Quản trị Mục tiêu và Chiến lược

Sếp luôn có những ý tưởng tuyệt vời và đầy triển vọng cho doanh nghiệp, thế nhưng một kế hoạch kinh doanh tốt cũng sẽ bị đánh bại nếu có nhiều lỗ hổng trong quá trình thực thi. Ở nhiều trường hợp, thách thức không nằm ở việc xây dựng một chiến lược tốt, mà ở chỗ làm thế nào để biến chiến lược đó thành hiện thực.

Bài viết “Rút ngắn khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi chiến lược” sẽ giúp chủ doanh nghiệp phát hiện những nút thắt trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh và đi sâu vào quá trình thực thi mục tiêu của đội ngũ.

Để biến giấc mơ của sếp thành sự thật là một chặng đường dài, sẽ có những ngày mọi thứ không diễn ra như điều sếp muốn, hoặc đội ngũ đi chệch hướng so với dự định ban đầu. Thì đây là lúc sếp nhìn lại kế hoạch của mình, và cân bằng đội ngũ trong quá trình thực thi mục tiêu. Sau đây là cách Simplamo hướng dẫn sếp một lần nữa review lại kế hoạch và công việc thực thi của đội ngũ.

1. Đầu tiên, sếp hãy đặt câu hỏi: Tầm nhìn, chiến lược của sếp có được “gửi gắm” một cách rõ ràng hay không?

“Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn không được viết ra, thì thực sự bạn không có kế hoạch kinh doanh. Thay vào đó, bạn chỉ có một giấc mơ, một tầm nhìn, hoặc có thể là một cơn ác mộng.” – từ sách Binh Pháp Tôn Tử

Sếp là một người không thiếu tầm nhìn và đầy chiến lược, hay chúng đã là thế mạnh sẵn có của sếp… Thế nhưng, chúng có được viết ra cho toàn bộ đội ngũ nhìn thấy?

Thực tế việc truyền đạt tầm nhìn thường bị lờ đi bởi sếp luôn có nhiều công việc hằng ngày quan trọng. Tuy nhiên, để nhân viên đóng góp tối đa cho công việc và luôn vì lợi ích chung của tổ chức, việc truyền thông tầm nhìn sẽ giúp nhân viên luôn hiểu rõ về định hướng của người làm chủ, đây là điều rất cần thiết. Việc “viết” ra sẽ làm rõ nét bức tranh của doanh nghiệp, đặc biệt để đội ngũ “hiểu” những gì sếp đang nghĩ – chiến lược trong đầu của mình và biết được điều bản thân cần phải làm khi là thành viên thuộc về tổ chức.

Các doanh nghiệp vận hành trên Simplamo sử dụng tính năng “Tầm nhìn” để viết ra định hướng mà công ty muốn theo đuổi. Tính năng Tầm nhìn giúp sếp cô đọng các yếu tố: Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, mục tiêu 10 năm, chiến lược marketing, mục tiêu 3 năm.

Mời sếp đọc thêm bài viết ” Tầm nhìn là gì? Hướng dẫn xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp 2024″ tại đây.

2. Thứ 2, đội ngũ có cùng tham gia vào quá trình phân rã kế hoạch kinh doanh?

Sếp là người gánh vát tất cả mọi thứ, từ việc xây dựng, phân rã cho đến việc giao mục tiêu cho từng cá nhân. Nhưng sau khi làm tất cả mọi thứ, quá trình từ lập kế hoạch và thực thi mục tiêu của đội ngũ còn gặp nhiều khó khăn, đội ngũ cũng không ý thức được trách nhiệm của mình. Bằng cách để đội ngũ cùng tham gia vào quá trình phân rã mục tiêu sẽ cho nhân viên cảm thấy được đóng góp nhiều hơn vào sự thành công của công ty, và sẵn sàng đưa ra những quan điểm cá nhân của mình, tạo nên một tinh thần hợp tác, cam kết với mục tiêu được xây dựng.

3. Sau khi phân rã mục tiêu, bước tiếp theo sếp cần đội ngũ đảm nhận chúng, nhưng sếp cần chú trọng đến vấn đề “đúng người, đúng trách nhiệm”

Sơ đồ trách nhiệm là nền tảng để giúp sếp giao việc “đúng người, đúng trách nhiệm” và chịu trách nhiệm giải trình với kết quả đạt được của đội ngũ. Điều này sẽ giúp sếp tiết kiệm được một khối lượng lớn thời giờ để xem xét “ai sẽ chịu trách nhiệm về việc này”. Xây dựng sơ đồ trách nhiệm trên Simplamo giúp sếp xác định được các vị trí cần có trong tổ chức, song song đó vai trò cũng được làm rõ. Có nghĩa là khi một thành viên ngồi tại một vị trí bất kỳ đều hiểu rõ mình cần đảm nhận công việc gì.

4. Sếp có xác định mục tiêu ưu tiên quý?

Xuất phát từ mục tiêu 3 năm, Simplamo kéo mọi người về gần hơn với thực tế bằng việc xác định kế hoạch kinh doanh 1 năm, sau đó phân rã thành các công việc ưu tiên quý. Mỗi thành viên đảm nhận tối đa 3 mục tiêu, để tập trung làm điều quan trọng, không bị xao nhãng. Ít hơn để tập trung hơn, sẽ khác biệt với nhiều mục tiêu nhưng tạo ra sự mơ hồ cho đội ngũ.

Giả sử, sếp bắt đầu một cuộc hành trình dài với điểm đến đã được dự tính sẵn. Trên đoạn đường đi sếp sẽ luôn có những cột mốc quan trọng cần phải vượt qua trước khi đến đích. Simplamo ví điểm đến của sếp là kế hoạch kinh doanh cần phải đạt được, khi đó các Rocks (mục tiêu ưu tiên quý) là các cột mốc để đội ngũ chinh phục trước khi chạm tới kế hoạch lớn hơn. Việc phân rã mục tiêu năm thành các ưu tiên quý sẽ giúp sếp dồn năng lượng làm điều quan trọng, dần dần tiến tới mục tiêu năm với các bước đi chắc chắn.

5. Công việc cần phải duy trì hàng tuần để thực thi thành công: Cuộc họp đều đặn

Nếu không thể liên lạc liên tục, nhân viên sẽ mất kết nối với mục tiêu của doanh nghiệp.

Khi đã xây dựng các Rocks, điều cần làm quan trọng để sếp hiện thực chiến lược là giữ cho quá trình lên kế hoạch và thực thi mục tiêu diễn ra điều đặn, và sếp cần công cụ để hỗ trợ việc này. Thông qua quá trình tổ chức cuộc họp hàng tuần trên Simplamo sẽ giúp đội ngũ thường xuyên review mục tiêu, checkin các cột mốc đã thực hiện. Bên cạnh đó vấn đề được giải quyết giúp toàn bộ đội ngũ vượt qua những chướng ngại trong quá trình hiện thực chiến lược:

• Tổ chức cuộc họp hàng tuần để mọi người cùng nhau nói về mục tiêu thường xuyên sẽ giúp đội ngũ liên kết được quá trình lên kế hoạch và  thực thi trong tổ chức.
• Giảm bớt khó khăn, tiết kiệm thời gian trong quá trình theo đuổi mục tiêu từ kế hoạch và thực thi nó. Cuộc họp tuần trên Simplamo sẽ giúp cho đội ngũ khả năng nhận diện vấn đề ở các cấp phòng ban. Đầu tiên giúp sếp nhận diện các vấn đề len lỏi trong quá trình thực thi, sau đó giải quyết chúng theo tư duy khoa học. Có nghĩa là sếp sẽ rèn luyện được tư duy giải quyết vấn đề cho đội ngũ, chính vì trong quá trình thực thi sếp không thể lúc nào cũng có mặt ở mọi lúc, mọi nơi để xem đội ngũ đang có kế hoạch và thực thi như thế nào, gặp phải vấn đề gì để hỗ trợ.

Sếp muốn tìm kiếm một phần mềm biến chiến lược, kế hoạch kinh doanh của mình thành thực tế, đội ngũ lập kế hoạch và thực thi thành công, chủ động giải quyết vấn đề? Mời sếp nhấn vào link sau đây để đăng ký trải nghiệm Simplamo: https://app.simplamo.com/sign-up

Mời Sếp đọc thêm bài viết “Phần mềm quản trị mục tiêu tiên tiến, hiện đại” tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Còn vài ngày nữa là kết thúc quý 1, sếp có hài lòng với những gì mà đội ngũ phấn đấu suốt 3 tháng qua mang lại?

Sếp đã trang bị cho đội ngũ rất kỹ từ khâu xây dựng chiến lược, chuẩn bị nguồn lực,… để dồn sức chiến đấu hoàn thành mục tiêu chuẩn SMART đã được vạch ra. Nhưng để “đội ngũ thực thi” chưa bao giờ là dễ dàng, và đây cũng là bài toán khó nhất của doanh nghiệp khi tiến tới thành công.

Khi đọc bài viết này, Simplamo mong sếp hãy tạm gác lại những trăn trở, những kết quả ở quý 1 vừa qua, chúng ta hãy cùng đi đến những điều cốt lõi nhất khi xây dựng và thực thi một mục tiêu quý. Liệu sếp có bỏ sót điều gì trong suốt quá trình thực hiện hay không?

Bài viết ngày hôm nay sẽ nói một cách chi tiết về cách xây dựng mục tiêu SMART và cách theo đuổi, thực thi mục tiêu đúng cách hàng tuần cùng với đội ngũ đến từ Simplamo, giúp sếp không bỏ lỡ bất kỳ điều gì trong suốt 90 ngày hoạt động sôi nổi sắp tới.

1. Khung xây dựng mục tiêu SMART đi từ góc nhìn tổng thể đến chi tiết

• Xây dựng mục tiêu quý dựa vào góc nhìn tổng thể: mục tiêu năm

Nếu chỉ quan tâm đến các mục tiêu cụ thể mà không xem xét đến bức tranh lớn hơn của doanh nghiệp, thì trong quá trình thực thi có thể dẫn đến các quyết định không đồng nhất, mọi hoạt động sẽ trở nên rời rạc. Chính vì vậy Simplamo giúp sếp có những đánh giá từ góc nhìn tổng thể khi đi từ tầm nhìn, từ đó đảm bảo rằng các mục tiêu quý luôn được đóng góp vào mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp.

Bắt đầu từ hướng đi này sẽ cung cấp cho sếp và đội ngũ có được các góc nhìn tổng quan ở các khía cạnh, quá trình thực thi mục tiêu quý của doanh nghiệp sẽ không trở nên vô nghĩa, mà là để phục vụ cho tầm nhìn lớn lao.

• Phương pháp xây dựng mục tiêu SMART, có người chịu trách nhiệm minh bạch cùng với thời gian rõ ràng

Anh Lê Đồng Minh Tước  –  Leader trải nghiệm khách hàng của Bye Béo chia sẻ trong buổi triển khai phần mềm Simplamo:  “Mình đã tìm hiểu, học rất nhiều về phương pháp đặt mục tiêu Smart, nhưng khi bắt tay vào làm thì mọi thứ không Smart. Simplamo giúp mình đi sâu vào mục tiêu, nhìn rõ được nội tại của doanh nghiệp, kể cả một bạn leader cũng dễ dàng nhìn thấy được doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào.”

Không biết khi nói đến đây sếp có bắt gặp mình trong những câu chuyện khách hàng của Simplamo hay không? Vậy hãy để các tính năng xây dựng mục tiêu của Simplamo sẽ giúp sếp giải đáp bài toán này và giúp sếp xây dựng các mục tiêu theo phương pháp SMART: Các mục tiêu được xây dựng cụ thể, đo lường được, có khả thi, liên quan đến tầm nhìn dài hạn và có thời hạn cụ thể.

Simplamo giúp xây dựng các mục tiêu đạt chất lượng, chuẩn SMART với tính năng gợi ý thông minh, được đảm nhận với các thành viên cụ thể để chắc chắn rằng quá trình thực thi các thành viên chịu trách nhiệm giải trình. Song song đó, bộ đếm thời gian linh hoạt trên Simplamo giúp sếp dễ dàng theo dõi, luôn được nhắc nhở và không bỏ sót bất kỳ mục tiêu nào.

Tìm hiểu về cách Simplamo giải quyết bài toán mục tiêu quý cho doanh nghiệp tại đây.

• Phân chia mục tiêu thành các cột mốc Milestone, dễ dàng checkin hàng tuần

Các milestone cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp thành các bước nhỏ để dễ đo lường và checkin hàng tuần. Nói cách khác các milestone vẽ ra một lỗ trình cụ thể để giúp sếp và đội ngũ đi đến mục tiêu đã SMART và chắc chắc rằng các công việc mà đội ngũ đang làm không bị chệch hướng xa rời mục tiêu quan trọng.

Xem tài liệu hướng dẫn xây dựng mục tiêu quý

2. Tất tần tật những gì sếp cần để thực thi mục tiêu SMART thành công

Sau khi đã xây dựng các mục tiêu SMART kết nối với tầm nhìn doanh nghiệp và có các mốc milestone cụ thể, bước tiếp theo, Simplamo sẽ cùng sếp chinh phục các mục tiêu này bằng cách theo sát tiến trình một cách khoa học và nhịp nhàng:

• Đo lường chỉ số hoạt động hàng tuần, dễ dàng đưa ra dự báo và nhận diện vấn đề

“Lỗ hổng” thì nhỏ nhưng sẽ tạo ra các “Vấn đề” lớn, chính vì vậy mà một phần trọng yếu cần có để giúp sếp luôn chiếm ưu thế, đi đường dài và làm chủ cuộc đua thực thi mục tiêu đó là không ngừng tìm ra các vấn đề và giải quyết chúng. Bằng việc đo lường các chỉ số quan trọng hàng tuần giúp sếp đưa ra các dự báo về tình hình sức khỏe của doanh nghiệp ⇒ Chiết xuất được vấn đề trong quá trình thực thi ⇒ Giải quyết các vấn đề trước khi quá muộn.

• Nhịp họp hàng tuần checkin milestone

Sếp đã có trong tay những mục tiêu đáng để theo đuổi, nhưng sau đó bước tiếp theo sếp sẽ làm gì với mục tiêu đã đề ra? Các mục tiêu không thể auto “hoàn thành 100%” vì vậy sau khi thiết lập, chúng ta cần phải theo dõi và đo lường thường xuyên. Simplamo với khung cuộc họp tuần được thiết kế 7 bước, giúp sếp tận dụng được sức mạnh của cuộc họp một cách triệt để. Bên cạnh việc giúp sếp kiểm soát tốt thời gian, Simplamo đã lồng ghép sẵn quy trình review, checkin milestone hàng tuần giúp cho đội ngũ luôn theo dõi mục tiêu, đo lường hiệu quả.

• Xử lý vấn đề dứt điểm trong 3 bước, ra hành động cụ thể (todo)

Đối với Simplamo, giải quyết vấn đề là phải chốt được phương án và đưa ra được quyết định cuối cùng. Nhận thấy rằng, điểm yếu của các doanh nghiệp khi bước vào quá trình giải quyết vấn đề là làm mọi thứ đi lan man, không xác định được nguyên nhân cốt lõi, tạo điều kiện cho vấn đề quay trở lại một lần nữa. Chính vì vậy Simplamo hướng dẫn sếp cùng với đội ngũ giải quyết vấn đề theo 3 bước đảm bảo được: Xác nhận được nguyên nhân cốt lõi, ghi nhận được sự đóng góp của đội ngũ, chốt phương án giải quyết và ra được hành động cụ thể.

Bằng việc nhận diện, giải quyết vấn đề cản trở một cách hiệu quả và bám sát các mục tiêu thông qua việc checkin tiến trình thực thi milestone hàng tuần, sếp đã có đủ các công cụ cần thiết cho một quý 2 rực rỡ thành công mỹ mãn.

3. Cuối cùng, khung cuộc họp quý trên Simplamo giúp sếp cùng đội ngũ xây dựng mục tiêu hàng quý

Nội dung ở 2 phần trên Simplamo đã gửi đến sếp phương pháp để xây dựng mục tiêu Smart cùng với các công cụ để giúp sếp đo lường bám sát tiến trình thực thi mục tiêu.

Việc còn lại cần phải làm là tập trung đội ngũ ban lãnh đạo trong cuộc họp quý để cùng thảo luận và xây dựng nên những mục tiêu đầy thách thức cho một quý 2 thành công rực rỡ. Nhưng làm sao để cuộc họp quý này diễn ra một cách suôn sẻ, nhận được sự thảo luận sôi nổi và đồng thuận trong các mục tiêu đề ra?

Sếp đừng lo lắng, Simplamo sẽ giúp sếp cùng với đội ngũ tổ chức một cuộc họp quý thành công khởi đầu ấn tượng cho 90 ngày sắp tới với khung cuộc họp quý khoa học được setup sẵn trên Simplamo.

Mục tiêu của cuộc họp quý:

Đánh giá hoạt động của quý trước, rà soát lại bảng Tầm nhìn doanh nghiệp đảm bảo mọi thành viên có chung một cách hiểu và thiết lập các mục tiêu cho quý tiếp theo.

Buổi họp kinh doanh hằng quý của Simplamo thường diễn ra trong vòng 8 tiếng và được tổ chức bên ngoài văn phòng.

Chương trình họp quý bao gồm 8 phần:

Thế mạnh khi tổ chức họp quý trên Simplamo

• Khung cuộc họp được thiết kế khoa học, logic

Khung cuộc họp trên Simplamo được thiết kế theo 8 phần, tích hợp bộ đếm thời gian cho từng phần cụ thể. Với việc tổ chức cuộc họp theo định khung nhất định giúp sếp loại bỏ được những phần báo cáo truyền thống dài lê thê nhưng cuối cùng lại không đi vào trọng tâm. Bên cạnh đó, khung cuộc họp trên Simplamo còn rèn luyện cho đội ngũ của sếp “nghi thức” họp hành trong tổ chức, xóa bỏ hiện trạng mệt mỏi, ngán họp hành.

• Review tầm nhìn giúp doanh nghiệp làm rõ bức tranh chung, tạo sự đồng thuận cho đội ngũ, lập kế hoạch quý mới chính xác hơn

Một phần quan trọng trong cuộc họp quý đó chính là giúp sếp cùng đội ngũ Review tầm nhìn của doanh nghiệp: Tạo sự tập trung cho đội ngũ, bổ sung các vấn đề dài hạn mới cần phải giải quyết. Việc nhận diện các vấn đề dài hạn trong cuộc họp quý sẽ giúp đội ngũ ban lãnh đạo có thời gian “nhìn rõ” các vấn đề – tảng đá cản trở quá trình thực thi của doanh nghiệp và giải quyết tận gốc.

Bên cạnh đó, Simplamo giúp sếp review giá trị cốt lõi, mục tiêu 10 năm, mục tiêu 3 năm của doanh nghiệp, đây là nền tảng giúp đội ngũ tập trung vào mục tiêu 1 năm của doanh nghiệp, sau đó tiến hành thiết lập mục tiêu quý 2 đầy  thống nhất khoa học.

• Đầu ra của buổi họp quý, giúp đội ngũ hiểu việc cần tập trung trong 90 ngày

Đầu ra của buổi họp quý trên Simplamo, giúp toàn bộ đội ngũ hiểu được việc cần tập trung trong 90 ngày, xây dựng các mục tiêu liên kết bám sát từ tầm nhìn của doanh nghiệp. Các mục tiêu quý (Rocks) được làm rõ cho từng phòng ban, cá nhân cụ thể, và đạt được sự đồng thuận của toàn bộ đội ngũ, sẵn sàng chinh phục quý 2 đầy bùng bổ.

Nếu sếp đang sử dụng Simplamo, sếp chỉ cần thực hiện đơn giản các bước ngay sau đây để có một buổi họp quý thật sự chất lượng, và mang lại hiệu quả:

• Tổng kết số liệu quý 1, suy nghĩ trước về các mục tiêu quý 2
• Tổ chức buổi họp quý này tại một địa điểm thật chill, thật thoải mái, tạo không gian cho những ý tưởng đột phá, sự khác biệt của các thành viên được thể hiện.
• Cùng trao đổi sôi nổi, nhận phản hồi từ phía đội ngủ về tình hình doanh nghiệp, tình hình thực thi mục tiêu ở quý trước, sau đó xây dựng và thống nhất mục tiêu đặt ra ở quý tiếp theo. Tạo đà cho một quý 2 sôi nổi và vượt đích thành công.
• Bí quyết: Và cuối cùng cứ sau mỗi 90 ngày, sếp hãy đều đặn tổ chức nhọp họp này mỗi quý để xây dựng thói quen thành công, đạt được mục tiêu năm sếp nhé!

Chia sẻ đến Sếp bài viết Nâng cao năng lực thực thi cho đội ngũ ban lãnh đạo tại đây

Sếp chưa có tài khoản Simplamo, đừng lo lắng, một quý 2 “mãn nhãn” vẫn đang chờ sếp phía trước, hãy đăng ký tài khoản simplamo ngay tại đây và nhận buổi demo từ chuyên viên Simplamo: https://app.simplamo.com/sign-up

Vậy là ¼ chặng đường chinh phục mục tiêu kinh doanh năm đã đi qua, nhớ lúc tất cả chúng ta từ lãnh đạo tới nhân viên hăm hở lập bản kế hoạch kinh doanh đầy triển vọng từ cuối năm ngoái, những con số tăng trưởng đầy hy vọng, thị phần chúng ta muốn thống lĩnh, cách chúng ta chiều lòng khách hàng, cách công ty đạt vị thế trên bản đồ thị trường,…..

Quý đầu tiên đã dần đi đến những ngày cuối cùng, nếu nói 1 năm có 4 chặng đường chính, thì việc đi qua chặng đầu tiên như thế nào có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi xét đến toàn bộ kế hoạch mục tiêu năm của công ty.

Nó không phải là chặng đường quá dài nhưng chắc chắn là chặng đường đủ sâu giúp chúng ta có cái nhìn sâu sắc khi review lại toàn bộ quá trình vận hành của doanh nghiệp suốt 3 tháng qua.

Tuy nhiên theo báo cáo của Weatwork có 70% công ty thất bại với mục tiêu Quý đã đề ra, vì không hiểu và áp dụng đúng chiến lược hoạt động của OKRs.

Sẽ là rất vui nếu thành công, nhưng thất bại cũng không phải là không có cách giải quyết. Đây có phải những điều sếp luôn trăn trở khi mục tiêu quý vừa qua chưa đạt được kết quả như mong đợi:

• Lúc đầu cả team đề ra rất nhiều mục tiêu quý, nhưng đến giờ không có mấy cái được hoàn thành! Cảm giác thất vọng là không thể tránh khỏi khi nhìn thấy hiệu quả công việc không được như mình mong đợi.
• Có quá nhiều vấn đề và nhiều thay đổi trong suốt một quý, ước gì thời gian quay trở lại để kịp thời xử lý vấn đề trước khi nó trở nên “hỗn loạn và bế tắc”.
• Thật sự không biết được đội ngũ đang làm tới đâu, có cách nào để quan sát tiến trình hoạt động của công việc không, để mình biết và kịp thời support.
• Mình quá sâu sát thì đội ngũ thụ động, luôn chờ chỉ thị từ mình, còn mình để cho họ tự chủ, chỉ quan tâm đến deadline thì nước đến chân mới nhảy.

Đâu là cách làm đúng cho sếp?  Có thể mục tiêu quý này sếp chưa đạt được kết quả như kỳ vọng, thế nhưng còn tận 3 quý còn lại trong năm, quá khứ thì không thể thay đổi, nhưng tương lai thì có thể nắm bắt. Điều này không hoàn toàn dựa vào may mắn, đó là một chuỗi các quá trình hoàn thiện, không ngừng loại bỏ các điểm nhiễu trong thực thi. Và bước cần làm trước tiên là cần hiểu đúng và đủ bản chất thực sự của mục tiêu Quý.

Ông hoàng giải trí YG từng nói: “Sự hoàn thiện không bao giờ đến ngẫu nhiên đó chính là điểm thăng hoa của một chuỗi các quá trình”

I. Hiểu đúng và đủ khi áp dụng mục tiêu Quý – Gót chân Achilles của đa số doanh nghiệp

Mục tiêu quý là những công việc quan trọng cần thực hiện để đảm bảo việc hoàn thành mục tiêu năm. Nếu các mục tiêu này không được xây dựng đúng, phân rã đủ và có công cụ theo sát đo lường, hợp lý, việc thực thi sẽ khó thành.

1. Thế nào là hiểu đúng?

• Thật ngắn gọn và dễ hiểu: Hãy đảm bảo tên các chỉ số và mục tiêu quý team đặt ra đều dễ hiểu, ngay cả một bạn nhân viên văn phòng cấp thấp nhất vẫn hiểu được điều họ mong muốn là gì. Vì phải hiểu thì mới làm được, những từ ngữ dài dòng và phô trương chỉ làm cho mọi thứ trở nên phức tạp hơn, nhân viên sẽ không nhớ và không làm đúng theo ý của Sếp.

Ví dụ: Tuyển dụng thành công 2 nhân viên kinh doanh/Hoàn thiện nội dung trang website công ty/ Tổ chức thành công workshop khách hàng tháng 3.

• Bám sát hoạt động doanh nghiệp và liên tục cải tiến: Mỗi doanh nghiệp là một cá thể khác nhau, do đó các chỉ số và mục tiêu quý cũng sẽ khác nhau. Sếp có thể bắt đầu bằng những chỉ số- mục tiêu quý quan trọng trước, trong quá trình thực hiện bạn và đội ngũ sẽ nhận ra đây có phải là chỉ số-mục tiêu phù hợp, xứng đáng được theo đuổi trong thời gian tới hay không. Sau đó, điều chỉnh và lại tiếp tục theo dõi nó. Không có gì là hoàn hảo và cố định ngay từ đầu, ngay cả chỉ số và mục tiêu kinh doanh, nó sẽ nhiều lên theo sự phát triển của doanh nghiệp, vậy nên hãy để mọi thứ thật tự nhiên.

2. Vậy bao nhiêu mới là đủ cho một mục tiêu Quý tại Việt Nam?

Thông thường, chúng ta hay có thói quen đặt ra càng nhiều mục tiêu càng tốt, nhưng suy nghĩ đó rất sai lầm đối với các mục tiêu kinh doanh bởi vì, tâm lý càng nhiều sẽ dễ nảy sinh ra cảm giác quá tải và mất tập trung cho các ưu tiên cần làm cho các vấn đề trọng điểm. Vì thế con số gợi ý tốt nhất cho một mục tiêu quý đối với cấp công ty chỉ nên tối đa là 15 chỉ số và tóm gọn thành 7 mục tiêu cốt lõi.

3. Tại sao Review hiệu suất theo tuần thường dễ đạt mục tiêu quý?

Trong một tháng, thậm chí là một tuần có rất nhiều vấn đề xảy ra, từ nội bộ cho đến khách hàng. Nếu chỉ gặp nhau vào cuối mỗi tháng, cái mà sếp nhận được là report các con số, sếp không còn cơ hội để giải quyết các vấn đề gây cản trở cùng đội ngũ suốt một tháng vừa qua và kịp thời đưa ra các quyết định. Đó là chưa kể đến các mục tiêu quý và chỉ số team đặt ra có còn phù hợp hay không.

Do đó, hãy họp mặt định kỳ vào mỗi tuần, vào một ngày và một giờ cố định để đội ngũ sắp xếp công việc và chuẩn bị những thông tin cần thiết cho một cuộc họp. Họp review định kỳ hàng tuần là một sự kết nối vừa đủ, nếu họp nhiều hơn, đội ngũ sẽ không còn khoảng trống để làm việc và không có sự chủ động trong công việc của họ.

Giờ chúng ta đều biết đúng và đủ, nhưng khâu khó nhất, là điểm yếu chí mạng cho mọi kế hoạch bị thất bại đó là “Vận dụng vào thực tế”. Ông bà ta có câu “nói thì dễ, làm thì mới khó”. Yên tâm sếp sẽ không còn quá lo sợ đến thục thi khi có Simplamo – phần mềm quản trị mục tiêu, KẾT HỢP OKR VS KPI, sếp bận rộn đã có Simplamo tiếp tay!

II. Simplamo giải quyết bài toán mục tiêu quý như thế nào

Simplamo cung cấp đủ 3 tính năng cần có đã nêu ở trên để đạt mục tiêu Quý một cách tối đa!

1. Cung cấp công cụ xây dựng mục tiêu hiệu quả + Milestone đo lường cụ thể: Trên Simplamo đã tích hợp sẵn công cụ Thiết lập mục tiêu quý theo phương pháp S.M.A.R.T, các mục tiêu đều được tóm gọn dưới 7, sau đó phân rã nhỏ xuống cột mốc (Milestones) tất cả đều được đo lường có đơn vị. Làm đến đâu check-in đến đó, cả sếp và nhân viên đều có thể nhìn thấy kết quả ngay trên màn hình, tất cả số liệu được công khai, hoàn thành hiện màu xanh, không hoàn thành hiện màu đỏ. Đơn giản nhưng hiệu quả, lại còn dễ hiểu không cầu kỳ phức tạp, thúc đẩy sự tự giác trong công việc, nhiệm vụ không bị “lạc trôi”. Sếp dễ dàng quan sát tiến độ hoàn thành mục tiêu của đội ngũ đang đi tới đâu để có những hỗ trợ kịp thời.

Mời Sếp đọc thêm bài viết cách Smart hóa mục tiêu quý tại đây.

2. Công cụ theo dõi chỉ số hàng tuần Scorecard: Các chỉ số được tính toán và thảo luận theo từng tuần, bám sát với mục tiêu Quý, nhưng vẫn giữ được khoảng thở cho sự linh hoạt của biến động thị trường. Ví dụ các chỉ số chất lượng, chỉ số hài lòng, chỉ số đánh giá,… Tất cả rất cụ thể và dễ hiểu. Sự tập trung là chìa khóa chinh phục mục tiêu Quý, những chỉ số đo lường hàng tuần giúp team nhận diện vấn đề nhanh nhất có thể, sai đâu sửa đó, không để bị ùn tắc trong hành động. Tập trung hoàn thành tốt nhất các bước nhỏ, thì mục tiêu lớn sẽ tự động được hoàn thành.

Hơn nữa trên Scorecard việc theo dõi hàng tuần sẽ giúp nhân viên hình thành thói quen làm việc tự giác và chủ động trong sắp xếp công việc. Sức mạnh của thói quen tốt sẽ tạo hành động tốt và cho kết quả tốt.

3. Công cụ Cuộc họp hàng tuần khắc phục những đoạn gãy trong thực thi kế hoạch – Nhịp họp Weekly hiệu quả, với bộ khung có sẵn, 7 bước cụ thể, các bước đều được link với nhau và tự động tạo các vấn đề khi phát sinh liên tục. Cần giải quyết gấp sẽ cho lên To-do list, nếu lâu hơn, sẽ được liệt kê vào Rock mục tiêu quý cần hoàn thành. Ban lãnh đạo kịp thời nắm được các hoạt động đang diễn ra trong tổ chức và có chiến lược tinh chỉnh phù hợp.

Theo sát lộ trình, đảm bảo về đích thành công!

Sếp đã sẵn sàng quý 2 toàn thắng với Simplamo chưa!

Tất cả những những điểm yếu gây cản trở việc hoàn thành mục tiêu Quý 1 trước đây giờ đã có các tính năng trên phần mềm Simplamo giải quyết. Thật tuyệt vời khi ta có thể chuẩn đoán bệnh và có luôn đơn thuốc chữa bệnh chỉ bằng một phần mềm, việc đạt mục tiêu Quý không còn là quãng đường trèo đèo lội suối vất vả. Với Simplamo, sếp và Team chỉ cần vài cú click chuột đơn giản và nhanh chóng đã có thể thấy ngay sự hiệu quả, đi cùng với tốc độ phát triển của thời đại tiên tiến.

Hy vọng với sự giúp sức từ phần mềm Simplamo, mục tiêu quý 2 của Team sẽ dễ dàng đạt tăng trưởng ngoài mong đợi, các dữ liệu được theo sát trong quá trình giúp nhân viên tập trung vào công việc, đoàn kết đội ngũ và nỗ lực hết mình vì thành quả của công ty.

Mỗi người một tay sẽ không thấy ngọn núi nào là cao nhất thế giới, miễn là đi cùng nhau và chung giá trị cốt lõi. Chúng ta sẽ không chỉ dừng lại ở chinh phục mục tiêu Quý mà xa hơn nữa là kế hoạch năm và tầm nhìn dài hạn cho nhiều năm sau đó, mọi thứ đều có thể khi ta nắm được cách làm đúng và thông minh.

Mời sếp đọc thêm bài viết “5 sai lầm OKR “thịnh hành” nhất tại Việt Nam và cách phòng tránh chúng” tại đây.

Một lần nữa Simplamo chúc cho Sếp và Team sẽ có những thắng lợi vượt bậc trong mục tiêu quý tiếp theo và rộng ra là mục tiêu năm thật trọn vẹn.

Một sự thật rất đau lòng là chúng ta chỉ biết viết OKR/KPI nhưng không biết cách theo dõi và thực thi đúng cách…..

OKR/KPI đang là những phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp Việt áp dụng trong thời gian gần đây, mặc dù đây đều là những phương pháp rất nổi tiếng trên thế giới nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng thành công.

Có nhiều lý do dẫn đến việc áp dụng một phương pháp OKR/KPI thất bại, nhưng phần nhiều có thể kể đến, là chúng ta dành nhiều thời gian cho viết và ban hành, nhưng lại không đầu tư cho khâu thực thi – review và cải tiến.

Bài viết ngày hôm nay Simplamo chia sẻ đến Bạn sẽ tập trung làm rõ những điểm đang gây nhức nhối trong khâu thực thi và đưa ra phương pháp cụ thể, trực quan giúp Bạn thực thi OKR/KPI thành công, tăng trưởng doanh thu.

1. Viết được OKR/KPI thôi là chưa đủ

Nhiều doanh nghiệp dành từ 2-3 tháng đầu năm để lập kế hoạch kinh doanh cho năm mới, sau đó ban hành và …. “thả trôi”. Tới cuộc họp định kỳ (thường là cuối tháng hoặc cuối quý) mới tập trung đội ngũ lại để review, nhưng mọi thứ đã quá muộn:

• Nhân viên quên mất các mục tiêu và chỉ số đã đặt ra
• Các mục tiêu hoặc chỉ số này không còn phụ hợp do sự thay đổi liên tục từ thị trường/chiến lược công ty
• Có quá nhiều vấn đề phát sinh trong tiến trình thực thi nhưng không được giải quyết kịp thời hoặc tái đi tái lại nhiều lần
• Cuối cùng là các mục tiêu, chỉ số không đạt như kỳ vọng, cả nhân viên và sếp đều mệt mỏi sau mỗi lần họp

Rõ ràng, viết và ban hành là một chuyện, có thực thi thành công được hay không, đó còn phụ thuộc vào cách ta review và cải tiến.

2. Viết OKR/KPI đúng và đủ

OKR/KPI không còn xa lạ với chúng ta, có rất nhiều sách, tài liệu và các template mẫu để doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, khi viết nên bộ chỉ số-mục tiêu cho mình, doanh nghiệp cần để tâm đến vài điều sau:

• Chất lượng hơn số lượng: hãy chọn ra những chỉ số và mục tiêu thật sự quan trọng cho doanh nghiệp. Một bảng dài với hàng loạt các chỉ số và mục tiêu thường sẽ không mang lại hiệu quả cho đội ngũ, họ sẽ bị choáng ngợp bởi hàng loạt các chỉ số, không biết ưu tiên làm gì và bắt đầu từ đâu. Con số gợi ý ở đây là tối đa 15 chỉ số cho toàn doanh nghiệp và 7 mục tiêu quan trọng cho mỗi quý.
• Thật ngắn gọn và dễ hiểu: hãy đảm bảo tên các chỉ số và mục tiêu bạn đặt ra đều dễ hiểu, ngay cả một bạn nhân viên văn phòng cấp thấp nhất vẫn hiểu được điều bạn mong muốn là gì. Đơn giản là họ phải hiểu thì mới làm được, những từ ngữ dài dòng và phô trương chỉ làm cho mọi thứ trở nên phức tạp hơn, nhân viên sẽ không nhớ và không làm đúng theo ý của bạn.
• Bám sát hoạt động doanh nghiệp và liên tục cải tiến: Mỗi doanh nghiệp là một cá thể khác nhau, do đó các chỉ số và mục tiêu cũng sẽ khác nhau. Bạn hãy bắt đầu bằng những chỉ số-mục tiêu quan trọng trước, trong quá trình thực hiện bạn và đội ngũ sẽ nhận ra đây có phải là chỉ số-mục tiêu phù hợp, xứng đáng được theo đuổi trong thời gian tới hay không. Sau đó, bạn điều chỉnh và lại tiếp tục theo dõi nó. Không có gì là hoàn hảo và cố định ngay từ đầu, ngay cả chỉ số và mục tiêu kinh doanh của bạn, nó sẽ nhiều lên theo sự phát triển của doanh nghiệp, vậy nên hãy để mọi thứ thật tự nhiên.

3. Review đúng cách

Sau khi viết xong bộ chỉ số- mục tiêu và ban hành, đây là lúc mà doanh nghiệp cần thực hiện những buổi review định kỳ và đúng cách để đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra đúng tiến độ.

3.1. Về mức độ thường xuyên:

Cuối mỗi tháng hay cuối mỗi quý là không đủ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Thử tưởng tượng, nếu họp vào cuối mỗi tháng, bạn chỉ có 12 lần gặp đội ngũ trong năm và nếu họp vào cuối quý thì bạn chỉ còn 4 lần để gặp họ.

Trong một tháng, thậm chí là một tuần có rất nhiều vấn đề xảy ra, từ nội bộ cho đến khách hàng. Nếu chỉ gặp nhau vào cuối mỗi tháng, cái mà bạn nhận được là report các con số, bạn không còn cơ hội để giải quyết các vấn đề gây cản trở cùng đội ngũ suốt một tháng vừa qua và kịp thời đưa ra các quyết định. Đó là chưa kể đến các mục tiêu và chỉ số bạn đặt ra có còn phù hợp hay không.

Do đó, hãy họp mặt định kỳ vào mỗi tuần, vào một ngày và một giờ cố định để đội ngũ sắp xếp công việc và chuẩn bị những thông tin cần thiết cho một cuộc họp. Họp review định kỳ hàng tuần là một sự kết nối vừa đủ, nếu họp nhiều hơn, đội ngũ sẽ không còn khoảng trống để làm việc và không có sự chủ động trong công việc của họ.

3.2 Về phương pháp:

Bạn đã xác định được tầm quan trọng của việc tổ chức một cuộc họp định kỳ hàng tuần, vậy ở cuộc họp này chúng ta phải làm gì và nói gì để đảm bảo đội ngũ luôn bám sát các mục tiêu? Dưới đây là các nguyên tắc của một cuộc họp định kỳ hàng tuần hiệu quả:

• Bắt đầu và kết thúc đúng giờ: bạn hãy setup một cuộc họp cố định hàng tuần này để đội ngũ làm chủ thời gian và có mặt tham dự đúng giờ. Một cuộc họp chỉ nên diễn ra trong vòng 90 phút, quá thời gian này, mỗi người sẽ không còn đủ năng lượng và sự tập trung để đưa ra phương án giải quyết vấn đề tốt nhất.
• Người điều phối và người thư ký: cuộc họp cần có một người điều phối chính để đảm bảo mọi người luôn đi đúng theo các nội dung của cuộc họp và tập trung thảo luận đúng vấn đề. Người thư ký sẽ ghi lại các thông tin thảo luận quan trọng, các phương án hành động được tạo ra để gửi cho đội ngũ sau khi cuộc họp kết thúc.
• Đảm bảo review đúng và đủ: hãy review những nội dung quan trọng hàng tuần và đầy đủ từ trên xuống dưới, bao gồm các chỉ số và mục tiêu của bạn. Điều đó có nghĩa là các chỉ số của bạn phải được đo lường hàng tuần và các mục tiêu phải được chia nhỏ ra để thực hiện. Không được dừng lại giữa chừng trong quá trình này, nhất là khi bạn vừa mới phát hiện ra vấn đề và muốn giải quyết ngay, vì như vậy, có thể bạn sẽ bỏ lỡ những vấn đề còn lớn hơn ở những chỉ số-mục tiêu chưa được xem xét tới.
• Giải quyết vấn đề phải ra được hành động (todo): với mỗi vấn đề, hãy tập trung năng lượng giải quyết, ra được phương án cụ thể là gì giao cho ai, rồi mới chuyển qua giải quyết các vấn đề khác. Hãy thật kỷ luật ở bước này vì hầu như 80% mọi người đều có xu hướng “bàn ra”, không tập trung vào một vấn đề cụ thể.

Trên đây là nguyên tắc của một cuộc họp định kỳ đúng cách. Để cuộc họp này thật sự hiệu quả, người điều phối phải trang bị cho mình nhiều kỹ năng mềm khác nữa. Nhưng quan trọng hơn hết, đó chính là sự rèn luyện và kỷ luật.

Bằng việc định kỳ tổ chức cuộc họp hàng tuần bạn sẽ nhận ra sự thay đổi đáng kể từ đội ngũ: mọi người đều thuộc nằm lòng các chỉ số-mục tiêu của mình và luôn tập trung vào việc hoàn thành nó; Đội ngũ nhận diện và giải quyết nhiều vấn đề phát sinh gây cản trở; Bạn xem xét được mọi hoạt động diễn ra trong tổ chức, đang thực hiện tới đâu, kịp thời điều chỉnh các chiến lược, chính sách đã đặt ra, và đặt sự kỳ vọng vào đúng chỗ.

4. Simplamo – Giúp bạn theo dõi và thực hiện OKR/KPI đúng cách

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp OKR/KPI là công cụ đắc lực giúp bạn xây dựng và triển khai OKR/KPI thành công. Thay vì chỉ số hóa những gì bạn đang làm hoặc cung cấp cho bạn một ma trận các chức năng, Simplamo cung cấp cho bạn tư duy và các nguyên tắc đảm bảo bạn đang làm đúng và đủ.

Tư duy mà Simplamo mang đến cho bạn:

• Cách xây dựng các chỉ số KPI đo lường hàng tuần. Cung cấp bảng chỉ số KPI cấp công ty và cấp phòng ban giúp bạn nhanh chóng nhận diện vấn đề và đưa ra các dự đoán chính xác.

=> Tìm hiểu Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tại đây

• Cách xây dựng mục tiêu OKR hàng quý tập trung vào điều quan trọng, tính năng gợi ý cách xây dựng đúng và đủ. Cách phân rã OKR hàng quý thành từng mốc milestone thông minh, dễ dàng đo lường tiến trình và nhận diện vấn đề.
• Khung cuộc họp hàng tuần 7 bước thông minh, bao gồm bước review các chỉ số-mục tiêu giúp dễ dàng nhận diện vấn đề, bước giải quyết vấn đề tích hợp phương pháp “giải quyết vấn đề là phải ra được hành động”.
• Khung xây dựng sơ đồ tổ chức kết hợp vai trò trách nhiệm cho từng vị trí, đảm bảo giao OKR/KPI đúng người đúng việc
• Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, tập trung thể hiện những thông tin quan trọng, giúp dễ dàng theo sát tiến trình thực thi của đội ngũ và nhận diện vấn đề gây cản trở.

Review bảng KPI – Socrecard tại cuộc họp hàng tuần

Bảng mục tiêu OKR với các mốc milestone thông minh

Điều cốt lõi mà Simplamo mang đến cho bạn chính là tư duy vận hành một doanh nghiệp, tập trung, kết nối và đạt được các mục tiêu.

Các doanh nghiệp sử dụng Simplamo đã đạt được nhiều kết quả ấn tượng chỉ sau 6 tháng sử dụng phần mềm. Họ biết cách xây mục tiêu đúng, biết cách kết nối đội ngũ và đồng hành cùng họ để thực thi mục tiêu thành công. Nhiều doanh nghiệp tăng trưởng trên 30%, thậm chí là tăng trưởng 200% chỉ sau 6 tháng đến 01 năm áp dụng Simplamo.

Xem thêm các câu chuyện khách hàng – tăng trưởng doanh thu cùng Simplamo tại đây!

5. Về Simplamo

Simplamo mong muốn mang đến cho bạn những câu chuyện thật và giá trị thực.

Chúng tôi biết bạn là một nhà lãnh đạo, một CEO rất giỏi và tài năng, bạn có kho kiến thức chuyên môn đồ sộ và kỹ năng dẫn dắt đội nhóm tuyệt vời. Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc là bạn luôn bận rộn, ý tưởng của bạn rất nhiều nhưng thật không dễ để đội ngũ hiểu và biến điều đó thành hiện thực, nội bộ có thể rối loạn và bạn sẽ rất bối rối khi doanh nghiệp ngày một phình to ra.

Thấu hiểu nỗi trăn trở đó của bạn, Simplamo ra đời là kết tinh của tư duy quản trị hiện đại thế kỷ 21, một thế kỷ bận rộn với sự lên ngôi chóng mặt của công nghệ. Thế kỷ 21 sẽ không có chỗ cho những lý thuyết quản trị dài dòng và cung cách làm việc nhiều “lớp lang”, thay vào đó, quản trị là phải đơn giản, thiết thực và mang đến hiệu quả.

Simplamo lượng hóa những kiến thức quản trị hiện đại thành những công cụ dễ thao tác, dể hiểu và dễ follow theo, để bạn và đội ngũ của mình, giữa một rừng những thông tin tấp nập hằng ngày vẫn biết việc cần làm và phối hợp làm với nhau như thế nào để đạt được mục tiêu.

Tại buổi demo tính năng của Simplamo, đội ngũ của Simplamo không chỉ mô tả các tính năng mà còn chia sẻ rất chi tiết về mặt tư duy, rằng tại sao chúng ta phải làm như vậy, để bạn và đội ngũ hiểu tường tận mọi khía cạnh trong một doanh nghiệp.

Chỉ khi nào có chung cách hiểu, đội ngũ mới ngồi chung con thuyền với bạn!

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, bạn không thể dựa vào cảm giác của mình để thấy tiến độ mà bạn đã đạt được. Trong thế giới kinh doanh, điều quan trọng là phải ghi lại và đo lường mọi thứ.

Tin tốt là có nhiều cách đã được chứng minh để theo dõi hiệu suất tổng thể của bạn và KPI là một trong số đó. KPI doanh nghiệp hoặc các chỉ số hiệu suất chính giúp theo dõi tất cả các tiến bộ mà công ty đã đạt được. Quan trọng hơn, nó đo lường liệu công ty có thể đạt được mục tiêu của mình hay không.

Cụ thể bạn có thể hiểu đơn giản KPI là các phép đo xác định và theo dõi các mục tiêu cụ thể, KPI đòi hỏi phải được giám sát, cải tiến và đánh giá. KPI có thể thay đổi theo thời gian, quan trọng là xác định mục tiêu, và đo lường trạng thái hiệu suất trong một thời gian nhất định. KPI thúc đẩy nội lực chung của doanh nghiệp hướng tới mục tiêu, từ đó dự đoán xu hướng phát triển của công ty trong tương lai.

Dưới đây là 10 chỉ số KPI quan trọng nhất để đánh giá “sức khoẻ” công ty bạn, cùng Simplamo khám phá ngay nhé:

1. Chỉ số KPI về Số lượng doanh số 

Doanh số cần được theo dõi hàng tháng vì chúng cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về mức độ kinh doanh, đo lường sự thành công của các mục tiêu đã được định trước. Doanh số  đo lường sức khỏe doanh nghiệp rõ nhất trong một thời kỳ.  

Bạn có thể tham khảo cách đặt các chỉ số KPI sau để đo lường thành công của mình về doanh thu bán hàng:  Số lượng doanh số hàng tháng, tỷ lệ tăng số lượng doanh số cho khách hàng mới mỗi tháng, tăng tỷ lệ phần trăm trong doanh số hàng tháng,….

2. Chỉ số KPI về Lãi và lỗ

Kinh doanh đều trải qua những thăng trầm, nhưng cách duy nhất để tìm cách quay lại trò chơi thương trường này là đo lường tất cả lợi nhuận và tổn thất bạn đang tạo ra. Tìm hiểu bao nhiêu tiền đang bị chi và chi vào đâu và bao nhiêu trong số đó là do doanh số bạn đã kiếm được. 

Khi bạn phân tích và xử lý tỷ lệ lãi và lỗ, nó giúp bạn xác định nơi mà hầu hết số tiền của bạn đã đi và liệu bạn có tạo ra đủ những gì bạn đưa vào hay không. Điều đó có thể giúp giải quyết các vấn đề có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn . 

Bạn có thể theo dõi các chỉ số KPI lãi và lỗ sau: 

• Lợi nhuận hàng quý
• Chi phí hàng quý khi điều hành doanh nghiệp của bạn
• Số tiền lãi và lỗ bạn đang thực hiện sau khi loại trừ các chi phí mỗi tháng

3. Chỉ số KPI về Tăng trưởng doanh số hàng năm

Để theo dõi sự tăng trưởng của bạn như một doanh nghiệp thực sự, bạn cần tính toán tăng trưởng doanh số hàng năm. Hầu hết các doanh nghiệp phụ thuộc vào các mùa khác nhau, vì vậy tiến trình hàng năm của bạn sẽ giúp bạn tìm hiểu mùa nào là mùa mà doanh nghiệp của bạn đang phát triển mạnh. 

Ví dụ, một số doanh nghiệp phải chịu sự mất mát lớn trong mùa đông và giữ sự tăng trưởng hàng năm trong kiểm tra sẽ giúp họ xác định chính xác các tháng chính xác để họ có thể đưa ra các chiến lược quảng cáo và lượng tồn kho cần duy trì hợp lý. 

Tips nhỏ ở đây là hãy bắt đầu bằng việc theo dõi mức tăng trưởng doanh số của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể và so sánh nó với thời gian trước bạn đã có.

4. Chỉ số KPI về Hàng tồn kho

Đa số doanh nghiệp đều có hàng tồn kho, bạn cần kiểm tra tất cả các sản phẩm đã mua và bán. Theo dõi tổng kiểm kê sẽ cho bạn biết sản phẩm nào đã được bán hết và sản phẩm nào không được bán, mặt hàng nào đang trending và cái nào cần sale gấp. 

Các chỉ số KPI hàng tồn kho cần theo dõi: 

• Tỷ lệ thanh khoản 
• Tỷ lệ bán hàng
• Tỷ lệ mà bạn dự trữ các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu nhiều nhất

5. Chỉ số KPI về Tỷ lệ phải trả 

Mỗi doanh nghiệp có các nhà cung cấp và nhà sản xuất khác nhau. Điều quan trọng là phải giữ một báo cáo cụ thể về tất cả số tiền bạn chi cho các nhà cung cấp của mình. Đo mức giá phải trả để tìm hiểu số lượng giao dịch đã thực hiện và số tiền đã trả cho nhà sản xuất của mình. 

Chỉ số bạn cần theo dõi: 

• Chi phí hàng quý, bao gồm các nhà cung cấp và nhân viên 
• Chi phí cho mỗi giao dịch trong một tháng

6. Chỉ số KPI về Số lượng khiếu nại của người tiêu dùng

Số lượng khiếu nại của người tiêu dùng là một KPI quan trọng khác vì nó giúp bạn xác định các vấn đề mà người tiêu dùng của bạn đang phải đối mặt. Điều quan trọng là nhận được phản hồi và thay đổi các bước đi phù hợp. Giải quyết khiếu nại của người tiêu dùng sẽ giúp hình thành mối quan hệ tốt với họ, vì vậy sẽ tăng thêm sự phát triển của công ty bạn. 

Bạn có thể theo dõi các chỉ số KPI sau: 

• Số lượng khiếu nại trong một quý
• Số lượng khiếu nại được giải quyết trong một quý

7. Chỉ số KPI về Thị Phần

Thị phần là một chỉ số thành công khác; Bạn càng chiếm nhiều thị phần, doanh thu của bạn sẽ càng lớn. Theo dõi thị phần của bạn sẽ cho biết vị trí của bạn trong thị trường.

Thị phần KPI bao gồm: 

• Tỷ lệ phần trăm doanh số bán hàng trên thị trường 
• Số lượng sản phẩm được bán mỗi quý

8. Chỉ số KPI về Sự hài lòng của khách hàng

Công ty phụ thuộc vào khách hàng, vì vậy sự hài lòng của khách hàng là một trong những ưu tiên hàng đầu của mọi công ty vì thế sự hài lòng của khách hàng phải luôn luôn được xếp đầu tiên trong mọi danh sách.

Với công nghệ ngày nay, bạn có thể thu thập phản hồi của người dùng thành các biểu mẫu đánh giá trực tuyến để theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng. Phản hồi của khách hàng có thể giúp bạn về lâu dài và theo dõi các chỉ số: 

Điểm hài lòng của khách hàng 

• Thời gian phản hồi của nhân viên
• Tác động tích cực lâu dài đến nhu cầu khách hàng 

9. Chỉ số KPI về Traffic trực tuyến

Chúng ta đang sống trong một ngôi làng toàn cầu, vì vậy bạn cần truyền thông online. Sự hiện diện rất quan trọng nếu bạn muốn quảng bá sản phẩm và dịch vụ của mình. Bạn có thể theo dõi lượng lưu lượng truy cập trang web doanh nghiệp của bạn và số lần mọi người tham gia với các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội.

Nó giúp đo lường mức độ phổ biến của bạn trong số những người dùng và những chiến lược bạn có thể sử dụng để tăng số lượng đối tượng của bạn. 

KPI cần theo dõi các mục sau: 

• Các lượt truy cập trang web 
• Lượng tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội 

10. Chỉ số KPI về Tốc độ tăng trưởng doanh thu

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục tiêu riêng và đo lường tốc độ tăng trưởng doanh thu khác nhau. Tuy nhiên có một mẫu số chung là đều dựa vào thu nhập, doanh số, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận gộp của công ty và xác định xem hiệu suất tổng thể của bạn có giảm hay tăng hay không. 

KPI tài chính là của các chỉ số hiệu quả kinh doanh quan trọng nhất vì bạn ghi lại mọi thứ và có thể tìm ra những lỗ hổng nằm ở đâu. 

Theo dõi chỉ số KPI này bằng cách sử dụng: 

• Số lượng doanh số bạn đã thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể
• Lợi nhuận ròng trong một quý 

KPI là một chỉ số then chốt để đánh giá “sức khoẻ” công ty bạn, để biết được các mục tiêu của bạn có đạt được hay không. Hơn nữa, điều quan trọng là phải ghi lại mọi động thái tài chính mà bạn thực hiện để tránh mọi vấn đề trong tương lai.

Đọc thêm: Top 4 phần mềm KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Simplamo – Phần mềm quản trị doanh nghiệp tư duy hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt OKR/KPI  thành công, khắc phục được các điểm yếu trong vận dụng OKR/KPI một cách dễ dàng. Tại Simplamo mọi điểm nhiễu trong OKR/KPI của doanh nghiệp sẽ được giải quyết bằng những thao tác đơn giản nhưng chuẩn xác và đi vào trọng tâm. Nơi nỗi đau về OKR/KPI không còn là một nốt lặng trong bản nhạc Phát Triển Cao Vút của Doanh nghiệp nữa.

Ngoài ra, Simplamo còn có một đội ngũ tư vấn nhiệt tình với phương châm sự tăng trưởng của Doanh nghiệp là ưu tiên tuyệt đối, vì một Việt Nam thịnh vượng và vươn xa. Simplamo chính là điều mà doanh nghiệp luôn tìm kiếm ở một đối tác công nghệ.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Năm 2000, sau khi từ chức CEO của Microsoft, Bill Gates và Melinda Gates đã thành lập Quỹ Bill và Melinda Gates, một công ty khởi nghiệp trị giá 20 tỷ đô la.

Nền tảng mới được tạo ra này đã đạt được những điều mà nhiều tổ chức lâu đời khác đang đấu tranh để đạt được, tuy nhiên với số vốn tự có khổng lồ, câu hỏi đặt ra ở đây là bắt đầu vận hành các mục tiêu tham vọng như xoá bỏ dịch bệnh, đói nghèo ở các nước châu Phi,… như thế nào, tóm lại là:

“Làm thế nào để thay đổi thế giới, vận hành như thế nào đây ?” – Bill Gates

Sau đó, họ đặt OKRs như một giải pháp trên đầu như một câu trả lời cho câu hỏi này.

Cùng Simplamo tìm hiểu màn cứu thua trông thấy nhờ áp dụng OKRs vào tổ chức Bill and Melinda Gates ngay từ bước đầu.

I. Câu chuyện mang tên OKRs và quỹ từ thiện lớn nhất thế giới – quỹ Bill and Melinda Gate

Vào những năm 2000s. Khi đó Bill Gates cùng Melinda, người vợ đã ly hôn của mình đầu tư vào Gates Foundation 20 tỷ Đô la Mỹ – biến quỹ này trở thành “startup từ thiện” lớn nhất thế giới vào thời điểm bấy giờ. 

Tiếng tăm không tỷ lệ thuận với mức độ thành công của quỹ Bill và Melinda Gates trong giai đoạn đầu tiên, khi Gates Foundation nhanh chóng gặp phải những vấn đề nghiêm trọng trong vận hành. 

Thời điểm đó, Bill Gates vẫn còn đang điều hành Microsoft, nên thời gian tập trung vào quỹ Bill và Melinda Gates là vô cùng eo hẹp. Đồng thời, theo quy định tài chính về việc thành lập các quỹ từ thiện, Gates Foundation sẽ buộc phải giải ngân tối thiểu 1 tỷ Đô la Mỹ mỗi năm, dựa trên số vốn vào thời điểm đó.

Chính những vấn đề này đã khiến Gates Foundation có những quyết định vô cùng tham vọng – điển hình như tuyên bố sẽ xóa bỏ hoàn toàn dịch sốt rét tại các nước Châu Phi vào năm 2015.

Nhưng khủng hoảng được bắt nguồn từ trong chính cách làm việc thiếu tổ chức và quản lý trong điều hành, Bill Gates cùng Patty Stonesifer – CEO của Quỹ, đã quyết định ứng dụng OKRs.

Bước đầu tiên, là rà soát lại hàng loạt những tham vọng dài hạn “đao to búa lớn” được đề ra trước đó, thay thế chúng bằng những mục tiêu hợp lý, gần hơn trong bối cảnh tương lai gần. 

Sau đó, Bill Gates bắt tay vào xây dựng hệ thống Kết quả then chốt liên kết với mục tiêu đề ra, thống nhất cách vận hành trong hoạt động của Quỹ. 

 Patty đã thúc đẩy hàng loạt hoạt động trao quyền, văn hóa vận hành minh bạch. Nhờ đó, tiềm lực của mỗi nhân viên được khai thác tối đa, giúp họ thích nghi với những thay đổi mang tính toàn cục trong tổ chức. 

 Nỗ lực không ngừng nghỉ của Bill Gates và Patty đã nhanh chóng thay đổi bộ mặt của Gates Foundation một lần và mãi mãi. Trong ngắn hạn, Gates Foundation đã cắt giảm được lãng phí nguồn lực, ổn định cơ cấu vận hành . Trong dài hạn, có lẽ quỹ Bill và Melinda Gates – quỹ từ thiện mang tên vị tỉ phú tài ba này đã chẳng cần chứng minh thêm với thế giới – khi đã có 22 tỷ USD đã được đầu tư sáng suốt cho các dự án cải thiện hệ thống y tế tại những nước nghèo.

II. Cách triển khai OKRs trong Microsoft & The Gates Foundation

Tại quỹ Bill and Melinda Gate việc triển khai OKRs được thực hiện như sau:

1. Sự rõ ràng

Bill Gates, trong cuốn sách đo lường những gì quan trọng, đã tiết lộ ông được hưởng lợi rất nhiều từ OKRs. Ông tuyên bố rằng OKRs đã nâng cao sự tự tin và cho ông sự rõ ràng để đưa ra quyết định đúng đắn.

Bill Gates nhận xét rằng mọi người thường nhầm lẫn nhiệm vụ với mục tiêu. Theo ông, một nhiệm vụ là định hướng. Mục tiêu là một tập hợp các bước hoặc quy trình để biến nhiệm vụ thành hiện thực.

Bill Gates có những mục tiêu rõ ràng trong tầm nhìn, và với Patty Stonesifer giới thiệu OKRs ông đã có một lộ trình rõ ràng để đạt được những điều đó.

2. Kỷ luật

Việc thực hiện OKRs tạo nền tảng cho hai điều: Tự do tham vọng và kỷ luật.

Khi dữ liệu từ kết quả chính cho thấy rằng họ không thực hiện bất kỳ sự tiến bộ thực tế nào đối với mục tiêu đề ra, họ sẽ phân bổ lại điều ấy. Do đó, giúp họ giải quyết hiệu quả các vấn đề toàn cầu lâu đời thành công hơn các cơ sở cấp cao khác.

3. Tự tin

Sử dụng OKRs trên các đánh giá tài trợ đã làm cho Bill Gates và ban điều hành quỹ Bill và Melinda Gates cảm thấy chắc chắn về tầm nhìn của họ. Họ tự tin rằng họ đã thực hiện đúng bằng cách quan sát các kết quả dựa trên dữ liệu.

4. Trách nhiệm

Bắt nguồn từ những bài học thành công cũng như từ những thất bại của họ. Khi họ nhận ra rằng họ không đi đúng hướng hoặc đo lường các số liệu sai, họ luôn nỗ lực để chịu trách nhiệm.

5. Ra quyết định

Tại Microsoft, họ luôn xác định các mục tiêu định hướng là quan trọng. Và ở Bill Gates và Melinda Gates cũng vậy, họ đặt mục tiêu và không bao giờ sợ chấp nhận rủi ro để đạt được chúng.

Trong ‘Câu chuyện về Gates Foundation” , Bill Gates đề cập đến hai trường hợp ông từ chối một khoản trợ cấp do các mục tiêu không rõ ràng. Ông tự tin vào quyết định của mình vì hệ thống OKRs đã đo lường ra điều ấy trước.

Quả là một hành trình đầy cảm hứng từ khi bắt đầu và thực hiện OKRs tại quỹ Bill và Melinda Gates.

Đọc bài viết “Hiểu ngọn ngành về OGSM vs OKR – Tăng khả năng thực thi ra thành quả của mọi chiến lược kinh doanh” tại đây.

Gates Foundation đã giải quyết một số thách thức toàn cầu lâu đời như thế nào?

Gates Foundation đã trở thành tổ chức từ thiện lớn nhất trong lịch sử. Hơn 6 triệu người trên thế giới đã được cứu sống nhờ rất nhiều chương trình do Gates Foundation đầu tư nghiên cứu và phát triển:

•  Trồng chuối có hàm lượng sắt và vitamin A cao, phân phát miễn phí cho người dân Uganda.
•  Tăng cường đưa vắc xin bại liệt đến nơi căn bệnh còn hoành hành.
•  Chống sốt rét, cung cấp miễn phí màn, chiếu và thuốc diệt côn trùng, nghiên cứu vắc xin. Từ thử nghiệm thành công tại Zambia, chương trình này đang được nhân rộng ra nhiều nơi trên thế giới.

•  Chế tạo nhiên liệu sinh học từ chất thải (bùn, phân). Phần thưởng trị giá 1,5 triệu USD của quỹ dành cho giáo sư công nghệ Katarik Chandran (Columbia), người nghiên cứu thành công dự án này.
• Cải thiện chất lượng củ sắn, loại lương thực chính trong bữa ăn của hơn 800 triệu người trên thế giới, bằng cách nghiên cứu giảm bớt lượng xyanua tự nhiên trong sắn, tăng cường đạm, sắt, kẽm và vitamin A, E.
• Cải tạo các nhà vệ sinh trên thế giới bằng dự án 42 triệu USD, nhờ đó chống ô nhiễm và tái sử dụng chất thải sinh học làm nhiên liệu.
• Phòng chống AIDS: nghiên cứu vắc xin, ngăn chặn bệnh lây lan và hỗ trợ chi phí điều trị cho các nước châu Phi.
• Vận động các chính sách y tế chăm lo cho bà mẹ và trẻ em.
• Nghiên cứu biến muỗi thành kim tiêm vắc-xin.

Với Bill Gates, ông làm từ thiện vì tin rằng, “mọi cuộc sống đều có giá trị như nhau” nên mọi người đều xứng đáng được hưởng cơ hội đồng đều về an sinh xã hội. Là một người có lòng trắc ẩn, đó mới chính là điều kiện then chốt giúp tri thức và tài sản của Bill Gates trổ sinh nhiều hoa trái hơn cho cuộc đời. 

Đọc thêm: Larry Page đã đưa Google từ “Gã khờ Tìm Kiếm” đến “Công cụ Tỷ Đô” bằng OKRs như thế nào?

Simplamo – Phần mềm quản trị doanh nghiệp tư duy hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt OKRs thành công, khắc phục được các điểm yếu trong vận dụng OKRs một cách dễ dàng. Tại Simplamo mọi điểm nhiễu trong OKRs của doanh nghiệp sẽ được giải quyết bằng những thao tác đơn giản nhưng chuẩn xác và đi vào trọng tâm. Nơi nỗi đau về OKRs không còn là một nốt lặng trong bản nhạc Phát Triển Cao Vút của Doanh nghiệp nữa.

Ngoài ra, Simplamo còn có một đội ngũ tư vấn nhiệt tình với phương châm sự tăng trưởng của Doanh nghiệp là ưu tiên tuyệt đối, vì một Việt Nam thịnh vượng và vươn xa. Simplamo chính là điều mà doanh nghiệp luôn tìm kiếm ở một đối tác công nghệ.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKRs. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Hiện nay có rất nhiều công ty đã áp dụng OKR vào điều hành quản trị công việc, nhưng chưa thực sự hiệu quả, gặp nhiều trở ngại trong quy trình áp dụng.

Mặc dù trên bề mặt OKRS có vẻ như là một khuôn khổ đơn giản, nhưng khi thực hiện lại không mấy ai thành công, thực hành hoài rồi mà vẫn thất bại cứ như một bài học, học mãi không thuộc.

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao rất nhiều sách, chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp phần mềm OKR tồn tại? Đó là bởi vì OKRS là một ngành học liên tục đòi hỏi lập kế hoạch và quản lý cẩn thận.

Hôm nay, Simplamo.com sẽ chia sẻ một vài sai lầm OKR phổ biến nhất để bạn có thể tiết kiệm thời gian, tránh đau đầu và nhanh chóng đạt được OKR thành công nhất.

Sai lầm 1:  Đánh giá quá cao khả năng của mình, không dựa vào kết quả đo lường thực tế

Nếu bạn đặt mục tiêu không thực tế, nhóm của bạn có thể gặp phải một vài vấn đề như:

• Ngay lập tức nhận ra mục tiêu là không thể thực hiện được
• Trở nên mất tinh thần vì các mục tiêu khiến họ không tin tưởng
• Xuất hiện nhiều hành vi đối phó cấp trên như nói dối hoặc thay đổi trách nhiệm chỉ để hoàn thành một mục tiêu

Giải pháp là đặt mục tiêu thực tế và cần được hỗ trợ bởi các dữ liệu được đo lường trong quá khứ đến hiện tại từ đó dự đoán tương lai.

Sai lầm 2:  Chưa hiểu đúng về bản chất OKR

Cho đến nay, một trong những sai lầm lớn nhất khi nói đến OKR là đa số chúng ta chưa hiểu đúng về các thành phần tạo nên bản chất OKR. Nếu bạn không hiểu rõ các thành phần chính và sự khác biệt của chúng, bạn sẽ không thể làm theo phương thức OKR một cách hiệu quả.

Có hai phần của OKR gồm: Mục tiêu và Kết quả then chốt.

• Mục tiêu cần phải truyền cảm hứng, định tính và tuyên bố ý định của bạn về những gì bạn muốn đạt được.
• Mặt khác, Kết quả then chốt lại ngược lại, phải là định lượng và được chứng minh bằng cách đo lường tiến độ.

Đối với mỗi mục tiêu, thường sẽ có khoảng 3-5 kết quả then chốt. Task công việc hàng ngày là các hoạt động bạn phải hoàn thành để đạt được kết quả then chốt ấy.

Sai lầm 3: Lẫn lộn giữa KPI và OKR

Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động (KPI) và Quản trị theo Mục tiêu & Kết quả Then chốt (OKR) có liên quan nhưng phục vụ các mục đích khác nhau.

KPI của bạn, trong nhiều trường hợp, sẽ là số liệu được sử dụng để xác định kết quả then chốt.

Chẳng hạn, nếu bạn có Mục tiêu (O) “Tạo trải nghiệm khách hàng khó quên”, một trong những Kết quả then chốt (KR) của bạn có thể là tăng điểm hài lòng sau mỗi lần tiếp xúc lên 2 điểm (KPI) . Tùy thuộc vào hướng tập trung trọng tâm hiện tại của bạn, trong nhiều tình huống bạn có thể đạt KPI nhưng lại không phù hợp với kết quả then chốt (KR).

Sai lầm 4: Đặt OKR theo hướng chủ quan của cấp trên, không có ý kiến teamwork

Một trong những điều tuyệt vời về OKR là nó thu hẹp khoảng cách thực thi chiến lược trong tổ chức. Là một nhà lãnh đạo, các sếp tất nhiên nắm bắt mạnh mẽ nhất về chiến lược, nhưng không thể theo dõi được tất cả các chi tiết về việc thực thi hàng ngày.

Vì vậy, khi sếp đặt OKR cho nhóm nhưng lại không nắm được chi tiết thực hiện đầu việc của các thành viên hoặc chỉ đơn giản là có quá nhiều phòng ban, sếp không nắm hết được. Vì vậy, điều đó có thể gây ra một số thách thức cho việc đạt kết quả, các Sếp có nguy cơ đặt ra các mục tiêu không thực tế.

Ngoài ra, các sếp có thể bỏ lỡ cơ hội thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Trên thực tế, tốt nhất là thiết lập OKR phối hợp với cả teamwork để cho ra quá trình thống nhất và cùng thực hiện

Sai lầm 5: Không sử dụng phần mềm

Có một câu nói cổ xưa nhưng luôn luôn đúng, đó là cái gì không tiến ắt sẽ lùi, và áp dụng công nghệ là một trong những minh chứng rõ rệt nhất thể hiện được điều đó.

Nếu các Sếp đang chạy thử nghiệm nhanh với OKR, các Sếp có thể quản lý quy trình bằng các công cụ như Google Sheets hoặc Excel. Nhưng một khi công ty đòi hỏi cần thiết lập OKR chung cho toàn bộ, đồng nhất và dài hạn, Excel hoàn toàn chào thua ở các tình huống này. Công ty cần phần mềm đủ mạnh để làm cho quá trình thiết lập và thực hiện OKR trơn tru và hiệu quả. Không có phần mềm, thực sự là một thách thức đối với sự phát triển của công ty:

Phần mềm giải quyết bài toán OKR thiết thực như thế nào:

• Truy cập dữ liệu để theo dõi tiến trình và phát hiện kịp thời các vấn đề có nguy cơ gây khó cho OKR 
• Dễ dàng quản lý việc thực thi OKR và các nhiệm vụ liên quan
• Tạo ra một OKR minh bạch, dễ hiểu và rõ ràng – thiếu điều này sẽ khó dự đoán vị thế doanh nghiệp và tạo điểm nhiễu trong quá trình tăng trưởng.

Vì thế cần phải có phần mềm để giảm thiểu các điểm nhiễu tạo ra một tương lai dễ dự đoán, nâng cao sức đề kháng cho doanh nghiệp trước các rủi ro của thị trường biến động.

Simplamo – Phần mềm khắc phục từ A tới Á cho 5 lỗi OKR “thịnh hành” nhất này:

Simplamo.com – Phần mềm quản trị doanh nghiệp tư duy hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt OKR thành công, khắc phục được 5 điểm yếu trên một cách dễ dàng. Tại Simplamo mọi điểm nhiễu trong OKR của doanh nghiệp sẽ được giải quyết bằng những thao tác đơn giản nhưng chuẩn xác và đi vào trọng tâm. Nơi nỗi đau về OKR không còn là một nốt lặng trong bản nhạc phát triển cao vút của Doanh nghiệp nữa.

Thứ nhất, điều đầu tiên, tối quan trọng quyết định bạn có thành công với OKR hay không nằm ở sự cụ thể, rõ ràng trong cơ cấu nhân sự bởi vì chỉ có sự rõ ràng trong các vị trí mới dẫn tới những hành động cụ thể và dứt khoát. Sếp là sếp có những việc của mình, nhân viên khác với quản lý, luôn có chức năng của mỗi người, “Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng” – Binh pháp Tôn Tử.

Có một sự thật thường xảy ra ở các công ty Việt Nam là sếp thường gánh team, cái gì cũng phải làm, khó lý giải nhất là toàn những việc vô hình, nhiều khi muốn biết tại sao cả ngày mình cứ loay hoay làm việc gì đâu cũng tốn hết cả thời gian. Nhân viên không chủ động trong công việc, đôi khi họ ỷ lại, vì tất cả nhiệm vụ chỉ được nói miệng, trước thì dạ vâng sau thì không chú tâm hoàn thành công việc. Vì thế có bao nhiêu cái OKR hay ho cũng khó lòng mà thực hiện, vậy thì Sếp có là Tề thiên đại thánh cũng không làm xuể.

Câu trả lời ở đây là cần tìm một sơ đồ trách nhiệm thật sự dễ hiểu nhưng ngắn và đủ sâu cho toàn bộ công ty, nhiệm vụ không đặt kiểu tâm linh tương thông tự đọc rồi tự suy. Vai trò phải được đặt một cách khoa học, nhìn vào hiểu liền, làm thôi không cần tự suy diễn văn vẻ.

Trên Simplamo, tính năng Sơ đồ trách nhiệm được cụ thể hoá các đầu việc cho mọi chức danh trong công ty, từ 5 vai trò cốt lõi cho từng người trở xuống, theo mô hình quản trị chuẩn Hoa Kỳ được sắp sếp cực kỳ khoa học, tinh gọn và đơn giản giúp “Tối thiểu hóa sự hiểu lầm” trong đội nhóm, tất cả hướng tới sự gọn nhẹ trong lý thuyết và bắt tay vào nhanh chóng hành động cho sự hiệu quả của mình.

Sơ đồ trách nhiệm với vai trò cụ thể cho từng vị trí

Thứ 2, thiết lập mục tiêu quý chỉ tóm gọn trong 7 mục tiêu cốt lõi của toàn công ty, tất cả các thành viên cùng thảo luận, mỗi phòng ban và thành viên có mục tiêu rõ ràng, cụ thể theo phương pháp S.M.A.R.T. Đặc biệt với các phòng Marketing, Sale, Kế toán,…, các mục tiêu cốt lõi đều tóm gọn dưới 7, sử dụng câu khẳng định và đo lường được, giảm thiểu thói quen làm việc nửa vời, ai cũng nắm được việc của nhau và hiểu rõ việc của mình, và đo lường chi tiết theo tiến độ hoàn thành của tất cả các thành viên và phòng ban. Tất cả đều thao tác trên Simplamo.

Bảng mục tiêu quý đang chạy trên Simplamo

Tiếp đến là đặt chỉ số KPI từng tuần trên Scorecard: OKR không phải KPI, điều này rất dễ hiểu khi sử dụng Simplamo. Các chỉ số được tính toán và thảo luận cho ra các con số đo lường theo từng tuần bám sát với mục tiêu Quý, nhưng vẫn giữ được khoảng thở cho sự linh hoạt của biến động thị trường. Ví dụ các chỉ số chất lượng, chỉ số số lượng, chỉ số đánh giá,… Tất cả rất cụ thể và dễ hiểu, giúp team đơn giản hóa để nhanh chóng bắt tay vào thực hiện, xuất file nhanh như chớp, thuận tiện cho việc in ấn báo cáo.

Ô màu xanh là đạt chỉ tiêu, đỏ là chưa đạt

Công cụ Weekly Meeting khắc phục hàng tấn các đoạn gãy trong thực thi kế hoạch – Nhịp họp Weekly hiệu quả, với bộ khung có sẵn, 7 bước cụ thể, các bước đều được link với nhau và tự động tạo các vấn đề khi phát sinh liên tục. Cần giải quyết gấp sẽ cho lên To-do list, nếu lâu hơn, sẽ được liệt kê vào Rock mục tiêu quý cần hoàn thành. PIC cho từng người cụ thể, luân phiên điều phối cuộc họp ở trên BOD giúp anh em quản lý cấp trung mạnh lên và không có thói quen ỷ lại vào Sếp lớn.

Bám sát theo khung họp 7 bước với lượng thời gian quy định

Trên Simplamo, việc xây dựng mục tiêu theo năm, cách để thiết lập các chỉ số kỳ vọng đội ngũ hướng tới và làm thế nào phân rã tới mục tiêu Quý (OKR), sau đó là KPI, cụ thể đúng vai trò cho từng vị trí, tất cả đều tập trung cho một bức tranh toàn năm đạt hiệu quả bằng quá trình vận hành mượt mà, đơn giản và thúc đẩy nội lực đi xa trên con đường dài hạn phía trước.

Đọc thêm: Simplamo xóa bay trở ngại trong quá trình THỰC THI OKR/KPI

Đọc thêm bài viết về cách giúp sếp SMART hóa mục tiêu tại đây.

Ngoài ra, Simplamo còn có một đội ngũ tư vấn nhiệt tình với phương châm sự tăng trưởng của Doanh nghiệp là ưu tiên tuyệt đối, vì một Việt Nam thịnh vượng và vươn xa. Simplamo.com chính là điều mà doanh nghiệp luôn tìm kiếm ở một đối tác công nghệ.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up