của một cá nhân, đội nhóm hoặc tổ chức. Các KPI được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức, song song đó, KPIs tập trung vào việc đo lường kết quả, thông qua việc theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến mục tiêu.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng KPI cho Doanh nghiệp thật tinh gọn

3.3 OKR (Objectives and Key Results):

OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu dựa trên việc đặt ra các mục tiêu và xác định các kết quả chính để đo lường sự đạt được của mục tiêu đó. OKR tập trung vào việc xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể, cùng với việc đo lường tiến độ và kết quả, và chú trọng vào việc đạt được các kết quả chính thay vì việc theo dõi từng chỉ số nhỏ lẻ.

Xem thêm: OKR: Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công

Tựu chung lại, MBO và KPI có sự khác biệt rõ rệt. Trong đó, phương pháp quản trị mục tiêu MBO tập trung vào việc thiết lập mục tiêu cụ thể, KPI tập trung vào việc đo lường các chỉ số kết quả, và OKR tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và xác định các kết quả chính để đo lường. Cả ba đều có thể được áp dụng trong các tổ chức khác nhau tùy theo mục đích và bối cảnh. Vậy MBO phù hợp với doanh nghiệp nào, mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết.

3.4 Một ví dụ về mục tiêu MBO, OKR & KPI của phòng Sales:

Ví dụ về MBO

Đảm bảo phòng Sales đạt được mục tiêu doanh thu trong tháng 9/2023

Ví dụ về OKR

Đảm bảo phòng Sales đáp ứng các mục tiêu doanh thu 9/2023

• Tăng doanh số bán hàng mới hàng tháng từ 300.000.000 – 500.000.000
• Có thêm 600 khách hàng tiềm năng tiếp cận mới
• Chăm lại 100 khách hàng tiềm năng từ số lượng lead mkt mang về từ tháng 8

Ví dụ về KPI

Doanh số bán hàng mới tháng 09/2023 đạt 500.000.000

4. MBO phù hợp với doanh nghiệp nào?

MBO thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có môi trường ổn định, có đội ngũ có tinh thần hợp tác, có khả năng đo lường hiệu suất – vì MBO không cung cấp tiến trình cụ thể và có sự cam kết từ lãnh đạo và cấp quản lý cao hơn. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều thích hợp với phương pháp quản trị mục tiêu MBO và việc lựa chọn phương pháp quản trị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mục tiêu chiến lược, văn hóa tổ chức và tình hình thị trường.

4.1 Tại sao phải sử dụng phần mềm MBO?

Các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm để triển khai phương pháp quản trị mục tiêu MBO, sau đây là một số lợi ích khi áp dụng phần mềm triển khai mục tiêu theo MBO:

• Quá trình triển khai mục tiêu theo phương pháp quản trị mục tiêu MBO sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và có nhiều đánh giá cho rằng các nhà quản lý “tốn nhiều thời gian cho quy trình” hơn là “dành nhiều thời gian cho mục tiêu”. Chính vì vậy việc áp dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lượt bỏ các thao tác thủ công phức tạp, hệ thống hóa các quy trình một cách rõ ràng và minh bạch.
• Đánh giá hiệu suất một cách khách quan: Các phần mềm công nghệ cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu, dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất, từ đó có cái nhìn tổng quan để đánh giá một cách đúng đắn về hiệu suất làm việc của đội ngũ.
• Không chỉ dừng lại ở việc triển khai mục tiêu, các phần mềm hiện nay tích hợp sẵn các phương pháp quản trị hiệu suất khác giúp doanh nghiệp cải tiến hệ thống quản trị một cách toàn diện, tạo sự đổi mới và phát triển bứt phá hơn.

4.2 Lưu ý khi thiết lập và quản trị mục tiêu theo MBO

Mặc dù có khá nhiều ưu điểm nhưng để áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu MBO vào doanh nghiệp đạt hiệu quả thực sự, trong quá trình thiết lập, doanh nghiệp cần lưu ý và đảm bảo các yếu tố sau:

1. Có sự tham gia và cam kết từ tất cả mọi người: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia vào quá trình đề xuất và xây dựng mục tiêu. Sự tham gia tự nguyện và cam kết của họ là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất cao hơn.
2. Mục tiêu xây dựng cần SMART: Mục tiêu được xây dựng cần đáp ứng tiêu chí SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường, Achievable – Khả thi, Relevant – Liên quan tới mục tiêu, Time-bound – Có thời hạn), đảm bảo rằng mục tiêu có tính rõ ràng và thực hiện được.
3. Liên kết giữa các mục tiêu: Mục tiêu ở mỗi cấp độ trong tổ chức cần phải liên kết với nhau và đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo sự đồng nhất trong toàn bộ đội ngũ.

Tất cả những lưu ý trên nếu được tích hợp sẵn trong một phần mềm sẽ đảm bảo sợi dây liên kết mục tiêu và tính đồng bộ trong toàn đội ngũ. Và Simplamo – Phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu hiện đại là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, không chỉ giúp hoàn thiện những lưu ý trên mà còn giúp tối ưu hóa hệ thống quản trị mục tiêu, mang đến hiệu suất làm việc cao và tăng trưởng kinh doanh.

5. Simplamo nâng cấp hệ thống quản trị mục tiêu theo MBO, kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI

Tư duy quản trị trên Simplamo giúp khắc phục các điểm yếu mang tính “truyền thống” của phương pháp quản trị mục tiêu MBO, đồng thời hoàn thiện hệ thống xây dựng mục tiêu trong tổ chức bằng cách:

• Simplamo giúp tổ chức xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn, tạo sự đồng nhất khi liên kết mục tiêu ngắn hạn, dài hạn

Để tạo sự liên kết giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, Simplamo giúp doanh nghiệp xây dựng mục tiêu từ tầm nhìn. Quá trình này sẽ giúp cho toàn bộ đội ngũ liên tục tiến về phía tầm nhìn doanh nghiệp thông qua việc thực thi các mục tiêu ngắn hạn và được liên kết với mục tiêu dài hạn.

Sếp sẽ truyền thông đến toàn bộ đội ngũ bức tranh mục tiêu 10 năm, xuống mục tiêu ba năm, sau đó là mục tiêu một năm. Một cách sâu sát hơn, mục tiêu một năm sẽ được phân rã thành các mục tiêu ngắn hạn hàng quý, và mục tiêu hàng quý được hỗ trợ bởi các cột mốc Milestone để đo lường toàn bộ quá trình thực thi mục tiêu.

• Kết nối mục tiêu với các hoạt động thường ngày thông qua bảng chỉ số Scorecard

Có một thực tế rằng, đội ngũ của sếp thường bị cuốn theo các sự vụ sự việc hàng ngày và bỏ quên mục tiêu, ngay cả khi tổ chức đã có một chiến lược cụ thể. Để mở khóa vấn đề này, Simplamo sẽ giúp sếp xây dựng bảng chỉ số Scorecard từ 10 – 15 chỉ số cốt lõi, bảng chỉ số này giúp sếp đưa việc thực thi mục tiêu vào hoạt động thường ngày, biến chiến lược thành hành động cụ thể.

• Tiết kiệm thời gian, giúp đội ngũ nâng cao năng lực xây dựng mục tiêu

Để mục tiêu MBO được hoạt động trong doanh nghiệp, sếp cần một đội ngũ ban lãnh đạo chủ động và trách nhiệm. Bởi tính chất của MBO đơn thuần là đặt mục tiêu và đảm bảo sự đồng lòng trong đội ngũ. Đều này cũng đồng nghĩa rằng: năng lực, tính tự giác, cùng với tinh thần trách nhiệm phải liên tục được trau dồi, nếu không, quản trị mục tiêu theo MBO sẽ khó hoàn thành.

Để xóa bỏ nút thắt này, Simplamo có tính năng “khung cuộc họp” hàng tuần và “sơ đồ trách nhiệm” sẽ đảm bảo đội ngũ luôn đặt trách nhiệm trên vai và tự giác trong tiến trình thực thi mục tiêu của mình, bởi vì họ luôn được review hàng tuần cùng với nhau và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong mỗi cuộc họp.

Ngoài việc cung cấp các tính năng quan trọng, Simplamo còn là kết tinh của tư duy quản trị hiện đại, với các công thức và khung vận hành chuẩn. Khi lựa chọn áp dụng Simplamo, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ triển khai nhiệt tình từ phía chuyên gia Simplamo, đảm bảo đội ngũ hiểu rõ về tư duy quản trị mục tiêu và thực hành hiệu quả hàng tuần.

Mời Sếp tìm hiểu thêm về phần mềm BSC tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up